Trong bối cảnh kinh doanh phát triển nhanh chóng hiện nay, hoạt động của nhiều kho đã trở thành chuẩn mực khi các công ty tăng phạm vi phủ sóng và củng cố năng lực phân phối của mình.
Việc điều hành nhiều kho có thể là một quá trình đa hướng và khó khăn bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau như quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và phân bổ nguồn lực. Quản lý thành thạo trong những tình huống như vậy là vô cùng quan trọng vì nó đảm bảo hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và duy trì lòng trung thành của khách hàng.
Phần mềm quản lý kho (DMS) do TacaSoft thiết kế là một giải pháp tốt giúp bạn đẩy nhanh quy trình làm việc, nâng cao mức độ giao tiếp và tận dụng tối đa toàn bộ tổ chức. Bạn có biết rằng, một doanh nghiệp bán lẻ lớn đã giảm thiểu 30% chi phí lưu kho và tăng tốc độ giao hàng lên 20% chỉ sau khi áp dụng phần mềm quản lý kho hàng?
Giống như câu chuyện thành công của doanh nghiệp bán lẻ kia, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý kho hàng không chỉ giúp giảm chi phí, tăng năng suất, mà còn mang lại sự minh bạch và kiểm soát hoàn toàn đối với hoạt động kinh doanh. Hãy cùng bài viết này tìm hiểu các tính năng cốt lõi của một phần mềm quản lý depot cũng như độ phổ biến của phần mềm ở các ngành nghề khác nhau.
Những thách thức chung trong việc quản lý nhiều kho hàng
Việc quản lý nhiều kho hàng đi kèm với những thách thức riêng. Một số vấn đề phổ biến nhất bao gồm:
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho ở nhiều nơi khác nhau là một công việc khó khăn. Điều quan trọng nhất là phải duy trì mức tồn kho chính xác để tránh tình trạng tồn kho quá mức và hết hàng, có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và do đó làm tăng chi phí hoạt động.
- Phối hợp và Giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả nhất giữa các kho, cũng như giữa các kho và văn phòng trung tâm, là yếu tố chính cho hiệu quả hoạt động. Giao tiếp sai có thể là nguyên nhân gây ra các vấn đề như chậm trễ, lỗi và sự cố trong quá trình quản lý tài nguyên.
- Vận tải và hậu cần: Việc phối hợp hậu cần và vận tải giữa nhiều kho là một nhiệm vụ đòi hỏi chiến lược và triển khai tốt. Tối ưu hóa tuyến đường, điều phối kịp thời và sử dụng hiệu quả các nguồn lực là những yếu tố quan trọng.
- Phân bổ nguồn lực: Trong trường hợp thiết lập nhiều kho, việc phân bổ các nguồn lực như nhân sự, xe cộ và thiết bị là một thách thức. Tuân thủ điều kiện mỗi kho có đủ nguồn lực và không thêm vào hàng tồn kho hiện có là điều kiện tiên quyết để quản lý hoạt động hiệu quả
Phần mềm quản lý depot TacaSoft – giải pháp tiên tiến cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý depot TacaSoft là gì?
Phần mềm quản lý depot (Depot Management Software – DMS) của TacaSoft thiết kế là một giải pháp công nghệ được thiết kế để quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến kho bãi (depot), đặc biệt là trong các ngành logistics, vận tải, sản xuất, và phân phối. Phần mềm quản lý depot TacaSoft giúp doanh nghiệp theo dõi, giám sát, và tối ưu hóa việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa, container hoặc tài sản trong hệ thống depot của họ.
Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các quy trình như quản lý hàng tồn kho, tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa, theo dõi tài sản và tình trạng container, quản lý không gian lưu trữ, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Tính năng cơ bản của một hệ thống quản lý depot TacaSoft
Quản lý kho hàng đầu cuối
- Xử lý nguồn gốc và ủy quyền RMA
- Thu thập, phân loại và xử lý các yêu cầu mới
- Sử dụng tự động hóa và quy trình làm việc để định tuyến đến nơi sửa chữa
- Duy trì khả năng hiển thị thông qua việc xử lý hoặc trả lại khách hàng minh họa về quá trình chuẩn hóa kho
Quản lý bãi
- Nâng cao việc xếp container, thiết kế khu vực lưu trữ
- Tích hợp hậu cần vận tải đường bộ.
- Tối ưu hóa việc sử dụng không gian
- Đảm bảo di chuyển hiệu quả các container và phương tiện đường bộ trong kho
Quy trình chuẩn hóa và thu thập dữ liệu
- Theo dõi sản phẩm, chủ sở hữu và bên ủy quyền
- Theo dõi các dịch vụ, bộ phận và lao động tiêu thụ
- Nhân viên kho trực tiếp thông qua quy trình làm việc được phân chia
- Thu thập và báo cáo dữ liệu phân loại và giải quyết
Hệ thống tập trung
- Nhiều kho và địa điểm sửa chữa trên cùng một mái nhà.
- Bảng thông tin với Tổng quan về Hàng tồn kho với hoạt động đang chờ xử lý, KPI và Xu hướng
- Tìm kiếm nhanh các tài liệu tham khảo chính.
- Quyền truy cập nhiều kho và địa điểm sửa chữa cho người dùng.
- Quy trình không cần giấy tờ sử dụng chế độ xem Tab
Quản lý đối tác
- Quản lý giá cước/thuế quan
- Thiết lập phê duyệt tự động và giới hạn khảo sát.
- Thiết lập EDI hai chiều, cấu hình hóa đơn và báo cáo lập lịch.
- Quyền truy cập bên ngoài cho Đối tác để xem Hàng tồn kho.
Hoạt động cổng
- Hỗ trợ tất cả các loại thiết bị.
- Quản lý thông tin Container đến Depot
- Quản lý chuyển động của cổng và kiểm tra thiệt hại.
- Dự trữ các thùng chứa để xuất xưởng theo loại, độ tuổi, FIFO, v.v.
- Quản lý PTI cho tàu lạnh.
Hoạt động bảo trì và sửa chữa container
- Quản lý Biểu giá sửa chữa của Depot, Khách hàng và Đại lý
- Quản lý nhiều Dự toán Sửa chữa cho Container/Thiết bị
- Ước tính chụp cùng với Ảnh bằng cách sử dụng Tab View
- Quản lý hoạt động Khảo sát và Giặt giũ
EDI & Theo dõi
- EDI tích hợp đến/từ các hãng tàu và công ty cho thuê (Tất cả các định dạng chuẩn)
- Hoạt động EDI có thể được theo dõi và gửi lại.
- Xem thông tin lịch sử của thiết bị
- Chuyển giao quyền sở hữu thiết bị
- Chuyển thiết bị giữa các sân
- Giữ hoặc thả thiết bị
Tối ưu hóa tuyến đường
- Tối ưu hóa các tuyến đường giao hàng dựa trên các yếu tố như khoảng cách, tình trạng giao thông và khung thời gian giao hàng.
- Giúp giảm chi phí nhiên liệu và thời gian di chuyển mà còn giảm thiểu tác động đến môi trường.
Hóa đơn tự động
- Tăng hóa đơn đối với khách hàng, bên hoặc đại lý dựa trên tần suất thanh toán
- Hỗ trợ Xử lý & Lưu trữ, Sửa chữa, Giặt giũ và Hóa đơn Đóng gói
- Ghi lại các khoản thanh toán theo hóa đơn.
- Tích hợp với hệ thống kế toán.
Báo cáo & Phân tích
- Truy cập KPI theo thời gian thực, dữ liệu hoạt động và tài chính.
- Sử dụng EDI để trao đổi liền mạch với các hãng tàu, hợp lý hóa việc đặt chỗ và tạo hóa đơn nhanh chóng.
