Phần mềm quản lý mua hàng và chi phí giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình mua hàng

• Giải pháp quản lý mua hàng toàn diện giúp lãnh đạo nắm bắt trạng thái đơn hàng nhanh chóng, xử lý quy trình một cách hiệu quả, kiểm soát dòng tiền theo ngân sách và đưa ra quyết định chính xác hơn.
• Tăng năng suất lên đến 300%, giảm ngay 30% chi phí tồn kho, rút ngắn quy trình mua hàng và phê duyệt chỉ trong tích tắc. Tất cả đều được thực hiện một cách minh bạch, hiệu quả và đảm bảo chống thất thoát tối đa trên một nền tảng tiên tiến thiết kế riêng cho doanh nghiệp Việt.
• Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình mua hàng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh, cải thiện biên lợi nhuận mà không cần tăng giá

>>Trò chuyện trực tiếp với các chuyên gia của chúng tôi giúp khám phá những tiềm năng mới và giải quyết triệt để những thách thức trong quản lý mua hàng của các doanh nghiệp và tập đoàn lớn.

Chu kỳ mua sắm kéo dài đang làm chậm lại quá trình tăng trưởng của doanh nghiệp, nhiều nghiên cứu cho thấy rằng các quy trình mua sắm kém hiệu quả đang khiến doanh nghiệp “thiệt hại” gần 2 triệu đô mỗi năm! Đặc biệt với các doanh nghiệp và tập đoàn lớn tại Việt Nam, sở hữu mạng lưới chi nhánh và công ty con phân bổ rộng khắp, bài toán quản lý mua sắm lại phức tạp hơn nhiều đòi hỏi các tổ chức phải “gấp gáp” tối ưu hóa quy trình để đối phó với những thách thức lớn, giảm mức tổn thất xuống thấp nhất có thể.

Theo đó, các tổ chức hiện tại·không chỉ cần xử lý khối lượng nghiệp vụ mua hàng khổng lồ mà còn phải đối mặt với yêu cầu tiết giảm chi phí, kiểm soát quy trình chặt chẽ, và đảm bảo tính minh bạch. Thực tế, quy trình phê duyệt tại các tập đoàn lớn thường cồng kềnh, bị chi phối bởi các thủ tục thủ công và hàng loạt giấy tờ, dẫn đến chu kỳ xử lý đơn hàng kéo dài bất thường. Trong nhiều trường hợp, “độ trễ” xử lý một đơn hàng có thể kéo dài đến nửa năm, gây tắc nghẽn trong dòng chảy hoạt động kinh doanh.

Hậu quả của các hạn chế này không chỉ là sự kéo dài chu kỳ mua sắm mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất tài chính của doanh nghiệp. Quá trình chuyển đổi tiền mặt thành hàng hóa và dịch vụ bị gián đoạn, làm suy giảm năng lực vận hành và lợi nhuận. Đi cùng với bài toán về chi phí, nhiều minh chứng cho thấy, quy trình mua sắm không hiệu quả có thể làm giảm tới 65% năng suất và lợi nhuận dài hạn của doanh nghiệp, đồng thời gia tăng nguy cơ lãng phí nguồn lực và đánh mất lợi thế cạnh tranh. 

??Làm thế nào để tăng tốc quy trình mua hàng, rút ngắn thời gian xử lý đơn đặt hàng và nâng cao tốc độ của dòng thông tin cũng như dòng vận động vật chất, nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn mà vẫn duy trì được lợi thế tổ chức, biến “bộ máy lớn” thành sức mạnh thay vì trở thành gánh nặng trì trệ cản trở sự phát triển bền vững đang là bài toán khiến nhiều nhà quản lý trăn trở khi phải đối diện với những khó khăn lớn nhất:

