Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: Các số liệu cần có, mẫu báo cáo chuẩn và hướng dẫn lập bằng phần mềm hiệu quả

Báo cáo công nợ phải thu khách hàng là báo cáo xác định khách hàng và số tiền phải trả của họ, cung cấp thông tin chi tiết về số dư chưa thanh toán. Ngoài ra nó còn cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn sâu sắc về số tiền cần thu từ các khách hàng khác nhau. 

Báo cáo công nợ phải thu khách hàng sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi được kết hợp với báo cáo sales, báo cáo công nợ phải trả trong báo cáo công nợ tổng. Mỗi con số đều có sự liên kết với nhau mang đến bức tranh tổng thể cho nhà quản trị. Không chỉ kiểm soát chính xác các khoản nợ phát sinh từ từng đơn hàng, mà còn dự báo được dòng tiền vào, cân đối chi trả với nhà cung cấp và ưu tiên thu hồi nợ quá hạn.

Một báo cáo công nợ phải thu khách hàng sẽ cho nhà quản trị biết:

• Khách hàng nào thường xuyên chậm trả?
• Nhân viên nào phụ trách công nợ đó?
• Nợ của khách có ảnh hưởng đến dòng tiền không?
• Khách hàng đang nợ lớn có phải là người mua nhiều nhất không?
• Khách hàng nợ ít nhưng có thường xuyên trễ hạn không?
• Công nợ tăng do bán hàng tốt hay do thu hồi kém?
• Nhóm khách hàng nào có tỷ lệ nợ quá hạn cao bất thường?

Nhưng để có một báo cáo công nợ phải thu khách hàng chuẩn và chính xác, người làm báo cáo quản trị sẽ phải đảm bảo được chất lượng thông tin đầu vào. Phân loại khách hàng rõ ràng và xác định đúng kỳ hạn thanh toán. Người làm báo cáo cũng phải theo dõi và đối chiếu công nợ định kỳ..những công việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng sẽ rất mất thời gian và công sức nếu số lượng khách hàng lớn.

Trong bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc:

• Các số liệu có trong báo cáo công nợ phải thu khách hàng 
• Mẫu báo cáo công nợ theo khách hàng
• Đặc biệt, bài viết sẽ đưa ra hướng dẫn lập báo cáo kết hợp với biện pháp phần mềm công nghệ, biến báo cáo không chỉ là công cụ nghiệm thu mà còn là nguồn dữ liệu giá trị cho tương lai.

Các chỉ số thường xuất hiện trong báo cáo công nợ phải thu khách hàng

• Số ngày phải thu (DSO – Days Sales Outstanding): Đo lường số ngày trung bình để thu tiền từ khách hàng. DSO càng thấp, khả năng thu hồi công nợ càng hiệu quả.
• Số ngày trễ trung bình (ADD – Average Days Delinquent): Cho biết khách hàng trung bình trễ hạn bao nhiêu ngày so với kỳ thanh toán. Chỉ số cao có thể cảnh báo rủi ro nợ xấu.
• Chỉ số hiệu quả thu nợ (CEI – Collections Effectiveness Index): Đo tỷ lệ thu hồi công nợ so với tổng số có thể thu trong kỳ. CEI cao nghĩa là quy trình thu nợ hoạt động tốt.
• Tỷ lệ nợ xấu trên doanh số (Bad Debt-to-Sales Ratio): Phản ánh mức độ tổn thất từ các khoản nợ không thu được so với tổng doanh thu. Tỷ lệ thấp cho thấy kiểm soát tín dụng tốt.
• Chi phí thu nợ trung bình (Operational Cost per Collection): Là chi phí bình quân để thu hồi một khoản nợ. Chỉ số này càng thấp, quy trình thu nợ càng hiệu quả về mặt chi phí.
• Tỷ lệ liên hệ đúng người (RPC – Right Party Contact Rate): Tỷ lệ thành công khi liên hệ đúng người có trách nhiệm thanh toán. RPC cao giúp tăng tỷ lệ thu hồi và giảm thời gian đòi nợ.
• Số ngày tồn tại khoản khấu trừ (DDO – Days Deduction Outstanding): Đo thời gian trung bình để xử lý các khoản tranh chấp, khấu trừ hoặc điều chỉnh. DDO thấp giúp cải thiện dòng tiền và giảm trì hoãn.
• Số lượng hóa đơn bị sửa đổi (Number of Revised Invoices): Cho biết số hóa đơn phải điều chỉnh sau khi phát hành. Số lượng lớn thể hiện quy trình lập hóa đơn còn thiếu chính xác và cần cải thiện.

