Thông qua việc thường xuyên kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, doanh nghiệp có thể đảm bảo quy trình mua hàng được tối ưu hóa, giảm thiểu gian lận và vi phạm, cũng như sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng gặp không ít khó khăn.
Đầu tiên, quy trình mua hàng vốn đã rất phức tạp, khiến nhiều người cảm thấy nản lòng.
Thứ hai, việc phân tích dữ liệu cho một cuộc kiểm toán toàn diện cũng rất thách thức, đặc biệt khi dữ liệu bị phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau và bị giới hạn trong các vùng riêng biệt.
Hiểu rõ những khó khăn này và cũng biết rằng doanh nghiệp có thể cảm thấy lo lắng khi phải tiến hành Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Đó cũng chính là lý do mà bạn hãy tham khảo viết bài này: để nhận diện các thách thức và, quan trọng hơn, chỉ ra cách vượt qua chúng.
Trong quá trình kiểm toán và thanh toán thủ công, các hoạt động chủ yếu bao gồm việc thu thập, kiểm tra và đối chiếu các tài liệu giao dịch như đơn đặt hàng, hóa đơn, biên lai và hợp đồng mua sắm. Kiểm toán viên sẽ xem xét các chứng từ này để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch đã được phê duyệt, thanh toán đúng hạn và tuân thủ các chính sách của công ty.
Các tài liệu sau đó sẽ được đối chiếu với các số liệu trong hệ thống tài chính để phát hiện các sai sót hoặc gian lận, như thanh toán trùng lặp hoặc chi phí không hợp lý. Một khi các giao dịch được xác nhận và tất cả các khoản chi đã được tính toán chính xác, kiểm toán viên sẽ lập báo cáo và cung cấp thông tin để bộ phận quản lý đưa ra quyết định.
Tuy nhiên, quy trình thủ công này có một số hạn chế lớn. Theo khảo sát của APQC, 56% các doanh nghiệp gặp vấn đề về sự không nhất quán trong dữ liệu giữa các bộ phận khi thực hiện kiểm toán thủ công, điều này làm chậm quá trình ra quyết định và dễ dẫn đến sai sót.
Thêm vào đó, việc nhập liệu thủ công tốn rất nhiều thời gian và dễ mắc sai sót, khiến cho việc đối chiếu tài liệu trở nên phức tạp và khó khăn hơn, đặc biệt khi xử lý một lượng lớn giao dịch. Việc thiếu báo cáo thời gian thực cũng khiến các vấn đề như chi tiêu vượt mức hoặc chậm trễ trong thanh toán không thể được phát hiện kịp thời, làm giảm hiệu quả quản lý và tăng rủi ro tài chính.
Sự phức tạp của quy trình mua sắm bắt nguồn từ việc nó bao gồm hàng loạt các bước liên tục và đa chiều, từ khâu lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, tạo đơn đặt hàng, đến nhận hàng, lập hóa đơn và cuối cùng là thanh toán. Mỗi giai đoạn không chỉ yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận mà còn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định nội bộ và chuẩn mực pháp lý.
Việc quản lý một khối lượng lớn tài liệu, đảm bảo các quy trình phê duyệt diễn ra đúng quy trình và kịp thời, cũng như sự tham gia của nhiều bên liên quan đã tạo nên một hệ thống hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự cẩn trọng và chuyên môn cao từ đội ngũ quản lý và kiểm toán.
Thêm vào đó, bối cảnh pháp lý đa dạng ở các khu vực khác nhau làm tăng thêm thách thức cho người kiểm toán, đòi hỏi họ phải có hiểu biết toàn diện về các quy định liên quan. Đánh giá sự ổn định tài chính và uy tín của nhiều nhà cung cấp không chỉ tiêu tốn nguồn lực đáng kể mà còn yêu cầu các phương pháp phân tích dữ liệu hiện đại để xử lý khối lượng thông tin khổng lồ được tạo ra trong từng bước của quy trình.
