Mua hàng quốc tế không chỉ là một lựa chọn mà còn là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp giảm chi phí, mở rộng nguồn cung và duy trì lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa khai thác tối đa tiềm năng của mua sắm quốc tế, dẫn đến lãng phí tài nguyên và gia tăng chi phí vận hành.
Thực trạng đáng báo động về quản lý mua hàng cho thấy 82% các nhà lãnh đạo mua hàng thừa nhận rằng họ không kiểm soát tốt chi tiêu gián tiếp, bỏ lỡ những cơ hội tiết kiệm đáng kể. Ngoài ra, khi doanh nghiệp chỉ phụ thuộc vào nguồn cung trong nước, họ có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro như chi phí nguyên vật liệu cao hơn, làm giảm biên lợi nhuận, hạn chế về lựa chọn nhà cung cấp, ảnh hưởng đến khả năng linh hoạt trong kinh doanh và có khả năng gặp nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng khi có biến động kinh tế hoặc khủng hoảng khu vực.
Mặt khác, nếu không có chiến lược mua sắm quốc tế hợp lý, doanh nghiệp cũng phải đối diện với những rào cản pháp lý và hậu cần, chẳng hạn như các quy định thuế phức tạp, thuế nhập khẩu cao và các thách thức trong vận chuyển xuyên biên giới. Việc xử lý những vấn đề này một cách thủ công có thể gây ra sự chậm trễ và gia tăng chi phí không cần thiết.
Một nghiên cứu khác từ Research Insights for CFO năm 2023 đã chỉ ra rằng 80% các yêu cầu đề xuất mua hàng vẫn đang được xử lý qua email hoặc bảng tính. Điều này đồng nghĩa với việc nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tận dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình, dẫn đến thiếu hiệu quả, lãng phí thời gian và tài nguyên, đồng thời gia tăng nguy cơ sai sót.
Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp cần có một chiến lược mua hàng quốc tế bài bản, kết hợp với các giải pháp tự động hóa quy trình mua sắm, giúp kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu rủi ro.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các thách thức khi mua hàng quốc tế, những yếu tố cần cân nhắc và các chiến lược mua sắm hiệu quả. Hãy cùng khám phá cách doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng mua hàng quốc tế để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh!
Mua hàng quốc tế đề cập đến phương pháp chiến lược tìm nguồn cung ứng và mua hàng hóa và dịch vụ từ các thị trường nước ngoài. Phương pháp này bao gồm việc đánh giá chất lượng, sự tuân thủ và thời hạn giao hàng trong khi hướng đến mục tiêu tiết kiệm chi phí.
Ví dụ, một giám đốc CNTT có thể mua máy tính xách tay cho một nhóm phân tán trải dài trên nhiều quốc gia. Có thể khám phá nhiều nhà sản xuất khác nhau, bao gồm:
Khi thiết bị CNTT đến, nhóm sẽ quản lý việc cài đặt và tích hợp vào mạng công ty, xử lý mọi vấn đề trả lại và đảm bảo tuân thủ các điều khoản bảo hành và hỗ trợ. Tuy nhiên, trách nhiệm không kết thúc sau khi thiết bị đã được tích hợp và cài đặt. Thiết bị CNTT cần được bảo trì và cập nhật thường xuyên để chạy tối ưu—các nhiệm vụ thường cũng nằm trong tầm tay của giám đốc CNTT.
Khung pháp lý và quy trình mua hàng
mua hàng trong nước hoạt động trong một khuôn khổ pháp lý duy nhất, khiến nó tương đối đơn giản so với mua hàng quốc tế. Các nhà quản lý xử lý mua hàng quốc tế phải điều hướng nhiều hệ thống pháp lý, mỗi hệ thống có các quy định và yêu cầu riêng. Các khuôn khổ pháp lý khác nhau này có thể ảnh hưởng đến các điều khoản hợp đồng, cơ chế giải quyết tranh chấp và nghĩa vụ tuân thủ. Sự phức tạp tăng lên khi cần tuân thủ cả luật pháp của quốc gia sở tại và các quy định của quốc gia nhà cung cấp, thường đòi hỏi chuyên môn pháp lý để quản lý hiệu quả.
