Báo cáo Billentis cho thấy rằng “So với việc xử lý hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử tự động sẽ tiết kiệm chi phí 60-80% trong hầu hết các trường hợp”
Vậy, tất cả những khoản tiết kiệm đó đến từ đâu? Khi thực hiện đúng, hóa đơn điện tử cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và hiểu biết sâu sắc để cắt giảm chi phí và tăng biên lợi nhuận mà các phương pháp PDF và giấy không thể thực hiện được.
Vì thế, hoá đơn điện tử đang nhanh chóng trở thành giải pháp được ưa chuộng cho các doanh nghiệp muốn hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn, giảm chi phí và cải thiện hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá những điều cơ bản của hoá đơn điện tử để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về chủ đề này.
Những thách thức khi lập hóa đơn theo cách truyền thống là gì?
Mất thời gian để tạo và xử lý
Quá trình xử lý thường mất tới hơn 20 ngày để hoàn tất. Với hóa đơn truyền thống, bất kỳ ai nhận được dữ liệu đều nhận được dữ liệu ở định dạng không có cấu trúc (ví dụ: bản in hoặc thậm chí là PDF điện tử), yêu cầu nhập dữ liệu thủ công – chiếm dụng thời gian và nguồn lực AP có giá trị. Các doanh nghiệp sử dụng loại hệ thống này phải mất rất nhiều thời gian để xử lý và nhập dữ liệu theo cách thủ công, việc này có thể nhanh chóng trở nên quá sức nếu phải nhận hàng trăm hóa đơn mỗi ngày.
Có nguy cơ xảy ra lỗi cao.
Việc xử lý hóa đơn thủ công sẽ đưa yếu tố con người vào, điều này không may lại dẫn đến nguy cơ xảy ra lỗi cao hơn so với phần mềm tự động hóa AP.
Hóa đơn giấy dễ bị hư hỏng, khó theo dõi.
- Mối mọt, côn trùng: Giấy là môi trường sống lý tưởng cho một số loại côn trùng, gây hại cho hóa đơn.
- Không gian lưu trữ: Việc lưu trữ một lượng lớn hóa đơn giấy đòi hỏi không gian lớn, gây tốn kém và bất tiện.
- Tổ chức sắp xếp: Khó khăn trong việc phân loại, sắp xếp và tìm kiếm một hóa đơn cụ thể trong một kho lưu trữ lớn.
- Tiêu tốn tài nguyên: Việc sản xuất giấy đòi hỏi một lượng lớn gỗ và nước, gây ảnh hưởng đến môi trường.
- Tạo ra rác thải: Hóa đơn giấy sau khi sử dụng sẽ trở thành rác thải, gây ô nhiễm môi trường.
Việc sử dụng hóa đơn theo cách cũ gây ra nhiều bất tiện và rủi ro trong quá trình quản lý và lưu trữ. Chính vì vậy, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử đang được khuyến khích và áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử giúp khắc phục được hầu hết các hạn chế của hóa đơn giấy, mang lại hiệu quả cao hơn trong quản lý và lưu trữ dữ liệu.
Phần mềm hoá đơn điện tử – tiện ích mới cho doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được gửi qua đường điện tử theo định dạng chuẩn hóa được chỉ định. Vì hệ thống gửi và nhận sử dụng cùng một định dạng chuẩn hóa nên cả hai hệ thống đều có thể chia sẻ và nhận dạng dữ liệu.
Ngoài ra, vì hóa đơn điện tử chứa dữ liệu hóa đơn ở dạng có cấu trúc nên chúng có thể được tự động nhập vào hệ thống phải trả của tổ chức mua hàng. Hóa đơn điện tử thường không bao gồm bản trình bày trực quan thân thiện với người dùng về dữ liệu hóa đơn. Tuy nhiên, chúng có thể được hiển thị tạm thời trong quá trình xử lý hoặc chuyển sang định dạng trực quan.
Định nghĩa về hóa đơn điện tử đòi hỏi hai chức năng chính.
- Hóa đơn điện tử cần được tạo theo đúng cấu trúc.
- Hóa đơn điện tử cần được chuyển từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua.
