Báo cáo Sales không chỉ là tổng hợp doanh thu cuối ngày hay in vài biểu đồ từ phần mềm CRM. Đó là một hành trình phức tạp và nhiều áp lực, nơi người làm báo cáo phải “chạy deadline”, xử lý dữ liệu rối rắm từ nhiều hệ thống khác nhau, đối mặt với yêu cầu mơ hồ từ sếp, và trên hết – là gánh trách nhiệm nếu báo cáo sai lệch dẫn đến quyết định sai.
Trong khi đó, người sử dụng báo cáo – các trưởng nhóm kinh doanh, giám đốc bán hàng hay ban điều hành – lại đang kỳ vọng một bản báo cáo có thể giúp họ nhìn thấy rõ ràng: điều gì đang hoạt động tốt, điểm nghẽn ở đâu, ai đang làm chưa hiệu quả, và cần hành động gì để kịp thời bẻ lái mục tiêu doanh số. Vấn đề là: hầu hết các báo cáo bán hàng hiện tại chỉ dừng ở mức liệt kê số liệu, thiếu chiều sâu phân tích và không hỗ trợ ra quyết định thực tiễn.
Chúng tôi hiểu rõ điều đó – vì đã làm việc với hàng trăm doanh nghiệp ở nhiều ngành khác nhau, nơi đội ngũ sales đang “chạy KPI” mà thiếu dữ liệu chiến lược, nơi báo cáo vẫn là file Excel thủ công, nơi dữ liệu bán hàng tồn tại nhưng không “nói ra được điều gì”.
👉 Bài viết này được thiết kế dành riêng cho bạn – người đang làm báo cáo hoặc cần dùng báo cáo Sales – để:
Nhận diện các loại báo cáo bán hàng quan trọng mà doanh nghiệp cần theo dõi định kỳ;
Hiểu sâu về những chỉ số KPI nào thực sự giúp bạn điều hành đội ngũ hiệu quả;
Biết cách đọc – hiểu – phân tích một báo cáo Sales để tìm ra vấn đề và đưa ra quyết định đúng;
Và đặc biệt, làm sao để ứng dụng phần mềm báo cáo quản trị hiện đại, tự động hóa quy trình và biến dữ liệu bán hàng thành công cụ tăng trưởng thực sự.
Nếu bạn từng mất hàng giờ để chỉnh sửa file báo cáo, bị yêu cầu “làm lại từ đầu vì không đúng yêu cầu”, hoặc gặp khó khi giải thích số liệu cho lãnh đạo – thì đây chính là bài viết bạn cần.
Trong lĩnh vực bán hàng, có vô số chỉ số và số liệu có thể giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, việc cố gắng đưa tất cả vào một mẫu báo cáo duy nhất không những thiếu thực tiễn mà còn dễ gây nhiễu thông tin.
Thay vào đó, điều quan trọng là xác định và theo dõi những chỉ số KPI cốt lõi, phù hợp với từng giai đoạn trong quy trình bán hàng. Dưới đây là danh sách các KPI bán hàng quan trọng mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng nên nắm rõ – nhằm đảm bảo dữ liệu được chuyển hóa thành hành động cụ thể và ra quyết định chính xác.
Tầm quan trọng của việc theo dõi email và cuộc gọi là gấp đôi. Bạn không chỉ cố gắng xác định mức độ hiệu quả của nhân viên bán hàng mà còn xác định có bao nhiêu hoạt động trong số này dẫn đến bản demo và đặt chỗ.
Theo dõi các hoạt động quan trọng như cuộc gọi đã thực hiện, email đã gửi, cuộc họp đã thiết lập và giao dịch đã chốt. Dữ liệu này cho thấy năng suất của nhóm và giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Dựa trên các hoạt động bán hàng đã hoàn thành, bạn có thể xác định hành động nào có giá trị nhất và nhân viên nào đang đạt chỉ tiêu.
