ERP
Chuyên ngành
Tools/Apps
Công nghệ
Code riêng
Xem thêm kho ứng dụng phần mềm >> Xem tại đây

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp nâng cao được hiệu suất tự động hoá

15/01/2025

Cách nhà quản trị thiết lập quy trình mua hàng sẽ ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, không chỉ về mặt quản lý chi phí mua hàng mà còn về mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng một số phương pháp hay các biện pháp công nghệ cho quy trình mua hàng có thể giúp giảm thiểu lãng phí và bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro và chi phí không cần thiết.

Theo Levvel Research, 25% các doanh nghiệp có xu hướng sẽ sử dụng các phần mềm quản lý mua hàng trong quy trình mua hàng. Hơn nữa, khảo sát cũng cho thấy rằng 51% doanh nghiệp đã giảm được các công việc giấy tờ trong quá trình mua hàng sau khi áp dụng, triển khai biện pháp như tự động hoá. Các doanh nghiệp sau khi áp dụng còn đạt được các lợi ích khác như:  tiết kiệm không gian lưu trữ, cắt giảm chi phí giấy, mực, nhân công.

Trong bài viết này sẽ làm rõ tự động hoá sẽ để tối ưu quy trình mua hàng làm việc, giúp tận dụng tối đa từng đồng tiền về mặt hiệu quả, lợi nhuận và giá trị thu được

Trước đây, quy trình mua hàng đã diễn ra như thế nào?

Mục tiêu của quy trình mua hàng luôn là giúp phòng mua hàng dễ dàng và nhanh hơn, đồng thời trao quyền kiểm soát và sự tham gia nhiều hơn cho những người cần phê duyệt. Nhưng với những cách làm việc cụ, doanh nghiệp chưa bao giờ có thể khai thác hết tiềm năng của mỗi công đoạn trong quy trình.

Các quy trình mua hàng trước đây đều có sự hợp tác không hiệu quả giữa các bên liên quan diễn ra trên các hệ thống riêng lẻ như email, tin nhắn và bảng tính. Các quy trình này gần như không thể theo dõi; quyền truy cập vào thông tin về bất kỳ yêu cầu mua hàng cụ thể nào thường bị hạn chế. Nhưng thông tin này lại cần thiết đối với các bên liên quan phải đưa ra các quyết định quan trọng như có chấp thuận mua hàng hay không.

Đơn cử như các doanh nghiệp đang sử dụng các bảng tính Excel hay các bảng tính thông thường đều sẽ gặp phải lỗi. Lỗi có thể đến từ chính con người hoặc là lỗi đến từ bảng tính. Theo Powell, Baker và Lawson (2009) từ 0,9% đến 1,8% trong số tất cả các công thức trên một bảng tính chứa lỗi.

Hơn nữa, các phương pháp mua sắm truyền thống được đặc trưng bởi các quy trình cứng nhắc và tuần tự, có thể chậm và không linh hoạt. Chúng tuân theo một con đường tuyến tính từ khi bắt đầu dự án đến khi trao hợp đồng, thường dẫn đến các chu kỳ mua sắm dài. Thông thường quy trình mua hàng này có thể kéo dài từ 3,4 ngày đến cả tuần, thậm chí cả tháng nếu như một bước trong quy trình sai sót.

Để tránh những thất thoát ngân sách trong quy mua hàng, các nhà quản trị đã suy xét đến việc áp dụng các biện pháp công nghệ. Một quy trình mua hàng hiện đại hóa mang đến một thực tế khác biệt, mang tính hợp tác và được thông báo nhiều hơn.

Phần lớn điều này phụ thuộc vào tự động hóa; với các công cụ hiện có, các doanh nghiệp có thể dễ dàng đạt được quy trình mua hàng trong đó mọi thông tin có liên quan đều được tập trung và có thể truy cập được đối với bất kỳ ai cần, trang bị cho các bên liên quan khả năng mua sắm một cách khôn ngoan và chi tiêu trong phạm vi ngân sách.

