Hợp đồng mua bán hàng hóa là xương sống của các doanh nghiệp trên toàn cầu. Trên thực tế, có hơn 26% lực lượng lao động tham gia vào quá trình ký kết hợp đồng theo nhiều mức độ.
Cụ thể, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa là khâu trọng yếu trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Hợp đồng mua bán chặt chẽ sẽ giúp quá trình mua hàng hóa cần thiết để đảm bảo hoạt động hàng ngày của công ty diễn ra suôn sẻ, với mức giá phù hợp, mở khóa lợi thế chiến lược cho doanh nghiệp.
Hợp đồng mua bán hàng hóa hướng dẫn các giao dịch và đảm bảo sự hiểu biết chung giữa các bên – bức tường thành chống lại sự không chắc chắn và tranh chấp trong việc mua bán hàng hóa. Một hợp đồng mua bán hàng hóa được soạn thảo khéo léo không chỉ phân định rõ ràng các nghĩa vụ mà còn củng cố mối quan hệ kinh doanh vững chắc.
Trung bình, chi phí để soạn thảo và ký một hợp đồng rủi ro thấp là khoảng 6.900 đô la. Nhưng bất chấp các chi phí liên quan đến hợp đồng, hơn 71% các công ty vẫn thất lạc 10% tài liệu hợp đồng của họ. Các hoạt động quản lý hợp đồng kém như thế này đã được chứng minh là khiến các doanh nghiệp mất khoảng 9% lợi nhuận ròng mỗi năm về hoạt động mua hàng.
Ngoài vấn đề doanh thu, việc quản lý hợp đồng kém còn khiến bạn có nguy cơ gặp phải nhiều vấn đề phức tạp khác, bao gồm các hình phạt theo quy định, vi phạm an ninh và tổn hại đến uy tín.
World Commerce & Contracting, gần đây phát hiện rằng những thất bại trong quản lý hợp đồng đã dẫn đến rò rỉ giá trị, 9% doanh thu hàng năm trong các tổ chức. Các doanh nghiệp hiện đại hoạt động trong các mạng lưới năng động và thay đổi nhanh chóng, và nhu cầu quản lý hiệu quả các nghĩa vụ trong hệ sinh thái đang thay đổi này rất quan trọng đối với kết quả tài chính.
Quản lý hợp đồng kém dẫn đến việc giám sát hiệu suất thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng không đầy đủ, thanh toán hóa đơn quá mức, bỏ lỡ cơ hội đàm phán trong quá trình gia hạn và nhiều vấn đề khác nữa.
Tranh chấp pháp lý
Hợp đồng mua bán hàng hóa nếu không được soạn thảo cụ thể, minh bạch sẽ dễ dàng để lộ kẽ hở, tạo những mâu thuẫn, bất đồng, vi phạm điều khoản Hợp đồng về quyền và nghĩa vụ giữa các chủ thể tham gia. Những nội dung tranh chấp trong Hợp đồng mua bán hàng hoá rất đa dạng. Trên thực tế thường xảy ra những dạng tranh chấp như sau:
Chủ thể ký hợp không có thẩm quyền ký
Chủ thể ký có thẩm quyền thường sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty và phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Nếu chủ thể bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hay không đủ năng lực hành vi dân sự sẽ bị giới hạn các quyền chuyển nhượng tài sản cũng như mua bán động sản, bất động sản.
Ví dụ như người chưa thành niên (dưới 18 tuổi) nếu mua bán tài sản lớn thì phải được sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật.
Nghĩa vụ của chủ thể ký hợp đồng không phù hợp với quy định của luật
Ví dụ: Trong hợp đồng mua bán với một hộ kinh doanh cá thể, trong hợp đồng bạn yêu cầu hộ kinh doanh phải xuất hoá đơn đỏ (Gtgt) nếu không xuất hoá đơn thì bạn không thanh toán tiền hàng.
Xét ví dụ trên thì điều khoản này sẽ không được thực hiện vì theo luật Thuế và luật Doanh nghiệp hộ kinh doanh cá thể không đủ điều kiện để in hoá đơn đỏ nên điều khoản trong hợp đồng này không có hiệu lực và bạn phải thanh toán tiền hàng dù bên kia không xuất hoá đơn.
