Báo cáo chi phí như tài liệu tổng hợp toàn bộ các khoản chi tiêu mà nhân viên đã thực hiện thay mặt công ty — từ những khoản nhỏ như mua sắm văn phòng phẩm đến chi phí công tác, đi lại. Đây là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch trong hoàn trả, đồng thời hỗ trợ lập ngân sách, kiểm toán và khấu trừ thuế.
Khi được kết hợp với báo cáo doanh thu và báo cáo bán hàng, báo cáo chi phí mang lại một cái nhìn toàn diện về dòng tiền doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp phát hiện các xu hướng chi tiêu tiềm ẩn mà còn cho phép điều chỉnh ngân sách một cách linh hoạt và chính xác. Việc sở hữu báo cáo chi phí chi tiết và đáng tin cậy còn góp phần đơn giản hóa quy trình kiểm toán, khai thuế, tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục, và giảm thiểu rủi ro bị phạt — mang lại sự an tâm cho cả doanh nghiệp lẫn nhân sự liên quan.
Ngoài ra, báo cáo chi phí còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực như:
Ví dụ, một công ty sản xuất theo dõi chi phí vận hành hàng tháng thông qua báo cáo chi phí và phát hiện chi phí năng lượng tăng bất thường. Qua phân tích, họ nhận thấy một số thiết bị chưa được bảo trì định kỳ, gây tiêu hao năng lượng vượt mức. Từ đó, công ty đầu tư vào bảo dưỡng thiết bị, giúp giảm chi phí điện năng, nâng cao hiệu suất sản xuất và tiết kiệm đáng kể trong dài hạn.
Tuy nhiên, việc lập báo cáo chi phí hiện vẫn gặp một số khó khăn phổ biến như:
Những vấn đề này không chỉ làm lãng phí thời gian, công sức của nhân viên và bộ phận tài chính mà còn ảnh hưởng đến tiến độ hoàn trả, gây khó chịu cho cả người làm báo cáo lẫn người phê duyệt.
Trong bài viết này, bạn sẽ được cung cấp:
Doanh nghiệp có thể lập các báo cáo chi phí cho nhiều danh mục khác nhau tùy thuộc vào ngành kinh doanh và chi phí mà bạn đang theo dõi . Ví dụ, các nhà tư vấn có thể ghi lại chi phí cụ thể của khách hàng trong khi các nhà sản xuất có thể theo dõi chi phí liên quan đến sản phẩm. Đại diện bán hàng thường ghi lại và yêu cầu chi phí đi lại và giải trí.
Sau đây là một số ví dụ về các danh mục báo cáo chi phí thông thường và nội dung của chúng:
| Thể loại báo cáo chi phí | Có thể bao gồm chi phí |
| Tiền lương nhân viên | Chi phí liên quan đến thanh toán của nhân viên và phúc lợi của nhân viên |
| Chi phí văn phòng | Chi phí vật tư, thiết bị và tiện ích |
| Thuê | Các khoản thanh toán thuê thương mại hoặc thanh toán thế chấp (tốt nhất là chia thành các khoản thanh toán gốc và lãi) cho các cơ sở kinh doanh) |
| Sửa chữa và bảo trì | Chi phí sửa chữa hoặc bảo trì cơ sở vật chất hoặc thiết bị |
| Pháp lý và chuyên nghiệp | Chi phí liên quan đến một khách hàng hoặc dự án cụ thể |
| Bảo hiểm | Chi phí bảo hiểm doanh nghiệp nhỏ , bao gồm trách nhiệm chung, trách nhiệm nghề nghiệp, bồi thường cho người lao động hoặc chính sách ô tô thương mại (hoặc bảo hiểm du lịch cho công tác) |
| Thuế và giấy phép | Chi phí cấp phép và lệ phí đăng ký kinh doanh hoặc các loại thuế khác phải trả cho chính quyền địa phương, tiểu bang hoặc liên bang |
| Công tác | Chi phí liên quan đến chuyến bay, khách sạn, xe thuê và các chi phí phát sinh có thể xảy ra |
| Tiếp thị và quảng cáo | Mua quảng cáo và chi phí sáng tạo |
| Chi phí xe công tác | Chi phí xăng, bảo hiểm và bảo dưỡng cho xe kinh doanh |
Các chi phí trong báo cáo chi phí rất quan trọng để lưu giữ hồ sơ chính xác nhằm yêu cầu khấu trừ thuế doanh nghiệp nhỏ cho các chi phí kinh doanh đủ điều kiện và để đo lường lợi nhuận của công ty và các hoạt động cụ thể của công ty.
