Báo cáo doanh thu cung cấp cho chủ doanh nghiệp và quản lý cấp cao các thông tin tài chính quan trọng về hiệu suất của công ty. Bạn có thể sử dụng những thông tin chi tiết này để cải thiện hiệu quả, khám phá tiềm năng tăng trưởng tiềm ẩn và chỉ đạo các nguồn lực để tăng lợi nhuận.
Khi xây dựng báo cáo doanh thu, doanh nghiệp có thể tích hợp thêm các báo cáo tài chính khác như báo cáo lãi – lỗ, lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán. Điều này tạo ra một bức tranh toàn diện về sức khỏe tài chính của công ty, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về lập ngân sách, dự báo doanh số và hoạch định chiến lược dài hạn. Bạn cũng có thể đặt mục tiêu bán hàng khả thi cho nhân viên bán hàng, điều chỉnh giá để duy trì tính cạnh tranh hoặc đầu tư thời gian vào nhiều chiến dịch tiếp thị qua email hơn vì chúng có ROI cao.
Báo cáo doanh thu của doanh nghiệp SME có thể cho bạn biết:
Bạn đang tạo ra bao nhiêu tiền
Doanh số của bạn đến từ đâu
Còn lại gì sau khi chi phí
Quỹ đạo doanh thu của bạn
Xem xét lại chiến lược định giá của họ
Cung cấp các ưu đãi để khuyến khích nâng cấp
Nhắm mục tiêu đến nhiều khách hàng có lợi nhuận hơn với quảng cáo của họ
Bạn nhận được những dự đoán đáng tin cậy hơn từ công cụ dự báo doanh số của mình vì giờ đây bạn cung cấp cho nó dữ liệu doanh thu chính xác và cập nhật Bạn thấy sản phẩm nào có giá cao nhất và mất nhiều thời gian nhất để bán, điều này có thể khiến bạn phải tăng giá hoặc ngừng sản xuất sản phẩm
Lời chào hàng của bạn với các chủ nợ và nhà đầu tư sẽ thuyết phục hơn vì họ có thể thấy rằng bạn chủ động quản lý tài chính của công ty.
Báo cáo doanh thu chứa dữ liệu tài chính chính xác, theo thời gian thực mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
Ví dụ, bạn có thể tăng doanh số bằng cách đầu tư nhiều hơn vào các nhóm và sản phẩm mà báo cáo doanh thu của bạn cho thấy hoạt động tốt nhất. Doanh số tăng đột biến ở các khu vực hoặc nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể chỉ ra xu hướng thị trường mà bạn có thể xoay trục để tận dụng.
Báo cáo của bạn có thể cho thấy doanh thu của bạn đang giảm, chỉ ra doanh số bán hàng của một số sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể đang giảm. Sau đó, bạn có thể chạy chương trình khuyến mãi để tăng số lượng đơn hàng.
Bạn có thể sử dụng báo cáo của mình để xem bạn xếp hạng tốt như thế nào so với các đối thủ cạnh tranh. Nếu giá trị đơn hàng trung bình của bạn thấp hơn các công ty khác trong cùng lĩnh vực, bạn có thể tăng giá. Những lợi ích quan trọng khác mà báo cáo doanh thu mang lại bao gồm:Việc chạy báo cáo doanh thu thường xuyên sẽ xây dựng lịch sử tài chính của doanh nghiệp bạn. Thư viện dữ liệu này có nghĩa là bạn có thể theo dõi hiệu suất của mình theo thời gian.
Trong bài viết này, sẽ đưa ra cho bạn:
Các loại báo cáo doanh thu, các chỉ số mà nhà quản trị cần nắm.
Mẫu báo cáo phù hợp cho từng mục tiêu kinh doanh.
Và quan trọng là cách ứng dụng phần mềm báo cáo quản trị để biến dữ liệu thành công cụ thúc đẩy lợi nhuận.
Số liệu cho báo cáo doanh thu
Bạn hoàn toàn có thể tùy biến báo cáo doanh thu bằng cách tích hợp nhiều chỉ số đo lường khác nhau, nhằm xây dựng góc nhìn toàn diện hơn về hiệu suất kinh doanh.
Dưới đây là 9 chỉ số quan trọng mà các nhà quản lý doanh thu thường sử dụng để đưa ra quyết định chính xác và kịp thời:
Chỉ số doanh thu
Nó đo lường những gì
Doanh thu ròng
Doanh thu ròng cho bạn biết số tiền còn lại sau khi đã trừ đi các chi phí liên quan đến việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Tổng doanh thu
Báo cáo tổng doanh thu cho biết doanh nghiệp của bạn đã kiếm được bao nhiêu thu nhập trước khi tính đến bất kỳ chi phí nào.
