Báo cáo doanh thu khách sạn cung cấp cho chủ đầu tư, ban giám đốc và các nhà quản lý khách sạn những thông tin tài chính thiết yếu về hiệu suất hoạt động hàng ngày, hàng tháng và theo mùa. Nhờ các dữ liệu chi tiết này, bạn có thể tối ưu hóa tỷ lệ lấp phòng (occupancy rate), nâng cao giá bán phòng trung bình (ADR) và tìm ra những nguồn doanh thu chưa khai thác hiệu quả, từ đó tái phân bổ nguồn lực để gia tăng lợi nhuận tổng thể.
Khi xây dựng báo cáo doanh thu khách sạn, việc tích hợp các báo cáo như báo cáo lãi – lỗ, lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán sẽ tạo ra một bức tranh toàn diện về sức khỏe tài chính của cơ sở lưu trú.
Điều này giúp bạn đưa ra các quyết định sáng suốt về chiến lược giá, kế hoạch marketing theo mùa, điều chỉnh chi phí vận hành và xác định thời điểm lý tưởng để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất. Bạn cũng có thể dựa vào báo cáo để đặt mục tiêu doanh thu thực tế cho từng bộ phận (lễ tân, sales, F&B…), cải thiện trải nghiệm khách hàng nhằm tăng tỷ lệ quay lại và giới thiệu.
Báo cáo doanh thu khách sạn cho bạn biết:
Báo cáo doanh thu khách sạn còn giúp nhà quản lý nhận diện nhanh các vấn đề: ví dụ, doanh thu từ OTA (kênh trung gian) tăng cao nhưng lợi nhuận ròng thấp do phí hoa hồng, từ đó bạn có thể đẩy mạnh đặt phòng trực tiếp qua website riêng hoặc chương trình thành viên để tối ưu lợi nhuận.
Thông qua dữ liệu chính xác và cập nhật theo thời gian thực, bạn cũng dễ dàng dự đoán doanh thu mùa cao điểm, chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp hoặc ra quyết định đầu tư marketing theo nhóm khách tiềm năng nhất.
Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu:
Các khách sạn sử dụng nhiều số liệu quan trọng để theo dõi thành công của các nỗ lực quản lý doanh thu. Các số liệu này cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, cho phép các nhà quản lý doanh thu đưa ra quyết định khách quan, dựa trên dữ liệu để tinh chỉnh các chiến lược của họ. Việc hiểu và theo dõi các số liệu này là điều cần thiết đối với các khách sạn muốn tối đa hóa doanh thu và duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bốn số liệu quan trọng liên quan đến doanh thu như sau:
Báo cáo doanh thu hàng ngày cung cấp thông tin tổng quan về thu nhập hàng ngày của khách sạn bạn, bao gồm:
Báo cáo này giúp bạn nhanh chóng xác định bất kỳ sự sụt giảm nào về doanh thu. Bạn cũng có thể xem dịch vụ nào đang hoạt động tốt.
Cách sử dụng:
Nếu doanh thu phòng thấp, hãy kiểm tra xem điều gì có thể ảnh hưởng đến việc đặt phòng. Bạn có thể điều chỉnh giá hoặc chạy các ưu đãi đặc biệt để thu hút thêm khách.
Sử dụng dữ liệu để quyết định thời điểm quảng bá các dịch vụ khác, như gói ăn uống hoặc spa.
Báo cáo tình trạng sử dụng phòng cho biết các phòng của bạn được đặt tốt như thế nào, trong khi RevPAR (Doanh thu trên mỗi phòng khả dụng) cho biết mỗi phòng khả dụng tạo ra bao nhiêu tiền. Bằng cách nhân tỷ lệ lấp đầy với ADR, chúng ta sẽ có RevPAR.
Tỷ lệ lấp đầy không phản ánh toàn cảnh—RevPAR giúp bạn biết giá phòng của mình có hợp lý hay không trong khi vẫn đảm bảo phòng được kín chỗ.
Cách sử dụng:
Báo cáo phân khúc doanh thu phân tích thu nhập của bạn theo loại phòng, loại khách (công tác, giải trí) và kênh đặt phòng (trực tiếp, OTA).
Tầm quan trọng của báo cáo: Báo cáo này cho phép bạn hiểu các phân khúc tạo ra doanh thu tối đa. Bạn có thể làm việc trên các lĩnh vực đó để tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.