Báo cáo chi phí có thể được phân loại dựa trên các nhu cầu theo dõi kinh doanh khác nhau. Sau đây là tổng quan về từng danh mục:
Mục đích: Các báo cáo này ghi lại tất cả chi phí mà nhân viên phải chịu trong một tháng.
Phù hợp: Phù hợp để theo dõi các chi phí hoạt động hàng tháng thông thường, chẳng hạn như tiện ích, đồ dùng văn phòng và dịch vụ đăng ký.
Lợi ích: Cung cấp cái nhìn tổng quan về các khoản chi tiêu hàng tháng đang diễn ra và hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách.
Ảnh minh hoạ mẫu báo cáo chi phí hàng tháng
Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng trên phần mềm báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu một cách nhất quán, tránh lệch số giữa các phòng ban. Mẫu báo cáo đi kèm biểu đồ, bảng so sánh, giúp nhận diện ngay những khoản chi vượt kế hoạch hoặc xu hướng tăng bất thường.
Mục đích: Tập trung vào các chi phí phát sinh trong một thời gian dài, thường kéo dài nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm.
Phù hợp: Lý tưởng để theo dõi các khoản chi tiêu vốn lớn hoặc các dự án có chi phí dài hạn, chẳng hạn như mua thiết bị, cải tạo cơ sở hoặc phát triển phần mềm.
Lợi ích: Cung cấp thông tin chi tiết về tổng chi phí của các dự án dài hạn và giúp quản lý dòng tiền trong một khoảng thời gian dài.
Ảnh minh hoạ mẫu báo cáo chi phí dài hạn trên dashboard:
Mẫu báo cáo chi phí dài hạn trên dashboard giúp doanh nghiệp theo dõi xu hướng chi tiêu theo thời gian, kiểm soát ngân sách hiệu quả và ra quyết định tài chính chiến lược dựa trên dữ liệu trực quan.
Nhờ khả năng so sánh kế hoạch với thực tế và phân tích đa chiều, nhà quản lý dễ dàng nhận diện điểm “ngốn ngân sách” và tối ưu chi phí theo từng phòng ban hoặc dự án.
Mục đích: Theo dõi các khoản chi phí phát sinh thường xuyên, chẳng hạn như phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng quý, tiền thuê nhà hoặc phí bảo hiểm.
Phù hợp: Hữu ích cho việc quản lý các chi phí cố định và có thể dự đoán được, phát sinh thường xuyên.
Lợi ích: Cho phép doanh nghiệp xác định và lập kế hoạch cho các nghĩa vụ tài chính định kỳ, đảm bảo thanh toán đúng hạn và dự đoán được ngân sách.
Ảnh minh hoạ mẫu báo cáo chi phí định kỳ
Mẫu báo cáo chi phí định kỳ trên dashboard giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí theo tuần, tháng hoặc quý một cách trực quan, cập nhật liên tục và dễ dàng phát hiện sai lệch so với ngân sách. Nhờ đó, nhà quản lý có thể phản ứng kịp thời, kiểm soát dòng tiền hiệu quả và tối ưu vận hành hàng kỳ.
Mục đích: Báo cáo chi phí công tác được thiết kế riêng để theo dõi các chi phí liên quan đến công tác và giải trí.
Phù hợp: Cần thiết cho các doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên đi công tác hoặc chi trả chi phí giải trí thay mặt cho công ty.
Lợi ích: Tạo điều kiện hoàn trả các chi phí liên quan đến đi lại như chuyến bay, chỗ ở, bữa ăn và giải trí của khách hàng. Giúp theo dõi ngân sách đi lại và đảm bảo tuân thủ các chính sách đi lại.
Xem thêm: Xây dựng báo cáo doanh thu hiệu quả với 4 bước kết hợp kết hợp giải pháp công nghệ quản trị hiện đại
Báo cáo sales: Mẫu và các loại báo cáo giúp doanh nghiệp xác định điểm nghẽn, tăng tốc bán hàng
Làm theo các bước dưới đây để thiết lập hệ thống quản lý tài chính, giúp đơn giản hóa quy trình hoàn trả chi phí và tăng cường minh bạch trong việc theo dõi chi tiêu của doanh nghiệp.
Trước tiên, hãy xây dựng một bộ hướng dẫn rõ ràng về những khoản chi nào được xem là chi phí công tác hợp lệ và có thể hoàn trả. Việc này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những loại chi phí nào họ được phép yêu cầu thanh toán lại, đồng thời tránh phát sinh những khoản chi không cần thiết.
Tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp, nhưng bạn nên bắt đầu từ những chi phí phổ biến như:
Những chi phí này có thể phát sinh bất chợt, dù không thường xuyên, nên việc chuẩn bị trước sẽ giúp quá trình xử lý nhanh chóng và minh bạch hơn.
Tùy vào cách vận hành của doanh nghiệp, bạn cũng có thể bổ sung các loại chi phí sau vào mẫu báo cáo:
Cuối cùng, hãy lưu toàn bộ các thông tin hướng dẫn này vào một nơi mà mọi nhân viên đều có thể dễ dàng truy cập. Ví dụ, hệ thống thông tin nội bộ trong công ty/ một tập dữ liệu chung
Việc cung cấp các ví dụ cụ thể trong chính sách của bạn cũng có thể giảm thiểu sự nhầm lẫn và đẩy nhanh quá trình phê duyệt. Ví dụ, nếu bạn bao gồm chi phí đi lại, bạn có thể nêu rằng vé máy bay đi họp với khách hàng được hoàn trả, nhưng vé taxi đến văn phòng thì không.
Nếu bạn quản lý các quyền lợi của nhân viên thông qua chi phí, hãy nhắc nhở nhân viên về khoản trợ cấp của họ và đưa ra ý tưởng (ví dụ, lớp học yoga cho ngân sách chăm sóc sức khỏe).
Yêu cầu nhân viên nộp biên lai hoặc hóa đơn cho mọi khoản chi phí. Điều này sẽ có lợi cho bạn và nhóm tài chính của bạn theo một số cách.
Đầu tiên, biên lai cho phép xác minh nhanh chóng các chi tiết giao dịch, bao gồm ngày tháng, chi phí và địa điểm, giúp đẩy nhanh quá trình xử lý và hoàn trả.
Ví dụ, nếu một nhân viên yêu cầu bữa trưa cho khách hàng, biên lai của họ sẽ hiển thị những gì họ đã gọi. Nhóm tài chính có thể kiểm tra xem chi tiêu có phù hợp với chính sách của công ty hay không, chẳng hạn như chi trả cho bữa ăn của khách hàng nhưng không bao gồm đồ uống có cồn.
Nếu bạn yêu cầu yêu cầu chi phí qua email, bạn có thể yêu cầu nhân viên đính kèm biên lai dưới dạng hình ảnh hoặc tệp PDF cùng với biểu mẫu hoàn trả, như trong ví dụ bên dưới.
Lưu trữ hồ sơ mua hàng ở một nơi cũng có nghĩa là nếu có vấn đề phát sinh (ví dụ: chuyến bay bị hủy hoặc hoãn), bạn hoặc quản lý tuyến có thể giải quyết trực tiếp với nhà cung cấp. Điều này giúp nhân viên tập trung vào công việc thay vì quản lý việc theo dõi.
Hãy xây dựng một quy trình cụ thể để xem xét và phê duyệt các khoản chi phí. Khi nhân viên biết rõ cách lập báo cáo chi phí và gửi yêu cầu bồi hoàn, họ sẽ không mất thời gian đi hỏi hoặc để tồn đọng các khoản cần xử lý.
Nếu bạn đang quản lý một nhóm nhỏ, có thể yêu cầu nhân viên nộp báo cáo chi phí trực tiếp cho bạn.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn hoặc muốn tối ưu quy trình, bạn có thể cân nhắc các phương án sau:
Sau khi đã phân rõ trách nhiệm, bạn cũng cần thống nhất hình thức gửi báo cáo chi phí. Nhân viên có thể nộp qua email, qua email, biểu mẫu in, lưu trữ đám mây dùng chung hoặc trực tiếp trên phần mềm kế toán nếu công ty đã triển khai công cụ chuyên dụng.
Ví dụ, phần mềm báo cáo quản trị B Canvas phối hợp với các ứng dụng trên điện thoại, cho phép nhân viên nhập thông tin chi tiết, chụp ảnh biên lai và theo dõi khiếu nại của họ.
Ảnh minh hoạ
Nếu công ty đã triển khai phần mềm kế toán có sẵn tính năng báo cáo chi phí, hãy tận dụng công cụ đó để tiết kiệm thời gian và giảm thao tác thủ công. Trường hợp bạn đang sử dụng hệ thống quản lý khách hàng (CRM), có thể dùng nó để lưu trữ và chia sẻ báo cáo nếu phù hợp với quy trình làm việc hiện tại.