Doanh thu hoạt động
Báo cáo này hiển thị số tiền doanh thu bạn tạo ra từ việc bán hàng hoặc các sản phẩm và dịch vụ cốt lõi của bạn.
Doanh thu không hoạt động
Doanh thu không phải từ hoạt động kinh doanh là thu nhập kiếm được từ các hoạt động không liên quan đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn, chẳng hạn như lãi suất và thu nhập từ vốn trên tài sản.
Dự báo doanh thu
Dự báo doanh thu dự đoán thu nhập trong tương lai của bạn dựa trên dữ liệu trong quá khứ và xu hướng thị trường.
Doanh thu so sánh
Chỉ số này so sánh hiệu suất hiện tại của bạn với hiệu suất trước đây hoặc chuẩn mực của ngành.
Doanh thu bán hàng
Báo cáo doanh thu bán hàng phân tích thu nhập theo sản phẩm/dịch vụ, nhân khẩu học, phân khúc khách hàng, phòng ban, chiến dịch tiếp thị, v.v.
Doanh thu địa lý
Báo cáo doanh thu theo địa lý cho biết số tiền bạn kiếm được ở các khu vực hoặc quốc gia khác nhau.
Doanh thu định kỳ
Báo cáo này theo dõi các luồng thu nhập thường xuyên giống như bất kỳ dịch vụ đăng ký nào bạn cung cấp.
Chọn loại phân tích nào mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp của bạn khi tạo báo cáo doanh thu.
Ví dụ, một công ty lắp đặt an ninh doanh nghiệp sử dụng nhóm bán hàng qua điện thoại để đặt lịch hẹn và nhân viên bán hàng thực địa để chốt giao dịch có thể muốn bao gồm:
Phân tích doanh thu bán hàng: Xác định những nhân viên mang lại nhiều doanh số nhất để giám đốc bán hàng biết nên phân công những khách hàng tiềm năng nhất cho ai.
Phân tích doanh thu theo địa lý: Quyết định nhóm bán hàng qua điện thoại nên gọi điện đến đâu trước bằng cách nhắm mục tiêu đến các thị trấn và thành phố tạo ra nhiều lợi nhuận nhất.
Phân tích doanh thu so sánh: Nếu lượt cài đặt tăng nhưng doanh thu và lợi nhuận giảm, họ có thể thấy nhân viên của mình đã giảm giá bao nhiêu.
Báo cáo doanh thu cung cấp thông tin bạn cần để phát triển doanh nghiệp dựa trên số liệu thực tế chứ không phải cảm tính.
Lưu ý: Các báo cáo như Báo cáo lãi lỗ, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cùng với báo cáo doanh thu, bạn sẽ được hưởng lợi từ việc hiểu rõ hơn về cách cải thiện lợi nhuận và nơi có thể cắt giảm chi phí.
Các bước làm báo cáo doanh thu bán hàng – Hướng dẫn chi tiết
Bước 1. Thu thập dữ liệu
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ ràng các chỉ số doanh thu cần phân tích. Tùy vào mục đích báo cáo, doanh nghiệp có thể tập trung vào các chỉ số sau:
Doanh thu bán hàng tổng thể
Doanh thu theo khu vực kém hiệu quả
Phân tích doanh thu theo sản phẩm/dịch vụ
Có thể lấy dữ liệu trực tiếp và đáng tin cậy từ các ứng dụng như phần mềm kế toán, CRM và hệ thống POS,..
Ví dụ, nếu một công ty bán bánh kẹo muốn chạy doanh thu bán hàng, doanh thu theo khu vực và phân tích doanh thu so sánh trong báo cáo của họ. Đối với điều đó, họ sẽ cần những điều sau:
Loại phân tích
Thông tin cần thiết từ dữ liệu bán hàng
Doanh thu bán hàng để xác định đại diện hàng đầu
Tên đại diện bán hàng, số cuộc hẹn, số lượng bán hàng, tổng giá trị bán hàng, sản phẩm đã bán (CCTV, hệ thống báo động), ngành kinh doanh của khách hàng, ngày bán hàng
Doanh thu theo địa lý cho khu vực tốt nhất
Thành phố hoặc huyện, xã, mã bưu chính, ngày bán
Doanh thu so sánh với năm ngoái
Hệ thống CCTV (từ dữ liệu sản phẩm đã bán), lắp đặt và bảo trì CCTV (từ dữ liệu dịch vụ đã bán), giá bán, ngày bán
Càng thêm nhiều dữ liệu vào báo cáo, người làm báo cáo sẽ càng khám phá được nhiều thông tin chi tiết.
