Quản lý chi phí mua hàng là một quá trình chiến lược không chỉ đơn giản là giảm chi phí. Đó là một cách tiếp cận có hệ thống nhằm tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, nâng cao hiệu quả hoạt động và tối đa hóa giá trị cho cả công ty và khách hàng của mình. Việc quản lý chi phí mua hàng kết hợp với công nghệ không chỉ làm quy trình mua hàng hiệu quả mà còn giúp tối ưu hóa kế hoạch mua hàng, mang lại sự minh bạch và hiệu quả trong chính sách mua hàng.
Đặc biệt, với xu hướng mua hàng nước ngoài ngày càng phổ biến, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều đang có xu hướng ứng dụng các giải pháp số hóa để quản lý rủi ro và tiết kiệm chi phí mua hàng. Từ việc tự động hóa quy trình, đến sử dụng dữ liệu lớn để phân tích và dự đoán, công nghệ đang mở ra những cơ hội mới để doanh nghiệp kiểm soát chi phí mua hàng một cách hiệu quả và bền vững.
Trên thực tế, trong báo cáo Pulse of the Profession, Viện Quản lý Dự án phát hiện 73% dự án đạt được mục tiêu. Nhưng chỉ có 62% nằm trong ngân sách và 55% đúng hạn. 34% dự án bị vượt phạm vi và 12% thất bại hoàn toàn. Nhìn qua, doanh nghiệp có xu hương hoàn thành đúng hạn nhưng kèm theo đó họ sẽ phải mất thêm 1 khoản chi phí nữa do chưa tối ưu được quản lý chi phí mua hàng
Theo báo cáo BCG, (68%) doanh nghiệp tin rằng họ có đủ tầm nhìn để đưa ra quyết định về các khoản đầu tư vốn dài hạn và ưu tiên nhất hiện tại của họ là về vấn đề quản lý chi phí
Trên toàn cầu, các giám đốc điều hành ưu tiên quản lý chi phí chung, đặc biệt quan tâm đến chuỗi cung ứng và chi phí sản xuất (65% số người được hỏi đánh giá những điều này là rất quan trọng so với 52% cho chi phí lao động/chi phí chung không phải lao động)
Hiện nay, việc quản lý chi phí ở các doanh nghiệp đang vẫn đang dựa trên sử dụng các bảng tính Excel. Bảng tính Excel là một công cụ rất quen thuộc đối với người làm văn phòng nhưng dù là công cụ thông dụng nhưng bảng tính Excel vẫn có chứa những rủi ro.
Bảng tính Excel không cập nhật theo thời gian thực , do đó, mỗi lần cập nhật đều yêu cầu nhập thủ công làm gia tăng tỷ lệ lỗi nhập liệu. Điển hình như Fidelity Magellan Fund đã từng bị báo cáo vượt quá 2,6 tỷ đô la khi một kế toán viên vô tình bỏ sót dấu trừ trong khoản lỗ vốn ròng là 1,3 tỷ đô la.
Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong thời kì cách mạng công nghệ 4.0 như hiện nay thì các nhà quản trị cũng đã quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý chi phí như ứng dụng AI, phần mềm quản lý,…
Hơn nữa, theo báo cáo của BCG gần đây, việc ứng dụng các biện pháp công nghệ như AI, phần mềm quản lý mua hàng,… vào quản lý chi phí đã ngày càng rộng rãi hơn cho lợi ích mà nó mang lại. Nhìn vào bảng sau sẽ cho các doanh nghiệp rõ hơn về tối đa hoá lợi nhuận công ty: Ứng dụng các biện pháp công nghệ cao đã mang lại lợi nhuận gấp 3 lần so với giai đoạn mà các doanh nghiệp vẫn chỉ đang làm việc truyền thống.
Nhìn chung, để doanh nghiệp có thể tối ưu được doanh thu cũng như ngân sách phải bỏ ra thì các doanh nghiệp sẽ phải ưu tiên việc quản lý chi phí và ứng dụng các giải pháp công nghệ đi kèm.
