Sau mỗi quy trình mua hàng trọn vẹn thì không thể thiếu được sự hướng dẫn của chính sách mua hàng công ty. Việc tuân thủ chính sách mua hàng không chỉ bảo vệ công ty khỏi các rắc rối pháp lý mà còn tối ưu hóa các quy trình này giúp kiểm soát chất lượng, số lượng và giá cả của các lần mua hàng.
Nhưng để đảm bảo việc thực hiện chính sách mua hàng 100% đối với các nhân viên lại là điều khó khăn bởi: nhân viên không thể nhớ hết chính sách mua hàng, dễ mất dấu các tài liệu để thực hiện chính sách mua hàng đúng mực,..Để cải thiện vấn đề này, các doanh nghiệp cần phải có 1 giải pháp tiên tiến mang tính thực chiến cao và ứng dụng được ngay.
Và phần mềm quản lý mua hàng được xem như lựa chọn hàng đầu hiện nay cho các nhà quản trị hiện nay bởi:
Tuy nhiên, làm sao để chọn được phần mềm phù hợp để giải quyết những vấn đề thực tế đang xảy ra với chính mua hàng doanh nghiệp của bạn thì hãy cùng tham khảo bài viết sau đây:
Chính sách mua hàng của nhiều doanh nghiệp lớn thường khá là dài. Đặc biệt các loại sản phẩm càng nhiều thì số lượng thông tin mà nhân viên cần phải nhớ cũng sẽ tăng theo. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng có thể nhớ hết khối lượng thông tin nhiều như vậy.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng mọi người chỉ nhớ được ít hơn một nửa thông tin họ gặp phải sau một giờ. Vào một ngày, lượng thông tin đó giảm xuống còn 30%. Sau một tuần, chỉ còn 25%. Từ đó, tỷ lệ tuân thủ chính sách của công ty bị giảm hoặc sẽ mất nhiều thời gian để nhân viên có thể thực hiện và đảm bảo làm đúng như chính sách của công ty.
Và không chỉ những nhân viên mới gặp khó khăn trong việc ghi nhớ và tuân thủ các chính sách mua hàng mà những người làm lâu năm cũng sẽ mắc phải những lỗi sai sót do nhầm lẫn. Đặc biệt, nhân viên đến thời điểm cần mua hàng, nếu như họ không thể nhớ hết thì họ sẽ phải tốn thời gian tra soát thủ công các chính sách mua hàng cho mặt hàng này, mặt hàng kia. Thông thường để duyệt nhà cung cấp mất khoảng 1-2 tiếng xem xét, những con số có thể kéo dài đến 3 tiếng bởi nhân viên phải tra lại chính sách mua hàng cho nhà cung cấp này.
Chính sách mua hàng đòi hỏi phải có tài liệu chi tiết và đánh giá tất cả các hoạt động mua sắm, như đặt hàng và giao dịch. Khi chính sách được lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy hoặc tệp rời rạc trên máy tính, nhân viên khó có thể tìm kiếm thông tin chính xác khi cần khiến họ mất dấu các tài liệu, khiến họ phải lặp lại tác vụ đã làm từ trước nhiều lần.
Theo nguồn nghiên cứu gần đây, 83% nhân viên phải tạo lại các tệp đã tồn tại trong hệ thống, kho lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp của họ chỉ vì họ không thể tìm thấy chúng ngay lập tức.
Ngoài ra, các phòng ban mua hàng truyền thống bị thiếu khả năng hiển thị. Không dễ để nhanh chóng thấy được tình trạng mua hàng hiện tại hoặc cách nó tác động đến dòng tiền. Việc thiếu khả năng hiển thị cũng có nghĩa là có nguy cơ gian lận cao hơn, không tuân thủ chính sách mua hàng mà không bị phát hiện. Thật khó để kiểm tra chéo mọi thứ khi hồ sơ được lưu trên giấy hoặc được lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số lỗi thời.