Tất cả những yếu tố này khiến quá trình kiểm toán trở nên cực kỳ phức tạp, đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng trong việc xác định các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra những khuyến nghị cải tiến hiệu quả, nhằm đảm bảo tính minh bạch, an toàn và hiệu quả trong toàn bộ chu trình mua sắm.
Kiểm toán viên dựa vào một loạt các tài liệu quan trọng như lệnh mua, hóa đơn, hợp đồng, báo giá và nhiều loại chứng từ khác để xác minh các giao dịch và đánh giá sự tuân thủ quy trình. Mỗi loại tài liệu này đều mang lại những thông tin thiết yếu, giúp tái hiện lại toàn bộ quá trình giao dịch và phát hiện những bất thường nếu có.
Tuy nhiên, khi dữ liệu không được cung cấp đầy đủ, hay bị nhập sai, toàn bộ quy trình kiểm toán có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Sự thiếu sót thông tin sẽ gây khó khăn cho việc xác minh các giao dịch, dẫn đến khả năng bỏ sót các sai sót hoặc dấu hiệu gian lận. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả của quá trình kiểm toán mà còn khiến cho các khuyến nghị cải tiến và biện pháp kiểm soát nội bộ không được triển khai một cách chính xác.
Hãy xem xét một ví dụ thực tế từ Sở Y tế Maryland. Các kiểm toán viên tại đây đã phát hiện ra có tới 1,4 tỷ đô la doanh thu liên bang chưa được ghi nhận đúng cách. Đây không phải là một sai sót nhỏ, mà đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quá trình kiểm toán. Do lưu trữ hồ sơ không hiệu quả, số tiền này không thể được hoàn trả cho nhà nước, và sai sót này đã bị bỏ qua. Cuộc kiểm toán này được xem là một trong những ví dụ điển hình về hậu quả nghiêm trọng của việc quản lý dữ liệu kém.
Trong quy trình mua hàng và thanh toán, việc xuất hiện hóa đơn không dựa trên lệnh mua hàng (PO) là một điểm yếu nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ, tạo ra nhiều thách thức cho quá trình kiểm toán. Khi không có PO làm cơ sở để đối chiếu, việc xác minh tính hợp lệ của hóa đơn trở nên phức tạp và phụ thuộc nhiều vào xử lý thủ công của bộ phận Phải trả (AP).
Điều này không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn làm tăng khả năng xảy ra sai sót và gian lận, khi mà các giao dịch không có bằng chứng chứng thực rõ ràng.
Công nghệ là một công cụ hỗ trợ và có thể giúp các tổ chức đạt được lợi thế đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh.
Theo Tạp chí Procurement , mười công nghệ đột phá đang được sử dụng trong mua sắm bao gồm: nền tảng eProcurement, công cụ phân tích chi tiêu, phần mềm quản lý nhà cung cấp, phần mềm tìm nguồn cung ứng chiến lược, nền tảng đấu giá điện tử và đấu giá ngược, phần mềm quản lý hợp đồng (CMS), phần mềm chuỗi cung ứng, phần mềm mua sắm để thanh toán,..
Nhóm kiểm toán nội bộ có thể tận dụng công nghệ và phân tích dữ liệu để kiểm toán và giám sát liên tục. Ví dụ, các kỹ thuật này có thể được sử dụng để xác minh các đơn đặt hàng mua chia tách tiềm năng, đơn đặt hàng qua các ủy quyền tài chính, nhà cung cấp trùng lặp, thanh toán trùng lặp, nhà cung cấp đã được chấp thuận và chưa được chấp thuận, chi phí vượt quá ngân sách và giá hóa đơn và chênh lệch số lượng.
Kiểm toán viên nội bộ nên xác minh các sáng kiến tự động hóa và phân tích dữ liệu là một phần của chiến lược mua sắm dài hạn của tổ chức. Trí tuệ nhân tạo và quy trình học máy được số hóa có thể mang lại hiệu quả đáng kể và giảm thời gian tiêu tốn cho các quy trình kinh doanh thủ công.
Một số ví dụ về tự động hóa mua sắm bao gồm quy trình yêu cầu mua hàng, tạo đơn hàng, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, đối chiếu hóa đơn ba chiều, hồ sơ đơn hàng và giao hàng, thanh toán cho nhà cung cấp và quản lý hợp đồng.