Áp dụng Quản lý chi phí mua hàng trong doanh nghiệp liên quan đến một số thách thức, mỗi thách thức có thể cản trở việc kiểm soát hiệu quả chi phí dự án và việc đạt được các mục tiêu tài chính.
Thiếu dữ liệu chính xác là một trong những rào cản lớn nhất trong quản lý chi phí mua hàng hiệu quả. Khi dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ có thể đến từ việc nhân viên ước tính sai, hay lỗi nhập liệu thủ công, gây ra tình trạng vượt chi phí hoặc thiếu ngân sách. Từ đó làm giảm lợi nhuận và hiệu quả tài chính như khảo sát của Gartner đã nêu ra, chất lượng dữ liệu kém khiến các tổ chức mất trung bình 15 triệu đô la Mỹ mỗi năm.
Các nhân viên cũng sẽ gặp áp lực khi tính chi phí mua hàng bởi sự phức tạp của nó. Chi phí mua hàng không chỉ bao gồm giá mua sản phẩm mà còn bao gồm nhiều khoản chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua và vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp như: chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí kho hàng,…
Hơn nữa, đối với mua quan trung gian sẽ phát sinh thêm phí cho mỗi giao dịch, có thể dao động từ 5% đến 30% hoặc thậm chí cao hơn, tùy thuộc vào ngành. Khi xử lý các thành phần kỹ thuật có chi phí cao, các tỷ lệ phần trăm này sẽ chuyển thành chi phí bổ sung đáng kể.
Và tỷ lệ sai sót sẽ xảy ra cao nếu như các nhân viên phải tính tay từng mục một và lỡ như có phát hiện sai sót ở mục nào thì khi dò lại chi phí giữa hàng nghìn tờ tài liệu và báo giá cũng gây tốn thời gian, giảm hiệu quả quy trình mua hàng của doanh nghiệp.
Sau khi lập ngân sách, việc theo dõi chi tiêu theo thời gian thực trong suốt kỳ tài chính là rất quan trọng để quản lý chi phí mua hàng hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện các khoản chi mua hàng phát sinh mà không lường trước khi lập ngân sách ban đầu. Bằng cách ghi lại và phân tích những chi phí bổ sung với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý mua hàng, công nghệ hiện đại. Doanh nghiệp có thể cải thiện việc dự báo và lập ngân sách chính xác hơn trong tương lai, đảm bảo các yếu tố tiềm ẩn được tính đến.
Ngoài ra, theo dõi chi tiêu cho phép nhà quản lý phân bổ lại nguồn lực khi cần và điều chỉnh chi tiêu cho các phần còn lại của dự án, giúp duy trì lợi nhuận mục tiêu. Quản lý chi phí mua hàng chặt chẽ sẽ đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu tài chính, đồng thời cải thiện hiệu suất tổng thể.
Tự động hoá các tác vụ
Nhiều công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, lập lịch, xuất hóa đơn hay phản hồi khách hàng tiêu tốn không ít thời gian và nguồn lực nhưng lại không tạo ra giá trị thực sự. Đây chính là những nhiệm vụ lý tưởng để tự động hóa giải quyết.
Tự động hóa không chỉ cắt giảm chi phí vận hành mà còn giúp giảm thiểu lỗi do con người. Khi các quy trình vận hành trơn tru hơn, doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả hơn. Chẳng hạn, các cửa hàng bán lẻ áp dụng tự động hóa đã tiết kiệm đến 8% chi phí nhờ tránh tình trạng hết hàng.
Kyocera, một nhà sản xuất máy in và máy photocopy đa quốc gia. Trước khi áp dụng quy trình tự động hoá và trong quản lý chi phí, công ty này đã phải đối mặt với tình trạng báo giá chậm cho nhà cung cấp và tỷ lệ sai sót cao trong một số đơn hàng. Và điều này đã thúc đẩy doanh nghiệp ứng dụng tự động hoá vào trong quy trình quản lý chi phí mua hàng của mình. Điều tích cực là sau khi ứng dụng, công ty giảm đến 85% thời gian quy trình phê duyệt giá, đẩy nhanh xử lý và giành được hợp đồng kinh doanh mới cho Kyocera.
