Chứng từ mua hàng là tài liệu ghi nhận chi tiết hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng trong doanh nghiệp, là căn cứ quan trọng giúp kế toán và các bên liên quan theo dõi, kiểm soát, quản lý toàn bộ quá trình mua bán hàng hóa.
Chứng từ này đảm bảo tính minh bạch, giúp doanh nghiệp chấp hành pháp luật về tài chính và thuế. Thông qua hệ thống chứng từ, kế toán có thể theo dõi chính xác chi phí mua hàng đầu vào, ghi nhận công nợ với nhà cung cấp, hỗ trợ lập báo cáo tài chính khoa học.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trên thế giới và tại Việt Nam vẫn sử dụng hệ thống quản lý chứng từ mua hàng thủ công. Theo một báo cáo của Bộ Tài chính Việt Nam, khoảng 60% doanh nghiệp logistics sử dụng các ứng dụng công nghệ khác nhau trong quản lý, bao gồm hệ thống kho bãi để quản trị lưu kho và dự trữ hàng hóa. Điều này cho thấy vẫn còn một tỷ lệ đáng kể các doanh nghiệp chưa áp dụng công nghệ trong quản lý chứng từ mua hàng.
Theo một nghiên cứu khác đăng trên Tạp chí tài chính, chỉ có 35,3% doanh nghiệp đã số hóa dữ liệu và quy trình, chủ yếu là chuyển đổi các văn bản giấy tờ từ dạng “bản cứng” sang “bản mềm” lưu trữ trên hệ thống. Đáng chú ý, chỉ 2,2% doanh nghiệp thực sự làm chủ công nghệ và phần mềm quản lý để phân tích dữ liệu và tự động hóa trong việc ra quyết định sản xuất kinh doanh.
Trên thế giới, theo khảo sát của Viện Tài chính và Quản lý Hoa Kỳ (IOFM), khoảng 44% doanh nghiệp vẫn sử dụng quy trình xử lý hóa đơn thủ công hoặc bán thủ công. Việc này dẫn đến chi phí xử lý cao hơn và thời gian xử lý lâu hơn so với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tự động hóa.
Mặc dù hệ thống quản lý chứng từ mua hàng thủ công vẫn đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng do tính quen thuộc và chi phí ban đầu thấp, nhưng thực trạng này đã bộc lộ những bất cập rõ rệt. Các quy trình thủ công không chỉ cồng kềnh, tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng. Đằng sau vẻ ngoài “ổn định” của phương pháp này là hàng loạt nguy cơ có thể làm chậm trễ hoạt động, gia tăng chi phí và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp.
Sai sót và nhầm lẫn – Những nguy cơ “ẩn mình”
Quản lý chứng từ mua hàng thủ công thường kéo theo những lỗi nhập liệu không mong muốn. Chỉ cần một chữ số sai lệch trong hóa đơn hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp có thể đối mặt với hậu quả nghiêm trọng như sai lệch báo cáo tài chính hoặc chậm trễ thanh toán. Việc sửa lỗi này không chỉ tốn kém mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Với mỗi lần di chuyển giấy tờ qua nhiều bộ phận, nguy cơ sai sót hoặc thất lạc càng cao.
Các quy trình này phụ thuộc nhiều vào nhân viên, đặc biệt là những người phải đi xin phê duyệt từ các bộ phận khác nhau.
Do khối lượng công việc lớn, nhân viên có thể bỏ qua quy trình chính thức, thay vào đó chỉ nhận phê duyệt bằng miệng. Điều này sẽ dẫn đến việc bộ phận tài chính không nắm rõ những gì đã được phê duyệt, gây khó khăn trong việc thanh toán đúng hóa đơn.