Lưu ý: Các chỉ số công nợ như DSO, CEI, hay vòng quay công nợ chỉ thực sự có giá trị khi được phân tích theo ngữ cảnh: theo nhóm khách hàng, kênh bán, hoặc giai đoạn kinh doanh. Đừng chỉ nhìn con số mà hãy đọc được câu chuyện đằng sau – vì một DSO thấp chưa chắc đã tốt nếu kéo theo rủi ro mất khách hàng lớn. 

Ngoài ra, các chỉ số như tỷ lệ nợ xấu, số hóa đơn bị sửa hay số ngày tồn tại khấu trừ lại phản ánh chất lượng dữ liệu và quy trình nội bộ. Muốn báo cáo có chiều sâu, người làm cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh, tài chính, CSKH để đảm bảo thông tin không chỉ đúng mà còn đủ.

Các loại báo cáo nên kết hợp với báo cáo công nợ phải thu khách hàng để quản lý công nợ hiệu quả

Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ dựa vào báo cáo công nợ khách hàng phải thu, mà cần kết hợp với các báo cáo như bán hàng, dòng tiền, tuổi nợ… để có góc nhìn đầy đủ và kiểm soát rủi ro tốt hơn. Sau đây là 8 báo cáo các mà doanh nghiệp có thể kết hợp cùng:

Báo cáo thanh toán của khách hàng

Báo cáo thanh toán là các khoản phải thu cung cấp tổng quan về các khoản thanh toán mà công ty nhận được. Báo cáo này bao gồm các thông tin sau:

Ngày và số tiền thanh toán nhận được

• Tên khách hàng hoặc số tài khoản liên quan đến thanh toán
• Phương thức thanh toán (thẻ tín dụng, chuyển khoản ACH, v.v.)
• Số hóa đơn
• Bất kỳ khoản phí nào được tính để xử lý thanh toán 

Báo cáo thanh toán rất cần thiết để theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng và lưu giữ hồ sơ chính xác về các khoản thanh toán đã nhận. Bằng cách theo dõi các báo cáo thanh toán này, doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng và tối đa hóa việc quản lý các khoản phải thu của mình.

>>Xem thêm: Báo cáo sales: Mẫu và các loại báo cáo giúp doanh nghiệp xác định điểm nghẽn, tăng tốc bán hàng

Báo cáo mất khách hàng

Báo cáo về các khoản phải thu mất khách hàng cung cấp tổng quan về những khách hàng đã ngừng kinh doanh với một công ty. Báo cáo này cho phép doanh nghiệp xác định bất kỳ sự xáo trộn khách hàng nào và thực hiện các điều chỉnh để giữ chân những khách hàng hiện tại.

Ví dụ: báo cáo này giúp doanh nghiệp hiểu lý do tại sao một số khách hàng nhất định không còn mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ từ họ nữa. Thông tin được cung cấp trong báo cáo này cũng có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và điều chỉnh các chiến lược cho phù hợp.

Báo cáo này có thể cung cấp những hiểu biết hữu ích về hành vi mua hàng và sở thích của khách hàng, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ của mình hiệu quả hơn. Hơn nữa, báo cáo này giúp doanh nghiệp tránh những sai lầm tốn kém bằng cách cung cấp cho họ dữ liệu có giá trị về trải nghiệm của khách hàng.

