Kế hoạch mua hàng chính là chìa khóa quan trọng trong việc triển khai quy trình mua hàng tại các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, tại một số ít doanh nghiệp, họ thực hiện mua hàng khi không có kế hoạch, chiến lược mua hàng cụ thể. Đặc biệt, ngay sau khi họ bắt đầu kinh doanh hoặc trong vài năm đầu tiên trong quá trình phát triển, quy trình mua hàng có thể sẽ mang tính phụ thuộc vào nguồn vốn sẵn có, họ có thể không có đủ vốn để mua sản phẩm khi cần, có nguy cơ hết hàng không được báo trước, hay khó xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung ứng vì họ không thể cam kết trước về mức chi tiêu.
Vì thế, khi muốn phát triển lớn hơn và mở rộng quy mô hoạt động của mình, kế hoạch mua hàng là điều cần thiết để đảm bảo rằng các doanh nghiệp chủ động kiểm soát số vốn ngân sách và cải thiện hiệu quả mối quan hệ giữa các bên liên quan.
Quy trình quản lý mua hàng thay đổi tùy theo từng doanh nghiệp khác nhau. Ví dụ, các nhà bán lẻ lớn có thể sẽ có những yêu cầu mua hàng khác với các cơ sở sản xuất. Tuy nhiên, có 9 bước nhất định mà mọi kế hoạch mua hàng nên bao gồm các bước như:
Ở bước này của kế hoạch mua hàng, bạn sẽ cần cung cấp bản phân tích đầy đủ về quy trình mua hàng bắt đầu từ yêu cầu đến thanh toán cho nhà cung cấp. Một quy trình mua hàng thông thường bao gồm các bước sau:
Bất kể bạn đang mua sản phẩm hoặc dịch vụ nào, việc có quy trình mua hàng chính thức là chìa khóa để tạo lập kế hoạch mua hàng hiệu quả. Tốt nhất là bạn nên làm việc với nhóm mua hàng của bạn để trình bày chi tiết từng bước, giúp đội ngũ phụ trách mua hàng hiểu rõ hơn về quy trinh bạn đưa ra.
Bước tiếp theo để lập kế hoạch mua hàng là xác định các bên tham gia vào quá trình mua hàng cùng với vai trò và trách nhiệm của họ. Dưới đây là một số chức năng chính của bộ phận mua hàng mà bạn có thể tham khảo:
Xác định nhu cầu nội bộ về hàng hóa và dịch vụ, tìm nhà cung cấp đáng tin cậy để đáp ứng yêu cầu, đàm phán giá cả và điều kiện giao hàng, điều phối việc giao hàng và vận chuyển, chạy kiểm soát chất lượng và thử nghiệm sản phẩm, đảm bảo tuân thủ mọi quy định, quản lý ngân sách và duy trì hồ sơ chính xác, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
Nhóm mua hàng của bạn sẽ bao gồm nhiều chuyên gia khác nhau chịu trách nhiệm giám sát các nhiệm vụ này. Họ bao gồm:
Bạn cần đảm bảo rằng bạn phác thảo vai trò và trách nhiệm của nhóm mua hàng của mình càng cụ thể càng tốt. Bạn cũng nên chỉ định rõ ràng ai có thể thực hiện và phê duyệt các thay đổi đối với bất kỳ tài liệu mua sắm nào, tránh tình huống chồng chéo nhiệm vụ với nhau hoặc có nhiệm vụ không ai chịu phụ trách.
Phần này của kế hoạch mua hàng là xác định hàng hóa và dịch vụ mà công ty bạn đang muốn mua. Nó có thể bao gồm hàng hóa hữu hình như thiết bị văn phòng hoặc nguyên liệu thô và hàng hóa vô hình như giấy phép phần mềm.
Hoạt động này nhằm đảm bảo rằng các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định mua hàng chính xác, bao gồm việc chọn lựa sản phẩm, xác định số lượng cần mua và quyết định thời điểm mua hàng. Để có thể xác định được mục tiêu mua hàng, doanh nghiệp cần kết hợp cùng hoạt động nghiên cứu thị trường để hiểu rõ hơn về hoạt động của chính mình cũng như phân tích khả năng cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể dự báo chính xác hơn về nhu cầu hàng hóa trong tương lai và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp.