Tận dụng Phân tích Dữ liệu để Ra Quyết định Thông minh hơn
Dữ liệu là một trong những tài sản có giá trị nhất mà một doanh nghiệp có thể có, nhưng nếu không có công cụ phù hợp để phân tích thì nó chỉ là những con số mà thôi.
Với phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có được cái nhìn rõ ràng về nơi họ đang chi tiêu quá mức hoặc hoạt động kém hiệu quả, giúp họ có thể thực hiện các điều chỉnh tác động trực tiếp đến lợi nhuận ròng.
Những hiểu biết sâu sắc này có thể giúp dự đoán nhu cầu, hợp lý hóa hàng tồn kho và thậm chí điều chỉnh các nỗ lực tiếp thị để tăng ROI. Theo Edge Delta, các tổ chức sử dụng AI và phân tích dữ liệu lớn trong doanh nghiệp của họ có tỷ lệ áp dụng là 60% và con số này sẽ còn tăng trong thời gian tới. Các quyết định dựa trên dữ liệu dẫn đến hoạt động thông minh hơn, hiệu quả hơn, cuối cùng là giảm chi phí.
Tối ưu hóa lưu trữ dữ liệu và truy cập với đám mây
Đám mây cho phép các doanh nghiệp lưu trữ và truy cập dữ liệu trực tuyến, cho phép nhân viên làm việc ở mọi nơi đồng thời giảm thiểu nhu cầu về phần cứng đắt tiền.
Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây cung cấp các giải pháp có khả năng mở rộng; bạn chỉ trả tiền cho các tài nguyên bạn thực sự sử dụng và có thể linh hoạt điều chỉnh các dịch vụ khi nhu cầu kinh doanh của bạn thay đổi.
Bằng cách áp dụng công nghệ đám mây, các doanh nghiệp tránh được chi phí phần cứng trả trước, giảm nhu cầu lưu trữ vật lý và loại bỏ nhiều chi phí bảo trì. Ngoài ra, đám mây giúp các nhóm dễ dàng cộng tác theo thời gian thực, giảm khoảng cách giao tiếp có thể làm chậm các dự án.
Phần mềm quản lý mua hàng
Phần mềm quản lý chi phí mua hàng là một công cụ được thiết kế để giúp các nhà quản lý dự án và nhóm lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách và kiểm soát chi phí mua hàng từ khi mua đến khi sử dụng và bảo hành.
Với các tính năng như quét biên lai, chính sách tự động ,phê duyệt nâng cao, báo cáo thời gian thực và sao kê thẻ , các doanh nghiệp có thể khắc phục những nhược điểm của bảng tính thủ công khi quản lý chi phí. Theo Snsinside, các công ty tại Hoa Kỳ đã sử dụng phần mềm quản lý mua hàng và báo cáo rằng họ đã tiết kiệm được 12-18% tổng chi tiêu của mình. Việc sử dụng phần mềm mua sắm của Hoa Kỳ thường làm giảm các lỗi cử chỉ trong quy trình mua sắm tới 75%.
Điều này càng chứng tỏ việc ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng là cực kì cần thiết trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay. Khi mà quản lý chi phí có thể giảm các áp lực tài chính cho doanh nghiệp và thúc đẩy năng lực cạnh tranh tổng thể.
Khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng, doanh nghiệp sẽ làm được:
Đối chiếu tiền mặt tự động, sử dụng bảng tính kinh doanh điện tử, cân bằng luồng dữ liệu hệ thống của bạn với tiền mặt, séc, thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ và chứng từ khuyến mại do người quản lý của bạn khai báo và lưu trữ. So sánh các sao kê ngân hàng với kết quả điện tử của bạn cho phép bạn phát hiện và giải thích sự khác biệt giữa hai dữ liệu này.