Dữ liệu cũng có thể chứng minh: Những lĩnh vực nào tạo ra nhiều doanh thu nhất (dòng khách hàng kinh doanh và ngày bán hàng trên biểu đồ thanh trong một khoảng thời gian nhất định)
Sản phẩm nào đang được ưa chuộng hoặc mất đi (số lượng sản phẩm được bán trong một tháng, năm hoặc quý được hiển thị trên biểu đồ đường để hiển thị xu hướng)
Thời điểm bán được nhiều nhất (số lượng sản phẩm được bán trong từng tháng, quý hoặc năm trên cùng một đường thẳng hoặc biểu đồ thanh để làm nổi bật các giai đoạn bán hàng cao điểm)
Nhưng để điền hết thông thông tin vào một báo cáo rồi lại phải sắp xếp dữ liệu để tạo thành các biểu đồ, xu hướng dễ nhìn thì sẽ rất mất thời gian. Vì vậy, người làm báo cáo có thể ứng dụng các phần mềm quản lý tài chính kế toán đáng tin cậy.
Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp dù có dữ liệu nhưng lại không thể tận dụng được vì phần mềm kế toán hiện tại thiếu linh hoạt, khó truy xuất thông tin, hoặc không tích hợp dữ liệu với nhiều nguồn khác. Tuy nhiên, phần mềm báo cáo quản trị có thể khắc phục nhược điểm này với tính năng tự động nhập dữ liệu mới nhất.
Bước 2: Chọn công cụ báo cáo
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ dữ liệu (từ bước 1), bước tiếp theo quyết định hiệu quả của báo cáo doanh thu chính là chọn đúng công cụ để phân tích và trực quan hóa dữ liệu. Việc lấy báo cáo thông qua phần mềm quản lý bán hàng là chưa đủ – đặc biệt khi doanh nghiệp cần báo cáo nhanh, chính xác và dễ hiểu cho lãnh đạo.
Các tiêu chí chọn công cụ báo cáo doanh thu:
Tiêu chí
Mô tả
Tự động hóa
Đồng bộ dữ liệu từ phần mềm kế toán, CRM, bán hàng…
Phân tích linh hoạt
Cho phép xem doanh thu theo thời gian, khu vực, nhóm hàng…
Trực quan hóa mạnh mẽ
Biểu đồ, dashboard, bảng động giúp dễ hiểu và dễ chia sẻ
Tùy biến theo mô hình doanh nghiệp
Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ hay sản xuất đều sử dụng được
Dễ sử dụng cho người không chuyên IT
Giao diện thân thiện, dễ thao tác, không cần lập trình
Ví dụ để chạy các báo cáo doanh thu chi tiết hơn, bạn có thể kết nối trực tiếp các ứng dụng hiện có của mình với phần mềm báo cáo quản trị B Canvas. Việc tích hợp sẽ cho phép bạn chạy các báo cáo phân tích, ứng dụng AI cho bạn thấy doanh thu và chi phí của bạn sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi thu nhập tăng 10% hoặc chi tiêu tăng 5%.
Báo cáo dự đoán doanh thu thông qua phần mềm báo cáo quản trị
Sau khi tích hợp và xử lý dữ liệu rời rạc trên phần mềm bán hàng, phần mềm báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp thu thập và chuẩn hóa dữ liệu doanh thu từ các nghiệp vụ phát sinh thực tế – như hóa đơn, hợp đồng, công nợ hay thanh toán – sau đó tự động ghi nhận, phân loại và cập nhật vào hệ thống.
Bước 3. Phân tích dữ liệu của bạn
Bây giờ hãy tải dữ liệu của bạn vào ứng dụng hoặc phần mềm bạn sử dụng để chạy phân tích và bắt đầu theo dõi hiệu suất.
Bắt đầu bằng cách chọn thời gian báo cáo của bạn.
