Bất kỳ chuyên gia nào làm việc trong lĩnh vực quản lý mua hàng hoặc quản lý nhà cung cấp đều phải hiểu mẫu kế hoạch nhập hàng. Việc có được hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cần để tiếp tục hoạt động phức tạp hơn nhiều so với việc đến cửa hàng để mua vật tư. Toàn bộ quá trình mua hàng đều đầy rủi ro, từ khả năng giao hàng không đúng, vấn đề thanh toán và chậm trễ giao hàng, đến nhiều vấn đề tiềm ẩn khác.
Rất may là có thể đảm bảo một quy trình mua hàng ràng buộc và liền mạch giữa công ty khách hàng và nhà cung cấp, và nó được thể hiện dưới dạng một tài liệu gọi là mẫu kế hoạch nhập hàng.
Biểu mẫu này bao gồm những gì và nó đóng góp như thế nào vào quy trình mua hàng nói chung? Hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm về mẫu kế hoạch nhập hàng và lý do tại sao chúng cần thiết cho quy trình mua hàng hợp lý.
Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào mẫu kế hoạch nhập hàng truyền thống để kiểm soát số lượng nhập hàng, nhưng phương pháp này dần bộc lộ nhiều hạn chế. Các công cụ như Excel, bản kế hoạch nhập hàng bằng giấy không thể nào theo dõi và kiểm soát các giai đoạn của kế hoạch nhập hàng theo thời gian thực được
Việc nhập liệu thủ công cũng tiềm ẩn sai sót, ảnh hưởng đến tính chính xác của mẫu kế hoạch nhập hàng. Nếu không có biện pháp cải thiện, doanh nghiệp sẽ mất không kiểm soát được số lượng hàng nhập cũng như thất thoát hàng hoá trong quá trình nhận và kiểm hàng
Lỗi của con người: Từ chữ viết cẩu thả đến lỗi đánh máy cơ bản, những lỗi nhỏ có thể gây đau đầu cho cả người mua và người bán. Hoặc đôi khi người làm kẻ thiếu hàng hay số lượng bảng không đáp ứng được số lượng hàng hoá/ chứa đủ thông tin mô tả.
Với mẫu kế hoạch mua hàng bằng giấy dưới đây, ta cũng có thể nhận thấy rõ là bị giới hạn số tên hàng khi nhập vào. Nếu như công ty muốn nhập nhiều hàng hơn sẽ phát sinh ra nhiều mẫu giấy tờ như thế này. Thao tác này lặp đi lặp lại thủ công, các nhân viên sẽ mất thời gian để kiểm tra, đối chiếu các mẫu này đối với văn bản của nhà cung cấp. Quy trình này phải tốn 1-2 ngày trong trường hợp mà giấy tờ quá nhiều. Cản trở các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác.
Với mẫu kế hoạch nhập hàng trên Excel, tuy có thể loại bỏ hạn về về giới hạn mặt hàng nhưng mẫu này vẫn không đảm bảo đúng 100% bởi vẫn có thể xảy ra lỗi của nhân viên khi nhập sai 1 số liệu, 1 ký kiệu trong bảng chẳng hạn. Tỷ lệ nhập sai có thể tử 1-2 % bởi các mã sản phẩm có thể hao hao như nhau.
Khả năng hiển thị hạn chế: Mẫu kế hoạch nhập hàng truyền thống thiếu khả năng cập nhật tức thời, thường được lập trên bảng tính Excel, email hoặc giấy tờ, dẫn đến việc khó theo dõi tình trạng đơn hàng theo thời gian thực. Khi có sự thay đổi từ nhà cung cấp (như chậm giao hàng, thay đổi giá hoặc số lượng), nhân viên phải cập nhật thủ công và thông báo qua nhiều kênh khác nhau, gây sai sót và chậm trễ.
Không tuỳ chỉnh linh hoạt: Các mẫu báo cáo nhập hàng truyền thống (trên giấy hoặc file Excel đơn giản) thường thiếu tính linh hoạt, không điều chỉnh nhanh và ngay lập tức được. Nguyên nhân chính là định dạng mẫu kế hoạch nhập hàng cứng nhắc, không tích hợp được dữ liệu thời gian thực như tồn kho hiện tại, thay đổi từ cấp trên vừa ban hành. Bên cạnh đó, việc phụ thuộc vào thao tác thủ công chỉnh sửa khiến việc tùy chỉnh báo cáo mất 2-3 giờ/đợt, dễ phát sinh sai sót (tỷ lệ 10-15%) do nhân viên phải nhập liệu nhiều lần.
Economist Impact lưu ý rằng vào năm 2023, ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp trong việc giải quyết những thách thức về chuỗi cung ứng là áp dụng công nghệ giúp tăng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng (63%), tiếp theo là chuyển đổi số và số hóa hoạt động mua hàng (57%). Điều này cho thấy ngày càng nhiều doanh nghiệp đang tích cực triển khai phần mềm quản lý mua hàng nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện đơn hàng.
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc số hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mà còn trở thành yếu tố thiết yếu để duy trì lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.
