Doanh nghiệp của bạn có đang sử dụng hàng tá các kênh và công cụ để cập nhật thông tin cho nhân viên của mình không? Quá trình gửi email nội bộ của bạn có phức tạp và tốn thời gian không? Nếu câu trả lời là có, thì đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần một giải pháp hiệu quả hơn để phổ biến các thông tin tới nhân viên – đó là ứng dụng bản tin nội bộ.
Hãy thử tưởng tượng viễn cảnh hộp thư đến của nhân viên tràn ngập email, lời mời họp và thông báo mà họ bỏ lỡ, thậm chí không bao giờ đọc. Các tin nhắn quan trọng trên group bị trôi quá nhanh, hoặc quá nhiều group thông báo khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc tiếp nhận thông tin. Điều này rất có hại cho doanh nghiệp, việc nhân viên không tương tác với những thông tin sẽ dẫn đến bỏ lỡ công việc và quên lời nhắc.
Ứng dụng bản tin nội bộ giúp việc tạo thông tin liên lạc qua email trở nên hấp dẫn và trở nên dễ tương tác hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, TacaSoft sẽ giới thiệu về ứng dụng bản tin nội bộ và cách nó tăng cường mức độ tương tác thông tin trong doanh nghiệp của bạn.
Hệ lụy khi nhân viên không nhận được thông tin đầy đủ và kịp thời
Bản tin dành cho nhân viên rất quan trọng vì chúng đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn đồng thời thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên. Hãy tưởng tượng nhân viên đang bận rộn với công việc, phải xử lý nhiều thứ cùng lúc, và đồng thời họ cũng phải kiểm tra hàng loạt thông báo, cập nhật, yêu cầu họp, và nhiều thứ khác trên đa nền tảng. Việc này giống như cố gắng tìm đường trong mê cung khi bị bịt mắt vậy!
Đây chính là cảm giác của nhân viên khi họ phải kiểm tra các thông tin không đồng bộ trên nhiều nền tảng. Điều này khiến cho năng suất làm việc bị giảm khi mà nhân viên phải dành thời gian cho những công việc không làm gia tăng thêm giá trị. Đó là chưa kể đến lỗi hệ thống khiến cho nhân viên không nhận được email và các thông báo.
Ứng dụng bản tin nội bộ phù hợp sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Nó thay thế vô số thông báo, email, tin nhắn bằng một trung tâm giao tiếp trực quan duy nhất – bản tin nội bộ HTML của bạn. Dưới đây là một vài lợi ích của việc sử dụng ứng dụng bản tin nội bộ:
Ứng dụng bản tin nội bộ là một nền tảng công nghệ được thiết kế đặc biệt để tạo, quản lý và phân phối các bản tin điện tử đến nhân viên trong một tổ chức. Khác với việc gửi email cá nhân, ứng dụng này tập trung vào việc tạo ra một kênh giao tiếp nội bộ thống nhất, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Quản lý nội dung đa dạng và linh hoạt
Phân phối thông tin thông minh
Tương tác cộng đồng
Phân tích và báo cáo
Tính năng khác
Ứng dụng bản tin nội bộ TacaSoft cung cấp nhiều khả năng để hợp lý hóa hoạt động liên lạc nội bộ. Dưới đây là một số điều mà ứng dụng có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn:
Ứng dụng bản tin nội bộ bản TacaSoft giúp đội ngũ của bạn tạo ra các bản tin đa phương tiện hấp dẫn về mặt hình ảnh trong vài phút – và không cần bất kỳ kiến thức lập trình nào. Với sự trợ giúp của công cụ tạo mẫu email kéo và thả, bạn có thể thêm một loạt các yếu tố đa phương tiện như video, khảo sát ý kiến nhân viên và lời mời tham gia sự kiện vào bất kỳ bản tin nào.
Điều tuyệt vời nhất của các công cụ bản tin nội bộ hiện đại là chúng tích hợp với nền tảng email hiện có của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể gửi email cho nhân viên từ Outlook hay Gmail mà không gặp rắc rối, loại bỏ lỗi trong quá trình tạo và gửi email.
Ứng dụng bản tin nội bộ bản TacaSoft giúp giảm tình trạng quá tải email bằng cách hợp nhất nhiều thông tin giao tiếp vào một email đa phương tiện duy nhất. Thay vì làm ngập hộp thư đến của nhân viên với các email riêng lẻ cho mỗi cập nhật hoặc thông báo, bạn có thể cô đọng thông tin quan trọng thành một định dạng dễ hiểu duy nhất và gửi nó cho nhân viên.
Ứng dụng bản tin nội bộ bản TacaSoft có các khả năng tương tác như khảo sát hoặc phản hồi ẩn danh. Những tính năng này cung cấp một kênh cho nhân viên chia sẻ phản hồi chân thành, đặt câu hỏi và tham gia thảo luận, thúc đẩy một văn hóa giao tiếp mở.
Bằng cách cung cấp một nền tảng kỹ thuật số tập trung cho thiết kế và phân phối bản tin nội bộ của công ty, ứng dụng bản tin nội bộ bản TacaSoft sẽ loại bỏ các chuỗi email phân tán hoặc nhu cầu chuyển đổi giữa nhiều kênh liên lạc. Bạn có thể tận hưởng các khả năng thiết kế của phần mềm bản tin nội bộ trong khi vẫn tận dụng các nền tảng đã biết như Outlook, Gmail, HRIS, Workday, Microsoft Teams,… Quản lý danh sách gửi bản tin của bạn từ tài khoản Outlook hoặc Gmail, đồng bộ hóa với HRIS để phân đoạn danh sách dễ dàng và không còn phải dựa vào bộ phận công nghệ thông tin để quản lý nhân viên nữa.
