Đưa ra cách tính chi phí mua hàng cho một sản phẩm có thể là một nhiệm vụ cần sự nhanh chóng và chính xác cao cho mỗi doanh nghiệp. Cách tính chi phí mua hàng có cần sự chính xác bởi giá của một sản phẩm có thể ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của kế hoạch mua hàng, sự trôi chảy của quy trình mua hàng,..đôi khi còn ảnh hưởng đến pháp lý của hợp đồng mua bán hàng hoá.
Tuy nhiên, bằng cách hiểu và cân nhắc các tính chi phí mua hàng, các doanh nghiệp có thể đặt giá mua cho sản phẩm của mình theo cách mà mức giá đó tối đa hóa lợi nhuận đồng thời cũng hấp dẫn đối với thị trường mục tiêu của họ. Một công cụ quan trọng có thể giúp thực hiện nhiệm vụ này là phần mềm quản lý chi phí và tự động hoá định giá.
Sau đây là một số thách thức cũng như biện pháp tốt nhất cho doanh nghiệp có thể áp dụng để tính giá mua tối ưu cho sản phẩm của mình.
Để tính toán chi phí mua hàng, doanh nghiệp cần xác định tổng các chi phí liên quan và phân bổ chúng vào giá trị hàng hóa nhập kho. Việc phân bổ này có thể được thực hiện theo hai tiêu thức chính:
Phân bổ theo tiêu thức trị giá hàng mua
Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá hàng mua có độ chính xác cao, nhưng tính toán phức tạp đối với số lượng nhập suất lớn.
Theo tiêu thức số lượng hàng mua:
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng nhập kho được tính bằng công thức:
Phương pháp phân bổ chi phí dựa trên “số lượng” thường kém chính xác hơn so với phương pháp dựa trên “giá trị”. Tuy nhiên, tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp, việc lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý chi phí.
Mặc dù cách tính toán chi phí mua hàng chính xác là rất quan trọng, nhưng vẫn có những sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp nên biết và tránh.
Tính toán chi phí mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp. Nó giúp các tổ chức hiểu được chi phí thực sự phát sinh trong quá trình mua sắm và cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt. Tuy nhiên, có một số cạm bẫy mà các doanh nghiệp thường mắc phải, dẫn đến tính toán không chính xác và hậu quả có thể gây hại.
Một lỗi thường gặp là bỏ qua chi phí gián tiếp trong tính toán chi phí mua sắm. Chi phí gián tiếp là chi phí không liên quan trực tiếp đến một giao dịch mua cụ thể nhưng vẫn phát sinh trong quá trình mua sắm. Các chi phí này có thể bao gồm chi phí hành chính, chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho và thậm chí là chi phí duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.
Ví dụ, không tính đến chi phí vận chuyển hàng mua có thể dẫn đến việc ước tính thấp tổng chi phí mua hàng từ nhà cung cấp ở xa. Tương tự như vậy, việc không tính đến chi phí lưu kho, chi phí mua hàng tồn kho có thể dẫn đến những chi phí không lường trước được sau này. Điều này đặc biệt đúng nếu hàng hóa cần được lưu kho trong thời gian dài trước khi sử dụng.
Chỉ tập trung vào chi phí trực tiếp, chẳng hạn như giá mua hàng hóa hoặc dịch vụ, có thể dẫn đến việc trình bày không chính xác tổng chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Việc xem xét chi phí gián tiếp là điều cần thiết để phân tích toàn diện chi phí thực tế của quy trình mua hàng. Một số nghiên cứu cho thấy 9 trong số 10 dự án quy mô lớn đều bị vượt dự toán, nhiều dự án trong số đó lên tới 50% hoặc hơn.
Một trong những ví dụ phổ biến nhất về tình trạng vượt dự toán là Đường hầm eo biển Manche. Chi phí cho Đường hầm eo biển Manche nối liền Vương quốc Anh và Pháp vượt quá 80% chi phí cho việc xây dựng và 140% cho vấn đề tài chính do bỏ qua các chi phí như đi lại, vận chuyển, trông coi nguyên vật liệu.
