Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các vấn đề như ngân sách không đủ, dự báo sai hay chi phí mua hàng vượt quá mức….nếu như không có một kế hoạch mua hàng hiệu quả. Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp đóng vai trò là xương sống của các quy trình mua hàng hiệu quả, mang lại những lợi thế đáng kể như: giảm chi phí mua hàng, đẩy nhanh quá trình tìm nguồn cung ứng, đàm phán và lập hóa đơn của nhà cung cấp.
Hơn nữa, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng các biện pháp công nghệ để lập cũng như triển khai kế hoạch mua hàng cho hiệu quả hơn.Trong bài viết này, ta sẽ cùng tìm hiểu về các cách thức cũng như các biện pháp công nghệ nào được ứng dụng để nâng cao hiệu quả của kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp.
Trong quá trình lập kế hoạch mua hàng, một trong những vấn đề phổ biến mà nhà quản trị gặp phải là dự báo nhu cầu không chính xác. Điều này thường xuất phát từ việc thu thập dữ liệu một cách thủ công, dẫn đến sai sót hoặc chậm trễ trong cập nhật thông tin. Với 10.000 mục nhập dữ liệu, hệ thống tự động sẽ mắc từ 1 đến 4,1 lỗi, trong khi con người sẽ mắc từ 100 đến 400 lỗi. Càng tỷ lệ sai cao thì việc dự đoán sẽ bị chênh lệch lớn.
Bên cạnh đó, việc không nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn kho cũng khiến doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, ảnh hưởng đến dòng tiền và hiệu suất hoạt động. Do nhà quản trị không nắm bắt được số liệu theo thời gian thực, và lỗi kiểm kê thủ công. Một lỗi kiểm kê thủ công có thể gây ra thiệt hại gấp 2-3 lần cho các quyết định mua hàng của doanh nghiệp
Khi triển khai kế hoạch, doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp truyền thống. Họ thường gặp tình trạng quy trình phê duyệt rườm rà, kéo dài thời gian đặt hàng, làm chậm tiến độ cung ứng nguyên vật liệu hoặc hàng hóa cần thiết. Ngoài ra, do không có hệ thống theo dõi theo thời gian thực, mỗi bộ phận phải mất công lập báo cáo thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót trong quá trình tổng hợp số liệu.
Theo một nghiên cứu của McKinsey, các doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công để lập kế hoạch mua hàng có thể gặp sai số dự báo lên đến 20-30%, làm tăng chi phí tồn kho từ 10-15% so với mức tối ưu. Đồng thời, các công ty chưa ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại thường mất từ 3-7 ngày để hoàn tất một quy trình phê duyệt đơn hàng, trong khi các hệ thống tự động có thể rút ngắn thời gian này xuống chỉ còn vài giờ.
Dữ liệu chính xác là điều cần thiết để thiết lập ngân sách trong kế hoạch mua hàng. Nếu không, nhà quản trị dễ ước tính sai số lượng hàng mua dẫn đến hao tổn ngân sách. Mặc dù vậy nhưng nhưng hơn 80% công ty vẫn dựa vào dữ liệu cũ để ra quyết định. Theo một nghiên cứu của Dimensional Research, gần chín trong số mười công ty báo cáo rằng họ không thể rút ra thông tin chi tiết theo thời gian thực từ các tài liệu của mình để đưa ra quyết định.
Điều này làm cho dự báo nhu cầu và cả dự báo tồn kho trở nên không chính xác, và dẫn đến ước tính ngân sách mua hàng bị chênh lệch sai và gây tổn thất lớn về mặt chi phí cho doanh nghiệp.
Quy trình phê duyệt rườm rà, thủ công cũng là nguyên nhân khiến cho kế hoạch mua hàng bị trì hoãn. Một kế hoạch mua hàng được phê duyệt cần người lãnh đạo, bộ phận mua hàng, bộ phận tài chính trực tiếp ký nhận. Quy trình luân chuyển này làm cho thời gian thực hiện bị kéo dài, đôi khi doanh nghiệp bỏ lỡ mất thời gian tốt nhất để có được giá tốt.