Thời gian lãng phí – Tài nguyên đang “bốc hơi”
Quy trình thủ công đòi hỏi nhân viên dành nhiều giờ để ghi chép, kiểm tra và lưu trữ giấy tờ. Việc tìm kiếm một tài liệu cũ có thể tiêu tốn hàng giờ, thậm chí cả ngày. Thủ tục xin chữ ký và thực hiện các bước phê duyệt cũng không kém phần rườm rà. Thời gian lãng phí chính là cơ hội bị bỏ lỡ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất vận hành và tốc độ phản ứng của doanh nghiệp trước các yêu cầu mới.
Bộ phận tài chính chỉ thanh toán hóa đơn đã được phê duyệt. Tuy nhiên, nếu các tài liệu không rõ ràng, họ phải dành thời gian xác minh lại các chi tiết, đảm bảo tính hợp lệ của mỗi giao dịch và kiểm tra sự khớp nhau giữa hóa đơn, đơn đặt hàng và hàng hóa thực nhận.
Lưu trữ và bảo mật: Bài toán nhức nhối
Chứng từ giấy không chỉ chiếm không gian lưu trữ mà còn rất dễ bị mất mát, hư hỏng do yếu tố môi trường hoặc tai nạn như cháy, ngập nước. Hơn nữa, hệ thống thủ công không đảm bảo được mức độ bảo mật cao, dễ dẫn đến nguy cơ truy cập trái phép hoặc đánh cắp thông tin. Đây là mối lo ngại lớn đối với các doanh nghiệp muốn bảo vệ dữ liệu quan trọng.
Thiếu minh bạch – Mảnh đất màu mỡ cho gian lận
Một trong những thách thức lớn nhất của quản lý thủ công là thiếu minh bạch. Việc không có hệ thống kiểm tra tự động khiến doanh nghiệp khó phát hiện các gian lận hoặc sai lệch trong thông tin. Khi dữ liệu không được cập nhật kịp thời, ban quản lý mất đi khả năng theo dõi và kiểm soát hiệu quả hoạt động tài chính, dẫn đến các quyết định chiến lược bị ảnh hưởng.
Khả năng mở rộng kém – Chậm chân trong cuộc đua chuyển đổi số
Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng chứng từ mua hàng tăng theo cấp số nhân. Tuy nhiên, hệ thống quản lý thủ công không thể theo kịp sự tăng trưởng này. Điều này dẫn đến quá tải trong vận hành, làm giảm khả năng mở rộng quy mô và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Đây là một rào cản lớn trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Chi phí tiềm ẩn cao hơn bạn nghĩ
Việc duy trì một hệ thống quản lý chứng từ thủ công kéo theo nhiều chi phí không được tính đến, từ in ấn, vận chuyển đến lưu trữ giấy tờ. Ngoài ra, các sai sót phát sinh trong quá trình này thường dẫn đến chi phí sửa chữa hậu quả lớn hơn nhiều lần so với chi phí phòng ngừa. Với nguồn lực hạn chế, doanh nghiệp cần xem xét lại hiệu quả của quy trình hiện tại.
Chứng từ mua hàng là tài liệu ghi nhận chi tiết hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng trong doanh nghiệp, là căn cứ quan trọng giúp kế toán và các bên liên quan theo dõi, kiểm soát, quản lý toàn bộ quá trình mua bán hàng hóa.
Chứng từ này đảm bảo tính minh bạch, giúp doanh nghiệp chấp hành pháp luật về tài chính và thuế. Thông qua hệ thống chứng từ, kế toán có thể theo dõi chính xác chi phí đầu vào, ghi nhận công nợ với nhà cung cấp, hỗ trợ lập báo cáo tài chính khoa học.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trên thế giới và tại Việt Nam vẫn sử dụng hệ thống quản lý chứng từ mua hàng thủ công. Theo một báo cáo của Bộ Tài chính Việt Nam, khoảng 60% doanh nghiệp logistics sử dụng các ứng dụng công nghệ khác nhau trong quản lý, bao gồm hệ thống kho bãi để quản trị lưu kho và dự trữ hàng hóa. Điều này cho thấy vẫn còn một tỷ lệ đáng kể các doanh nghiệp chưa áp dụng công nghệ trong quản lý chứng từ mua hàng.