Báo cáo tín dụng khách hàng

Các khoản phải thu Báo cáo tín dụng cung cấp tổng quan về khả năng tín dụng của khách hàng. Báo cáo này bao gồm thông tin về lịch sử thanh toán, hạn mức nợ và tình hình tài chính hiện tại của khách hàng. Các báo cáo tín dụng được tạo bởi các giải pháp tự động hóa các khoản phải thu  kết hợp dữ liệu từ nhiều cơ quan tín dụng.

Báo cáo này giúp các doanh nghiệp xác định rủi ro khi mở rộng tín dụng cho khách hàng, tính toán các điều khoản thanh toán và chiết khấu, đồng thời theo dõi tính chính xác của các khoản thanh toán của khách hàng. Báo cáo tín dụng cũng giúp các doanh nghiệp xác định những khách hàng có nguy cơ cao hơn về việc không thanh toán hoặc vỡ nợ. Về cơ bản, điều này giúp hạn chế mức độ rủi ro tín dụng.

Các công ty cũng có thể sử dụng báo cáo công nợ phải thu này để đặt hạn mức tín dụng phù hợp dựa trên tình hình tài chính của từng khách hàng. Điều này giúp các doanh nghiệp quản lý các khoản phải thu và các khoản nợ xấu tiềm ẩn hiệu quả hơn. Chúng cũng có thể được sử dụng để đưa ra quyết định liên quan đến việc mở rộng hạn mức tín dụng cho một số khách hàng nhất định.

Báo cáo doanh thu theo khách hàng

Báo cáo doanh thu theo khách hàng cung cấp tổng quan về tổng doanh thu bán hàng của công ty được chia nhỏ theo từng khách hàng. Báo cáo này có thể được sử dụng để xác định những khách hàng có lợi nhuận cao nhất và những khách hàng có nguy cơ không thanh toán hoặc chậm thanh toán.

Báo cáo này cũng giúp các doanh nghiệp theo dõi xu hướng mua hàng của khách hàng, cho phép họ hiểu rõ hơn về cơ sở khách hàng của mình và nhắm mục tiêu đến khách hàng hiệu quả hơn. Báo cáo này hiển thị thông tin chi tiết sau:

Tổng số tiền doanh thu bán hàng được tạo ra bởi mỗi khách hàng

• Ngày mà mỗi lần bán được thực hiện
• Loại sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng mua
• Các điều khoản thanh toán và chiết khấu dành cho khách hàng.

Bằng cách theo dõi thường xuyên báo cáo công nợ phải thu này, các doanh nghiệp có thể xác định các cơ hội để cải thiện lòng trung thành của khách hàng và lợi nhuận. Điều này giúp các doanh nghiệp tối đa hóa việc quản lý các khoản phải thu và tăng tổng doanh thu bán hàng.

>>>Xem thêm: Báo cáo doanh thu chi phí: Chi tiết từng đồng thu – từng khoản chi để tối ưu vận hành

Báo cáo giao dịch 

Báo cáo giao dịch có thể được sử dụng để theo dõi lịch sử giao dịch của hóa đơn của khách hàng. Do đó, báo cáo giao dịch thường đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm toán giao dịch phải thu. Thông thường, các báo cáo công nợ phải thu này sẽ bao gồm số tiền đã lập hóa đơn, bất kỳ khoản thanh toán nào áp dụng cho hóa đơn và số dư hiện tại phải trả.

Việc kết nối các nguồn dữ liệu này giúp không chỉ kiểm soát chính xác các khoản nợ, mà còn cung cấp góc nhìn đa chiều về hành vi thanh toán, lịch sử mua hàng và giá trị khách hàng. 

Khi các dữ liệu này được tổng hợp thông minh trong 1 hệ thống hoặc trên 1 dashboard, người làm công nợ có thể dễ dàng phát hiện các khoản nợ rủi ro, chậm thanh toán và từ đó chủ động đưa ra giải pháp xử lý. Việc kết hợp báo cáo đúng cách không chỉ giúp đảm bảo dòng tiền ổn định mà còn góp phần tối ưu lợi nhuận và nâng cao mối quan hệ khách hàng.