Thị trường phần mềm mua quản lý mua hàng dự kiến sẽ đạt 19,50 tỷ đô la vào năm 2034. Đến năm 2034, thị trường này dự kiến sẽ đạt giá trị khổng lồ là 19,50 tỷ đô la, tăng đáng kể so với mức 8,51 tỷ đô la ước tính cho năm 2024. Như vậy, đây cũng là cơ sở để khẳng định rằng phần mềm mua quản lý mua hàng đang trở thành công cụ ngày càng quan trọng đối với các doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Với sự phức tạp ngày càng gia tăng của các quy trình mua hàng, cùng áp lực không ngừng trong việc cắt giảm chi phí nhưng vẫn phải tuân thủ quy định mua hàng thì xu hướng ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng sẽ còn tiếp tục tăng cao. Phần mềm mua quản lý mua hàng dần trở thành công cụ nên có phải có đối với các doanh nghiệp muốn đi đầu.
Phần mềm quản lý mua hàng gồm Phần mềm nội bộ hoặc tại chỗ là thứ bạn mua một lần và cài đặt trên máy tính của công ty. Thông thường, phần mềm này sẽ bao gồm một số lượng giấy phép phần mềm hạn chế, vì vậy bạn không thể cài đặt trên máy tính của mọi người mà không phải trả thêm tiền cho các giấy phép bổ sung. Bộ phận CNTT của bạn giám sát việc cài đặt loại phần mềm này và cập nhật thường xuyên.
Một lựa chọn dễ dàng hơn là sử dụng Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) dựa trên đám mây. Với loại giải pháp tự động hóa này, nhà cung cấp phần mềm lưu trữ phần mềm trên máy chủ của riêng họ và công ty của bạn truy cập phần mềm thông qua internet. Nó hoạt động theo cùng một cách như G-Suite của Google hoặc Microsoft Office 365. Việc triển khai loại phần mềm này trong công ty của bạn tương đối dễ dàng và nhà cung cấp phần mềm sẽ xử lý mọi bản cập nhật phần mềm.
Phần mềm tại chỗ cung cấp cho công ty của bạn quyền kiểm soát trực tiếp hơn đối với dữ liệu và bảo mật. Điều đó không nhất thiết có nghĩa là nó an toàn hơn, nhưng có thể an toàn hơn nếu công ty của bạn đầu tư vào việc duy trì an ninh mạng được cập nhật.
Tuy nhiên, tùy chọn này khó cập nhật và mở rộng hơn khi nhu cầu của công ty bạn thay đổi. Phần mềm dựa trên đám mây linh hoạt hơn, dễ truy cập hơn và có thể mở rộng hơn. Đây cũng là một tùy chọn an toàn miễn là bạn hợp tác với một nhà cung cấp phần mềm có uy tín.
Có rất nhiều tùy chọn để lựa chọn, nhưng bạn có thể thu hẹp các tùy chọn của mình bằng cách biết những tính năng nào cần tìm kiếm. Bạn sẽ muốn có giao diện thân thiện với người dùng, các tính năng đáp ứng nhu cầu của mình và tùy chọn tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với công ty của bạn.
Bạn cũng nên tìm một công ty có dịch vụ khách hàng phản hồi nhanh và có thành tích tốt về việc triển khai phần mềm thành công. Cuối cùng, hãy đảm bảo phần mềm tích hợp với hệ thống ERP hoặc các hệ thống, phần mềm khác của doanh nghiệp như giải pháp phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft giúp tự động hóa đảm nhiệm hầu hết các công việc thủ công thường ngày liên quan đến mua hàng, hợp lý hóa toàn bộ quy trình. Nó không thay thế nhân viên con người— nhưng giúp công việc của họ dễ dàng hơn nhiều.
Thay vì tạo lệnh mua hàng thủ công, nhân viên chỉ cần đặt hàng thông qua phần mềm và nó sẽ tự động tạo lệnh mua hàng tuân thủ các chính sách mua hàng đã được nhập sẵn. Phần mềm tự động hóa cũng cải thiện khả năng hiển thị vì việc truy cập hồ sơ mua sắm dễ dàng hơn nhiều khi tất cả dữ liệu được số hóa và lưu trữ trong cùng một hệ thống.
Các biện pháp kiểm soát chủ động mã hóa chính sách mua hàng vào phần mềm và đảm bảo tuân thủ, không còn nỗi lo về việc quên chính sách mua hàng của các nhân viên. Một cú nhấp chuột là có thể tìm thấy thông tin mà bạn cần.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Bệnh viện Memorial của Quận Sweetwater đang phải đối mặt với những thách thức nghiêm trọng liên quan đến hệ thống quản lý tài chính và chính sách mua hàng.
