Một sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp hiệu quả giúp không chỉ người quản lý mà cả nhân viên hình dung dễ dàng về quá trình và công việc của mình. Nhà quản trị có thể kiểm soát các hoạt động và có cái nhìn tổng quan thông qua sơ đồ này.
Tuy nhiên, hoạt động mua hàng thủ công vẫn gây tốn kém chi phí. Theo APQC, xử lý một đơn hàng thủ công có thể dao động từ 50 đến 150 đô la, với chi phí trung bình khoảng 100 đô la . Điều này tăng nhanh chóng, đặc biệt là trong các tổ chức lớn hơn.
Bằng cách tự động hóa quy trình đặt hàng, các công ty có thể giảm đáng kể các chi phí này. Điều này không chỉ tiết kiệm tiền mà còn giải phóng thời gian và nguồn lực có giá trị, cho phép các nhóm tập trung vào các ưu tiên chiến lược hơn.
Với tác động đáng kể của quy trình mua hàng hiệu quả, điều quan trọng là phải hiểu các bước liên quan và cách tối ưu hóa chúng. Chúng tôi đã chuẩn bị sơ đồ quy trình mua hàng giản để hướng dẫn tối ưu theo từng giai đoạn.
Biểu đồ luồng quy trình mua sắm có cấu trúc rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả và độ chính xác trong việc mua hàng hóa và dịch vụ. Thị trường toàn cầu về mua sắm dưới dạng dịch vụ được dự báo sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng hàng năm vượt quá 10% từ năm 2022 đến năm 2028. Mỗi bước trong sơ đồ quy trình mua hàng được thiết kế để phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, đảm bảo chu kỳ mua sắm liền mạch.
Quá trình mua hàng bắt đầu khi doanh nghiệp nhận ra rằng họ có nhu cầu về một sản phẩm, công cụ hoặc dịch vụ sẽ nâng cao hoạt động của họ. Các thành viên trong nhóm có thể giúp xác định nhu cầu khi họ hoàn thành công việc hàng ngày bằng cách thông báo cho người giám sát của họ về bất kỳ thách thức nào họ gặp phải. Khi tổ chức xác định được nhu cầu, họ có thể bắt đầu quá trình mua hàng.
Khuyến nghị:
Trong giai đoạn này, các nhà lãnh đạo sẽ điều tra nhu cầu sâu hơn và đưa ra kế hoạch chính xác cho những gì họ cần. Ví dụ, tình trạng thiếu giấy in thường xuyên sẽ dẫn đến nhu cầu giao 500 tờ giấy in phun hàng tuần để đảm bảo nguồn cung liên tục.
Người xác định nhu cầu thường làm việc với các thành viên khác trong nhóm và ban quản lý để đưa ra giải pháp phù hợp cho vấn đề, đặc biệt là khi liên quan đến một giao dịch mua lớn hơn. Ví dụ, nhân viên xác định nhu cầu về giấy in nhiều hơn có thể có thẩm quyền tự chỉ định yêu cầu, trong khi nhu cầu về hệ thống máy tính mới trong toàn bộ văn phòng có thể cần sự đóng góp của những người khác.
Khuyến nghị:
Tìm các nhà cung cấp tiềm năng có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà bạn muốn mua. Bạn có thể tự nghiên cứu trực tuyến hoặc liên hệ với những người trong mạng lưới chuyên nghiệp của mình để xin lời khuyên. Nếu chi phí vận chuyển là một yếu tố trong giao dịch mua của bạn, hãy tìm kiếm các doanh nghiệp trong khu vực địa phương của bạn.
Trong giai đoạn này, bạn nên cân nhắc một số nhà cung cấp và so sánh chúng với nhau. Khi cần, hãy liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu họ báo giá hoặc đề xuất. Khi bạn đang cân nhắc các nhà cung cấp, hãy cân nhắc các yếu tố như chi phí, độ tin cậy và thời gian giao hàng.
Khuyến nghị:
Trong nhiều tình huống, có thể thương lượng chi phí với nhà cung cấp, đặc biệt là khi đặt các đơn hàng có giá cao hoặc các đơn hàng mà bạn mong đợi sẽ tái diễn thường xuyên. Liên hệ với nhà cung cấp mà bạn đang cân nhắc và hỏi xem họ có sẵn sàng thương lượng giá không. Nhà cung cấp có thể thương lượng nếu điều đó có nghĩa là họ có thể đảm bảo một hợp đồng lớn hoặc dài hạn cho doanh nghiệp của mình.
Lưu ý:
Đối với phương pháp đánh giá:
Chiến lược đàm phán:
Các yếu tố chính của hợp đồng:
Trước khi doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu giao dịch, bạn có thể cần phải xin phê duyệt đơn hàng. Điều này có thể bao gồm làm việc với ban quản lý cấp cao và bộ phận kế toán để đảm bảo có đủ tiền trong ngân sách cho giao dịch mua. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cũng có thể cần thiết lập hạn mức tín dụng với nhà cung cấp. Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy giải thích với ban quản lý lý do tại sao giao dịch mua này là cần thiết và cách bạn đạt được mức giá hợp lý từ nhà cung cấp.
