Để đáp ứng nhu cầu về các giải pháp bảo mật trong giao dịch điện tử, TacaSoft đã ra mắt ứng dụng chữ ký số với tính năng vượt trội, giúp tối ưu hóa quy trình giao dịch, bảo mật thông tin tối đa, và nâng cao hiệu quả hoạt động cho cá nhân và doanh nghiệp.
Ứng dụng chữ ký số TacaSoft này không chỉ là công cụ hỗ trợ bảo mật mà còn là một bước tiến công nghệ đột phá, đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa trong quản lý và điều hành.
Thách thức trong việc ký tài liệu theo phương thức truyền thống
Ký tài liệu theo phương thức truyền thống có nhiều thách thức lớn, đặc biệt khi so sánh với chữ ký số trong môi trường kinh doanh hiện đại. Quy trình ký tay yêu cầu sự có mặt trực tiếp của các bên, dẫn đến việc mất nhiều thời gian và cản trở giao dịch nhanh chóng, đặc biệt trong các giao dịch quốc tế.
Hơn nữa, việc in ấn, gửi qua đường bưu điện hoặc giao trực tiếp gây phát sinh chi phí và kéo dài thời gian hoàn tất. Các doanh nghiệp cũng gặp rủi ro về tính bảo mật và toàn vẹn của tài liệu, khi tài liệu giấy dễ bị mất mát, giả mạo hoặc chỉnh sửa.
Ngoài ra, việc lưu trữ giấy tờ yêu cầu không gian lớn và chi phí bảo quản cao. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn gây khó khăn trong việc truy xuất và quản lý tài liệu khi cần. Các thách thức của việc ký tài liệu theo cách truyền thống gồm:
- Mất nhiều thời gian: Quy trình gặp mặt và ký trực tiếp làm chậm tiến độ công việc.
- Phát sinh chi phí: Chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ tài liệu giấy tốn kém.
- Rủi ro mất mát hoặc chỉnh sửa tài liệu: Tài liệu giấy dễ bị thất lạc, giả mạo hoặc thay đổi trong quá trình vận chuyển.
- Bảo mật thấp: Khó đảm bảo tính bảo mật của tài liệu giấy, dễ bị tiếp cận trái phép.
- Quản lý và lưu trữ phức tạp: Cần không gian lớn và nguồn lực để lưu trữ tài liệu, gây khó khăn trong việc quản lý và truy xuất khi cần.
Ứng dụng chữ ký số giúp khắc phục những thách thức này bằng cách mang lại quy trình nhanh chóng, bảo mật cao và tiết kiệm chi phí. So với ký truyền thống, chữ ký số:
- Tiết kiệm thời gian: Không cần gặp trực tiếp hay gửi tài liệu giấy, ký số có thể thực hiện ngay lập tức qua các thiết bị điện tử.
- Giảm chi phí: Loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển, và lưu trữ giấy tờ.
- Bảo mật cao hơn: Tài liệu ký số không thể bị thay đổi hoặc giả mạo, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật trong mọi giao dịch.
- Dễ dàng quản lý: Các tài liệu điện tử được lưu trữ và truy xuất một cách dễ dàng, tiết kiệm không gian và thời gian tìm kiếm.
Tại sao doanh nghiệp cần phải sử dụng ứng dụng chữ ký số?
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp cần chữ ký số để Kê khai thuế qua mạng
- Khi bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020, các Doanh nghiệp phải có thiết bị Chữ ký số để sử dụng.
- Theo Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.
Ngoài ba trường hợp trên thì việc sử dụng chữ ký số cũng mang lại những ưu điểm vượt trội so với chữ ký truyền thống.
Phần mềm chữ ký số TacaSoft là gì?
Căn cứ tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 22/2020/TT-BTTTT định nghĩa về phần mềm ký số như sau: “Phần mềm ký số là chương trình phần mềm độc lập hoặc một thành phần (module) phần mềm hoặc giải pháp có chức năng ký số vào thông điệp dữ liệu.”
Căn cứ tại khoản 6 Điều 3 Thông tư 22/2020/TT-BTTTT định nghĩa về phần mềm kiểm tra chữ ký số như sau: “Phần mềm kiểm tra chữ ký số là chương trình phần mềm độc lập hoặc một thành phần (module) phần mềm hoặc giải pháp có chức năng kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên thông điệp dữ liệu ký số.”