Các điều khoản của hợp đồng không đầy đủ
Nhiều hợp đồng mua bán trị giá hàng tỷ đồng nhưng điều khoản thỏa thuận chỉ vỏn vẹn vài dòng, không đầy đủ thông tin dẫn đến những rủi ro không đáng có, thiếu một số các thông tin quan trọng như:
Thỏa thuận thanh toán không rõ ràng
Hợp đồng không rõ ràng về thời gian thanh toán sẽ có thể dẫn đến trường hợp nhận hàng xong không trả tiền hoặc nhận tiền xong không giao hàng. Người mua nên cố gắng sử dụng cách nhận hàng rồi mới thanh toán, còn người bán nên cố gắng sử dụng cách đặt cọc tiền hàng rồi mới giao hàng, thanh toán qua trung gian, thực hiện thanh toán theo từng đợt để giảm rủi ro cho nhau.
Rủi ro bảo mật liên quan đến quản lý hợp đồng kém thường liên quan đến việc không bảo vệ đầy đủ thông tin bí mật và nhạy cảm có trong hợp đồng. Điều này có thể bao gồm thông tin nhận dạng cá nhân (PII), thông tin tài chính, bí mật thương mại và sở hữu trí tuệ.
Hợp đồng bảo mật kém có thể bị truy cập trái phép, đánh cắp sở hữu trí tuệ và vi phạm dữ liệu, cùng nhiều nguy cơ khác.
Hợp đồng mua bán hàng hóa quản lý kém có thể dẫn đến hiểu lầm, tranh chấp hoặc vấn đề về hiệu suất, ảnh hưởng tiêu cực đến nhận thức của các bên liên quan.
Các vấn đề về hiệu suất có thể xuất hiện dưới hình thức giao hàng chậm trễ hoặc chất lượng công việc kém. Điều này không chỉ dẫn đến tranh chấp và hành động pháp lý mà còn gây ra tiếng xấu cho tổ chức.
Việc lưu trữ hồ sơ kém có thể dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi các nghĩa vụ và thời hạn; mất hoặc thất lạc hợp đồng; thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc lỗi thời; tăng nguy cơ không tuân thủ; và giảm hiệu quả.
Khi các nhà quản lý hợp đồng phải bận rộn với quá nhiều quy trình thủ công lặp đi lặp lại, họ dễ bị kiệt sức, mắc lỗi và giảm hiệu quả.
Trên thực hầu hết các công ty vẫn quản lý các nghĩa vụ hợp đồng và quy trình hợp đồng theo cách thủ công. Gartner ước tính rằng 85% các công ty không có hệ thống quản lý hợp đồng doanh nghiệp, một quyết định bấp bênh trong thế giới kinh doanh ngày nay.
Các quy trình thủ công cũng bị hạn chế về khả năng hiển thị, cộng tác kém và khả năng mở rộng bị hạn chế. PricewaterhouseCoopers cho biết một doanh nghiệp trung bình duy trì 20.000 đến 40.000 hợp đồng cùng một lúc. Hãy tưởng tượng việc quản lý tất cả những điều đó bằng các hệ thống thủ công!
Sự không thống nhất thường xảy ra khi nhóm pháp lý và các bên liên quan có quan điểm và mục tiêu khác nhau liên quan đến hợp đồng.
Nếu các nhóm pháp lý có quyền truy cập hạn chế vào các tài liệu hợp đồng từ các nhóm nội bộ, việc quản lý hợp đồng trở nên khó khăn và không thể đoán trước đối với các cố vấn pháp lý. Ngoài ra, vì nhóm pháp lý và các bên liên quan của công ty không có sự minh bạch liên chức năng đầy đủ, các cố vấn pháp lý gặp khó khăn trong việc đàm phán các điều khoản và chuẩn hóa hợp đồng dựa trên hiệu suất lịch sử.
“Những cầu thủ có giá trị nhất trong bất kỳ đội thể thao nào là ai? Những cầu thủ có thể làm nhiều hơn một việc. Điều tương tự cũng đúng trong công ty. Để thể hiện giá trị của bạn với phòng ban và công ty, hãy cân nhắc cách bạn có thể a) nâng cao các kỹ năng bạn đã có (ví dụ: hợp đồng, kiện tụng, sở hữu trí tuệ) và b) mở rộng hoặc tạo ra các kỹ năng trong các lĩnh vực mới.”