Sử dụng báo cáo:
Báo cáo Tốc độ Đặt phòng và Dự báo cho biết tốc độ đặt phòng diễn ra nhanh như thế nào và giúp bạn dự đoán lượng phòng trong tương lai.
Dự đoán chính xác cho phép bạn quản lý nhân sự, lập kế hoạch tồn kho và điều chỉnh giá cho những ngày trong tương lai.
Cách sử dụng:
Báo cáo Lãi lỗ (P&L) cung cấp bức tranh tài chính toàn diện về khách sạn của bạn. Báo cáo hiển thị tổng doanh thu và trừ đi các chi phí như lương nhân viên, tiện ích và bảo trì.
Báo cáo này giúp bạn biết khách sạn của bạn đang có lãi hay đang lỗ. Báo cáo cũng cho biết những khu vực nào có thể cần cắt giảm chi phí.
Cách sử dụng:
Trước khi bắt tay vào lập báo cáo doanh thu khách sạn, bước đầu tiên – cũng là bước cực kỳ quan trọng – là xác định rõ mục tiêu và phạm vi. Nếu không làm tốt bước này, báo cáo có thể trở nên rời rạc, thiếu trọng tâm hoặc không phục vụ đúng nhu cầu ra quyết định của người quản lý.
Xác định mục đích lập báo cáo:
Xác định phạm vi thời gian của báo cáo:
Xác định đối tượng sử dụng báo cáo
Lưu ý then chốt:
Sau khi xác định mục tiêu và phạm vi, bước tiếp theo trong quy trình lập báo cáo doanh thu khách sạn là thu thập và chuẩn hóa dữ liệu. Đây là giai đoạn đóng vai trò “nền móng” – dữ liệu đầu vào có đầy đủ, sạch và chính xác thì báo cáo mới phản ánh trung thực hiệu quả kinh doanh thực tế.
Thu thập dữ liệu từ các nguồn chính
Để phản ánh toàn diện bức tranh doanh thu khách sạn, cần tổng hợp số liệu từ tất cả các bộ phận liên quan, cụ thể:
Khoản chiết khấu, hoàn tiền, giảm giá: Bao gồm tất cả các chương trình khuyến mãi, mã giảm giá, hoàn tiền đặt phòng, miễn phí dịch vụ… Những khoản này cần được ghi nhận rõ ràng để điều chỉnh doanh thu gộp thành doanh thu thực nhận.
Chuẩn hóa dữ liệu: Đảm bảo tính thống nhất và chính xác
Không chỉ thu thập đủ dữ liệu, bạn còn cần chuẩn hóa chúng trước khi đưa vào báo cáo:
Lưu ý then chốt: Một báo cáo doanh thu tốt luôn bắt đầu từ dữ liệu sạch. Nếu bỏ qua bước chuẩn hóa, dù phân tích sau đó có chi tiết đến đâu cũng sẽ dẫn đến kết luận sai lệch và gây ra những quyết định kinh doanh sai lầm.
Sau khi thu thập và chuẩn hóa dữ liệu, bước tiếp theo là phân loại doanh thu để giúp phân tích dễ dàng và đưa ra những góc nhìn sâu sắc hơn. Việc phân chia khoa học giúp khách sạn không chỉ nhìn thấy tổng doanh thu, mà còn hiểu rõ dòng tiền đang chảy từ đâu đến đâu, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách chính xác.
Cần thực hiện phân loại doanh thu theo các tiêu chí sau:
Tiếp theo, từ dữ liệu đã phân loại, tính toán các chỉ số kinh doanh cốt lõi:
Nếu thực hiện thủ công, công đoạn phân loại và tính toán này vừa tốn thời gian, vừa dễ xảy ra sai sót. Đây là lý do phần mềm báo cáo quản trị như B Canvas trở thành giải pháp tối ưu. B Canvas tự động:
Sau khi đã phân loại doanh thu và tính toán các chỉ số then chốt, việc thiết kế và trình bày báo cáo trở thành bước quyết định để chuyển hóa dữ liệu thành thông tin dễ đọc, dễ hiểu và hành động được. Một báo cáo doanh thu khách sạn hiệu quả không chỉ liệt kê số liệu khô khan mà còn giúp người đọc nắm bắt nhanh xu hướng, xác định vấn đề và nhận diện cơ hội.
