Quản lý kho hàng là trái tim của hoạt động thương mại và kinh doanh
Hiện nay, hơn bao giờ hết, các nhà bán buôn, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) và đơn vị vận chuyển đang phải chịu áp lực phải hoàn thành và giao các đơn hàng đa kênh với tốc độ nhanh. Doanh số thương mại điện tử cũng tăng vọt. Chỉ tính riêng năm 2019, Statista báo cáo rằng doanh số bán lẻ trực tuyến của Hoa Kỳ đạt 343,15 tỷ đô la Mỹ – và dự kiến sẽ đạt gần 476,5 tỷ đô la vào năm 2024. Trong khi doanh số trực tuyến và kỳ vọng về dịch vụ vận chuyển nhanh đang tăng lên, thì nguồn lao động lại đang thu hẹp. Và cho đến khi đại dịch COVID-19 bùng phát vào giữa tháng 3 năm 2020, tỷ lệ thất nghiệp thấp đã khiến việc tìm kiếm nhân viên kho trở nên khó khăn.
Vậy nên, hệ thống quản lý kho hàng WMS đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động thực hiện năng động trên nhiều ngành công nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu tổng quan về hệ thống WMS quan trọng này và đưa ra các lợi ích mà doanh nghiệp bạn có thể quan tâm.
Mặc dù quản lý hoạt động kho là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể triển khai hiệu quả các quy trình này. Dưới đây là một số thách thức mà nhiều doanh nghiệp có thể đang phải đối mặt.
Thiếu chính xác trong theo dõi hàng tồn kho: Các hệ thống quản lý hàng tồn kho truyền thống phụ thuộc nhiều vào các quy trình thủ công, như ghi chép hoặc nhập liệu bằng tay, dễ dẫn đến sai sót. Điều này có thể gây ra việc thừa hoặc thiếu hàng tồn kho, ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Khó khăn trong việc dự báo nhu cầu: Các phương pháp truyền thống thường thiếu khả năng phân tích dữ liệu lớn để dự đoán nhu cầu trong tương lai. Do đó, các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch mua hàng hoặc sản xuất hợp lý, dẫn đến tồn kho dư thừa hoặc không đủ hàng để đáp ứng nhu cầu.
Chi phí lưu trữ cao: Việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả thường dẫn đến việc tồn kho quá nhiều, gây ra chi phí lưu trữ cao như thuê kho bãi, bảo quản hàng hóa và bảo hiểm. Điều này làm tăng tổng chi phí hoạt động và ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Thời gian phản hồi chậm: Trong hệ thống truyền thống, khi có sự biến động về nhu cầu hoặc nguồn cung, việc điều chỉnh và cập nhật lượng hàng tồn kho có thể diễn ra chậm, do phải dựa vào quy trình thủ công. Điều này có thể làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong việc cung ứng hàng hóa nhanh chóng.
Mất mát và hư hỏng hàng hóa: Hàng tồn kho không được kiểm soát chặt chẽ sẽ dễ bị mất mát do trộm cắp hoặc hư hỏng trong quá trình lưu trữ. Điều này ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa và làm tăng chi phí bổ sung.
Do đó, để giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các hoạt động kho bãi, tích hợp hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ là một giải pháp tuyệt vời để giải quyết những thách thức này.
WMS, hay hệ thống quản lý kho, là phần mềm giúp các công ty quản lý và kiểm soát các hoạt động kho hàng hàng ngày, từ thời điểm hàng hóa và vật liệu vào trung tâm phân phối hoặc hoàn thiện đơn hàng cho đến thời điểm chúng rời đi. Hệ thống phần mềm WMS là thành phần chính của quản lý chuỗi cung ứng và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực vào toàn bộ hàng tồn kho của công ty, trong kho và trong quá trình vận chuyển.
Ngoài việc quản lý hàng tồn kho, WMS còn cung cấp các công cụ cho quy trình chọn và đóng gói, sử dụng tài nguyên, phân tích, v.v.
Một hệ thống WMS tốt có thể giúp hợp lý hóa mọi khía cạnh của quản lý kho – từ quy trình tiếp nhận, cất giữ, chọn, đóng gói và vận chuyển đến theo dõi và bổ sung hàng tồn kho. Và nó tổ chức tất cả các hoạt động này từ một giao diện duy nhất. Hệ thống quản lý kho cũng tích hợp với các công cụ khác, bao gồm các công cụ cơ bản như quét mã vạch và dán nhãn RFID, robot tiên tiến hơn và thiết bị đeo thực tế tăng cường (AR) và các giải pháp quan trọng khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý vận tải (TMS), ERP và phần mềm hậu cần.