Sterling Miller, Tổng giám đốc điều hành & Cố vấn cấp cao, Hilgers Graben PLLC
Khi người quản lý hợp đồng thiếu một số kỹ năng cần thiết để quản lý hợp đồng đúng cách thì hiệu suất kém là điều khó tránh khỏi.
Một số kỹ năng cần thiết để quản lý hợp đồng hiệu quả bao gồm khả năng đàm phán, hiểu biết pháp lý, phân tích dữ liệu, công nghệ số, chuyên môn kinh doanh và nhạy bén về tài chính, cùng nhiều kỹ năng khác.
Nếu không có bộ kỹ năng phù hợp, người quản lý hợp đồng dễ hiểu sai các điều khoản hợp đồng, bỏ qua lỗi và khiến công ty của họ phải chịu rủi ro pháp lý và tài chính sâu rộng.
Từ hệ thống hồ sơ tủ đến tài liệu giấy tờ, phương pháp quản lý hợp đồng truyền thống phần lớn sử dụng quy trình thủ công và công nghệ lỗi thời.
Đối với quản lý hợp đồng quy mô nhỏ, điều này có vẻ vô hại. Tuy nhiên, khi các tổ chức bắt đầu mở rộng và tăng cường quan hệ đối tác, các nhà quản lý hợp đồng truyền thống phải vật lộn để theo kịp khối lượng hợp đồng ngày càng tăng. Điều này dẫn đến sự gia tăng các lỗi hợp đồng và giảm năng suất.
Nếu công nghệ không đầy đủ, các tổ chức sẽ gặp khó khăn trong việc hợp tác thực hiện hợp đồng, theo dõi các nghĩa vụ và mốc quan trọng, cũng như đảm bảo dữ liệu hợp đồng quan trọng được an toàn và có thể truy cập được.
Hậu quả của việc quản lý hợp đồng mua bán không hiệu quả tác động rất tiêu cực đến toàn bộ các hoạt động kinh doanh quan trọng, từ mua sắm và bán hàng đến pháp lý và tài chính. Phần này nêu bật một số hoạt động kinh doanh quan trọng bị ảnh hưởng nặng nề nhất do quản lý hợp đồng kém.
Sự chậm trễ trong đàm phán và phê duyệt hợp đồng mua bán hàng hóa
Quản lý hợp đồng không đầy đủ có thể dẫn đến chậm trễ trong đàm phán và phê duyệt hợp đồng, dẫn đến chu kỳ bán hàng kéo dài và bỏ lỡ cơ hội doanh thu. Hợp đồng quản lý kém cũng có thể dẫn đến sự khác biệt về giá, lập hóa đơn không chính xác, điều khoản thanh toán không được thực thi, cũng như bỏ lỡ cơ hội bán thêm hoặc bán chéo, tất cả đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của tổ chức bạn.
“Một trong những giám đốc doanh thu mà tôi từng làm việc cùng đã nói với tôi rằng, ‘Thời gian giết chết mọi giao dịch; bạn phải chốt giao dịch thật nhanh’, và tôi luôn ghi nhớ điều này mỗi khi tham gia vào một giao dịch bán hàng.”
~Sue Suo, Trưởng phòng Pháp lý, Hopin
Quản lý hợp đồng mua bán hàng hóa kém có thể gây ra những tác động tiêu cực đến hoạt động tài chính. Bạn có thể dễ mắc phải những lỗi như trả quá nhiều/ trả thiếu, ghi nhận doanh thu không chính xác và vi phạm các quy định tài chính. Những điều này có thể dẫn đến các tranh chấp tốn kém và các biện pháp trừng phạt pháp lý, làm giảm sức khỏe tài chính chung của doanh nghiệp.
Khi hợp đồng không được quản lý hiệu quả, nó có thể dẫn đến việc trễ thời hạn, lập hóa đơn không chính xác, giao tiếp không đầy đủ và giao hàng kém.