Vậy, ứng dụng chữ ký số TacaSoft là một giải pháp công nghệ bao gồm các chương trình phần mềm độc lập hoặc các module, cho phép thực hiện chức năng ký số trên các thông điệp dữ liệu và kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số. Ứng dụng chữ ký số TacaSoft giúp đảm bảo tính toàn vẹn, tính xác thực và an toàn cho các giao dịch điện tử, đáp ứng các yêu cầu bảo mật và minh bạch trong trao đổi thông tin.
Các tính năng của ứng dụng ký số TacaSoft:
Bao gồm:
- Chức năng ký số
- Chức năng kiểm tra hiệu lực của chứng thư số
- Chức năng lưu trữ và hủy bỏ các thông tin sau kèm theo thông điệp dữ liệu ký số
- Chức năng thay đổi (thêm, bớt) chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Chức năng thông báo (bằng chữ/bằng ký hiệu) cho người ký số biết việc ký số vào thông điệp dữ liệu thành công hay không thành công.
Ngoài các chức năng cơ bản kể trên, ứng dụng chữ ký số TacaSoft còn cung cấp các tính năng quan trọng sau để đảm bảo hiệu quả và tính bảo mật trong quá trình sử dụng:
- Xác thực danh tính: Phần mềm phải cung cấp khả năng xác thực danh tính của người ký thông qua chứng thư số, đảm bảo người ký là hợp pháp và có quyền ký tài liệu.
- Mã hóa dữ liệu: Để đảm bảo tính bảo mật, phần mềm cần sử dụng công nghệ mã hóa mạnh mẽ như PKI, giúp bảo vệ thông tin tránh bị giả mạo hoặc truy cập trái phép.
- Ký và xác thực từ xa: Người dùng cần có khả năng ký số từ xa, giúp thực hiện ký kết tài liệu mọi lúc, mọi nơi mà không cần có mặt tại văn phòng.
- Tính toàn vẹn dữ liệu: Sau khi tài liệu được ký, phần mềm phải đảm bảo rằng tài liệu không bị chỉnh sửa, giữ nguyên tính toàn vẹn của thông tin.
- Tích hợp dễ dàng: Phần mềm cần có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý tài liệu hoặc các phần mềm doanh nghiệp khác, giúp tối ưu quy trình làm việc.
- Lưu trữ và truy xuất: Tính năng lưu trữ và truy xuất các tài liệu đã ký số một cách dễ dàng, giúp quản lý và kiểm tra lại tài liệu khi cần thiết.
- Chữ ký số hàng loạt: Cho phép người dùng ký nhiều tài liệu cùng lúc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
- Báo cáo và theo dõi: Cung cấp tính năng theo dõi trạng thái của tài liệu đã ký và báo cáo chi tiết về các hoạt động ký kết.
Lợi ích của ứng dụng chữ ký số TacaSoft có thể kể đến như:
Tính an toàn, bảo mật thông tin cao
Ứng dụng chữ ký số TacaSoft sử dụng mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin và dữ liệu cá nhân. Mỗi chữ ký số được tạo ra đều có sự kết hợp của một khóa bí mật và công khai. Quyền kiểm soát khóa bí mật thuộc về chủ sở hữu chữ ký và đảm bảo chỉ người này mới có thể kích hoạt khóa ký.
Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu
Ứng dụng chữ ký số TacaSoft giúp bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu. Sau khi ký số thông điệp dữ liệu sẽ được bảo vệ, không thể sửa đổi hoặc sửa chữa thông điệp dữ liệu đã ký.
Tính chống chối bỏ
Ứng dụng chữ ký số TacaSoft có tính chống chối bỏ, người ký không thể chối bỏ được thông điệp dữ liệu đã ký.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Ứng dụng chữ ký số TacaSoft giản hóa các quy trình ký, lưu trữ và trao đổi tài liệu vật lý tốn nhiều thời gian, cho phép doanh nghiệp truy cập và ký tài liệu nhanh chóng. Đồng thời nó cũng lược bỏ việc in ấn, gửi bản gốc tài liệu hoặc tương tác trực tiếp với người ký. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền và các nguồn lực khác chi cho việc xử lý các tài liệu cứng.
