Báo cáo quản lý bán hàng cho phép bạn nắm được quản lý thông tin khách hàng, thông tin về cách nhóm của bạn đang hoạt động, tình trạng chung của quy trình bán hàng và liệu bạn có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu bán hàng của mình hay không. Nếu không có cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng tốt, hệ thống báo cáo quản lý hiệu quả, các nhà quản lý sẽ phải đối mặt với những mục tiêu không được xác định rõ ràng. Người quản lý và các thành viên trong nhóm sẽ không biết điều gì sẽ xảy ra.
Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi bán hàng là một trong 3 hoạt động được giám sát và báo cáo nhiều nhất. Trong phần lớn thời gian, báo cáo bán hàng nên được viết cho các giám đốc điều hành bán hàng cấp cao cũng như C-Suite, vì họ là những người chủ yếu đọc báo cáo bán hàng.
Không ai muốn đọc một báo cáo bán hàng dài dòng mỗi tuần, tháng hoặc quý, đặc biệt là những giám đốc điều hành bận rộn. Đó là lý do tại sao việc lựa chọn loại hình báo cáo phù hợp là rất quan trọng. Theo nghiên cứu khác, hầu hết các chuyên gia bán hàng đều chọn báo cáo tĩnh hoặc giải pháp bảng điều khiển tương tác (như Databox).
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chia sẻ các báo cáo quản lý bán hàng hàng đầu mà tất cả người quản lý bán hàng cần quan tâm và ứng dụng quản lý bán hàng hiệu quả.
Báo cáo này gần như quá rõ ràng để đưa vào, nhưng bạn nên có báo cáo doanh thu mà bạn lập hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý. Trên thực tế, gần 80% chuyên gia bán hàng để xuất bản các báo cáo doanh thu hàng tháng.
Báo cáo bán hàng hàng tháng giúp các nhà quản lý đánh giá năng suất và hiệu quả của đội ngũ bán hàng. Nhà quản lý có thể xem: Họ đã thực hiện bao nhiêu lượt truy cập trong tuần qua? Họ đã thực hiện bao nhiêu cuộc gọi trong cùng khoảng thời gian đó? Họ có thường xuyên gửi email và nhắn tin cho khách hàng tiềm năng không? Họ có đang triển khai các chiến lược tiếp theo và bán hàng trên mạng xã hội không?
Bằng cách tạo một báo cáo nêu chi tiết các số liệu hiệu suất của nhóm bán hàng, chẳng hạn như tỷ lệ chuyển đổi, khách hàng tiềm năng mới và giá trị lâu dài của khách hàng, người quản lý có thể theo dõi cách thức hoạt động của nhóm bán hàng và cải tiến kịp thời những điểm có thể cải thiện.
Người quản lý cũng có thể xác định xu hướng theo thời gian và không phải mất thời gian quản lý vi mô đội ngũ bán hàng của mình. Thay vào đó, họ có thể tìm hiểu những thông tin chi tiết quan trọng từ báo cáo hàng tháng và tập trung nỗ lực vào các lĩnh vực kinh doanh khác cần được chú ý ngay lập tức
Mặc dù báo cáo doanh thu có thể cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh, nhưng điều quan trọng là phải xem xét thu nhập ròng và lợi nhuận.
Báo cáo quản lý bán hàng quan trọng nhất cho đến nay là báo cáo về doanh số bán hàng vì chúng cho biết liệu một công ty có thể tiếp tục đầu tư vào chính mình hay không. Sẽ chẳng ích gì khi xem xét các báo cáo về hiệu quả hoạt động của sản phẩm nếu bạn biết rằng chi phí hàng tháng sẽ không bao giờ được chi trả.
Do đó, điều này buộc các công ty phải đưa ra một số quyết định khó khăn nếu họ không đủ khả năng quản lý hàng tồn kho có hiệu suất thấp và cần cắt lỗ. Báo cáo thứ cấp là thu nhập ròng vì nó dựa vào doanh thu, không thể tồn tại nếu không có chi phí. Cuối cùng, báo cáo cấp ba là thu nhập dự kiến trên mỗi cổ phiếu vì nó xem xét tất cả các yếu tố liên quan đến đầu tư (tức là chi phí phát triển sản phẩm) khi tính toán tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ chi trả cho tăng trưởng.