Một sai lầm khác là phân bổ sai chi phí. Phân bổ đúng đảm bảo rằng mỗi lần mua hàng được phân bổ đúng chi phí, cho phép tính toán chi phí chính xác. Không phân bổ chi phí chính xác có thể làm sai lệch các phép tính và cung cấp thông tin sai lệch, dẫn đến việc ra quyết định kém.
Ví dụ, nếu chi phí liên quan đến một giao dịch mua cụ thể được phân bổ cho phòng ban hoặc dự án không đúng, điều này có thể làm sai lệch phân tích chi phí tổng thể. Điều này có thể dẫn đến lập ngân sách không chính xác, phân bổ nguồn lực không hiệu quả và cuối cùng ảnh hưởng đến lợi nhuận của tổ chức. Do đó, điều quan trọng là phải thiết lập một hệ thống hay một phần mềm quản lý chi phí để phân bổ chi phí mạnh mẽ, đảm bảo rằng chi phí được phân bổ chính xác cho các giao dịch mua có liên quan.
Hơn nữa, việc phân bổ sai chi phí cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý. Trong một số ngành, có những quy định nghiêm ngặt về phân bổ chi phí và việc không tuân thủ có thể dẫn đến hình phạt và hậu quả pháp lý. Do đó, các doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các thông lệ phân bổ chi phí hợp lý để tránh mọi rắc rối pháp lý.
Lỗi thủ công của con người trong quá trình tính chi phí mua hàng có thể dẫn đến nhiều sai sót nghiêm trọng. Các lỗi phổ biến bao gồm nhập liệu không chính xác, nhầm lẫn trong đơn vị đo lường, và không kịp thời cập nhật giá cả từ nhà cung cấp, gây ra sự sai lệch trong tính toán chi phí.
Ngoài ra, việc bỏ sót các khoản chi phí phát sinh, sử dụng công thức tính toán không phù hợp, và phân loại chi phí không chính xác đều có thể làm giảm độ tin cậy của dữ liệu tài chính. Những sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến việc theo dõi chi phí mà còn làm sai lệch kết quả phân tích tài chính, dẫn đến quyết định kinh doanh không hiệu quả.
Các lỗi trong cách tính chi phí mua hàng, đặc biệt là các sai sót thủ công, có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, từ việc làm lệch thông tin tài chính đến quyết định kinh doanh sai lầm.
Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng phát triển, những thách thức này không còn là vấn đề nan giải. Khi xu hướng công nghệ nổi lên, đã có nhiều công cụ kỹ thuật ra đời và các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng các phần mềm, hệ thống thông tin để nâng cao độ chính xác trong cách tính chi phí mua hàng.
Việc tạo cơ sở dữ liệu để tính chi phí mua hàng chính xác là một quá trình thiết kế hệ thống thông tin nhằm tổ chức và lưu trữ dữ liệu liên quan đến quy trình mua sắm một cách chi tiết và khoa học.
Cơ sở dữ liệu này phải đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp, sản phẩm, đơn hàng, và các chi phí liên quan như vận chuyển, thuế, hoặc chi phí lưu kho. Các doanh nghiệp có thể thực hiện các cách sau để cơ sở dữ liệu chi phí chứa được nhiều thông tin hơn và thông tin chuẩn hơn, nâng cao độ chính xác của cách tính chi phí:
Di chuyển lên đám mây: Hệ thống quản lý dữ liệu dựa trên đám mây có thể cung cấp khả năng mở rộng và khả năng quản lý vượt trội hơn hệ thống tại chỗ, với tổng chi phí thấp hơn, cùng với các lợi thế về khả năng phục hồi, kết nối, bảo mật và dịch vụ quản lý tốt hơn. Đám mây cũng có khả năng giảm chi phí nhân sự cho quản lý cơ sở hạ tầng.
Theo Zippia, 94% công ty trên toàn thế giới đang áp dụng điện toán đám mây để quản lý dữ liệu. Bên cạnh việc bảo mật được nâng cao, đa số các công ty cho biết tỷ lệ lỗi trong quản lý chi phí được cải thiện nhờ đối chiếu được dữ liệu chi tiêu.