Hơn nữa, trong quá trình triển khai kế hoạch mua hàng, việc kiểm soát tiến độ mua hàng – xác định đơn hàng đang ở giai đoạn nào, đã phê duyệt hay chưa, giao nhận ra sao – thường gặp nhiều trở ngại. Các bộ phận phải gửi báo cáo thủ công theo tuần để cập nhật cho nhà quản lý. Cách làm này không chỉ rườm rà, tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn: nếu có sự cố xảy ra giữa tuần, nhưng đến cuối tuần mới báo cáo, doanh nghiệp có thể không kịp xử lý, gây gián đoạn quy trình mua hàng
Theo một báo cáo của Deloitte, các công ty chưa áp dụng giám sát theo thời gian thực có thể mất từ 24-72 giờ để phát hiện và phản ứng với các sự cố chuỗi cung ứng, trong khi các doanh nghiệp có hệ thống theo dõi tự động có thể rút ngắn thời gian xử lý xuống chỉ còn vài phút đến vài giờ.
Quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của các quy trình quản lý doanh nghiệp đã bắt đầu trong những năm gần đây đã giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu năng khi lập kế hoạch mua hàng thay vì phải mất rất nhiều thời gian thu thập thông tin, tập hợp ý kiến, chờ đợi sự phê duyệt của lãnh đạo như hồi trước. Vì vậy để có thể tối ưu thời gian và quy trình mua hàng, việc sử dụng phần mềm quản lý mua hàng là sự cần thiết để các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch mua hàng hiệu quả mà tiết kiệm thời gian, công sức
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng:
Có được khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho, dự báo nhu cầu và bổ sung hàng tồn kho để tối ưu hóa mức tồn kho . Giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa và chi phí lưu kho; dự báo chính xác số liệu để mua hàng
Cải thiện dữ liệu chính xác hơn nhờ tránh lặp lỗi thủ công: Thông thường, nhập dữ liệu tự động có tỷ lệ chính xác từ 99,959% đến 99,99%. Ngược lại, tỷ lệ chính xác khi nhập dữ liệu của con người chỉ từ 96% đến 99%. Việc nhập dữ liệu không có bước xác minh lớp có tỷ lệ lỗi lên tới 4%. Tức là 4 lỗi trên 100 mục nhập. Tự động hoá những quy trình công việc quan trọng như yêu cầu mua hàng, phê duyệt và xử lý hóa đơn để chuyển trọng tâm từ các nhiệm vụ hành chính sang các sáng kiến chiến lược.
Quy trình phê duyệt nhanh hơn: Phần mềm cho phép các bên liên quan xem xét và duyệt luôn cùng 1 lúc, hoặc chỉnh sửa ngay tại luôn mà không cần phải đưa đi đưa lại.
Quản lý nhà cung cấp: Tất cả thông tin về nhà cung cấp của bạn được nhóm lại ở một nơi. Điều này có nghĩa là tích hợp và đánh giá nhà cung cấp được cải thiện, cập nhật thông tin (giá bán, điều khoản thanh toán, v.v.), phân tích quản lý rủi ro và tối ưu hóa các kênh truyền thông. Phần mềm quản lý mua hàng cải thiện hiệu quả mối quan hệ với nhà cung cấp. Nó làm tăng tỷ lệ tuân thủ hợp đồng.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft là một trợ thủ đắc lực trong lập kế hoạch mua hàng có thể giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối đa trong khi giảm thiểu chi phí. Nó cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dự đoán chính xác về xu hướng cung và cầu trong tương lai. Với cách tiếp cận đúng đắn, doanh nghiệp có thể sử dụng dự báo để hợp lý hóa quy trình mua hàng, giảm lãng phí và hàng tồn kho dư thừa, đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với nhà cung cấp và quản lý rủi ro hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp có thể giải quyết rủi ro về vấn đề mua hàng trong phút chót hay quyết định mua không chính xác nhờ nghiên cứu thị trường toàn diện. Quá trình này bắt đầu bằng việc phân tích xu hướng thị trường, bao gồm việc hiểu tình hình hiện tại của thị trường, xác định các mô hình nhu cầu và dự đoán những thay đổi trong tương lai có thể tác động đến quyết định mua hàng.
Bằng cách theo dõi chặt chẽ động lực thị trường, doanh nghiệp có thể dự đoán được những biến động giá cả, sự thay đổi theo mùa và xu hướng sản phẩm mới nổi, cho phép họ định thời điểm mua hàng để đạt hiệu quả chi phí tối đa trong mục tiêu của kế hoạch mua hàng.