Việc đầu tư vào ứng dụng bản tin nội bộ bản TacaSoft là một khoản đầu tư mang lại hiệu quả lâu dài và tiết kiệm đáng kể cho doanh nghiệp:
Chẳng hạn như một công ty có 500 nhân viên và hàng tháng đều phải in 500 bản tin giấy. Chi phí cho mỗi bản tin (bao gồm giấy, mực in, nhân công) là khoảng 10.000 đồng. Như vậy, mỗi tháng công ty sẽ phải chi khoảng 5.000.000 đồng cho việc in ấn bản tin. Nếu chuyển sang sử dụng phần mềm bản tin nội bộ, công ty sẽ tiết kiệm được gần như toàn bộ số tiền này.
Bản tin nội bộ của công ty là một ấn phẩm in hoặc ấn phẩm kỹ thuật số để phân phát thông tin cho nhân viên. Nó đóng vai trò như một trung tâm để chia sẻ tin tức, cập nhật tình hình của công ty, chia sẻ thành tích của nhân viên và các thông tin liên quan khác. Bản tin nội bộ khuyến khích ý thức cộng đồng, đồng thời thúc đẩy tính minh bạch và văn hóa công ty mạnh mẽ.
Công cụ này có thể là nền tảng để chia sẻ thông điệp của lãnh đạo, giải quyết các mối quan tâm của nhân viên và thông báo cho mọi người về các sáng kiến quan trọng. Bản tin nội bộ của công ty cũng là một công cụ tuyệt vời để ghi nhận nỗ lực của nhân viên bằng cách giới thiệu những đóng góp thông qua bài viết, ảnh hoặc lời cảm ơn. Và bạn có thể sử dụng chúng để cải thiện văn hóa công ty bằng cách nêu bật các giá trị của công ty, thúc đẩy các nỗ lực đa dạng và hòa nhập cũng như tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác.
Theo một báo cáo của ContactMonkey năm 2023, 45% người giao tiếp nội bộ phụ thuộc nhiều nhất vào bản tin email để liên lạc với nhân viên, và những tổ chức khác nhau thì sử dụng bản tin email vào các mục đích khác nhau. Cũng theo thông báo này, 85% sử dụng chúng để chia sẻ các cập nhật quan trọng trong khi 70% sử dụng chúng để đưa ra thông báo cho CEO. Hơn một nửa (56%) sử dụng chúng để quảng bá cho các sự kiện của công ty. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà bản tin nội bộ mang lại cho doanh nghiệp:
Bản tin nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc truyền thông nội bộ của một công ty. Một bản tin nội bộ chất lượng không chỉ cung cấp thông tin hữu ích mà còn phải thú vị và hấp dẫn. Để tránh làm cho nhân viên nhàm chán, nên sử dụng các hình ảnh, đồ họa và các yếu tố giải trí khác. Đồng thời, bản tin cũng nên tập trung vào việc tôn vinh thành tích của nhân viên, giúp họ cảm thấy tự tin và có giá trị. Cuối cùng, một bản tin tốt cần có khả năng khuyến khích và động viên nhân viên tham gia tích cực vào các hoạt động của công ty.
Trước khi có sự xuất hiện của các ứng dụng bản tin nội bộ hiện đại, các doanh nghiệp thường sử dụng một số phương thức truyền thông nội bộ truyền thống sau:
Bản tin giấy: Bản tin giấy là một kênh truyền thông nội bộ phổ biến. Tuy nhiên bản tin giấy không còn được sử dụng làm phương thức truyền thông chính do tồn tại nhiều hạn chế về tính kịp thời, tương tác, chi phí và tác động đến môi trường. Hiện nay, bản tin giấy chỉ có thể được dùng kết hợp với các phương thức khác để tăng độ nhận diện của tin tức và thông báo trong doanh nghiệp.
Email hàng loạt: Email là một công cụ truyền thông nhanh chóng và tiện lợi. Với Email, doanh nghiệp có thể gửi hàng loạt các thông báo đến nhân viên, đảm bảo tính kịp thời trong công tác truyền thông. Tuy nhiên, việc gửi email hàng loạt cũng gặp phải một số vấn đề như:
Họp mặt trực tiếp: Các cuộc họp thường được tổ chức để truyền đạt thông tin quan trọng đến toàn bộ nhân viên hoặc một nhóm nhân viên nhất định. Tuy nhiên, nếu thông tin nào cũng phải họp mặt để truyền đạt thì sẽ rất mất thời gian. Ngoài ra, việc nhân viên vừa phải ghi chép vừa phải họp cùng một lúc khá khó khăn, điều này có thể dẫn tới lỡ mất một số thông tin quan trọng.
Bảng tin: Bảng tin thường được đặt ở các vị trí công cộng trong công ty để thông báo các sự kiện, tin tức nội bộ. Tuy nhiên, cách thức này cũng có những hạn chế như:
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Ứng dụng bản tin nội bộ TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý nội dung linh hoạt và phân phối nhanh chóng, hợp lý, …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