Khi cả hai bên đồng ý giao dịch, bạn có thể chính thức đặt hàng. Yêu cầu cả hai bên đồng ý với các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như giá cả, thời gian giao hàng, phí và cài đặt. Ghi lại mọi thứ bằng văn bản và có đại diện từ cả hai tổ chức ký vào. Sau đó, giữ một bản sao của thỏa thuận này trong hồ sơ của bạn để tham khảo trong tương lai.
Khuyến nghị:
Khi đơn hàng đến, hãy kiểm tra xem có vấn đề gì với sản phẩm hay bất kỳ thứ gì mà nhà cung cấp không giao không. Tính kịp thời là chìa khóa vì nếu có bất kỳ vấn đề nào, nhà cung cấp phải giải quyết trước khi bạn giải ngân phần còn lại của khoản thanh toán.
Khuyến nghị:
Cho dù bạn làm việc với nhà cung cấp trong giao dịch một lần hay thiết lập giao dịch định kỳ, hãy thường xuyên xem xét chất lượng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Hồ sơ ghi chép các đánh giá này có thể giúp bạn xác định và theo dõi mọi vấn đề có thể phát sinh sau này trong hợp đồng của bạn. Tiếp tục mối quan hệ với các nhà cung cấp tiếp tục đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn.
Khuyến nghị:
Quy trình đặt hàng mua có thể thực sự là một nỗi đau nếu không được thiết lập một cách chu đáo. Có một số cạm bẫy phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải, gây ra sự chậm trễ, chi phí tăng thêm và đau đầu. Sau đây là một số thách thức phổ biến nhất mà bạn cần lưu ý trong các bước của quy trình đặt hàng mua:
Việc vẽ sơ đồ quy trình mua hàng thủ công bằng giấy, Excel hoặc PowerPoint đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi có sự thay đổi trong quy trình. Theo một nghiên cứu của Forrester, các doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công có thể mất 30-50% thời gian làm việc chỉ để vẽ, chỉnh sửa và cập nhật sơ đồ quy trình. Điều này làm giảm năng suất và gây lãng phí nguồn lực, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy trình mua sắm phức tạp.
Khi có sự thay đổi trong quy trình mua hàng, việc cập nhật sơ đồ thủ công rất mất thời gian và dễ dẫn đến sai lệch giữa các phiên bản. Một báo cáo của Gartner cho thấy, hơn 40% doanh nghiệp phải sửa đổi quy trình mua sắm ít nhất một lần mỗi năm, khiến việc duy trì sơ đồ thủ công trở nên kém hiệu quả. Đặc biệt, với các doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc cập nhật thủ công không chỉ gây tắc nghẽn mà còn làm giảm khả năng thích ứng với nhu cầu kinh doanh mới.
Khi nhiều người tham gia vào quy trình, việc chia sẻ sơ đồ trên giấy hoặc qua email dễ gây ra tình trạng có nhiều phiên bản khác nhau, làm mất đồng nhất và gây nhầm lẫn. Theo khảo sát của Deloitte, hơn 55% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì sự thống nhất giữa các bộ phận khi sử dụng quy trình mua hàng thủ công. Ngoài ra, thiếu cơ chế phân quyền chỉnh sửa cũng có thể dẫn đến việc thay đổi sai quy trình mà không có kiểm soát, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động mua sắm.
Việc chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang hệ thống mua sắm tự động hoặc mua sắm điện tử có thể rất khó khăn, đặc biệt là khi tích hợp công nghệ mới với các công cụ hiện có của bạn để tạo ra luồng quy trình mua sắm trơn tru.
Ví dụ, nếu hệ thống/ phần mềm mua hàng mới không đồng bộ tốt với phần mềm kế toán của bạn, bạn có thể gặp phải các vấn đề như đơn hàng trùng lặp, chậm trễ trong quá trình xử lý và sai sót trong báo cáo. Điều này có thể gây ra sự thất vọng và lỗi, nhưng với kế hoạch cẩn thận, các thách thức về tích hợp có thể được khắc phục hoặc tránh hoàn toàn.
Trong không gian làm việc trực quan của phần mềm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình theo thời gian thực để có hiệu quả cao hơn. Nhưng nó còn hơn cả việc chỉ điều chỉnh quy trình. Bạn cũng có thể:
Liên kết đến các nhà cung cấp đã được chấp thuận: Nếu bạn có mối quan hệ lâu dài với một nhà cung cấp, hãy lưu thông tin đó trong sơ đồ để sử dụng trong tương lai.