Đối chiếu tiền mặt chặt chẽ đảm bảo bạn và người quản lý của bạn phải giải trình mọi giao dịch diễn ra trong hoạt động của mình, bất kể bạn có bao nhiêu địa điểm. Tập trung vào những gì đã được khai báo với những gì đáng lẽ phải được lưu trữ sẽ ngăn chặn việc “làm giả” số liệu.
Quản lý công thức tích hợp so sánh dữ liệu kho và mua hàng, do đó bạn biết chi phí công thức ướt và khô của mình luôn được cập nhật và biên lợi nhuận của bạn là chính xác. Bạn cũng có thể xác định ngay lập tức các điểm khác biệt do chia khẩu phần quá mức hoặc lãng phí không cần thiết. Theo truyền thống, nhiều doanh nghiệp sử dụng bảng tính Excel, một quy trình thủ công dài dòng và thường không chính xác hoặc chỉ so sánh hai phương pháp này riêng lẻ với nhau.
Báo cáo tự động được tạo theo yêu cầu của bạn khi bạn muốn. Công nghệ cho phép bạn truy cập ngay vào các báo cáo theo yêu cầu theo thời gian thực bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào bạn cần.
Luồng dữ liệu được giải pháp quản lý doanh nghiệp của bạn thu thập được tự động diễn giải và xuất bản dưới dạng các chỉ số hiệu suất chính hoặc báo cáo chi tiết hơn. Được xem trên cơ sở hàng tuần, hàng ngày hoặc thậm chí hàng giờ, KPI cho thấy hiệu suất hiện tại của bạn, xác định biên lợi nhuận gộp (số tiền bạn kiếm được) và chi phí nhân sự (chi phí biến đổi đắt đỏ nhất của bạn).
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft có các công cụ lập kế hoạch nguồn lực và ước tính chi phí mua hàng toàn diện giúp các nhà quản lý dự báo và quản lý chi phí mua một cách chính xác. Người dùng có thể tạo ngân sách toàn diện bao gồm tất cả các loại chi phí, bao gồm nhân công, vật liệu và chi phí chung để có cái nhìn tổng quan về tài chính.
Các nhà quản lý dự án có thể chỉ định chi phí cho mỗi nhiệm vụ, giúp ước tính tổng chi phí dự án. Ngoài ra còn có theo dõi chi phí nguồn lực cho các nguồn lực khác nhau, chẳng hạn như tỷ lệ lao động, sử dụng thiết bị, v.v., cũng dẫn đến ước tính chính xác hơn.
Trong bối cảnh quy trình kiểm soát chi phí dự án, nơi quản lý lượng lớn dữ liệu về chi phí và hiệu suất, việc tích hợp AI mang lại giá trị đáng kể theo nhiều cách.
Bạn có thể phân tích sâu hơn trong bảng thông tin, báo cáo và Power BI để phân tích dữ liệu trong các lĩnh vực quan tâm đã chọn hoặc nơi có vấn đề. Vẫn cần một chút thời gian và công sức để tìm và quản lý dữ liệu đó. AI có thể thực hiện công việc đó thay bạn. Trong giao diện chatbot, AI cung cấp một cách dễ dàng để truy vấn hệ thống để tìm câu trả lời bạn đang tìm kiếm và hiểu dữ liệu.
AI cũng có thể được sử dụng để truy cập và xem xét tất cả dữ liệu trong hệ thống và đảm bảo thông tin có chất lượng cao, không có lỗi, thiếu sót hoặc gián đoạn trong logic kinh doanh. Đây là một lợi ích đáng kể đối với các chuyên gia kiểm soát chi phí mua hàng của dự án, những người dựa vào dữ liệu chất lượng để đảm bảo họ đưa ra quyết định đúng đắn.
Ngoài ra, bằng cách sử dụng loại dự án, dữ liệu lịch sử từ các dự án tương tự, các yếu tố địa lý và xu hướng hiện tại, AI có thể được tận dụng để dự đoán, với các chỉ số mức độ tin cậy, liệu chi phí dự án có phù hợp với kỳ vọng hay không. Cách tiếp cận này có lợi thế hơn so với các phương pháp dự báo chi phí hiện nay chủ yếu dựa trên các phép tính dựa trên công thức, vì nó tận dụng tốt hơn dữ liệu dự án hiện tại và các dự án tương tự trước đó để đưa ra dự báo được cải thiện.