Ngoài ra, việc luôn cập nhật thông tin về xu hướng thị trường giúp xác định các cơ hội tiềm năng để mua hàng số lượng lớn phù hợp với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Các cách nghiên cứu thị trường giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tốt nhất:
Một dự báo dòng tiền tốt có thể là phần quan trọng nhất của một kế hoạch mua hàng, góp phần giảm bớt việc ra quyết định mua hàng không chính xác, bị quá mức tổng chi tiêu. Mọi chiến lược, chiến thuật và hoạt động kinh doanh đang diễn ra đều vô nghĩa nếu không có đủ tiền để thanh toán hóa đơn.
2 phương pháp để dự báo dòng tiền:
Dòng tiền = Tiền thu vào – Tiền chi ra
Phương pháp trực tiếp để dự báo dòng tiền ít được sử dụng hơn so với phương pháp gián tiếp, mặc dù nó dễ áp dụng hơn nhiều. Nguyên nhân là do phương pháp này khó lấy dữ liệu từ các báo cáo tiêu chuẩn trong phần mềm kế toán của doanh nghiệp.
Phương pháp trực tiếp dự báo dòng tiền bằng cách xem xét các nguồn và cách sử dụng tiền mặt cụ thể. Trong khi đó, phương pháp gián tiếp bắt đầu từ thu nhập ròng và điều chỉnh bằng các mục như khấu hao trong kế hoạch mua hàng, ảnh hưởng đến lợi nhuận nhưng không tác động trực tiếp đến số dư tiền mặt.
Phương pháp gián tiếp phổ biến hơn khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong quá khứ vì dữ liệu có thể dễ dàng lấy từ hệ thống kế toán. Để tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp, bạn bắt đầu với thu nhập ròng (lợi nhuận) và thêm lại các mục không ảnh hưởng đến tiền mặt, như khấu hao, và loại bỏ những khoản như doanh thu chưa được thanh toán.
Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp là một chiến lược quan trọng để đảm bảo thành công lâu dài trong việc mua hàng số lượng lớn. Xây dựng quan hệ đối tác lâu dài với các nhà cung cấp thúc đẩy cảm giác tin tưởng và đáng tin cậy lẫn nhau, có thể dẫn đến chất lượng sản phẩm đồng đều hơn, dịch vụ tốt hơn và tăng tính linh hoạt.
Các nhà cung cấp coi trọng mối quan hệ của họ với doanh nghiệp của bạn có nhiều khả năng ưu tiên đơn hàng của bạn, cung cấp quyền truy cập sớm vào các sản phẩm mới và hợp tác giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh. Một quan hệ đối tác chặt chẽ cũng khuyến khích giao tiếp cởi mở, cho phép cả hai bên chia sẻ những hiểu biết có giá trị, dự báo nhu cầu chính xác hơn và cùng nhau lập kế hoạch cho sự tăng trưởng trong tương lai.
Tự động hóa trong lập kế hoạch mua hàng có thể cải thiện đáng kể hiệu quả, độ chính xác và hiệu quả chung của quy trình mua hàng.
Sau đây là một số lĩnh vực mà tự động hóa có thể được triển khai trong lập kế hoạch mua sắm như: Hệ thống mua sắm điện tử, Nền tảng quản lý nhà cung cấp, Công cụ thông tin thị trường, Nguồn cung ứng và đấu thầu tự động, Hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), Công cụ quản lý rủi ro, Quản lý tài liệu điện tử, Luồng công việc phê duyệt tự động, Phân tích và báo cáo dữ liệu, Trí tuệ nhân tạo (AI) để dự báo nhu cầu, Tích hợp với hệ thống ERP, Xử lý hóa đơn tự động, Hệ thống mua sắm động (DPS) & Blockchain để minh bạch.
Bằng cách triển khai tự động hóa một cách chiến lược trong các lĩnh vực này, các tổ chức có thể hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch mua sắm, giảm bớt công sức thủ công, giảm thiểu lỗi và cải thiện hiệu quả tổng thể trong việc quản lý vòng đời mua sắm đầu cuối.
Cheerz là một công ty in ảnh của Pháp được thành lập vào năm 2012. Họ cung cấp dịch vụ in từ thiết bị di động trực tiếp từ điện thoại thông minh để sao chép các sản phẩm ảnh in như ảnh in, album, nam châm, v.v.