- Nâng cao khả năng ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược trong quản lý kho container.
Một số tính năng độc đáo của phần mềm quản lý Depot TacaSoft
Phần mềm quản lý Depot TacaSoft không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn cung cấp các tính năng độc đáo, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động hóa, giám sát và quản lý chi tiết các hoạt động. Dưới đây là một số tính năng độc đáo của phần mềm quản lý Depot TacaSoft:
Thiết bị cầm tay dùng cho dịch vụ/thả cổng vào/ra/sân
Thiết bị cầm tay được trang bị trong phần mềm quản lý Depot TacaSoft hỗ trợ nhân viên kho bãi trong việc quản lý các hoạt động như tiếp nhận hàng hóa, đưa hàng hóa ra/vào cổng, hay kiểm tra tại sân bãi. Nhờ đó, quá trình vận hành tại cổng và sân bãi diễn ra suôn sẻ hơn, nhân viên có thể thực hiện công việc ngay tại hiện trường thay vì phải quay về văn phòng để xử lý.
Truy cập và yêu cầu của khách hàng qua Internet
Phần mềm quản lý Depot TacaSoft cho phép khách hàng truy cập và yêu cầu các dịch vụ trực tuyến thông qua Internet. Khách hàng có thể đăng nhập vào phần mềm để theo dõi tình trạng hàng hóa, đặt yêu cầu dịch vụ, kiểm tra chi phí và các thông tin liên quan khác. Tính năng này không chỉ nâng cao trải nghiệm người dùng mà còn giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua sự minh bạch và tiện lợi trong việc cung cấp thông tin.
Thiết bị RF gắn trên xe và các tính năng khác
Thiết bị tần số vô tuyến (RF) cho phép theo dõi và kiểm soát phương tiện di chuyển trong bãi, đảm bảo rằng mọi hoạt động vận chuyển và lưu trữ hàng hóa được thực hiện một cách chính xác và an toàn. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ nhiều tính năng độc đáo khác như giám sát phương tiện, cảnh báo khi có sự cố hoặc phát hiện lỗi, giúp nâng cao khả năng quản lý vận hành.
OCR tại Cổng
Công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) được tích hợp tại cổng giúp tự động hóa quá trình nhận dạng container, biển số xe và các ký tự khác. Với OCR, các dữ liệu có thể được thu thập nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu thời gian kiểm tra thủ công và loại bỏ khả năng sai sót do con người gây ra. Điều này đặc biệt có lợi trong việc xử lý lượng lớn hàng hóa ra/vào kho bãi, từ đó tăng cường hiệu quả vận hành.
Truy vấn SQL nhúng có thể xuất sang Excel để báo cáo ‘tùy ý’
Một tính năng quan trọng khác của phần mềm quản lý Depot TacaSoft là khả năng thực hiện các truy vấn SQL nhúng để truy xuất dữ liệu theo yêu cầu. Dữ liệu từ các truy vấn này có thể được xuất sang Excel để tạo báo cáo chi tiết, tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Khả năng này giúp các nhà quản lý và nhân viên có thể phân tích dữ liệu một cách dễ dàng, linh hoạt, và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin cụ thể, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý kho bãi.
Tích hợp giữa phần mềm quản lý Depot TacaSoft và các hệ thống hiện có
Tích hợp với hệ thống Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
- Luồng dữ liệu tự động giữa các bộ phận: Khi phần mềm quản lý Depot TacaSoft được tích hợp với ERP, thông tin liên quan đến hàng hóa, container, và dịch vụ tại depot sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống ERP. Điều này giúp bộ phận kế toán và tài chính theo dõi chi phí vận hành, lập hóa đơn, và quản lý lợi nhuận một cách hiệu quả hơn.
- Tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn lực: Sự tích hợp giữa phần mềm quản lý Depot TacaSoft và ERP cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Các dữ liệu về tồn kho, dự báo nhu cầu và hiệu suất vận hành được chia sẻ liên tục giữa hai hệ thống, giúp ban quản lý đưa ra quyết định thông minh hơn trong việc phân bổ tài nguyên, từ nhân sự đến thiết bị vận chuyển.
- Giảm thiểu sai sót trong báo cáo tài chính: Với luồng dữ liệu thống nhất, các báo cáo tài chính sẽ chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro từ việc nhập sai dữ liệu hoặc bỏ sót thông tin trong các giao dịch tài chính và quản lý hàng hóa.
Tích hợp với hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Cung cấp thông tin thời gian thực: Khi phần mềm quản lý Depot TacaSoft tích hợp với CRM, mọi thông tin về quá trình vận hành tại depot sẽ được chia sẻ tự động với hệ thống CRM, giúp bộ phận chăm sóc khách hàng có thể cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng hàng hóa, thời gian vận chuyển, và dự báo giao hàng.
- Tự động hóa quy trình giao tiếp: Thay vì nhân viên phải thủ công cập nhật thông tin cho khách hàng qua email hoặc điện thoại, hệ thống CRM tích hợp với phần mềm quản lý Depot TacaSoft có thể tự động gửi thông báo cho khách hàng khi có thay đổi trong lô hàng của họ.
- Phân tích dữ liệu khách hàng: Thông qua sự tích hợp giữa phần mềm quản lý Depot TacaSoft và CRM, doanh nghiệp có thể phân tích hành vi của khách hàng dựa trên dữ liệu về hoạt động vận hành tại depot, từ đó xây dựng các chiến lược dịch vụ và marketing phù hợp.
Tích hợp với Hệ thống quản lý kho (WMS)
- Quản lý hàng tồn kho chính xác hơn: Khi phần mềm quản lý Depot TacaSoft và WMS được tích hợp, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin về số lượng, vị trí và tình trạng hàng hóa trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tồn kho, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn dư không cần thiết, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ.
- Điều phối vận hành hiệu quả: Sự tích hợp giúp thông tin về việc nhập/xuất kho được cập nhật ngay lập tức giữa hai hệ thống, giúp các hoạt động logistics diễn ra suôn sẻ hơn.
- Giám sát và theo dõi hàng hóa chính xác: Hệ thống WMS tích hợp với phần mềm quản lý Depot TacaSoft giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ các lô hàng trong kho, từ khâu tiếp nhận đến xuất kho. Thông tin về vị trí, điều kiện lưu trữ, và thời gian lưu trữ của từng mặt hàng được cập nhật liên tục, giúp đảm bảo rằng các quy trình quản lý kho diễn ra chính xác và hiệu quả.
Tích hợp với Hệ thống quản lý vận tải (TMS)
- Tối ưu hóa việc lập kế hoạch vận tải: Khi phần mềm quản lý Depot TacaSoft tích hợp với TMS, thông tin về container và hàng hóa sẽ được chia sẻ tự động giữa hai hệ thống. Điều này giúp TMS dễ dàng lên lịch cho các chuyến vận chuyển, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng phương tiện vận tải, giảm chi phí nhiên liệu và tăng cường hiệu quả vận hành.
- Giảm thời gian chờ đợi và tối ưu hóa lộ trình: Thông qua tích hợp, TMS sẽ thông báo cho bạn khi nào một lô hàng sẵn sàng để vận chuyển, từ đó có thể điều phối phương tiện đến đúng lúc mà không gây ra sự chậm trễ.
- Theo dõi lô hàng trong thời gian thực: Sự tích hợp giúp doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quy trình vận chuyển từ lúc rời depot đến khi hàng hóa đến tay khách hàng.