Tính năng chung của phần mềm hoá đơn điện tử
Phần mềm này sở hữu nhiều tính năng quan trọng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình phát hành và quản lý hóa đơn:
Quản lý hóa đơn theo mô hình tập trung hoặc phân tán,
- Dễ dàng lựa chọn từ nhiều mẫu hóa đơn có sẵn hoặc thiết kế riêng các mẫu hóa đơn theo yêu cầu để phản ánh đặc thù thương hiệu của mình.
- Tạo lập và phát hành hóa đơn được thực hiện nhanh chóng, từ việc lập mới cho đến điều chỉnh, thay thế, hoặc xóa bỏ hóa đơn đã phát hành, đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý và tuân thủ quy định của pháp luật.
Cung cấp các báo cáo chi tiết
- Lập/ xuất nhanh và chính xác các loại báo cáo như: báo cáo hủy/ sửa đổi/ thay thế hóa đơn, báo cáo tình hình sử hóa đơn theo tháng và bảng kê chi tiết.
- Dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh.
- Hỗ trợ việc nộp thuế một cách nhanh chóng và chính xác.
Phân quyền rõ ràng cho từng nhân viên
- Hỗ trợ quản lý tài khoản người dùng hiệu quả, dễ dàng
- Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
Tích hợp xuất hóa đơn tự in, đặt in
- Thuận tiện, dễ dàng, tiết kiệm thời gian công sức
Tích hợp sẵn với các phần mềm kế toán bán hàng
- Xuất hóa đơn điện tử và tự động hạch toán doanh thu vào sổ sách.
- Nhận và tự động hạch toán hóa đơn điện tử mua hàng vào sổ sách giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu.
- Kết nối với phần mềm kế toán, phần mềm nghiệp vụ của nhà cung cấp khác
- Kết nối với các phần mềm kế toán, bán hàng phổ biến kế thừa các thông tin bán hàng để xuất hóa đơn điện tử
- Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm quản trị khác (phần mềm bệnh viện, nhà thuốc, siêu thị…) để xuất hóa đơn điện tử
Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến
- Theo dõi hạn nợ của từng hóa đơn và nhắc nhở thanh toán đúng hạn, tránh phạt chậm trả
- Tức thời nắm bắt tình hình thanh toán từng hóa đơn
- Thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên phần mềm
- Giúp tiết kiệm thời gian, công sức
Thống kê báo cáo gửi Cơ quan thuế
- Dễ dàng tạo lập bảng kê hóa đơn hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và thực hiện xuất file XLS, XML đế gửi đến cơ quan thuế nhanh chóng.
- Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTG, xuất khẩu để kê khai thuế, hạch toán.
Xóa hóa đơn điện tử được phép
- Trong trường hợp được phép xóa thì người dùng có thể thực hiện tính năng xóa hóa đơn.
- Sau khi xóa, người dùng có thể lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ đó và việc lập hóa đơn thay thế sẽ được thực hiện tương tự như phát hành hóa đơn thông thường.
Các tính năng đặc biệt của phần mềm
Tích hợp và đồng bộ dữ liệu:
Một trong những điểm mạnh của phần mềm hóa đơn điện tử là khả năng kết nối và truyền nhận dữ liệu một cách thông suốt. Phần mềm cho phép:
- Truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh: Dù doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các địa điểm khác nhau, việc quản lý hóa đơn vẫn được đồng bộ hóa, giúp cho việc theo dõi và báo cáo trở nên dễ dàng hơn.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán hiện có của doanh nghiệp, giúp loại bỏ các thao tác nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả làm việc.
Giao tiếp với khách hàng thuận tiện:
- Gửi thông tin hóa đơn qua email, SMS: Khách hàng sẽ nhận được thông tin hóa đơn một cách nhanh chóng và tiện lợi, giúp tăng cường sự minh bạch trong giao dịch.
- Quản lý gửi và xác nhận: Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả việc gửi và xác nhận hóa đơn với khách hàng, tránh trường hợp thất lạc hoặc nhầm lẫn.
Bảo mật và an toàn:
- Tính năng cổng ký tiện dụng: Với một chữ ký số, người dùng có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn, giúp tăng cường tính bảo mật và thuận tiện trong quá trình làm việc.
- Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến: Giúp chống làm giả hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn.
Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí
Có thể tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian bằng cách loại bỏ giấy tờ và xử lý thủ công khỏi việc lập hóa đơn. Theo một nghiên cứu của Ủy ban Châu Âu, hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm chi phí lên đến 80% so với các phương pháp lập hóa đơn truyền thống.
Tăng hiệu quả qua tích hợp phần mềm
Hai hệ thống kế toán có thể giao tiếp trực tiếp từ người mua đến người bán sẽ hạn chế khả năng thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu trong hệ thống ERP.
Độ chính xác được cải thiện
Hóa đơn điện tử cho phép tự động đối chiếu và xác thực với ba loại chứng từ – đơn đặt hàng, hóa đơn và biên lai vận chuyển. Độ chính xác tăng lên khi công việc nhập dữ liệu ít hơn bởi lỗi của con người là nguyên nhân lớn nhất gây ra lỗi tiềm ẩn và thanh toán trùng lặp.
Thời gian xử lý nhanh hơn
Việc tích hợp hóa đơn điện tử trực tiếp vào giải pháp tự động hóa AP sẽ thúc đẩy hơn nữa quá trình xử lý hóa đơn không cần tiếp xúc. Doanh nghiệp có thể giải phóng thời gian và nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ mang tính chiến lược và có giá trị gia tăng hơn trong nhóm quản lý khoản phải trả.
Mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn
Một chìa khóa để cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp là thanh toán nhanh chóng cho các dịch vụ hoặc vật tư. Một nghiên cứu của Hackett Group cho thấy hóa đơn điện tử có thể cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách giảm tranh chấp và tăng tính minh bạch. Một số nhà cung cấp cũng có thể cung cấp chiết khấu với thanh toán nhanh. Một hệ thống thanh toán hợp lý và tự động giúp nắm bắt các giao dịch này và mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Lưu trữ hồ sơ tốt hơn
Nhóm quản lý công nợ phải trả sẽ có hệ thống lưu trữ tốt hơn khi hóa đơn được lưu trữ dưới dạng điện tử. Nhân viên AP cũng tiết kiệm được thời gian khi họ không phải lục tung tủ hồ sơ giấy tờ để xem lại lịch sử thanh toán trước đây.
Tăng cường tính minh bạch
Khi hóa đơn được lưu trữ dưới dạng điện tử, dữ liệu có thể dễ dàng được tích hợp vào các hệ thống khác của công ty. Điều này có thể cho phép các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu tài chính hiện tại.
Thị trường hoá đơn điện tử phát triển trên toàn cầu
Thị trường hóa đơn điện tử đang được thúc đẩy bởi sự chuyển dịch toàn cầu hướng tới số hóa và tự động hóa. Quy mô thị trường hóa đơn điện tử toàn cầu đạt 13,5 tỷ đô la Mỹ vào năm 2023. Nhìn về tương lai, IMARC Group kỳ vọng thị trường sẽ đạt 60,9 tỷ đô la Mỹ vào năm 2032, thể hiện tốc độ tăng trưởng (CAGR) là 17,7% trong giai đoạn 2024-2032.
Ngành thương mại điện tử đang mở rộng, việc áp dụng rộng rãi các giải pháp công nghệ thông tin (CNTT) tiên tiến trong nhiều ngành khác nhau và nhiều tiến bộ công nghệ khác nhau là một số yếu tố chính thúc đẩy thị trường.
Xu hướng tương lai của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (e-Invoicing) đang nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh toàn cầu. Khi công nghệ phát triển và các yêu cầu về hiệu suất kinh doanh trở nên khắt khe hơn, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã mở ra những cơ hội to lớn cho doanh nghiệp. Hãy cùng xem bốn dự đoán về hướng đi của hóa đơn điện tử trong kinh doanh trong những năm tới và lý do tại sao nên áp dụng hóa đơn điện tử.
Áp dụng rộng rãi hơn
Ngày càng nhiều quốc gia và tổ chức yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử như một phần của hệ thống thuế và quản lý tài chính quốc gia. Tại Liên minh châu Âu, các quốc gia thành viên đã triển khai hệ thống hóa đơn điện tử cho giao dịch giữa doanh nghiệp và chính phủ (B2G).