Vào năm 2015, Cheerz đã huy động được 6 triệu euro tiền tài trợ cho vòng Series A, và sau đó vào năm 2018 đã được công ty nhiếp ảnh Đức Cewe mua lại với giá 45 triệu euro. Sau khi Cewe sáp nhập, số lượng nhân viên của họ đã tăng từ 100 lên 150.
Thử thách
Trước đây, nhóm hoạt động và tài chính của Cheerz dựa vào nhiều bảng tính Excel để theo dõi và lập kế hoạch mua hàng và đối chiếu hóa đơn, nhưng điều này trở thành vấn đề do số lượng hóa đơn ngày càng tăng.
Bộ phận tài chính từng nhận được một số hóa đơn chậm trễ, đôi khi thậm chí là vài tháng sau khi nhận được dịch vụ. Do đó, nhóm Tài chính không biết về khoản phát sinh và không thể lập ngân sách hợp lý. Một vấn đề khác là việc đối chiếu hóa đơn trong Excel vào cuối mỗi tháng.
Mọi người có thể xóa một số dữ liệu do nhầm lẫn và không có cách nào để theo dõi hoặc phê duyệt bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu. Doanh nghiệp đã sử dụng một tệp có thông tin nhạy cảm mà mọi người đều có thể chỉnh sửa, cho nên tính nhất quán của dữ liệu không được đảm bảo
Lập kế hoạch mua hàng thủ công gây ra nhiều bất tiện, Cheerz cũng đã cho biết tỷ lệ sai sót bị vượt mức khi mà mở rộng quy mô như lập kế hoạch mua hàng lại theo quy trình truyền thống. Quy trình này thiếu sự cộng tác, minh bạch và không linh hoạt khi mở rộng quy mô doanh nghiệp. Ngoài ra, việc phản hồi chậm và không tối ưu hóa được dữ liệu có thể dẫn đến chi phí cao và mất cơ hội tiết kiệm. Để cải thiện hiệu quả, David Grimbert, Giám đốc tài chính đã suy nghĩ nên chuyển sang các giải pháp công nghệ hiện đại.
Giải pháp: Cheerz quyết định chuyển từ Excel sang quy trình mới với tích hợp phần mềm quản lý mua hàng theo từng phòng ban để đảm bảo mọi người theo kịp việc triển khai. Nhóm vận hành là nhóm đầu tiên bắt đầu áp dụng, sau đó nhóm tiếp thị tiếp tục và trình lập kế hoạch mua hàng được thay đổi dần dần, số hoá các giấy tờ và không còn mất thời gian phải chờ đợi lãnh đạo kiểm duyệt quá nhiều.
Khi ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng, Cheerz cũng đã có thể Lập kế hoạch nhu cầu vật tư và dự báo mua sắm để xác định nhu cầu và thời điểm cần thiết hiệu quả hơn 20%, nhất là trong những tháng cao điểm của mùa tốt nghiệp hay là mùa cưới.
Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp lý tưởng cho các công ty mở rộng quy mô vì nó mang lại sự linh hoạt và khả năng kiểm soát quy trình mua hàng khi tổ chức của bạn phát triển khá nhanh.
Kế hoạch mua sắm là một quy trình trong đó công ty quyết định những gì họ cần, ai sẽ cung cấp sản phẩm và khi nào đơn hàng sẽ được hoàn thành. Nhiều phòng ban trong một tổ chức tham gia vào nhóm mua sắm để hỗ trợ các quy trình ra quyết định và duy trì hiệu quả. Một thành viên trong nhóm được chỉ định cho từng giai đoạn, chẳng hạn như đề xuất yêu cầu, nghiên cứu nhà cung cấp và quy trình phê duyệt, để xác định chiến lược mua sắm nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh.
Thực tế, trong kinh doanh, kế hoạch mua hàng không phải là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập hoặc trong vài năm đầu khi phát triển, quy trình mua hàng có thể diễn ra đột xuất và phụ thuộc vào nguồn tiền có sẵn tại một thời điểm.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn và muốn mở rộng hoạt động, kế hoạch mua hàng là điều cần thiết để đảm bảo rằng bạn chủ động kiểm soát lượng ngân sách có sẵn cho hàng tồn kho. Những rủi ro khi hoạt động kinh doanh mà không có sự phù hợp trong kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp:
Quyết định mua hàng không chính xác có thể dẫn đến tình trạng tồn kho quá mức và tiền mặt bị ràng buộc, gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Khi hàng hóa tồn kho quá nhiều, chi phí lưu trữ sẽ gia tăng, bao gồm chi phí thuê kho bãi, bảo quản và bảo hiểm hàng hóa. Không chỉ tăng chi phí vận hành, việc tồn kho quá mức còn làm cho hàng hóa có nguy cơ hư hỏng hoặc lỗi thời, đặc biệt với các sản phẩm có hạn sử dụng hoặc nhanh lỗi mốt.