Cùng với việc xác định mục tiêu, tổ chức cũng cần lựa chọn ra phương pháp mua hàng phù hợp trong đó có 2 phương pháp phổ biến bao gồm mua hàng theo nhu cầu và mua hàng theo lô lớn.
Mua hàng theo nhu cầu: Phương thức mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Cụ thể, khi nhu cầu về một mặt hàng nào đó tăng cao thì tổ chức sẽ tiến hành mua hàng để đáp ứng nhu cầu đó.
Mua hàng theo lô lớn: Phương thức mua hàng dựa trên việc mua hàng với số lượng lớn nhằm tối ưu bài toán chi phí và thời gian. Việc mua hàng theo lô lớn thường phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, có tần suất nhu cầu về nguyên vật liệu và hàng hóa thường xuyên.
Bước tiếp theo là thiết lập dòng thời gian cho dự án. Một kế hoạch không có lịch trình sẽ dễ mất phương hướng, vì vậy hãy lấy lịch ra và đánh dấu các mốc thời gian vào nó. Song song với đó, bạn sẽ cần một kế hoạch mua hàng trong đó nêu rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho việc mua sắm cũng như số ngày hoặc số giờ cần thiết.
Một kế hoạch mua sắm hiệu quả gồm các khung thời gian cụ thể sẽ giúp bạn giảm thiểu chi phí lưu giữ. Điều này cũng sẽ cung cấp cho nhóm mua hàng của bạn thời hạn khi họ cần bắt đầu và hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Đặt lịch trình rõ ràng giúp bạn phát hiện trước những trở ngại tiềm ẩn. Hãy đảm bảo duy trì lịch trình cơ bản của bạn như một đầu vào cho các nỗ lực lập kế hoạch dự án trong tương lai.
Mọi dự án đều có những ràng buộc và hạn chế mà nó phải tuân theo. Hạn chế về chi phí là ví dụ rõ ràng nhất, vì bạn có thể có mức giới hạn ngân sách để mua hàng hóa và dịch vụ. Các loại ràng buộc khác của dự án có thể bao gồm: Thông số chất lượng, Hạn chế về lịch trình, Phạm vi và sản phẩm bàn giao, Yêu cầu bảo mật, Quy định ngành
Bạn cần đảm bảo rằng bạn trình bày chi tiết mọi ràng buộc và hạn chế của dự án trong kế hoạch của mình, giúp tránh các sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng
Trong một quy trình mua sắm thông thường, bộ phận mua hàng sẽ đưa ra yêu cầu đề xuất (RFP) và các nhà cung cấp sẽ phản hồi bằng các đề xuất hoặc giá thầu. Sau đó, khi quá trình chào mời bắt đầu, nhóm của bạn có thể thu thập các đề xuất và đánh giá từng đề xuất của các nhà cung ứng. Xây dựng các tiêu chí khách quan lựa chọn nhà cung cấp có thể giúp bạn thu hẹp lựa chọn của mình, đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp và truyền đạt các tiêu chuẩn này trực tiếp tới nhà cung cấp để tránh những bất ngờ cho cả hai bên.
Tiêu chí lựa chọn có thể bao gồm:
Việc hoàn thành lịch trình của bạn trước đó sẽ mang lại nhiều lợi ích trong giai đoạn này vì nó giúp nhà cung cấp biết được thời hạn của bạn nghiêm túc như thế nào. Bạn cũng nên đặt ra quy trình dự kiến cho việc giao hàng (gợi ý: việc có một quy trình nhất quán giữa các nhà cung cấp sẽ giúp bạn luôn tổ chức nội bộ.)
Hợp đồng nhà cung cấp hoặc thỏa thuận nhà cung cấp là thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý trong đó cả hai bên đồng ý trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ để được bồi thường. Tuy nhiên, có nhiều loại hợp đồng khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Hợp đồng nhà cung cấp phổ biến bao gồm:
Khi chuẩn bị kế hoạch mua hàng cho bất kỳ giao dịch mua nào, bạn hãy đảm bảo rằng bạn chọn đúng loại hợp đồng và ký kết. Đây là một vấn đề hóc búa và không có sự trợ giúp nào có thể thay thế được sự trợ giúp của chuyên gia khi soạn thảo hợp đồng.