Theo một nghiên cứu khác đăng trên Tạp chí tài chính, chỉ có 35,3% doanh nghiệp đã số hóa dữ liệu và quy trình, chủ yếu là chuyển đổi các văn bản giấy tờ từ dạng “bản cứng” sang “bản mềm” lưu trữ trên hệ thống. Đáng chú ý, chỉ 2,2% doanh nghiệp thực sự làm chủ công nghệ và phần mềm quản lý để phân tích dữ liệu và tự động hóa trong việc ra quyết định sản xuất kinh doanh.
Trên thế giới, theo khảo sát của Viện Tài chính và Quản lý Hoa Kỳ (IOFM), khoảng 44% doanh nghiệp vẫn sử dụng quy trình xử lý hóa đơn thủ công hoặc bán thủ công. Việc này dẫn đến chi phí xử lý cao hơn và thời gian xử lý lâu hơn so với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tự động hóa.
Mặc dù hệ thống quản lý chứng từ mua hàng thủ công vẫn đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng do tính quen thuộc và chi phí ban đầu thấp, nhưng thực trạng này đã bộc lộ những bất cập rõ rệt. Các quy trình thủ công không chỉ cồng kềnh, tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng. Đằng sau vẻ ngoài “ổn định” của phương pháp này là hàng loạt nguy cơ có thể làm chậm trễ hoạt động, gia tăng chi phí và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp.
Sai sót và nhầm lẫn – Những nguy cơ “ẩn mình”
Quản lý chứng từ mua hàng thủ công thường kéo theo những lỗi nhập liệu không mong muốn. Chỉ cần một chữ số sai lệch trong hóa đơn hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp có thể đối mặt với hậu quả nghiêm trọng như sai lệch báo cáo tài chính hoặc chậm trễ thanh toán. Việc sửa lỗi này không chỉ tốn kém mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Với mỗi lần di chuyển giấy tờ qua nhiều bộ phận, nguy cơ sai sót hoặc thất lạc càng cao.
Các quy trình này phụ thuộc nhiều vào nhân viên, đặc biệt là những người phải đi xin phê duyệt từ các bộ phận khác nhau.
Do khối lượng công việc lớn, nhân viên có thể bỏ qua quy trình chính thức, thay vào đó chỉ nhận phê duyệt bằng miệng. Điều này sẽ dẫn đến việc bộ phận tài chính không nắm rõ những gì đã được phê duyệt, gây khó khăn trong việc thanh toán đúng hóa đơn.
Thời gian lãng phí – Tài nguyên đang “bốc hơi”
Quy trình thủ công đòi hỏi nhân viên dành nhiều giờ để ghi chép, kiểm tra và lưu trữ giấy tờ. Việc tìm kiếm một tài liệu cũ có thể tiêu tốn hàng giờ, thậm chí cả ngày. Thủ tục xin chữ ký và thực hiện các bước phê duyệt cũng không kém phần rườm rà. Thời gian lãng phí chính là cơ hội bị bỏ lỡ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất vận hành và tốc độ phản ứng của doanh nghiệp trước các yêu cầu mới.
Bộ phận tài chính chỉ thanh toán hóa đơn đã được phê duyệt. Tuy nhiên, nếu các tài liệu không rõ ràng, họ phải dành thời gian xác minh lại các chi tiết, đảm bảo tính hợp lệ của mỗi giao dịch và kiểm tra sự khớp nhau giữa hóa đơn, đơn đặt hàng và hàng hóa thực nhận.
Lưu trữ và bảo mật: Bài toán nhức nhối
Chứng từ giấy không chỉ chiếm không gian lưu trữ mà còn rất dễ bị mất mát, hư hỏng do yếu tố môi trường hoặc tai nạn như cháy, ngập nước. Hơn nữa, hệ thống thủ công không đảm bảo được mức độ bảo mật cao, dễ dẫn đến nguy cơ truy cập trái phép hoặc đánh cắp thông tin. Đây là mối lo ngại lớn đối với các doanh nghiệp muốn bảo vệ dữ liệu quan trọng.