Các công cụ phân tích mua sắm nâng cao (cả dự đoán và chẩn đoán) có thể giúp khám phá “lý do” đằng sau các sự kiện và dự báo xu hướng trong tương lai. Nó có thể giúp phân tích xu hướng bán hàng và dự báo nhu cầu, theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và có được khả năng hiển thị vào chu kỳ đặt hàng.
Theo báo cáo của Amazon Business về dữ liệu mua sắm, 98% số người được hỏi xác nhận rằng họ sẽ đầu tư vào các công cụ phân tích, tự động hóa và AI cho hoạt động mua sắm của mình trong vài năm tới.
Phân tích dữ liệu cũng có thể giúp tăng cường khả năng ngăn chặn gian lận của tổ chức. Khảo sát tội phạm kinh tế toàn cầu năm 2024 của PwC xác định gian lận mua sắm là một trong ba tội phạm kinh tế gây gián đoạn nhất trên toàn cầu trong 24 tháng qua. Khảo sát này cho thấy 20% các công ty không sử dụng phân tích dữ liệu để xác định gian lận mua sắm, bất chấp rủi ro.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft tự động hóa toàn bộ quy trình tài chính của bạn từ khâu mua sắm đến tự động hóa hóa đơn và thanh toán.Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft thực sự mang tính toàn cầu, xử lý nhiều thực thể và nhiều loại tiền tệ bằng nhiều ngôn ngữ.
Nó loại bỏ chi tiêu không theo quy trình và mang lại hiệu quả, tiết kiệm chi phí và khả năng hiển thị & kiểm soát 100% đối với toàn bộ quy trình mua sắm. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft xử lý tất cả các hóa đơn nhà cung cấp PO và không phải PO theo cách điện tử từ khâu nắm bắt và đối chiếu đến phê duyệt hóa đơn, xử lý ngoại lệ, quản lý sự cố và tích hợp liền mạch với nhiều phần mềm, hệ thống trên thị trường hiện nay..
Kết hợp công nghệ AutoML Machine Learning độc đáo, nó cung cấp khả năng tự động hóa không cần chạm vô song, giúp giảm số lượng hóa đơn nhà cung cấp cần can thiệp thủ công. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft chuyển đổi các khoản thanh toán từ trung tâm chi phí thành trung tâm lợi nhuận bằng cách tối ưu hóa các khoản thanh toán, kiếm tiền hoàn lại, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro thanh toán.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể hưởng lợi thêm nhiều tiện ích khác khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft như:
Mã hóa thông minh vượt trội
Sử dụng Học máy, phần mềm giảm thời gian xử lý hóa đơn không phải PO xuống 89%, với các kiểm tra tuân thủ và kiểm toán hàng đầu trong ngành. Nó xác định và học các mẫu mã hóa của các hóa đơn đã mã hóa trước đó một cách thông minh, cho phép tự động mã hóa hóa đơn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tính năng cải tiến này làm giảm đáng kể sự phụ thuộc vào kiến thức của nhóm AP và cho phép mã hóa trong vài giây thay vì vài phút.
Quy trình phê duyệt hóa đơn nhanh hơn
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft sử dụng Machine Learning để xác định lộ trình chính xác của hóa đơn để phê duyệt, giảm 90% thời gian định tuyến hóa đơn chính xác. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft cung cấp quy trình phê duyệt hóa đơn an toàn, nhanh chóng với các quy trình làm việc tự động có thể định cấu hình.
Với nhiều người xác minh và người phê duyệt, hóa đơn được định tuyến để phê duyệt, thông báo qua email tự động được gửi đi, sau đó là lời nhắc. Các hóa đơn chưa được xử lý sẽ được định tuyến đến người phê duyệt thay thế, đảm bảo giảm thiểu sự chậm trễ trong quy trình
Thu thập dữ liệu hóa đơn chính xác
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft thu thập tất cả dữ liệu hóa đơn, bất kể định dạng nào nhận được từ Nhà cung cấp của bạn, bằng cách sử dụng công nghệ Thu thập dữ liệu tiên tiến hoặc thông qua dịch vụ thu thập dữ liệu thuê ngoài của TacaSoft. Thời gian xử lý được cải thiện và lỗi nhập liệu được loại bỏ.