Việc mua sắm của bạn có yêu cầu phải có hợp đồng bằng văn bản hay khu vực doanh nghiệp bạn hoạt động có duy trì thỏa thuận bằng lời nói không? Bạn sẽ cần một hợp đồng dịch vụ, một thỏa thuận mua bán hay một bản phát hành bản quyền? Hãy hỏi nhóm pháp lý và thực hiện theo lời khuyên của họ.
Phần này của kế hoạch mua hàng nêu chi tiết các điều khoản thanh toán mà bạn và nhà cung cấp đã thỏa thuận. Nó bao gồm các khoản mục: Tổng chi phí, dự kiến giao hàng, ngày đáo hạn, phương thức thanh toán
Một số nhà cung cấp có thể yêu cầu thanh toán trước, trong khi những nhà cung cấp khác có thể đưa ra các điều khoản hào phóng hơn như net 30 hoặc net 60. Nếu các khoản thanh toán được thực hiện định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng năm thì các điều khoản cho các khoản thanh toán này phải được nêu chi tiết để đảm bảo rằng không có xung đột giữa công ty và nhà cung cấp về các khoản thanh toán.
Luôn có mức độ rủi ro nhất định khi làm việc với các nhà cung cấp bên ngoài. Trong phần này của kế hoạch mua hàng, bạn cần xác định mọi rủi ro và vạch ra các chiến lược cụ thể để giảm thiểu chúng.
Ở giai đoạn này, điều quan trọng là: xác định các mối nguy hiểm có thể xảy ra liên quan đến việc mua sắm có thể khiến bạn đi chệch hướng, đánh giá trước mức độ thiệt hại có thể gây ra, đánh giá khả năng xảy ra của từng vấn đề tiềm ẩn và các bước tiềm năng để giảm thiểu, ghi lại những phát hiện của bạn, xem xét và cập nhật đánh giá rủi ro trong suốt vòng đời dự án để tránh tình trạng trôi dạt và mất tập trung.
Ví dụ: giả sử một nhà thầu không đáp ứng được thời hạn của họ. Nó sẽ có tác động gì đến dòng thời gian dự án của bạn? Trong trường hợp này, bạn có thể kéo dài thời hạn (và có nguy cơ làm khách hàng khó chịu) hay thuê một nhà thầu thay thế.
Khởi động một kế hoạch mua hàng là một quá trình phức tạp gồm nhiều mặt. Việc quản lý luồng RFP, đơn đặt hàng và tài liệu mua sắm đòi hỏi sự hiểu biết toàn diện về quy trình và cam kết của tất cả các thành viên trong nhóm. Vì thế, các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý mua hàng trong bất kỳ kế hoạch mua hàng thành công nào của họ.
Với phần mềm quản lý mua hàng, bạn có thể tự động hóa các quy trình mua hàng:
Việc sử dụng phần mềm mua sắm như một phần trong kế hoạch quản lý mua sắm có thể mang lại cho tổ chức của bạn khả năng hiển thị và các tính năng báo cáo theo thời gian thực cần thiết để quản lý thành công các dịch vụ. Đảm bảo mối quan hệ bền chặt với các đối tác dự án và duy trì tối ưu hóa ngân sách trong khi cung cấp phần mềm cần thiết để đảm bảo thành công của dự án.
Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng là điều cần thiết để tối ưu hoá kế hoạch mua hàng và cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp bạn. Phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, tốt hơn hết bạn nên sử dụng một hệ thống đơn giản, chi phí thấp, đáp ứng được những nhu cầu trước mắt nhất của mình.
Các công ty lớn hơn có thể cần một hệ thống mạnh mẽ hơn, có khả năng tích hợp các loại dữ liệu khác nhau và tự động hóa một số tác vụ nhất định. Có rất nhiều loại phần mềm có sẵn trên thị trường, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp bạn điều hành: SME, ETI hoặc công ty lớn. Để tìm phần mềm quản lý mua hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là bạn phải dành thời gian so sánh các sản phẩm khác nhau để có thể chọn sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình.