Báo cáo doanh số có thể chia nhỏ ra thành nhiều loại như:
Báo cáo doanh thu theo nhân viên bán hàng cho bạn biết ai là người có thành tích bán hàng tốt nhất cũng như những người nào trong nhóm sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ việc huấn luyện của bạn.
Báo cáo doanh thu theo nhân viên bán hàng
Tuy nhiên, bạn phải xem xét các yếu tố khác như liệu các giao dịch có còn đang trong quá trình hoàn tất hay không. Có thể hữu ích nếu xem xét các xu hướng hàng tháng để có ý tưởng về xu hướng hiệu suất của từng nhân viên bán hàng.”
Báo cáo này cơ bản nhưng cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu do mỗi cá nhân trong bộ phận bán hàng tạo ra. Doanh nghiệp sẽ sử dụng nó như một chỉ số hiệu suất, từ đó giúp năng suất của nhân viên tăng lên. Dưới đây là thông tin về báo cáo doanh thu theo nhân viên bán hàng có thể bao gồm:
Tất cả đều có thể được theo dõi bằng bảng điều khiển phát triển kinh doanh. Báo cáo này sẽ giúp doanh nghiệp bạn đánh giá nhân viên nào thành công trong kỹ thuật bán hàng của họ và thành viên nào trong nhóm cần được đào tạo thêm.
Tuy nhiên, bạn phải xem xét các yếu tố khác như liệu các giao dịch có còn đang trong quá trình hoàn tất hay không. Có thể hữu ích nếu xem xét các xu hướng hàng tháng để có ý tưởng về xu hướng hiệu suất của từng nhân viên bán hàng. Một điều có thể giúp doanh nghiệp nhận ra là hiệu suất của nhóm trong việc thay đổi xu hướng thị trường, kể từ đó đưa ra các chiến lược mới hơn để đối phó với những biến động của thị trường.
Một phần mở rộng của báo cáo doanh thu theo nhân viên bán hàng là báo cáo hoa hồng. Loại báo cáo này đưa ra số liệu lợi nhuận cho thấy mỗi nhân viên đang thực hiện bán hàng tốt như thế nào so với mục tiêu tài chính của họ. Điều này cho nhà quản lý biết nhân viên bán hàng đã bán được bao nhiêu và họ kiếm được bao nhiêu phần trăm tiền hoa hồng.
Điều đó giúp doanh nghiệp thấy khu vực nào của cửa hàng có doanh số bán hàng nhiều nhất. Doanh nghiệp cũng có thể xem các mặt hàng bán chạy nhất và có thể quyết định xem có cần đặt hàng thêm hay mặt hàng đó bán nhanh hơn dự kiến. Báo cáo hoa hồng cho chủ doanh nghiệp biết về bất kỳ vấn đề nào trên sàn, chẳng hạn như tranh chấp với nhân viên thu ngân, đánh dấu không đúng các mặt hàng đang bán.
Tại sao báo cáo quản lý bán hàng này lại quan trọng? Vì báo cáo hiệu suất theo vị trí này cho phép người quản lý bán hàng xem và so sánh hiệu suất bán hàng của tất cả các cửa hàng. Với báo cáo quản lý bán hàng này, bạn có thể hiểu rõ hơn cách một cửa hàng cạnh tranh với một cửa hàng khác.
Khi bạn biết câu trả lời cho câu hỏi này, bạn có thể lên kế hoạch hành động tương ứng. Ví dụ: bạn có thể quyết định gửi thêm một đại diện đến cửa hàng, khu vực hoạt động tốt nhất của mình. Bằng cách đó bạn có thể tạo ra nhiều doanh thu hơn trong thời gian ngắn hơn.
Có một số chỉ tiêu cần có trong bản báo cáo quản lý bán hàng này như:
Số lượng đơn đặt hàng
Dựa vào các chỉ tiêu đó, bạn có thể xem xét, nhận định đâu là cửa hàng có doanh số ổn định, đâu là cửa hàng cần được cải thiện hay giữ lại. Hãy tưởng tượng một tình huống mà bạn có một cửa hàng có tỷ suất lợi nhuận thấp hơn mức trung bình. Tổng doanh thu của nó nhỏ hơn bình thường và chiết khấu cao hơn.