Hợp pháp và có giá trị pháp lý
Ứng dụng chữ ký số TacaSoft được pháp luật công nhận và có giá trị tương đương với chữ ký tay, giúp đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử. Điều này đặc biệt quan trọng trong các hợp đồng kinh doanh và giao dịch với cơ quan nhà nước.
Ngăn chặn khả năng giả mạo
Vì tính phức tạp và việc sử dụng công nghệ mã hóa mạnh mẽ, việc giả mạo chữ ký số gần như không thể thực hiện được. Công nghệ PKI cũng liên tục được cải tiến, khiến cho các hacker gặp nhiều khó khăn trong việc bẻ khóa và xâm nhập hệ thống trái phép.
Dịch vụ chứng thực chữ ký số là một loại hình kinh doanh có điều kiện. Các tổ chức cung cấp dịch vụ này phải được cơ quan có thẩm quyền cấp phép (tại Việt Nam, cơ quan này là Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia – NEAC, thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông) và phải tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quy trình và kỹ thuật.
Hoạt động của các đơn vị này phải được giám sát chặt chẽ, báo cáo thường xuyên, và giấy phép hoạt động chỉ có thời hạn khoảng 5 năm, kèm theo việc kiểm tra, thanh tra hàng năm. Điều này đảm bảo chữ ký số luôn đáng tin cậy, an toàn, và khó bị giả mạo hơn so với các phương thức xác thực khác.
Các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Chữ ký số là gì?
Chữ ký số được định nghĩa theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 như sau:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Câu 2: Chữ ký số được dùng cho mục đích gì
Chữ ký số được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, giúp doanh nghiệp và tổ chức thực hiện các giao dịch điện tử một cách nhanh chóng, bảo mật và hợp pháp. Trên thực tế, chữ ký số bao gồm ba mục đích chính, quan trọng sau đây:
- Được sử dụng để kê khai, nộp tờ khai, cũng như thực hiện các nghĩa vụ tài chính liên quan đến thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán,… Trong những trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải in tờ khai hay làm các thủ tục đóng dấu như thường lệ.
- Được áp dụng khi doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục về đăng ký kinh doanh, bao gồm việc đăng ký địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh. Sử dụng chữ ký số giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, đẩy nhanh tiến độ công việc.
- Chữ ký số cũng được dùng khi doanh nghiệp và đối tác/khách hàng ký kết hợp đồng trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và gặp gỡ trực tiếp, tối ưu hóa quy trình ký kết.
Tóm lại, mục tiêu chính của việc sử dụng chữ ký số là giúp quá trình trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các bên liên quan diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đồng thời, nó còn giúp dễ dàng thực hiện các thủ tục trực tuyến, rút ngắn thời gian xử lý nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và an toàn pháp lý cao.
Câu 2: Đặc điểm chữ ký số là?
Một số đặc điểm nổi bật của chữ ký số:
- Tiết kiệm chi phí: Tất cả các hoạt động ký kết và lưu trữ tài liệu, hợp đồng đều được điện tử hóa, giúp giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và quản lý giấy tờ.
- Tối ưu thời gian và công sức: Người dùng có thể dễ dàng thực hiện ký và gửi tài liệu qua internet mà không cần gặp trực tiếp, đồng thời có thể ký nhiều tài liệu cùng lúc từ xa qua các thiết bị di động, thiết lập luồng ký kết và phân quyền cho các phòng ban.
- Bảo mật cao: Chữ ký số được bảo vệ bởi hai lớp mã khóa, giúp đảm bảo tính an toàn và ngăn chặn việc đánh cắp thông tin.
- Không thể phủ nhận: Chữ ký số có tính pháp lý cao, không thể bị thay thế hoặc xóa bỏ.
- Xác định nguồn gốc: Giúp xác thực danh tính của người ký thông qua chứng thư số do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Tính toàn vẹn: Đảm bảo chỉ có người nhận mới có thể mở và xem tài liệu đã được ký số, giữ nguyên tính toàn vẹn của tài liệu trong môi trường số.
Câu 3: Quy trình ký số diễn ra như thế nào?
Cấu tạo của chữ ký số gồm một cặp khóa được mã hóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng: một khóa công khai (Public Key) và một khóa bí mật (Private Key).