Hợp đồng quản lý kém còn có đặc điểm là các điều khoản và điều kiện hợp đồng mơ hồ hoặc không chính xác, có thể dẫn đến tranh chấp và căng thẳng trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Hợp đồng là một văn bản pháp lý nhằm bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi quản lý kém, nó có thể gây ra tác dụng ngược lại.
Việc quản lý hợp đồng kém có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động quản lý rủi ro và tuân thủ trong một tổ chức theo nhiều cách.
Nó có thể hạn chế khả năng xác định các dấu hiệu cảnh báo có thể khiến tổ chức của bạn gặp rủi ro. Bạn cũng có nhiều khả năng bỏ lỡ các nghĩa vụ theo hợp đồng và vi phạm các tiêu chuẩn quy định quan trọng.
Khi hợp đồng không được quản lý đúng cách, các bên ký kết sẽ phải giải quyết tình trạng chậm trễ, chi phí vượt mức, tranh chấp, kỳ vọng không rõ ràng, phạm vi dự án mở rộng và quản lý rủi ro không hiệu quả.
Quản lý hợp đồng kém còn biểu hiện bằng việc theo dõi hiệu suất không đầy đủ, dẫn đến chất lượng sản phẩm kém, vấn đề về chất lượng và trễ hạn.
Hợp đồng mua bán hàng hóa đóng vai trò nền tảng cho sự tin tưởng, góp phần vào sự thành công trong các giao dịch mua bán.
Hợp đồng mua bán hàng hóa xác lập và bảo vệ quyền và nghĩa vụ của các bên. Khi mua bán hàng hóa, các bên xác lập quyền và nghĩa vụ đối với nhau. Hợp đồng đóng vai trò pháp lý quy định rõ các quyền và nghĩa vụ các bên cần thực hiện. Bên bán có nghĩa vụ giao hàng đúng thời gian, địa điểm, số lượng, chất lượng và có quyền nhận đủ tiền thanh toán từ người mua. Bên mua có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ và đúng hạn và có quyền sở hữu hàng hóa đúng quy cách, chất lượng như thỏa thuận.
Căn cứ pháp lý giải quyết các tranh chấp. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hợp đồng mua bán hàng hóa là căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh sự tồn tại của giao dịch. Các bên sẽ dựa vào hợp đồng để xác định việc vi phạm quyền, nghĩa vụ. Trường hợp buộc phải đưa ra tòa án hoặc trọng tài xử lý thì hợp đồng mua bán hàng hóa là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp một cách công bằng và khách quan.
Tạo sự tin cậy và minh bạch trong giao dịch. Hợp đồng mua bán hàng hóa thể hiện cam kết của cả bên mua và bên bán đối với các điều khoản đã được thống nhất trước pháp luật. Ký hợp đồng giúp tăng cường sự tin cậy giữa các bên, đặc biệt là trong các giao dịch lớn hoặc với đối tác mới. Nó cũng giúp tạo ra một môi trường kinh doanh công bằng và minh bạch.
Giảm thiểu rủi ro và tránh tranh chấp. Tại hợp đồng mua bán quy định rõ ràng các điều khoản và điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận. Khi có tranh chấp xảy ra, hợp đồng sẽ là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng, hòa giải hoặc tòa án. Do đó đối với các giao dịch có hợp đồng mua bán hàng hóa sẽ giảm đáng kể các rủi ro và tránh tranh chấp cho cả bên mua và bên bán.
Cơ sở cho việc thực hiện và quản lý giao dịch. Hợp đồng mua bán đóng vai trò như tài liệu hướng dẫn giúp các bên theo dõi và quản lý quá trình thực hiện giao dịch. Từ đó dễ dàng kiểm soát được hiệu quả giao dịch.
Quản lý hợp đồng mua hàng là một phần thiết yếu của quy trình mua sắm trong doanh nghiệp. Thiếu nó, các điều khoản hợp đồng chính và thông tin liên lạc với nhà cung cấp sẽ bị lạc mất trong một biển các báo cáo và tài liệu hành chính khác! Ngoài ra, đây còn là một phần quan trọng trong việc tuân thủ pháp luật, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng với các quy định về mua sắm.
Quy trình quản lý hợp đồng trong mua sắm thường bao gồm các giai đoạn chính sau:
Hai giai đoạn quan trọng nhất thường diễn ra trước và sau khi hợp đồng được trao.