Thời gian báo cáo
Ưu và nhược điểm
Báo cáo hàng tháng
Tốt cho việc phát hiện xu hướng ngắn hạn và phản ứng nhanh với những thay đổi trong hiệu suất kinh doanh hoặc điều kiện thị trường
Không tốt cho việc đưa ra quyết định dài hạn vì bạn có thể phản ứng thái quá với những biến động ngắn hạn bằng cách đánh giá quá cao tầm quan trọng của chúng
Báo cáo hàng quý
Tốt cho việc xác định các mô hình trong vài tháng và thực hiện điều chỉnh trong khi vượt qua những biến động tạm thời
Không tốt cho việc giải quyết nhanh chóng các vấn đề cấp bách như vấn đề dòng tiền hoặc doanh thu giảm đột ngột và kéo dài
Báo cáo thường niên ( năm tài chính )
Tốt cho việc cung cấp bức tranh rõ ràng về sức khỏe tổng thể của doanh nghiệp và lợi nhuận dài hạn
Không tốt cho việc phát hiện các dấu hiệu cảnh báo sớm về các vấn đề tiềm ẩn như tích trữ hàng tồn kho và tỷ lệ giữ chân khách hàng giảm
Có thể khó để phát hiện xu hướng trong cơ sở dữ liệu. Để phân tích tài chính của bạn dễ dàng hơn, hãy tạo:
Biểu đồ thanh. Tuyệt vời để so sánh các sản phẩm, dịch vụ và nhóm khác nhau.
Biểu đồ đường. Lý tưởng để theo dõi những thay đổi về tổng doanh thu và số lượng bán hàng theo thời gian.
Biểu đồ hình tròn. Thích hợp để phân tích doanh thu theo danh mục, phòng ban hoặc chi nhánh để xem đơn vị nào đóng góp nhiều nhất.
Dễ dàng hơn nhiều để tìm các mẫu và mối tương quan trực quan. Ví dụ, bạn có thể sử dụng biểu đồ đường để theo dõi mức tăng trưởng doanh số trong ba năm qua. Tích hợp phần mềm báo cáo quản trị B Canvasvới tính năng cập nhật số liệu liên tục. Giúp hợp lý hóa các tác vụ như thế này, mang đến trải nghiệm liền mạch để quản lý dữ liệu của bạn.
Bước 4. Tạo báo cáo của bạn
Trong khi nhiều chủ doanh nghiệp sẽ chia sẻ bảng thông tin nội bộ để mọi người đều cập nhật, bạn cũng có thể trình bày báo cáo doanh thu dưới dạng PDF, tài liệu, bảng tính hoặc kết hợp các dạng này.
Bắt đầu báo cáo bằng phần tóm tắt, cung cấp tổng quan về những quan sát và khuyến nghị chính mà bạn đưa ra trong báo cáo.
Trong mỗi phần, hãy trình bày thông tin một cách rõ ràng và súc tích. Bao gồm các biểu đồ và bảng hữu ích để các nhà quản lý cấp cao có thể tự kiểm tra dữ liệu và sử dụng phân tích dự đoán như công cụ dự báo bán hàng để đảm bảo công ty của bạn luôn đi đầu.
Cố gắng đưa ra khuyến nghị dựa trên các mô hình tồn tại theo thời gian để tránh phản ứng với các xu hướng ngắn hạn hoặc những thay đổi theo mùa. Trình bày các khuyến nghị của bạn vào cuối mỗi phần, cùng với phương án hành động được đề xuất.
Hãy cân nhắc tạo các báo cáo nhỏ để thông báo cho các nhà quản lý ở các phòng ban khác nhau. Hiển thị cho họ dữ liệu có liên quan đến họ và chia sẻ thông tin chi tiết của bạn để họ có thể đạt được KPI của mình.
Hơn hết, những công việc này có thể thực hiện nhanh chóng thông quan vài cú click trên phần mềm. Công đoạn này có thể tối ưu hóa bằng cách phần mềm báo cáo quản trị B Canvas:
Phần mềm báo cáo quản trị B Canvas kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, phần mềm CRM,…những ứng dụng hiện có của doanh nghiệp. Hỗ trợ nâng cao trực quan hóa báo cáo bằng biểu đồ, bảng động, dashboard quản trị chuyên sâu hơn theo thời gian thực.
Có thể tạo báo cáo riêng cho từng phòng ban với dữ liệu liên quan trực tiếp đến KPI của họ.
Dễ dàng bổ sung phần tóm tắt, phân tích xu hướng, và đề xuất hành động dựa trên dữ liệu lịch sử.
Giải pháp này giúp nhà quản lý không chỉ nắm bắt số liệu mà còn ra quyết định nhanh, chính xác và có cơ sở hơn.
