Quản lý mua hàng hiệu quả là chìa khoá để cải thiện tình hình kinh doanh, quy trình mua hàng của doanh nghiệp bạn khi đối mặt với nhiều thách thức sắp tới. Với tư cách là người lãnh đạo trong quy trình thu mua, bạn sẽ phải đối mặt với những thách thức như kế hoạch mua hàng không hiệu quả, tốn nhiều nhân công, đào tạo nội bộ và bên ngoài không hiệu quả hay quản lý nhà cung cấp khó khăn.
Nếu không được giải quyết, các vấn đề có thể leo thang thành tổn thất tốn kém, chi phí cao hơn và ảnh hưởng trực tiếp đến ROI của bạn. Theo nhóm chiến lược Topline, các phương pháp mua sắm không hiệu quả khiến các doanh nghiệp ở Hoa Kỳ và Canada tốn 1,5 tỷ USD mỗi năm, tương đương với 32 triệu giờ lao động bị lãng phí. Như vậy, bạn có thể thấy được việc xác định các chiến lược mua hàng tác động rất lớn đến doanh thu và chi phí của từng doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn 8 mẹo hay cải thiện quy trình quản lý mua hàng để giúp bạn vượt qua những thách thức mua sắm này .
Để quy trình quản lý mua hàng được vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và lên kế hoạch rõ ràng từ trước. Các bộ phận liên quan đến quản lý mua sắm nên xây dựng và trình bày chi tiết các quy trình nội bộ cần tuân thủ để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào.
Quy trình mua hàng
Trong phần lớn các trường hợp, quy trình mua hàng nội bộ của doanh nghiệp có thể trông giống như thế này:
1) Người chỉ định nội bộ tạo yêu cầu mua hàng và gửi yêu cầu đó cho người quản lý của họ để phê duyệt.
2) Người quản lý truy xuất yêu cầu và kiểm tra xem nó có cần thiết hay không và liệu ngân sách có sẵn hay không. Có thể không phải người quản lý này giám sát việc quản lý ngân sách của bộ mà là một người tận tâm trong bộ phận tài chính.
3) Nếu yêu cầu được bộ phận xác nhận, yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận Mua hàng liên quan .
4) Người quản lý mua hàng nhận được yêu cầu và chuyển tiếp cho người mua theo khối lượng công việc của họ.
5) Người mua có 2 lựa chọn:
– Có nhà cung cấp được liệt kê trong danh sách nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu. Có thể đã có sẵn hợp đồng để đạt được mức giá thương lượng trước. Một đơn đặt hàng có thể được đặt trực tiếp.
– Nếu không đúng như vậy, người mua sẽ phối hợp với cơ quan xác định nội bộ để tạo một cuộc gọi đấu thầu để xác định các thông số kỹ thuật rõ ràng và ngắn gọn, sau đó sẽ được gửi đến các nhà cung cấp đã được tư vấn. Những nhà cung cấp này có thể được tìm kiếm trực tiếp trên internet hoặc thông qua các công cụ tìm nguồn cung ứng có sẵn trên thị trường.
Mời thầu vẫn là cách hiệu quả nhất để tìm được nhà cung cấp tốt nhất (về chất lượng, chi phí và thời hạn).
6) Sau giai đoạn tư vấn này, ưu đãi phù hợp nhất sẽ được chọn và có thể được chuyển đổi thành đơn đặt hàng sau khi được bộ phận chỉ định phê duyệt.
7) Bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hàng tồn kho có thể tham gia vào quy trình này để kiểm tra xem đơn hàng nhận được có tương ứng với đơn hàng đã đặt hay không.
8) Bộ phận tài khoản vào cuộc để chuyển sang phần tài chính. Hoá đơn do nhà cung cấp gửi phải được kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng đã phát hành. Các bộ phận tài chính là những người bảo vệ việc quản lý cam kết hiệu quả. Tất cả hóa đơn của nhà cung cấp phải được bộ phận tài chính kiểm tra trước khi gửi đi thanh toán. Điều này đảm bảo rằng tài khoản nhà cung cấp được cập nhật.