Giai đoạn trước khi trao hợp đồng: Giai đoạn tiền đấu thầu là giai đoạn đầu của quá trình mua sắm. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động trong quá trình tìm nguồn cung ứng đến hợp đồng, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, lựa chọn nhà cung cấp, đánh giá hồ sơ dự thầu và đàm phán hợp đồng, dẫn đến việc trao hợp đồng.
Cần lưu ý gì ở giai đoạn trước khi trao hợp đồng?
Trước khi bắt đầu giai đoạn này, cần trả lời những câu hỏi quan trọng để đảm bảo kết quả thành công:
Ngoài ra, cần đánh giá năng lực và sự sẵn sàng của nhà cung cấp thông qua các yếu tố như: Ổn định tài chính, Hiệu suất trước đây, Tham chiếu và chứng nhận, Năng lực sản xuất, Quy trình kiểm soát chất lượng, Khả năng đáp ứng các yêu cầu và thời hạn hợp đồng.
Chiến lược đảm bảo đàm phán hiệu quả trong giai đoạn trước khi trao hợp đồng
Soạn thảo hợp đồng – Nội dung cần có khi soạn thảo hợp đồng mua hàng hóa theo quy định
Nội dung của hợp đồng nói chung là các điều khoản do các bên thỏa thuận, thể hiện quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ hợp đồng. Nội dung của hợp đồng mua hàng hóa là các điều khoản do các bên thỏa thuận, thể hiện quyền và nghĩa vụ của bên mua (doanh nghiệp) và bên bán (các nhà cung cấp) trong quan hệ hợp đồng.
Luật thương mại Việt Nam không quy định hợp đồng mua hàng hóa phải bao gồm nội dung bắt buộc nào. Tuy nhiên, có thể thấy rằng, một hợp đồng mua hàng hóa thông thường phải chứa đựng các nội dung sau:
Trong quan hệ mua bán hàng hóa, các bên không chỉ bị ràng buộc bởi những điều khoản đã thỏa thuận với nhau mà còn chịu sự ràng buộc bởi những quy định của pháp luật, tức là những điều khoản pháp luật có quy định nhưng các bên không thỏa thuận trong hợp đồng.
Giai đoạn sau khi trao hợp đồng: Giai đoạn này diễn ra sau khi hợp đồng được ký kết. Nó bao gồm các hoạt động như triển khai hợp đồng, giám sát hiệu suất, quản lý thay đổi, giải quyết vấn đề và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp trong suốt thời hạn hợp đồng.
Sau khi hợp đồng được tạo và ký kết, mọi việc không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Đó là lý do tại sao quản lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi điều khoản và mục tiêu được đáp ứng. Để đảm bảo mối quan hệ thành công phản ánh các điều khoản hợp đồng đã thỏa thuận chung, cách tốt nhất là:
Mục tiêu là đảm bảo cả hai bên thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng để triển khai các dự án mua sắm tuân thủ và thành công.
Chiến lược quản lý hợp đồng mua sắm phải bao gồm các mục tiêu rõ ràng, bao gồm các yếu tố như: Quản lý vòng đời hợp đồng, Xác định vai trò và trách nhiệm, Chuẩn hóa hợp đồng, Quản lý rủi ro, Theo dõi hiệu suất, Giao tiếp và hợp tác, Tuân thủ và quản trị, Tài liệu hợp đồng và lưu giữ hồ sơ, Cải tiến liên tục
Để đảm bảo mối quan hệ hợp tác và phản hồi với các nhà cung cấp, hãy ưu tiên giao tiếp rõ ràng, hợp tác, thống nhất mục tiêu, phản hồi kịp thời, giải quyết vấn đề, công nhận và tin tưởng và minh bạch. Các kỹ thuật sau có thể hữu ích:
Hợp đồng bán hàng, hay còn gọi là hợp đồng phân phối, là một văn bản ràng buộc về mặt pháp lý nêu rõ các điều khoản cho một giao dịch bán hàng giữa hai bên: người bán cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và người mua muốn mua chúng. Hợp đồng này đóng vai trò là hồ sơ chính thức của giao dịch, bảo vệ lợi ích của cả hai bên và đảm bảo rằng việc bán hàng diễn ra suôn sẻ.
