Bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp là công cụ không thể thiếu trong hệ thống quản trị tài chính hiện đại, giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản phải trả, quản lý dòng tiền hiệu quả và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn khi các dữ liệu hóa đơn nằm rải rác trên nhiều hệ thống – từ email, file Excel đến phần mềm kế toán – dẫn đến việc đối chiếu thủ công tốn thời gian, sai lệch số liệu, và thậm chí thanh toán trễ hạn gây ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ hợp tác. Không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa phải chịu chi phí cơ hội lớn vì không tận dụng được các điều khoản chiết khấu thanh toán sớm từ nhà cung cấp, chỉ vì thiếu một bảng theo dõi công nợ hiệu quả.
Với một bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp được thiết kế đúng cách, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng kiểm soát các nghĩa vụ tài chính, mà còn chủ động lên kế hoạch thanh toán, thương lượng điều khoản có lợi và giữ cho chuỗi cung ứng luôn hoạt động thông suốt. Đây không chỉ là một phần của báo cáo công nợ – mà là một công cụ chiến lược để bảo vệ dòng tiền, tối ưu chi phí và nâng cao vị thế đàm phán trên thị trường.
Báo cáo này thường bao gồm các thông tin quan trọng sau:
| Tên cột | Sự miêu tả | Tầm quan trọng/Sử dụng |
| Ngày hóa đơn | Ngày nhà cung cấp của bạn phát hành hóa đơn. | Ước tính ngày đến hạn thanh toán dựa trên các điều khoản tín dụng đã thỏa thuận. |
| Số hóa đơn | Mã định danh hoặc số tham chiếu duy nhất được nhà cung cấp tương ứng gán cho mỗi hóa đơn. | Theo dõi thông tin có liên quan về từng hóa đơn và khoản thanh toán. |
| Tên nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp | Tên của công ty hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa cho bạn. | Hiểu rõ số tiền bạn nợ từng nhà cung cấp. |
| Loại chi phí | Phân loại hóa đơn của bạn theo loại. Ví dụ, tiền thuê nhà, chi phí đi lại, nguyên vật liệu, hành chính, phí phần mềm, v.v. | Đối với hoạt động lập ngân sách và lập kế hoạch tài chính khác |
| Mô tả / Bình luận | Một ghi chú ngắn hoặc thông tin chi tiết bổ sung về hóa đơn. | Hiểu và chia sẻ lý do cho khoản thanh toán nói trên. Ví dụ, ghi lại phương thức thanh toán ưa thích hoặc chiết khấu. |
| Tổng số tiền hóa đơn | Tổng số tiền thanh toán bạn nợ nhà cung cấp được ghi trên hóa đơn. | Xem số tiền bạn nợ mỗi nhà cung cấp và lập kế hoạch tài chính phù hợp. |
| Ngày đến hạn | Thời hạn thực hiện thanh toán. | Ưu tiên thanh toán các hóa đơn sắp đến hạn và tránh phí trả chậm. |
| Điều khoản tín dụng | Các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Ví dụ: Net 30, Net 60 hoặc Net 90. | Chia sẻ số ngày bạn phải thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp. |
| Số tiền đã thanh toán | Số tiền hoặc một phần của tổng hóa đơn bạn đã thanh toán. | Theo dõi các khoản thanh toán một phần và lưu giữ hồ sơ chính xác về số dư chưa thanh toán. |
| Ngày thanh toán | Ngày thực hiện thanh toán một phần. | Lưu giữ hồ sơ rõ ràng về các khoản thanh toán cho nhà cung cấp. |
| Sự cân bằng | Số dư còn lại của hóa đơn. | Cho bạn biết số tiền bạn còn phải trả cho nhà cung cấp |
| Trạng thái | Trạng thái hiện tại của hóa đơn | Kiểm tra xem hóa đơn cụ thể đã được thanh toán, thanh toán một phần, chưa thanh toán, đến hạn hay quá hạn. |
| Ngày quá hạn | Số ngày hóa đơn bị trễ. | Theo dõi những ngày quá hạn thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp và ưu tiên thanh toán để tránh bị phạt. |
| Tổng số phải trả | Tổng số tiền bạn nợ nhà cung cấp. | Cung cấp bản tóm tắt tất cả các hóa đơn chưa thanh toán để lập kế hoạch tài chính tốt hơn. |
>>>Xem thêm: Báo cáo công nợ phải trả: Tự động hóa đối chiếu công nợ và cảnh báo khi kết hợp với giải pháp công nghệ
Việc này giúp bạn quyết định nên theo dõi chỉ số nào, cấu trúc bảng ra sao và kết nối dữ liệu từ đâu.