Đánh giá cơ sở dữ liệu nguồn mở: Sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu nguồn mở hàng đầu có thể mang lại nhiều lợi thế, bao gồm cộng đồng nhà phát triển lớn và đa dạng; độ tin cậy; hệ sinh thái rộng lớn các công cụ và phần mềm; khả năng tùy chỉnh phần mềm; và tất nhiên là chi phí cấp phép phần mềm thấp hơn. Việc nguồn mở có làm giảm tổng chi phí của bạn hay không đòi hỏi phải phân tích tài chính cẩn thận. Các dịch vụ đám mây được quản lý dựa trên phần mềm nguồn mở cung cấp một tùy chọn khác để khai thác những lợi thế này.
Biến động giá cả có thể xảy ra với vật liệu do xu hướng thị trường hiện tại hoặc các vấn đề cung cầu đơn giản. Có khả năng sẽ có rủi ro liên quan ở đây tùy thuộc vào loại vật liệu bạn sẽ sử dụng. Sự khan hiếm của một số vật liệu nhất định cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí.
Bằng cách cập nhật thường xuyên những thông tin này vào quy trình tính chi phí, doanh nghiệp có thể đưa ra các dự báo chi phí sát với thực tế hơn, tránh được các sai lệch do sự thay đổi không lường trước. Điều này không chỉ giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả mà còn tối ưu hóa các quyết định mua sắm, đảm bảo sự ổn định và bền vững trong hoạt động kinh doanh.
Các nhà quản trị có thể sử dụng các công cụ dự báo dựa trên công nghệ hiện đại như AI, phân tích dự đoán. Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy việc sử dụng AI có thể giảm 50% lỗi dự báo và giảm tới 65% doanh số bị mất do thiếu dữ liệu chi phí hàng tồn kho. Dự đoán càng chính xác, càng giúp hoạch định chi phí dễ dàng hơn.
Công cụ phân tích dữ liệu và trí tuệ kinh doanh :
Các công cụ phân tích dữ liệu và trí tuệ kinh doanh cho phép các doanh nghiệp phân tích khối lượng lớn dữ liệu lịch sử và thời gian thực để xác định các mô hình, xu hướng và thông tin chi tiết có thể cung cấp thông tin cho dự báo chi phí.
Bằng cách tận dụng các công cụ này, các doanh nghiệp có thể hiểu sâu hơn về các yếu tố thúc đẩy chi phí , xác định các lĩnh vực có cơ hội tiết kiệm chi phí và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Các công cụ phân tích dữ liệu và trí tuệ kinh doanh phổ biến bao gồm Tableau, Power BI và Google Analytics.
Ứng dụng theo dõi chi phí di động
Ứng dụng theo dõi chi phí di động cho phép nhân viên ghi lại biên lai, theo dõi chi phí và gửi yêu cầu hoàn trả khi đang di chuyển. Các ứng dụng này thường tích hợp với hệ thống kế toán, cung cấp dữ liệu chi phí theo thời gian thực để dự báo chính xác. Bằng cách trao quyền cho nhân viên bằng ứng dụng theo dõi chi phí di động, doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng hiển thị và độ chính xác của chi phí.
Công cụ trực quan hóa dữ liệu : Một công cụ có giá trị khác để dự báo biên lợi nhuận là phần mềm trực quan hóa dữ liệu. Các công cụ này giúp doanh nghiệp trực quan hóa dữ liệu tài chính theo cách trực quan và dễ hiểu hơn.
Ví dụ, các công cụ như Tableau, Power BI và google Data studio có thể chuyển đổi thông tin tài chính phức tạp thành biểu đồ, đồ thị và bảng thông tin tương tác. Bằng cách trực quan hóa xu hướng và mô hình biên lợi nhuận , doanh nghiệp có thể xác định các yếu tố tác động đến lợi nhuận và đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp.
Phần mềm quản lý chi phí, phần mềm quản lý mua hàng :
Phần mềm quản lý chi phí, phần mềm quản lý mua hàng được thiết kế để tự động hóa và hợp lý hóa quy trình ước tính chi phí cho nhiều dự án hoặc sản phẩm khác nhau . Các công cụ này sử dụng dữ liệu lịch sử, chuẩn mực của ngành và các yếu tố liên quan khác để tạo ra ước tính chi phí chính xác . Bằng cách loại bỏ các tính toán thủ công và lỗi của con người, phần mềm quản lý chi phí có thể cải thiện đáng kể độ chính xác của kết quả chi phí mua hàng.