Khi thiết kế báo cáo, cần đảm bảo:
So sánh theo kỳ và so với kế hoạch:
Phân tích và nhận xét sâu sắc:
Báo cáo không chỉ dừng lại ở việc trình bày số liệu mà cần thêm phân tích:
Một báo cáo doanh thu chỉ thực sự có giá trị khi giúp lãnh đạo khách sạn đưa ra hành động cụ thể: tăng cường marketing cho thị trường nào, điều chỉnh giá phòng ra sao, hoặc đầu tư thêm dịch vụ nào để tối ưu doanh thu.
Để tối ưu hóa quy trình lập báo cáo, phần mềm báo cáo quản trị B Canvas cung cấp bộ công cụ kéo-thả trực quan, cho phép người dùng thiết kế biểu đồ và bảng dữ liệu chỉ trong vài phút, tự động so sánh số liệu giữa các kỳ, đính kèm phân tích nhanh thông qua các mẫu template chuyên nghiệp, đồng thời xuất file báo cáo với định dạng trình bày đẹp mắt, phù hợp để gửi Ban giám đốc hoặc chia sẻ nội bộ.
Với B Canvas, đội ngũ quản lý khách sạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo thủ công, đồng thời đảm bảo báo cáo vẫn chuyên nghiệp, trực quan và mang lại giá trị chiến lược cao.
>>> Xem thêm: Xây dựng báo cáo doanh thu hiệu quả với 4 bước kết hợp kết hợp giải pháp công nghệ quản trị hiện đại
Trong ngành khách sạn, báo cáo doanh thu không chỉ đơn thuần ghi nhận dòng tiền mà còn đóng vai trò cốt lõi trong việc hoạch định và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh. Thông qua việc phân tích các chỉ số như tỷ lệ lấp đầy phòng (Occupancy Rate), giá phòng trung bình (ADR – Average Daily Rate) và doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR – Revenue Per Available Room), nhà quản trị có thể đánh giá hiệu suất hoạt động theo thời gian thực.
Ví dụ, nếu tỷ lệ lấp đầy duy trì ở mức trên 80% nhưng RevPAR thấp, điều này có thể cho thấy chiến lược giá đang chưa khai thác tối đa giá trị phòng – từ đó đặt ra yêu cầu điều chỉnh mức giá trung bình hoặc tái thiết kế các gói dịch vụ gia tăng. Ngược lại, nếu tỷ lệ lấp đầy dưới 60% trong mùa cao điểm, cần xem xét lại chính sách khuyến mãi hoặc các kênh phân phối.
Ngoài ra, báo cáo doanh thu cũng phân tích chi tiết cơ cấu nguồn khách (ví dụ: khách cá nhân chiếm 55%, đoàn khách MICE chiếm 30%, khách OTA chiếm 15%) hay mức độ sử dụng dịch vụ bổ sung như spa, ẩm thực, hội nghị. Nếu phát hiện tỷ lệ sử dụng dịch vụ ăn uống chỉ đạt 20% tổng số khách lưu trú, các chương trình bán kèm (upsell) có thể được thiết kế nhằm tăng doanh thu phụ trợ.
Dựa trên những dữ liệu định lượng này, nhà quản lý khách sạn không chỉ điều chỉnh linh hoạt về giá phòng, chính sách khuyến mãi theo mùa, mà còn xây dựng chiến dịch marketing nhắm đúng vào các phân khúc khách hàng có giá trị cao, tối ưu hóa tổng doanh thu và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn hệ thống.
Một trong những ứng dụng chiến lược của báo cáo doanh thu trong ngành khách sạn là phân tích và tối ưu hóa tỷ lệ công suất phòng (Occupancy Rate) theo từng giai đoạn thời gian cụ thể. Báo cáo này thường cung cấp dữ liệu chi tiết về tỷ lệ lấp đầy theo ngày, tuần, tháng và theo nhóm khách hàng (khách lẻ, khách đoàn, khách OTA). Dựa vào đó, nhà quản lý có thể áp dụng mô hình phân tích chuỗi thời gian (Time Series Analysis) nhằm phát hiện các xu hướng theo mùa (seasonality), các giai đoạn thấp điểm (low season) hoặc cao điểm (peak season).