Cách lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng

Trong suốt phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo báo cáo khách hàng phải thu chính xác cho doanh nghiệp của bạn

Bước 1: Thu thập hóa đơn thanh toán/dữ liệu hóa đơn thanh toán

Bước đầu tiên để lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng là tổng hợp đầy đủ thông tin về các hóa đơn thanh toán. Cụ thể, bạn cần lấy danh sách tất cả các hóa đơn còn nợ, bao gồm cả những hóa đơn thanh toán quá hạn hoặc chưa.

Dữ liệu cần thu thập gồm: tên khách hàng, số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn và ngày đến hạn thanh toán. Nếu chưa có sẵn, bạn nên trích xuất dữ liệu này từ hệ thống kế toán, phần mềm bán hàng hoặc hồ sơ lưu trữ để đảm bảo đầy đủ và chính xác về số dư công nợ hiện tại.

Trong thực tế, việc thu thập dữ liệu hóa đơn chưa thanh toán thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ sai sót – đặc biệt khi dữ liệu nằm rải rác ở nhiều bộ phận như kế toán, bán hàng hay chăm sóc khách hàng. 

Chính vì vậy, để đảm bảo tính chính xác và cập nhật liên tục cho báo cáo công nợ phải thu khách hàng, doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng phần mềm công nghệ. Trong đó, phần mềm B Canvas giúp tự động đồng bộ dữ liệu từ các hệ thống liên quan, nhanh chóng tổng hợp danh sách công nợ theo thời gian thực, từ đó tiết kiệm công sức, hạn chế nhầm lẫn và tạo nền tảng vững chắc cho các phân tích chuyên sâu về dòng tiền và rủi ro tín dụng.

Ảnh minh hoạ phần mềm báo cáo quản trị, tích hợp dữ liệu từ các bên liên quan

Bước 2: Tính số ngày quá hạn

Sau khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu hóa đơn thanh toán, bước tiếp theo trong việc lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng là tính số ngày quá hạn cho từng khoản nợ. Đây là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ rủi ro tín dụng của từng khách hàng. Cách tính khá đơn giản: bạn chỉ cần lấy ngày hiện tại trừ đi ngày đến hạn thanh toán của mỗi hóa đơn. Kết quả thu được chính là số ngày quá hạn – tức thời gian khách hàng đã chậm thanh toán.

Việc nắm được số ngày quá hạn không chỉ giúp phân loại nợ (dưới 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày…), mà còn hỗ trợ ra quyết định: nên nhắc nhở nhẹ nhàng, cảnh báo, hay ngừng cung cấp dịch vụ.

Đặc biệt, khi kết hợp dữ liệu này trong phần mềm nội bộ doanh nghiệp, bạn có thể tự động hóa quá trình theo dõi, cảnh báo công nợ và phân tích xu hướng thanh toán của từng nhóm khách hàng – từ đó đưa ra chính sách tín dụng và thu hồi nợ phù hợp hơn.

Bước 3: Phân loại hóa đơn theo nhóm thời gian quá hạn

Sau khi tính được số ngày quá hạn của từng hóa đơn, bạn cần phân loại các khoản công nợ thành các nhóm theo thời gian. Việc này không chỉ giúp hình dung rõ tình hình thu hồi công nợ mà còn hỗ trợ doanh nghiệp ưu tiên xử lý những khoản nợ có rủi ro cao hơn.

Các nhóm phân loại phổ biến:

• Nợ hiện tại: Những hóa đơn chưa đến hạn thanh toán. Đây là nhóm an toàn, chưa cần tác động thu hồi.
• Quá hạn 1–30 ngày: Những hóa đơn mới trễ hạn. Có thể do khách hàng quên, quy trình thanh toán chậm hoặc gặp trục trặc nhỏ. Cần gửi nhắc nợ lịch sự.
• Quá hạn 31–60 ngày: Rủi ro bắt đầu tăng. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp để làm rõ lý do chậm thanh toán và thống nhất phương án thu hồi.
• Quá hạn 61–90 ngày: Đây là nhóm cảnh báo đỏ. Có thể khách hàng đang gặp khó khăn tài chính hoặc trì hoãn có chủ đích. Cần đẩy mạnh các hành động thu hồi nợ.
• Quá hạn trên 90 ngày: Khoản nợ nghi ngờ mất khả năng thu hồi. Doanh nghiệp cần đánh giá lại chính sách tín dụng, đồng thời xem xét áp dụng biện pháp pháp lý hoặc ghi nhận dự phòng rủi ro.

