Báo cáo quản lý nhân sự là yếu tố thiết yếu trong bộ công cụ của các chuyên gia nhân sự. Nếu không có báo cáo quản lý nhân sự, việc thu thập và phân tích dữ liệu sẽ gặp khó khăn, dẫn đến quyết định sai lầm và tình trạng bất công trong việc tính toán lương thưởng. Khi sử dụng báo cáo quản lý nhân sự, nhà quản lý dễ dàng sàng lọc dữ liệu, nắm bắt tình hình lực lượng lao động mà còn xác định các vấn đề mới nổi và triển khai giải pháp hiệu quả.
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian trong việc trình bày tình hình quản lý nhân sự, bài viết này sẽ giới thiệu 8 mẫu báo cáo hữu ích cho chuyên gia nhân sự.
Báo cáo kiểm toán nội bộ nhân sự là một trong những báo cáo quản lý nhân sự quan trọng giúp tổ chức đánh giá toàn diện các hoạt động nhân sự. Nó không chỉ là bản báo cáo mà còn là “bản đồ đường,” giúp xác định và quản lý các rủi ro tiềm ẩn.
Một mẫu kiểm toán hiệu quả bao gồm các tiêu chí đa dạng, từ tuân thủ pháp luật lao động đến phân tích các chỉ số nhân sự quan trọng như tỷ lệ nghỉ việc. Nhờ đó, nhà báo cáo quản lý nhân sự có thể nhanh chóng phát hiện các vấn đề như phân biệt đối xử và sai sót trong tính lương.
Sử dụng báo cáo này thường xuyên mang lại nhiều lợi ích:
Việc sử dụng mẫu báo cáo nhất quán sẽ giúp việc báo cáo quản lý nhân sự dễ dàng theo dõi thay đổi và xu hướng theo thời gian, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.
Mẫu báo cáo mức độ hài lòng và giữ chân nhân viên
Một đội ngũ nhân viên gắn kết là tài sản vô giá của mọi tổ chức. Nghiên cứu cho thấy, tại các doanh nghiệp có sự gắn kết cao, hiệu suất làm việc tăng 18% và doanh thu cao hơn 2.5 lần so với những doanh nghiệp thiếu sự đồng hành. Tuy nhiên, để xây dựng và duy trì đội ngũ này, doanh nghiệp cần thông tin chính xác về mức độ hài lòng của nhân viên. Đây chính là lý do báo cáo về mức độ hài lòng và giữ chân nhân viên trở nên cần thiết trong quá trionhf báo cáo quản lý nhân sự.
Báo cáo quản lý nhân sự này là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu trên bằng cách:
Vì vậy, báo cáo mức độ hài lòng và giữ chân nhân viên không chỉ là công cụ đánh giá mà còn là chiến lược quản lý hữu hiệu.
Báo cáo quản lý nhân sự còn phải biết mọi người trong bộ phận của bạn phải hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ trong vai trò của họ.
Mẫu báo cáo vai trò và trách nhiệm của nhân sự
Báo cáo quản lý nhân sự này phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên, giúp đánh giá hiệu suất và đảm bảo đóng góp của họ phù hợp với các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và mục tiêu của bộ phận.
Nhiều bộ phận nhân sự cũng sử dụng báo cáo này để xác định các lĩnh vực cần cải thiện, cụ thể như:
Bản mô tả công việc chi tiết:
Đánh giá hiệu suất công bằng:
Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược và tuyển dụng:
Cải thiện giao tiếp nội bộ:
Cải thiện sự đa dạng, công bằng và bao gồm (DEI) là ưu tiên hàng đầu của các chuyên gia nhân sự trên khắp thế giới. Sự đa dạng ngày càng tăng trong lực lượng lao động không chỉ mang lại kết quả tốt hơn cho doanh nghiệp mà còn cho cả cộng đồng. Theo báo cáo từ Forrester, 60% doanh nghiệp được khảo sát cho biết đội ngũ bán hàng đa dạng của họ đã đóng góp tích cực vào thành công chung của công ty.
Mẫu này giúp nhóm của bạn hiển thị bảng phân tích đa dạng theo cấp độ và bộ phận, cung cấp cái nhìn rõ ràng về cơ hội mà công ty có. Nó sẽ cung cấp các mẫu báo cáo về sự hợp tác của các nhóm. Tỷ lệ cùng hoàn thành công việc như thế nào, từ đấy cho ra báo cáo quản lý nhân sự chính xác về lòng đoàn kết, khả năng làm nhóm của nội bộ
Mẫu cũng cung cấp số liệu tuyển dụng toàn diện, cho phép tập trung phỏng vấn ứng viên đa dạng và thiết lập chiến lược đảm bảo tỷ lệ thăng tiến công bằng trong công ty.