Thiếu minh bạch – Mảnh đất màu mỡ cho gian lận
Một trong những thách thức lớn nhất của quản lý thủ công là thiếu minh bạch. Việc không có hệ thống kiểm tra tự động khiến doanh nghiệp khó phát hiện các gian lận hoặc sai lệch trong thông tin. Khi dữ liệu không được cập nhật kịp thời, ban quản lý mất đi khả năng theo dõi và kiểm soát hiệu quả hoạt động tài chính, dẫn đến các quyết định chiến lược bị ảnh hưởng.
Khả năng mở rộng kém – Chậm chân trong cuộc đua chuyển đổi số
Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng chứng từ mua hàng tăng theo cấp số nhân. Tuy nhiên, hệ thống quản lý thủ công không thể theo kịp sự tăng trưởng này. Điều này dẫn đến quá tải trong vận hành, làm giảm khả năng mở rộng quy mô và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Đây là một rào cản lớn trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Chi phí tiềm ẩn cao hơn bạn nghĩ
Việc duy trì một hệ thống quản lý chứng từ thủ công kéo theo nhiều chi phí không được tính đến, từ in ấn, vận chuyển đến lưu trữ giấy tờ. Ngoài ra, các sai sót phát sinh trong quá trình này thường dẫn đến chi phí sửa chữa hậu quả lớn hơn nhiều lần so với chi phí phòng ngừa. Với nguồn lực hạn chế, doanh nghiệp cần xem xét lại hiệu quả của quy trình hiện tại.
Mua hàng là một hoạt động có vai trò chi phối và quyết định đến hiệu quả của nhiều hoạt động khác trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn lập được một kế hoạch mua hàng hiệu quả, các kế toán viên, nhà quản trị cần phải có sự theo dõi chặt chẽ, đánh giá phân tích chi tiết để từ đó có những quyết định mua hàng đúng đắn. Để làm được điều này, mỗi doanh nghiệp cần phải có một quy trình mua hàng thống nhất, logic và hiệu quả.
Mỗi doanh nghiệp xây dựng cho mình một quy trình mua hàng riêng để phù hợp vơi hoạt động, đặc điểm, cơ cầu tổ chức, quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp mình. Với mỗi quy trình mua hàng, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ khác nhau.
Bạn có thể tham khảo quy trình mua hàng của một doanh nghiệp sau:
Với quy trình mua hàng như trên, doanh nghiệp cần các chứng từ sau:
Trong đó:
Chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kế toán:
Trong quy trình mua hàng, để đảm bảo chứng từ có giá trị pháp lý và hỗ trợ tốt cho công tác kế toán, mọi chứng từ đều cần tuân thủ những yêu cầu nghiêm ngặt, bao gồm:
Quy trình mua hàng sẽ có sự điều chỉnh để phù hợp với quy mô và nguồn lực, vì vậy lưu đồ chứng từ quy trình mua hàng cũng sẽ khác nhau trong mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là ví dụ cho quy trình mua hàng của doanh nghiệp trong mục 1:
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập Phiếu Yêu cầu mua hàng (2 liên) gửi 1 liên đến bộ phận mua hàng.
Bước 2: Bộ phận mua hàng căn cứ vào Phiếu Yêu cầu mua hàng và tình hình sử dụng thực tế tại doanh nghiệp lập Kế hoạch nhập hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt.
Bước 3:
Trường hợp 1: Kế hoạch nhập hàng được Ban Giám đốc duyệt
Bộ phận mua hàng căn cứ vào kế hoạch được duyệt để gửi yêu cầu báo giá cho Nhà cung cấp. Nhà cung cấp lập báo giá và gửi báo giá cho bộ phận Mua hàng.