Để tránh những thách thức phổ biến trong quy trình quản lý mua hàng như: Lỗi của con người, trì hoãn phê duyệt, các phòng ban trong doanh nghiệp chưa nắm rõ thông bị, bị hiểu sai,… Doanh nghiệp có thể áp dụng những biện pháp để tránh các lỗi không đáng có như:
>> Xem thêm: Quy trình mua hàng của doanh nghiệp: 6 bước cơ bản dẫn tới mục tiêu của bạn
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp là điều quan trọng đối với sự thành công của tổ chức bạn. Cung cấp sản phẩm thiết yếu và bảo trì định kỳ là những thành phần quan trọng để điều hành một doanh nghiệp một cách chiến lược. Nhưng việc đảm bảo các nhà cung cấp cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáng tin cậy, chất lượng cao đúng thời gian (và ở mức giá tốt nhất) đòi hỏi bạn phải có mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp của mình.
Bạn cần có cái nhìn sâu sắc hơn về các nhà cung cấp của mình để có thể theo dõi hiệu suất và đánh giá các mối quan hệ. Với nhiều dữ liệu hơn về hiệu suất của nhà cung cấp, bạn có thể thu hút họ theo cách có ý nghĩa để đảm bảo đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn. Sau đây là một vài gợi ý về cách thu hút các nhà cung cấp một cách chiến lược để đảm bảo mua sắm:
Duy trì giao tiếp rõ ràng, cởi mở: Truyền đạt rõ ràng các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng cho nhà cung cấp của bạn. Có một hệ thống tại chỗ để đảm bảo việc cung cấp hóa đơn.
Sớm thiết lập kỳ vọng: Tận dụng kiến thức của bạn về thị trường để có thể giữ các nhà cung cấp của mình tuân theo tiêu chuẩn đó.
Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp thường xuyên: Bằng cách đánh giá chất lượng hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, bạn đảm bảo công ty của bạn nhận được giá trị tốt nhất cho khoản đầu tư của mình.
Thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn: Tận dụng khả năng và mong muốn thanh toán nhanh chóng của công ty bạn. Các nhà cung cấp của bạn sẽ ưu tiên công ty của bạn nếu bạn ưu tiên công ty của họ.
Luôn nhận thức được sự cạnh tranh: Biết thị trường nhà cung cấp của bạn và cách nhà cung cấp của bạn so sánh với đối thủ cạnh tranh cũng đảm bảo rằng công ty của bạn đạt được điều tốt nhất.
Cung cấp Cổng thông tin tự phục vụ: Với cổng thông tin tự phục vụ, nhà cung cấp của bạn có thể gửi hóa đơn, đề xuất và hợp đồng. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng liên lạc trực tiếp với họ trên nền tảng, gửi hoặc nhận các thông báo/cảnh báo quan trọng.
Cung cấp Bảng thông tin nhà cung cấp: Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp so với hợp đồng và đảm bảo nhà cung cấp của bạn cung cấp dịch vụ nhất quán. So sánh và chuyển đổi nhà cung cấp dễ dàng.
Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp hợp lý hóa quy trình mua sắm và loại bỏ nhu cầu phải bắt đầu lại từ đầu cho mọi yêu cầu giá thầu. Các cuộc đàm phán công bằng, chi tiết và đơn giản giúp tăng hiệu quả và khiến nhà cung cấp hài lòng hơn.
Chia sẻ rủi ro với nhà cung cấp: Làm như vậy đảm bảo cả hai bên đều được bảo vệ trong trường hợp có bất kỳ vấn đề hoặc chi phí bất ngờ nào phát sinh. Bạn có thể chia sẻ rủi ro bằng cách đưa ra các thỏa thuận mức dịch vụ, sử dụng tài khoản ký quỹ để thanh toán, tạo các kế hoạch dự phòng chung, v.v.
Chia sẻ rủi ro đảm bảo rằng các chi phí bất ngờ được chia sẻ giữa cả hai bên và nhà cung cấp được bồi thường thỏa đáng cho bất kỳ tổn thất nào phát sinh. Không có gì củng cố mối quan hệ đối tác như chia sẻ rủi ro.
Một lĩnh vực thường bị bỏ qua trong quy trình quản lý mua hàng là quản lý hàng tồn kho. Kiểm soát chi tiêu và duy trì lợi nhuận đồng thời với quản lý hàng tồn kho và lượng tiêu thụ có thể là một thách thức khó khăn.
Một số biện pháp tối ưu hoá hàng tồn kho:
(1) Ưu tiên với phân tích ABC
Phân tích ABC dựa trên nguyên tắc Pareto (80/20), giúp phân loại hàng tồn kho thành ba nhóm để quản lý hiệu quả hơn:
Phân tích ABC giúp xác định ưu tiên quản lý, tối ưu hóa nguồn vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
(2) Triển khai quản lý hàng tồn kho đúng lúc (JIT)
JIT là hệ thống “kéo” trong đó hàng hóa chỉ được tiếp nhận trong quá trình sản xuất khi cần thiết. Vật liệu, phụ tùng và hàng hóa được cung cấp từ quy trình trước đó hoặc từ nhà cung cấp bên ngoài trực tiếp cho quy trình bất cứ khi nào chúng cần được sử dụng, giúp loại bỏ mọi chi phí lưu kho phát sinh khi lưu kho.