Cách doanh nghiệp thông minh phân tích báo cáo doanh thu để bứt phá lợi nhuận
Phân tích báo cáo doanh thu một cách chính xác giúp doanh nghiệp nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược để thúc đẩy tăng trưởng lâu dài.
Sau đây là các phương pháp phân tích báo cáo giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu báo cáo doanh thu.
Phân tích báo cáo doanh thu bán hàng
Đối với bất kỳ tổ chức nào, KPI quan trọng nhất là tổng doanh thu bán hàng tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định. Một phân tích doanh thu bán hàng đơn giản sẽ nhân số lượng đơn vị được bán với giá trung bình của mỗi mặt hàng. Các nhà cung cấp SaaS thường tập trung vào doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) và doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) đại diện cho tổng doanh thu tạo ra trong hơn một tháng hoặc một năm. Trên thực tế, trong một nghiên cứu của Revenue Operations Alliance, 51,3% chuyên gia về hoạt động doanh thu đồng ý rằng doanh thu định kỳ là số liệu quan trọng nhất để thu hút sự chú ý của lãnh đạo.
Quản lý bán hàng thường được giao nhiệm vụ biên soạn báo cáo doanh thu bán hàng và họ có thể làm như vậy cho từng chi nhánh, khu vực, sản phẩm hoặc phân khúc khách hàng. Trưởng nhóm bán hàng cũng có thể biên soạn báo cáo phân tích doanh thu cho từng nhân viên bán hàng để xác định những người có thành tích cao nhất cũng như những người sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ việc đào tạo bổ sung và noi gương những người làm tốt hơn họ.
Ví dụ phân tích doanh thu bán hàng
Hãy lấy một công ty SaaS B2B giả định có tên là OnTheCloud làm ví dụ. Trong phân tích doanh thu tập trung vào bán hàng, OnTheCloud nhận thấy rằng trong ba sản phẩm của mình, nhóm bán hàng chốt giao dịch cho Sản phẩm 1 thường xuyên hơn nhiều so với Sản phẩm 2 hoặc 3.
Sản phẩm 1 chiếm 50% doanh thu từ bán hàng trong khi Sản phẩm 2 và 3 mỗi sản phẩm chiếm 25%. Phân tích này giúp OnTheCloud tối ưu hóa nỗ lực bán hàng cho Sản phẩm 2 và 3 để có thể tối đa hóa doanh thu trên tất cả các dòng sản phẩm.
Phân tích doanh thu theo sản phẩm
Các doanh nghiệp cũng có thể tiếp cận phân tích doanh thu theo quan điểm sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp có nhiều sản phẩm có thể khác nhau ở các thị trường mục tiêu và những doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho sản phẩm lớn. Ví dụ, một nhà bán lẻ có thể chia nhỏ phân tích của mình theo từng sản phẩm hoặc danh mục sản phẩm để xác định những sản phẩm có hiệu suất tốt nhất.
Tiến hành phân tích doanh thu sản phẩm có giá trị đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, vì thông tin chi tiết thu thập được có thể cung cấp thông tin cho nhiều bộ phận kinh doanh khác. Các công ty SaaS có thể phân tích doanh thu xuống đến cấp độ sản phẩm để hiểu ai đang mua từng sản phẩm, cũng như nơi và thời điểm họ tạo ra nhiều doanh thu nhất. Điều này giúp các nhóm tài chính đưa ra quyết định sáng suốt về việc đầu tư vào sản phẩm nào ở cấp độ sản phẩm.
Ví dụ về phân tích doanh thu theo sản phẩm
Tại OnTheCloud, Sản phẩm 1 mang lại 40% tổng doanh thu trong khi Sản phẩm 2 và 3 mỗi sản phẩm mang lại 30% doanh thu.
Bằng cách đánh giá xu hướng doanh thu theo thời gian, OnTheCloud thấy rằng Sản phẩm 2 của họ đã có sự tăng trưởng ổn định trong suốt năm qua. Hơn nữa, những người mua Sản phẩm 1 có nhiều khả năng mua Sản phẩm 2 hơn.
Phân tích này giúp OnTheCloud tối đa hóa doanh thu từ danh mục sản phẩm và phát triển các chiến lược về sản phẩm, tiếp thị và bán hàng cho năm tiếp theo.