Vì lợi ích của đại diện bán hàng và tăng trưởng doanh số, lý tưởng nhất là bạn nên thêm các giao dịch mới một cách nhất quán. Nếu bạn không liên tục tăng số lượng giao dịch, bạn nên lập lại chiến lược để thu hút thêm khách hàng tiềm năng vào kênh bán hàng của mình.
Số lượng khách hàng tiềm năng trong kênh bao gồm tổng số khách hàng tiềm năng ở mọi giai đoạn (cuộc trò chuyện ban đầu, chào hàng, đề xuất, giao dịch đã chốt ). Theo dõi số lượng ở mỗi giai đoạn và thời gian họ ở đó để xác định các nút thắt tiềm ẩn. Theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng mới tham gia kênh của bạn theo thời gian.
Nhiều giao dịch hơn không nhất thiết có nghĩa là giao dịch tốt hơn. Theo dõi giá trị sẽ đưa giao dịch của bạn vào đúng bối cảnh và xác định giao dịch nào bạn nên ưu tiên.
Việc chỉ định giá trị ước tính cho mỗi khách hàng tiềm năng, ngay cả khi chỉ là giá trị gần đúng, sẽ giúp bạn xây dựng dự báo doanh thu chính xác và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
Để đưa một khách hàng tiềm năng vào kênh bán hàng và dẫn dắt họ đến quyết định mua hàng, doanh nghiệp cần hiểu rõ điều gì thực sự thúc đẩy quá trình chuyển đổi. Việc phân tích các điểm chung giữa những giao dịch đã thành công là cơ sở quan trọng giúp tinh chỉnh chiến lược bán hàng theo hướng hiệu quả và bền vững hơn.
Một trong những chỉ số phản ánh trực tiếp hiệu quả này là tỷ lệ chốt đơn – cho biết có bao nhiêu khách hàng tiềm năng đã được chuyển đổi thành khách hàng thực sự so với tổng số khách hàng tiềm năng ban đầu. Đây là một thước đo nhanh và rõ ràng về mức độ thành công của đội ngũ bán hàng trong việc biến cơ hội thành doanh thu.
Cũng như việc phân tích các thương vụ thành công để rút ra công thức chiến thắng, việc ghi nhận và đánh giá các giao dịch thất bại là yếu tố không thể thiếu trong quy trình tối ưu hóa bán hàng. Đặc biệt, nếu các giao dịch liên tục bị mất ở cùng một giai đoạn trong kênh bán hàng, đó là dấu hiệu rõ ràng của một vấn đề có hệ thống – và chắc chắn không nên xem nhẹ.
Đây chính là lúc những công cụ chuyên biệt như phần mềm phân tích kinh doanh BCanvas phát huy giá trị. Chúng giúp doanh nghiệp không chỉ thống kê những tổn thất, mà còn hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ, từ đó điều chỉnh chiến lược, quy trình hoặc phương pháp tiếp cận để cải thiện hiệu suất tổng thể.
Tỷ lệ chuyển đổi rất quan trọng để đánh giá hiệu quả chiến lược bán hàng của bạn và xác định liệu mục tiêu doanh thu bán hàng của bạn có thực tế hay không.
Hiểu được thời gian trung bình để một người chuyển đổi có thể giúp bạn đặt ra mục tiêu thực tế hơn về hiệu suất bán hàng.
Chu kỳ bán hàng đo lường thời gian cần thiết để một khách hàng tiềm năng đi qua kênh bán hàng. Chu kỳ bán hàng ngắn hơn cho thấy quy trình bán hàng hiệu quả.
Biết được khách hàng thực sự đến từ đâu cho phép bạn ưu tiên các kênh bán hàng phù hợp và xây dựng các chiến dịch tiếp thị có mục tiêu hơn.
Giá trị trọn đời của khách hàng (LTV) dự đoán giá trị của một khách hàng đối với doanh nghiệp trong suốt mối quan hệ.
Với việc mất bao nhiêu thời gian để có được khách hàng so với giữ chân họ, việc cải thiện LTV và tạo ra doanh thu định kỳ nên là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, LTV là một số liệu quan trọng để dự báo doanh số.