Các ‘’trở ngại’’ hay xuất hiện trong quá trình mua hàng doanh nghiệp

Dù thách thức có thể khác nhau tùy theo quy mô và ngành của doanh nghiệp, nhưng có 6 ‘’trở ngại’’ phổ biến mà các doanh nghiệp ở mọi quy mô thường gặp phải.

quy-trinh-mua-hang

Mua hàng đen

Mua hàng đen xảy ra khi các công ty mua hàng hóa và dịch vụ mà không có sự giám sát hoặc phê duyệt từ bộ phận mua sắm. Điều này thường do kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán/ thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng yếu kém, dẫn đến sự thiếu minh bạch và phân tán. Nó cũng có thể do tham nhũng hoặc thiếu sót, tất cả đều do không có sự giám sát chặt chẽ.

Theo một báo cáo của Globality năm 2023, 82% Giám đốc Mua hàng (CPO) cho rằng quy trình mua hàng của tổ chức họ đang bị quản lý kém và chi tiêu gián tiếp không được quản lý tốt do phát sinh những lần’’ mua hàng đen’’.

Bất kể nguyên nhân, mua hàng đen làm tăng chi phí, gia tăng rủi ro, và giảm khả năng kiểm soát chuỗi cung ứng. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến công ty, khi tiền bị sử dụng không đúng mục đích, gây thiệt hại cho lợi nhuận và cản trở khả năng giám sát cần thiết để cải thiện hiệu quả.

Dữ liệu không chính xác

50% quy trình mua sắm chạy trên bảng tính. Hình thức nhập dữ liệu thủ công này vừa tốn thời gian vừa bất tiện. Đây cũng là nguyên nhân gây ra tổn thất lớn cho các bước tiếp theo

Hầu hết thời gian, nhân viên sẽ luôn trong chu kỳ công việc lặp đi lặp lại này không đóng góp vào mục tiêu hiệu suất của họ. Điều này làm giảm năng suất của nhân viên và khiến họ mắc lỗi. Chưa kể, nhân viên có thể mất hàng giờ để tìm kiếm thông tin trong các hệ thống khác nhau trước khi phân tích và nhập chúng vào. Ngay cả khi có các phím tắt, chúng cũng không thể được mở rộng để tự động xử lý khối lượng dữ liệu lớn theo thời gian thực.

Lượng dữ liệu mà các công ty cần phân tích là quá lớn. Do đó, việc xảy ra lỗi và tình trạng kém hiệu quả là điều tự nhiên. Tuy nhiên, hậu quả của việc này có thể gây tổn thất lớn cho nguyên hoạt động kinh doanh cả một tháng của doanh nghiệp. Để giải quyết, giải pháp hợp lý nhất là kết hợp phần mềm quản lý mua hàng. 

Giao tiếp kém dẫn đến việc phê duyệt bị chậm trễ hoặc thiếu sót 

Giao tiếp kém có thể dẫn đến việc phê duyệt chậm trễ hoặc thiếu sót. Hãy tưởng tượng một yêu cầu khẩn cấp cần được phê duyệt trong vòng năm giờ để kịp thời giao hàng. Mọi thứ đã được nhân viên chuẩn bị sẵn sàng: mặt hàng đã được tìm nguồn, nhà cung cấp đã đồng ý với các điều khoản thanh toán và chiết khấu, và giao dịch hoàn toàn phù hợp với ngân sách. 

Tuy nhiên, việc phê duyệt bị trễ vì người phụ trách/ lãnh đạo không kịp xử lý, khiến việc mua hàng bị đình trệ. 

Nguyên nhân chủ yếu là do không liên lạc kịp thời, không thông báo kịp. Sự chậm trễ này không chỉ gây khó khăn cho nhóm mua hàng mà còn ảnh hưởng đến chi phí, đội ngũ tài chính, và làm suy giảm mối quan hệ với nhà cung cấp, khiến việc đàm phán sau này trở nên khó khăn hơn. Và điều này có thể được giải quyết bằng phần mềm quản lý mua hàng với chức năng tự động hoá.

Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng đặt ra một số thách thức cho các công ty, chủ yếu là do tính phức tạp của việc quản lý nhiều hợp đồng khác nhau giữa các nhà cung cấp, phòng ban và khu vực khác nhau.