• Lãnh đạo thường quá bận rộn với nhiều công việc cần giải quyết nhưng không thể đưa ra quyết định chính xác, ‘’ước lượng cầm chừng’’ do thiếu thông tin kịp thời về tình trạng đơn hàng, kế hoạch mua hàng, đánh giá nhà cung cấp, báo cáo phân tích… Những câu hỏi như “Đơn hàng đang ở đâu? Giá cả bao nhiêu? Lịch sử xử lý thế nào? Quy trình phê duyệt đã đến bước nào? Tài liệu đang ở đâu?”,Thanh toán ra sao, Thời điểm nào nên mua.. không được làm rõ, khiến việc kiểm soát quản lý trở nên rất khó khăn.
• Sử dụng quy trình thủ công làm tăng chi phí xử lý, kéo dài thời gian phê duyệt (đặc biệt khi quản lý đi công tác) và dễ xảy ra tình trạng mất mát hoặc thất lạc tài liệu, làm giảm hiệu quả quản lý tổng thể và khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều chi phí phát sinh không mong muốn. Ngoài ra, các mối quan hệ với nhà cung cấp có thể bị suy giảm do thanh toán trễ, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành dài hạn.
• Do không có phần mềm hỗ trợ, các phòng ban phải liên tục hỏi nhau hoặc tra cứu tài liệu thủ công, gây lãng phí thời gian và trì hoãn quá trình ra quyết định. Một đơn hàng thông thường có thể kèm theo nhiều tài liệu giấy rất dài, và mỗi khi cần thông tin, các bộ phận lại phải tra ngược về hội sở để kiểm tra. Điều này càng trở nên khó khăn hơn với các quy trình rườm rà và khối lượng tài liệu lớn từ cả đơn hàng nội bộ lẫn bên ngoài.
• Vận hành theo cách truyền thống khiến các bộ phận tham gia quản lý mua sắm dễ “quên’’ quy trình, nhập liệu trên Excel gây mệt mỏi tốn thời gian đặc biệt với các đơn hàng phức tạp hoặc dự án lớn. Điều này đôi khi dẫn đến việc dựa vào mối quan hệ cá nhân để đẩy nhanh tiến độ, gây “xói mòn” văn hóa doanh nghiệp.
• Xác định khoản chi có nằm trong ngân sách hay không là bước quan trọng trong quản lý mua hàng. Tuy nhiên, do thiếu bảng biểu đối chiếu rõ ràng, các bộ phận không thể kiểm soát chặt chẽ, buộc nhân viên phải đối soát ngoài hoặc chỉ biết.. “tin nhau.”
• Quy trình phê duyệt phức tạp: Các tập đoàn lớn thường phải trải qua nhiều bước phê duyệt từ các bộ phận khác nhau như tài chính, kế toán, kiểm soát, thu mua, IT,… Nếu có sai sót xảy ra, việc xác định bộ phận nào chịu trách nhiệm thậm chí thường gây nhiều tranh chấp lớn.
• Nhiều doanh nghiệp bị cuốn vào cuộc đua doanh số mà bỏ qua những thất thoát “ngầm,” làm ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động và hiệu quả kinh doanh. Tình trạng như nhà thầu “đi cửa sau” hoặc một số cá nhân trục lợi, lạm dụng quyền hạn xảy ra do thiếu kiểm soát chặt chẽ.
• Thiếu chuẩn hóa trong báo cáo: Các báo cáo và đơn hàng trước đây thường được viết theo ý kiến cá nhân mà chưa được chuẩn hóa về danh mục, vật liệu và chi phí liên quan. Điều này dẫn đến việc các đơn hàng không thể so sánh với nhau, từ đó không khai thác được hiệu quả chi phí và hiệu suất giữa các đơn hàng khác biệt.

Một chính sách mua sắm có “cấu trúc tốt” là chìa khóa cho sự phát triển của công ty. Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thức rõ điều này và đã đưa ra những quyết định có hệ thống nhằm áp dụng chiến lược quản lý mua sắm hiệu quả. Trung bình, mua sắm chiếm 60% doanh thu của các công ty toàn cầu. Quản lý chi tiêu và rộng hơn là các cam kết chi tiêu có thể trở thành động lực thực sự cho hiệu suất. Đó là lý do tại sao phần mềm mua sắm đang trở thành một công cụ thiết yếu để tối ưu hóa quản lý công ty trong những năm gần đây. 