Tỷ lệ churn hoặc churn rate là thước đo số lượng khách hàng ngừng giao dịch với bạn trong một khoảng thời gian cụ thể. Cả về mặt định lượng và định tính, tỷ lệ churn rate của bạn đều ảnh hưởng trực tiếp đến dự báo doanh số của bạn và cung cấp cho bạn manh mối về lý do tại sao khách hàng của bạn cuối cùng lại rời đi.
Trong thực tế vận hành, không có một định dạng báo cáo bán hàng nào có thể phản ánh toàn diện mọi khía cạnh của chiến lược kinh doanh. Mỗi loại báo cáo đóng vai trò riêng trong việc cung cấp góc nhìn cụ thể về hiệu suất, hành vi khách hàng hoặc hiệu quả của đội ngũ.
Do đó, việc kết hợp linh hoạt giữa các mẫu báo cáo bán hàng tổng quan và báo cáo hiệu suất nhân viên bán hàng sẽ giúp nhà quản lý xây dựng một bức tranh đầy đủ và chính xác hơn. Nhờ đó, bạn có thể dự báo hiệu suất nhóm hiệu quả hơn, phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định điều hành một cách chủ động và có cơ sở.
Báo cáo bán hàng hàng ngày là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý theo dõi hiệu suất nhóm bán hàng một cách hiệu quả mà không cần can thiệp quá sâu vào từng hoạt động hàng ngày. Báo cáo này cung cấp dữ liệu định kỳ, hỗ trợ phát hiện sớm xu hướng, hành vi và hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong đội ngũ, từ đó giúp điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Đặc biệt, báo cáo hàng tuần đóng vai trò như nền tảng cho các cuộc họp nhóm hoặc họp đứng định kỳ, với những chỉ số rõ ràng như: ai đang mang về nhiều khách hàng tiềm năng nhất, ai đang thực hiện nhiều cuộc gọi đi nhất, tổng số cuộc họp bán hàng đã diễn ra, tỷ lệ chuyển đổi theo tuần, v.v.
Bằng cách sử dụng báo cáo này thường xuyên, bạn có thể đảm bảo rằng đội ngũ bán hàng luôn vận hành ở hiệu suất tối ưu, đồng thời duy trì được sự chủ động trong việc theo dõi và huấn luyện từng thành viên.
Tại đây, bạn sẽ tập trung vào các xu hướng tổng thể, tình hình chung của kênh bán hàng và doanh thu của bạn.
Ưu điểm của mẫu báo cáo bán hàng hàng tháng là bạn đã cho nhóm bán hàng của mình đủ thời gian để thu thập dữ liệu có thể hành động. Nếu bạn muốn xác định điều gì hiệu quả và điều gì không, một hoặc hai tháng thường là quá đủ thời gian.
Ví dụ, sự sụt giảm liên tục trong số lượt chuyển đổi hoặc số cuộc gọi được thực hiện hàng tháng là nguyên nhân đáng báo động, trong khi sự gia tăng trong doanh số hoặc số lượt chuyển đổi cho thấy bạn đang làm đúng. Báo cáo chính xác sẽ giúp bạn xác định điều gì và cách tiếp tục thực hiện.
Đây cũng là báo cáo tình hình quan trọng để chia sẻ với bên ngoài nhóm của bạn. Báo cáo cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của bộ phận bán hàng trong bối cảnh công ty bạn.
Thiết lập báo cáo bán hàng cá nhân giúp từng nhân viên sở hữu dữ liệu của chính mình, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm và chủ động cải thiện hiệu suất. Đồng thời, báo cáo này cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn rõ ràng về ai đang đạt kết quả tốt nhất và những hành động cụ thể nào đang tạo ra thành công.
Trong một số tình huống, đặc biệt với các tài khoản chiến lược hoặc khách hàng tiềm năng có giá trị cao, doanh nghiệp cần một mẫu báo cáo bán hàng chuyên biệt dành riêng cho từng cá nhân hoặc tổ chức.