Vì mỗi hợp đồng đều có các điều khoản, điều kiện và ngày gia hạn riêng nên việc quản lý khối lượng và sự đa dạng của các hợp đồng với nhà cung cấp có thể trở nên quá sức nếu không có một hệ thống tập trung, lưu trữ thông tin tại một chỗ. Hơn nữa, hợp đồng thường bao gồm các điều khoản pháp lý và thương mại phức tạp, có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hàng hóa hoặc dịch vụ được mua sắm.

Do đó, quản lý hợp đồng mua bán hàng hoá kém làm tăng nguy cơ không tuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng, có khả năng dẫn đến

  • Thiếu khả năng hiển thị và kiểm soát các hợp đồng,
  • Bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí, đàm phán lại hoặc các dịch vụ có giá trị gia tăng và
  • Tranh chấp, hình phạt và trách nhiệm pháp lý.

Sử dụng tự động hóa để giảm thiểu lỗi

Để tự động hoá được quy trình mua hàng, các doanh nghiệp sẽ cần phải có một mô hình tự động cũng như một phần mềm quản lý mua hàng. Phần mềm quản lý mua hàng tự động hóa các tác vụ và quy trình công việc trong suốt quá trình mua sắm. Tự động hóa có thể tăng hiệu quả bằng cách tự động hóa các tác vụ trong quy trình đánh giá mà trước đây phải được hoàn thành thủ công, chẳng hạn như tải biểu mẫu yêu cầu lên hệ thống, phân phối hợp đồng và xác nhận đơn hàng.

Có một lượng lớn công việc hành chính liên quan đến quy trình mua sắm, do đó, nhân viên không phải lặp lại các tác vụ này có nghĩa là họ có thể tập trung vào các tác vụ tạo thêm giá trị khác. Khi có công việc cần giải quyết thì, dù lãnh đạo ở xa có thể phê duyệt thông qua chữ ký số nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi.

Áp dụng tự động hóa trong quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp loại bỏ hàng trăm email và bảng tính thủ công, từ đó chấm dứt tình trạng thông tin bị chia cắt và tạo điều kiện cho sự cộng tác hiệu quả giữa các nhóm.

Hệ thống tự động hóa rút ngắn đáng kể chu kỳ phê duyệt và toàn bộ quy trình mua hàng—các nghiên cứu chỉ ra rằng thời gian xử lý có thể giảm tới 70%—đồng thời loại bỏ lỗi của con người, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên qua việc tự động hóa các tác vụ thủ công, tăng cường sự minh bạch và ngăn chặn hiện tượng mua hàng đen.

Tự động hoá quy trình mua hàng với các công cụ, phần mềm quản lý mua hàng hiện đại

Tham gia vào các giải pháp mua sắm điện tử

eProcurement là việc sử dụng các hệ thống phần mềm giúp bạn thực hiện các hoạt động mua sắm, trong đó ‘e’ là viết tắt của electronic (điện tử). Sử dụng công nghệ để hỗ trợ và tự động hóa các quy trình mua sắm của bạn mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn và hợp lý hóa những quy trình thủ công trước đây.

Việc triển khai các công cụ và giải pháp eProcurement như hệ thống đấu thầu điện tử giúp giảm thiểu thời gian, chi phí và lỗi trong toàn bộ quá trình mua hàng cũng như các hoạt động ‘’mua hàng đen’’. Hơn nữa, các nền tảng E-Procurement hỗ trợ tự động hóa các tác vụ đơn điệu như yêu cầu mua hàng, lộ trình phê duyệt, đăng ký nhà cung cấp và quản lý hợp đồng.

Bởi vậy nên con số các doanh nghiệp sử dụng e- procurement lên đến 91% từ Amazon Business từ nghiên cứu năm 2022.

Một lợi ích lớn của việc chuyển sang mua sắm điện tử là số hóa tất cả các tài liệu, giúp đơn giản hóa quy trình và tăng tốc, đảm bảo quyền truy cập thời gian thực vào tất cả các cơ hội tiềm năng; đồng thời khuyến khích phương pháp phân tích dữ liệu dẫn đến việc ra quyết định sáng suốt hơn và đánh giá nhà cung cấp, nguồn lực hoặc thậm chí là cơ hội.