Bộ phận mua hàng xem xét báo giá, chọn nhà cung cấp và lập Đơn đặt hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt sau đó gửi đơn đặt hàng này cho nhà cung cấp.
Trường hợp 2: Kế hoạch nhập hàng không được Ban Giám đốc duyệt
Bộ phận mua hàng không được tiến hành các bước tiếp theo để mua hàng hóa trong kế hoạch nhập hàng đã trình. Quá trình mua hàng kết thúc mà hàng không được mua.
Bước 4: Nhà cung cấp nhận được Đơn đặt hàng chuẩn bị các chứng từ: Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT và hàng hóa theo đúng số lượng và chất lượng trong đơn đặt hàng giao cho người mua.
Bước 5: Khi nhà cung cấp chuyển hàng và Phiếu giao hàng đến kho Công ty, Bộ phận kho nhận hàng và lập Phiếu nhập kho.
Đồng thời, nhà cung cấp chuyển Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng đến bộ phận mua hàng để xác nhận thanh toán. Trong trường hợp thanh toán ngay, Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn lập giấy đề nghị thanh toán.
Bước 6: Bộ phận mua hàng gửi bộ chứng từ: Yêu cầu mua hàng, Báo giá, Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT (Hoặc hóa đơn bán hàng), Đề nghị thanh toán về bộ phận Kế toán; Bộ phận Kho gửi Phiếu nhập kho đến phòng Kế toán.
Bước 7: Phòng kế toán kiểm tra chứng từ, ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp.
Bước 8: Kế toán lập Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng) hoặc Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) gửi Thủ quỹ .
Bước 9: Thủ quỹ xuất tiền hoặc ngân hàng chuyển tiền cho nhà cung cấp và kết thúc quá trình mua hàng.
Các doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ số hóa để tạo luồng dữ liệu liên kết từ yêu cầu mua hàng đến thanh toán. Sử dụng phần mềm chuyên dụng giúp số hóa toàn bộ chứng từ, tạo ra một chuỗi thông tin liền mạch, giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc sai sót. Đồng thời, hệ thống này cho phép các bộ phận như mua hàng, kế toán và kho vận dễ dàng chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo mọi thông tin được cập nhật nhanh chóng.
2. Xây dựng quy trình quản lý tập trung nhưng linh hoạt
Việc quản lý chứng từ mua hàng cần một hệ thống tập trung, nhưng linh hoạt đủ để phù hợp với từng loại tài liệu và quy trình nội bộ. Một phần mềm quản lý chứng từ hiện đại sẽ cung cấp các tính năng phân loại thông minh, chẳng hạn tự động gắn nhãn (tagging) hoặc sắp xếp tài liệu theo bộ phận, nhà cung cấp, và thời gian giao dịch. Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát mà còn tối ưu hóa thời gian truy xuất khi cần thiết.
3. Tích hợp quản lý chứng từ với hệ thống ERP
Để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp nên tích hợp hệ thống quản lý chứng từ mua hàng vào các giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning). Sự tích hợp này tạo điều kiện tự động hóa toàn bộ quy trình, từ lập yêu cầu mua hàng đến duyệt kế hoạch nhập hàng và xử lý thanh toán. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm nhân lực mà còn giảm thiểu lỗi thủ công, nâng cao độ chính xác trong các giao dịch tài chính.
4. Bảo mật thông tin và kiểm soát truy cập
Chứng từ mua hàng thường chứa thông tin nhạy cảm liên quan đến giá cả, hợp đồng và nhà cung cấp. Sử dụng các công nghệ bảo mật như mã hóa dữ liệu và xác thực đa yếu tố sẽ đảm bảo thông tin không bị truy cập trái phép. Bên cạnh đó, việc phân quyền truy cập rõ ràng cho từng nhân viên hoặc bộ phận giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn và giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.