Bán lẻ và Thương mại điện tử
Trong ngành bán lẻ, hợp đồng bán hàng đóng vai trò quan trọng, thiết lập các điều khoản giao dịch giữa nhà bán lẻ và khách hàng. Chúng quy định chi tiết sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán, giao hàng, và chính sách đổi trả. Đối với thương mại điện tử, hợp đồng không chỉ kế thừa các yếu tố từ hợp đồng bán lẻ mà còn mở rộng với các quy định đặc thù như bảo vệ dữ liệu khách hàng, xác nhận chữ ký điện tử, và giải quyết tranh chấp trực tuyến. Những yếu tố bổ sung này giúp đảm bảo tính minh bạch, quyền lợi của các bên, và tuân thủ luật pháp trong môi trường số hóa.
Ngành Dịch vụ
Hợp đồng bán hàng trong ngành dịch vụ được thiết kế linh hoạt và cá nhân hóa để phù hợp với từng loại hình dịch vụ. Nội dung hợp đồng thường bao gồm phạm vi công việc, tiêu chuẩn thực hiện, thời hạn thanh toán, và điều khoản bảo mật. Ngoài ra, các hợp đồng này cũng quy định chi tiết về quyền sở hữu trí tuệ và các điều kiện chấm dứt hợp đồng nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên. Tính chi tiết và tùy chỉnh của hợp đồng giúp giảm thiểu tranh chấp, tạo cơ sở cho mối quan hệ hợp tác bền vững giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng.
Thương mại Quốc tế
Trong thương mại quốc tế, hợp đồng bán hàng đóng vai trò là nền tảng pháp lý cho các giao dịch giữa các quốc gia. Các nội dung chính bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa, điều khoản thanh toán bằng loại tiền tệ cụ thể, và Incoterms để xác định trách nhiệm, rủi ro và chi phí vận chuyển. Hợp đồng cũng quy định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền lợi, và rủi ro giữa các bên, đồng thời đảm bảo tuân thủ luật pháp quốc tế. Các điều khoản về bất khả kháng và giải quyết tranh chấp được đưa vào để giảm thiểu rủi ro, tạo ra khung hợp tác an toàn và minh bạch trong giao dịch xuyên biên giới.
Mẹo thực tế để soạn thảo và đàm phán hợp đồng bán hàng
Trong quá trình thiết kế và đàm phán hợp đồng phân phối, nhiều yếu tố khác nhau phải được cân nhắc cẩn thận để đảm bảo tính rõ ràng, công bằng và tuân thủ pháp luật. Sau đây là một số mẹo hữu ích để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình.
Không có quy định chung về mức phạt vi phạm hợp đồng mà tùy theo từng lĩnh vực, từng phạm vi điều chỉnh mà mỗi hợp đồng có thể quy định các mức phạt khác nhau.
| Mức phạt vi phạm hợp đồng | Căn cứ theo thỏa thuận trong hợp đồng nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. |
| Đối tượng áp dụng phạt vi phạm hợp đồng thương mại | Là thương nhân hoạt động thương mại; tổ chức; cá nhân khác hoạt động có liên quan đến thương mại, hoạt động không nhằm mục đích sinh lợi của một bên trong giao dịch với thương nhân thực hiện trên lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong trường hợp bên thực hiện hoạt động không nhằm mục đích sinh lợi đó. |
| Thời hạn trả tiền bồi thường thiệt hại | Hai bên tự thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày kể từ ngày chấp nhận yêu cầu bồi thường thiệt hại. Nếu quá thời hạn trên, bên vi phạm phải chịu lãi suất chậm trả trên số tiền bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật. |
| Phạt do chậm trả bồi thường | Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu nộp tiền phạt, bên vi phạm phải thanh toán tiền phạt vi phạm hợp đồng cho bên bị vi phạm; nếu quá thời hạn trên, bên vi phạm phải chịu lãi suất chậm trả trên số tiền phạt theo quy định của pháp luật. |
Quản lý hợp đồng hiệu quả là rất quan trọng đối với kết quả dự án thành công, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ. Phần này thảo luận về một số chiến lược tốt nhất mà bạn có thể tận dụng để cải thiện đáng kể trải nghiệm quản lý hợp đồng của mình.