Cuối cùng, hãy đặt giới hạn thời gian để gửi báo cáo. Thời hạn bạn có thể để tầm 30 ngày hoặc đến cuối mỗi tháng là hợp lý. Điều này giúp hạn chế tình trạng dồn đọng hồ sơ, đảm bảo dữ liệu tài chính luôn chính xác và tránh ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Các mẫu báo cáo chi phí chuẩn hóa giúp các yêu cầu bồi thường được nhất quán. Chúng đảm bảo rằng nhân viên chỉ cung cấp thông tin cần thiết và người phê duyệt có thể xử lý các yêu cầu bồi thường một cách nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm kế toán thường có sẵn biểu mẫu báo cáo chi phí, vì vậy hãy kiểm tra xem nhà cung cấp của bạn có cung cấp biểu mẫu này không.
Nếu không, bạn có thể tạo một báo cáo trong tài liệu hoặc bảng tính, tìm mẫu báo cáo chi phí miễn phí trong Excel.
Bất kể bạn tạo theo cách nào, mẫu của bạn cũng phải bao gồm các trường cần thiết (ví dụ: tên, ngày tháng, mô tả và chi phí) cùng với các phần ghi chú và bằng chứng.
Phần ghi chú cho phép nhân viên thêm ngữ cảnh, giảm các câu hỏi tiếp theo. Ví dụ, người quản lý tài khoản có thể giải thích lý do tại sao cuộc họp khách hàng lại yêu cầu chi phí bữa ăn cao hơn bình thường, loại bỏ việc trao đổi qua lại.
Nếu doanh nghiệp không có một chính sách chi phí cụ thể và dễ hiểu, nhân viên sẽ dễ mắc lỗi khi lập báo cáo chi phí – dẫn đến mất thời gian chỉnh sửa, xử lý lại nhiều lần.
Một chính sách chi tiêu rõ ràng nên nêu rõ ai được phép chi tiêu cho mục đích công việc, giới hạn chi tiêu là bao nhiêu và những loại chi phí nào được hoặc không được hoàn trả. Chính sách này cũng cần hướng dẫn quy trình phê duyệt, yêu cầu đính kèm hóa đơn/chứng từ và cung cấp mẫu biểu để nhân viên dễ dàng thực hiện đúng.
Với khả năng hỗ trợ toàn diện cho quy trình này, phần mềm báo cáo quản trị B-Canvas sở hữu cơ chế kết nối đa dạng, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nguồn dữ liệu.
Tiện ích import thông minh cho phép nhập dữ liệu từ Excel, CSV với tính năng mapping tự động, trong khi kết nối trực tiếp với các cơ sở dữ liệu thông dụng như SQL Server, MySQL và PostgreSQL. B-Canvas còn cho phép upload dữ liệu phi cấu trúc để tạo thành tài sản dữ liệu tổng hợp. Và khi lập mẫu xong, phần mềm B Canvas sẽ hiện cảnh báo nếu như số liệu đã vượt quá quy định
Việc chấp nhận báo cáo chi phí mà không yêu cầu đính kèm hóa đơn hay tài liệu liên quan có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro nghiêm trọng – đặc biệt nếu bạn cần dùng những chi phí đó để kê khai thuế. Trong trường hợp bị cơ quan thuế kiểm tra mà không có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị phạt nặng hoặc từ chối khấu trừ thuế.
Để giải quyết bài toán này, B-Canvas cung cấp khả năng tích hợp dữ liệu từ các phần mềm bên ngoài thông qua các connector bảo mật, tương thích với các hệ thống phổ biến như CRM, HRM,… giúp dễ dàng đồng bộ hóa chứng từ và thông tin giao dịch từ nhiều nguồn. Nhờ hệ thống ETL tự động (Trích xuất – Chuyển đổi – Tải), toàn bộ dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục, chính xác và có thể truy xuất nhanh chóng khi cần – giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ, vừa giảm tải quy trình kiểm tra thủ công.
Để kiểm soát tốt dòng tiền và hiểu rõ doanh nghiệp đang chi tiêu vào đâu, việc phân loại chi phí đúng là rất quan trọng. Nếu phân loại sai, bạn sẽ khó nắm được tình hình chi tiêu thực tế và có thể gặp khó khăn khi làm báo cáo hay kê khai thuế. Vì vậy, trước khi phê duyệt, cần kiểm tra kỹ từng khoản chi để đảm bảo được ghi nhận đúng nhóm chi phí.
