Quy trình mua hàng của doanh nghiệp là chìa khóa cho chiến lược mua hàng, giúp hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp được cải thiện.
Trên thực tế, có một số bất cập phổ biến trong quy trình quản lý mua hàng của doanh nghiệp thường gặp phải như: rủi ro trong đề nghị mua hàng/dịch vụ, rủi ro tiềm ẩn trong thanh toán. Vì vậy một chiến lược được hoạch định tốt với quy trình cụ thể là điều cần thiết để giải quyết các thách thức và nắm bắt các cơ hội mới.
Đặc biệt trong tình trạng hiện nay, với chuỗi cung ứng toàn cầu phức tạp, có một quy trình mua hàng tốt, theo dõi các chỉ báo chung như chỉ số nhà quản trị mua hàng PMI giúp giảm thiểu chi phí đồng thời gia tăng lợi nhuận là một điểm mạnh cho doanh nghiệp bạn trong môi trường đầy cạnh tranh này.
Theo một nghiên cứu mới nhất từ Hiệp hội Quản lý Chuỗi Cung ứng Mỹ (CSCMP), khoảng 65% tổng chi phí của một doanh nghiệp là do chi phí mua hàng, từ đó thể hiện sự quan trọng của quy trình này đối với việc tối ưu hóa chi phí sản xuất và lợi nhuận. Số liệu từ Tổ chức Kinh tế Hợp tác và Phát triển (OECD) cũng cho thấy rằng việc áp dụng các phương pháp quản lý mua hàng hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm đến 20% chi phí tổng thể và tăng trưởng lợi nhuận lên đến 15%.
Chỉ số Nhà Quản trị Mua hàng – Manufacturing Purchasing Managers’ Index™ (PMI®) ngành sản xuất Việt Nam của S&P Global đã giảm xuống dưới ngưỡng 50 điểm trong tháng 9. Chỉ số đã giảm từ 52,4 xuống 47,3 điểm trong tháng 8, cho thấy sức khỏe ngành sản xuất đã yếu đi ở mức đáng kể nhất kể từ tháng 11, 2023.
Từ những số liệu trên, không thể phủ nhận tầm quan trọng của việc thiết lập quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu đầy đủ 6 bước cơ bản trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp
Để xác định được nhu cầu, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi: Đâu là thứ cần mua để giải quyết vấn đề? Nhu cầu có thể phát sinh từ bên trong và cả bên ngoài.
Ví dụ, trong công ty có thể xuất hiện nhu cầu như cần thiết bị mới để phát triển sản phẩm mới, thay thế máy móc bị hỏng, hoặc tìm kiếm sản phẩm có tỷ lệ chất lượng/giá tốt hơn. Nhu cầu cũng có thể đến từ bên ngoài, như từ hội chợ thương mại, quảng cáo, hoặc gợi ý từ đại diện bán hàng.
Để cải tiến một sản phẩm hiện có hoặc để đổi mới, để giảm chi phí mua hàng bằng cách tìm kiếm giá trị tốt nhất cho đồng tiền: việc xác định nhu cầu được quyết định bởi chính sách tăng hiệu suất. Ở giai đoạn này của quá trình mua hàng, vấn đề là làm cho nhu cầu xuất hiện để có thể tìm được nhà cung cấp có khả năng giải quyết vấn đề.
Việc xác định nhu cầu cho phép doanh nghiệp thiết lập các thông số kỹ thuật toàn diện và nghiêm ngặt cho sản phẩm mà bạn định mua. Tài liệu này làm cơ sở cho phần còn lại của quá trình mua hàng. Ở giai đoạn này, vấn đề là phải trình bày chi tiết các đặc tính của sản phẩm cần tìm để giải quyết vấn đề trong điều kiện tốt nhất. Quá trình này bao gồm một số câu hỏi:
Trong trường hợp một sản phẩm phức tạp, có thể cần có ý kiến của các chuyên gia bên thứ ba để xác định chính xác các đặc tính mong đợi và ưu tiên các tiêu chí lựa chọn – giá cả, thời gian thực hiện, tuổi thọ – để xác định giải pháp tốt nhất
Mục tiêu là trình bày chi tiết các thông số kỹ thuật cần thiết bằng phương pháp phân tích giá trị. Doanh nghiệp bạn cần kiểm tra sản phẩm theo các thông số kỹ thuật và đánh giá thứ tự tầm quan trọng của từng bộ phận, điều đó giúp công ty tối thiểu được các khoản mục chi phí.