Phân tích báo cáo doanh thu theo phòng ban
Trong khi phân tích doanh thu cần sắp xếp tất cả các nhóm theo mục tiêu gia tăng giá trị kinh doanh, thì mỗi phòng ban lại có cách riêng để thực hiện điều đó. Ví dụ, trong các công ty SaaS, luồng doanh thu bắt đầu với các hành động của nhóm tiếp thị trước khi chuyển sang bán hàng và sau đó, cuối cùng là trải nghiệm/thành công của khách hàng. Xét về tổng thể, các hành động của tất cả các nhóm này có tác động sâu sắc đến khả năng tồn tại và thành công lâu dài của doanh nghiệp. Vì vậy, trong khi phân tích doanh thu bao gồm nhiều phòng ban, thì cũng cần phải tính đến việc mỗi nhóm có nhu cầu, mục tiêu và ưu tiên riêng.
Phân tích doanh thu dành riêng cho nhóm tiếp thị sẽ giúp cung cấp thông tin cho cả chiến lược Go-To-Market (nhắm mục tiêu, định vị, v.v.) và các hoạt động của họ (chiến dịch, sự kiện, v.v.). Sau khi nhóm tiếp thị chuyển giao khách hàng tiềm năng cho nhóm bán hàng, nhóm bán hàng sẽ đảm nhận trách nhiệm chốt các giao dịch đó và cần phân tích luồng doanh thu cụ thể cho doanh số bán hàng với mục tiêu đó.
Nhóm thành công của khách hàng chịu trách nhiệm về sự tương tác liên tục của khách hàng với doanh nghiệp và phân tích các con số của họ với trọng tâm là giữ chân khách hàng và khi làm như vậy, giữ chân doanh thu. Cuối cùng, nhóm tài chính có thể xem xét tổng thể các luồng doanh thu trên toàn công ty nhưng cũng có góc nhìn riêng về những gì quan trọng nhất đối với họ như ghi nhận doanh thu và lịch trình thanh toán.
Thực tế, việc phân tích báo cáo doanh thu sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều nếu doanh nghiệp sử dụng đúng công cụ. Với phần mềm B-Canvas hỗ trợ phân bổ chi phí theo hoạt động, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chính xác và hiệu quả. Hệ thống cho phép nhập liệu từ các báo cáo tài chính và phân tích chúng theo nhiều chiều khác nhau (theo sản phẩm, kênh bán, dự án, vùng miền, phòng ban…), So sánh kế hoạch – thực hiện với phân tích nguyên nhân chênh lệch, giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc chi phí thực sự và nơi tạo ra giá trị, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn về đầu tư và chi tiêu.
Mẫu báo cáo doanh thu trực quan, chi tiết hơn với phần mềm báo cáo quản trị
Báo cáo doanh thu là một tài liệu tài chính ghi nhận toàn bộ khoản thu mà doanh nghiệp tạo ra từ hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian cụ thể như ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm.
Tùy theo mục đích quản lý và nhu cầu phân tích, hiện nay có nhiều mẫu báo cáo doanh thu được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp như: báo cáo doanh thu theo thời gian, báo cáo doanh thu theo sản phẩm hoặc dịch vụ,… Mỗi mẫu báo cáo doanh thu sẽ cung cấp một góc nhìn khác nhau, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định phù hợp để tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận.
Mẫu báo cáo doanh thu theo ngày
Mẫu báo cáo doanh thu theo ngày trên dashboard của phần mềm giúp nhà quản trị theo dõi doanh số tức thời, phát hiện nhanh biến động bất thường và kịp thời điều chỉnh hoạt động bán hàng trong ngày.
Mẫu báo cáo doanh thu theo ngày trực quan trên phần mềm báo cáo quản trị
Từ đó công ty có thể sử dụng mẫu báo cáo tổng hợp doanh thu này để:
Kiểm soát chặt chẽ bán hàng theo ca / nhân viên
Các báo cáo theo ngày là cơ sở để tạo báo cáo tuần, tháng một cách chính xác và nhanh chóng.
Mẫu báo cáo doanh thu hàng tháng
Báo cáo doanh số bán hàng theo tháng là tài liệu ghi nhận và tổng hợp toàn bộ dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian là một tháng nhất định.
Với mẫu báo cáo doanh thu hàng tháng này, công ty có thể:
So sánh ngay doanh thu với tháng trước, cùng kỳ năm trước để đánh giá tăng trưởng và nhận diện xu hướng.