Quản lý không gian và bố trí
Tối ưu hóa hàng tồn kho
Quản lý đơn hàng
Quản lý lực lượng lao động và hiệu suất
Quản lý nhà cung cấp và khách hàng
Quản lý vận chuyển và vận tải hàng hóa
Quản lý nhiều kho
Phân tích và Báo cáo
Khi tiếp nhận sản phẩm, WMS tạo ra các tác vụ để dỡ hàng, in nhãn kho phù hợp và hướng dẫn công nhân đến các vị trí lưu trữ được chỉ định. Nó tối ưu hóa quy trình cất hàng bằng cách xác định các vị trí phù hợp dựa trên các thuộc tính sản phẩm và tính khả dụng của kho. Quy trình quản lý kho tích hợp với xe tự hành (AGV) để di chuyển vật liệu, hệ thống băng tải để chuyển hàng nhanh chóng và hệ thống mã vạch để theo dõi chính xác.
Các công cụ đề xuất nâng cao xác định các chiến lược chọn hàng tối ưu dựa trên đặc điểm đơn hàng và cách bố trí kho. Các đường dẫn chọn hàng thông minh và hệ thống định tuyến có thể hướng dẫn người chọn hàng đến các sản phẩm có liên quan, giảm lỗi và sai sót. Nó có thể giao tiếp với các hệ thống quản lý vận tải và hãng vận tải để mua giá cước chính xác và phối hợp vận chuyển.
Hệ thống quản lý kho trong hậu cần hoạt động như một tháp điều khiển với góc nhìn 360 độ về mọi hoạt động của kho. Nó cho phép người quản lý giám sát, xác định và giải quyết các điểm nghẽn và ngoại lệ một cách tập trung. Các nền tảng phân tích tiên tiến, công cụ trực quan hóa bảng điều khiển thời gian thực và hệ thống cảnh báo giúp xử lý các hoạt động kho một cách đặc biệt, cả về mặt quản lý và thực hiện.
Tích hợp WMS cung cấp một trung tâm để quản lý và kiểm soát các thiết bị tự động và robot trong kho, từ robot di động tự động (AMR) đến băng chuyền phân loại. Tích hợp IoT để giám sát thiết bị theo thời gian thực có thể theo dõi tập trung tình trạng thiết bị và lên lịch bảo trì phòng ngừa. AMR hoạt động song song với nhân viên kho để giảm thiểu lỗi và tăng năng suất theo cấp số nhân.
Việc đưa robot và các thiết bị tự động như băng chuyền, AS/RS và máy bay không người lái vào sử dụng cũng có thể cải thiện sự an toàn và điều kiện làm việc cho lực lượng lao động, giảm các trường hợp kiệt sức, mệt mỏi hoặc tai nạn tại nơi làm việc.
Hệ thống quản lý kho (WMS) là một ứng dụng phần mềm giúp tối ưu hóa hoạt động của kho, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, chọn hàng, đóng gói, vận chuyển và tiếp nhận. Tuy nhiên, WMS không thể hoạt động độc lập. Nó cần tích hợp với các hệ thống khác cung cấp dữ liệu và chức năng cần thiết cho kho và chuỗi cung ứng.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một ứng dụng phần mềm quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi của một tổ chức, chẳng hạn như kế toán, bán hàng, mua sắm, sản xuất và nguồn nhân lực. WMS cần tích hợp với hệ thống ERP để đồng bộ hóa dữ liệu về hàng tồn kho, đơn hàng, hóa đơn và lô hàng. Điều này đảm bảo rằng kho có thông tin chính xác và theo thời gian thực về mức tồn kho, nhu cầu và tính khả dụng của sản phẩm. Nó cũng giúp tránh lỗi, sự chậm trễ và sự khác biệt trong hồ sơ tài chính và hoạt động.
Hệ thống quản lý vận tải (TMS) là một ứng dụng phần mềm giúp lập kế hoạch, thực hiện và giám sát việc di chuyển hàng hóa từ kho đến khách hàng hoặc các điểm đến khác. WMS cần tích hợp với hệ thống TMS để phối hợp vận chuyển và giao hàng cho các đơn hàng. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển, tuyến đường và lịch trình, cũng như theo dõi tình trạng và vị trí của các lô hàng. Nó cũng giúp tuân thủ các quy định và yêu cầu của bên vận chuyển và khách hàng.
Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là một ứng dụng phần mềm cho phép trao đổi các tài liệu và dữ liệu chuẩn hóa giữa các tổ chức và hệ thống khác nhau. WMS cần tích hợp với hệ thống EDI để giao tiếp với các đối tác bên ngoài, chẳng hạn như nhà cung cấp, khách hàng và đơn vị vận chuyển.
Điều này giúp tự động hóa các giao dịch, chẳng hạn như đơn đặt hàng, hóa đơn, thông báo vận chuyển và xác nhận. Nó cũng giúp cải thiện tốc độ, độ chính xác và bảo mật của việc trao đổi dữ liệu.
Hệ thống mã vạch là một ứng dụng phần mềm tạo và đọc các mã duy nhất để xác định sản phẩm, địa điểm và giao dịch trong kho. WMS cần tích hợp với hệ thống mã vạch để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định và theo dõi hàng tồn kho và đơn hàng. Điều này giúp giảm việc nhập dữ liệu thủ công, lỗi và thất lạc, cũng như tăng hiệu quả và năng suất của nhân viên kho. Nó cũng giúp cung cấp khả năng hiển thị và truy xuất nguồn gốc hàng tồn kho và đơn hàng.
Hệ thống nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) là một ứng dụng phần mềm sử dụng sóng điện từ để truyền và nhận dữ liệu được lưu trữ trong các thẻ gắn vào sản phẩm, địa điểm và giao dịch trong kho. WMS cần tích hợp với hệ thống RFID để tăng cường khả năng nhận dạng và theo dõi hàng tồn kho và đơn hàng.
Điều này giúp khắc phục những hạn chế của hệ thống mã vạch, chẳng hạn như nhu cầu quét theo đường ngắm, khả năng dễ bị hư hỏng và dung lượng lưu trữ thấp. Nó cũng giúp cung cấp dữ liệu chính xác và theo thời gian thực về hàng tồn kho và đơn hàng.
Hệ thống Internet vạn vật (IoT) là một ứng dụng phần mềm kết nối và thu thập dữ liệu từ các thiết bị và cảm biến được nhúng trong sản phẩm, vị trí và giao dịch trong kho. WMS cần tích hợp với hệ thống IoT để tận dụng dữ liệu và thông tin chi tiết từ các thiết bị và cảm biến. Điều này giúp theo dõi và kiểm soát các điều kiện môi trường, chẳng hạn như nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng, cũng như phát hiện và ngăn ngừa các vấn đề, chẳng hạn như hư hỏng, trộm cắp và hư hỏng. Nó cũng giúp tối ưu hóa bố cục kho, quy trình làm việc và hiệu suất.
Một hệ thống quản lý kho kỹ thuật số mạnh mẽ là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào có hàng tồn kho trong tay – và có thể giúp tiết kiệm tiền và đạt được hiệu quả mới trong nhiều lĩnh vực. Những lợi ích hàng đầu của hệ thống WMS là:
Cải thiện hiệu quả hoạt động: Hệ thống WMS tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kho từ biên lai đến giao hàng – để cải thiện hiệu quả, hoạt động trơn tru hơn và khả năng xử lý khối lượng lớn hơn. Chúng giúp giảm lỗi khi chọn và vận chuyển hàng hóa và loại bỏ công việc trùng lặp và không cần thiết. WMS cũng chia sẻ dữ liệu với các hệ thống quản lý ERP và vận tải, mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện vượt ra ngoài kho của bạn và giúp đẩy nhanh quá trình di chuyển hàng hóa.
Giảm lãng phí và chi phí: Phần mềm WMS có thể xác định mặt hàng nào cần được chọn trước hoặc mặt hàng nào có thể cần thúc đẩy bán hàng để giảm thiểu lãng phí. Nó cũng có thể giúp bạn xác định cách sử dụng không gian kho hiệu quả nhất, từ việc sắp xếp hàng tồn kho đến các tuyến đường di chuyển tối ưu.