Một số thành phần có thể được sửa đổi, tiêu chuẩn hóa hoặc sản xuất với giá rẻ hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể của sản phẩm. Để giảm chi phí một cách rõ ràng, điều quan trọng là phải xem xét các bộ phận đắt tiền nhất và những bộ phận có tuổi thọ cao hơn thành phẩm.
Một số tiêu chuẩn cần về thông số kỹ thuật mà doanh nghiệp sản xuất nên lưu ý để thực hiện quy trình mua hàng nhanh gọn:
Xác định các nhà cung cấp tiềm năng là một bước quan trọng trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp bạn. Trong bối cảnh này, điều quan trọng là phải thu thập tất cả thông tin cần thiết để có kiến thức tốt về thị trường. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến được sử dụng để xác định các nhà cung cấp tiềm năng:
Doanh nghiệp bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu nội bộ, hồ sơ và kinh nghiệm trong quá khứ để xác định các nhà cung cấp tiềm năng. Điều này có thể bao gồm các nhà cung cấp đã được sử dụng trước đây, các nhà cung cấp được các phòng ban khác giới thiệu hoặc các nhà cung cấp đã được tổ chức xem xét và phê duyệt. Với phương pháp này, sẽ không cần mất quá nhiều thời gian để xác định nhà cung ứng trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp.
Có nhiều cơ sở dữ liệu ngành cung cấp thông tin về nhà cung cấp và khả năng của họ, chẳng hạn như ThomasNet, Dun & Bradstreet và Alibaba. Các cơ sở dữ liệu ngành sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát về nhà cung cấp, từ đó đưa ra được các lựa chọn khách quan, phù hợp với doanh nghiệp bạn.
Tham dự các triển lãm và triển lãm thương mại là một trong nhiều cách tuyệt vời để tìm hiểu về các nhà cung cấp và sản phẩm mới cũng như để xem các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bởi các nhà cung cấp khác nhau. Tại các triển lãm thương mại, bạn cũng có thể thử sử dụng các sản phẩm, dịch vụ trực tiếp, giúp bạn có đánh giá chính xác về sản phẩm bạn định lựa chọn
Tiến hành tìm kiếm trực tuyến bằng công cụ tìm kiếm và danh bạ doanh nghiệp có thể giúp các tổ chức xác định các nhà cung cấp tiềm năng và tìm hiểu thêm về khả năng cũng như dịch vụ của họ.
Tham khảo sự giới thiệu từ các tổ chức khác hoặc các chuyên gia trong ngành là một cách hiệu quả khác để xác định các nhà cung cấp tiềm năng. Các bên khác đã có những trải nghiệm trong một khoảng thời gian sẽ đưa cho bạn những lời nhận xét chân thực nhất về sản phẩm từ nhà cung ứng bạn chọn.
RFP là một yêu cầu chính thức để các nhà cung cấp gửi đề xuất cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây có thể là một công cụ hữu ích để các tổ chức xác định các nhà cung cấp tiềm năng cũng như nhận thông tin chi tiết về năng lực, sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp.
Sau khi hoàn thiện các bước trên, giờ đây doanh nghiệp đã có một danh sách nhà cung cấp. Việc cần làm bây giờ là phải sàng lọc các đề xuất của nhà cung cấp theo tiêu chí loại bỏ trước khi các đề xuất còn lại được phân tích chi tiết hơn.
Bước đầu tiên là xác định tiêu chí loại bỏ. Đây có thể là một kỹ năng kỹ thuật cụ thể, vị trí địa lý hoặc việc tìm kiếm một thiết bị công nghiệp cụ thể. Lựa chọn ban đầu này sau đó có thể được thực hiện bằng phân tích đa tiêu chí để đánh giá các ứng cử viên còn lại.
Doanh nghiệp sẽ thiết lập một danh sách các tiêu chí, xếp hạng theo mức độ quan trọng và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng công ty theo từng tiêu chí. Tất nhiên, tùy thuộc vào tình huống gặp phải, tầm quan trọng của các tiêu chí sẽ khác nhau. Ví dụ, đối với các sản phẩm mua hàng thông thường, tính kịp thời và giá cả là những thuộc tính quan trọng, tiếp theo là danh tiếng của nhà cung cấp.