Xây dựng các mẫu hợp đồng mua hàng chuẩn với ngôn ngữ rõ ràng và súc tích, các điều khoản được xác định trước và các điều khoản phù hợp với chính sách và yêu cầu pháp lý của tổ chức bạn. Điều này thúc đẩy tính nhất quán và giảm nguy cơ xảy ra lỗi hoặc thiếu sót.
“Việc không có mẫu hợp đồng dẫn đến việc không chuẩn hóa và khiến hợp đồng dễ xảy ra lỗi. Do đó, nhóm pháp lý được yêu cầu phải nghiên cứu sâu các hợp đồng và đọc kỹ tất cả các điều khoản để xác định và sửa lỗi đơn giản nhất của con người.”
– Igor Poroger, Giám đốc pháp lý, EMEA, Vectra AI
Cung cấp đào tạo toàn diện cho các nhà quản lý hợp đồng và các nhân viên liên quan khác về các thông lệ quản lý hợp đồng tốt nhất, nguyên tắc pháp lý, kỹ năng đàm phán và quản lý rủi ro.
Với sự đào tạo phù hợp, việc giải quyết những phức tạp của hợp đồng, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo tuân thủ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Định kỳ xem xét và đánh giá các hợp đồng hiện tại của bạn để xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đánh giá hiệu quả của chúng và giảm thiểu rủi ro. Tìm kiếm cơ hội để cập nhật các điều khoản lỗi thời, cải thiện ngôn ngữ hợp đồng và điều chỉnh hợp đồng theo nhu cầu kinh doanh hoặc quy định pháp lý đang thay đổi.
Sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo hợp đồng để có được thông tin chi tiết từ dữ liệu hợp đồng. Phân tích hiệu suất hợp đồng, xác định xu hướng và phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn hoặc các lĩnh vực cần cải thiện.
Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu cho phép quản lý hợp đồng chủ động và tạo điều kiện đàm phán tốt hơn cũng như đưa ra các chiến lược giảm thiểu rủi ro.
Công cụ cải thiện việc quản lý hợp đồng bằng cách hợp lý hóa và tự động hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng.
Nó cung cấp một nền tảng tập trung để tạo, lưu trữ, theo dõi và quản lý hợp đồng, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ.
Phần mềm cung cấp các tính năng như tạo hợp đồng tự động , quản lý mẫu, kiểm soát phiên bản hợp đồng, theo dõi mốc quan trọng và cảnh báo tự động cho việc gia hạn hoặc hết hạn.
Cho phép các tổ chức chuẩn hóa quy trình hợp đồng, tăng cường khả năng hiển thị, giảm lỗi thủ công và đẩy nhanh thời gian chu kỳ hợp đồng. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp khả năng phân tích và báo cáo nâng cao, cho phép hiểu rõ hơn về hiệu suất hợp đồng và giúp các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt.
TacaSoft giúp đảm bảo quản lý hợp đồng hiệu quả như thế nào?
Là một sản phẩm chiến lược trong hệ sinh thái số của TacaSoft, phần mềm quản lý mua hàng tích hợp tích hợp hệ thống quản lý tài liệu cũng như hợp đồng với nhiều tính năng ưu việt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí tối ưu cho doanh nghiệp. Một số tính năng quản lý hợp đồng đáng chú ý của phần mềm:
Khởi tạo dữ liệu
Quản lý hợp đồng
TacaSoft không chỉ là một giải pháp quản lý hợp đồng, mà còn là chìa khóa hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực mua sắm – đấu thầu được phát triển với sự đầu tư bài bản và tâm huyết bởi đội ngũ chuyên gia hàng đầu. Với nền tảng công nghệ tiên tiến và khả năng tích hợp vượt trội, TacaSoft chính là sự đầu tư chiến lược mang lại hiệu quả cao trong việc tối ưu hóa quy trình, kiểm soát chi phí và tuân thủ pháp lý.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Vấn đề: Tập đoàn đa quốc gia với mạng lưới hợp đồng phức tạp tự động hóa trên nhiều đơn vị kinh doanh và vị trí địa lý khác nhau. Quản lý các hợp đồng này theo cách thủ công tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và thiếu khả năng hiển thị. Công ty đặt mục tiêu cải thiện quản lý vòng đời hợp đồng bằng cách triển khai giải pháp phần mềm quản lý hợp đồng.