Quy trình mua hàng công
Quy trình mua hàng công khác nhau đáng kể giữa bối cảnh trong nước và quốc tế. Trong mua hàng trong nước, các nhà quản lý tuân theo các quy trình chuẩn do chính quyền địa phương hoặc quốc gia đặt ra, thường được ghi chép rõ ràng và quen thuộc.
Tuy nhiên, mua hàng quốc tế liên quan đến việc xử lý các quy định và thủ tục của chính phủ nước ngoài, có thể phức tạp hơn và kém minh bạch hơn. Việc hiểu và tuân thủ các quy trình mua hàng công quốc tế này đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ lưỡng và thường cần sự hỗ trợ của các chuyên gia hoặc cố vấn địa phương để điều hướng các quy trình hành chính.
Chuyên môn và lực lượng lao động mua hàng
Chuyên môn cần thiết cho hoạt động mua hàng quốc tế mang tính chuyên sâu hơn so với hoạt động mua hàng trong nước. Các nhà quản lý phải có kiến thức về luật thương mại quốc tế, rủi ro tỷ giá hối đoái và động lực thị trường toàn cầu. Ngoài ra, rào cản ngôn ngữ và khác biệt văn hóa đòi hỏi kỹ năng giao tiếp và đàm phán xuyên văn hóa.
Xây dựng lực lượng lao động có chuyên môn cần thiết hoặc đầu tư đào tạo cho nhân viên hiện tại là rất quan trọng để quản lý hoạt động mua hàng quốc tế hiệu quả. Việc sử dụng các chuyên gia hoặc cố vấn mua hàng quốc tế cũng có thể thu hẹp khoảng cách kiến thức và nâng cao năng lực mua hàng.
Điều khoản thương mại và thanh toán quốc tế
Thương mại quốc tế tạo ra sự phức tạp trong các điều khoản thanh toán mà thông thường không có trong hoạt động mua hàng trong nước. Các nhà quản lý phải hiểu và quản lý các phương thức thanh toán khác nhau, chẳng hạn như thư tín dụng, chuyển khoản quốc tế và các tùy chọn tài trợ thương mại.
Tỷ giá hối đoái và biến động tỷ giá hối đoái tạo thêm một lớp phức tạp nữa, có khả năng tác động đến chi phí mua hàng. Việc thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng và sử dụng các chiến lược phòng ngừa để giảm thiểu rủi ro tỷ giá hối đoái là điều cần thiết để quản lý các giao dịch quốc tế. Đảm bảo quy trình thanh toán an toàn và đáng tin cậy để tránh gian lận và chậm trễ cũng rất quan trọng.
Thuế nhập khẩu và chứng nhận tuân thủ
Tuân thủ thuế nhập khẩu và chứng nhận là sự khác biệt lớn giữa hoạt động mua hàng trong nước và quốc tế. Trong khi mua hàng trong nước liên quan đến gánh nặng pháp lý tối thiểu liên quan đến nhập khẩu, mua hàng quốc tế đòi hỏi phải tuân thủ nhiều loại thuế nhập khẩu, thuế quan và quy định hải quan.
Các nhà quản lý phải hiểu rõ các loại thuế nhập khẩu cụ thể áp dụng cho hàng hóa của họ ở mỗi quốc gia và đưa các chi phí này vào quyết định mua hàng của họ. Ngoài ra, việc đảm bảo rằng các sản phẩm đáp ứng các chứng nhận và tiêu chuẩn tuân thủ, chẳng hạn như chứng nhận CE ở Châu Âu hoặc chứng nhận FCC ở Hoa Kỳ, là điều cần thiết để tránh các vấn đề pháp lý và đảm bảo nhập khẩu suôn sẻ.
Việc xây dựng một chiến lược mua hàng quốc tế hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện tính cạnh tranh. Một trong những bước quan trọng trong quá trình này là tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế phù hợp.