Cuối cùng, nhà quản lý có thể xem điểm hòa nhập của các phòng ban. Tỷ lệ phòng ban nào làm việc hiệu xuất nhất, phòng ban nào đang hoạt động kém,..để nhà quản lý khi làm báo cáo quản lý nhân sự tìm ra được nguyên nhân dẫn đến tình.
Báo cáo thông tin tuyển dụng là một cách khá hay để hợp lý hóa hoạt động tuyển dụng của bạn bằng cách theo dõi và phân tích tất cả dữ liệu tuyển dụng.
Mẫu báo cáo thông tin tuyển dụng
Báo cáo quản lý nhân sự này cung cấp cho nhóm bạn cái nhìn trực quan về các số liệu quan trọng như số vị trí đã lấp đầy, số vị trí còn trống, thời gian lấp đầy vị trí, tổng số nhân viên và số lượng nhân viên từ xa, với đồ thị hấp dẫn thể hiện xu hướng tuyển dụng. Thông qua số liệu tuyển dụng theo thời gian thực, bộ phận của doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác để tối ưu hóa lực lượng lao động và chiến lược tuyển dụng.
Chế độ xem thời gian thực cũng giúp bạn phát hiện và giảm thiểu các tắc nghẽn trong quy trình tuyển dụng, từ đó rút ngắn thời gian tuyển dụng và đảm bảo có đủ nhân tài cho các sáng kiến chiến lược.
Báo cáo quản lý nhân sự này là công cụ hữu ích giúp các nhà quản lý nhân sự có cái nhìn tổng quan và sâu sắc về toàn bộ quá trình tuyển dụng với nhiều lợi ích như:
Tăng Cường Tính Minh Bạch và Hiệu Quả Trong Quản Lý
Báo cáo thông tin tuyển dụng cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng ứng viên, giai đoạn tuyển dụng và thời gian xử lý từng giai đoạn. Nhờ đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ tuyển dụng và phát hiện các điểm nghẽn, như thời gian tuyển dụng kéo dài hoặc tỷ lệ ứng viên từ chối cao. Và hỗ trợ việc sàng lọc nhanh hơn.
Báo cáo quản lý nhân sự này còn giúp so sánh hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau (ví dụ: mạng xã hội, trang web tuyển dụng, giới thiệu của nhân viên) để từ đó tập trung nguồn lực vào những kênh mang lại hiệu quả cao nhất.
Đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu:
Nhà quản lý có thể phân tích dữ liệu tuyển dụng trên báo cáo quản lý nhân sự để điều chỉnh chiến lược tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên phù hợp hơn. Ngoài ra, báo cáo về thông tin tuyển dụng cũng giúp đánh giá hiệu quả chi tiêu và đưa ra quyết định hợp lý về phân bổ ngân sách.
Mẫu báo cáo đào tạo sẽ hỗ trợ nhóm của bạn theo dõi tiến độ đào tạo một cách nhanh chóng và đo lường kết quả một cách dễ dàng. Thông thường, nhân viên được cử đi đào tạo và không có hoạt động theo dõi nào để đo lường lợi ích thực sự.
Mẫu này giúp nhóm nhân sự nhanh chóng đánh giá các chương trình đào tạo và ghi chép rõ ràng về lợi tức đầu tư từ việc nâng cao kỹ năng của nhân viên. Bằng cách theo dõi các chỉ số như sự tham gia và thay đổi hành vi, cùng với các chỉ số tụt hậu như cải thiện hiệu suất, báo cáo này cung cấp cái nhìn rõ ràng về tác động của đào tạo.
Việc viết một báo cáo đào tạo hiệu quả không chỉ là ghi nhận sự kiện, mà còn là truyền đạt giá trị và tác động của chương trình một cách rõ ràng và ý nghĩa. Khi viết báo cáo, nhà quản lý phải đảm bảo các tiêu chí:
Mẫu báo cáo lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên sẽ giúp bạn đơn giản hóa việc truyền đạt thông tin về lương thưởng và phúc lợi. Việc có những hướng dẫn rõ ràng về cách công ty của bạn quảng cáo, trả lương và cung cấp các lợi ích sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều giờ đàm phán và cung cấp cho bạn những hướng dẫn nhất quán mà mọi người trong công ty của bạn có thể tham khảo.
Việc sử dụng báo cáo quản lý nhân sự này trong tổ chức của bạn sẽ thúc đẩy sự công bằng và bình đẳng bằng cách đảm bảo nhân viên hiểu cách xác định mức lương của họ và cách so sánh với các đồng nghiệp của họ. Sự minh bạch này có thể giúp giảm bớt cảm giác oán giận hoặc mất lòng tin giữa các nhân viên.
Mẫu này không chỉ giúp quản lý báo cáo quản lý nhân sự nhanh mà còn giúp bạn giảm thời gian đàm phán và hợp lý hóa các hoạt động tuyển dụng và thăng chức cho nhân viên.