Kiểm soát hiệu quả bán hàng theo kênh, sản phẩm, nhân viên
Mẫu báo cáo doanh thu theo tháng
Mẫu báo cáo doanh thu nội bộ cho doanh nghiệp bán lẻ
Mẫu báo cáo doanh thu nội bộ cho doanh nghiệp bán lẻ
Với biểu đồ trực quan, số liệu trình bày rõ ràng và sắp xếp chuẩn chỉnh, giúp doanh nghiệp bán lẻ dễ dàng giám sát hoạt động kinh doanh từng điểm bán. Phát hiện sớm biến động doanh số và nhanh chóng điều chỉnh chiến lược bán hàng trong ngày.
Sai lầm thường gặp khi lập báo cáo doanh thu
Chỉ dừng ở việc liệt kê số liệu, không phân tích
Doanh nghiệp thường xuất báo cáo doanh thu dưới dạng bảng số liệu đơn thuần (Excel, phần mềm bán hàng), nhưng không phân tích sâu theo sản phẩm, vùng, nhóm khách hàng hay hiệu suất kênh bán. Điều này khiến báo cáo thiếu giá trị chiến lược.
Khó khăn trong xác định giá giao dịch
Một trong những thách thức ảnh hưởng sâu sắc nhất đến chất lượng báo cáo doanh thu là việc xác định chính xác giá giao dịch trong từng hợp đồng.
Khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo các hợp đồng có yếu tố giá biến động, chiết khấu thương mại, hoặc ưu đãi thanh toán sớm, việc xác định giá trị thực tế mà doanh nghiệp được quyền ghi nhận là doanh thu không còn đơn giản. Nếu kế toán chỉ ghi nhận theo giá niêm yết mà không loại trừ các yếu tố làm giảm giá như chiết khấu, hoàn lại, hay doanh thu bị trì hoãn, thì báo cáo doanh thu sẽ phản ánh sai lệch thực tế tài chính.
Đặc biệt trong môi trường hợp đồng hiện nay, khi khách hàng thường được cá nhân hóa điều khoản — giá linh hoạt theo khối lượng, lũy tiến theo thời gian, hoặc chiết khấu gắn với KPI sử dụng — thì việc lập báo cáo doanh thu không chỉ là tính toán, mà còn đòi hỏi hiểu sâu về bản chất hợp đồng.
Nếu không có công cụ hỗ trợ tự động trích xuất và tính toán các điều khoản doanh thu theo từng hợp đồng cụ thể, kế toán rất dễ bỏ sót hoặc xử lý sai dữ liệu. Và sai sót nhỏ trong khâu này có thể kéo theo chuỗi sai lệch trong báo cáo quản trị, phân tích hiệu suất và dự báo tài chính của doanh nghiệp.
Không tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống
Báo cáo doanh thu chỉ lấy số liệu từ phần mềm bán hàng, mà không tích hợp với hệ thống kế toán, CRM hay marketing. Điều này khiến bức tranh doanh thu thiếu toàn diện, và không thấy rõ mối liên hệ giữa bán hàng – chi phí – lợi nhuận – hành vi khách hàng.
Hoặc nếu có tập hợp đủ các dữ liệu thì người làm báo cáo cũng mất thời gian để chuẩn hoá chúng. Tạo ra độ trễ trong công việc và ảnh hưởng cả quy trình kinh doanh.
Giải pháp phần mềm báo cáo quản trị B Canvas: Khắc phục 3 sai lầm phổ biến trong báo cáo doanh thu mà doanh nghiệp thường gặp
Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm kế toán cơ bản hay lấy báo cáo từ phần mềm bán hàng. Chúng chỉ tạo ra được các báo cáo tài chính đơn giản vẫn chưa đủ để đưa ra các quyết định chiến lược. Những con số đó thiếu góc nhìn sâu về hiệu suất, dòng tiền, lời lỗ theo từng sản phẩm, chi nhánh, hay phòng ban – những yếu tố mà CEO cần để điều hành kinh doanh hiệu quả.
Đó là lý do bạn nên sử dụng thêm B Canvas – phần mềm báo cáo quản trị tự động, giúp kết nối dữ liệu từ các hệ thống/ phần mềm/ ứng dụng mà công ty sẵn có. Phần mềm sẽ trực quan hóa dữ liệu tích hợp trên dashboard thông minh, phục vụ phân tích chuyên sâu. B Canvas chính là mảnh ghép còn thiếu để doanh nghiệp bạn “mở khóa” toàn bộ sức mạnh từ dữ liệu.
Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán và chuyển đổi số, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp TacaSoft cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Case study ứng dụng phần mềm vào báo cáo doanh thu
Sourcegraph, một công ty trí tuệ mã hàng đầu. Khi cơ sở khách hàng của công ty bắt đầu tăng nhanh, nhóm kế toán nhỏ của công ty thấy ngày càng khó quản lý việc lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu, đặc biệt là sau khi áp dụng tiêu chuẩn ASC 606. Các quy trình thủ công không còn hiệu quả nữa và cần có giải pháp lập hóa đơn tự động, để ghi nhận doanh thu chính xác cho việc lập báo cáo
Sourcegraph hoạt động theo mô hình kinh doanh dựa trên đăng ký SaaS, cung cấp nền tảng của mình ở nhiều mức giá khác nhau cho từng nhà phát triển, nhóm và doanh nghiệp. Công ty đã có sự tăng trưởng bùng nổ trong vài năm qua, hiện đang phục vụ hơn 2,5 triệu kỹ sư trên toàn thế giới.
Khi cơ sở khách hàng của họ phát triển, nỗ lực thủ công trong việc quản lý hóa đơn định kỳ và ghi nhận doanh thu bắt đầu làm quá tải các nhóm kế toán và FP&A nhỏ nhưng hùng mạnh. Bốn thách thức chính mà họ phải đối mặt là:
Quy trình thủ công: Các quy tắc lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu được nhóm áp dụng thủ công, đặc biệt là sau khi áp dụng tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu ASC 606.
Độ phức tạp: Tiêu chuẩn ASC 606 đưa ra những độ phức tạp mới. Việc xác định các nghĩa vụ về hiệu suất, chẳng hạn như phân biệt giữa các giấy phép và bản cập nhật trong các gói dịch vụ và tính đến các cân nhắc khác nhau như giá dựa trên mức sử dụng hoặc mức dịch vụ theo tầng trên nhiều hợp đồng khách hàng, tốn nhiều thời gian, cực kỳ phức tạp và dễ xảy ra lỗi nếu không có tự động hóa.
Hạn chế của nền tảng: Trong khi nhóm tài chính tại Sourcegraph sử dụng hệ thống lỗi thời để thanh toán cho khách hàng, họ nhận thấy rằng các tính năng tiêu chuẩn do nền tảng cung cấp gặp khó khăn trong việc quản lý tính phức tạp ngày càng tăng của mô hình đăng ký của họ và các biến chứng bổ sung phát sinh từ việc tuân thủ ASC 606.
Thiếu tích hợp: Các hệ thống lỗi thời không được kết nối với các dữ liệu trên hệ thống CRM,…, buộc nhóm phải nhập dữ liệu thủ công bất cứ khi nào đăng ký thay đổi giữa kỳ hoặc hợp đồng được sửa đổi.
Sourcegraph muốn tạo ra một quy trình tốt hơn, dễ dàng hơn và được tối ưu hóa hoàn toàn để lập hóa đơn cho khách hàng và ghi nhận doanh thu chính xác . Công ty đã nghĩ đến việc phát triển phần mềm kế toán của mình và tích hợp thêm phần mềm báo cáo quản trị để có cho mình những báo cáo doanh thu trực quan
Và sau khi ứng dụng biện pháp công nghệ, Sourcegraph đã đạt được các kết quả tích cực như:
Thời gian ghi nhận doanh thu giảm 70%
Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các đầu dữ liệu với phần mềm
ASC 606 – tăng cường thanh toán và ghi nhận doanh thu
Hợp tác chiến lược với bộ phận bán hàng: bộ phận tài chính có thể tạo ra các dự báo doanh thu chính xác và kịch bản thanh toán cho khách hàng trong vài phút bằng cách sử dụng dữ liệu chảy giữa phần mềm kế toán và phần mềm báo cáo quản trị, hệ thống CRM,.., giúp bộ phận bán hàng tạo ra mức giá cạnh tranh và các điều khoản hợp đồng tùy chỉnh.
Tự động hóa quy trình và tuân thủ: Tự động hóa của phần mềm quản lý kế toán hợp lý hóa các hoạt động thanh toán hàng ngày của Sourcegraph và cũng làm giảm đáng kể nguy cơ sai sót.
Độ chính xác và quản lý dữ liệu được cải thiện: Phần mềm đã cho phép các nhóm kế toán và FP&A của Sourcegraph theo dõi tốt hơn các luồng doanh thu khác nhau, các sửa đổi hợp đồng và bất kỳ thay đổi đăng ký nào khác có thể xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào trong các doanh nghiệp như Sourcegraph.