Một ví dụ khác về ứng dụng AI để kiểm soát dự án là việc sử dụng thị giác máy tính để cải thiện chất lượng và tính kịp thời của dữ liệu chi phí thực tế từ hiện trường. Điều này bao gồm các ứng dụng di động, camera cố định và di động, cũng như máy bay không người lái, cho phép nắm bắt thực tế mà AI có thể sử dụng để nhận dạng các đối tượng xây dựng và theo dõi tiến độ và chất lượng dự án.
Dữ liệu nắm bắt dữ liệu thực tế chất lượng cao, thời gian thực của dự án sau đó có thể được đưa vào các hệ thống kiểm soát dự án để tính toán giá trị đã kiếm được và đưa ra phân tích kiểm soát dự án rõ ràng để giúp các nhóm đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn.
Tích hợp AI nâng cao khả năng ra quyết định và là một công cụ hướng tới tương lai để tối ưu hóa hiệu quả kiểm soát chi phí. Nó đang nhanh chóng trở thành công cụ bắt buộc phải có để đáp ứng nhu cầu của dự án và duy trì khả năng cạnh tranh.
Nền tảng đám mây hỗ trợ kiểm soát chi phí dự án như thế nào? Tất cả là về việc kết nối dữ liệu và con người — các dự án vẫn được kiểm soát khi các nhóm mở rộng có thể dễ dàng cộng tác và phối hợp các hoạt động trên cùng một dữ liệu mà đám mây vốn có. Dữ liệu chi phí mau hàng và tài liệu theo thời gian thực được tập trung vào kho ảo trên nền tảng đám mây.
Với thông tin quan trọng này được tập trung trong một nguồn thông tin duy nhất, quyền truy cập được đơn giản hóa, cho phép hiển thị ngay lập tức hiệu suất chi phí và tiến độ. Nhiều bên liên quan quản lý chi phí dự án được kết nối với các ứng dụng web và di động cho phép truy cập nhanh chóng và dễ dàng để thu thập và phân tích dữ liệu.
Ngoài ra, nền tảng đám mây kết nối các nhà lãnh đạo xây dựng và các thành viên nhóm dự án để cộng tác trên dữ liệu hợp nhất, cho dù ở hai đầu đối diện của một công trường dự án vốn lớn hay trên khắp cả nước. Với mọi người có thể làm việc với cùng một thông tin cùng một lúc, điều này thiết lập nền tảng cho việc ra quyết định hiệu quả hơn để kiểm soát chi phí.
Các công nghệ tự động tiên tiến giúp tăng cường nỗ lực của con người hoặc thay thế công việc lặp đi lặp lại trong quá trình quản lý chi phí mua hàng — chẳng hạn như công nghệ giúp tự động so sánh giá của danh sách các nhà cung cấp, tự động tính chi phí thêm như hoa hồng, chiết khấu,…
Bên cạnh những lợi ích rõ ràng về hiệu quả, những robot và máy bay không người lái được trang bị camera này đang ghi lại thông tin chi tiết về việc hoàn thành nhiệm vụ: cái gì, ở đâu, khi nào, nhanh như thế nào và ở tốc độ sản xuất nào. Lượng dữ liệu phong phú này liên tục chảy ngược qua đám mây, tích hợp với phần mềm quản lý chi phí để tạo ra dữ liệu chi phí và lịch trình theo thời gian thực, cung cấp thông tin chi tiết kịp thời về tiến độ dự án.
Bằng cách giảm sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công tốn nhiều thời gian và chi phí lao động cao liên quan, công nghệ robot có thể giảm đáng kể chi phí dự án. Thời gian hoàn thành nhiệm vụ được sắp xếp hợp lý và việc làm lại được giảm thiểu — chuyển thành các lợi ích tài chính hữu hình.