Loại báo cáo này giúp theo dõi toàn bộ quá trình tương tác – từ lần tiếp cận đầu tiên đến từng bước tiến gần hơn đến chuyển đổi. Quan trọng hơn, nó cung cấp một danh sách hành động cụ thể và khả thi, hỗ trợ đội ngũ bán hàng xác định các bước tiếp theo để nuôi dưỡng và tối ưu cơ hội chốt đơn với những khách hàng tiềm năng quan trọng nhất.
Việc sắp xếp bán hàng và tiếp thị là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp bạn. Báo cáo về hiệu suất của cả hai hoạt động trong cùng một mẫu báo cáo bán hàng giúp bạn theo dõi mức độ phối hợp hiệu quả của chúng.
Khả năng theo dõi các kênh và hành động tiếp thị có giá trị nhất của bạn song hành với việc mang lại ROI tốt hơn cho nỗ lực của cả hai phòng ban. Điều này đúng với nhiều nỗ lực khác nhau, bao gồm khách hàng tiềm năng từ Google, quảng cáo trả phí, email lạnh, báo cáo cuộc gọi bán hàng, bài đăng trên blog, phương tiện truyền thông xã hội…
Bộ phận bán hàng của công ty bạn nên nỗ lực hợp tác với bộ phận tiếp thị khi nói đến cả chiến lược và báo cáo. Điều này không chỉ hợp lý hóa quy trình bán hàng của bạn mà còn cho phép bạn thu thập dữ liệu có giá trị về cách thức các khách hàng tiềm năng qua email của bạn hoạt động so với các khách hàng tiềm năng từ các nguồn khác.
Mặc dù phần mềm bán hàng phổ thông được sử dụng rộng rãi để ghi nhận giao dịch và theo dõi doanh thu, nhưng khi bước vào nhu cầu báo cáo bán hàng chuyên sâu, chúng bắt đầu bộc lộ nhiều giới hạn:
BCanvas tiên phong là giải pháp báo cáo quản trị và dữ liệu tích hợp tập trung – Data Warehouse/ Data Hub toàn diện cho doanh nghiệp.
Không chỉ là công cụ xây dựng hệ thống báo cáo quản trị tự động, hệ thống còn là trung tâm thông tin hợp nhất Master Data Platform với khả năng tích hợp đa nguồn dữ liệu, xử lý, làm sạch và tạo ra những phân tích sâu sắc giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn.
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt dễ dàng theo nhu cầu dữ liệu quản trị đặc thù của doanh nghiệp, tính năng AI dự đoán phân tích chuyên sâu, phân quyền phổ cập dữ liệu cho toàn bộ nhân viên các phòng ban với quyền kiểm soát cao ở nhóm lãnh đạo.
Phần mềm tích hợp AI-powered Analyst phân tích chuyên sâu tùy biến linh hoạt các chiều thông tin để tạo ra insights giá trị, tìm kiếm thông tin dễ dàng, giúp người dùng không chuyên cũng có thể khai thác dữ liệu hiệu quả, có khả năng phát hiện xu hướng và điểm bất thường.
Mẫu báo cáo bán hàng hàng ngày trên phần mềm báo cáo quản trị cung cấp dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý theo dõi sát sao hoạt động bán hàng và phản ứng kịp thời với các biến động thị trường.
Mẫu báo cáo bán hàng hàng tháng trực quan trên phần mềm báo cáo quản trị chuyên biệt, giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh hiệu suất kinh doanh theo thời gian. Theo dõi xu hướng doanh thu và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu trực quan, chuẩn xác.
Dưới đây là ví dụ về báo cáo nhóm nhỏ hơn (chia theo hiệu suất cá nhân) trong phần mềm báo cáo. Báo cáo trên phần mềm cho phép bạn kiểm soát quyền và quyền truy cập khi chia sẻ.
>>> Xem thêm: Các mẫu báo cáo doanh thu và cách xây dựng
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0 và 5.0 đang tạo ra làn sóng chuyển đổi sâu rộng trong hầu hết các lĩnh vực, và ngành bán hàng không nằm ngoài xu hướng đó. Ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng các giải pháp công nghệ để nâng cao hiệu quả lập và phân tích báo cáo bán hàng – từ tự động hóa quy trình, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, đến tích hợp AI hỗ trợ ra quyết định.