Vì chương trình khuyến mãi kéo dài đến cuối tháng nên các sản phẩm sẽ tiếp tục có tỷ suất lợi nhuận thấp. Cách hành động tốt nhất là tiếp tục bán nhiều sản phẩm này hơn nhưng cũng trưng bày các sản phẩm liên quan ở gần đó để bán kèm và tăng tỷ suất lợi nhuận.
Một báo cáo quản lý bán hàng quan trọng khác là báo cáo tỷ lệ chuyển đổi (còn gọi là báo cáo thắng-thua). Báo cáo này cho phép quản lý cấp cao hiểu được các lĩnh vực kinh doanh cần được quan tâm hơn nữa và những lĩnh vực nào có thể phát triển mạnh khi so sánh. Ví dụ: phân tích tính hiệu quả của các kênh tiếp thị trả phí so với kênh tiếp thị tự nhiên cũng như tỷ lệ đóng các khách hàng tiềm năng bán hàng trong nước để theo dõi hiệu quả của chuyển đổi thông qua các kênh nội bộ.
Báo cáo chuyển đổi bán hàng còn cho các nhà quản lý biết tần suất nhân viên bán hàng chốt giao dịch. Ví dụ: Jack gọi cho 50 khách hàng tiềm năng mỗi ngày, trong khi Mary chỉ gọi cho 25 người. Nhưng tỷ lệ chuyển đổi của Jack chỉ là 20%, nghĩa là anh ấy chỉ chuyển đổi 10 khách hàng tiềm năng mà anh ấy liên hệ. Mặt khác, Mary có tỷ lệ chuyển đổi là 40%.
Vì vậy, mặc dù cô ấy liên hệ với ít người hơn nhưng cô ấy vẫn bán được nhiều hàng như Jack. Với những chi tiết này, bạn có thể nói chuyện với Mary và tìm hiểu cách cô ấy chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng như vậy. Sau đó, bạn có thể đưa ra hướng dẫn cho Jack và giúp anh ấy tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Quy trình bán hàng của bạn đang hoạt động như thế nào? Bạn sẽ không thực sự biết cho đến khi chạy và phân tích báo cáo quy trình bán hàng cho bộ phận của mình. Với báo cáo quản lý bán hàng này , bạn sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về cả quy trình giao dịch và quy trình của nhóm bạn.
Hãy coi báo cáo quy trình bán hàng của bạn như một bản trình bày trực quan về quy trình bán hàng của bạn. Do đó, báo cáo này sẽ cho bạn biết số lượng khách hàng tiềm năng, cơ hội và giao dịch mà đại diện của bạn đã tạo ra, giúp bạn đánh giá hiệu suất tổng thể của nhóm mình trong từng giai đoạn.
Phân tích sẽ cho bạn biết doanh nghiệp của bạn đang hoạt động như thế nào, kênh nào đang hoạt động tốt nhất, tỷ lệ giao dịch được chốt theo mỗi kênh và nhiều thông tin khác. Điều này rất quan trọng vì đây là bước đầu tiên để hiểu cách chốt giao dịch và nó cho bạn biết giao dịch nào đang được thực hiện, giao dịch nào đang chờ xử lý. Sử dụng bảng thông tin quy trình bán hàng này còn giúp bạn theo dõi và quản lý triển vọng bán hàng của bạn khi họ chuyển qua các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ của người mua.
Tóm lại, dữ liệu trong báo cáo quy trình bán hàng của bạn sẽ giúp bạn hiểu những cách tốt nhất để tiếp cận khách hàng tiềm năng mới và chốt giao dịch. Bạn có thể sử dụng thông tin quan trọng này để điều chỉnh chiến lược bán hàng của bộ phận mình và đạt được nhiều thành công hơn.