So khớp hóa đơn vô song
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, được hỗ trợ bởi AutoML Machine Learning, loại bỏ các yếu tố thủ công của việc khớp hóa đơn, mang lại khả năng xử lý hóa đơn không cần chạm 90% hàng đầu trong ngành. AutoML là sản phẩm của nhiều năm nghiên cứu và hơn 50 triệu lần khớp. Công cụ Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft áp dụng AutoML ngay cả với những tình huống khớp phức tạp nhất, chẳng hạn như dữ liệu không đầy đủ, mã sản phẩm bị thiếu và chuyển đổi FX, mang lại tỷ lệ khớp vô song và tiết kiệm đặc biệt.
Báo cáo mạnh mẽ và phân tích AI
TacaSoft cung cấp các phân tích hàng đầu trong ngành để trao quyền cho các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt. TacaSoft cung cấp cả TacaSoft Advanced Analytics, một phần của giải pháp phần mềm, và khả năng tích hợp với các công cụ phân tích của bên thứ 3. Nền tảng này cung cấp thông tin chính xác, theo thời gian thực về năng suất AP, tỷ lệ xử lý hóa đơn và hiệu suất thanh toán.
Tích hợp ERP liền mạch
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft là một nền tảng đám mây an toàn, có thể cấu hình cao, quản lý mọi trao đổi dữ liệu giữa ERP và Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft. TacaSoft có hơn 30 năm kinh nghiệm tích hợp liền mạch với tất cả các hệ thống tài chính, cơ sở dữ liệu lớn và hơn 200 ERP từ các tên tuổi hàng đầu trong ngành đến các hệ thống tùy chỉnh.
Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Thu thập bằng chứng là nền tảng cho quá trình kiểm toán, đòi hỏi nhiều kỹ thuật khác nhau để chứng minh các phát hiện. Kiểm toán viên thường bắt đầu bằng các thủ tục phân tích, sử dụng tỷ lệ tài chính và phân tích xu hướng để xác định các bất thường hoặc các lĩnh vực cần điều tra thêm. Ví dụ, sự sụt giảm đột ngột trong vòng quay hàng tồn kho so với chuẩn mực của ngành có thể chỉ ra các vấn đề về định giá hàng tồn kho.
Kiểm tra thực chất tập trung vào các giao dịch và số dư tài khoản để xác minh tính chính xác. Điều này bao gồm việc chọn một mẫu giao dịch và truy xuất chúng trở lại các tài liệu nguồn, chẳng hạn như hóa đơn hoặc hợp đồng, để xác định tính đầy đủ và hợp lệ. Ví dụ, kiểm toán viên có thể kiểm tra các hợp đồng bán hàng để đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn của ASC 606.
Xác nhận bên ngoài cung cấp xác minh độc lập về số dư tài khoản hoặc giao dịch từ bên thứ ba, tăng cường độ tin cậy của bằng chứng. Ví dụ, xác nhận số dư ngân hàng cuối năm của khách hàng trực tiếp với tổ chức tài chính mang lại sự đảm bảo cao hơn so với việc chỉ dựa vào hồ sơ nội bộ.
Đánh giá kiểm soát nội bộ đảm bảo tính toàn vẹn của báo cáo tài chính và bảo vệ tài sản. Điều này bắt đầu bằng việc hiểu môi trường kiểm soát, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của tổ chức. Một môi trường mạnh mẽ được đặc trưng bởi khuôn khổ đạo đức mạnh mẽ và cam kết về năng lực, thường được yêu cầu bởi các quy tắc quản trị doanh nghiệp mạnh mẽ.
Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích các rủi ro có thể cản trở mục tiêu của đơn vị. Điều này bao gồm việc đánh giá các rủi ro vốn có và rủi ro còn lại, xem xét các yếu tố như thay đổi về quy định hoặc thay đổi trong hoạt động kinh doanh. Ví dụ, một công ty mở rộng sang các thị trường mới có thể phải đối mặt với các rủi ro riêng biệt đòi hỏi các biện pháp kiểm soát bổ sung để quản lý rủi ro ngoại hối.
Kiểm tra các hoạt động kiểm soát bao gồm việc đánh giá thiết kế và hiệu quả hoạt động của các chính sách và thủ tục đảm bảo các chỉ thị quản lý được thực hiện. Các kỹ thuật như kiểm tra và hiệu suất lại được sử dụng. Ví dụ, kiểm toán viên có thể kiểm tra quy trình phê duyệt đối với các giao dịch quan trọng để đảm bảo chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể thực hiện chúng, giảm rủi ro gian lận hoặc sai sót.
Thực chất của việc soạn thảo chương trình kiểm toán chính là việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với bốn nội dung chính: xác định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện.
Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng – thanh toán.
Thử nghiệm kiểm soát (hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ) là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống kiểm soát nội bộk hoạt động hữu hiệu. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Do đó trong quá trình xây dựng chương trình kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng và khả năng ngăn chặn các sai phạm của kiểm toán nội bộ trong quá trình mua hàng – thanh toán.
Công việc này được thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là :
Trắc nghiệm không có dấu vết Trong trường hợp này kiểm toán viên cần quan sát, phỏng vấn các người có trách nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Chẳng hạn kiểm toán viên xem xét việc phân cách trách nhiệm giữa bộ phận lập đơn đặt hàng với người ký duyệt nó, hay việc phân cách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán vơi thủ quỹ hoặc người ký duyệt lệnh chi tiền trả nhà cung cấp…
Trắc nghiệm có dấu vết Đây là các trắc nghiệm được tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các hoá đơn mua hàng, các phiếu chi…nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán.
Chẳng hạn, để kiểm tra các phiếu chi có hợp lệ không thì kiểm toán viên có thể đối chiếu chữ ký trên phiếu chi đó với nhau xem chúng có được cùng một người phê duyệt không. Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu. Khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp thì các thử nghiệm tuân thủ được thực hiện càng nhiều, và khi đó các thử nghiệm cơ bản có thể thu hẹp.
Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao thì các thử nghiệm tuân thủ là không cần thiết và khi đó kiểm toán viên tập trung vào các thử nghiệm cơ bản.
Trong thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng– thanh toán, kiểm toán viên thường sử dụng các trắc nghiệm phân tích là:
– So sánh số hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trước hoặc với kế hoạch cung ứng.
– So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trước.
– So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, khả năng thanh toán hiện hành năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình quân ngành để phát hiện các biến động bất thường.
Trắc nghiệm trực tiếp số dư Là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ ở sổ cái để ghi vào bảng cân đối tài khoản. Đây là cách thức chủ đạo trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán.
Chẳng hạn, KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp…Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên số lượng trắc nghiệm trực tiếp số dư cần thực hiện tùy thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm phân tích.
Đảm bảo quy trình thẩm định đối với nhà cung cấp mới: Kiểm toán viên nội bộ nên xem xét hiệu quả của việc sàng lọc nhà cung cấp mới. Họ nên đảm bảo chương trình bảo mật của nhà cung cấp phù hợp với chiến lược của tổ chức về an ninh mạng và bảo mật.
Nhóm kiểm toán nội bộ cũng nên xác nhận các nhà cung cấp mới đã được đánh giá về trình độ, sự ổn định tài chính, kiểm tra phương tiện truyền thông, tuân thủ quy định và bất kỳ báo cáo nào theo loại SOC1 hoặc SOC2. Kiểm toán viên cũng nên xác nhận rằng các KPI đã được xác định cho các nhà cung cấp mới được đưa vào.
Tối ưu hóa hàng tồn kho: Kiểm toán nội bộ nên đánh giá xem hàng tồn kho có được tối ưu hóa trên toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức hay không để giảm chi phí và tối đa hóa lợi tức đầu tư. Quản lý hàng tồn kho không phù hợp có thể dẫn đến chi phí hết hàng đáng kể và tổn thất doanh số.