Ngược lại, đối với những sản phẩm yêu cầu thay đổi phương thức vận hành nội bộ, tiêu chí ưu tiên là hỗ trợ kỹ thuật, khả năng thích ứng của nhà cung cấp và độ tin cậy của sản phẩm.
Sau đó, bạn nên tìm hiểu tổng chi phí mua lại và các điều kiện thương mại bằng cách yêu cầu nhà cung cấp tính toán chi tiết các chi phí. Các điều khoản thanh toán được yêu cầu phải được chấp nhận và các điều kiện Incoterms được đề xuất phải có lợi, tùy thuộc vào vị trí địa lý.
Cuối cùng, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng khung thời gian phù hợp và trong tầm kiểm soát. Ở giai đoạn này, bạn cũng nên tính đến khả năng thích ứng, an ninh tài chính và tính bền vững của công ty.
Ngày nay, các doanh nghiệp có xu hướng giảm mạnh số lượng nhà cung cấp. Do đó, chiến lược tăng số lượng nhà cung cấp đang bị loại bỏ để chuyển sang các chiến lược khác như sử dụng song song hai nhà cung cấp. Bằng cách này, người mua tránh được sự phụ thuộc quá mức.
Thay vì sử dụng một nhà cung cấp duy nhất, có thể chọn một nhà cung cấp ưa thích, nhà cung cấp này sẽ được sử dụng trong 80% các trường hợp, phần còn lại dựa vào nhà cung cấp thứ hai.
Với thông tin được thu thập ở giai đoạn trước, bạn sẽ có thể phát triển chiến lược đàm phán trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Nếu bạn có nhiều thông tin về một nhà cung cấp đã đăng ký thì việc tiếp cận một nhà cung cấp mới có thể khó khăn hơn. Khi đó, trọng tâm phải là tình hình kinh tế, dự báo kinh doanh, nguồn lực sản xuất và vị thế cạnh tranh của nó.
Giai đoạn này bao gồm việc xác định các điều khoản hành chính và kỹ thuật cần đàm phán cũng như các mục tiêu cần đạt được. Các doanh nghiệp đi mua cần ưu tiên: phải biết mình có thể đồng ý những điều khoản nào để có những nhượng bộ với người bán. Bạn phải đặt ra những mục tiêu thực tế và đầy tham vọng.
Ngoài việc tìm hiểu về đặc tính, công dụng và định vị cuối cùng của sản phẩm, cần tìm hiểu về tỷ lệ phụ thuộc của nhà cung cấp . Biết được tỷ lệ mua hàng của công ty trong doanh thu của nhà cung cấp sẽ giúp đánh giá sự cân bằng quyền lực và sử dụng nó làm đòn bẩy trong quá trình đàm phán.
Thay vì đàm phán theo khối, bạn nên giải quyết tất cả các điều khoản cùng một lúc, nên đàm phán tuần tự. Với cách tiếp cận này, người mua không chuyển sang điều khoản tiếp theo cho đến khi đạt được mục tiêu ở điều khoản đầu tiên. Sau đó, tốt hơn là nên bắt đầu với những điểm dễ nhất trước khi kết thúc ở những điểm nhạy cảm nhất.
Đàm phán giá sẽ giúp bạn xác định các rủi ro. Đây cũng là cơ hội để giảm chi phí và đặt nền móng cho mối quan hệ tin cậy với nhà cung cấp, nhằm hướng tới quan hệ đối tác. Để biến chi phí mua hàng thành lợi thế cạnh tranh chiến lược, biết cách đàm phán với nhà cung cấp là yếu tố thiết yếu đầu tiên.
58% người mua sử dụng đàm phán như một phương pháp giảm chi phí. Tốt nhất nên thực hiện một cuộc phỏng vấn riêng với từng nhà cung cấp. Cách tiếp cận này sẽ cho phép đánh giá lại đề xuất, dù về mặt số lượng, giá cả hay thời gian giao hàng, đồng thời đánh giá các rủi ro: thiếu hàng tồn kho, lập kế hoạch sản xuất, sản phẩm thay thế.
Cuối cùng, đây là một bước quan trọng trong việc đàm phán lại các điều kiện về giá cả, bằng cách hành động dựa trên khối lượng mua hàng, điều khoản thanh toán hoặc vận chuyển.