Trước khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu thị trường toàn diện để xác định những đối tác tiềm năng có thể đáp ứng yêu cầu về chất lượng, giá cả, năng lực sản xuất và các yếu tố khác. Một số phương pháp thu thập thông tin hiệu quả bao gồm:
Ngoài các phương pháp tìm kiếm trực tiếp, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả tìm kiếm nhà cung cấp thông qua sự hỗ trợ của các chuyên gia hoặc tổ chức có chuyên môn tại thị trường mục tiêu:
Việc xây dựng một quy trình tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận các nguồn hàng đa dạng mà còn tận dụng lợi thế về chi phí lao động, nguyên vật liệu hoặc công nghệ tại các thị trường khác nhau, mở rộng lựa chọn sang các nhà cung cấp có công nghệ tiên tiến hoặc kinh nghiệm lâu năm trong ngành và tránh sự phụ thuộc vào một nguồn hàng duy nhất, giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng.
Đàm phán và ký kết hợp đồng không chỉ đơn thuần là một thỏa thuận pháp lý mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quan hệ hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ, với các điều khoản rõ ràng và linh hoạt, có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, đảm bảo quyền lợi và tối ưu hóa chi phí trong chuỗi cung ứng.
Bước đầu tiên để đảm bảo đàm phán hiệu quả là chuẩn bị kỹ lưỡng. Quản lý doanh nghiệp cần:
Hợp đồng mua hàng quốc tế không chỉ là một văn bản ràng buộc pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong giao dịch xuyên biên giới. Một hợp đồng hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố sau:
Để đảm bảo nhà cung cấp thực hiện đúng cam kết, doanh nghiệp cần đưa vào hợp đồng các điều khoản về kiểm soát chất lượng và chế tài xử phạt nếu vi phạm:
Đàm phán và ký kết hợp đồng là một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong chiến lược mua hàng quốc tế của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, xây dựng hợp đồng chi tiết và áp dụng các biện pháp kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sự ổn định trong chuỗi cung ứng. Một hợp đồng vững chắc không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi ích của mình mà còn tạo nền tảng cho quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác quốc tế.
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn tác động trực tiếp đến chi phí, hiệu suất vận hành và sự hài lòng của khách hàng. Việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược giám sát và kiểm soát chất lượng chặt chẽ.
Một hệ thống đảm bảo chất lượng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến sản phẩm kém chất lượng, tránh lãng phí tài nguyên và duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp. Các yếu tố cốt lõi trong hệ thống này bao gồm:
Hợp tác với các tổ chức kiểm định độc lập là một phương pháp hiệu quả để đảm bảo tính khách quan trong đánh giá chất lượng sản phẩm. Các tổ chức này giúp doanh nghiệp:
Duy trì chất lượng không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra sản phẩm mà còn bao gồm việc giám sát liên tục hoạt động của nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm toán và đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ để xác định xem họ có tiếp tục đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giao hàng đúng hạn và tuân thủ hợp đồng hay không. Nếu có dấu hiệu suy giảm chất lượng, doanh nghiệp có thể đưa ra biện pháp cải thiện hoặc tìm kiếm nhà cung cấp thay thế. Hợp tác với nhà cung cấp để nâng cao hiệu suất sản xuất, áp dụng công nghệ mới và tối ưu hóa quy trình kiểm soát chất lượng.
Kiểm soát chất lượng là một phần không thể thiếu trong chiến lược mua hàng quốc tế của doanh nghiệp. Việc thiết lập quy trình kiểm tra nghiêm ngặt, hợp tác với tổ chức kiểm định độc lập và thực hiện kiểm toán định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa chi phí và xây dựng một chuỗi cung ứng bền vững. Một chiến lược chất lượng hiệu quả không chỉ bảo vệ doanh nghiệp mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thị trường toàn cầu.