5. Tích hợp công cụ phân tích dữ liệu thông minh
Một giải pháp hiện đại không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ và quản lý chứng từ, mà còn cần hỗ trợ phân tích dữ liệu. Công cụ phân tích thông minh giúp doanh nghiệp theo dõi xu hướng mua sắm, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và tối ưu hóa quy trình mua hàng. Các báo cáo trực quan và dễ hiểu này cung cấp cái nhìn toàn diện, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn.
6. Tăng cường kiểm tra và bảo trì hệ thống định kỳ
Để đảm bảo hệ thống quản lý chứng từ hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật và bảo trì. Một kế hoạch bảo trì định kỳ sẽ giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các lỗ hổng hoặc lỗi kỹ thuật. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm đúng cách cũng là yếu tố quan trọng để hệ thống vận hành hiệu quả.
Với những doanh nghiệp lớn, quản lý chứng từ thủ công tốn nhiều thời gian, tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót. Do vậy, cần có công cụ hỗ trợ số hóa, tối ưu công tác quản lý chứng từ kế toán.
TacaSoft là một công cụ hỗ trợ quản trị mua hàng, quản lý tài chính, kế toán hiệu quả, đặc biệt trong lập và lưu trữ chứng từ mua hàng. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong mọi khâu của quy trình mua sắm, kế toán, từ tạo đơn đặt hàng, phiếu nhập kho đến lập hóa đơn, quản lý thanh toán.
Các tính năng nổi bật của TacaSoft trong quản lý chứng từ
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Merck, một trong những công ty dược phẩm lớn nhất thế giới, đã phát triển mạnh mẽ trong suốt 350 năm qua nhờ vào việc liên tục đổi mới và chuyển đổi kỹ thuật số. Đặc biệt, công ty chú trọng vào việc cải tiến quy trình quản lý tài liệu, nhằm tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn và thúc đẩy sáng tạo trong các ngành công nghiệp dược phẩm, hóa chất, và công nghệ.
Vấn đề: Trước khi áp dụng giải pháp số hóa, Merck đối mặt với quy trình giấy tờ tốn thời gian, đặc biệt trong việc quản lý chứng từ mua sắm. Quy trình này yêu cầu nhiều bước thủ công, bao gồm in ấn, gửi chứng từ qua bưu điện và chờ đợi các chữ ký từ các phòng ban khác nhau. Điều này gây ra sự chậm trễ và không thể kiểm soát được thời gian xử lý tài liệu.
Giải pháp công nghệ
Để giải quyết vấn đề này, Merck đã chuyển sang áp dụng giải pháp số hóa trong việc quản lý chứng từ điện tử, giúp chuyển các quy trình giấy tờ truyền thống thành các quy trình điện tử tự động và liền mạch. Giải pháp này cho phép Merck quản lý và theo dõi trạng thái chứng từ mua sắm từ đầu đến cuối mà không cần sử dụng giấy tờ vật lý. Quy trình ký kết và phê duyệt chứng từ có thể thực hiện trực tuyến, giảm thiểu sự chậm trễ và nâng cao hiệu quả làm việc cho các bộ phận liên quan.
Kết quả
Sau khi áp dụng giải pháp số hóa, Merck đã giảm thời gian ký kết hợp đồng mua sắm từ 7,5 ngày xuống còn chỉ 0,5 ngày. Việc loại bỏ sử dụng giấy tờ vật lý không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn tiết kiệm được chi phí lưu trữ và bảo vệ môi trường, với 2.000 kg gỗ và 53.000 lít nước được tiết kiệm trong 8 tháng. Hơn nữa, quy trình mua sắm cũng trở nên linh hoạt hơn, giúp Merck tiến hành các giao dịch với nhà cung cấp nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm thiểu sự chậm trễ đối với các đơn hàng quan trọng.
Quy trình số hóa và quản lý chứng từ điện tử đã mang lại những kết quả tích cực cho Merck, nâng cao trải nghiệm của nhân viên, đối tác và khách hàng, đồng thời cải thiện hiệu quả công việc và góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Chứng từ trong quá trình mua hàng là căn cứ chứng minh nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp thực sự phát sinh với cơ quan chức năng. Chứng từ mua hàng bao gồm : Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng. Hóa đơn giá trị giá tăng.
