Vận tải, cùng với sản xuất và kho bãi, là một trong những quy trình chính của chuỗi cung ứng. Nó bao gồm rất nhiều hoạt động — từ lập kế hoạch giao hàng đến quản lý hãng vận chuyển đến theo dõi lô hàng — phải được xử lý đúng cách.
Các doanh nghiệp nhỏ với ít lô hàng có thể quản lý các hoạt động này với sự trợ giúp của bảng tính và cuộc gọi điện thoại. Tuy nhiên, khi doanh thu của bạn tăng lên, rõ ràng là Excel không đủ và bạn cần một thứ gì đó mạnh mẽ hơn để kiểm soát các quy trình vận chuyển của mình.
Đó là lúc công nghệ phần mềm chuyên dụng phát huy tác dụng. Với phần mềm TMS tiên tiến, doanh nghiệp của bạn có thể điều hướng hậu cần vận tải với hiệu quả đáng kinh ngạc. Nó sẽ mở ra vô số cơ hội bằng cách hợp lý hóa hoạt động của bạn – tối ưu hóa khả năng hiển thị chuỗi cung ứng, tăng lợi nhuận và giảm chi phí. Vậy nên, bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết cho bạn về các tính năng cần thiết ở một phần mềm tối ưu cũng như đưa ra cái nhìn tổng quát về tương lai của quản lý vận tải.
Trong thế giới hậu cần phát triển nhanh, các vấn đề thường phát sinh do thiếu sự giao tiếp minh bạch, khi thông tin quan trọng về một lô hàng không đến được đúng người một cách kịp thời. Ví dụ, khi một người điều phối nhận được thông tin cập nhật như việc nhận hàng muộn, thông tin này không phải lúc nào cũng được truyền đạt hiệu quả đến các thành viên khác trong nhóm ở các văn phòng khác nhau. Nếu người điều phối không kịp thời chuyển tiếp trạng thái “nhận hàng muộn” cho nhóm, thì chỉ có người điều phối và tài xế mới biết được tình hình.
Các doanh nghiệp vận tải thường vật lộn với nhiệm vụ tính toán thủ công tất cả các biến số này trong khi cố gắng cung cấp báo giá kịp thời. Tải trọng thị trường giao ngay đòi hỏi báo giá nhanh, nhưng sự vội vàng thường dẫn đến việc bỏ sót trong phân tích và sau đó là báo giá không chính xác hoặc định giá thấp. Điều này làm giảm biên lợi nhuận hoặc thậm chí tệ hơn là mất cơ hội.
Các quy trình thủ công có thể dẫn đến việc lập hóa đơn chậm trễ và cản trở dòng tiền. Ví dụ, khi vận đơn (BOL) hoặc bằng chứng giao hàng (POD) được tải lên thông qua nhiều nền tảng kỹ thuật số hoặc email, việc đối chiếu và đối chiếu POD với các lô hàng cụ thể vẫn phụ thuộc nhiều vào nỗ lực thủ công, dẫn đến lãng phí thời gian.
Trong không gian hậu cần, việc nhập cùng một thông tin nhiều lần là điều thường thấy, dẫn đến tình trạng kém hiệu quả. Ví dụ, khi phát hành séc điện tử, người ta phải cập nhật Hệ thống quản lý vận tải (TMS) với số tiền thanh toán, sau đó nhập cùng thông tin vào phần mềm kế toán và cuối cùng nhập thủ công tin nhắn văn bản để gửi số séc điện tử cho tài xế.
Vì vậy, để giải quyết hiệu quả các vấn đề này, phần mềm quản lý vận tải TMS chuyên nghiệp sẽ là lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp. Việc áp dụng các hệ thống tiên tiến như vậy không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn thúc đẩy lợi nhuận và tăng trưởng trong ngành công nghiệp cạnh tranh cao này.