Kiểm soát dòng tiền – Lập kế hoạch thanh toán hiệu quả
Mục tiêu quan trọng nhất của bảng công nợ là giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền. Bằng cách biết được khoản nào đến hạn vào ngày nào, bạn có thể:
Gợi ý: Nên có cột “Hạn thanh toán” và “Cảnh báo quá hạn” trong bảng để phản ánh yếu tố thời gian.
Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp
Việc thanh toán đúng hạn giúp doanh nghiệp giữ uy tín và nhận được các ưu đãi:
Một bảng theo dõi chi tiết sẽ giúp bộ phận mua hàng và tài chính phối hợp hiệu quả để tránh bỏ lỡ các cơ hội này.
Phân tích tuổi nợ – Quản lý nợ quá hạn chủ động
Tuổi nợ (aging report) là công cụ phân tích thời gian tồn tại của các khoản công nợ. Việc theo dõi công nợ theo nhóm ngày như: 0–30 ngày; 31–60 ngày; 61–90 ngày; Trên 90 ngày
Giúp bạn nhận diện các khoản nợ có nguy cơ phát sinh tranh chấp, bị nhà cung cấp ngưng cung ứng hoặc ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Gợi ý: Tạo bảng phân tích tuổi nợ song song để kiểm tra chất lượng nợ định kỳ.
Hỗ trợ lập báo cáo tài chính và phân tích quản trị
Dữ liệu công nợ là dữ liệu gốc của nhiều báo cáo quan trọng như:
Ngoài ra, nếu công nợ nhà cung cấp có xu hướng tăng mà không tương ứng với doanh thu, có thể phản ánh rủi ro về hiệu quả vận hành hoặc tồn kho không luân chuyển.
Không có dữ liệu chuẩn thì không thể có báo cáo chuẩn. Việc thu thập dữ liệu là bước đặt nền móng cho toàn bộ hệ thống theo dõi công nợ. Dữ liệu cần được lấy từ nhiều nguồn khác nhau như: hệ thống kế toán, hóa đơn đầu vào, phần mềm ERP, email nhà cung cấp hoặc các phiếu thanh toán nội bộ.
Dưới đây là các nhóm dữ liệu chính cần thu thập:
Danh sách nhà cung cấp
Đây là bảng định danh giúp bạn xác định đúng đối tượng cần theo dõi. Cần bao gồm:
Tạo một “danh mục chuẩn” (master list) để đồng bộ mã giữa các bộ phận kế toán – mua hàng – kho.
Hóa đơn mua hàng
Thông tin hóa đơn là nền tảng xác định số tiền bạn phải trả và thời điểm cần thanh toán:
Lưu ý: Kiểm tra kỹ xem hóa đơn đã được ghi nhận chưa và có đầy đủ thông tin liên quan để tránh ghi thiếu hoặc sai kỳ.
Thông tin thanh toán
Đây là phần phản ánh nghĩa vụ thanh toán đã thực hiện và cần cập nhật liên tục:
Gợi ý: Liên kết dữ liệu thanh toán từ sao kê ngân hàng hoặc phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác.
Số dư đầu kỳ
Phần này thể hiện khoản công nợ còn tồn từ kỳ trước chưa được thanh toán hết:
Quan trọng: Nếu số dư đầu kỳ sai, toàn bộ dữ liệu trong kỳ hiện tại sẽ bị sai lệch. Hãy rà soát và điều chỉnh trước khi nhập liệu.