Mẫu báo cáo cuối cùng nhưng rất quan trọng mà bạn cần trong bộ báo cáo quản lý nhân sự là Báo cáo thường niên nhân sự hoàn chỉnh. Báo cáo này cung cấp cái nhìn trực quan về các chỉ số quan trọng như hiệu suất làm việc của nhân viên, mức sử dụng thời gian nghỉ có lương (PTO), các loại nghỉ phép, số giờ làm thêm, tỷ lệ nghỉ việc và tỷ lệ thôi việc.
Mẫu báo cáo quản lý nhân sự này cần sử dụng mẫu dễ hiểu và phân tích rõ ràng về tầm quan trọng của dữ liệu, vì có thể chia sẻ với toàn công ty. Khi mọi người có cái nhìn tổng quan về năm trước, bạn sẽ có nền tảng vững chắc để đề xuất chiến lược cho năm mới, tối ưu hóa quản lý nhân lực và điều chỉnh chiến lược nhân sự cho phù hợp với mục tiêu chung.
Để chuẩn bị báo cáo nhân sự hàng năm, tránh việc chỉ đưa ra số liệu thống kê đơn thuần trong PDF hoặc Excel. Hãy làm cho báo cáo trở nên ấn tượng bằng cách kết hợp dữ liệu, hình ảnh và kể những câu chuyện thú vị. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi chuẩn bị báo cáo của bạn:
Bao gồm OKR và KPI: Bắt đầu bằng việc xem xét các OKR, KPI và mục tiêu của bộ phận nhân sự. Cung cấp tóm tắt về tiến độ đạt được cho mỗi mục tiêu, với 4-5 kết luận chính làm chủ đề. Ví dụ: sự thay đổi trong số lượng nhân sự hoặc thành công từ các sáng kiến lãnh đạo.
Lưu ý các bên liên quan:Cân nhắc ai sẽ nhận báo cáo và điều chỉnh thông tin phù hợp với nhu cầu của họ. Giám đốc điều hành và quản lý có thể cần những số liệu khác nhau.
Trình bày dữ liệu trực quan: Sử dụng công cụ thiết kế để làm cho dữ liệu trở nên thú vị. Thay vì chỉ trình bày số liệu, hãy biến chúng thành những câu chuyện thuyết phục. Đảm bảo các thông tin minh bạch và dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan.
Xác định mục tiêu cho thời gian tới: Cuối báo cáo, suy nghĩ về các mục tiêu kinh doanh cho năm tới và cách bộ phận nhân sự sẽ định hướng mục tiêu phù hợp. Liên kết với các bên liên quan khác trước khi đặt mục tiêu.
Cung cấp tổng quan về bàng điều kiển: Giúp các bên liên quan phân tích và trực quan hóa dữ liệu bằng bảng thông tin tổng hợp. Nên trình bày trên một trang hoặc màn hình để dễ dàng tham khảo.
Báo cáo thường niên về nhân sự mang đến cơ hội nêu bật những đóng góp, rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong lĩnh vực nhân sự và tổng tác động của việc đầu tư vào nguồn nhân lực.
Có nhiều loại báo cáo quản lý nhân sự mà nhóm cần chú ý, nhưng việc theo dõi chỉ số và lập báo cáo trên giấy mà không có công nghệ là một thách thức lớn. Nhóm nhà quản lý cũng phải đối mặt với áp lực duy trì hồ sơ nhân sự và giải quyết kịp thời các sự cố liên quan đến nhân viên và người sử dụng lao động.
Phần mềm quản lý nhân sự ra đời để giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn này, quá trình báo cáo quản lý nhân sự đơn giản hơn. Bằng cách loại bỏ hệ thống giấy tờ, phần mềm báo cáo quản lý nhân sự mang lại các lợi ích như:
Một báo cáo quản lý nhân sự chi tiết và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mà còn hỗ trợ cho việc ra quyết định chiến lược dài hạn. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng cần có trong một báo cáo quản lý nhân sự phổ biến.
Thông tin tổng quan về nhân sự
Hiệu suất làm việc
Thái độ và mức độ hài lòng của nhân viên
Đề xuất cải thiện
Báo cáo quản lý nhân sự là công cụ thiết yếu trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác. Cụ thể, báo cáo quản lý nhân sự mang lại những lợi ích sau:
Tìm hiểu thêm về phần mềm tính lương, phần mềm quản lý nhân sự
Tacasoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Giải pháp phần mềm báo cáo quản lý nhân sự này không chỉ tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự mà còn tích hợp các công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu nhân sự một cách hiệu quả.
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và những giải pháp công nghệ tiên phong, Tacasoft cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, giúp từng bước phát triển bền vững và mạnh mẽ hơn.
Tacasoft,