Xây dựng bảng dữ liệu thông qua phần mềm quản lý mua hàng

Excel trên máy tính để bàn có giới hạn hàng là 1.048.576 hàng và giới hạn cột là 16.384 cột. Giới hạn hàng của Excel tồn tại vì Excel trên máy tính để bàn chạy cục bộ trên máy tính của người dùng và bị giới hạn ở tài nguyên bộ nhớ (RAM) và tính toán (CPU) trên máy tính. Nhưng khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng sẽ không còn bị giới hạn nữa bởi khả năng mở rộng của nó.

Xây dựng bảng dữ liệu giúp nhà quản lý dễ dàng truy cập thông tin chuỗi cung ứng theo thời gian thực, với định dạng dễ hiểu. Điều này giảm thiểu sự nhầm lẫn và tránh những trao đổi không cần thiết khi nhiều phòng ban cố gắng kết nối dữ liệu với nhau.

Với bảng dữ liệu rõ ràng, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác chi tiêu so với ngân sách, biến động giá của sản phẩm và dịch vụ, cũng như hiệu suất của nhà cung cấp. Nhờ đó, quá trình nguồn cung ứng trở nên linh hoạt hơn.

Hơn nữa, dữ liệu thời gian thực dễ hiểu giúp việc hợp tác trở nên đơn giản hơn. Cuối cùng, bảng dữ liệu này giúp tổ chức thực hiện quy trình mua hàng một cách chiến lược và hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, nâng cao hiệu suất mỗi quy trình lên đến 30%

Là giải pháp dựa trên đám mây được thiết kế để hợp lý hóa hoạt động, tự động hóa các tác vụ và tập trung hóa các quy trình mua hàng. Nó cho phép theo dõi chiết khấu, giám sát chi phí của công ty và tăng cường tính minh bạch của dòng tiền. Nó cũng cung cấp phân tích và báo cáo để lập kế hoạch mua sắm chiến lược.

Các tính năng chính:

  • Đơn giản hóa việc phê duyệt bằng cách cho phép người dùng phê duyệt từ bất kỳ thiết bị nào qua email. 
  • Đẩy nhanh quá trình phê duyệt hóa đơn với các cảnh báo kịp thời và kiểm tra tự động. Kết nối hóa đơn với hợp đồng, lệnh mua và phiếu nhập dịch vụ trong một bảng điều khiển duy nhất
  • Cảnh báo thông minh cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về trạng thái của đơn đặt hàng và hóa đơn để các bên liên quan được thông báo
  • Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo, phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng mua và chuyển đơn đặt hàng từ các sàn TMĐT
  • Kết nối với nhiều ERP và công cụ kinh doanh  API 
  • Đảm bảo an ninh dữ liệu thông qua Đăng nhập một lần (SSO) và xác thực 2 yếu tố
  • Cung cấp giao diện trực quan và hướng dẫn từ người quản lý thành công khách hàng tận tâm bất cứ khi nào cần

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft

Xu hướng công nghệ trong quy trình mua hàng

Công cụ tự động hóa

Ngoài phần mềm quản lý mua hàng, các công cụ tự động hóa cụ thể ngày càng được sử dụng để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại trong quy trình mua sắm, sử dụng các công nghệ như Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).

Ví dụ bao gồm nhập dữ liệu tự động, đối chiếu ba chiều các tài liệu, đưa nhà cung cấp lên tàu và nhắc nhở gia hạn hợp đồng hoặc đánh giá hiệu suất. Tự động hóa các tác vụ này giải phóng nhân viên mua sắm để tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn, chẳng hạn như quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và tối ưu hóa chi phí.

Phân tích dữ liệu

Các công cụ phân tích dữ liệu đang cách mạng hóa các quyết định mua hàng bằng cách xử lý lượng lớn dữ liệu để cung cấp những thông tin chi tiết có giá trị, chẳng hạn như phân tích chi tiêu, số liệu hiệu suất của nhà cung cấp, chuẩn mực giá, dự báo nhu cầu và phân tích rủi ro.

Các công cụ này thường sử dụng thuật toán học máy để phát hiện các bất thường, dự đoán xu hướng và đề xuất các chiến lược mua hàng tối ưu. Bằng cách tận dụng những thông tin chi tiết này, các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn, đàm phán hợp đồng tốt hơn và chủ động giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng.