Phần mềm quản lý vận tải (TMS) là phần mềm giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hóa hiệu quả việc di chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B. Hệ thống này cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát toàn diện mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng, cho phép bạn hợp lý hóa hoạt động, tăng cường cộng tác và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Với TMS, bạn có thể quản lý và theo dõi hiệu quả các lô hàng, tối ưu hóa các tuyến đường và tự động hóa nhiều quy trình thủ công khác nhau. Cho dù bạn là một doanh nghiệp quy mô lớn hay một doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống quản lý vận tải cho phép bạn mở khóa các cấp độ hiệu quả mới và mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội.
Nhập đơn hàng .
Tổng quan đơn hàng .
Đấu thầu
Công cụ tính giá cước
Quản lý đội xe
Quản lý nhà mạng
Lên lịch bến tàu và hoạt động của sân
Quản lý và thanh toán chứng từ
Cổng thông tin kết nối
Phần mềm TMS của bạn tốt nhất là nên đáp ứng được các nhu cầu đang thay đổi. Các tính năng hỗ trợ di động như quét mã vạch , Bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) và theo dõi thời gian thực là điều cần thiết để doanh nghiệp của bạn duy trì khả năng hiển thị và kiểm soát các quy trình hậu cần của mình.
Quét mã vạch hợp lý hóa việc theo dõi lô hàng và tài sản, giảm thiểu lỗi và cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho. ePOD loại bỏ sự cần thiết của tài liệu giấy, đảm bảo xác nhận giao hàng được ghi lại dưới dạng kỹ thuật số và chia sẻ với tất cả các bên liên quan. Theo dõi thời gian thực cho phép bạn theo dõi vị trí và trạng thái của đội xe của mình để có thể giao tiếp chủ động với khách hàng và đưa ra quyết định tức thời.
Lựa chọn TMS của bạn cần cung cấp khả năng lập hóa đơn và thanh toán tự động giúp hợp lý hóa quy trình này và giảm thiểu lỗi của con người. Bằng cách tích hợp với các hệ thống hiện có và tận dụng dữ liệu thời gian thực, TMS của bạn có thể tự động tạo hóa đơn , đảm bảo tính phí chính xác dựa trên số dặm đã đi, phụ phí nhiên liệu và các dịch vụ bổ sung được cung cấp.
Thanh toán tự động giúp giảm chi phí hành chính, nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua hóa đơn minh bạch và chính xác, đồng thời tạo điều kiện thanh toán nhanh chóng để tăng cường lòng tin giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Công nghệ theo dõi và truy vết cho phép bạn ghi lại chuyển động của các mặt hàng trong quá trình vận chuyển theo thời gian thực. Nghĩa là bạn không cần phải liên hệ với tài xế để biết vị trí của xe tải mà có thể xem liên tục.
Điều này thường được sử dụng để cung cấp cho khách hàng thông tin về vị trí lô hàng của họ, cũng như cho mục đích bảo mật và lập lịch trình. Một thiết bị tin học trên xe tải hoặc điện thoại thông minh của tài xế được liên kết với TMS thông qua các hệ thống viễn thông như GSM, GPRS hoặc UMTS. Bạn có thể truy cập bài viết của chúng tôi về hệ thống tin học trên xe tải để biết thêm về cách thức hoạt động của nó.
Các lô hàng cũng có thể được theo dõi thông qua mã vạch hoặc thẻ RFID: Mỗi lần nó được quét, chẳng hạn như tại một trung tâm phân phối, TMS sẽ nhận được thông tin cập nhật về vị trí của nó.
Trí tuệ kinh doanh là hoạt động cải thiện kết quả kinh doanh bằng cách sử dụng dữ liệu. Ưu điểm lớn nhất của BI so với bảng tính thông thường là phân tích thời gian thực và một loạt các báo cáo tùy chỉnh mà bất kỳ ai trong nhóm quản lý vận tải cũng có thể tạo ra cho nhu cầu của họ.
Ví dụ: bạn có thể xem xét phân tích hiệu suất dựa trên từng hãng vận tải, sản phẩm hoặc tuyến đường rồi đưa ra quyết định sáng suốt (ví dụ: tối ưu hóa tuyến đường hoặc chia tay với hãng vận tải kém hiệu quả). Hoặc, bạn có thể lọc phân tích chi phí của mình theo phương thức vận tải, xem khách hàng nào mang lại khối lượng lớn nhất, theo dõi dữ liệu biên lợi nhuận — và cải thiện quy trình hoạt động.