Liên kết đến các biểu mẫu nội bộ: Các lệnh mua, yêu cầu báo giá và biểu mẫu yêu cầu mua đều rất quan trọng đối với hoạt động mua sắm. Giữ các phiên bản mới nhất của các biểu mẫu ngay trong sơ đồ luồng công việc của bạn để dễ dàng truy cập.
Danh sách các bên liên quan: Thật tuyệt khi giữ địa chỉ email của các bên liên quan đúng trong các bước phù hợp của họ. Ví dụ, nếu nhận viên trong bộ phận tài chính cần xem xét yêu cầu mua hàng trước khi có thể tạo lệnh mua hàng, hãy đưa thông tin liên hệ của cô ấy ngay trong bước “Đã được nhóm mua sắm/tài chính xem xét”.
Nếu tổ chức của bạn vẫn dựa vào giấy tờ và bảng tính, đã đến lúc chuyển sang giải pháp kỹ thuật số. Phần mềm mua sắm sẽ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình, cho phép tổ chức của bạn nhanh chóng hoàn tất giao dịch mua và được hưởng chiết khấu trong khi vẫn đảm bảo giao dịch mua được thực hiện tuân thủ theo yêu cầu mua hàng. Phần mềm TacaSoft loại bỏ nhiều lỗi của con người thường gây ra sự cố trong quy trình mua sắm. Và với phần mềm, bạn có thể dễ dàng xác định lỗi sai để tránh mắc phải lỗi tương tự trong tương lai.
Nếu thực hiện không đúng, quy trình mua sắm có thể trở thành cơn ác mộng về chi phí phình to và kém hiệu quả đáng kinh ngạc. Nhưng với hình ảnh trực quan về quy trình, bạn sẽ có công thức cho một quy trình hợp lý dẫn đến chi phí thấp hơn, mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp và các bên liên quan nội bộ hạnh phúc hơn.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Một sơ đồ quy trình mua sắm có cấu trúc đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp, mang lại lợi ích tài chính đáng kể. Các doanh nghiệp áp dụng quy trình này có thể tiết kiệm tới 2-3% chi phí mua sắm bên ngoài, giảm 76% chi phí cho mỗi đơn hàng và cắt giảm 21% chi phí hoạt động, từ đó cải thiện hiệu quả tài chính tổng thể.
Bên cạnh đó, việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định và chính sách nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh các khoản phạt không đáng có. Một quy trình mua sắm hiệu quả không chỉ tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và quản lý ngân sách mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quan hệ đối tác chiến lược lâu dài với các nhà cung cấp thông qua sự minh bạch và nhất quán.
Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bằng cách đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp một cách kỹ lưỡng và duy trì hồ sơ giao dịch chi tiết. Quan trọng hơn, một hệ thống mua sắm có cấu trúc còn hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức bằng cách cung cấp một khuôn khổ linh hoạt, có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu và mức độ phức tạp ngày càng tăng trong hoạt động mua sắm.
Có ba thành phần chính của quy trình mua hàng. Các thành phần này bao gồm:
Mọi người
Khi tạo luồng quy trình mua hàng của bạn, cần phải cân nhắc đến sự phức tạp và lịch trình của tất cả các bên liên quan. Ví dụ, một trong những người ra quyết định chính trong công ty có thể không có mặt. Trong trường hợp đó, có thể hữu ích khi cân nhắc các phương án thay thế hoặc đưa ra các điều khoản để có được sự chấp thuận của họ trước khi tiếp tục chu kỳ mua sắm của bạn.
Thông thường, rủi ro và chi phí mua hàng sẽ quyết định số lượng người tham gia vào quy trình này. Ví dụ, một đợt mua sắm trị giá 1 triệu đô la có thể yêu cầu mức phê duyệt cao hơn so với việc mua vật liệu trị giá 2.000 đô la cho phòng ban của bạn. Những người ra quyết định chung bao gồm các nhà quản lý và trưởng phòng nhân sự, tài chính, mua sắm, vận hành và pháp lý.
Quá trình
Một công ty thường yêu cầu nhiều quy trình khác nhau để hoàn tất quá trình mua sắm. Các quy trình này mô tả các quy tắc và bước cần tuân theo khi đặt hàng, nhận và thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ. Bạn thường sử dụng các quy trình đơn giản khi mua các mặt hàng nhỏ và các quy trình phức tạp khi mua các mặt hàng có giá trị cao. Đảm bảo bạn tuân thủ các quy trình đã xác định để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của quy trình luồng mua sắm.
Giấy tờ
Mọi giai đoạn trong quy trình mua sắm đều tạo ra tài liệu và giấy tờ hỗ trợ. Việc lưu giữ và lưu trữ các tài liệu này cùng nhau có thể giúp ích cho mục đích tham khảo và kiểm toán. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm mua sắm để ghi lại các giao dịch trong quy trình của mình.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