Công nghệ AI trong quy trình mua hàng 

Trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng được tích hợp vào quy trình mua sắm, nâng cao khả năng ra quyết định, tự động hóa các tác vụ phức tạp và cung cấp thông tin chi tiết mang tính dự đoán. Các ứng dụng AI trong mua sắm bao gồm chatbot để yêu cầu nhà cung cấp, phân tích chi tiêu do AI hỗ trợ, phân tích dự đoán để dự báo nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp được AI hỗ trợ và Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để phân tích hợp đồng. 

Các công nghệ này cải thiện đáng kể hiệu quả mua sắm và ra quyết định. Khi AI phát triển, các chuyên gia mua sắm sẽ tập trung nhiều hơn vào việc giải thích dữ liệu, phát triển chiến lược và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, mang lại cho các tổ chức lợi thế cạnh tranh thông qua hiệu quả được cải thiện và tương tác với nhà cung cấp mang tính chiến lược hơn.

Với các xu hướng công nghệ trong tương lại, các nhà quản trị cần phải nắm bắt để có thể ứng dụng để quản lý quy trình mua hàng, tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường cũng hơn tối ưu hoá chi phí mua hàng.

Cải thiện quy trình mua hàng doanh nghiệp với các biện pháp sau:

Lập sơ đồ quy trình mua hàng, luồng mua hàng

Lập sơ đồ quy trình mua hàng kinh doanh là cách lý tưởng để một tổ chức hiểu được các quy trình kinh doanh của mình . Nó cho phép một doanh nghiệp trực quan thấy được quy trình thực tế của mình và có thể giúp xác định các lĩnh vực kinh doanh cần đầu tư, sửa đổi hoặc tự động hóa thêm.

Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức và là giai đoạn giao dịch của quy trình mua hàng. Luồng quy trình mua hàng sẽ khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp và việc lập bản đồ luồng quy trình mua sắm chính xác của bạn sẽ giúp cải thiện hiệu suất của công ty và hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày.

Chọn mô hình mua hàng kinh doanh theo yêu cầu kinh doanh của bạn

Mô hình mua hàng là một nhóm các quy trình mà một công ty hoặc tổ chức tuân theo khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Các mô hình mua sắm cũng chỉ định các cấp độ phân cấp mua sắm, kiểm soát và ra quyết định. Các điểm tinh tế của mô hình mua sắm thường cụ thể cho từng công ty và ngành mà công ty đó hoạt động.

Nhiều phòng ban và bộ phận tồn tại trong các tập đoàn lớn và chúng có thể hoặc không thể trải rộng ra ngoài ranh giới địa lý. Các lựa chọn quản lý có thể được thực hiện theo cách tập trung hoặc phi tập trung. Việc kiểm soát quy trình mua hàng có thể được phân loại bằng cách sử dụng các mô hình mua sắm.

Có ba loại mô hình: cục bộ, trung tâm và kết hợp. Một số doanh nghiệp sử dụng chiến lược mua sắm kết hợp kết hợp mua sắm cục bộ và trung tâm. Một số giao dịch mua được tập trung theo cách sắp xếp này, trong khi một số khác được thực hiện tại địa phương.

Cách tiếp cận này kết hợp các tính năng tốt nhất của cả hai mô hình, mang lại cho các phòng ban địa phương một thước đo về quyền tự chủ trong khi vẫn nằm trong sự quản lý của tổ chức. Nó cũng được gọi là phương pháp mua hàng được chỉ đạo từ trung tâm.

Câu chuyện thành công Walmart

Walmart, gã khổng lồ bán lẻ nổi tiếng với mức giá thấp và danh mục sản phẩm đa dạng, đã phải đối mặt với những thách thức đáng kể về mua sắm vào đầu những năm 2000. Công ty nhận ra rằng họ cần phải cải tổ quy trình mua sắm để duy trì khả năng cạnh tranh trong một thị trường luôn thay đổi.