Với những doanh nghiệp lớn, quản lý chứng từ thủ công tốn nhiều thời gian, tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót. Do vậy, cần có công cụ hỗ trợ số hóa, tối ưu công tác quản lý chứng từ kế toán.
TacaSoft là một công cụ hỗ trợ quản trị mua hàng, quản lý tài chính, kế toán hiệu quả, đặc biệt trong lập và lưu trữ chứng từ mua hàng. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong mọi khâu của quy trình mua sắm, kế toán, từ tạo đơn đặt hàng, phiếu nhập kho đến lập hóa đơn, quản lý thanh toán.
Các tính năng nổi bật của TacaSoft trong quản lý chứng từ
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Kế hoạch mua hàng là khuôn khổ cho phép bạn đặt ra trước các nhu cầu mua lại và vận hành cho một dự án. Nó đặt ra ranh giới cho toàn bộ quy trình mua sắm, bao gồm quản lý rủi ro, quản lý nhà cung cấp và thậm chí cả các loại hợp đồng bạn sẽ sử dụng. Nó cũng bao gồm các hoạt động mua sắm trong suốt vòng đời dự án, từ giai đoạn lập kế hoạch dự án ban đầu đến giai đoạn giao hàng cuối cùng và kết thúc hợp đồng.
Bắt đầu với một kế hoạch mua hàng vững chắc ngay từ đầu sẽ giúp các thành viên khác trong nhóm dự án có cùng quan điểm và đưa ra những gì bạn cần từ các nhà cung cấp để đảm bảo bạn có thể hoàn thành các sản phẩm bàn giao dự án được nêu trong kế hoạch quản lý dự án.
Thông thường, một người quản lý mua hàng tận tâm sẽ chỉ đạo các hoạt động mua sắm cho một dự án, nhưng người quản lý dự án cũng nên tham gia vào việc thiết kế quy trình mua sắm do những tác động của nó đối với ngân sách và tiến độ của dự án.
Có rất nhiều yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp cần phải chú ý đến nếu không sẽ gây ra hậu quả khôn lường gây thiệt hại về tài sản. Tất nhiên đây là điều không ai mong muốn, vậy nên những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn có một kế hoạch mua hàng hoàn hảo hơn đấy:
Định mức nguyên vật liệu chính là yếu tố đầu tiên được đề cập đến trong kế hoạch mua hàng của mỗi doanh nghiệp. Trước khi thực hiện mua hàng, bộ phận chuyên môn cần phải tổng hợp toàn bộ những loại nguyên vật liệu cần mua và xác định xem chúng cần dùng với số lượng bao nhiêu để làm căn cứ cho việc mua hàng một cách chính xác, không để xảy ra những lãng phí gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Ví dụ: Bộ phận lắp ráp máy in đang có 500 linh kiện chưa có đế, vậy thì con số 500 đế này sẽ được nằm trong danh sách mua hàng cần thiết của doanh nghiệp. Không nên mua thừa cũng không nên mua thiếu linh kiện sẽ gây chậm tiến độ lắp ráp cũng như không nên mua dư hơn số lượng sẽ gây lãng phí nếu như doanh nghiệp không sản xuất mặt hàng đó nữa.
Lượng hàng tồn kho cũng là yếu tố hết sức quan trọng ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng. Nhân viên thu mua cần phải xem xét thật kỹ số lượng nguyên vật liệu tồn kho xem còn hay hết và xác nhận kế hoạch sản xuất để có con số cụ thể chính xác nhất.
Yếu tố này là khách quan bởi nếu như những mặt hàng độc quyền hay hiếm thì nhà cung cấp chưa chắc đã có sẵn hàng để giao luôn cho bên mua hàng nên rất có thể doanh nghiệp mua sẽ phải đợi đến khi có hàng nếu như không thể mua được ở nơi khác
Mỗi một nghiệp vụ được xảy ra trong doanh nghiệp đều cần phải có sự sắp xếp và chuẩn bị để nó được diễn ra một cách thuận lợi nhất. Việc nhận hàng không phải đơn giản thích nhận khi nào cũng được mà còn phải sắp xếp nhân công, người nhận. Cho nên đây cũng là yếu tố cần phải đưa vào kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp để có thể tiến hành một cách chủ động nhất.