Các nghiên cứu cũng ước tính rằng 70% chi phí hoạt động có thể được tự động hóa và quản lý bằng phần mềm mua hàng tốt.

Phát triển cùng xu thế toàn cầu, nhiều doanh nghiệp Việt đã triển khai các phần mềm chuyên dụng với kỳ vọng tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả đầu tư (ROI), bán hàng được tốt hơn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các hệ thống phần mềm hiện tại tuy được thiết kế  “chuẩn quốc tế” nhưng lại thường cứng nhắc, không phù hợp, thiếu tính linh hoạt trong việc điều chỉnh để đáp ứng với nhu cầu vận hành đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam, chưa tương thích với chế độ kế toán hay không hợp nhất với hệ thống dữ liệu hiện có. 

Bên cạnh đó, nhiều phần mềm khác còn hạn chế về khả năng bảo mật, thiếu các tính năng cảnh báo quan trọng và chưa đủ thông minh để tạo ra các báo cáo phân tích mua hàng chuyên sâu (“master data”) – vốn là công cụ cần thiết để hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định hiệu quả.

Để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức lớn, một hệ thống quản lý mua hàng tối ưu không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa quy trình mà còn phải đảm bảo tính linh hoạt, khả năng thích ứng cao với từng mô hình kinh doanh, và tính “động” trong triển khai. Một hệ thống lý tưởng cần tích hợp các công cụ quản lý hiện đại như phân tích chuyên sâu, báo cáo chuẩn hóa, quản lý nhà cung cấp hiệu quả và dự báo nhu cầu chính xác. Mục tiêu cốt lõi là giúp doanh nghiệp “mua vào giá rẻ, bán ra giá cao” đồng thời loại bỏ lãng phí và thất thoát trong các khâu trung gian.

Thấu hiểu những thách thức và nhu cầu của doanh nghiệp, TacaSoft phát triển giải pháp phần mềm quản lý mua hàng và chi phí toàn diện được thiết kế chuyên biệt trở thành ‘’trợ thủ đắc lực” cho các nhà quản lý doanh nghiệp Việt nhằm thúc đẩy hiệu quả của chiến lược mua hàng và góp phần triển khai các công nghệ mới.. Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua hàng và kiểm soát chi phí hiệu quả, mà còn mang lại sự linh hoạt, khả năng phân tích ra quyết định chuyên sâu, cùng năng lực dự báo chính xác với sự hỗ trợ của chuyên gia đầu ngành và công nghệ tiên tiến.

Tự động hóa quy trình mua sắm, quản lý quan hệ nhà cung cấp, kiểm soát chi phí, tạo điều kiện cho phân tích tài chính, theo dõi các chỉ số hiệu suất, v.v. Phần mềm mua sắm TacaSoft thực sự đóng góp vào năng suất kinh doanh , đặc biệt là nhờ vào khả năng tích hợp mở rộng, cắt giảm lãng phí, thời gian và nguồn lực.

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẬP TRUNG VÀ TỐI ƯU CHI PHÍ TacaSoft – GIẢI PHÁP ĐỘC QUYỀN DÀNH CHO DOANH NGHIỆP VIỆT VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang phụ thuộc vào bảng tính Excel hoặc các hệ thống cồng kềnh để quản lý mua hàng và chi tiêu mà vẫn không đạt kỳ vọng, đã đến lúc nâng cấp với TacaSoft – phần mềm quản lý mua hàng và chi phí chuyên nghiệp được thiết kế đặc biệt dành cho doanh nghiệp Việt. Được thiết kế độc quyền cho từng mô hình doanh nghiệp độc đáo tại Việt Nam, phần mềm không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế mà còn linh hoạt thích nghi với mọi ngành nghề, phương pháp mua sắm cũng như quy mô DN của bạn.