Kết quả là tốc độ xử lý có thể nhanh hơn đến 30%, độ chính xác cao hơn, và khả năng phản ứng linh hoạt hơn với thị trường. Dưới đây là những xu hướng công nghệ nổi bật đang được áp dụng trong công tác lập báo cáo bán hàng hiện nay.
Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (ML) đang thay đổi báo cáo bán hàng. Những công nghệ này có thể xử lý lượng dữ liệu khổng lồ để khám phá các mô hình ẩn và dự đoán xu hướng tương lai với độ chính xác đáng kinh ngạc.
Ví dụ, AI có thể phân tích dữ liệu bán hàng lịch sử, kênh bán hàng hiện tại và các yếu tố bên ngoài như xu hướng thị trường để dự báo doanh số tốt hơn các phương pháp truyền thống. Nó cũng có thể cho bạn biết khách hàng tiềm năng nào có khả năng chuyển đổi cao nhất để nhóm của bạn có thể tập trung vào đúng khách hàng.
Theo báo cáo State of Sales, hiệu quả hoạt động là xương sống của hoạt động bán hàng. Thông thường, nhân viên bán hàng chỉ dành 28% thời gian trong tuần để thực sự bán hàng, nghĩa là họ dành 72% thời gian cho các nhiệm vụ hành chính và trong đó việc lập báo cáo sales chiếm thời gian lớn. Khi ứng dụng AI, nhân viên đã tiết kiệm đáng kể thời gian bằng cách để AI xử lý các nhiệm vụ thường xuyên này. Giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để xây dựng mối quan hệ với khách hàng và thực hiện bán hàng.
>>Mẹo chuyên nghiệp: Tìm kiếm các nền tảng phân tích bán hàng cung cấp các tính năng hỗ trợ AI. Các công cụ này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết mang tính dự đoán chứ không chỉ là báo cáo bán hàng về hiệu suất trong quá khứ. Như phần mềm BCanvas tích hợp công nghệ AI, thông qua SAB bot và Claude xử lý dữ liệu bán hàng thông minh. Giảm lỗi sai của kế toán viên, đồng thời phần mềm còn kết hợp với công cụ OCR quét tự động các hoá đơn, giúp nhân viên tiết kiệm đến 30% thời gian để xử lý các công việc khác
Các nhà quản trị bây giờ không cần phải đợi đến mỗi cuối tuần hay cuối tháng để xem báo cáo sales nữa. Bảng thông tin thời gian thực cung cấp cho nhà quản trị thông tin chi tiết tức thời về hoạt động bán hàng và kết quả.
Bảng thông tin – một trung tâm nơi nhà quản trị có thể xem các bản cập nhật trực tiếp về các số liệu chính như doanh số hàng ngày, giá trị đường ống và mức độ hoạt động của nhóm. Khả năng hiển thị này cho phép nhà quản trị thấy các xu hướng hoặc vấn đề khi chúng xảy ra và can thiệp kịp thời có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với lợi nhuận ròng cho doanh nghiệp.
Ví dụ, bảng điều khiển trực tiếp có thể cảnh báo về sự sụt giảm đột ngột trong doanh số bán hàng ở một khu vực cụ thể. Thay vì phải chờ nhiều tuần sau mới biết được trong báo cáo doanh số bán hàng hàng tháng, nhân viên có thể liên hệ với giám đốc khu vực, tìm hiểu xem chuyện gì đang xảy ra (có thể là một ngày lễ địa phương mà bạn không biết) và điều chỉnh kỳ vọng hoặc chiến lược của mình cho phù hợp.
>>Mẹo chuyên nghiệp: Khi thiết lập bảng thông tin, đừng cố gắng đưa vào mọi số liệu có thể. Tập trung vào các chỉ số hiệu suất chính (KPI) thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Một bảng thông tin lộn xộn cũng vô dụng như không có bảng thông tin nào cả. Bắt đầu với 5-7 số liệu cốt lõi và chỉ thêm nếu chúng cung cấp cho bạn thông tin chi tiết có thể hành động được.