TMS thường là một phần của hệ sinh thái CNTT của công ty. Để hoạt động trơn tru và hiệu quả, nó phải được kết nối liền mạch với các hệ thống khác (cả nội bộ và bên ngoài) để thiết lập trao đổi dữ liệu chính xác. Hãy cùng xem phần mềm nào khác mà doanh nghiệp có thể cần tích hợp
ERP thường là cốt lõi của cơ sở hạ tầng CNTT của công ty, kiểm soát mọi quy trình kinh doanh (sản xuất, vận chuyển, bán hàng, tài chính, tiếp thị, v.v.). Nếu bạn có nền tảng ERP riêng, việc tích hợp với TMS là rất quan trọng để trao đổi thông tin chi tiết về đơn hàng và lập kế hoạch chính xác cho các hoạt động vận chuyển.
Nếu bạn sử dụng WMS chuyên dụng, việc kết nối với TMS sẽ cho phép bạn phối hợp chính xác các hoạt động kho bãi và vận chuyển của mình. Sau khi thiết lập trao đổi dữ liệu, bạn sẽ có thể chia sẻ thông tin lô hàng và lên lịch xếp/dỡ hàng.
Nếu bạn là nhà phân phối, rất có thể bạn đã tập trung vào phần mềm để kết nối các điểm trong hoạt động tìm nguồn cung ứng và bán hàng của mình. Nếu bạn tích hợp với TMS, việc quản lý các lô hàng của mình sẽ dễ dàng hơn.
Mặc dù bạn có thể chạy các quy trình thanh toán của mình trong TMS, nhưng chức năng của nó có thể không đủ cho các nhu cầu cụ thể của bạn. Vì vậy, nếu bạn có giải pháp kế toán độc lập, hãy kết nối nó với TMS để đảm bảo thanh toán, lập hóa đơn, quản lý khiếu nại chính xác, v.v.
Một công cụ BI chuyên dụng rất có thể sẽ mạnh hơn và có khả năng phân tích mạnh hơn so với mô-đun BI trong TMS. Tích hợp TMS của bạn với một nền tảng BI riêng biệt sẽ cho phép dữ liệu liên quan đến vận tải lưu chuyển trơn tru để bạn có thể có được phân tích toàn diện về hiệu suất của mình.
Người gửi hàng có thể giao tiếp với các đối tác của họ (người vận tải, 3PL hoặc công ty giao nhận hàng hóa ) với sự trợ giúp của cổng thông tin tự phục vụ hoặc xây dựng tích hợp hệ thống của họ (cũng có thể là TMS, thường là TMS tùy chỉnh) để dễ dàng trao đổi dữ liệu vận tải.
Việc triển khai phần mềm TMS có thể có tác động chuyển đổi đối với hoạt động hậu cần của bạn. Một số lợi ích đáng kể bao gồm:
Hệ thống quản lý vận tải (TMS) phục vụ chủ yếu các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong chuỗi cung ứng của mình. Các đối tượng này bao gồm:
Các doanh nghiệp chi lớn cho vận tải hàng hóa – 100 triệu đô la trở lên mỗi năm – thường là đối tượng chính sử dụng TMS. Điều này phản ánh sự phức tạp trong chuỗi cung ứng và tầm quan trọng của việc quản lý chi phí logistics đối với các doanh nghiệp lớn. TMS giúp giảm thiểu lãng phí và cải thiện hiệu quả vận hành, từ đó tiết kiệm được hàng triệu đô la mỗi năm cho doanh nghiệp.