Phần mềm của chúng tôi đặc biệt phù hợp với các hoạt động bán lẻ phức tạp, cho phép cấu hình nhanh chóng và dễ dàng theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp. Với bộ tính năng thông minh và quy trình quản lý động toàn diện, không những đảm bảo giúp DN tăng năng suất mà còn nâng cao tính minh bạch và độ chính xác trong từng tiến trình mua hàng, TacaSoft giúp các doanh nghiệp bạn kiểm soát tự động các đơn hàng từ yêu cầu đến thanh toán chỉ trong một cú nhấp chuột. 

Phần mềm sẽ là nền tảng tuyệt vời cho phép người yêu cầu, quản lý, nhóm tài chính và bộ phận mua sắm, nhà cung cấp dễ dàng cộng tác, đồng thời hỗ trợ theo dõi thông tin về lựa chọn nhà cung cấp, hợp đồng, ngân sách và mức tiêu thụ và tính toán rủi ro logistics liên quan. Với hệ thống thông tin mua sắm mạnh mẽ tích hợp đồng nhất với phần mềm kế toán hiện tại của DN, TacaSoft giúp DN quản lý các cam kết chi tiêu minh bạch và đơn giản, cho phép xác thực đơn hàng theo real-time, dự báo và tối ưu hóa chi phí xử lý.

Đặc biệt nổi bật với khả năng tùy chỉnh linh hoạt các chức năng để phù hợp với nhu cầu vận hành cụ thể của doanh nghiệp, đi kèm bộ báo cáo chuẩn hóa và trợ lý AI thông minh, phần mềm sẽ không chỉ hỗ trợ lên ngân sách, kiểm soát chi phí mua hàng chặt chẽ mà còn nâng cao khả năng hiển thị dòng tiền, đảm bảo tối ưu hóa quy trình mua sắm và mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững với những lợi ích lớn đến từng đối tượng người dùng trong DN:

Lợi ích của phần mềm quản lý mua hàng và chi phí TacaSoft

“Giải pháp đồng hành cùng CEO, quản lý mua hàng cùng đội ngũ thúc đẩy kinh doanh, tạo ra giá trị cho toàn bộ tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình mua sắm.

CEO & Quản lý mua hàng

Bằng cách loại bỏ nhầm lẫn và trì trệ, phần mềm rút ngắn hoàn toàn thời gian từ khâu đặt hàng đến nhận hàng, tự động hóa quy trình mua sắm mang lại sự minh bạch và kiểm soát toàn diện, phần mềm giúp ban lãnh đạo quản lý hoạt động mua hàng và rộng hơn là các quy trình hoạt động của công ty. Chỉ với vài cú nhấp chuột, CEO sẽ nắm trong tay bức tranh toàn cảnh: trạng thái mua hàng, tình hình tồn kho, nguồn cung, quản lý chất lượng và nhiệm vụ của đội ngũ,vv – tất cả đều được theo dõi theo thời gian thực. Đồng thời theo dõi ngân sách thực tế của doanh nghiệp, kiểm soát quy trình mua sắm một cách chặt chẽ, dễ dàng xác định những điểm nào đang gặp khó khăn hoặc chậm trễ, từ đó có biện pháp thúc đẩy, đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.. Phần mềm mua hàng cũng cho phép nhà quản lý nhắm mục tiêu vào tất cả các lĩnh vực cần cải thiện trong chính sách mua hàng của tổ chức bạn : tỷ lệ dịch vụ, chính sách chất lượng, mục tiêu CSR, v.v.