Hơn nữa, vốn bị ràng buộc trong hàng tồn kho khiến doanh nghiệp không thể sử dụng dòng tiền để đầu tư vào các hoạt động sinh lợi khác, làm giảm khả năng cạnh tranh và phát triển. Trong bối cảnh này, việc cân đối nguồn lực và đáp ứng nhu cầu thị trường trở nên khó khăn, dẫn đến các hoạt động kinh doanh bị gián đoạn hoặc không đạt hiệu quả mong muốn.
Trong một doanh nghiệp, các bộ phận như tài chính, sản xuất, marketing, và logistics đều phụ thuộc vào thông tin và quyết định từ bộ phận mua hàng để thực hiện nhiệm vụ của mình hiệu quả. Khi không có kế hoạch mua hàng rõ ràng, sự phối hợp giữa các bộ phận này có thể bị gián đoạn.
Thiếu một kế hoạch mua hàng cụ thể có thể dẫn đến việc không đồng nhất trong thông tin, gây khó khăn trong việc dự báo nhu cầu và lên kế hoạch sản xuất. Ví dụ, bộ phận sản xuất có thể không nhận được nguyên vật liệu đúng thời điểm hoặc với số lượng cần thiết, gây chậm trễ trong quy trình sản xuất và ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Tương tự, bộ phận tài chính sẽ gặp khó khăn trong việc lập ngân sách và quản lý dòng tiền khi không có dữ liệu chính xác về nhu cầu mua sắm.
Theo nghiên cứu của Githens (2009), việc mua hàng đột xuất khiến doanh nghiệp phải chịu tổn thất lớn về mặt chi phí do nhu cầu dự báo vượt quá khả năng cung ứng dự kiến.
Khi phải mua hàng đột xuất, doanh nghiệp có thể phải chịu chi phí cao hơn do không có thời gian đàm phán giá hoặc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Các nhà cung cấp có thể tận dụng tình huống cấp bách này để tăng giá hoặc áp đặt các điều kiện bất lợi. Bên cạnh đó, việc vận chuyển gấp rút có thể kéo theo chi phí vận chuyển cao và rủi ro về chất lượng hàng hóa không đảm bảo, do thời gian kiểm tra và kiểm soát chất lượng bị rút ngắn.
Mua hàng đột xuất cũng có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa không được giao kịp thời, ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất và khả năng cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Điều này có thể làm mất uy tín của doanh nghiệp và gây thất thoát doanh thu do không thể đáp ứng các đơn hàng đúng hạn.
Hơn nữa, việc thiếu kế hoạch mua hàng khiến doanh nghiệp không thể dự đoán và chuẩn bị trước cho các nhu cầu mùa vụ hoặc các đợt cao điểm tiêu dùng. Sự thiếu hụt hàng hóa trong những thời điểm quan trọng có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng và lợi nhuận.
Theo một nghiên cứu của Deloitte, các doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng dựa trên quan hệ với nhà cung cấp được quản lý tốt có thể giảm chi phí tới 30% và tăng hiệu quả lên 20%.
Một mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp thường dựa trên sự tin cậy và khả năng cam kết về mức chi tiêu ổn định. Khi doanh nghiệp không thể dự báo chính xác nhu cầu mua sắm và cam kết trước về khối lượng hoặc giá trị đơn hàng, nhà cung cấp có thể gặp khó khăn trong việc quản lý sản xuất và điều phối hàng hóa.
Sự không ổn định này có thể dẫn đến nhiều hệ quả tiêu cực. Thứ nhất, nhà cung cấp có thể ưu tiên những khách hàng khác có cam kết dài hạn và ổn định hơn, khiến doanh nghiệp rơi vào tình thế bất lợi trong việc tiếp cận nguồn hàng khi cần thiết. Thứ hai, doanh nghiệp có thể mất cơ hội thương lượng giá tốt hơn hoặc nhận được các ưu đãi về chiết khấu, do không thể đảm bảo một lượng mua ổn định và dự đoán trước.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