Lĩnh vực ngành nghề nào phù hợp sử dụng phần mềm quản lý depot TacaSoft
Phần mềm quản lý Depot TacaSoft không chỉ giới hạn trong một ngành nghề cụ thể mà có thể áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Ngành Logistics và Vận tải
- Quản lý container và hàng hóa
- Quản lý kho bãi và tối ưu hóa không gian
- Giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển
Ngành Sản xuất
- Quản lý nguyên vật liệu và thành phẩm
- Đảm bảo quy trình sản xuất liên tục
- Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực
Ngành Năng lượng và Khai thác
- Quản lý tài sản và thiết bị
- Quản lý kho nhiên liệu và vật liệu khai thác
Ngành Hàng không
- Quản lý hàng hóa sân bay
- Quản lý phụ tùng máy bay
Ngành Thương mại điện tử và Phân phối
- Quản lý kho hàng phân phối
- Quản lý tồn kho đa kênh
- Tích hợp với hệ thống giao hàng
Lợi ích của giải pháp phần mềm quản lý Depot TacaSoft
- Theo dõi Container nâng cao: Cải thiện việc theo dõi container trong suốt vòng đời của chúng, đảm bảo khả năng hiển thị và kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn.
- Quy trình cuối tháng hiệu quả: Đơn giản hóa các hoạt động cuối tháng cho hoạt động lưu trữ và sửa chữa container, nâng cao độ chính xác và hiệu quả.
- Giảm thiểu giấy tờ và tự động hóa dữ liệu: Giảm thiểu công việc giấy tờ và quản lý dữ liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và nguồn lực đồng thời giảm thiểu sai sót.
- Khả năng báo cáo chi tiết: Truy cập các báo cáo mở rộng cho mọi dữ liệu, cho phép đưa ra quyết định sáng suốt và phân tích hiệu suất.
- Sự hài lòng của khách hàng được nâng cao: Tăng sự hài lòng của khách hàng thông qua việc cải thiện dịch vụ cung cấp và độ tin cậy, dẫn đến tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn
- Giải pháp thanh toán toàn diện: Đảm bảo quy trình thanh toán chính xác và toàn diện, tăng cường tính minh bạch và quản lý tài chính.
- Tính toán số kiểm tra tự động: Tự động tính toán số kiểm tra container để giảm thiểu lỗi và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong các giao dịch.
- Quy trình giao dịch liền mạch: Tạo điều kiện cho quy trình giao dịch diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao bạn nên triển khai phần mềm, hệ thống quản lý Depot?
Hệ thống quản lý depot là một trong những cơ sở hạ tầng chính cho bất kỳ hệ thống giao thông nào. Việc phát triển hệ thống quản lý depot bao gồm việc lập kế hoạch cơ sở hạ tầng với sự hiểu biết chi tiết hơn, để đảm bảo hiệu quả chức năng và hiệu suất của hệ thống. Điều này cũng đòi hỏi phải triển khai phần cứng và phần mềm tích hợp, cũng như các dịch vụ lập kế hoạch sẽ đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.
Làm thế nào để đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp
Các bước để đánh giá và lựa chọn DMS phù hợp
- Đánh giá nhu cầu kinh doanh: Xác định những thách thức và yêu cầu cụ thể của hoạt động nhiều kho của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định các tính năng và khả năng chính cần có trong DMS.
- Nghiên cứu các tùy chọn có sẵn: Khám phá các nhà cung cấp và giải pháp DMS khác nhau. Xem xét các yếu tố như chức năng, dễ sử dụng, hỗ trợ khách hàng và danh tiếng trong ngành.
- So sánh tính năng và giá cả: So sánh tính năng và giá cả của nhiều giải pháp DMS khác nhau. Tìm phần mềm mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, cân nhắc cả chi phí ngắn hạn và dài hạn.
Tìm hiểu thêm về các phần quản lý Depot tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý Depot của TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý mọi hoạt động từ hoạt động các dòng vận chuyển trong kho đến các hoạt động logistic bên ngoài,…..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro trong các bộ phận khác nhau cùng cùng đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