Trong hoạt động mua hàng quốc tế, tuân thủ các quy định pháp lý không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, tài chính và danh tiếng. Việc vi phạm các quy định thương mại quốc tế có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm phạt tiền, đình chỉ giao dịch, thậm chí bị cấm hoạt động tại một số thị trường. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Để tránh vi phạm pháp luật, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên về các yêu cầu pháp lý tại quốc gia của nhà cung cấp và quốc gia nhập khẩu. Một số quy định quan trọng cần quan tâm bao gồm:
Do tính chất phức tạp và thay đổi liên tục của các quy định thương mại quốc tế, doanh nghiệp không nên tự mình giải quyết mọi vấn đề mà cần hợp tác với các chuyên gia pháp lý và tuân thủ để:
Ngoài việc tuân thủ quy định của chính mình, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý và đạo đức. Điều này giúp tránh các rủi ro liên quan đến vi phạm pháp luật hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng thương hiệu. Một số khía cạnh quan trọng cần xem xét bao gồm:
Tuân thủ quy định trong mua hàng quốc tế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín, tối ưu hóa quy trình vận hành và xây dựng chuỗi cung ứng bền vững. Bằng cách cập nhật thông tin pháp lý, hợp tác với chuyên gia và giám sát chặt chẽ nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ một cách hiệu quả và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường kinh doanh toàn cầu.
Việc vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới luôn đi kèm với những thách thức liên quan đến chi phí, thời gian giao hàng và các quy định pháp lý. Một chiến lược hậu cần hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sự chậm trễ mà còn tối ưu hóa chi phí, đảm bảo sự ổn định của chuỗi cung ứng. Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý hậu cần chặt chẽ để duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Quản lý hậu cần hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một kế hoạch chi tiết bao gồm:
Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp: Tùy thuộc vào loại hàng hóa, khoảng cách và thời gian giao hàng yêu cầu, doanh nghiệp có thể cân nhắc giữa các phương thức vận chuyển sau:
Lịch trình vận chuyển linh hoạt: Doanh nghiệp cần xây dựng lịch trình giao hàng phù hợp, tránh tình trạng giao hàng chậm hoặc tồn kho quá lâu gây lãng phí chi phí lưu kho.
Kế hoạch dự phòng cho gián đoạn tiềm ẩn: Các yếu tố như thời tiết xấu, gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc tắc nghẽn cảng biển có thể gây chậm trễ trong vận chuyển. Do đó, doanh nghiệp cần có phương án thay thế, chẳng hạn như đa dạng hóa nhà cung cấp dịch vụ logistics hoặc lựa chọn tuyến đường vận chuyển khác.
Làm việc với các công ty giao nhận hàng hóa (freight forwarders) và nhà cung cấp dịch vụ logistics giàu kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận chuyển. Các đối tác logistics chuyên nghiệp có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đặt lịch trình vận chuyển, quản lý kho bãi và sắp xếp phương tiện phù hợp. Nhờ vào mạng lưới rộng lớn, các công ty logistics có thể đàm phán giá tốt hơn và lựa chọn tuyến đường hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, một số đơn vị logistics cung cấp dịch vụ khai báo hải quan giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị giữ hàng do vi phạm quy định. Doanh nghiệp nên đánh giá năng lực của các nhà cung cấp dịch vụ logistics dựa trên các tiêu chí như uy tín, phạm vi hoạt động, chi phí và khả năng xử lý sự cố để chọn đối tác phù hợp nhất.
Một trong những nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ trong vận chuyển quốc tế là vấn đề thủ tục hải quan. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình nhập khẩu và xuất khẩu tại các quốc gia liên quan để tránh các rủi ro không đáng có. Một số yếu tố quan trọng cần lưu ý:
Việc theo dõi đơn hàng theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn tình trạng vận chuyển và kịp thời xử lý sự cố. Với hệ thống theo dõi lô hàng, doanh nghiệp có thể giám sát lô hàng thông qua các nền tảng cung cấp thông tin vận chuyển, từ đó ước tính thời gian giao hàng chính xác hơn. Khi xảy ra sự cố như tắc nghẽn tại cảng hoặc hỏng hóc phương tiện vận chuyển, doanh nghiệp có thể chủ động đưa ra phương án thay thế. Dữ liệu theo dõi vận chuyển có thể được sử dụng để phân tích và cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng trong dài hạn. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang ứng dụng công nghệ như IoT (Internet of Things) và blockchain vào theo dõi vận chuyển để đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác cao hơn.
Quản lý hậu cần và vận chuyển hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hạn. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần lập kế hoạch vận chuyển chi tiết, hợp tác với đối tác logistics chuyên nghiệp, nắm vững quy trình hải quan và áp dụng công nghệ theo dõi hiện đại. Một chiến lược hậu cần mạnh mẽ không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường thương mại quốc tế.