Khi kết thúc quá trình này, một hợp đồng được ký kết. Bước lên hợp đồng mua hàng đóng vai trò đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thỏa thuận giữa hai bên. Trong hợp đồng, các thông tin về giá cả, số lượng hàng hóa, các điều khoản liên quan đến chất lượng, vận chuyển và thanh toán cần được xác định rõ ràng và chi tiết.
Đáng lưu ý, mỗi thời điểm mua hàng khác nhau thường đòi hỏi một bản hợp đồng mua hàng riêng biệt. Quy trình này yêu cầu sự theo dõi và kiểm soát chặt chẽ từ bộ phận kế toán, mua hàng và quản lý kho để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong việc thực thi hợp đồng.
Một số lưu ý khi lên hợp đồng giao hàng
Mặc dù tuân theo quy trình quản lý mua hàng là một khởi đầu tốt, nhưng việc thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu và bám sát chiến lược có thể giúp thu được nhiều giá trị nhất. Các phương pháp tốt nhất giúp tổ chức của bạn có tầm nhìn xa hơn ngắn hạn và bám sát sứ mệnh trong khi thực hiện quy trình mua sắm hàng ngày.
Mỗi công ty sẽ có những phương pháp khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu riêng của mình (đó là lý do tại sao nên sử dụng hệ thống phần mềm linh hoạt), nhưng ba phương pháp này cung cấp một khuôn khổ chung mà bất kỳ tổ chức nào cũng có thể sử dụng.
Trước khi bắt đầu thực hiện quy trình mua hàng của doanh nghiệp hàng ngày, việc có một chiến lược tổng thể là điều tất yếu. Chiến lược này không chỉ dành cho việc mua hàng mà còn dành cho việc mua sắm tổng thể (bao gồm tìm nguồn cung ứng và các khoản phải trả). Chiến lược tổng thể của bạn nên bắt đầu bằng một tuyên bố thể hiện rõ những gì bạn đang cố gắng đạt được. Sau đó, bạn có thể thêm:
Một chiến lược mua hàng vững chắc sẽ giúp bạn đạt được kết quả tiết kiệm chi phí hơn. Bạn sẽ có nhiều khả năng làm việc với các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm chất lượng trong khoảng thời gian đã định với mức giá phải chăng, với chiết khấu thương lượng hoặc các dịch vụ giá trị gia tăng khác.
Lưu ý rằng việc làm việc với chuyên gia thu mua khi phát triển chiến lược của bạn sẽ rất hữu ích. Nếu bạn không có bộ phận thu mua chuyên dụng có kinh nghiệm xử lý chức năng mua hàng thì việc thuê các nhà tư vấn là một ý tưởng không tồi.
Phát triển chu trình mua hàng phù hợp với ngân sách là chìa khóa trong quy trình quản lý mua hàng. Chu kỳ mua hàng là các bước mà tổ chức của bạn phải trải qua trước khi mua hàng. Nó liên quan đến việc đảm bảo rằng có nhu cầu về sản phẩm, xác định số lượng sản phẩm cần thiết và khi nào thì cần.
Đây là một phần của quy trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm việc đi từ yêu cầu mua hàng đến đơn đặt hàng. Nó liên quan đến sự chấp thuận của nhiều người và có thể liên quan đến một số yếu tố khác nhau như chi phí, mức độ khẩn cấp, thời gian và ngân sách. Ví dụ: có thể có một ngưỡng nhất định nơi việc mua hàng có thể được thực hiện mà không cần phê duyệt hoặc một giao dịch mua hàng thường lệ nhất định luôn được phê duyệt.
Việc thiết lập chu kỳ mua hàng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc biết có nên chấp thuận mua hàng hay không. Bạn có thể muốn có sẵn các quy tắc hoặc tiền lệ cho các tình huống khác nhau, ví dụ:
Chu trình mua hàng tại tổ chức của bạn có thể rất khác nhau, nhưng việc thiết lập một chu trình mua hàng sẽ giúp bộ phận mua hàng đáp ứng nhu cầu của bạn dễ dàng hơn. Những quy tắc này cũng có thể giúp giành quyền kiểm soát chi tiêu và tăng lợi nhuận ròng.