Một trong những chiến lược chính trong quá trình chuyển mình của Walmart là việc triển khai các giải pháp công nghệ. Công ty đã đầu tư mạnh vào việc phát triển các hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến, phần mềm quản lý mua hàng và tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về xu hướng bán hàng và mức tồn kho. Điều này cho phép họ tối ưu hóa mức tồn kho, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt và cuối cùng là cải thiện hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng của mình.

Một trong những chiến lược khác mà Walmart triển khai là tập trung vào mối quan hệ với nhà cung cấp. Họ nhận ra rằng việc xây dựng mối quan hệ đối tác chặt chẽ với các nhà cung cấp của mình không chỉ đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định mà còn cho phép họ đàm phán các điều khoản giá tốt hơn. Bằng cách hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp và chia sẻ thông tin về nhu cầu của khách hàng, Walmart đã có thể hợp lý hóa hoạt động mua sắm và giảm chi phí.

Hơn nữa, tính bền vững đã trở thành trọng tâm cốt lõi của Walmart trong quá trình chuyển đổi mua hàng. Công ty đã nỗ lực tìm nguồn cung ứng sản phẩm từ các nhà cung cấp bền vững, những người tuân thủ các hoạt động đạo đức và giảm tác động đến môi trường. Điều này không chỉ phù hợp với sở thích thay đổi của người tiêu dùng mà còn nâng cao danh tiếng của thương hiệu.

Sự chuyển đổi mua sắm thành công của Walmart phần lớn là nhờ cam kết đổi mới và cải tiến liên tục của họ. Bằng cách tận dụng các giải pháp công nghệ và áp dụng các hoạt động bền vững, họ đã có thể vượt qua những thách thức và đạt được những kết quả đáng chú ý như giảm thiểu được 25% số lượng giấy tờ, giảm thiểu thời gian làm thủ công và đạt được lợi nhuận đáng kể.

Các câu hỏi thường gặp:

Quy trình mua hàng kỹ thuật số so với truyền thống khác nhau như thế nào?

Quy trình mua hàng kỹ thuật sốQuy trình mua hàng truyền thống
Thời gian thực hiện cho phép so sánh mua sắm tốt hơn và cho phép truy cập vào nhiều thông tin về giá hơn. Thời gian thực hiện nhanh nhờ quy trình tự độngđòi hỏi nhiều lao động và yêu cầu đầu vào thủ công từ nhiều bên liên quan. Điều này có thể dẫn đến tăng chi phí và thời gian xử lý chậm hơn.
Sự minh bạchHệ thống mua sắm kỹ thuật số cung cấp cho các tổ chức khả năng hiển thị tốt hơn về quy trình mua sắm của họ. Có đủ lịch sử giao dịch, các hợp đồng mua hàng, kế hoạch mua hàng,….Các phương pháp mua sắm truyền thống có thể thiếu khả năng hiển thị trong quá trình mua sắm. Điều này có thể dẫn đến tình trạng kém hiệu quả và các vấn đề về tuân thủ.
Quyền truy cập thông tinHệ thống mua sắm kỹ thuật số cho phép cộng tác tốt hơn giữa người mua, nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Các phương pháp mua sắm truyền thống có thể hạn chế quyền truy cập vào thông tin giá cả và các dữ liệu quan trọng khác bởi được lưu trữ trên giấy tờ

Các bước trong quy trình mua hàng bao gồm?

Quy trình mua sắm của doanh nghiệp thường bao gồm 9 bước chính:

  • Xác định nhu cầu: Doanh nghiệp cần xác định các yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ.
  • Gửi yêu cầu mua hàng: Nhân viên hoặc nhóm đưa ra yêu cầu mua hàng chính thức, thông báo các thông số kỹ thuật.
  • Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Nhóm mua hàng đánh giá các nhà cung cấp qua yêu cầu báo giá (RFQ) và các yếu tố như chất lượng, uy tín.
  • Thương lượng giá và điều khoản: Đàm phán các điều khoản hợp đồng và giá cả với nhà cung cấp.
  • Tạo đơn đặt hàng: Hoàn thiện đơn đặt hàng (PO) và gửi cho nhà cung cấp.
  • Nhận và kiểm tra hàng hóa: Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa đã nhận.
  • Ghép nối ba chiều: Đối chiếu giữa lệnh mua, biên lai và hóa đơn để đảm bảo tính chính xác.
  • Phê duyệt hóa đơn và thanh toán: Chấp thuận hóa đơn và thực hiện thanh toán sau khi kiểm tra đối chiếu.
  • Lưu giữ hồ sơ: Lưu trữ toàn bộ hồ sơ mua sắm để phục vụ kiểm toán và các mục đích khác.