Phần mềm quản lý mua hàng đã trở thành trợ thủ đắc lực của các doanh nghiệp trong qúa trình lập kế hoạch nhập hàng, đặc biệt trong quá trình lập mẫu. Nhà quản trị thông qua phần mềm quản lý mua hàng có thể tùy chỉnh biểu mẫu yêu cầu để thu thập thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và dễ dàng, tự động thu thập và chỉ định các đơn hàng nội bộ, giúp nhanh chóng hoàn tất các thông tin nhập hàng.
Hơn nữa, phần mềm quả lý mua hàng còn giúp loại bỏ sự nhầm lẫn trong đơn hàng, hợp lý hóa quy trình yêu cầu và thúc đẩy việc tạo ra giá trị tiết kiệm chi phí.
Mẫu lập kế hoạch nhập hàng điện tử được lập trong phần mềm quản lý mua hàng có những tính năng như:
Hiển thị tổng quan: Mẫu lập kế hoạch nhập hàng này được thiết kế để giúp các nhóm dự án đạt được kết quả mong muốn trong phạm vi, lịch trình, ngân sách và nguồn lực nhất định. Nó cho phép các bên liên quan dễ dàng theo dõi tiến độ thông qua lịch trình dự án hấp dẫn về mặt trực quan và dễ hiểu để họ lập kế hoạch tốt nhất xung quanh các thay đổi trong khi chủ động quản lý rủi ro.
Sử dụng chế độ xem Danh sách của phần mềm quản lý mua hàng để có cái nhìn tổng quan hơn về các nhiệm vụ trong dự án của bạn , giúp bạn nhanh chóng phân tích các nhiệm vụ theo trạng thái.
Trao đổi trực tiếp trên mẫu: Dễ dàng thêm người được giao, bên liên quan, người theo dõi dự án và người phê duyệt vào các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ cho các quy trình công việc khác nhau trong kế hoạch nhập hàng. Điều này sẽ cắt giảm sự nhầm lẫn giữa các nhóm trong bất kỳ quy trình nào và cung cấp bản tóm tắt dự án có thể tùy chỉnh về những gì cần thiết để bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ.
Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính, chẳng hạn như khối lượng bán hàng, sự hài lòng của khách hàng và thị phần. Xem xét kế hoạch của bạn định kỳ và thực hiện các điều chỉnh dựa trên thông tin mới hoặc điều kiện thị trường thay đổi.
Mẫu Kế hoạch nhập hàng của phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft được thiết kế đặc biệt để giúp các công ty xuất nhập khẩu tạo ra lộ trình toàn diện để thành công trong ngành thương mại toàn cầu. Sau đây là các yếu tố của mẫu mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tìm hiểu về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Nếu doanh nghiệp đang nhập đa dạng đơn hàng, việc có một kế hoạch nhập hàng chỉn chu được cân nhắc kỹ lưỡng là rất quan trọng để thành công. Sau đây là sáu bước giúp bạn sử dụng hiệu quả Mẫu kế hoạch nhập hàng trong phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft:
Xác định mục tiêu: Bắt đầu bằng cách xác định rõ ràng sứ mệnh và tầm nhìn của công ty Bạn muốn đạt được điều gì? Bạn muốn duy trì những giá trị nào? Điều này sẽ đóng vai trò là nền tảng cho kế hoạch nhập hàng của bạn và hướng dẫn quá trình ra quyết định của bạn.
Sử dụng Doc trong Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft để nêu rõ sứ mệnh và tầm nhìn của bạn và chia sẻ với nhóm để nhận phản hồi.
Tiến hành nghiên cứu thị trường: Trước khi nhập lô hàng, điều cần thiết là phải tiến hành nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng. Xác định các thị trường mục tiêu tiềm năng, đánh giá đối thủ cạnh tranh và phân tích xu hướng và cơ hội. Bước này sẽ giúp bạn hiểu được nhu cầu về sản phẩm của mình và xác định các chiến lược để luôn đi đầu.
Sử dụng các trường tùy chỉnh trong phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft để theo dõi dữ liệu nghiên cứu thị trường quan trọng, chẳng hạn như quy mô thị trường, đối thủ cạnh tranh và hành vi của người tiêu dùng.
Xác định sản phẩm và dịch vụ của bạn: Tiếp theo, hãy phác thảo các sản phẩm và dịch vụ cụ thể mà công ty sẽ cung cấp. Xác định rõ ràng các điểm bán hàng độc đáo và lợi thế của các dịch vụ bạn cung cấp. Ngoài ra, hãy xác định các nhà cung cấp và đối tác tiềm năng để đảm bảo chuỗi cung ứng thông suốt.
Tạo nhiệm vụ trong phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft để phân loại và theo dõi sản phẩm và dịch vụ của bạn, bao gồm các chi tiết như giá cả, nguồn cung ứng và kiểm soát chất lượng.
Xác định số lượng nhập hàng ( thông số, số lượng, tình trạng..)