Điển hình như, công ty quan hệ công chúng Tipton Communications đã tiết kiệm được 10% cho giờ làm việc tính phí bằng cách chuyển quản lý dự án và chi phí sang phần mềm quản lý chi phí, mua hàng. Dan Tipton, chủ tịch kiêm giám đốc điều hành của công ty cho biết: “Tôi ước tính rằng, trước khi áp dụng phần mềm quản lý chi phí, mua hàng, chúng tôi đã mất khoảng 5% đến 10% số giờ làm việc được tính phí vào hoạt động quản lý dự án không cần thiết: theo dõi tình trạng dự án , yêu cầu mọi người điền biểu mẫu, tìm kiếm tài liệu, v.v
Tự động tính toán chi phí vận hành
Phần mềm quản lý chi phí mua hàng TacaSoft cho phép tính toán chi phí mua hàng một cách linh động theo giờ hoặc theo chi phí định mức trên từng công đoạn hoặc cả hai. Trên năng lực nhà cung cấp hoặc hoạt động sản xuất bạn có thể chọn loại chi phí và nhập đơn giá tương ứng.
Trong quá trình vận hành, bộ phận sản xuất ghi nhận số giờ thực tế sản xuất hoặc số lượng thành phẩm sản xuất thực tế. Từ đó, hệ thống nhân chúng với đơn giá tương ứng để tính toán tự động chi phí vận hành vào giá thành sản phẩm.
Tập hợp chi phí cần phân bổ
Theo dõi chi phí cần phân bổ vào giá thành sản phẩm là một công việc phức tạp, có nhiều loại chi phí cần phân bổ và thông tin của chúng cần tập hợp từ những phòng ban khác nhau. Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu dùng chung (Nhiên liệu, bao bì…), chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí mua ngoài khác (Tiền điện, tiền nước phục vụ sản xuất)…
Đặc biệt, Phần mềm quản lý chi phí cho phép bạn tập hợp các chi phí này lại trên một giao diện, theo từng khoảng thời gian để bạn biết các chi phí nào cần thực hiện phân bổ, đã phân bổ được bao nhiêu và còn lại bao nhiêu. Tránh trường hợp phân bổ cho 1 mặt hàng quá nhiều.
Cập nhật chi phí theo thời gian thực
Phần mềm quản lý chi phí TacaSoft tích hợp với các nguồn dữ liệu liên quan như hệ thống quản lý hàng tồn kho, mua hàng và dữ liệu nguồn nhân lực. Bằng cách nắm bắt các cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, nó đảm bảo rằng chi phí sản xuất phản ánh thông tin mới nhất, bao gồm những thay đổi về giá nguyên vật liệu, tỷ lệ lao động hoặc các yếu tố chi phí khác.
Báo cáo giá thành sản phẩm
Thực hiện tính toán và tổng hợp chi phí vào báo cáo giá thành với giao diện trực quan, dễ nhìn. Dữ liệu được trình bày từ cái nhìn tổng quát đến chi tiết, giúp bạn dễ dàng theo dõi và truy vết từng số liệu nhỏ nhất. Đặc biệt, bạn có thể tuỳ chỉnh các báo cáo sao cho dễ nhìn và hình dung.
Dễ sử dụng
Bảng khảo sát số lượng và bảng giá được tích hợp vào giao diện chương trình để mang đến cho bạn trải nghiệm làm việc độc đáo; giống như trải nghiệm mà bạn đã quen khi làm việc trên giấy.
Mở nhiều tài liệu cùng lúc, chẳng hạn như bảng giá hoặc sổ giá, sắp xếp chúng trên màn hình và giống như cách bạn làm trên bàn làm việc.
Làm việc trực quan với các thao tác kéo & thả cho phép bạn sao chép hiệu quả mọi loại dữ liệu khảo sát số lượng từ tài liệu này sang tài liệu khác, giúp giảm đáng kể thời gian cần thiết để học cách sử dụng
Chi phí mua sắm có thể được chia thành hai thành phần chính: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp
Chi phí trực tiếp là chi phí có thể được quy trực tiếp cho việc mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Những chi phí này thường bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí đóng gói và bất kỳ khoản thuế hoặc nghĩa vụ nào phát sinh trong quá trình nhập khẩu.