Tồn kho ở tại thời điểm lập kế hoạch cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Từ khi tìm hiểu, thu thập thông tin cho đến khi lập kế hoạch chính thức sẽ còn rất nhiều thay đổi bởi hoạt động sản xuất là không ngừng. Vì vậy hãy thống kê con số chính xác nhất. Nếu có phát sinh, các bộ phận cần phải báo cáo ngay lập tức để được giải quyết nếu không sẽ bị chậm tiến độ sản xuất cũng như giao hàng.
Số lượng đặt hàng kế hoạch cũng cần được chú trọng khi lập kế hoạch mua hàng. Đó là những yếu tố làm ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp cần chú ý, nhất là những ai đang đảm nhiệm trực tiếp nhiệm vụ mua hàng này. Để xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp cần chú ý đến 2 yếu tố sau: Một là số lượng các mặt hàng được mua, hai là giá trị của các mặt hàng đó về mặt tài chính. Bạn có thể dựa vào công thức dưới đây để đưa ra kế hoạch mua hàng hoàn hảo nhất:
Lượng hàng cần mua vào trong kỳ = Lượng hàng cần cho sản xuất theo kế hoạch + Lượng hàng tồn cần cho cuối kỳ – Lượng hàng tồn kho đầu kỳ
Dự toán giá trị hàng mua vào = Tổng lượng hàng cần mua x Đơn giá hàng mau vào
Việc lập kế hoạch mua sắm có thể giúp chuẩn hóa quy trình mua hàng của bạn và thậm chí mang lại nhiều lợi ích cho bạn.
Quản lý sự biến động của chuỗi cung ứng là một trong những thách thức lớn nhất mà nhiều công ty phải đối mặt. Theo một khảo sát của Deloitte, 56% giám đốc thu mua nói rằng các nhà cung cấp chính đã phá sản hoặc bị cản trở nghiêm trọng.
Lập kế hoạch mua hàng để tìm nguồn và lựa chọn nhà cung cấp có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro về nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp chính bị phá sản hoặc không thể đáp ứng nghĩa vụ của mình, nhóm mua hàng của bạn có thể tham khảo kế hoạch mua hàng để nhanh chóng tìm được nhà cung cấp thay thế phù hợp.
Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, 90% giám đốc điều hành doanh nghiệp nói rằng tính minh bạch tăng lên sẽ giúp đưa ra quyết định tốt hơn trong toàn tổ chức. Điều này cũng áp dụng cho việc lập kế hoạch mua hàng.
Nếu không có quy trình minh bạch, chắc chắn sẽ xảy ra sai sót – nhân viên có thể sao chép đơn đặt hàng hoặc mua hàng từ các nhà cung cấp không được phê duyệt. Điều này có thể dẫn đến bội chi và thậm chí trì hoãn các dự án. Kế hoạch mua hàng làm cho quá trình mua sắm trở nên minh bạch hơn. Và khi bạn sử dụng phần mềm tự động hóa mua sắm, nhóm mua hàng của bạn sẽ có thể theo dõi từng bước của quy trình từ một vị trí trung tâm.
Lập kế hoạch mua sắm có thể giúp đảm bảo tuân thủ các chính sách đã thiết lập. Sao nó lại quan trọng?
Bên cạnh việc giảm nguy cơ sai sót, kế hoạch mua hàng có thể ngăn chặn các trường hợp chi tiêu sai lệch – khi nhân viên mua hàng hóa hoặc dịch vụ ngoài các chính sách đã thiết lập. Chi tiêu bất thường có thể tác động tiêu cực đến lợi nhuận của bạn. Theo báo cáo của The Hackett Group, các công ty mất tới 16% số tiền tiết kiệm được thương lượng khi nhóm mua hàng không sử dụng các nhà cung cấp ưu tiên.
Việc thực thi kế hoạch mua sắm có thể giúp đảm bảo rằng tất cả các quyết định mua hàng đều tuân thủ các chính sách và nhà cung cấp đã được công ty phê duyệt. Với kế hoạch mua sắm toàn diện, công ty của bạn có thể tìm nhà cung cấp nhanh hơn, đẩy nhanh quá trình đàm phán và thanh toán hóa đơn nhanh hơn, tất cả những điều này có thể giúp giảm chi phí mua sắm.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