Thông qua chỉ số tỷ lệ lấp đầy phòng (Occupancy Rate) kết hợp với giá phòng trung bình (ADR) và RevPAR, nhà quản trị có thể xác định:
Khi đã xác định được các giai đoạn thấp điểm, nhà quản trị có thể triển khai các chiến lược linh hoạt như:
Ngoài ra, việc theo dõi tỷ lệ lấp đầy theo từng phân khúc khách hàng (ví dụ: khách doanh nghiệp chiếm 40%, khách du lịch chiếm 50%, khách hội nghị 10%) còn giúp các khách sạn tái cấu trúc sản phẩm dịch vụ phù hợp với xu hướng tiêu dùng mới, từ đó không chỉ tăng công suất mà còn nâng cao giá trị trung bình mỗi đơn hàng.
Nhờ vào việc phân tích chi tiết dữ liệu báo cáo doanh thu khách sạn bằng các mô hình dự báo và đánh giá chỉ số vận hành, nhà quản lý có thể chủ động kiểm soát công suất, tối ưu doanh thu và gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Ngoài việc theo dõi doanh thu từ việc cho thuê phòng, báo cáo doanh thu còn giúp khách sạn đánh giá hiệu quả của các dịch vụ bổ sung như nhà hàng, spa, hoặc các dịch vụ hội nghị. Các dữ liệu thu thập từ báo cáo doanh thu sẽ chỉ ra mức độ phổ biến của các dịch vụ này đối với khách hàng, qua đó giúp nhà quản lý điều chỉnh và cải tiến các dịch vụ hoặc sản phẩm mà khách sạn cung cấp.
Chẳng hạn, nếu báo cáo cho thấy tỷ lệ sử dụng dịch vụ spa hoặc nhà hàng khá thấp, khách sạn có thể xem xét lại thực đơn, nâng cấp chất lượng dịch vụ, hoặc kết hợp các chương trình khuyến mãi kèm theo dịch vụ bổ sung. Điều này không chỉ giúp tăng trưởng doanh thu từ các dịch vụ phụ mà còn tạo ra trải nghiệm toàn diện hơn cho khách hàng, nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
Báo cáo doanh thu khách sạn không chỉ giúp khách sạn theo dõi doanh thu từ việc cho thuê phòng mà còn cung cấp thông tin quan trọng về hiệu quả của các dịch vụ bổ sung như nhà hàng, spa và hội nghị. Một chỉ số quan trọng để tối ưu dịch vụ là tỷ lệ sử dụng dịch vụ (Usage Rate), giúp đánh giá mức độ phổ biến của từng dịch vụ.
Nếu dịch vụ nào có tỷ lệ sử dụng thấp, như spa hoặc nhà hàng, nhà quản lý có thể điều chỉnh chiến lược như nâng cấp chất lượng dịch vụ, thay đổi thực đơn, hoặc áp dụng các chương trình khuyến mãi để kích thích nhu cầu.
Ngoài ra, doanh thu từ từng dịch vụ và lợi nhuận gộp là những chỉ số khác cần theo dõi để xác định các dịch vụ mang lại lợi nhuận cao và các dịch vụ cần cải thiện. Ví dụ, nếu dịch vụ nhà hàng có doanh thu thấp nhưng chi phí cao, cần xem xét lại chiến lược giá và các yếu tố liên quan đến vận hành. Thông qua việc phân tích dữ liệu từ báo cáo doanh thu khách sạn, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định phù hợp để tối ưu hóa các dịch vụ phụ, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng trưởng doanh thu phụ trợ.
Báo cáo doanh thu khách sạn không chỉ giúp khách sạn theo dõi hiệu quả ngắn hạn mà còn là công cụ quan trọng để xây dựng dự báo tài chính chính xác và kế hoạch đầu tư dài hạn. Thông qua việc phân tích doanh thu từ các kỳ trước kết hợp với các yếu tố bên ngoài như xu hướng du lịch, sự kiện đặc biệt, hoặc thay đổi nhu cầu khách hàng, nhà quản lý có thể dự báo doanh thu trong tương lai bằng các công cụ như mô hình hồi quy (Regression Models).
Ví dụ, việc đánh giá tỷ lệ tăng trưởng doanh thu (Revenue Growth Rate) giúp xác định các khoảng thời gian cao điểm và thấp điểm, từ đó xây dựng chiến lược phù hợp. Nếu tỷ lệ tăng trưởng hàng năm là 10%, nhà quản lý có thể dự đoán mức tăng trưởng tương tự trong năm sau.