Bảng điều khiển (dashboard) của phần mềm báo cáo quản trị BCanvas
Bảng điều khiển (dashboard) của phần mềm báo cáo quản trị BCanvas nổi bật với Dashboard 360 độ trực quan: Hiển thị toàn cảnh bức tranh tài chính doanh nghiệp theo thời gian thực, từ mọi thiết bị (Web và Mobile App), dễ dàng nhận diện xu hướng và mô hình tài chính. Khả năng hiển thị dữ liệu theo thời gian thực giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình tài chính và đưa ra quyết định kịp thời.
Dữ liệu bán hàng không tồn tại riêng lẻ – nó là một phần trong hệ sinh thái vận hành của doanh nghiệp. Để có được báo cáo sales chính xác về hiệu suất kinh doanh, doanh nghiệp cần tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau như CRM (quản lý khách hàng), nền tảng marketing tự động, hệ thống chăm sóc khách hàng và phần mềm tài chính – kế toán.
Các hệ thống khác nhau có các tính năng báo cáo khác nhau. ERP của bạn có thể cứng nhắc trong khi CRM của bạn linh hoạt, khiến việc tạo báo cáo thống nhất trở nên khó khăn. Sự không nhất quán này khiến bạn khó có được cái nhìn toàn diện về hiệu suất kinh doanh của mình vì mỗi hệ thống trình bày dữ liệu khác nhau.
Khi ứng dụng vào công cụ tích hợp dữ liệu, cho phép tạo ra các báo cáo toàn diện, nhất quán, lấy dữ liệu từ mọi nền tảng. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo các báo cáo bao gồm tất cả dữ liệu có liên quan, được trình bày theo cách thống nhất, giúp dễ hiểu và phân tích hơn.
>>Mẹo chuyên nghiệp: Khi chọn công cụ báo cáo bán hàng, báo cáo sales hãy ưu tiên những công cụ có khả năng tích hợp dễ dàng với ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn.
Với nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang phụ thuộc vào báo cáo từ các phần mềm bán hàng nhưng dữ liệu còn rời rạc, chưa trực quan và thiếu chuẩn hoá, việc ra quyết định trở nên chậm và thiếu chính xác. Phần mềm báo cáo quản trị BCanvas chính là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp khắc phục điểm yếu này. Nhờ khả năng tích hợp API sẵn có với các hệ thống phổ biến tại Việt Nam như kế toán, CRM, ERP, HRM…, BCanvas cho phép kết nối và chuẩn hóa dữ liệu nhanh chóng, mang lại góc nhìn toàn diện và trực quan cho nhà quản trị.
Tiện ích import thông minh cho phép nhập dữ liệu từ Excel, CSV với tính năng mapping tự động, trong khi kết nối trực tiếp với các cơ sở dữ liệu thông dụng như SQL Server, MySQL và PostgreSQL. BCanvas còn cho phép upload dữ liệu phi cấu trúc để tạo thành tài sản dữ liệu tổng hợp.
Bên cạnh những ứng dụng các công nghệ, hãy cùng xem xét một số kỹ thuật nâng cao để đưa báo cáo sales của bạn lên một tầm cao mới:
Từ những báo cáo sales, nhà quản trị bắt đầu phân tích nhóm liên quan đến việc nhóm khách hàng dựa trên các đặc điểm chung (như ngày đăng ký) và theo dõi hành vi của họ theo thời gian. Điều này có thể tiết lộ những hiểu biết có giá trị về giá trị trọn đời của khách hàng, tỷ lệ khách hàng rời bỏ và tác động lâu dài của các nỗ lực bán hàng và tiếp thị của bạn.
Ví dụ, bạn có thể thấy rằng những khách hàng đăng ký trong thời gian khuyến mại cụ thể có giá trị trọn đời cao hơn. Điều này có thể cung cấp thông tin cho các chiến lược tiếp thị và dự báo doanh số trong tương lai của bạn.