Giải pháp: Vai trò và trách nhiệm rõ ràng của các bên liên quan được xác định như sau:
Kết quả: Quy trình hợp lý hóa giúp tăng cường hiệu quả, tính tuân thủ và khả năng ra quyết định trong toàn bộ các quy trình quản lý hợp đồng của tổ chức.
Công ty: Tập đoàn phần mềm đa quốc gia phát triển phần mềm cho ngành kiến trúc, kỹ thuật và xây dựng.
Vấn đề: Công ty có ngày càng nhiều hợp đồng và thỏa thuận với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Việc quản lý các hợp đồng này theo cách thủ công đang trở nên khó khăn, dẫn đến các vấn đề như bỏ lỡ thời hạn, bỏ lỡ cơ hội gia hạn và giám sát tuân thủ không nhất quán.
Giải pháp: Trước khi triển khai phần mềm quản lý hợp đồng, họ sẽ chủ động thực hiện bằng cách xác định các số liệu rõ ràng nhằm đạt được thông qua quá trình triển khai:
Kết quả: Cách tiếp cận chủ động của họ trong việc thiết lập các KPI và số liệu trước khi triển khai phần mềm quản lý hợp đồng giúp họ đạt được các mục tiêu cụ thể liên quan đến hiệu quả hợp đồng, tuân thủ và tiết kiệm chi phí, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được để hướng dẫn quá trình triển khai hiệu quả.
Quản lý hợp đồng hiệu quả là nền tảng của hoạt động kinh doanh thành công và mười phương pháp hay nhất được nêu trong hướng dẫn này cung cấp lộ trình cho sự thay đổi mang tính chuyển đổi. Từ việc thiết lập KPI đến tự động hóa các tác vụ thường lệ và tận dụng sức mạnh của AI, các phương pháp này cung cấp một cách tiếp cận toàn diện để tối ưu hóa vòng đời hợp đồng của bạn. Áp dụng các phương pháp hay nhất này và bạn sẽ tiến gần đến sự xuất sắc trong quản lý hợp đồng.
Luật Thương mại 2005 quy định rằng hợp đồng mua bán hàng hóa là một thỏa thuận pháp lý giữa người bán và người mua. Theo đó, người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; trong khi người mua có nghĩa vụ thanh toán tiền và nhận hàng cũng như quyền sở hữu hàng hóa.
Một cách cơ bản, hợp đồng mua bán hàng hóa được xem là cơ sở pháp lý xác định các điều kiện và quyền lợi của các bên liên quan trong việc mua bán hàng hóa. Hợp đồng này bao gồm các điều khoản cụ thể như: mặt hàng cần mua, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, các điều kiện hủy bỏ hợp đồng, và các điều khoản khác.
Hợp đồng mua bán hàng hóa trong thương mại có những đặc điểm chung sau đây:
Đối tượng của hợp đồng mua bán hàng hóa chính là hàng hóa. Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, hàng hóa là đối tượng của quan hệ mua bán có thể là hàng hóa hiện đang tồn tại hoặc hàng hóa sẽ có trong tương lai; hàng hóa có thể là động sản hoặc bất động sản được phép lưu thông thương mại.
Phụ lục hợp đồng mua bán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc quy định các chi tiết cụ thể của hợp đồng, bổ sung, sửa đổi và điều chỉnh các điều khoản để đáp ứng nhu cầu của các bên. Cụ thể, phụ lục hợp đồng mua bán hàng hóa có thể chứa các thông tin liên quan đến việc giao hàng, chuyển quyền sở hữu, thanh toán và giải quyết tranh chấp.
Nó có thể bao gồm các thông số kỹ thuật của hàng hóa, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành, vận chuyển, đổi trả hàng, giá cả, thuế và các điều kiện thanh toán. Một phụ lục hợp đồng mua bán hàng hóa tốt sẽ giúp các bên hiểu rõ hơn về các điều kiện cụ thể và các trách nhiệm của mình, từ đó đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn của quá trình mua bán. Nó cũng có thể giúp tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp xảy ra sau này bởi vì các bên đã đồng ý trước về các điều kiện trong phụ lục.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