Đối chiếu định kỳ với nhà cung cấp
Không chỉ thu thập từ nội bộ, việc giao tiếp định kỳ với nhà cung cấp để xác nhận số liệu công nợ là bắt buộc nếu bạn muốn tránh rủi ro:
Kết quả đối chiếu là cơ sở để xử lý tranh chấp, tránh sai lệch và nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Để đơn giản hóa bước thu thập dữ liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản trị như B Canvas với các tính năng tự động hóa mạnh mẽ. Thay vì nhập liệu thủ công, B Canvas cho phép đồng bộ dữ liệu trực tiếp từ phần mềm kế toán, ERP, hóa đơn điện tử và ngân hàng, giúp cập nhật nhanh chóng các thông tin như danh sách nhà cung cấp, hóa đơn, thanh toán và số dư công nợ.
Ngoài ra, tính năng quản lý danh mục tập trung và đối chiếu thông minh theo thời gian thực giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong toàn bộ quá trình lập bảng theo dõi công nợ.
Bảng công nợ nên có các cột sau:
Đây là bước quan trọng để bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp phát huy hiệu quả trong kiểm soát tài chính. Việc tính toán chính xác và cập nhật thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ nghĩa vụ thanh toán và tránh rơi vào tình trạng mất kiểm soát dòng tiền.
Tính số dư công nợ còn lại:
Với mỗi nhà cung cấp hoặc từng hóa đơn, cần tính chính xác số tiền còn phải trả bằng công thức:
Số dư còn lại = Tổng số tiền hóa đơn – Số tiền đã thanh toán.
Kết quả này cho biết khoản nợ hiện tại còn tồn đọng.
Tuổi nợ phản ánh thời gian khoản nợ đã vượt quá hạn thanh toán. Đây là chỉ số quan trọng để ưu tiên xử lý các khoản nợ cũ. Trong Excel, có thể dùng công thức:
=IF(Ngày đến hạn < TODAY(), TODAY() – Ngày đến hạn, 0)
Kết quả cho biết số ngày trễ hạn của từng khoản nợ, từ đó phân loại theo nhóm: dưới 30 ngày, 30-60 ngày, trên 90 ngày,…
Tổng hợp công nợ:
Thêm các dòng tổng ở cuối bảng để nhanh chóng xem:
Cập nhật định kỳ:
Bảng công nợ chỉ có giá trị khi được cập nhật liên tục. Tùy theo quy mô và tần suất giao dịch, nên cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần, đặc biệt trước các kỳ thanh toán hoặc lập báo cáo tài chính.
Mẹo tự động hóa: Nếu sử dụng phần mềm báo cáo như B Canvas, bạn có thể thiết lập công thức tính toán tự động và biểu đồ theo dõi tuổi nợ trực quan, giúp dễ dàng giám sát và ra quyết định kịp thời mà không cần xử lý thủ công trên Excel.
Phân tích tuổi nợ là bước quan trọng giúp nhà quản trị đánh giá mức độ rủi ro của từng khoản công nợ và đưa ra quyết định thanh toán phù hợp. Dựa vào số ngày quá hạn tính từ ngày đến hạn thanh toán, công nợ thường được phân loại thành 4 nhóm: 0–30 ngày (nợ mới), 31–60 ngày (nợ sắp quá hạn nghiêm trọng), 61–90 ngày (nợ cần chú ý) và trên 90 ngày (nợ xấu, cần xử lý ngay).
Để thực hiện, có thể thêm một cột “Phân loại tuổi nợ” trong bảng Excel và sử dụng công thức hàm IF để tự động chia nhóm. Việc phân tích tuổi nợ nên được cập nhật định kỳ (ít nhất mỗi tháng) để chủ động kiểm soát dòng tiền, giảm thiểu rủi ro và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
Nếu sử dụng phần mềm như B Canvas, việc phân tích này sẽ được tự động hóa hoàn toàn, dữ liệu được phân nhóm theo thời gian thực và hiển thị trực quan trên dashboard, giúp người dùng nhanh chóng nhận diện các khoản nợ xấu và đưa ra hướng xử lý kịp thời.
Việc đối chiếu và báo cáo công nợ là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và cập nhật giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Trước tiên, cần lên lịch đối chiếu công nợ định kỳ—thường là hàng tháng hoặc hàng quý—để so sánh dữ liệu giữa hai bên: số lượng hóa đơn, số tiền thanh toán, các khoản còn nợ và những chênh lệch phát sinh.