Quản lý giá trị thu được ( EVM) là một phương pháp kiểm soát chi phí mua phổ biến với các kế toán viên và người quản lý dự án vì nó cung cấp một cách khách quan để đo lường hiệu quả hoạt động của dự án và chi phí mua hàng. EVM dựa trên một nghiên cứu có ảnh hưởng của Quentin Fleming và Joel Koppelman, cho thấy rằng khi một dự án hoàn thành 20%, hiệu suất hiện tại của dự án có thể được sử dụng để dự đoán kết quả tài chính cuối cùng với độ lệch cộng hoặc trừ 10%.
Để xác định giá trị thu được, hãy nhân chi phí mua hàng dự toán của công việc đã hoàn thành với tổng ngân sách dự án. Ví dụ: nếu dự án của bạn đã hoàn thành 50% và ngân sách nhiệm vụ là 100.000 USD thì giá trị thu được của dự án cho đến nay là 50.000 USD. Dựa vào tính toán này, người quản lý dự án sẽ biết dự án đang chậm hay vượt tiến độ và vượt quá hay dưới ngân sách.
Công cụ dự đoán mạnh mẽ này cho phép bạn thực hiện các thay đổi trước để kiểm soát dự án và ngân sách của dự án, khiến nó trở thành một trong những biện pháp hỗ trợ quản lý chi phí mua hàng tốt nhất trên thị trường.
Mô hình định giá mà các phòng ban đã thống nhất ở giai đoạn đầu của dự án thực tế có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và việc quản lý chi phí mua hàng.
Khi quyết định mô hình định giá nào sẽ áp dụng cho dự án tiếp theo, doanh nghiệp nên cân nhắc mối quan hệ giữa các luồng doanh thu và biên lợi nhuận hoạt động. Mỗi loại luồng doanh thu – thời gian & vật liệu (T&M), giá cố định (FP) hoặc tiền tạm ứng – đều có điểm khác biệt riêng, ảnh hưởng đến biên lợi nhuận hoạt động.
Mặc dù không có quy tắc về việc mô hình nào phù hợp nhất với mọi doanh nghiệp hoặc dự án, nhưng doanh nghiệp có thể đọc các nghiên cứu và tham khảo như:
Phân tích phương sai là một công cụ khác giúp các nhà quản lý chi phí mua hàng so sánh kết quả thực tế với kết quả mong đợi và xác định nguyên nhân và tác động của sự khác biệt. Thông thường, công cụ này có thể được áp dụng cho nhiều khía cạnh khác nhau của dự án, chẳng hạn như phạm vi, khối lượng hàng hoá, phí dịch vụ. Trong kiểm soát chi phí, công cụ này giúp đánh giá mức độ vượt hoặc thiếu ngân sách của dự án và lý do tại sao.
Bằng áp dụng phương sai này, doanh nghiệp có thể thực hiện các hành động khắc phục, dự báo chi phí mua hàng trong tương lai, báo cáo tình trạng dự án và điều chỉnh kế hoạch mua hàng cho phù hợp. Hơn nữa, phân tích phương sai rất cần thiết để đưa ra quyết định quản lý chi phí mua hàng sáng suốt, duy trì sức khỏe tài chính và đảm bảo thành công của dự án.
Topgolf là một công ty toàn cầu cung cấp các trò chơi tại sân tập đánh golf, đồ ăn và các hoạt động vui chơi giải trí tại nhiều địa điểm trên toàn thế giới.
Thách thức:
Giải pháp: Doanh nghiệp xem xét và Ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng
Kết quả:
Naresh Srinivasan, Giám đốc Kế toán của Topgolf đã kể rằng: Sau khi ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng, công ty đã giảm thiểu được các chi phí mua hàng vượt quá ngân sách và qua đó giảm các hoạt động ảnh hưởng đến môi trường khi kinh doanh sân golf. Phần mềm đã giúp việc quản lý chi phí mua hàng dễ dàng hơn khi chúng tôi nắm bắt được dữ liệu nhu cầu chính xác trong tầm tay.’’