Lưu ý chuyên môn: Việc phân loại công nợ theo thời gian không chỉ phục vụ cho báo cáo định kỳ mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả quy trình thu hồi công nợ, phân tích xu hướng thanh toán của khách hàng và ra quyết định tín dụng trong tương lai.

Bước 4: Tổng hợp công nợ theo từng khách hàng

Sau khi đã phân loại hóa đơn theo nhóm thời gian quá hạn, bước tiếp theo là tổng hợp toàn bộ khoản nợ của từng khách hàng, chia theo các nhóm thời gian như: hiện tại, quá hạn 1–30 ngày, quá hạn 31–60 ngày, v.v.

Mục tiêu của bước này là giúp doanh nghiệp:

• Xác định khách hàng đang nợ nhiều nhất và nhóm thời gian nợ chủ yếu rơi vào đâu.
• Ưu tiên nguồn lực xử lý các trường hợp nợ quá hạn kéo dài hoặc có dấu hiệu không thể thu hồi.
• Đánh giá độ tin cậy tín dụng của từng khách hàng để điều chỉnh chính sách bán hàng, thanh toán hoặc hạn mức công nợ trong tương lai.

Cách thực hiện:

Trong bảng dữ liệu, tổng hợp số tiền phải thu của từng khách hàng ở từng nhóm thời gian quá hạn.

Ví dụ: Khách hàng A đang có tổng nợ là 250 triệu, trong đó:

• 100 triệu là nợ hiện tại
• 80 triệu quá hạn 1–30 ngày
• 70 triệu quá hạn trên 60 ngày

Từ đó, bạn dễ dàng phân tích xu hướng thanh toán và độ rủi ro của từng khách hàng.

Ngoài ra, bạn nên tận dụng phần mềm báo cáo quản trị như B Canvas. Việc tổng hợp công nợ theo cách thủ công rất dễ gây sai sót, nhất là khi bạn có hàng trăm khách hàng và hàng nghìn hóa đơn. Sử dụng phần mềm báo cáo quản trị, như B Canvas hoặc Power BI tích hợp dữ liệu kế toán, sẽ giúp:

• Tự động tổng hợp công nợ theo từng khách hàng và theo thời gian
• Cập nhật số liệu theo thời gian thực, đảm bảo tính chính xác và kịp thời
• Trực quan hóa dữ liệu qua biểu đồ, bảng tổng hợp để dễ dàng phát hiện các điểm bất thường
• Tùy chỉnh cảnh báo thông minh, ví dụ: khi khách hàng có nợ quá hạn trên 60 ngày vượt ngưỡng cho phép

Bước 5: Tạo lịch trình công nợ

Lịch trình công nợ là một phần quan trọng trong báo cáo công nợ phải thu, giúp tổng hợp và trực quan hóa tình trạng công nợ của các khách hàng theo từng nhóm ngày quá hạn. Mục đích của bước này là để dễ dàng theo dõi và quản lý công nợ, từ đó đưa ra chiến lược thu hồi nợ hợp lý và kịp thời.

Cách thực hiện:

Tạo bảng báo cáo công nợ

Tạo cột thông tin: Trong bảng báo cáo công nợ, mỗi khách hàng sẽ có các thông tin cơ bản như:

• Tên khách hàng
• Số hóa đơn
• Số tiền nợ
• Ngày đến hạn
• Ngày hiện tại
• Số ngày quá hạn (tính toán từ ngày đến hạn so với ngày hiện tại)

Phân nhóm theo thời gian quá hạn: Bạn sẽ tạo các cột riêng cho từng nhóm công nợ theo thời gian quá hạn

Tính toán tổng nợ theo nhóm thời gian: Cộng dồn số tiền nợ trong từng nhóm quá hạn để có cái nhìn tổng quan về tình trạng công nợ của khách hàng.