Quá trình này giúp phát hiện sai lệch kịp thời, giảm thiểu tranh chấp và tăng độ tin cậy trong mối quan hệ với đối tác.
Sau khi đối chiếu, doanh nghiệp nên lập báo cáo công nợ, thể hiện rõ các chỉ số như: tổng số dư nợ, số dư theo từng nhà cung cấp, tuổi nợ và xu hướng thanh toán. Để tăng tính trực quan, có thể sử dụng biểu đồ cột (so sánh số dư giữa các nhà cung cấp) hoặc biểu đồ tròn (cơ cấu nợ theo tuổi nợ).
Mẫu bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp trực quan thông qua phần mềm
Nếu sử dụng phần mềm như B Canvas, các báo cáo này sẽ được cập nhật tự động, trình bày trực quan trên dashboard và cho phép truy xuất chi tiết từng giao dịch chỉ trong vài cú click – từ đó giúp người làm tài chính tiết kiệm thời gian và ra quyết định nhanh chóng hơn.
Một bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp được thiết kế bài bản sẽ trở thành “radar” giúp nhà quản trị phát hiện sớm các rủi ro tài chính, xác định các khoản nợ có chi phí vốn cao, và lập kế hoạch thanh toán hiệu quả hơn.
Một trong những chỉ số quan trọng trong bảng theo dõi công nợ là tổng dư nợ phải trả. Đây là chỉ số giúp doanh nghiệp xác định mức độ “đòn bẩy tài chính ngắn hạn”. Nếu tổng công nợ quá cao so với dòng tiền hoạt động, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ mất khả năng thanh toán, làm tăng chi phí tài chính. Ngược lại, nếu dư nợ quá thấp, có thể doanh nghiệp đã bỏ qua cơ hội chiết khấu từ nhà cung cấp, làm giảm lợi nhuận.
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp có tổng dư nợ phải trả là 500 triệu đồng và dòng tiền hoạt động hàng tháng chỉ khoảng 200 triệu đồng, thì doanh nghiệp cần xem xét lại chiến lược thanh toán để tránh rủi ro thanh khoản. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần áp dụng chính sách ưu tiên thanh toán những khoản nợ có lãi suất cao trước để giảm thiểu gánh nặng tài chính.
Bên cạnh đó, tỷ lệ công nợ đến hạn cũng là một chỉ số quan trọng. Nếu một phần lớn công nợ đang ở mức quá hạn, điều này không chỉ phản ánh khả năng quản lý thanh toán mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp. Tỷ lệ công nợ đến hạn trong 30 ngày là chỉ số quan trọng để đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và khả năng thực hiện các nghĩa vụ tài chính đúng hạn.
Những thông tin trong bảng cho phép nhà quản lý lập kế hoạch thanh toán có chiến lược – tránh dồn áp lực tài chính vào một thời điểm nhất định và tối ưu hóa dòng tiền hàng tháng. Việc này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có hoạt động nhập nguyên vật liệu định kỳ hoặc theo mùa vụ.
Ví dụ, nếu có ba nhà cung cấp cùng đến hạn thanh toán trong tuần đầu tháng, doanh nghiệp có thể chủ động phân bổ nguồn tiền hoặc thương lượng giãn hạn thanh toán với bên ít quan trọng hơn để duy trì uy tín tài chính với bên chủ lực. Nhờ đó, báo cáo công nợ không chỉ là “nhật ký nợ”, mà còn là la bàn điều hướng dòng tiền của doanh nghiệp.
Từ góc độ đối tác, các nhà cung cấp cũng đánh giá doanh nghiệp dựa trên lịch sử thanh toán – họ nhìn vào tính kỷ luật, đúng hạn, quy mô giao dịch và tần suất hợp tác. Doanh nghiệp có thể sử dụng chính dữ liệu từ báo cáo công nợ để chứng minh sự tin cậy của mình trong các lần đàm phán mới: “chúng tôi đã thanh toán 98% hóa đơn đúng hạn trong 12 tháng qua với tổng giá trị hợp đồng là 15 tỷ đồng”.