Quản lý chi phí là việc kiểm soát chi tiêu thực tế hoặc dự báo của một tổ chức. Nó liên quan đến việc kiểm soát chi phí, giúp bạn ước tính và phân bổ ngân sách hiệu quả. Nó liên quan đến việc tăng năng suất của tổ chức, nâng cao lợi nhuận và cuối cùng đóng vai trò thiết yếu trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và đưa ra quyết định kinh doanh.
Quản lý chi phí là một phần của mục tiêu mua sắm, lập ngân sách, quản lý dự án và quản lý hợp đồng và rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào.
Quản lý chi phí bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch và tiếp tục trong suốt quá trình. Hãy xem bên dưới bốn lĩnh vực chính của quản lý chi phí.
Kế hoạch: Giai đoạn đầu tiên trong quy trình là lập kế hoạch cho các nguồn lực của bạn. Nguồn lực thường là bất kỳ thứ gì giúp bạn đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án, chẳng hạn như thiết bị, thời gian và nguồn nhân lực.
Doanh nghiệp sẽ cần các mục tiêu rõ ràng và một kế hoạch dự án để giúp bạn hiểu được những nguồn lực nào là cần thiết. Bạn cũng có thể thu thập thông tin về các dự án trước đây hoặc các dự án tương tự để hiểu được thời gian và công sức cần bỏ ra.
Ước lượng: Ước tính chi phí để mua các nguồn lực cần thiết. Thu thập càng nhiều thông tin về giá cả càng tốt và nhận báo giá thực tế để đưa ra ước tính của bạn. Chỉ cần nhớ rằng thông tin về giá cả và báo giá có thể thay đổi theo thời gian.
Ngân sách: Ngân sách của bạn phải được lập chi tiết và nêu rõ số tiền bạn dự định chi cho việc gì và khi nào.
Điều khiển: Kiểm soát chi phí là phần quan trọng của quy trình. Bạn sẽ cần ghi lại và tính toán tất cả các chi phí trong suốt dự án và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào nếu cần và so sánh chi phí thực tế với ngân sách và ước tính của bạn. Bạn sẽ cần xem xét chi phí thường xuyên và chia sẻ thông tin cập nhật với tất cả các bên liên quan
Bao gồm các yếu tố:
Tính năng: Quyết định giữa việc chọn giải pháp chuyên biệt với các tính năng tập trung vào một vấn đề cụ thể (ví dụ: Quản lý Vòng đời Hợp đồng) hoặc giải pháp đa năng có thể mở rộng với nhiều module theo thời gian.
Thời gian và nguồn lực triển khai: Đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết để triển khai, đặc biệt nếu doanh nghiệp có nguồn lực CNTT hạn chế. Các giải pháp hiện đại với API mở có thể giảm thiểu thời gian và độ phức tạp khi tích hợp với hệ thống hiện có.
Trải nghiệm người dùng (UX): Đảm bảo phần mềm dễ sử dụng cho cả nhân viên nội bộ và nhà cung cấp, nhằm tăng cường sự chấp nhận và hiệu quả sử dụng.
Hỗ trợ khách hàng: Xác định chất lượng và khả năng hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp, bao gồm múi giờ, phương thức hỗ trợ và sự sẵn sàng của đội ngũ hỗ trợ.
Khả năng mở rộng và tích hợp: Đảm bảo phần mềm có thể mở rộng và tích hợp với các hệ thống hiện có, như ERP, để hỗ trợ sự phát triển và thay đổi của doanh nghiệp.
Bảo mật và tuân thủ: Đảm bảo phần mềm đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ quy định pháp lý liên quan đến dữ liệu và quyền riêng tư.
Nhìn chung, để doanh nghiệp có thể tối ưu được doanh thu cũng như ngân sách phải bỏ ra thì các doanh nghiệp sẽ phải ưu tiên việc quản lý chi phí và ứng dụng các giải pháp công nghệ đi kèm.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