Dữ liệu từ báo cáo doanh thu còn hỗ trợ khách sạn trong việc xác định ngân sách cho các khoản đầu tư như cải tạo phòng, mở rộng dịch vụ hoặc nâng cấp cơ sở hạ tầng. Các chỉ số như doanh thu từ dịch vụ bổ sung (Ancillary Revenue), có thể đạt 30% tổng doanh thu, hay lợi nhuận biên (Profit Margin) từ các dịch vụ cụ thể, giúp đánh giá hiệu quả của các dịch vụ và quyết định đầu tư vào các lĩnh vực có tiềm năng tăng trưởng cao.
Dựa trên những dữ liệu thu thập được, nhà quản lý có thể kết hợp với các phần mềm tài chính, phần mềm kế toán để đúc kết ra ngân sách chi tiết. Rõ ràng ngân sách phân bổ đến từng mục.
Mẫu báo cáo doanh thu hàng ngày khách sạn là công cụ quan trọng giúp khách sạn theo dõi và đánh giá tình hình doanh thu hàng ngày từ các nguồn khác nhau như phòng ở, F&B, và các dịch vụ bổ sung.
Trên dashboard của phần mềm báo cáo quản trị, mẫu báo cáo này mang lại các ưu điểm như:
Mẫu báo cáo doanh thu hàng tháng khách sạn
>>>Xem thêm: Mẫu báo cáo chi phí mới nhất và cách lập báo cáo hiệu quả
Mẫu báo cáo doanh thu tổng hợp khách sạn là công cụ tổng hợp dữ liệu doanh thu từ nhiều nguồn như phòng ở, F&B, dịch vụ khác… trong một khoảng thời gian nhất định, giúp quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Ưu điểm trên dashboard:
Mẫu báo cáo tổng hợp doanh thu khách sạn
Mẫu báo cáo phân khúc doanh thu khách sạn là công cụ giúp khách sạn phân tích doanh thu từ các phân khúc khác nhau như loại khách hàng, nguồn thị trường và các dịch vụ. Báo cáo này giúp các bộ phận như marketing, sales và quản lý hiểu rõ hơn về các phân khúc mang lại doanh thu cao nhất, từ đó tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
Thành phần số liệu trong báo cáo:
Để quản lý doanh thu khách sạn hiệu quả trong thời đại số, bạn không chỉ cần dữ liệu — bạn cần một hệ thống báo cáo thông minh và linh hoạt. B Canvas là nền tảng phần mềm báo cáo quản trị giúp khách sạn tự động thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu doanh thu từ nhiều nguồn như đặt phòng trực tuyến (OTA), website trực tiếp, doanh thu nhà hàng, dịch vụ hội nghị và spa.
Với B Canvas, bạn dễ dàng xây dựng các mẫu báo cáo doanh thu chi tiết như RevPAR, ADR, công suất phòng theo ngày, theo mùa hoặc theo chương trình khuyến mãi, đồng thời trực quan hóa kết quả bằng dashboard sinh động. Nhờ đó, chủ khách sạn và nhà quản lý có thể nhanh chóng phát hiện xu hướng tăng trưởng, điểm nghẽn doanh thu, và đưa ra quyết định kịp thời để tối ưu hiệu suất vận hành và lợi nhuận.
Báo cáo doanh thu khách sạn là tài liệu tổng hợp các khoản thu từ hoạt động kinh doanh của khách sạn, bao gồm doanh thu từ phòng, dịch vụ ăn uống, các dịch vụ phụ trợ khác và các nguồn thu ngoài khác. Báo cáo này giúp phân tích hiệu quả tài chính, lập kế hoạch và đưa ra quyết định chiến lược cho khách sạn.
Để phân tích báo cáo doanh thu khách sạn hiệu quả, cần xem xét các yếu tố sau:
Báo cáo doanh thu khách sạn giúp phân tích các xu hướng và mô hình doanh thu theo mùa vụ, ngày lễ, và sự kiện đặc biệt. Từ đó, các nhà quản lý có thể dự báo chính xác hơn về doanh thu trong các kỳ tiếp theo, đồng thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh để tối đa hóa doanh thu trong tương lai.
Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán và chuyển đổi số, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp TacaSoft cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
TacaSoft,