Ở châu Á, các quốc gia như Ấn Độ, Trung Quốc và Hàn Quốc cũng đã thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử cho cả giao dịch doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B). Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn đơn giản hóa quy trình, giảm chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy.
Sự tuân thủ và minh bạch là những yếu tố thúc đẩy
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định về thuế và tài chính, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch thương mại. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, mọi giao dịch đều được lưu trữ và theo dõi một cách chi tiết, giảm thiểu nguy cơ sai sót và gian lận. Việc này đặc biệt quan trọng khi các chính phủ ngày càng thắt chặt quy định về thuế và tăng cường giám sát doanh nghiệp.
Một nguồn để khai thác dữ liệu và ra quyết định
Mỗi hóa đơn điện tử chứa đựng một lượng lớn thông tin chi tiết về giao dịch, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ. Khi được lưu trữ và quản lý thông qua các hệ thống tự động, những thông tin này có thể được sử dụng để phân tích xu hướng kinh doanh, đánh giá hiệu suất và dự đoán nhu cầu trong tương lai.
Nhờ khả năng khai thác dữ liệu từ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể ra quyết định một cách chính xác hơn. Hơn nữa, các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI) có thể được áp dụng để tự động phân tích dữ liệu này, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Thân thiện với thiết bị di động là tương lai
Việc tích hợp hoá đơn điện tử vào các ứng dụng di động giúp tăng cường tính linh hoạt và cải thiện trải nghiệm người dùng. Với chỉ vài thao tác đơn giản trên điện thoại, người dùng có thể lập hóa đơn, kiểm tra trạng thái thanh toán hoặc tải xuống các báo cáo tài chính.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn điện tử có phải là hoá đơn PDF không?
Hóa đơn điện tử không phải là:
- Hóa đơn giấy hoặc hóa đơn in
Hóa đơn giấy thường được tạo dưới dạng kỹ thuật số, in và gửi qua đường bưu điện đến bên đối tác. Phải mất thời gian để hóa đơn đến tay người nhận và không có khả năng theo dõi việc giao hàng.
- Hóa đơn PDF (và các tệp hình ảnh khác)
Hóa đơn được trao đổi qua email dưới dạng PDF, tài liệu Word hoặc các tệp hình ảnh khác là bước đầu tiên để tránh xa luồng hóa đơn giấy. Các loại hóa đơn này thường bị nhầm là hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, đây không phải là hóa đơn điện tử thực sự vì người nhận phải nhập thủ công hoặc thu thập dữ liệu bằng công nghệ OCR. Ngoài ra, hóa đơn gửi qua email thường cần được in ra giấy để đối chiếu và lưu trữ.
Các thuật ngữ “hóa đơn kỹ thuật số”, “hóa đơn trực tuyến” và “hóa đơn điện tử” đôi khi được sử dụng khi đề cập đến “hóa đơn điện tử” hoặc “hóa đơn điện tử”, chẳng hạn như báo cáo thời gian thực hoặc báo cáo điện tử (ES, HU, RO) hoặc nghĩa vụ thanh toán được chứng nhận (PT). Tương tự như vậy, khi Chính phủ yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, họ thường đưa ra nghĩa vụ báo cáo kỹ thuật số để dữ liệu hóa đơn, đã ở định dạng kỹ thuật số, được gửi đến cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử hoạt động như thế nào?
Hóa đơn cho khách hàng (hóa đơn gửi đi)
- Tạo hóa đơn: Giai đoạn này đánh dấu sự khởi đầu của quản lý các khoản phải thu, trong đó hóa đơn điện tử được tạo trong hệ thống ERP hoặc nền tảng hóa đơn điện tử để lập hóa đơn cho khách hàng về hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
- Tích hợp và phân phối dữ liệu: Sau đó, hóa đơn đã tạo được truyền qua một nhà điều hành đến khách hàng theo định dạng dữ liệu có cấu trúc thông qua các giải pháp tích hợp, an toàn, giúp duy trì tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu.