Cụ thể, phần mềm mua hàng TacaSoft báo cáo dữ liệu chi tiêu theo thời gian thực, giúp bất kỳ nhà lãnh đạo hoặc nhóm nào trong tổ chức dễ dàng hơn nhiều trong việc:

• Truy cập dữ liệu chi tiêu mới nhất ngay khi cần để cập nhật dự báo
• Kiểm toán các mô hình chi tiêu trong quá khứ để xác định các lĩnh vực cần cải thiện
• Báo cáo nhanh chóng cho ban lãnh đạo, nhà đầu tư và Hội đồng quản trị về ngân sách so với thực tế
• Xác định xu hướng theo vị trí, nhà cung cấp, người, tài khoản hoặc dự án
• Dự đoán và tận dụng các xu hướng, chẳng hạn như chiết khấu của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tối ưu
• Theo dõi chi tiêu quá mức và chuyển hướng sang các sáng kiến ​​thúc đẩy tăng trưởng
• Phân tích thời gian chu kỳ mua hàng và xác định điểm nghẽn

Dữ liệu minh bạch và báo cáo chi tiết từ phần mềm cũng giúp tạo ra một môi trường giao tiếp rõ ràng giữa các phòng ban, giảm thiểu xung đột và hiểu lầm trong quá trình phê duyệt và thực hiện các đơn hàng. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn tạo ra văn hóa làm việc tích cực trong tổ chức, nơi mà mọi người có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả mà không phải lo lắng về những xung đột không cần thiết.

Ngoài ra, còn có những giải pháp vượt xa quản lý mua sắm. Các chương trình tiên tiến hơn có thể cung cấp cho bạn thông tin về các nhà cung cấp, cho phép bạn phát hành lời mời thầu trực tuyến, đặt hàng trực tuyến, vì phần mềm mua sắm thường đi kèm với danh mục phong phú, đầy đủ với tất cả các chi tiết của từng mặt hàng. 

Nhân viên mua hàng

1. Quy trình phê duyệt tự động:
   Phần mềm loại bỏ những quy trình thủ công rườm rà, tự động định tuyến các yêu cầu đến đúng người, giúp tránh tình trạng không thể phê duyệt dẫn đến việc đơn hàng bị trả lại.
2. Theo dõi tình trạng hàng hóa:

• Phần mềm cung cấp thông tin chi tiết về vị trí và trạng thái của hàng hóa. Nhân viên không cần phải liên hệ từng phòng ban để tra cứu, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.

• Giảm thời gian dành cho việc quản lý nhà cung cấp, xử lý giấy tờ, theo dõi đơn hàng và hóa đơn của nhà cung cấp, v.v.
• Tăng năng suất các nhiệm vụ vận hành tốn nhiều thời gian nhất được tự động hóa để thay thế các nhiệm vụ có giá trị gia tăng,
• Cung cấp thông tin chất lượng tốt hơn ,
• Khả năng truy xuất nguồn gốc và quản lý rủi ro tốt hơn 
• Kiểm soát hàng tồn kho và tình huống hết hàng,
• Xử lý nhanh hơn các tập tin mua hàng,
• Chính sách mua sắm chiến lược phù hợp với yêu cầu của nhà cung cấp

3. Thông tin liên thông:
   Trước đây, khi sử dụng hệ thống nội bộ riêng lẻ, nhân viên không thể truy cập thông tin liên quan giữa các phòng ban, dẫn đến mất thời gian hỏi thông tin thủ công. Hiện nay, với phần mềm tích hợp, mọi thông tin đều được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống, giúp nhân viên dễ dàng truy xuất thông tin về tình trạng đơn hàng và tiến độ xử lý.

Kế toán, Tài chính, Kiểm soát

1. Kiểm soát ngân sách:
   Phần mềm hỗ trợ kế toán kiểm tra nhanh chóng và chính xác các khoản chi tiêu so với ngân sách đã được phê duyệt. Điều này giúp đảm bảo mọi khoản chi đều tuân thủ kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
2. Đối chiếu chi tiết:
   Báo cáo từ phần mềm cung cấp thông tin chi tiết về từng khoản chi phí. Kế toán có thể dễ dàng đối chiếu dữ liệu nội bộ với các nguồn bên ngoài, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
3. Tự động hóa quy trình thu mua:
   Phần mềm tự động hóa các bước ghi nhận và xử lý chi phí liên quan đến thu mua, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình ghi chép nhập liệu. Điều này hỗ trợ kế toán trong việc quản lý chi tiêu và lập báo cáo tài chính một cách hiệu quả, tránh sai sót.
4. Tăng cường khả năng lập kế hoạch:
   Kế toán có thể theo dõi và phân tích chi phí theo từng đơn hàng, giúp cải thiện việc dự báo và lập kế hoạch ngân sách. Dữ liệu chi tiết cũng hỗ trợ việc xây dựng các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.