Khi ứng dụng B-Canvas, phần mềm tích hợp các công nghệ tự động hóa tiên tiến để giảm thiểu can thiệp thủ công, mang lại sự chính xác và nhất quán cho dữ liệu, giúp chuyển hóa dữ liệu thô thành thông tin có giá trị. Hệ thống thực hiện cross-check tự động giữa các bảng dữ liệu liên quan, đảm bảo tính nhất quán của thông tin. Bên cạnh đó, nó tự động làm sạch và sửa lỗi danh mục, cũng như tính toán và cập nhật các chỉ số KPI quan trọng.
Một cuộc khảo sát của Rho cho thấy khoảng 60% nhân viên tại các doanh nghiệp vừa phải nộp báo cáo chi phí hàng ngày hoặc hàng tuần và 75% dành hơn 15 phút để điền vào mỗi báo cáo – trung bình ít nhất một giờ mỗi tháng.
Tự động hóa một phần quy trình quản lý chi phí giúp giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính cho cả nhóm, từ đó giải phóng thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Với phần mềm báo cáo quản trị như B-Canvas, nhân viên vẫn có thể dễ dàng nhập yêu cầu hoàn trả chi phí ngay trên hệ thống, nhưng các bước phức tạp như phân loại chi phí, tính khấu trừ thuế, theo dõi quy trình phê duyệt và lập báo cáo đều được tự động xử lý. Nhờ đó, toàn bộ quy trình trở nên nhanh chóng, chính xác và minh bạch – đồng thời giảm thiểu tối đa sai sót do thao tác thủ công.
Tất cả những cải tiến từ việc tự động hóa quy trình quản lý chi phí thông qua phần mềm báo cáo quản trị cuối cùng sẽ mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
B-Canvas tích hợp các công nghệ tự động hóa tiên tiến để giảm thiểu can thiệp thủ công, mang lại sự chính xác và nhất quán cho dữ liệu, giúp chuyển hóa dữ liệu thô thành thông tin có giá trị.
Hệ thống thực hiện cross-check tự động giữa các bảng dữ liệu liên quan, đảm bảo tính nhất quán của thông tin. Bên cạnh đó, nó tự động làm sạch và sửa lỗi danh mục, cũng như tính toán và cập nhật các chỉ số KPI quan trọng.
Đặc biệt tích hợp AI-powered Analyst phân tích chuyên sâu tùy biến linh hoạt các chiều thông tin để tạo ra insights giá trị, tìm kiếm thông tin dễ dàng, giúp người dùng không chuyên cũng có thể khai thác dữ liệu hiệu quả, có khả năng phát hiện xu hướng và điểm bất thường, giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh chiến lược, (tự động cảnh báo những sai sót dữ liệu và biến động cấp thiết, gửi email và đề xuất thiết lập cuộc họp khẩn cấp..)
Hello Chef, một dịch vụ cung cấp bữa ăn tại Dubai, đã phải đối mặt với những thách thức đáng kể trong việc quản lý chi phí. Khi hoạt động của họ mở rộng, họ phải vật lộn với các quy trình thủ công tiêu tốn hơn 50 giờ thời gian của nhóm tài chính hàng tháng. Việc thiếu một hệ thống hợp lý đã gây ra sự chậm trễ trong việc phê duyệt, biên lai bị thất lạc và tình trạng kém hiệu quả trong việc theo dõi và báo cáo chi phí.
Hello Chef đã áp dụng nền tảng phần mềm báo cáo quản trị và đã đạt được những kết quả như:
Bằng cách tận dụng nền tảng của phần mềm báo cáo quản trị, Hello Chef đã hợp lý hóa hoạt động, giảm gánh nặng hành chính và đạt được sự minh bạch tài chính cao hơn, cho phép doanh nghiệp tập trung vào tăng trưởng.
Phần mềm báo cáo quản trị nền tảng này sẽ được thiết kế để mở rộng quy mô cùng với doanh nghiệp của bạn, thích ứng liền mạch khi nhóm của bạn mở rộng và khối lượng giao dịch tăng lên. Thiết kế trực quan và cơ sở hạ tầng mạnh mẽ đảm bảo quản lý chi phí vẫn hiệu quả, chính xác và không có lỗi, bất kể quy mô công ty của bạn.