Thách thức:
Cụ thể, các lỗi trong hệ thống sổ cái chung đã gây ra nhiều khó khăn trong việc truy cập thông tin chi tiết về ngân sách, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mua hàng của bệnh viện. Các vấn đề này không chỉ làm gián đoạn quy trình làm việc mà còn dẫn đến việc đưa ra quyết định mua hàng thiếu chính xác, tăng nguy cơ sai sót và làm chậm tiến độ cung ứng vật tư y tế.
Việc hạn chế quyền truy cập dữ liệu tài chính cũng làm giảm khả năng theo dõi và kiểm soát chi phí, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động và sự minh bạch trong việc triển khai chính sách mua hàng.
Điều này đòi hỏi bệnh viện cần khẩn trương cải tiến hệ thống quản lý tài chính và rà soát lại chính sách mua hàng để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong hoạt động mua sắm, đồng thời giảm thiểu rủi ro tài chính.
Giải pháp:
Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu, Bệnh viện Memorial đã áp dụng biện pháp phần mềm quản lý mua hàng. Phần mềm đã giải quyết những bất cập trong quá trình triển khai chính sách mua hàng như:
Phần mềm mua hàng đảm bảo rằng tất cả các quyết định mua hàng đều dựa trên dữ liệu tài chính chính xác, giúp bệnh viện tránh tình trạng chi tiêu vượt quá ngân sách hoặc thiếu hụt nguồn lực. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng tài chính và điều chỉnh chính sách mua hàng kịp thời để phù hợp với thực tế ngân sách.
Hệ thống cung cấp khả năng theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng, từ lúc đặt hàng cho đến khi giao nhận hàng hóa. Điều này giúp giảm thiểu các rủi ro gian lận và sai sót, đồng thời tăng cường trách nhiệm giải trình của các bên liên quan. Tính minh bạch trong quy trình giúp các bộ phận liên quan phối hợp hiệu quả hơn, tránh những hiểu lầm và tranh chấp có thể xảy ra.
Phần mềm giúp định hướng chính sách mua hàng phù hợp, những mặt hàng nào chưa phù hợp với chính sách mua hàng thì phần mềm sẽ hiện lên cảnh báo đỏ, hay những phương thức thanh toán chưa được chấp nhận cũng sẽ được cảnh báo ngay cho người sử dụng. Tiết kiệm thời gian trong quá trình mua hàng.
Bài học: Thay vì phải đối chiếu giấy tờ thủ công, hay phải đợi xác nhận từ lãnh đạo..mà thậm chí nếu như lãnh đạo đi công tác thì các công đoạn tiếp theo không thể triển khai được. Từ khi ứng dụng biện pháp phần mềm quản lý mua hàng, thì mọi chuyện đã được giải quyết gần như nhanh chóng chỉ trong vòng 1 phút.
Giấy tờ được số hoá nên dễ dàng gửi đi mà không cần phải in hay mất thời gian để tìm tài liệu, chỉ việc gõ từ khoá là dễ dàng tìm ra. Đặc biệt, tình trạng phụ thuộc vào lãnh đạo cũng được giảm bớt nhờ ứng dụng chữ ký số và việc tích hợp thành app trên điện thoại.
Thu hút các Bên Liên quan
Thu hút bao gồm các nhà quản lý, nhóm mua sắm, và bất kỳ cá nhân nào khác sử dụng hoặc thực thi các chính sách này. Việc tổ chức các cuộc họp để thu thập ý kiến của họ và giải quyết các mối quan tâm là cực kỳ quan trọng. Sự tham gia này không chỉ giúp xây dựng sự đồng thuận mà còn tạo ra những cải tiến thiết thực trong chính sách.
Để áp dụng thành công các chính sách mua sắm mới, cần thực hiện các bước sau:
Đào tạo và Truyền thông Hiệu quả
Một trong những yếu tố then chốt để đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ chính sách là đào tạo và truyền thông rõ ràng. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo phù hợp với nhu cầu của từng nhóm trong tổ chức. Các buổi đào tạo này nên được điều chỉnh linh hoạt, sử dụng nhiều phương pháp truyền thông như hội thảo trực tiếp, hội thảo trực tuyến, và hướng dẫn bằng văn bản. Mục tiêu là đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các chính sách mới và biết cách áp dụng chúng trong công việc hàng ngày.