Các phòng ban khác (có nhu cầu mua hàng)

1. Yêu cầu minh bạch và rõ ràng:
   Phần mềm cho phép các phòng ban đưa ra yêu cầu mua hàng và nhận được giải trình trách nhiệm một cách rõ ràng. Nhờ đó, họ không cần phải hỏi han nhiều về vị trí hay tình trạng của hàng hóa.
2. Thông tin tập trung:
   Tất cả thông tin liên quan đến đơn hàng, từ yêu cầu mua đến trạng thái giao hàng, đều được lưu trữ tập trung trên hệ thống duy nhất. Nhân viên các phòng ban có thể dễ dàng truy cập, tra cứu mà không mất thời gian tìm kiếm thông tin qua nhiều kênh khác nhau.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng và chi phí TacaSoft

Bất kỳ ai tham gia vào quy trình mua sắm — giám đốc điều hành, nhóm tài chính, kế toán, nhóm mua sắm, nhân viên của DN— đều được hưởng lợi từ phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft. Hệ thống loại bỏ các quy trình dựa trên giấy tờ và cung cấp cho người dùng các công cụ, quy trình hiện đại và dữ liệu DN cần để tiết kiệm thời gian và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu giúp thúc đẩy tăng trưởng và hoàn thiện ngăn xếp công nghệ tài chính của bạn .

Quản lý mua hàng và chi phí

Mô-đun này giúp quản lý toàn bộ quy trình mua hàng, từ yêu cầu mua sắm, xử lý RFQ (yêu cầu báo giá), đặt hàng, theo dõi tiến độ, đến phê duyệt hóa đơn.

 Hệ thống cho phép theo dõi chi tiêu theo thời gian thực, cung cấp thông tin chi tiết về trạng thái ngân sách, chi tiêu và các giao dịch tài chính liên quan. Ngoài ra, công cụ còn hỗ trợ phân tích chi phí, giúp tối ưu hóa chi tiêu dựa trên nhà cung cấp, danh mục sản phẩm và dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát ngân sách hiệu quả, tăng tính minh bạch và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

• Xác thực yêu cầu mua hàng, RFQ và đơn đặt hàng
• Khả năng hiển thị tiến độ mua hàng theo thời gian thực
• Tập trung dữ liệu có liên quan
• Xác thực hóa đơn và thanh toán
• Theo dõi và kiểm soát ngân sách theo thời gian thực
• Khả năng hiển thị và theo dõi các cam kết
• Quản lý tuân thủ nhà cung cấp
• Lịch sử theo dõi và trao đổi
• Cổng thông tin nhà cung cấp tích hợp
• Theo dõi trạng thái hàng sản xuất
• Quản lý đơn đặt hàng và hợp đồng, Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý nguồn lực dịch vụ

Cấu hình quy trình xử lý động

Với tính năng cấu hình quy trình xử lý động, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các bước xử lý mua sắm theo nhu cầu riêng, từ phê duyệt yêu cầu, gửi đơn hàng, đến đối chiếu hóa đơn. Quy trình này được tích hợp luồng công việc thông minh, tự động hóa các bước xử lý dựa trên điều kiện cụ thể như ngưỡng giá trị, loại mặt hàng hoặc nhà cung cấp. Hệ thống còn cung cấp khả năng theo dõi và kiểm soát theo thời gian thực, giúp người dùng nhận thông báo khi có thay đổi hoặc vấn đề phát sinh. Điều này đảm bảo quy trình mua sắm luôn tuân thủ chính sách công ty, giảm thời gian xử lý và cải thiện độ chính xác.