Ví dụ quy trình mua hàng của công ty Vinamilk?

quy-trinh-mua-hang

Bước 1: Dự báo nhu cầu và lập phiếu mua hàng
Vinamilk dự báo nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên số liệu thị trường, xu hướng tiêu thụ và ý kiến từ ban lãnh đạo, nhà phân phối, khách hàng. Sau khi có dự báo, công ty đối chiếu với ngân sách, lập phiếu mua hàng có đầy đủ chữ ký trước khi gửi bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra mức tồn kho, khả năng tiếp nhận hàng và liên hệ nhà cung cấp.

Bước 2: Lựa chọn và liên hệ nhà cung cấp

Thu thập thông tin nhà cung cấp từ báo chí, triển lãm, đối tác, v.v. Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu cho các loại nguyên vật liệu:

  • Lập tiêu chí đánh giá, bao gồm: chất lượng, khả năng cung ứng, giá cả, hỗ trợ kỹ thuật, tuân thủ quy định, tính bền vững.
  • Đánh giá nhà cung cấp, dựa trên tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9001:2015, FSSC 22000, BRC,…).
  • Lập danh sách nhà cung cấp chính thức và lưu hồ sơ đánh giá.

Bước 3: Đề nghị nhập hàng và kiểm hàng

Bộ phận liên quan lập phiếu đề nghị nhập hàng, ghi rõ loại hàng, số lượng, yêu cầu kỹ thuật.
Kiểm tra khi hàng đến: kiểm tra sơ bộ, sau đó kiểm tra chi tiết số lượng và chất lượng theo hợp đồng. Đối với sữa tươi từ nông dân: kiểm tra tỷ lệ chất khô, béo, vi sinh. Áp dụng kiểm tra kháng sinh, đường pha trộn, nước pha loãng để đảm bảo chất lượng.

Bước 4: Hợp đồng và đơn hàng đặt mua

Bộ phận mua hàng soạn thảo hợp đồng với các điều khoản về số lượng, giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng,… Ký kết hợp đồng với sự tư vấn của luật sư để đảm bảo quyền lợi.

Bước 5: Nhập kho và quản lý

Bộ phận điều phối lên kế hoạch nhập kho, sắp xếp vị trí nguyên vật liệu để tránh ùn tắc. Ứng dụng hệ thống quản lý kho giúp xác định vị trí hàng hóa nhanh chóng. Sử dụng phương pháp FIFO (Nhập trước – Xuất trước) để tránh nguyên liệu hết hạn. Kết hợp mô hình EOQ (Economic Order Quantity) để tối ưu lượng hàng nhập.

Bước 6: Thanh toán và đánh giá hiệu suất

Thanh toán:

  • Đối với sữa nội địa: thanh toán trực tiếp cho nông dân.
  • Đối với nguyên liệu khác: thanh toán qua ngân hàng hoặc tiền mặt.

Đánh giá hiệu suất:

  • Chất lượng nguyên liệu: đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng.
  • Số lượng hàng nhập: dựa vào dự báo, hệ thống thông tin để tối ưu lượng hàng.

Giá cả: nguyên liệu sữa chiếm 20-25% giá thành sản phẩm, Vinamilk tự chủ chuỗi cung ứng với 14 trang trại bò sữa và nhà máy đường để giảm phụ thuộc vào thị trường.

 

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây

TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.

TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.

TacaSoft,

 

Kho phần mềm
Công nghệ
Câu chuyện thành công
Subscribe
Thông báo cho
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Bài viết liên quan

youtube
Xây dựng và triển khai hệ thống Báo cáo quản trị doanh nghiệp - Trải nghiệm Demo phần mềm Power Bi

    Đăng ký tư vấn
    Nhận ngay những bài viết giá trị qua email đầu tiên
    Icon

      error: Content is protected !!
      0
      Would love your thoughts, please comment.x