Đơn yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition – PR)
Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO)
Chứng từ mua hàng cho hợp đồng mua bán
Chứng từ mua hàng cho phiếu nhập kho
Hóa đơn mua hàng
Biên bản nghiệm thu hàng hóa
Chứng từ mua hàng cho phiếu thanh toán (Payment Voucher)
Chứng từ mua hàng cho biên bản thanh lý hợp đồng
Mỗi doanh nghiệp xây dựng cho mình một quy trình mua hàng riêng để phù hợp vơi hoạt động, đặc điểm, cơ cầu tổ chức, quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp mình. Với mỗi quy trình mua hàng, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ khác nhau.
Bạn có thể tham khảo quy trình mua hàng của một doanh nghiệp sau:
Với quy trình mua hàng như trên, doanh nghiệp cần các chứng từ sau:
Yêu cầu mua hàng
Kế hoạch mua hàng
Báo giá
Đơn đặt hàng (Hợp đồng mua bán hàng hóa)
Đề nghị thanh toán
Hóa đơn giá trị gia tăng
Phiếu xuất kho do bên bán lập
Các chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi, Phiếu chi…
Phiếu nhập kho
Trong đó:
Chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kế toán:
Trong quy trình mua hàng, để đảm bảo chứng từ có giá trị pháp lý và hỗ trợ tốt cho công tác kế toán, mọi chứng từ đều cần tuân thủ những yêu cầu nghiêm ngặt, bao gồm:
Quy trình mua hàng sẽ có sự điều chỉnh để phù hợp với quy mô và nguồn lực, vì vậy lưu đồ chứng từ quy trình mua hàng cũng sẽ khác nhau trong mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là ví dụ cho quy trình mua hàng của doanh nghiệp trong mục 1:
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập Phiếu Yêu cầu mua hàng (2 liên) gửi 1 liên đến bộ phận mua hàng.
Bước 2: Bộ phận mua hàng căn cứ vào Phiếu Yêu cầu mua hàng và tình hình sử dụng thực tế tại doanh nghiệp lập Kế hoạch nhập hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt.
Bước 3:
Trường hợp 1: Kế hoạch nhập hàng được Ban Giám đốc duyệt
Bộ phận mua hàng căn cứ vào kế hoạch được duyệt để gửi yêu cầu báo giá cho Nhà cung cấp. Nhà cung cấp lập báo giá và gửi báo giá cho bộ phận Mua hàng.
Bộ phận mua hàng xem xét báo giá, chọn nhà cung cấp và lập Đơn đặt hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt sau đó gửi đơn đặt hàng này cho nhà cung cấp.
Trường hợp 2: Kế hoạch nhập hàng không được Ban Giám đốc duyệt
Bộ phận mua hàng không được tiến hành các bước tiếp theo để mua hàng hóa trong kế hoạch nhập hàng đã trình. Quá trình mua hàng kết thúc mà hàng không được mua.
Bước 4: Nhà cung cấp nhận được Đơn đặt hàng chuẩn bị các chứng từ: Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT và hàng hóa theo đúng số lượng và chất lượng trong đơn đặt hàng giao cho người mua.
Bước 5: Khi nhà cung cấp chuyển hàng và Phiếu giao hàng đến kho Công ty, Bộ phận kho nhận hàng và lập Phiếu nhập kho.
Đồng thời, nhà cung cấp chuyển Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng đến bộ phận mua hàng để xác nhận thanh toán. Trong trường hợp thanh toán ngay, Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn lập giấy đề nghị thanh toán.
Bước 6: Bộ phận mua hàng gửi bộ chứng từ: Yêu cầu mua hàng, Báo giá, Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT (Hoặc hóa đơn bán hàng), Đề nghị thanh toán về bộ phận Kế toán; Bộ phận Kho gửi Phiếu nhập kho đến phòng Kế toán.