Một số hệ thống cung cấp mô phỏng nâng cao để tạo sơ đồ mặt bằng và đặt pallet, kệ và thiết bị ở những vị trí tốt nhất để chạy ở hiệu suất cao nhất và tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực: Sử dụng mã vạch, gắn thẻ RFID, cảm biến hoặc các phương pháp theo dõi vị trí khác, hệ thống WMS cung cấp cho bạn thông tin chi tiết theo thời gian thực về hàng tồn kho khi chúng di chuyển vào kho, xung quanh kho và đến địa điểm tiếp theo
Quản lý lao động được cải thiện: WMS có thể giúp bạn dự báo nhu cầu lao động, lập lịch trình, tối ưu hóa thời gian di chuyển trong kho và phân công đúng nhiệm vụ cho đúng nhân viên dựa trên trình độ kỹ năng, khoảng cách và các yếu tố khác.
Một hệ thống WMS tốt cũng có thể hỗ trợ nâng cao tinh thần của nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường thoải mái, có tổ chức và an toàn hơn, nơi người lao động cảm thấy thời gian của họ được trân trọng và được sử dụng một cách khôn ngoan.
Mối quan hệ tốt hơn giữa khách hàng và nhà cung cấp: Với WMS, khách hàng được cải thiện việc hoàn thành đơn hàng, giao hàng nhanh hơn và ít sai sót hơn, làm tăng sự hài lòng và lòng trung thành của họ và cải thiện danh tiếng thương hiệu của bạn. Các nhà cung cấp cũng có thể trải nghiệm thời gian chờ đợi giảm tại các bến tàu và bến xếp hàng, để cải thiện mối quan hệ.
Theo một cuộc khảo sát gần đây, hơn 40% số người được hỏi đang ưu tiên chuyển đổi chuỗi cung ứng của họ. Để đáp ứng các mô hình mua sắm, kênh và kỳ vọng của khách hàng đang thay đổi – và để bắt kịp với các thị trường đang phát triển và những gián đoạn mới – các công ty cần các công nghệ kho thông minh, từ AI và máy học đến rô-bốt tự động.
Tự động hóa kho: Các quy trình và luồng công việc kho có thể được hợp lý hóa thông qua tự động hóa bao gồm thu thập dữ liệu, mã vạch, quét, chọn và đóng gói, vận chuyển và theo dõi hàng tồn kho. Tự động hóa này giúp hoạt động hiệu quả hơn nhiều và mở rộng theo nhu cầu thay đổi. Nó cũng cắt giảm các lỗi của con người như nhập sai địa chỉ giao hàng hoặc SKU.
Công nghệ chọn bằng giọng nói: Chọn bằng giọng nói cho phép người vận hành thực hiện các nhiệm vụ và giao tiếp khi chúng đã hoàn thành mà không cần phải sử dụng giấy hoặc tay và mắt. Người vận hành sử dụng thiết bị chọn bằng giọng nói, thường là tai nghe giọng nói hoặc thiết bị đầu cuối chuyên dụng giọng nói, để nhận hướng dẫn bằng giọng nói từ hệ thống WMS về vị trí và thời điểm chọn các đơn hàng đến.
Người lao động có thể sử dụng ngôn ngữ hàng ngày để gửi thông tin cập nhật theo thời gian thực đến hệ thống kho bãi, bao gồm cả thời điểm hoàn thành các lô hàng.
AI và Internet vạn vật (IoT) trong quản lý kho: Cảm biến IoT cung cấp dữ liệu và AI có thể phân tích dữ liệu đó và đưa ra các dự đoán nâng cao mà trước đây không thể thực hiện được. Hai công nghệ này hoạt động song song với nhau để giúp các công ty chuyển sang mô hình kho bãi theo nhu cầu.
Dữ liệu IoT chảy vào WMS từ vô số vị trí, bao gồm từ thiết bị xử lý vật liệu như băng tải, điện thoại thông minh và thiết bị cầm tay, đèn hiệu vô tuyến thụ động, RFID, v.v. Các hệ thống AI lấy dữ liệu này và chuyển đổi thành thông tin chi tiết hữu ích, chẳng hạn như xu hướng, mô hình dự đoán.
Robot kho: Bằng cách sử dụng kết hợp các cảm biến video, âm thanh, nhiệt và xúc giác, robot có thể đo nhiệt độ môi trường xung quanh và thậm chí cảm nhận được cảm ứng. Nếu tích hợp được hỗ trợ, phần mềm WMS sẽ chỉ đạo các hoạt động của chúng. Ví dụ, xe tự hành (AGV) sử dụng đường ray hoặc dải từ để vận chuyển hàng tồn kho quanh kho, trong khi rô-bốt di động tự động (AMR) dựa vào cảm biến, máy tính và bản đồ trên bo mạch để điều hướng kho và định tuyến lại khi cần.