Báo cáo quản lý bán hàng này sẽ cho bạn biết trung bình công ty của bạn tạo ra bao nhiêu doanh thu khi chốt một giao dịch mới.Biết quy mô giao dịch trung bình của nhóm bạn sẽ giúp bạn dự đoán hiệu suất trong tương lai dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo ra 100 nghìn đô la doanh nghiệp mới trong tháng này và giao dịch trung bình của bạn là 10 nghìn đô la, bạn biết rằng bạn cần phải chốt 10 giao dịch.
Bạn cũng có thể sử dụng thông tin chi tiết trong báo cáo quy mô giao dịch trung bình của mình để đặt hạn mức phù hợp cho đại diện của mình và giúp đánh giá hiệu suất của họ.
Báo cáo cuối cùng cần đưa vào là tất cả các giao dịch không chuyển đổi và chúng đã bỏ qua ở đâu trong kênh. Tỷ lệ mất doanh số mỗi giai đoạn cung cấp thông tin về số lượng doanh số bán hàng bị mất trong mỗi giai đoạn của chu kỳ bán hàng. Dữ liệu này rất hữu ích cho các chuyên gia bán hàng và tiếp thị vì nó giúp xác định khi nào doanh số bán hàng tiềm năng bị mất.
Biết khi nào doanh số bán hàng bị mất có thể giúp đội ngũ bán hàng và tiếp thị của bạn phát triển các chiến lược cụ thể nhằm giảm thiểu tổn thất phát sinh trong một giai đoạn cụ thể. Báo cáo còn giúp bạn tìm ra lỗ hổng và khắc phục bằng cách cho phép bạn phát triển các chiến lược duy trì doanh số bán hàng hoàn toàn phù hợp cho giai đoạn đó của chu kỳ bán hàng.
Các doanh nghiệp giờ đây có thể đọc và phân tích các báo cáo liệt kê ở trên chỉ trong 1 phần mềm, thật tiện ích! Báo cáo của Gartner chỉ ra rằng chi tiêu cho phần mềm dự kiến sẽ tăng 9,8% lên 674,9 tỷ USD vào năm 2022 và vượt xa tất cả các hạng mục công nghệ thông tin khác.
Với biên độ thậm chí còn rộng hơn vào năm 2023, một sự thật cơ bản đã rõ ràng: nền kinh tế phần mềm vẫn tiếp tục tồn tại. Ngày càng thấy rõ rằng đầu tư vào công nghệ thông tin là rất quan trọng đối với những công ty hy vọng duy trì khả năng cạnh tranh.
Nếu bạn đang tìm hiểu xem phần mềm báo cáo bán hàng nào là tốt nhất cho công ty của mình thì bạn đã nhanh chóng nhận ra rằng phần mềm báo cáo là cần thiết cho công ty của mình. Và giống như bất kỳ xu hướng công nghệ nào, nhu cầu về phần mềm cho báo cáo quản lý bán hàng ngày càng tăng đồng nghĩa với việc giờ đây có rất nhiều lựa chọn cho người tiêu dùng thông thái.
Tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn và loại hình bán hàng bạn tập trung vào, bạn có thể cần các chức năng hoặc tính năng khác nhau trong phần mềm của mình. Tuy nhiên, có một số chức năng chính mà tất cả phần mềm báo cáo bán hàng tốt đều phải thực hiện.
Công việc số một của bất kỳ phần mềm báo cáo bán hàng nào là cung cấp cho nhóm của bạn những báo cáo đơn giản, chính xác về số liệu họ cần như những báo cáo đã đề cập ở trên. Cho dù bạn đang tìm kiếm phân tích CRM, phân tích email hay mô hình dự báo bán hàng , phần mềm báo cáo của bạn sẽ có thể tạo báo cáo rõ ràng với nỗ lực tối thiểu của con người.
Phần mềm báo cáo quản lý bán hàng là một phần trợ giúp. Phần mềm báo cáo tốt không chỉ thu thập, sắp xếp và xử lý dữ liệu tự động mà còn giúp bạn hiểu rõ dữ liệu, đặc biệt nếu bạn là một công ty lớn.