Giả sử bạn có một doanh nghiệp SaaS và thực hiện phân tích nhóm khách hàng dựa trên tháng đăng ký của họ. Bạn thấy rằng những khách hàng đăng ký trong những tháng bạn cung cấp bản dùng thử miễn phí mở rộng có tỷ lệ giữ chân cao hơn 30% sau 1 năm so với các nhóm khác. Điều này có thể thúc đẩy bạn đưa bản dùng thử mở rộng thành một phần thường xuyên trong chiến lược bán hàng của mình.
>>Mẹo từ chuyên gia: Bắt đầu phân tích nhóm của bạn với nhóm theo thời gian (ví dụ: khách hàng đăng ký trong cùng tháng) vì đây thường là nhóm dễ thiết lập và diễn giải nhất. Khi bạn thoải mái hơn với phân tích nhóm, bạn có thể chuyển sang nhóm theo hành vi (ví dụ: khách hàng đã sử dụng một tính năng cụ thể trong tuần đầu tiên) để có thông tin chi tiết sâu hơn.
Trong khi hầu hết các nhà lãnh đạo bán hàng theo dõi tỷ lệ chuyển đổi ở mỗi giai đoạn của kênh bán hàng, thì ít người chú ý đến tốc độ kênh bán hàng – tốc độ mà khách hàng tiềm năng di chuyển qua quy trình bán hàng của bạn. Bằng cách đo tốc độ khách hàng tiềm năng di chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, bạn có thể xác định được các nút thắt trong quy trình bán hàng của mình và tối ưu hóa để chốt đơn nhanh hơn.
Ví dụ, bạn có thể thấy rằng các giao dịch bị kẹt ở giai đoạn đề xuất và mất 15 ngày để chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Điều này có thể nhắc bạn tìm hiểu lý do – có lẽ quy trình đề xuất của bạn quá phức tạp hoặc nhóm bán hàng của bạn cần được đào tạo thêm về cách xử lý phản đối ở giai đoạn này.
>>Mẹo từ chuyên gia: Thiết lập cảnh báo cho các giao dịch đã ở một giai đoạn cụ thể lâu hơn mức trung bình. Cân nhắc triển khai “điểm tốc độ giao dịch” cho mỗi cơ hội có tính đến cả thời gian dành cho từng giai đoạn và khả năng chốt giao dịch dựa trên dữ liệu lịch sử.
Mỗi giao dịch đã chốt – thành công hay thất bại – đều là một cơ hội học hỏi. Triển khai quy trình phân tích thắng/thua có hệ thống để hiểu các yếu tố tác động đến kết quả bán hàng của bạn. Điều này có thể bao gồm các cuộc khảo sát, phỏng vấn khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng và phân tích dữ liệu giao dịch.
>>>Tính năng phân tích theo thời gian thực của phần mềm phân tích kinh doanh BCanvas cung cấp các góc nhìn sâu sắc về báo cáo lãi lỗ (P&L) và cho phép truy xuất dữ liệu gốc nhanh chóng.
Tìm kiếm các mẫu trong chiến thắng và thất bại của bạn. Có những đặc điểm cụ thể nào luôn giúp bạn giành được hợp đồng không? Có thua lỗ xảy ra ở một giai đoạn cụ thể nào đó trong quy trình bán hàng không? Sử dụng thông tin này để tinh chỉnh chiến lược bán hàng của bạn và cải thiện tỷ lệ thắng theo thời gian.
Ví dụ, một phân tích thắng/thua toàn diện có thể cho thấy các giao dịch mà bạn cung cấp bản demo sản phẩm trong hai tuần đầu tiên sau khi tham gia có tỷ lệ thắng cao hơn 60%. Điều này có thể thúc đẩy bạn đưa bản demo sớm vào quy trình bán hàng của mình.