(3) Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
Theo dõi KPI giúp đánh giá hiệu quả các kỹ thuật tối ưu hóa hàng tồn kho, bổ sung tốt cho các chiến lược đang áp dụng. Một số KPI quan trọng bao gồm:
Đo lường số lần hàng tồn kho được bán hoặc thay thế trong một giai đoạn.
Giá vốn hàng bán (COGS) / Hàng tồn kho trung bình = Vòng quay hàng tồn kho. Trong đó, lượng hàng tồn kho trung bình được tính như sau:
[Tồn kho đầu kỳ + Tồn kho cuối kỳ] / 2 = Tồn kho trung bìnhTỷ lệ từ 5-10 là lý tưởng cho các doanh nghiệp bán lẻ.
Số ngày trung bình cần để bán hết hàng tồn kho.
[Tồn kho trung bình / COGS] x 365 = Doanh số bán hàng tồn kho trong ngày.DSI cao phản ánh hàng tồn kho chậm luân chuyển, làm tăng chi phí lưu kho.
Tỷ lệ đơn hàng không thể hoàn thành do thiếu hàng tồn kho.
Tổng số đơn vị tồn đọng / Tổng số đơn vị đã đặt hàng = Tỷ lệ tồn đọng
Đo lường lợi nhuận tạo ra trên mỗi đô la đầu tư vào hàng tồn kho.
Cách tính: Lợi nhuận gộp / Chi phí tồn kho trung bình = Biên lợi nhuận gộp trên vốn đầu tư
Theo dõi các KPI này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bạn cần ghi nhớ rằng là việc giữ hàng tồn kho trong thời gian dài có thể gây nguy hiểm cho ROI. Chi phí phí kho, thuế, lỗi thời và bảo hiểm tăng lên theo thời gian. Hàng tồn kho của bạn cần được luân chuyển thường xuyên, giảm rủi ro tổng thể và các chi phí không cần thiết. Theo Accenture, sau khi quản lý và tối ưu hóa hàng tồn kho, các chuyên gia mua hàng của họ cung cấp tỷ lệ ROI 15:1 trong toàn bộ tổ chức của họ và hơn 63% trong số họ vượt trội so với các công ty cùng ngành về hiệu quả sử dụng vốn.
Quản lý hợp đồng là trọng tâm của quá trình quản lý mua hàng. Đã qua rồi cái thời tìm kiếm không ngừng nghỉ, nguy cơ mất tài liệu quan trọng và nỗi sợ hãi vì trễ thời hạn. Trong thời đại kỹ thuật số này, việc quản lý hợp đồng đã phát triển từ một nhu cầu cần thiết rườm rà thành một quy trình thông minh nhờ các giải pháp đổi mới được cung cấp bởi nền tảng SaaS quản lý hợp đồng.
Bằng cách chuyển quy trình quản lý hợp đồng lên lưu trữ đám mây, công nghệ này mang lại cho công ty nhiều lợi ích đáng kể, cụ thể như:
Tạo và lưu trữ hợp đồng hợp lý: Cuộc cách mạng kỹ thuật số đơn giản hóa việc tạo hợp đồng, cung cấp các mẫu và quy trình làm việc tự động để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Với các hợp đồng được lưu trữ an toàn trên đám mây, việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu trở thành nhiệm vụ chỉ trong vài giây chứ không phải hàng giờ.
Tự động hóa và hiệu quả: Tự động hóa biến đổi vòng đời hợp đồng, từ lời nhắc tự động khi gia hạn hợp đồng đến phân tích dựa trên AI cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động. Điều này không chỉ đẩy nhanh quá trình mà còn giải phóng thời gian quý báu để các nhóm tập trung vào các sáng kiến chiến lược thay vì các nhiệm vụ hành chính.
Tăng cường bảo mật và tuân thủ: Nền tảng kỹ thuật số cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, bao gồm mã hóa và kiểm soát quyền truy cập, bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép. Việc tuân thủ cũng được sắp xếp hợp lý với các công cụ tích hợp để đảm bảo hợp đồng đáp ứng các tiêu chuẩn quy định và hướng dẫn cụ thể của ngành.