| Tiêu chí | Báo cáo chi phí | Báo cáo quản trị chi phí |
| Mục tiêu | Ghi nhận và theo dõi các khoản chi thực tế để hoàn trả, kiểm soát | Phân tích chi phí sâu hơn để hỗ trợ ra quyết định quản trị |
| Đối tượng | Nhân viên, kế toán hành chính | Nhà quản lý, cấp điều hành |
| Phạm vi | Theo từng khoản mục cụ thể: đi lại, ăn uống, văn phòng… | Theo trung tâm chi phí, dự án, phòng ban, sản phẩm… |
| Tính chất dữ liệu | Dữ liệu đã xảy ra – phục vụ hoàn trả, ghi sổ | Dữ liệu phân tích – phục vụ ra quyết định, tối ưu hiệu suất |
| Công cụ hỗ trợ phổ biến | Mẫu giấy, phần mềm kế toán đơn giản | Phần mềm báo cáo quản trị, BI tools, Excel nâng cao |
Để được coi là đầy đủ và chính xác, báo cáo chi phí phải bao gồm một số thành phần chính. Gồm:
Thông tin nhân viên: Thông tin cơ bản về nhân viên nộp báo cáo là rất cần thiết. Bao gồm tên, chức danh, phòng ban và thông tin liên lạc. Thông tin như vậy giúp nhóm tài chính xác định ai đang yêu cầu hoàn trả và hiểu được nguồn chi phí trong công ty.
Ngày chi phí: Mỗi khoản chi phí cần có dấu thời gian. Báo cáo phải liệt kê rõ ràng thời điểm phát sinh chi phí, có thể là cho một cuộc họp ăn trưa, đi lại hoặc việc gì khác. Biết ngày chính xác giúp bộ phận tài chính duy trì hồ sơ chính xác và liên kết chi phí với các dự án, chuyến đi hoặc sự kiện cụ thể.
Thể loại chi phí: Mỗi khoản chi phí phải nằm trong một thể loại cụ thể. Chi phí đi lại? Một bữa ăn? Văn phòng phẩm? Phân loại chi phí giúp đơn giản hóa việc theo dõi chi tiêu trong nhiều lĩnh vực, tạo điều kiện quản lý ngân sách hiệu quả hơn và làm nổi bật các mô hình theo thời gian. Ví dụ, nếu chi phí đi lại liên tục cao, công ty có thể tìm cách giảm chi phí hoặc đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch.
Mô tả: Một mô tả ngắn gọn về lý do tại sao chi phí là cần thiết là rất quan trọng. Thay vì chỉ nêu “bữa trưa” hoặc “tiền taxi”, hãy cung cấp bối cảnh. Ví dụ, “Buổi họp ăn trưa với khách hàng để thảo luận về dự án Q4” sẽ làm rõ hơn. Mô tả càng cụ thể thì càng tốt.
Số tiền đã chi: Báo cáo phải nêu rõ số tiền chính xác đã chi cho từng mặt hàng hoặc dịch vụ. Cho dù đó là 5 đô la cho cà phê trong cuộc họp với khách hàng hay 500 đô la cho kỳ nghỉ tại khách sạn trong chuyến công tác, thì mỗi đô la đều phải được tính đến. Một bản tổng hợp số tiền đã chi cho tất cả các khoản chi phí phải được đưa vào cuối báo cáo, để mọi người đều biết được số tiền được hoàn lại.
Biên lai: Việc đính kèm biên lai hoặc hóa đơn thường không thể thương lượng, đặc biệt là đối với các khoản chi lớn hơn. Biên lai đóng vai trò là bằng chứng cho thấy khoản chi là hợp pháp, cung cấp cho nhóm tài chính các tài liệu cụ thể để xác minh với các khiếu nại được đưa ra trong báo cáo. Nếu không cung cấp biên lai, việc hoàn trả có thể bị từ chối trong nhiều trường hợp. Một số công ty có ngưỡng tối thiểu – chẳng hạn như 25 đô la – mà theo đó không yêu cầu biên lai, nhưng đối với bất kỳ khoản nào cao hơn ngưỡng đó thì bắt buộc phải có.
Phê duyệt: Mỗi báo cáo chi phí cần được người quản lý hoặc giám sát viên xem xét và phê duyệt. Bước này rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng người có thẩm quyền đã kiểm tra báo cáo và xác minh rằng các khoản chi phí tuân thủ chính sách của công ty. Phê duyệt có thể đơn giản như chữ ký hoặc con dấu kỹ thuật số trong hệ thống quản lý chi phí. Nếu không có đèn xanh này, báo cáo không thể tiến hành hoàn trả.
Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán và chuyển đổi số, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp TacaSoft cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
TacaSoft,