Các yếu tố về chi phí
Chi phí là một yếu tố quan trọng trong mua hàng quốc tế. Các nhà quản lý cần cân nhắc tổng chi phí sở hữu, bao gồm không chỉ giá mua mà còn cả chi phí vận chuyển, thuế hải quan, thuế, bảo hiểm và biến động tỷ giá hối đoái tiềm ẩn. Điều cần thiết là phải tiến hành phân tích chi phí toàn diện để so sánh các nhà cung cấp quốc tế với các lựa chọn địa phương. Mua hàng số lượng lớn và hợp đồng dài hạn có thể giúp đạt được quy mô kinh tế và đàm phán giá tốt hơn. Ngoài ra, các nhà quản lý nên tính đến các chi phí ẩn như phí lưu kho, phí xử lý và các chi phí tiềm ẩn liên quan đến sự chậm trễ hoặc không tuân thủ các quy định của địa phương.
Giới hạn thời gian
Thời gian là một yếu tố quan trọng trong mua hàng quốc tế. Các nhà quản lý phải cân nhắc thời gian hoàn thành, bao gồm thời gian xử lý đơn hàng, sản xuất, vận chuyển và thông quan. Sự chậm trễ trong bất kỳ phần nào của quy trình này đều có thể làm gián đoạn hoạt động và ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Điều quan trọng là phải thiết lập các mốc thời gian thực tế và xây dựng các khoảng thời gian đệm để tính đến các sự chậm trễ bất ngờ. Làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp để đảm bảo họ hiểu và có thể đáp ứng các mốc thời gian yêu cầu là rất quan trọng. Ngoài ra, việc sử dụng các tùy chọn vận chuyển nhanh và duy trì mối quan hệ tốt với các công ty môi giới hải quan có thể giúp giảm thiểu sự chậm trễ.
Tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương
Tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương là điều cần thiết để tránh hậu quả pháp lý và tài chính. Quản lý phải đảm bảo rằng mọi hoạt động mua hàng đều tuân thủ các yêu cầu pháp lý của cả quốc gia sở tại và quốc gia của nhà cung cấp. Điều này bao gồm hiểu các quy định về xuất nhập khẩu, luật môi trường, tiêu chuẩn lao động và các quy định cụ thể của ngành. Hợp tác với các chuyên gia pháp lý và nhân viên tuân thủ có thể giúp điều hướng sự phức tạp của luật thương mại quốc tế. Đảm bảo các nhà cung cấp cũng tuân thủ các quy định này là rất quan trọng để tránh các gián đoạn và hình phạt tiềm ẩn.
Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp
Xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp là điều cần thiết để mua hàng quốc tế thành công. Sự tin tưởng và hợp tác là chìa khóa để đảm bảo chuỗi cung ứng đáng tin cậy và giải quyết vấn đề kịp thời. Quản lý nên dành thời gian để hiểu văn hóa và hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp. Giao tiếp thường xuyên, thăm cơ sở và đánh giá hiệu suất có thể giúp củng cố các mối quan hệ này. Việc thiết lập quan hệ đối tác lâu dài thay vì các mối quan hệ giao dịch có thể dẫn đến các điều khoản tốt hơn, chất lượng cao hơn và dịch vụ đáng tin cậy hơn.
Xu hướng thị trường và cơ sở dữ liệu trực tuyến
Luôn cập nhật thông tin về xu hướng thị trường và tận dụng cơ sở dữ liệu trực tuyến có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị cho hoạt động mua hàng quốc tế. Quản lý nên theo dõi xu hướng thị trường toàn cầu, bao gồm biến động giá, tiến bộ công nghệ và các nhà cung cấp mới nổi. Cơ sở dữ liệu mua hàng trực tuyến và báo cáo ngành có thể giúp xác định các cơ hội và rủi ro mới. Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để phân tích xu hướng thị trường và hiệu suất của nhà cung cấp có thể hỗ trợ ra quyết định sáng suốt và tìm nguồn cung ứng chiến lược.