Bước 7: Phòng kế toán kiểm tra chứng từ, ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp.
Bước 8: Kế toán lập Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng) hoặc Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) gửi Thủ quỹ .
Bước 9: Thủ quỹ xuất tiền hoặc ngân hàng chuyển tiền cho nhà cung cấp và kết thúc quá trình mua hàng.
Các doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ số hóa để tạo luồng dữ liệu liên kết từ yêu cầu mua hàng đến thanh toán. Sử dụng phần mềm chuyên dụng giúp số hóa toàn bộ chứng từ, tạo ra một chuỗi thông tin liền mạch, giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc sai sót. Đồng thời, hệ thống này cho phép các bộ phận như mua hàng, kế toán và kho vận dễ dàng chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo mọi thông tin được cập nhật nhanh chóng.
2. Xây dựng quy trình quản lý tập trung nhưng linh hoạt
Việc quản lý chứng từ mua hàng cần một hệ thống tập trung, nhưng linh hoạt đủ để phù hợp với từng loại tài liệu và quy trình nội bộ. Một phần mềm quản lý chứng từ hiện đại sẽ cung cấp các tính năng phân loại thông minh, chẳng hạn tự động gắn nhãn (tagging) hoặc sắp xếp tài liệu theo bộ phận, nhà cung cấp, và thời gian giao dịch. Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát mà còn tối ưu hóa thời gian truy xuất khi cần thiết.
Để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp nên tích hợp hệ thống quản lý chứng từ mua hàng vào các giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning). Sự tích hợp này tạo điều kiện tự động hóa toàn bộ quy trình, từ lập yêu cầu mua hàng đến duyệt kế hoạch nhập hàng và xử lý thanh toán. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm nhân lực mà còn giảm thiểu lỗi thủ công, nâng cao độ chính xác trong các giao dịch tài chính.
4. Bảo mật thông tin và kiểm soát truy cập
Chứng từ mua hàng thường chứa thông tin nhạy cảm liên quan đến giá cả, hợp đồng và nhà cung cấp. Sử dụng các công nghệ bảo mật như mã hóa dữ liệu và xác thực đa yếu tố sẽ đảm bảo thông tin không bị truy cập trái phép. Bên cạnh đó, việc phân quyền truy cập rõ ràng cho từng nhân viên hoặc bộ phận giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn và giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.
5. Tích hợp công cụ phân tích dữ liệu thông minh
Một giải pháp hiện đại không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ và quản lý chứng từ, mà còn cần hỗ trợ phân tích dữ liệu. Công cụ phân tích thông minh giúp doanh nghiệp theo dõi xu hướng mua sắm, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và tối ưu hóa quy trình mua hàng. Các báo cáo trực quan và dễ hiểu này cung cấp cái nhìn toàn diện, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn.
6. Tăng cường kiểm tra và bảo trì hệ thống định kỳ
Để đảm bảo hệ thống quản lý chứng từ hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật và bảo trì. Một kế hoạch bảo trì định kỳ sẽ giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các lỗ hổng hoặc lỗi kỹ thuật. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm đúng cách cũng là yếu tố quan trọng để hệ thống vận hành hiệu quả.
Với những doanh nghiệp lớn, quản lý chứng từ thủ công tốn nhiều thời gian, tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót. Do vậy, cần có công cụ hỗ trợ số hóa, tối ưu công tác quản lý chứng từ kế toán.
TacaSoft là một công cụ hỗ trợ quản trị mua hàng, quản lý tài chính, kế toán hiệu quả, đặc biệt trong lập và lưu trữ chứng từ mua hàng. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong mọi khâu của quy trình mua sắm, kế toán, từ tạo đơn đặt hàng, phiếu nhập kho đến lập hóa đơn, quản lý thanh toán.
Các tính năng nổi bật của TacaSoft trong quản lý chứng từ
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