- Khóa bí mật: Dùng để tạo ra chữ ký số
- Khóa công khai: Dùng để thẩm định, kiểm tra chữ ký số và xác thực người dùng. Nó được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
- Người ký: Dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình.
- Người nhận: Là tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan.
Câu 4: Các bước thực hiện chi tiết của ứng dụng chữ ký số?
- Thông tin của cá nhân, tổ chức được mã hóa và sử dụng khóa cá nhân để bảo mật, một mã khóa công khai để người dùng có thể đăng nhập vào thiết bị máy tính để ký số.
- Khi mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân thì cá nhân, tổ chức đó sẽ có thể thực hiện ký số qua một thiết bị vật lý gọi là USB Token.
- Người dùng sử dụng USB Token thực hiện ký lên các văn bản khi đó chữ ký đó được gọi là chữ ký số.
Câu 4: Tại sao nhu cầu về ứng dụng ký số lại tăng cao?
Theo một báo cáo trên trang Markets And Markets, thị trường chữ ký số sẽ tăng từ 7,4 tỷ USD vào năm 2023 lên 34,8 tỷ USD vào năm 2028 với tốc độ CAGR là 36,4% trong giai đoạn này.
Dưới đây là một vài lý do tại sao nhu cầu về phần mềm chữ ký điện tử ngày càng tăng cao:
- Với việc tăng tốc chuyển đổi kỹ thuật số, các doanh nghiệp tìm kiếm các phương pháp hiệu quả và an toàn để ký tài liệu từ xa – hơn nữa, phần mềm chữ ký điện tử giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí so với các quy trình ký truyền thống, hợp lý hóa quy trình công việc và nâng cao năng suất.
- Với sự thay đổi toàn cầu hướng tới làm việc từ xa, các công cụ hỗ trợ ký tài liệu một cách liền mạch từ xa đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
- Với các yêu cầu pháp lý ngày càng tăng cao, các tổ chức và doanh nghiệp đang chuyển sang giải pháp chữ ký điện tử để đảm bảo giá trị pháp lý và khả năng thực thi của các tài liệu đã ký trong khi vẫn duy trì tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu.
Câu 5: Các tiêu chí lựa chọn ứng dụng ký số?
Khi đánh giá các giải pháp chữ ký điện tử, điều quan trọng là phải cân nhắc các yếu tố để lựa chọn giải pháp chữ ký điện tử một cách cẩn thận. Hãy cùng đi sâu vào những tiêu chí cần cân nhắc để có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt nhất:
- Dễ sử dụng: Ứng dụng chữ ký số phải thân thiện với người dùng cho cả người gửi và người ký. Hãy tìm một phần mềm có giao diện trực quan, dễ điều hướng, ngay cả đối với những người không quen với công nghệ ký số.
- Các tính năng mà ứng dụng cung cấp: Các nền tảng chữ ký số khác nhau cung cấp nhiều tính năng khác nhau. Hãy suy nghĩ về những tính năng quan trọng đối với bạn, như gửi nhiều tài liệu một lúc, đăng nhập trên thiết bị di động và kết nối với các công cụ kinh doanh khác như hệ thống CRM.
- Bảo mật :Các cân nhắc về bảo mật cho ứng dụng chữ ký số phải được ưu tiên hàng đầu. Chọn một nền tảng cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ các tài liệu quan trọng của bạn. Điều này bao gồm các tính năng như xác thực hai yếu tố, lưu trữ tài liệu an toàn và theo dõi kiểm tra.
- Uy tín của nhà cung cấp: Khi lựa chọn phần mềm ký số, uy tín của nhà cung cấp là yếu tố then chốt, ảnh hưởng đến tính bảo mật và pháp lý của dịch vụ. Nhà cung cấp cần phải được cấp phép bởi cơ quan có thẩm quyền, như Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) ở Việt Nam, đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật. Họ cũng cần sử dụng công nghệ bảo mật hiện đại như PKI, cung cấp dịch vụ ổn định, cùng với chính sách hỗ trợ khách hàng tốt và phản hồi tích cực từ người dùng, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình sử dụng.
Tìm hiểu thêm về ứng dụng chữ ký số tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Ứng dụng chữ ký số TacaSoft với khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, chống giả mạo mạnh mẽ, tích hợp dễ dàng với hệ thống, phần mềm của công ty …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và tiết kiệm được thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp trên con đường số hoá hiện đại cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