Các bước để đảm bảo sự hiểu biết rõ ràng về vai trò và chính sách mới:
Việc triển khai và áp dụng chính sách mua sắm mới không chỉ là vấn đề về quy trình mà còn là về con người và giao tiếp. Bằng cách thu hút sự tham gia của các bên liên quan, cung cấp đào tạo phù hợp, và duy trì kênh thông tin mở, doanh nghiệp có thể tạo nên một môi trường mà trong đó các chính sách không chỉ được tuân thủ mà còn được hiểu và ủng hộ rộng rãi, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững và hiệu quả cao hơn.
Việc xây dựng các chính sách mua sắm hiệu quả có thể là một thách thức. Các bước sau đây là những bước cần thiết để doanh nghiệp xây dựng được các chính sách nâng cao tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ trong hoạt động mua hàng.
Bước 1: Thiết lập cơ sở dựa trên nhu cầu của tổ chức bạn
Trước khi tạo hoặc sửa đổi chính sách mua hàng, điều quan trọng là phải hiểu rõ nhu cầu và hạn chế cụ thể của tổ chức bạn:
Bước 2: Xác định mục tiêu rõ ràng
Với sự hiểu biết rõ ràng về nhu cầu của bạn, hãy thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể thực hiện được cho chính sách mua sắm của bạn. Các mục tiêu điển hình bao gồm:
Tiết kiệm chi phí: Tập trung vào việc giảm chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển hàng mua,.. nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Sử dụng phần mềm đấu giá ngược trực tuyến (e-reverse auction) để tối ưu hóa giá cả hay phần mềm quản lý mua hàng của TacaSoft. Nhằm mục đích làm cho quy trình mua sắm nhanh hơn và hợp lý hơn doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp mua hàng tinh gọn Lean Procurement để loại bỏ các bước không cần thiết.
Tuân thủ: Đảm bảo rằng mọi hoạt động mua sắm đều đáp ứng các yêu cầu pháp lý và chính sách nội bộ. Doanh nghiệp có thể tích hợp hệ thống theo dõi thời gian thực để phát hiện sớm các vi phạm.
Bước 3: Tài liệu về quy trình mua sắm, vai trò và trách nhiệm
Tạo các quy trình chi tiết cung cấp hướng dẫn từng bước cho từng phần của quy trình mua sắm, phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức bạn:
Bước 4: Thiết lập Chính sách và Tiêu chuẩn Mua sắm
Sau khi hoàn tất quá trình lập kế hoạch ban đầu, đã đến lúc thiết lập các chính sách mua sắm sẽ hướng dẫn tổ chức. Các chính sách này đặt ra các tiêu chuẩn về những gì được mong đợi từ nhân viên trong vai trò mua sắm.
Bước 5: Ghi lại các thủ tục chi tiết
Với các chính sách đã thiết lập, bước tiếp theo là lập tài liệu về các quy trình chi tiết cung cấp hướng dẫn rõ ràng, từng bước cho tất cả các hoạt động mua sắm. Tài liệu này phải đầy đủ và được điều chỉnh để phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức bạn.
Các lĩnh vực cần đề cập trong quy trình của bạn bao gồm:
Bước 6: Phát triển các công cụ và mẫu hỗ trợ
Sau khi xác định quy trình của bạn, hãy tạo các công cụ và mẫu hỗ trợ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai các quy trình này. Các công cụ này sẽ giúp hợp lý hóa hoạt động và đảm bảo tuân thủ các chính sách mua sắm của bạn.
Các công cụ và mẫu cần thiết để phát triển bao gồm:
Bước 7: Đánh giá và điều chỉnh theo khả năng của bạn
Cuối cùng, hãy xem xét lại các chính sách và quy trình mới phát triển của bạn một cách nghiêm túc để đảm bảo chúng phù hợp với năng lực và mục tiêu của tổ chức bạn. Phát các phiếu khảo sát đến cho các bên liên quan để lấy được ý kiến sau mỗi lần thực thi chính sách.
Những cân nhắc chính cho đánh giá này bao gồm:
Tiết kiệm chi phí và hiệu quả: Một chính sách mua hàng được xác định rõ ràng sẽ giúp giảm chi phí và hợp lý hóa hoạt động. Nó hướng dẫn các quyết định mua hàng thông minh, giảm thiểu chi phí không cần thiết và gánh nặng hành chính. Với cách tiếp cận chuẩn hóa để giao dịch với các nhà cung cấp, công ty của bạn có thể đảm bảo giá tốt hơn và khuyến khích đấu thầu cạnh tranh, giúp giảm thêm chi phí.