• Dễ sử dụng
• Xử lý thanh toán
• Giao diện và quyền truy cập có thể tùy chỉnh
• Phê duyệt thông minh qua Mobile, Web app

Cấu hình Email – Notification

Mô-đun cấu hình Email – Notification tự động hóa việc gửi thông báo khi có các sự kiện quan trọng như yêu cầu phê duyệt, trạng thái giao hàng hoặc hóa đơn đến hạn. Doanh nghiệp có thể cá nhân hóa nội dung thông báo và thiết lập đối tượng nhận thông báo theo từng vai trò trong hệ thống. Hệ thống hỗ trợ thông báo đa kênh, bao gồm email, SMS, hoặc tích hợp ứng dụng chat nội bộ. Nhờ đó, người dùng luôn kịp thời nắm bắt thông tin quan trọng, giảm thiểu sai sót hoặc trì hoãn do thiếu liên lạc.

Phân hệ quản trị hệ thống

Phân hệ quản trị hệ thống cho phép quản lý người dùng và phân quyền một cách chi tiết, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Hệ thống hỗ trợ cấu hình linh hoạt các mô-đun, cài đặt chính sách bảo mật và cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, nhật ký hoạt động được lưu trữ và theo dõi, giúp ghi nhận lịch sử truy cập, chỉnh sửa và thực hiện các hành động trong hệ thống. Điều này tăng cường tính bảo mật, hỗ trợ quản lý hệ thống tập trung và hiệu quả hơn.

Hệ thống báo cáo, thống kê

Hệ thống báo cáo cung cấp các báo cáo động và đa dạng, bao gồm chi tiêu, hiệu suất nhà cung cấp, thời gian chu kỳ đơn hàng và tuân thủ ngân sách. Doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên thông tin thực tế. Báo cáo cũng có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu, phục vụ từng phòng ban hoặc mục tiêu kinh doanh cụ thể. Tính năng này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi các KPI và đánh giá hiệu suất hoạt động.

• Tạo báo cáo toàn diện về hiệu suất mua sắm ( chi phí cho mỗi đơn hàng, hiệu quả của nhà cung cấp, mức tồn kho và thời gian chu kỳ đơn hàng). 
• Xác định xu hướng, phát hiện ra tình trạng kém hiệu quả và hiểu sâu hơn về các hoạt động mua sắm.
• Phân tích dữ liệu có sẵn để đưa ra các chiến lược trong khi vẫn theo dõi xu hướng thị trường.
• Dự báo, dự đoán biến động nhu cầu và lường trước các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh, đảm bảo nhóm mua sắm của DN có thể đi trước một bước.

Tích hợp phần mềm kế toán

Tính năng tích hợp phần mềm kế toán cho phép kết nối dữ liệu giữa hệ thống mua sắm và các phần mềm kế toán phổ biến như SAP, QuickBooks hoặc ERP. Mô-đun này tự động đồng bộ hóa hóa đơn, đơn hàng và thanh toán, giảm thiểu sai sót trong quá trình đối chiếu và kiểm tra số dư. Hệ thống hỗ trợ tự động hóa quy trình đối chiếu số liệu, đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong các giao dịch tài chính. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả xử lý và giảm gánh nặng nhập liệu thủ công.

• Kết nối ERP & phần mềm kế toán

• Chuyển dữ liệu tự động

• Kết nối API cho tất cả các mô-đun của chúng tôi

>> Tích hợp TacaSoft vào tất cả các công cụ của bạn

Tại sao lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý mua hàng và chi phí TacaSoft?

1.Đội ngũ triển khai xuất sắc bao gồm các chuyên gia và coder hàng đầu

Thế mạnh về năng lực chuyên môn là đội ngũ chuyên gia tư vấn và đội ngũ chuyên gia triển khai giàu kinh nghiệm tại các doanh nghiệp lớn và tập đoàn đa quốc gia. Chúng tôi có các ‘’chiến binh’’ cao cấp về chuyên môn, chuyên sâu về công nghệ và sản phẩm. Họ đã chinh chiến tại các doanh nghiệp từ Việt Nam đến nước ngoài, có đủ khả năng triển khai giải pháp thực tiễn đáp ứng nhu cầu, đặc thù của doanh nghiệp.