Đây là cơ sở mạnh mẽ để thương lượng chiết khấu thương mại, tăng hạn mức tín dụng hoặc yêu cầu điều khoản thanh toán linh hoạt hơn và ngược lại.
Các chỉ số như “tỷ lệ hóa đơn phát sinh đúng hạn”, “giá trị công nợ tồn đọng bình quân”, hay “số lần điều chỉnh giá/hóa đơn trong kỳ” là những dữ kiện định lượng, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định mang tính chiến lược: đâu là nhà cung cấp đáng để giữ lâu dài và đâu là điểm nghẽn trong chuỗi cung ứng cần thay thế.
Khi các dữ liệu này được trình bày rõ ràng qua bảng theo dõi công nợ, việc đánh giá nhà cung cấp không còn mang tính cảm tính mà chuyển sang cơ sở định lượng và minh bạch. Điều này giúp chuyển hóa mối quan hệ mua – bán đơn thuần thành mối quan hệ hợp tác dài hạn dựa trên hiệu quả thực tế.
Một trong những vấn đề phổ biến nhất là dữ liệu công nợ không được cập nhật kịp thời. Khi thông tin thanh toán chỉ được nhập thủ công vào cuối kỳ hoặc sau khi nhận hóa đơn giấy từ nhà cung cấp, bảng theo dõi trở nên “lỗi thời” so với thực tế.
Điều này dẫn đến những quyết định tài chính sai lệch như chi tiêu vượt mức, dự báo dòng tiền thiếu chính xác, hoặc thậm chí trễ hạn thanh toán. Trong môi trường kinh doanh nhanh chóng, việc thiếu dữ liệu thời gian thực khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế chủ động trong quản lý nghĩa vụ tài chính.
Công nợ nhà cung cấp thường phát sinh từ nhiều phòng ban: phòng mua hàng đặt đơn, phòng kế toán nhận hóa đơn, phòng tài chính xử lý thanh toán. Nếu mỗi bộ phận lưu dữ liệu theo cách riêng – Excel, email, hệ thống nội bộ hoặc qua phần mềm kế toán khác nhau – thì việc tập hợp thông tin về một bảng duy nhất trở nên phức tạp và tốn công sức.
Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải tình trạng “đứt gãy dữ liệu” – tức hệ thống mua hàng, phần mềm kế toán, và bảng tính quản lý không nói chuyện được với nhau. Kết quả là người làm báo cáo phải tổng hợp thủ công từ nhiều hệ thống khác nhau, vừa tốn thời gian, vừa dễ bị lỗi nhập liệu.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc bộ phận mua sắm riêng biệt, việc tổng hợp báo cáo công nợ toàn hệ thống càng trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến việc ra quyết định tài chính tổng thể.
Trong các doanh nghiệp chưa sử dụng hệ thống quản trị dữ liệu tập trung, thông tin thanh toán có thể được lưu rải rác: trên giấy tờ, trong email cá nhân, hoặc thậm chí chỉ qua trao đổi miệng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp. Điều này khiến việc truy xuất lịch sử thanh toán, kiểm tra hóa đơn cũ, hoặc làm việc với nhà cung cấp khi có tranh chấp trở nên rườm rà và thiếu minh bạch.
Ngoài rủi ro tài chính, điều này còn ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt đối tác.
Báo cáo đa tầng của B-Canvas đáp ứng nhu cầu của mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp: sử dụng các báo cáo tác nghiệp chi tiết với số liệu cập nhật liên tục thông qua kết nối realtime với các module trong hệ sinh thái SAB, cho phép doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Dữ liệu được đồng bộ hóa tự động, đảm bảo mọi thông tin đều được cập nhật và chính xác nhất.
B-Canvas cho phép tích hợp dữ liệu từ các phần mềm bên ngoài với cơ chế xác thực an toàn thông qua các connector đã được phát triển sẵn cho các phần mềm phổ biến như CRM,HRM,… Người dùng có thể dễ dàng kết nối và đồng bộ dữ liệu từ các nguồn khác nhau mà không cần thực hiện các thao tác phức tạp.