Tính toán tổng nợ theo nhóm thời gian: Cộng dồn số tiền nợ trong từng nhóm quá hạn để có cái nhìn tổng quan về tình trạng công nợ của khách hàng.

Trình bày báo cáo bằng biểu đồ

• Biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn sẽ giúp bạn trực quan hóa tỷ lệ công nợ trong các nhóm quá hạn khác nhau, giúp dễ dàng nhận diện những khách hàng có mức nợ quá hạn lâu dài.
• Biểu đồ cột: Mỗi cột thể hiện tổng số tiền nợ của khách hàng trong từng nhóm thời gian. Bạn có thể phân loại theo màu sắc để dễ phân biệt các nhóm.
• Biểu đồ tròn: Phân tích tổng công nợ chia theo tỷ lệ từng nhóm quá hạn, giúp nhìn thấy tỷ trọng của các khoản nợ hiện tại và quá hạn.

Sử dụng phần mềm báo cáo quản trị

• Phần mềm báo cáo quản trị như B Canvas có thể tự động hóa việc tổng hợp và hiển thị công nợ theo nhóm thời gian quá hạn, giảm thiểu thời gian và sai sót.
• Các công cụ này có thể tạo báo cáo động, nơi bạn có thể dễ dàng lọc dữ liệu theo khách hàng, nhóm thời gian, và tự động tính toán các chỉ số công nợ mà không phải làm thủ công.
• Chức năng phân tích của phần mềm còn cho phép bạn thiết lập các cảnh báo và thông báo, khi công nợ vượt quá ngưỡng cho phép hoặc khách hàng có dấu hiệu chậm trả nợ.

>>>Xem thêm: Xây dựng báo cáo doanh thu hiệu quả với 4 bước kết hợp kết hợp giải pháp công nghệ quản trị hiện đại

Các mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng hiện nay

Mẫu báo cáo công nợ quá hạn theo khách hàng

Mẫu báo cáo công nợ quá hạn theo khách hàng là biểu mẫu dùng để tổng hợp và trình bày thông tin các khoản phải thu của từng khách hàng, được phân loại theo thời gian quá hạn thanh toán.

Ảnh minh hoạ mẫu báo cáo công nợ quá hạn theo khách hàng

Mẫu báo cáo công nợ phải trả

Mẫu báo cáo công nợ phải trả là biểu mẫu dùng để theo dõi và tổng hợp các khoản nợ mà doanh nghiệp đang phải thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác hoặc bên thứ ba.

Ảnh minh hoạ mẫu báo cáo công nợ phải trả

Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng là bảng tổng hợp tất cả các khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp, được phân loại chi tiết theo từng khách hàng và thời gian quá hạn. Mẫu bảng này giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình thu hồi công nợ, phát hiện sớm các khoản nợ khó đòi và xây dựng kế hoạch thu hồi hợp lý.

Đừng chỉ dừng lại ở việc dùng mẫu Excel thủ công, hiệu quả sẽ rất giới hạn. Với số lượng khách hàng lớn và hóa đơn ngày càng nhiều, sai sót, cập nhật chậm trễ hay trùng lặp là điều khó tránh khỏi.

Ảnh minh hoạ mẫu báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Các mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng thông qua phần mềm báo cáo quản trị không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ ai đang nợ mình, nợ bao nhiêu và bao lâu rồi chưa thanh toán — mà còn đóng vai trò như một “công cụ cảnh báo sớm” để giảm thiểu rủi ro tài chính.