AMR có thể xác định thông tin trên các gói hàng để hỗ trợ phân loại và kiểm tra hàng tồn kho. Và các hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS) có thể lưu trữ và truy xuất các mặt hàng với sự hỗ trợ của phần mềm chỉ đạo hoạt động của chúng. Chúng có thể ở dạng xe đưa đón, cần cẩu hoặc thậm chí là rô-bốt leo trèo.
Ứng dụng thực tế tăng cường và thực tế ảo: Công nghệ thực tế tăng cường (AR) bao gồm việc sử dụng máy ảnh để chụp môi trường thực, chẳng hạn như lối đi trong nhà kho, sau đó phủ các hướng dẫn hoặc thông tin lên môi trường đó – trên thiết bị di động. Ví dụ, kính thông minh AR cho phép người vận hành thực hiện các nhiệm vụ mà không cần dùng tay.
Các ứng dụng này có thể lập bản đồ tuyến đường, hiển thị vị trí các thùng hàng, v.v. Công nghệ thực tế ảo (VR) cũng đang được sử dụng cho mọi thứ, từ đào tạo người vận hành xe nâng đến việc đảm bảo an toàn hơn cho các tuyến đường giao hàng.
Ở Việt Nam, các mô hình quản lý nhà kho WMS không phải quá mới mẻ, đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình này vào hoạt động sản xuất của mình. Tuy nhiên, việc áp dụng có phần chưa được tối ưu, mà đáng nói là khá ít các doanh nghiệp ứng dụng hệ thống WMS, dẫn đến tính hiệu quả trong việc quản lý kho hàng chưa được cao.
Theo Báo cáo Công nghiệp Thường niên của MHIA năm 2023, hiện chỉ có khoảng 15% doanh nghiệp áp dụng hoàn toàn mô hình tự động hóa vào trong quản lý kho hàng trong nhà máy. Tuy nhiên, tin tốt là hơn 83% công ty có kế hoạch đầu tư mở rộng và ứng dụng những tiến bộ KH-CN vào hoạt động sản xuất của mình trong 5 năm tới.
Như vậy có thể thấy, một hệ thống quản lý kho hiệu quả như WMS có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn trong vấn đề quản lý kho hàng.
Hãy chắc chắn rằng, để tối ưu hóa hoạt động kho hàng của mình và bắt kịp xu hướng thời đại, doanh nghiệp bạn nên bắt tay ngay vào nghiên cứu để đảm bảo rằng bạn đang nhận được phần mềm phù hợp nhất có thể tích hợp trong doanh nghiệp của mình, qua đó tạo nên một yếu tố sự khác biệt mang về lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn – đặc biệt là trong cuộc chạy đua khốc liệt của thời đại công nghiệp 4.0.
Với các doanh nghiệp có nhu cầu khác nhau, việc lựa chọn một hệ thống phù hợp với yêu cầu của họ trở nên cấp thiết. Trong số các loại WMS khác nhau, những loại phổ biến nhất bao gồm:
Hệ thống quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kho bãi và trung tâm phân phối, chẳng hạn như lấy hàng từ kệ để vận chuyển hoặc cất hàng đã nhận. Chúng hoạt động bằng cách theo dõi dữ liệu đến từ đầu đọc mã vạch và thẻ RFID để đảm bảo rằng quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP có thông tin mới nhất. Nó đảm bảo một liên kết được tích hợp giữa hệ thống ERP và WMS để đồng bộ hóa dữ liệu hàng tồn kho này.
Với hệ thống WMS, bất kỳ công ty nào cũng có thể quản lý hàng tồn kho và quy trình phân phối hiệu quả hơn – không chỉ các nhà quản lý kho 3PL. Ví dụ, các nhà bán lẻ và bán buôn đều có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để quản lý tốt hơn mức tồn kho , theo dõi chuyển động hàng tồn kho và tạo báo cáo về hiệu suất sản phẩm .
Bạn có thể là một nhà điều hành kho B2B với nhiều kho, hoặc bạn có thể là một thương hiệu thương mại điện tử B2C với danh sách trên nhiều thị trường như eBay, Amazon và Etsy. Dù bằng cách nào, hệ thống kiểm kê kho có thể giúp bạn tăng tốc quy trình kinh doanh cũng như giảm lỗi và thời gian quản lý.