Minh bạch và Trách nhiệm giải trình: Một quy trình mua hàng minh bạch làm rõ từng bước mua sắm. Sự rõ ràng như vậy xây dựng lòng tin nội bộ và bên ngoài, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng.
Giảm thiểu rủi ro và tuân thủ: Việc tuân thủ chính sách mua hàng bảo vệ công ty khỏi các rắc rối pháp lý và các hành vi phi đạo đức. Nó đảm bảo tuân thủ tất cả các luật và quy định có liên quan, bao gồm bản quyền, quyền riêng tư và nghĩa vụ hợp đồng.
Thúc đẩy sự đổi mới và làm việc nhóm: Nó thúc đẩy văn hóa hợp tác, trong đó các phòng ban cùng nhau làm việc để điều chỉnh việc mua công nghệ theo mục tiêu kinh doanh. Cách tiếp cận hợp tác này dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn và một chiến lược thống nhất để giải quyết các thách thức.
Tăng cường quan hệ nhà cung cấp: Bằng cách nhất quán, công bằng và đáng tin cậy, công ty của bạn sẽ trở thành đối tác kinh doanh được ưa chuộng. Sự tin cậy này có thể mang lại các điều khoản, chiết khấu và dịch vụ ưu tiên tốt hơn từ các nhà cung cấp.
Sự nhất quán và chuẩn hóa trên toàn diện: Việc lập tài liệu hướng dẫn mua hàng tạo ra cách tiếp cận thống nhất đối với hoạt động mua sắm trong toàn công ty. Việc chuẩn hóa này sẽ xóa tan mọi sự nhầm lẫn và đảm bảo mọi người liên quan đều biết nhiệm vụ của mình.
Quản lý rủi ro chủ động: Các chính sách mua hàng đã thiết lập bao gồm các biện pháp quản lý rủi ro, giúp xác định, đánh giá và giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn như gián đoạn nhà cung cấp, bất đồng hợp đồng hoặc hoạt động gian lận.
Kiểm soát chi phí nâng cao: Thiết lập các ràng buộc ngân sách rõ ràng và các quy tắc đấu thầu cạnh tranh giúp quản lý chi tiêu và đảm bảo rằng các giao dịch mua có hiệu quả về mặt chi phí.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định: Việc tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương, quốc gia và quốc tế là rất quan trọng. Việc tuân thủ thông qua các hoạt động mua sắm đã thiết lập đảm bảo rằng mọi hoạt động mua sắm đều được tiến hành theo các tiêu chuẩn pháp lý, bao gồm luật chống tham nhũng, môi trường và bảo vệ dữ liệu.
Tuân thủ quy định: Đảm bảo chính sách tuân thủ tất cả các quy định của địa phương, tiểu bang và liên bang. Điều này bao gồm hiểu bất kỳ yêu cầu cụ thể nào của ngành có thể ảnh hưởng đến hoạt động mua sắm.
Quản lý nhà cung cấp: Xác định cách thức lựa chọn và quản lý nhà cung cấp. Điều này sẽ bao gồm các quy trình đánh giá nhà cung cấp, đánh giá hiệu suất và tiêu chí cho trạng thái nhà cung cấp được ưu tiên.
Quản lý rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến mua sắm, chẳng hạn như gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc biến động giá, và vạch ra các chiến lược để giảm thiểu những rủi ro này.
Những cân nhắc về mặt đạo đức: Kết hợp các tiêu chuẩn và kỳ vọng về đạo đức cho cả tổ chức của bạn và các nhà cung cấp, bao gồm các biện pháp thực hành lao động, tác động môi trường và chống tham nhũng.
Ngân sách và Kiểm soát Tài chính: Mô tả giám sát tài chính cho các hoạt động mua sắm. Điều này phải bao gồm các quy trình phê duyệt chi tiêu, tuân thủ ngân sách và thủ tục kiểm toán.
Sử dụng công nghệ: Trình bày chi tiết các công cụ công nghệ sẽ hỗ trợ quy trình mua sắm, chẳng hạn như nền tảng mua sắm điện tử và cách chúng tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