Những điểm lưu ý khi thiết lập chu kỳ mua hàng:
Đầu tư vào hệ thống quản lý đơn hàng sẽ tập trung hóa việc quản lý mua hàng và tạo ra hiệu quả cao hơn trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp bạn. Theo báo cáo từ công ty nghiên cứu Levvel, các công ty bổ sung giải pháp mới đã báo cáo ba lợi ích hàng đầu sau đây:
Việc chuyển từ mua hàng bằng Excel hoặc bằng giấy tờ sang mua hàng trên phần mềm mua hàng mang lại những lợi ích cho đội ngũ mua hàng của bạn. Việc số hóa hồ sơ giúp loại bỏ nhu cầu về giấy tờ, tự động hóa giúp giảm thời gian lao động thủ công và sai sót của con người, đồng thời các hoạt động mua hàng được theo dõi trong thời gian thực để có khả năng hiển thị chi tiêu đầy đủ. Mối quan hệ với nhà cung cấp và quản lý hàng tồn kho cũng trở nên dễ dàng hơn.
Với quá nhiều sản phẩm được cung cấp và quá ít thông tin cụ thể, bạn rất dễ bị lạc trong dòng thông tin tràn ngập trên mạng. Điều quan trọng là phải thực hiện phân tích chi tiết, chuyên sâu về các tùy chọn khác nhau có sẵn để tìm ra tùy chọn đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn. Bạn sẽ cần xem xét một số yếu tố, bao gồm:
Tại thời điểm hiện tại, điều quan trọng là chọn một công cụ dễ sử dụng và dễ hiểu. Nếu không đúng như vậy, người dùng nội bộ có nguy cơ từ bỏ công cụ này vì nó quá phức tạp, từ đó làm ảnh hưởng đến hiệu suất mua hàng của doanh nghiệp.
Mấu chốt vẫn là việc sử dụng công cụ đúng cách. Dịch vụ khách hàng phải ở gần bạn. Không có gì khó chịu hơn việc một công ty không có mặt để hỗ trợ bạn khi bạn cần giúp đỡ.
Một tiêu chí quan trọng đối với nhiều công ty, nhưng hãy cẩn thận để không làm giảm chất lượng của phần mềm để có được mức giá thấp hơn. Tốt hơn là nên chi nhiều hơn cho phần mềm hiệu quả và được sử dụng, thay vì chi ít hơn cho phần mềm không hoạt động được và bạn sẽ không thể chạm tay vào.
Quản lý dữ liệu đang trở thành một thách thức thực sự. Công việc quản lý, lưu trữ dữ liệu cần được thống nhất. Ví dụ như chọn một công ty của Pháp, có dịch vụ lưu trữ dữ liệu cũng cần đặt tại Pháp.
4 tiêu chí này là phổ biến nhất. Còn có nhiều tiêu chí khác, có thể khác nhau tùy thuộc vào công ty và nhu cầu cụ thể. Bạn cũng nên kiểm tra xem có hệ thống tích hợp giữa các ứng dụng đã được sử dụng trong công ty và phần mềm mới được chọn hay không, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng và triển khai nó.
Các tính năng mới và cập nhật thường xuyên cũng cần được tính đến để đảm bảo rằng phần mềm luôn cập nhật và hoạt động hiệu quả trong thời gian dài. Khi các tiêu chí này đã được phân tích, phần mềm phù hợp có thể được chọn để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty.
Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng là điều cần thiết để cải thiện hiệu suất và hoạt động của doanh nghiệp bạn. Phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, tốt hơn hết bạn nên sử dụng một hệ thống đơn giản, chi phí thấp, đáp ứng được những nhu cầu trước mắt nhất của mình.
TacaSoft – chuyên gia cung cấp giải pháp cho vấn đề của doanh nghiệp với các phần mềm quản lý quy trình mua hàng. Bên cạnh các tính năng nổi trội như: báo cáo trực quan theo yêu cầu, đồng thời hỗ trợ trong việc phân tích số liệu trực tiếp cũng như chủ động thiết lập điều kiện thực hiện báo cáo, hỗ trợ đánh giá nhà cung cấp theo dữ liệu trực quan,…thì giá cả phần mềm luôn có đủ từ thấp đến cao tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng
TacaSoft – đồng hành cùng các doanh nghiệp tận dụng lợi thế của công nghệ tiên tiến, các phần mềm, ứng dụng quản trị mua hàng cũng như ứng dụng công nghệ mới để tối ưu quy trình quản lý, lập kế hoạch mua hàng chính xác và hiệu quả hơn với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