Khi xác định số lượng nhập hàng trong kế hoạch nhập hàng, cần chú ý đến các khía cạnh như thông số kỹ thuật của hàng hóa (bao gồm tiêu chuẩn chất lượng, kích thước, trọng lượng, dung tích và các thông số chi tiết khác) nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu sản xuất hoặc tiêu dùng;
Sử dụng biểu đồ trong phần mềm để tạo mốc cho các yêu cầu cho mỗi đơn hàng
Tạo đơn hàng: Từ mẫu có sẵn trong phần mềm, nhập số liệu và tuỳ chỉnh
Theo dõi và điều chỉnh: Khi kế hoạch kinh doanh của bạn đã được triển khai, điều quan trọng là phải thường xuyên theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết. Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính, chẳng hạn như chất lượng hàng, thời gian giao hàng,…. Xem xét kế hoạch của bạn định kỳ và thực hiện các điều chỉnh dựa trên thông tin mới hoặc điều kiện thị trường thay đổi.
Thiết lập các tác vụ định kỳ trong phần mềm quản lý TacaSoft để xem xét và cập nhật kế hoạch nhập hàng của bạn thường xuyên, đảm bảo rằng kế hoạch vẫn phù hợp và hướng tới mục tiêu của bạn.
Bằng cách thực hiện theo sáu bước này và sử dụng Mẫu kế hoạch kinh doanh dành cho công ty xuất nhập khẩu trong phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, nhà quản trị sẽ được trang bị đầy đủ để điều hướng để có một kế hoạch nhập hàng hoàn chỉnh.
Mẫu kế hoạch nhập hàng là cần thiết bất cứ khi nào doanh nghiệp muốn mua hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp. Biểu mẫu lệnh mua hàng được sử dụng như một hồ sơ chính thức và thỏa thuận hợp đồng về giao dịch kinh doanh giữa người mua và nhà cung cấp, và phác thảo thông tin chính của đơn hàng. Điều này rất quan trọng để lưu giữ hồ sơ, kiểm toán và đối chiếu đơn hàng với hóa đơn để phát hành thanh toán.
Ví dụ về những gì cần đưa vào biểu mẫu đơn đặt hàng là các mặt hàng chính xác và số lượng mặt hàng đã đặt hàng, các điều khoản thanh toán và lịch trình giao hàng. Các yêu cầu đặc biệt từ người mua hoặc các điều khoản và điều kiện cụ thể từ người bán cũng có thể được đưa vào, nếu có.
Khi cả hai bên đồng ý với các điều khoản, mẫu đơn đặt hàng được ký và trở thành thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý. Người mua cũng thêm vào một số đơn nhập hàng duy nhất để giúp theo dõi khoản thanh toán, cuối cùng được ghi lại trên hóa đơn do người bán gửi sau khi giao hàng.
Mẫu kế hoạch nhập hàng cần phải được hoàn thành để thực hiện đúng chức năng của nó. Quản lý đơn đặt hàng được cải thiện có thể phụ thuộc vào mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng chất lượng và các yếu tố cần đưa vào.
Số đơn nhập hàng
Số lệnh nhập hàng hàng là mã ngắn mà người mua sử dụng để sắp xếp danh sách dài các PO một cách dễ dàng. Nếu bạn phải tìm kiếm một đơn hàng đã thực hiện trong quá khứ, hãy kiểm tra nhanh số PO là cách nhanh nhất để tham khảo thông tin bạn cần.
Trong hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp sử dụng cơ sở dữ liệu đơn hàng và gán số theo thứ tự thời gian, với đơn đặt hàng đầu tiên được đánh số là #00001, đơn đặt hàng thứ hai là #00002, v.v.
Chi tiết đơn hàng
Mẫu kế hoạch nhập hàng phải bao gồm các chi tiết khách quan liên quan đến giao dịch. Các điều khoản đặt hàng này tạo thành phần chính của một tài liệu mẫu kế hoạch nhập hàng.
Mỗi mặt hàng được đặt hàng và mô tả của nó
Tổng hợp tất cả các số liệu này lại với nhau để tạo thành tổng số cuối cùng sau khi đã tính đến tất cả các điều chỉnh. Số tiền này phải được in rõ ràng, có thể in đậm, để tránh nhầm lẫn.
Chi tiết giao hàng
Mẫu kế hoạch nhập hàng cũng phải đề cập đến việc thực hiện đơn hàng và cách thức giao hàng sẽ hoạt động. Chi tiết cần đưa vào đây là:
Địa chỉ đích
Thông tin khác
Và cuối cùng, cũng đáng lưu ý rằng một bố cục nhất quán cho mỗi Mẫu kế hoạch nhập hàng là lý tưởng, vì nó giúp tham chiếu các tài liệu cũ dễ dàng hơn và giúp tránh nhầm lẫn.
Ví dụ, một tiêu đề ở trên cùng với cùng một dòng thông tin phải có trên mọi tài liệu mẫu kế hoạch nhập hàng. Như chúng ta sẽ thảo luận sớm, biểu mẫu đơn đặt hàng mua kỹ thuật số hoạt động tốt nhất để đạt được sự nhất quán này.
Mẫu kế hoạch nhập hàng không chỉ chuẩn hóa quy trình mua sắm của tổ chức mà còn cắt giảm chi phí khắc phục nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh. Ví dụ, biểu mẫu đơn nhập hàng giúp:
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