Hệ thống ETL (Trích xuất, chuyển đổi và tải ) tự động giúp đơn giản hóa quá trình nhập dữ liệu, đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục và chính xác
Đặc biệt tích hợp AI-powered Analyst phân tích chuyên sâu tùy biến linh hoạt các chiều thông tin để tạo ra insights giá trị.
Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ chuyên sâu khác, từ khả năng tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu từng phòng ban, cảnh báo sớm các khoản đến hạn, đến khả năng kết nối dữ liệu đa nguồn giúp doanh nghiệp có một cái nhìn toàn diện và nhất quán về tình hình công nợ. Tất cả những điều này giúp nâng tầm công tác quản trị tài chính, biến bảng theo dõi công nợ không chỉ là công cụ kiểm soát chi phí mà còn là nền tảng chiến lược để duy trì dòng tiền ổn định và xây dựng quan hệ bền vững với nhà cung cấp.
Mục đích chính của mẫu này là chia sẻ thông tin chi tiết về các khoản phải trả chưa thanh toán của công ty bạn chỉ bằng cách theo dõi hóa đơn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp này để này để :
Chủ động kiểm soát dòng tiền và nghĩa vụ tài chính theo thời gian
Bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp cho phép doanh nghiệp nắm rõ từng khoản nợ phải trả – từ số tiền, ngày phát sinh, ngày đến hạn đến tình trạng thanh toán. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng xác định các khoản sắp đến hạn cần ưu tiên xử lý, lập kế hoạch chi tiêu phù hợp với dòng tiền hiện có và tránh tình trạng thanh toán trễ hoặc mất kiểm soát tài chính. Trong môi trường biến động liên tục, việc theo dõi theo thời gian giúp doanh nghiệp duy trì tính thanh khoản lành mạnh và tránh bị động trước các đợt thanh toán lớn, bất ngờ.
Tăng tính minh bạch và sẵn sàng cho kiểm toán, đối chiếu nội bộ
Bảng theo dõi công nợ cũng là công cụ hỗ trợ lưu trữ dữ liệu hóa đơn, đối chiếu nghĩa vụ tài chính với nhà cung cấp và nội bộ phòng kế toán – tài chính. Việc thông tin được tổng hợp tại một nơi, sắp xếp logic theo thời gian và tình trạng thanh toán giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng khi cần kiểm tra, kiểm toán hoặc giải trình. Điều này không chỉ nâng cao khả năng tuân thủ chính sách kế toán – thuế, mà còn giúp giảm thiểu sai sót trong ghi nhận chi phí, nhầm lẫn hóa đơn hoặc rủi ro pháp lý trong quan hệ với đối tác.
Nâng cao hiệu quả vận hành và giảm tải cho phòng kế toán – mua hàng
Thay vì theo dõi công nợ bằng email rải rác hoặc file Excel rời rạc, bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp tập trung hóa toàn bộ dữ liệu liên quan. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn – thanh toán, giảm thời gian kiểm tra thủ công, cũng như hỗ trợ các phòng ban phối hợp dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch mua sắm, đặt hàng và thanh toán.
Khi quy trình được tối ưu hóa, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian hành chính và nguồn lực vận hành, từ đó tập trung hơn vào các hoạt động tạo giá trị như thương lượng giá hoặc tìm kiếm nhà cung cấp chiến lược.
Duy trì và củng cố mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp
Việc theo dõi công nợ một cách bài bản là nền tảng để xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp. Khi doanh nghiệp luôn thanh toán đúng hạn và minh bạch, họ tạo dựng được hình ảnh uy tín và chuyên nghiệp trong mắt đối tác.
Điều này giúp mở ra nhiều lợi ích lâu dài như: được ưu tiên giao hàng, hưởng chính sách chiết khấu thanh toán sớm, hoặc thậm chí được đề xuất các chương trình hợp tác đặc biệt không dành cho tất cả khách hàng. Ngược lại, nếu qua bảng theo dõi phát hiện nhà cung cấp thường xuyên phát hành sai hóa đơn hoặc chậm phản hồi, doanh nghiệp cũng có cơ sở để đánh giá lại chất lượng đối tác và tái đàm phán điều khoản hợp đồng một cách thuyết phục, dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính.
Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán và chuyển đổi số, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp TacaSoft cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
TacaSoft,