Quản lý hậu cần và chuỗi cung ứng phức tạp
Quản lý hậu cần hiệu quả là rất quan trọng để xử lý sự phức tạp của chuỗi cung ứng quốc tế. Quản lý phải phối hợp nhiều hoạt động hậu cần, bao gồm vận chuyển, kho bãi và phân phối. Việc phát triển một chiến lược hậu cần mạnh mẽ bao gồm lựa chọn các đối tác hậu cần đáng tin cậy, lập kế hoạch tuyến vận chuyển hiệu quả và triển khai các hệ thống theo dõi là điều cần thiết. Hiểu và quản lý sự phức tạp của các thủ tục hải quan, chứng từ và tuân thủ có thể ngăn ngừa sự chậm trễ và chi phí bổ sung. Xây dựng tính linh hoạt vào chuỗi cung ứng để xử lý sự gián đoạn và thay đổi nhu cầu cũng rất quan trọng để duy trì hoạt động trơn tru.
Hoạt động mua hàng quốc tế mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đặt ra những thách thức đáng kể mà các nhà quản lý phải giải quyết để đảm bảo kết quả thành công. Sau đây là một số thách thức chính:
Rủi ro địa chính trị
Bất ổn chính trị, hạn chế thương mại và lệnh trừng phạt có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng và dẫn đến tăng chi phí hoặc chậm trễ. Các nhà quản lý phải luôn cập nhật thông tin về tình hình chính trị ở các quốc gia cung cấp và có kế hoạch dự phòng để giảm thiểu những rủi ro này.
Ví dụ, thuế quan thương mại đột ngột có thể làm tăng chi phí bất ngờ, trong khi bất ổn chính trị có thể gây gián đoạn chuỗi cung ứng.
Thách thức về giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong hoạt động mua hàng quốc tế nhưng có thể bị cản trở bởi rào cản ngôn ngữ, chênh lệch múi giờ và phong cách giao tiếp khác nhau. Sự hiểu lầm và giao tiếp không đúng cách có thể dẫn đến sai sót trong đơn hàng, chậm trễ và căng thẳng trong mối quan hệ với các nhà cung cấp. Các nhà quản lý cần thiết lập các giao thức giao tiếp rõ ràng và tận dụng công nghệ để tạo điều kiện phối hợp tốt hơn với các nhà cung cấp quốc tế.
Khác biệt về văn hóa
Sự khác biệt về văn hóa có thể tác động đến phong cách đàm phán, hoạt động kinh doanh và quản lý mối quan hệ. Hiểu và tôn trọng những khác biệt này là điều cần thiết để hoạt động mua hàng quốc tế thành công. Ví dụ, các chiến thuật đàm phán hiệu quả ở một quốc gia có thể được coi là hung hăng hoặc không phù hợp ở quốc gia khác. Xây dựng năng lực văn hóa giúp tạo ra mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp có xuất thân đa dạng.
Thách thức về hậu cần
Các vấn đề hậu cần là một thách thức lớn trong hoạt động mua hàng quốc tế và chúng liên quan đến những phức tạp như quy định về vận chuyển, thủ tục hải quan và thời gian giao hàng khác nhau. Sự khác biệt trong các quy định về vận chuyển có thể dẫn đến sự chậm trễ nếu không được quản lý đúng cách. Thủ tục và giấy tờ hải quan khác nhau đáng kể giữa các quốc gia, đòi hỏi phải có kiến thức sâu rộng để tránh các vấn đề về tuân thủ và đảm bảo quá cảnh suôn sẻ. Ví dụ, việc mua hàng thiết bị có thể gặp phải sự chậm trễ tại hải quan nếu không cung cấp đủ giấy tờ, ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án và hiệu quả hoạt động.
Quản lý nhà cung cấp
Đảm bảo chất lượng đồng nhất, giao hàng đúng hạn và tuân thủ các điều khoản hợp đồng trên cơ sở nhà cung cấp đa dạng đòi hỏi phải có các hoạt động quản lý nhà cung cấp mạnh mẽ. Các nhà quản lý phải xây dựng các chiến lược để theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, giải quyết vấn đề kịp thời và duy trì mối quan hệ chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro liên quan đến hoạt động quản lý nhà cung cấp.