- Xác thực: Trước khi gửi đến khách hàng, hóa đơn điện tử sẽ trải qua quá trình xác thực tự động để đảm bảo tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn đã thiết lập.
- Giao đến người nhận: Hóa đơn điện tử đã xác thực sau đó được gửi đến khách hàng theo định dạng ưa thích của họ, đáp ứng các sở thích và yêu cầu lập hóa đơn cụ thể của họ, tạo điều kiện cho các giao dịch nhanh chóng và suôn sẻ.
Hóa đơn nhà cung cấp (hóa đơn đến)
- Biên nhận hóa đơn: Quy trình này khởi tạo chu kỳ quản lý các khoản phải trả, bắt đầu bằng việc nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, được tích hợp trực tiếp vào hệ thống tài chính hoặc ERP của người nhận.
- Tích hợp và xử lý dữ liệu: Tại thời điểm này, hệ thống xử lý dữ liệu hóa đơn theo định dạng có cấu trúc, chuẩn bị để xem xét và xác thực thêm, đảm bảo tích hợp và luồng dữ liệu liền mạch.
- Xác thực: Giống như quy trình gửi đi, hóa đơn điện tử trải qua quá trình xem xét tự động để xác minh tính tuân thủ của hóa đơn với các quy định đã thiết lập, thúc đẩy tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch.
- Ghi chép cuối cùng: Sau khi xác thực, dữ liệu hóa đơn được tự động đăng ký trong hệ thống tài chính, giúp hợp lý hóa quy trình thanh toán và xử lý hiệu quả các khoản phải trả, đánh dấu sự hoàn thành của một chu kỳ giao dịch kinh doanh liền mạch.
Hóa đơn điện tử B2B, B2C và B2G là gì?
- Hóa đơn điện tử B2B (Doanh nghiệp với Doanh nghiệp) liên quan đến việc trao đổi hóa đơn kỹ thuật số giữa các doanh nghiệp. Người bán gửi hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp khác cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp. Điều này hợp lý hóa các quy trình lập hóa đơn phức tạp, nâng cao độ chính xác và đẩy nhanh chu kỳ thanh toán.
- Hóa đơn điện tử B2C (Doanh nghiệp với Người tiêu dùng) đề cập đến quy trình lập hóa đơn điện tử giữa một doanh nghiệp và người tiêu dùng cá nhân. Các doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng để mua hàng, thúc đẩy sự tiện lợi, giảm việc sử dụng giấy và cung cấp cho khách hàng hồ sơ kỹ thuật số về các giao dịch của họ.
- Hóa đơn điện tử B2G (Doanh nghiệp với Chính phủ) liên quan đến việc lập hóa đơn điện tử giữa các doanh nghiệp và các cơ quan chính phủ. Các doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử cho các cơ quan chính phủ cho hàng hóa và dịch vụ, tuân thủ các tiêu chuẩn và yêu cầu tuân thủ cụ thể của chính phủ. Cách tiếp cận này nâng cao hiệu quả, tính minh bạch và độ chính xác trong các giao dịch tài chính với khu vực công
Có mấy loại định dạng và tiêu chuẩn hóa đơn điện tử phổ biến?
Một số tiêu chuẩn hóa hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi bao gồm:
- JSON (JavaScript Object Notation): JSON là định dạng trao đổi dữ liệu nhẹ, dễ đọc và dễ viết cho cả con người và máy móc.
- XML (eXtensible Markup Language): XML là ngôn ngữ đánh dấu đa năng được sử dụng để xác định cấu trúc và nội dung của dữ liệu theo định dạng mà con người có thể đọc được.
- Peppol BIS: Một bộ định dạng chuẩn hóa được thiết kế riêng cho các tài liệu điện tử liên quan đến quy trình mua sắm trong mạng lưới Peppol.
- EDIFACT (Trao đổi dữ liệu điện tử cho quản lý, thương mại và vận tải): EDIFACT là tiêu chuẩn toàn cầu về trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Mặc dù tiêu chuẩn này được sử dụng theo truyền thống để trao đổi tài liệu kinh doanh không cần giấy tờ, bao gồm cả hóa đơn, nhưng nó cũng đang được điều chỉnh cho các quy trình lập hóa đơn điện tử hiện đại.