Khi nói đến giá mua, điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố như chiết khấu theo số lượng, giá theo khối lượng và chiết khấu đã thương lượng. Chi phí vận chuyển có thể thay đổi tùy thuộc vào khoảng cách giữa nhà cung cấp và người mua, phương thức vận chuyển đã chọn và bất kỳ dịch vụ bổ sung nào được yêu cầu, chẳng hạn như bảo hiểm hoặc theo dõi.
Chi phí đóng gói có thể bao gồm vật liệu, nhân công và bất kỳ bao bì chuyên dụng nào cần thiết để đảm bảo giao hàng an toàn. Thuế và nghĩa vụ phát sinh trong quá trình nhập khẩu có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí mua sắm và điều cần thiết là phải hiểu các quy định hiện hành và tính toán chính xác các chi phí này.
Chi phí gián tiếp
Chi phí gián tiếp, còn được gọi là chi phí chung, là chi phí hỗ trợ cho hoạt động mua sắm tổng thể nhưng không thể liên kết trực tiếp với các giao dịch mua cụ thể. Các chi phí này bao gồm tiền lương của nhân viên mua sắm, tiền thuê và tiện ích cho các cơ sở mua sắm và các chi phí hành chính khác.
Nhân viên mua sắm đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua sắm, từ việc xác định các nhà cung cấp tiềm năng đến đàm phán hợp đồng và quản lý các mối quan hệ. Mức lương của họ, cùng với bất kỳ chế độ phúc lợi và ưu đãi nào, đều góp phần vào chi phí gián tiếp. Tiền thuê và tiện ích cho các cơ sở mua sắm, chẳng hạn như nhà kho hoặc văn phòng, là cần thiết để lưu trữ và quản lý hàng hóa đã mua.
Đầu tư vào công nghệ và phần mềm cho phép các hoạt động mua sắm hiệu quả, bao gồm các hệ thống mua sắm điện tử, các công cụ quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và phần mềm phân tích dữ liệu. Các chi phí hành chính khác, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng và chương trình đào tạo, cũng nằm trong danh mục chi phí gián tiếp.
Quản lý ngân sách: Cách tính chi phí mua hàng chính xác đảm bảo quản lý ngân sách hiệu quả trong suốt vòng đời của dự án. Nó cho phép các nhà quản lý dự án phân bổ nguồn lực hợp lý, theo dõi chi tiêu và đưa ra quyết định sáng suốt để ngăn ngừa vượt ngân sách.
Phân bổ chi phí mua hàng: Cách tính chi phí mua hàng chính xác giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả, cho phép các nhà quản lý xác định đúng số lượng và loại tài nguyên cần thiết, như nguyên vật liệu, thiết bị và nhân công, đảm bảo tối ưu hóa sử dụng và giảm thiểu lãng phí.
Quản lý rủi ro: Tính chi phí mua hàng chính xác tạo điều kiện cho việc quản lý rủi ro hiệu quả. Bằng cách xem xét các rủi ro tiềm ẩn, người quản lý dự án có thể phát triển các kế hoạch dự phòng và phân bổ nguồn lực phù hợp để giảm thiểu tác động của rủi ro lên chi phí.
Ra quyết định: Tính toán chi phí mua hàng chính xác cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý và bên liên quan để đưa ra quyết định sáng suốt, đánh giá các phương án khác nhau và lựa chọn giải pháp hiệu quả về chi phí.
Niềm tin của bên liên quan: Tính chi phí mua hàng chính xác giúp tăng cường niềm tin của các bên liên quan vào quản lý và điều hành dự án, thúc đẩy sự hỗ trợ và cam kết từ họ.
Cách tính chi phí mua hàng chính xác là nền tảng cho quản lý dự án thành công. Nó giúp tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt, phân bổ nguồn lực hiệu quả và đạt được mục tiêu dự án trong phạm vi ngân sách. Bằng cách áp dụng các thông lệ tốt nhất và sử dụng các công cụ phù hợp, các nhà quản lý dự án có thể nâng cao khả năng tính chi phí và tăng cơ hội thành công.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