Tác động đến dịch vụ, khiếu nại bảo hành và quản lý hóa đơn
Hoạt động mua hàng quốc tế ảnh hưởng đến các thỏa thuận dịch vụ, khiếu nại bảo hành và quản lý hóa đơn. Mỗi quốc gia có các quy định và thông lệ khác nhau về bảo hành và mức dịch vụ, điều này có thể làm phức tạp thêm quy trình khiếu nại. Ngoài ra, việc quản lý hóa đơn từ các nhà cung cấp quốc tế liên quan đến việc xử lý nhiều loại tiền tệ và quy định về thuế, làm tăng thêm sự phức tạp cho công tác quản lý tài chính và kế toán.
Tùy chỉnh và bảo mật
Việc cung cấp thiết bị phù hợp với nhu cầu cụ thể của các nhóm toàn cầu trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ bảo mật là một thách thức. Các khu vực khác nhau có thể có các yêu cầu và tiêu chuẩn riêng đối với thiết bị và hàng hoá, đòi hỏi phải tùy chỉnh. Đồng thời, việc duy trì bảo mật và tuân thủ các quy định quốc tế là rất quan trọng để bảo vệ dữ liệu và tài sản của tổ chức. Các nhà quản lý phải cân bằng các nhu cầu này để đưa ra các giải pháp hiệu quả.
Ràng buộc về ngân sách
Biến động tiền tệ và các chính sách thuế khác nhau có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách. Biến động tỷ giá hối đoái có thể dẫn đến chi phí không thể đoán trước, khiến việc lập kế hoạch ngân sách trở nên khó khăn. Ngoài ra, các chính sách thuế khác nhau giữa các quốc gia có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí mua hàng. Các nhà quản lý cần kết hợp các biến số này vào quy trình lập ngân sách của mình để tránh thâm hụt tài chính và đảm bảo mua hàng hiệu quả về mặt chi phí.
Theo dõi tài sản thủ công
Theo dõi tài sản thủ công trong môi trường toàn cầu dễ xảy ra lỗi và kém hiệu quả. Việc duy trì hồ sơ chính xác về thiết bị ở nhiều địa điểm khác nhau đòi hỏi nỗ lực hành chính đáng kể và làm tăng nguy cơ dữ liệu không chính xác. Việc triển khai các hệ thống quản lý tài sản tự động có thể giúp hợp lý hóa quy trình này, giảm lỗi và cung cấp khả năng hiển thị trạng thái tài sản theo thời gian thực.
Đứng trước việc quản lý quy trình mua hàng quốc tế không hề đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, vận chuyển, chi phí và tuân thủ các quy định thương mại quốc tế, phần mềm Quản lý mua hàng của TacaSoft chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và giảm thiểu rủi ro trong mua hàng quốc tế.
Với phần mềm quản lý mua hàng của TacaSoft, doanh nghiệp có thể:
Đừng để việc mua hàng quốc tế trở thành rào cản cho sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy đăng ký lịch trình demo ngay hôm nay để khám phá giải pháp toàn diện của TacaSoft!
Các phương pháp mua hàng quốc tế bao gồm nhập khẩu trực tiếp, hợp tác với các nhà cung cấp địa phương tại thị trường nước ngoài, sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ mua hàng quốc tế, tham gia đấu thầu toàn cầu và tận dụng các nền tảng mua hàng trực tuyến.
Mua hàng quốc tế mở rộng khả năng tiếp cận các nhà cung cấp đa dạng, tăng cường khả năng cạnh tranh, giảm chi phí thông qua nguồn cung ứng toàn cầu và đảm bảo khả năng tiếp cận công nghệ và cải tiến mới nhất, cuối cùng là cải thiện chất lượng và tính khả dụng của sản phẩm và dịch vụ.
Hoạt động mua hàng kinh doanh quốc tế bao gồm việc tìm nguồn hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp ở các quốc gia khác nhau để hỗ trợ hoạt động toàn cầu, tối ưu hóa chi phí, chất lượng và hiệu quả chuỗi cung ứng trong khi tuân thủ các quy định thương mại quốc tế.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