2.Đưa chuyên viên cao cấp thực thi, hỗ trợ ngay tại doanh nghiệp, cam kết 100% triển khai thành công.

TacaSoft thực hiện triển khai và hỗ trợ trực tiếp ngay tại doanh nghiệp, đảm bảo triển khai thành công. Chúng tôi cung cấp các báo cáo đánh giá hiệu quả định kỳ, phân tích và giảm thiểu rủi ro, đồng thời hỗ trợ mở rộng, tối ưu và nâng cấp phần mềm để đáp ứng sự phát triển không ngừng của doanh nghiệp.

3.Cam kết chất lượng giải pháp

• Cam kết tư vấn chuyên sâu và đồng hành xuyên suốt quá trình triển khai, chuyển giao và ứng dụng phần mềm.
• Tư vấn lựa chọn, customise phần mềm quản lý mua hàng và chi phí phù hợp với đặc thù
• Tư vấn chuẩn hóa bộ máy mua hàng chuyên sâu theo ngành trước khi chuyển đổi
• Đảm bảo chuyên viên luôn có mặt trực tiếp, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 cam kết giải pháp đạt hiệu quả 100% thành công
• Cam kết cung cấp các tính năng và dữ liệu chính xác, tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định liên quan đến công nghệ quản lý
• Cam kết tối ưu và triển khai giải pháp hiệu quả đúng thời gian và trong ngân sách.
• Đảm bảo sự nhất quán, độ tin cậy và bảo mật trong việc xử lý thông tin và dữ liệu
• Có trách nhiệm nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu và phản hồi mới của khách hàng
• Đảm bảo khả năng tích hợp và mở rộng nhằm đáp ứng được các yêu cầu quản lý mới trong thị trường biến động

4.Dịch vụ bảo hành và hỗ trợ toàn diện

TacaSoft cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp không chỉ trong quá trình triển khai mà còn suốt vòng đời sử dụng phần mềm. Đội ngũ chuyên viên luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7, đảm bảo bảo mật dữ liệu tối đa và thực hiện bảo trì, cập nhật hệ thống nhanh chóng, hiệu quả.

5.Hỗ trợ và đào tạo nhân sự

Chúng tôi không chỉ cung cấp giải pháp phần mềm mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng công cụ. Các chương trình đào tạo chuyên sâu hỗ trợ nhân sự hòa nhập nhanh chóng, phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị của phần mềm.

Quy trình triển khai phần mềm quản lý tài chính – kế toán TacaSoft

Quy trình thực hiện bài bản, chuyên sâu theo ngành, và phù hợp với mục tiêu sử dụng của từng doanh nghiệp.

B1. Khảo sát hiện trạng, tư vấn giải pháp theo từng ngành

B2. Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn

B3. Phân tích yêu cầu, phân tích thiết kế hệ thống

B4. Phát triển chỉnh sửa hệ thống

B5. Triển khai( Cài đặt, đào tạo) & Vận hành thử

B6: Go – live ( Đưa hệ thống vào sử dụng)

B7: Nghiệm thu hệ thống, Bảo hành và Đào tạo

‘’Một quy trình mua sắm thủ công, thiếu kiểm soát có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với sai sót, lãng phí ngân sách, xói mòn văn hóa DN và bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chi phí. Hãy bắt đầu với phần mềm quản lý mua hàng và chi phí của chúng tôi ngay hôm nay để tự động hóa quy trình, tối ưu ngân sách và tăng cường hiệu suất toàn diện. Giải pháp của chúng tôi sẽ giúp bạn tự động hóa kiểm soát mua hàng hoàn toàn, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và đưa ra quyết định chiến lược, đảm bảo thành công bền vững cho doanh nghiệp!

TacaSoft,