>>>Xem thêm: Mẫu báo cáo chi phí mới nhất và cách lập báo cáo hiệu quả

Phần mềm B Canvas – tự động hóa việc tổng hợp – phân loại công nợ theo thời gian thực

• Cung cấp API tích hợp sẵn với các hệ thống phổ biến tại Việt Nam như kế toán, CRM, ERP,HRM,… 
• Phần mềm cung cấp template thông minh được thiết kế riêng cho từng loại dữ liệu, kèm theo tính năng xác thực dữ liệu (validation) tự động. Giao diện điền form trực tuyến trực quan và dễ sử dụng giúp người không chuyên cũng có thể thao tác một cách dễ dàng.
• Cho phép xem nhanh tổng số nợ theo từng khách hàng, từng chi nhánh, nhóm sản phẩm, nhân viên phụ trách… Hỗ trợ lọc ra top khách hàng nợ nhiều, nợ lâu để ưu tiên thu hồi.
• Gửi cảnh báo khi có khách hàng nợ quá hạn lâu, nợ vượt hạn mức tín dụng, hoặc nợ rơi vào rủi ro thu hồi thấp.
• Chủ động nhắc nhở người phụ trách và cảnh báo lãnh đạo để xử lý sớm.

Phần mềm báo cáo quản trị B Canvas sẽ giúp bạn không chỉ lập báo cáo công nợ chính xác, mà còn quản trị được cả chiến lược thu hồi và dòng tiền của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm về phần mềm báo cáo quản trị B Canvas

Các câu hỏi thường gặp:

Quy trình thu tiền phải thu khách hàng hoạt động như thế nào?

Mục tiêu chính của quy trình thu nợ là mở rộng tín dụng cho khách hàng với sự tin tưởng rằng họ sẽ trả nợ ngay sau khi nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Quy trình bắt đầu khi một công ty bán hàng hóa hoặc dịch vụ theo hình thức tín dụng và các điều khoản bán hàng, bao gồm ngày đến hạn thanh toán và bất kỳ khoản chiết khấu nào cho việc thanh toán sớm, được thỏa thuận.

Bước 1: Thực hiện bán hàng và gửi hóa đơn

Sau khi một công ty cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, họ sẽ gửi cho khách hàng một hóa đơn. Hóa đơn này là hóa đơn cho biết số tiền khách hàng nợ, thời hạn thanh toán và bất kỳ thông tin chi tiết liên quan nào khác về các điều khoản bán hàng đã thỏa thuận.

Bước 2: Ghi lại số tiền nợ

Sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng, công ty sẽ ghi lại số tiền nợ trong sổ cái các khoản phải thu. Điều này cho biết dòng tiền trong tương lai mà công ty dự kiến ​​sẽ sớm nhận được.

Bước 3: Theo dõi số tiền nợ

Công ty theo dõi chặt chẽ các hóa đơn chưa thanh toán để giúp đảm bảo thanh toán đúng hạn. Điều này có thể bao gồm việc duy trì báo cáo cũ liệt kê các hóa đơn theo ngày phát hành và phân loại chúng theo thời gian còn nợ—ví dụ: 30 ngày, 60 ngày và 90 ngày. Lịch trình cung cấp cho công ty thông tin chi tiết về thanh toán đúng hạn so với thanh toán trễ.

Bước 4: Nhận thanh toán và cập nhật hồ sơ

Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, công ty sẽ cập nhật hồ sơ để phản ánh điều này. Nhóm tài chính sẽ sửa bất kỳ lỗi hoặc sai sót nào trong quá trình thanh toán thông qua một quy trình gọi là đối chiếu. Đối chiếu sổ cái công nợ phải thu với các khoản thanh toán đã nhận giúp đảm bảo hồ sơ khớp đúng.

Bước 5: Thu thập các hóa đơn chưa thanh toán

Đôi khi, khách hàng không thanh toán đúng hạn. Khi điều này xảy ra, công ty có thể gửi lời nhắc hoặc gọi điện thoại. Các lựa chọn khác bao gồm cung cấp một kế hoạch thanh toán, thuê một công ty thu nợ hoặc xóa nợ như một khoản lỗ.