Ví dụ: Staples kinh doanh cả doanh số B2B và B2C ở nhiều quốc gia. Chỉ riêng ở Hoa Kỳ, họ cần quản lý dữ liệu từ 1.040 cửa hàng cùng với hoạt động mua hàng kỹ thuật số. Làm điều đó bằng tay sẽ cực kỳ tốn kém và không hiệu quả. Thay vào đó, phần mềm báo cáo có thể thu thập dữ liệu tự động từ toàn bộ công ty và tạo ra các báo cáo ngắn gọn, bất kể số lượng lớn hay nhỏ.
Tính năng chính thứ ba mà mọi phần mềm báo cáo quản lý bán hàng tốt đều cần có là khả năng tích hợp với bảng điều khiển bán hàng của công ty bạn. Vào cuối ngày, các báo cáo sẽ không hữu ích lắm nếu không ai trong công ty của bạn nhìn thấy chúng. Bạn luôn có thể gửi chúng qua email, nhưng chúng ta đều biết điều cuối cùng mà công ty bạn cần là nhiều email nội bộ hơn.
Nếu phần mềm báo cáo quản lý bán hàng của bạn tích hợp với bảng thông tin bán hàng, bạn sẽ không cần gửi báo cáo. Tất cả nhân viên sẽ có quyền truy cập vào các báo cáo trên tài khoản của riêng họ. Nếu bạn chạy phân tích hạn ngạch, bạn có thể gửi nó đến bảng điều khiển bán hàng để toàn bộ nhóm của bạn xem. Nó đơn giản, rõ ràng và không bị lạc vào thư mục rác.
Nếu dữ liệu của bạn đã sẵn sàng để nói chuyện, bạn cần một cách để lắng nghe. Bắt đầu sử dụng phần mềm báo cáo quản lý bán hàng càng sớm càng tốt và cung cấp cho dữ liệu của bạn một nền tảng để lên tiếng. Với báo cáo bán hàng nhanh chóng và chính xác, dữ liệu của bạn sẽ trở thành cố vấn đáng tin cậy cho các quyết định và chiến thuật hàng ngày trong tương lai.
Báo cáo quản lý bán hàng hay còn gọi là báo cáo phân tích bán hàng là tài liệu tóm tắt hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Báo cáo này thường bao gồm thông tin về khối lượng bán hàng, khách hàng tiềm năng, tài khoản mới, doanh thu và chi phí trong một khoảng thời gian nhất định. Nó cũng có thể phân tích thông tin này dọc theo từng bước của kênh bán hàng và cho biết hiệu suất của nhóm bán hàng của bạn (hoặc bất kỳ lỗ hổng nào trong đó).
Những báo cáo này có thể giúp công ty của bạn sửa đổi phương pháp bán hàng và các sáng kiến tăng trưởng khác. Họ có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc về sự thành công của phương pháp bán hàng, dự đoán về dữ liệu bán hàng trong tương lai, phân tích hiệu suất so với các giai đoạn trước và hiểu rõ hơn về động cơ của khách hàng.
Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng mang lại doanh thu từ sản phẩm, dịch vụ của đội ngũ bán hàng. Mối quan tâm lớn nhất của người quản lý bán hàng là lợi nhuận và họ không thể đưa ra quyết định dựa trên phỏng đoán hoặc trực giác.
Báo cáo quản lý bán hàng là công cụ bắt buộc phải có để đưa ra các quyết định chiến lược. Dữ liệu từ báo cáo giúp bạn trả lời các câu hỏi chính về hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm:
Bằng cách phân tích các hoạt động bán hàng của bạn, người quản lý bán hàng có thể hiểu các hoạt động bán hàng đang diễn ra như thế nào và xác định các xu hướng và lĩnh vực chính có thể được cải thiện. Phân tích bán hàng giúp tiến độ của nhóm bạn trở nên minh bạch hơn và việc liên lạc giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể chuyển thông tin này đến đại diện bán hàng của mình và giúp họ bán hàng tốt hơn.
Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý báo cáo bán hàng
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm của TacaSoft trong báo cáo hàng ngày, hành tuần không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng hóa mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai, TacaSoft cam kết sẽ đồng hành và góp phần chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp.
TacaSoft,