Theo báo cáo của Thought Spot , hàng tồn kho có thể được tối ưu hóa bằng phân tích ABC, dự báo nhu cầu, quản lý hàng tồn kho an toàn, hợp lý hóa các đơn vị lưu kho (SKU), hàng tồn kho đúng lúc và tự động hóa hàng tồn kho. Phản ứng chủ động với những thay đổi ảnh hưởng đến cung và cầu sẽ giúp hợp lý hóa hiệu quả hoạt động và quản lý hàng tồn kho của bất kỳ tổ chức nào.
Giáo dục liên tục: Nhóm kiểm toán nội bộ nên tập trung vào hiệu quả của các khóa đào tạo để cải tiến liên tục chức năng mua sắm. Các khóa đào tạo có thể là sự kết hợp giữa đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài.
Việc lựa chọn ai sẽ thực hiện kiểm toán nội bộ các quy trình mua hàng phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô và mức độ phức tạp của công ty, tính khả dụng của các nguồn lực nội bộ có chuyên môn kiểm toán và mức độ độc lập mong muốn.
Nhân viên nội bộ: Sử dụng các thành viên nhân viên hiện tại có hiểu biết tốt về quy trình mua sắm của tổ chức. Điều này có thể bao gồm các cá nhân từ bộ phận tài chính hoặc hoạt động có kinh nghiệm và hiểu biết về hoạt động mua sắm. Họ có thể được giao trách nhiệm tiến hành kiểm toán nội bộ cùng với các nhiệm vụ thường xuyên của mình.
Phòng Kiểm toán Nội bộ: Một số tổ chức có phòng hoặc nhóm kiểm toán nội bộ chuyên thực hiện các cuộc kiểm toán độc lập và khách quan trên nhiều chức năng khác nhau, bao gồm cả mua sắm. Phòng này thường bao gồm các kiểm toán viên nội bộ được đào tạo về các hoạt động kiểm toán, đánh giá rủi ro và đánh giá kiểm soát.
Nhóm mua sắm hoặc thu mua: Trong một số tổ chức, nhóm mua sắm hoặc thu mua có thể có những cá nhân có chuyên môn về kiểm toán hoặc tuân thủ. Những cá nhân này có thể được giao trách nhiệm tiến hành kiểm toán nội bộ các quy trình mua sắm của bạn, tận dụng kiến thức của họ về chức năng mua sắm và các rủi ro liên quan.
Phòng tuân thủ: Các tổ chức có phòng tuân thủ chuyên trách có thể có các chuyên gia sở hữu các kỹ năng và kiến thức cần thiết để kiểm toán quy trình mua sắm của bạn. Họ có thể đánh giá việc tuân thủ các chính sách, quy trình và quy định có liên quan, đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức và pháp lý.
Nhóm kiểm toán liên chức năng: Một cách tiếp cận khác là thành lập một nhóm kiểm toán liên chức năng bao gồm đại diện từ các phòng ban khác nhau, bao gồm mua sắm, tài chính, pháp lý và kiểm toán nội bộ. Nhóm này mang đến nhiều góc nhìn và chuyên môn khác nhau cho quy trình kiểm toán, cho phép đánh giá toàn diện quy trình mua sắm của bạn.
Công ty kiểm toán bên ngoài: Một số tổ chức thuê các công ty kiểm toán hoặc tư vấn bên ngoài để thực hiện kiểm toán độc lập các quy trình của họ. Các kiểm toán viên bên ngoài này mang lại sự khách quan và chuyên môn, cung cấp đánh giá khách quan về chức năng mua sắm.
Lý tưởng nhất là các cá nhân hoặc nhóm tiến hành kiểm toán có kiến thức và kỹ năng cần thiết để đánh giá hiệu quả các quy trình mua hàng và cung cấp những hiểu biết và khuyến nghị có giá trị để cải thiện. Nếu thiếu các nguồn lực như vậy, ngay cả một cuộc kiểm toán không chính thức cũng có thể giúp khám phá ra các cơ hội để cải thiện.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