Bước 6: Đánh giá các khoản phải thu khó đòi

Khi việc thu thập hóa đơn chưa thanh toán có vẻ không khả thi, các công ty phải lưu giữ hồ sơ về khoản nợ đáng ngờ đó. Sau đó, họ có thể đánh giá các khoản lỗ tiềm ẩn và lập kế hoạch cho tương lai tài chính của mình trong khi cân nhắc đến rủi ro khi làm việc với khách hàng đó một lần nữa.

Mục đích khi lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng?

Một số tình huống và mục đích phổ biến mà Báo cáo về thời hạn thu nợ được sử dụng:

• Quản lý dòng tiền: Đánh giá thời điểm dự kiến ​​dòng tiền vào từ khách hàng, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch cho nhu cầu tiền mặt và thanh khoản ngắn hạn.
• Đánh giá chính sách tín dụng: Đánh giá hiệu quả của các chính sách và hoạt động tín dụng trong việc mở rộng tín dụng cho khách hàng. Các doanh nghiệp có thể xác định xu hướng trong các hóa đơn quá hạn và điều chỉnh các điều khoản tín dụng của mình cho phù hợp.
• Quản lý thu nợ: Để ưu tiên và hợp lý hóa các nỗ lực thu nợ. Các doanh nghiệp có thể tập trung vào việc thu các hóa đơn quá hạn và xác định các tài khoản có vấn đề.
• Quản lý quan hệ khách hàng: Duy trì mối quan hệ lành mạnh với khách hàng. Cho phép doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng về các khoản thanh toán quá hạn trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng.
• Báo cáo tài chính: Bao gồm các báo cáo theo thời gian vào các báo cáo tài chính, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán, cung cấp thông tin chính xác hơn về các khoản phải thu.
• Đánh giá rủi ro tín dụng: Để xác định rủi ro tín dụng tiềm ẩn và đánh giá khả năng tín dụng của từng khách hàng cụ thể. Báo cáo về tình trạng nợ quá hạn có thể làm nổi bật những khách hàng thường xuyên trả chậm hoặc có dấu hiệu khó khăn về tài chính.
• Kế toán và Kiểm toán: Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm toán và cung cấp tài liệu hỗ trợ cho báo cáo tài chính.
• Ra quyết định: Đưa ra quyết định sáng suốt liên quan đến việc quản lý các khoản phải thu, chẳng hạn như điều chỉnh các điều khoản tín dụng, trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi hoặc theo đuổi hành động pháp lý đối với các khách hàng chậm thanh toán.
• Đánh giá hiệu suất: Để đánh giá hiệu suất của bộ phận hoặc nhóm thu nợ. Báo cáo theo thời gian có thể giúp đánh giá hiệu quả của các nỗ lực thu nợ và hiệu quả của các chính sách tín dụng.
• Ngân sách và Dự báo: Kết hợp dữ liệu cũ vào các mô hình ngân sách và dự báo tài chính. Điều này giúp dự báo dòng tiền trong tương lai và đánh giá tác động của các hóa đơn quá hạn đối với hiệu suất tài chính.
• Hành động pháp lý: Để xác định các tài khoản có thể yêu cầu hành động pháp lý để thu hồi, đặc biệt nếu báo cáo nợ quá hạn cho thấy số tiền đáng kể trong danh mục “quá hạn hơn 90 ngày”.
• Đàm phán với khách hàng: Trong quá trình đàm phán với khách hàng về các điều khoản thanh toán hoặc tranh chấp, báo cáo về tình trạng nợ có thể được dùng làm tài liệu tham khảo để hỗ trợ thảo luận và giải quyết.
• Bán nợ hoặc mua bán nợ: Nếu một doanh nghiệp cân nhắc việc bán các khoản phải thu hoặc sử dụng dịch vụ mua bán nợ, báo cáo về tình hình nợ quá hạn sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho người mua tiềm năng hoặc các yếu tố để đánh giá chất lượng các khoản phải thu.

Tìm hiểu thêm về phần mềm báo cáo quản trị B Canvas

Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán và chuyển đổi số, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp TacaSoft cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

TacaSoft,