Việc xuất hiện của các giải pháp TMS dựa trên đám mây (cloud-based TMS) đã mở rộng khả năng tiếp cận công nghệ này tới các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Điều này giúp các doanh nghiệp không cần phải đầu tư quá nhiều vào cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm truyền thống, thay vào đó họ có thể dễ dàng sử dụng TMS như một dịch vụ (SaaS – Software as a Service). Nhờ đó, ngay cả những doanh nghiệp với quy mô nhỏ hơn cũng có thể:
Khối lượng hàng hóa vận chuyển liên tục tăng qua từng năm, làm tăng tính phức tạp và áp lực lên thị trường vận tải. Trong khi ngành công nghiệp đang phát triển để đáp ứng nhu cầu, thích ứng với các yêu cầu của khách hàng và tuân thủ các quy định và mục tiêu phát triển bền vững, thì người gửi hàng và người vận chuyển đều cần từ bỏ các quy trình dựa trên giấy tờ không chỉ để cạnh tranh mà còn để tồn tại.
Và điều đó không khó khi công nghệ đã xuất hiện, cung cấp khả năng giao tiếp hiệu quả giữa máy với máy, thuật toán định tuyến chính xác, quyền truy cập di động ngay lập tức và nhiều lợi ích tiện lợi khác.
Phân tích dự đoán được hỗ trợ bởi máy học có thể hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược của bạn bằng cách tạo ra các dự đoán chính xác và đánh giá các tình huống. Bạn có thể áp dụng phân tích này để đánh giá các hãng vận chuyển, xác định các lô hàng có rủi ro cao, tối ưu hóa tuyến đường, lập kế hoạch năng lực và hoạt động, v.v. Các thiết bị
Các cảm biến được kết nối thông minh có thể đóng vai trò to lớn trong việc theo dõi lô hàng, bảo dưỡng đội xe, giám sát lưu trữ. Công nghệ chuỗi khối , bất chấp sự mới lạ và những thách thức liên quan, đang được triển khai để cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc và bảo mật của các hoạt động hậu cần.
Vì vậy, bây giờ, khi biết được các cơ hội mà phần mềm mang lại, bạn có thể triển khai các giải pháp phù hợp để tự động hóa các hoạt động kinh doanh của mình, cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và giành được lợi thế cạnh tranh.
Khi lựa chọn hệ thống quản lý vận tải phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, hãy cân nhắc các yếu tố sau:
Khó khăn kỹ thuật trong việc triển khai TMS
Việc tích hợp một hệ thống mới vào cơ sở hạ tầng CNTT hiện có có thể gây ra các vấn đề về khả năng tương thích, vấn đề di chuyển dữ liệu và trục trặc tích hợp phần mềm. Điều quan trọng là phải làm việc chặt chẽ với các nhóm CNTT và nhà cung cấp TMS để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Hạn chế ngân sách và vượt chi phí
Việc triển khai TMS có thể là khoản đầu tư đáng kể cho các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có ngân sách hạn chế. Các ràng buộc về ngân sách và chi phí vượt mức thường đặt ra thách thức, vì các tổ chức cố gắng giữ chi phí triển khai trong giới hạn chấp nhận được.
Thiếu nhân sự có tay nghề
Một rào cản phổ biến khác trong việc triển khai TMS là thiếu nhân sự có kỹ năng để quản lý và vận hành hệ thống hiệu quả. Việc triển khai TMS đòi hỏi nhân sự có chuyên môn kỹ thuật, kiến thức về chuỗi cung ứng và kỹ năng quản lý dự án.
Sự phản kháng với sự thay đổi trong tổ chức
Sự thay đổi thường gặp phải sự phản kháng và việc triển khai TMS cũng không ngoại lệ. Một số nhân viên có thể ngần ngại áp dụng các công nghệ, quy trình làm việc và quy trình mới.
Các vấn đề tích hợp với các hệ thống hiện có
Việc tích hợp TMS mới với các hệ thống hiện có, chẳng hạn như Enterprise Resource Planning (ERP) hoặc hệ thống quản lý kho, có thể là một thách thức đáng kể. Các vấn đề không tương thích, vấn đề đồng bộ hóa dữ liệu và sự phức tạp trong tích hợp quy trình có thể cản trở các hoạt động liền mạch.