>>Mẹo từ chuyên gia: Đừng chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng của một thỏa thuận. Hãy phân tích toàn bộ quy trình bán hàng để xác định những thời điểm quan trọng tác động đến kết quả. Có một đối thủ cạnh tranh cụ thể nào được đề cập trong các thỏa thuận bị mất không? Các chiến thắng có tương quan với một thành viên nhóm hoặc tài liệu bán hàng nào đó được sử dụng không? Thông tin này sẽ giúp bạn tối ưu hóa toàn bộ phương pháp tiếp cận bán hàng của mình.
Không phải tất cả các khách hàng tiềm năng đều được tạo ra như nhau. Tính điểm khách hàng tiềm năng dự đoán sử dụng dữ liệu lịch sử và thuật toán học máy để xác định khách hàng tiềm năng nào có nhiều khả năng chuyển đổi nhất. Điều này cho phép nhóm bán hàng của bạn tập trung vào các khách hàng tiềm năng tốt nhất và cải thiện hiệu quả chung cũng như tỷ lệ chiến thắng.
Ví dụ, mô hình chấm điểm khách hàng tiềm năng dự đoán của bạn có thể xác định rằng khách hàng tiềm năng từ ngành tài chính đã truy cập trang giá của bạn hơn hai lần và tải xuống một sách trắng cụ thể có khả năng chuyển đổi cao hơn 3 lần so với mức trung bình. Đội ngũ bán hàng của bạn có thể sử dụng thông tin này để ưu tiên tiếp cận của họ.
>>Mẹo từ chuyên gia: Xem xét và tinh chỉnh mô hình chấm điểm khách hàng tiềm năng của bạn thường xuyên. Khi doanh nghiệp của bạn thay đổi và điều kiện thị trường phát triển, các yếu tố chỉ ra khách hàng tiềm năng có giá trị cao sẽ thay đổi. Hãy cân nhắc thử nghiệm A/B mô hình chấm điểm khách hàng tiềm năng của bạn để liên tục cải thiện độ chính xác của nó.
Sau đây là tổng quan về người dùng báo cáo bán hàng trong một tổ chức đã thành lập.
| Phòng | Người sử dụng | Tập trung | Chi tiết báo cáo |
| Việc bán hàng | Đội ngũ bán hàng, quản lý bán hàng, lãnh đạo bán hàng | Hiệu suất cá nhân và nhóm, sức khỏe đường ống | Phân tích chi tiết số liệu bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi, quy mô giao dịch trung bình, v.v. |
| Tiếp thị | CMO, Nhóm tiếp thị | Hiệu quả chiến dịch tiếp thị, ROI | Số liệu bán hàng theo kênh tiếp thị, chi phí thu hút khách hàng (CAC), lợi tức đầu tư (ROI) v.v. |
| Lãnh đạo điều hành | Tổng giám đốc điều hành, Giám đốc tiếp thị, Giám đốc nghiên cứu thị trường | Hiệu quả bán hàng tổng thể, ra quyết định chiến lược | Tóm tắt hiệu suất bán hàng, so sánh theo năm, xu hướng thị trường |
| Nhà đầu tư | Nhà đầu tư thiên thần, Công ty VC | Sức khỏe tài chính, tiềm năng tăng trưởng | Tóm tắt ngắn gọn về các số liệu bán hàng chính, dự báo bán hàng, triển vọng thị trường |
Quản lý bán hàng của các nhóm/bộ phận tương ứng hoặc trưởng nhóm bán hàng tạo báo cáo bán hàng và trình bày trong các cuộc họp bán hàng hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Để viết báo cáo bán hàng hàng tháng, hãy bắt đầu bằng cách phác thảo mục đích và phạm vi của báo cáo. Bao gồm các số liệu chính như tổng doanh số, hiệu suất của từng nhóm bán hàng , thu hút và giữ chân khách hàng, cũng như bất kỳ sự kiện hoặc thách thức bán hàng quan trọng nào. Sử dụng hình ảnh rõ ràng và ngôn ngữ súc tích để trình bày dữ liệu hiệu quả.
Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán và chuyển đổi số, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp TacaSoft cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
TacaSoft,