Cải thiện sự hợp tác và đàm phán: Khả năng chia sẻ, chỉnh sửa và đàm phán hợp đồng trong thời gian thực, thậm chí từ các địa điểm ở xa, thúc đẩy môi trường hợp tác. Điều này dẫn đến sự đồng thuận nhanh hơn và tăng cường quan hệ đối tác.
Với mã hóa tiên tiến và kiểm soát truy cập an toàn, các giải pháp kỹ thuật số bảo vệ thông tin hợp đồng nhạy cảm khỏi vi phạm dữ liệu và truy cập trái phép. Lưu trữ đám mây còn cho phép tạo ra một hệ thống tập trung và dễ truy cập, có thể tiết kiệm tiền cho tổ chức của bạn trong khi lưu trữ tài liệu mua sắm của bạn một cách an toàn.
Không phải tất cả các giải pháp quản lý hợp đồng kỹ thuật số đều được tạo ra như nhau. Hãy tìm một nền tảng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, cung cấp sự cân bằng phù hợp về tính năng, khả năng mở rộng và tính dễ sử dụng.
Hãy nhớ rằng, mục tiêu của việc triển khai hệ thống quản lý hợp đồng kỹ thuật số không phải là thay thế các quy trình quản lý mua hàng hiện có mà là nâng cao và hợp lý hóa chúng. Với việc lập kế hoạch cẩn thận và tập trung vào việc áp dụng của người dùng, doanh nghiệp bạn có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của việc quản lý hợp đồng kỹ thuật số, mở đường cho hiệu quả cao hơn, giảm rủi ro và cải thiện việc ra quyết định.
Nhiều báo cáo cho thấy quy trình quản lý mua hàng không hiệu quả khiến doanh nghiệp tốn 1,5 tỷ USD hàng năm. Chỉ khi tự động hóa quy trình mua hàng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn, giúp doanh nghiệp có thời gian tập trung vào khách hàng, làm tăng sự hài lòng của khách hàng
Mọi công ty muốn tối đa hóa tăng trưởng trong khi mở rộng quy mô đều cần mọi lợi thế mà họ có thể có được. Với các ứng dụng có thể tùy chỉnh và công nghệ chiến lược có sẵn, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng tự động hóa hệ thống. Tự động hóa giảm thiểu các quy trình hoạt động lặp đi lặp lại, giúp nhân viên của bạn có nhiều thời gian hơn để đóng góp một cách chiến lược vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Nếu không có sự tham gia của con người trong việc nhập dữ liệu, có thể tránh được những sai sót tốn kém. Theo báo cáo của tập đoàn Aberdeen, 51% doanh nghiệp cho biết chiến lược hàng đầu của họ là đầu tư vào công nghệ tự động hóa quy trình mua sắm. Các doanh nghiệp đã giảm 48% chi phí yêu cầu theo đơn đặt hàng và giảm một nửa thời gian chu kỳ giao dịch.
Việc mua hàng và ứng dụng phần mềm tự động giúp quản lý mua hàng hiệu quả, việc tận dụng hỗ trợ tự động cho các nhiệm vụ phức tạp của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều ngày trong suốt một năm.
Phát triển chuyên môn của đội ngũ nhân viên có thể mang lại lợi ích cao cho doanh nghiệp bạn. Theo một nghiên cứu, 74% lực lượng lao động của một doanh nghiệp tin rằng họ không phát huy hết tiềm năng do thiếu cơ hội phát triển. Đào tạo nhóm mua sắm của bạn để giúp họ đưa ra đánh giá tốt hơn, sử dụng dữ liệu để hướng dẫn công việc và tự động hóa quy trình mua sắm bằng công nghệ hiện đại.
Tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn, có thể mất từ 30 ngày đến thậm chí 6 tháng (đối với các công ty doanh nghiệp lớn hơn) để nhân viên phụ trách làm quen với hệ thống mua sắm và phần mềm quản lý mua hàng. Không giống như hầu hết các công cụ khác, phần mềm này không được sử dụng hàng ngày và do đó cần có giải pháp đào tạo sáng tạo hơn.
Bạn có thể tích hợp đào tạo trực tiếp vào công cụ mua hàng của mình, cho phép nhân viên vừa học vừa làm mỗi khi họ tham gia. Nền tảng áp dụng kỹ thuật số có thể đào tạo người dùng một cách độc lập, trong thời gian thực dù họ ở đâu, sử dụng các hướng dẫn tương tác và hỗ trợ 24/7.
Giao tiếp hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong quá trình mua hàng và nó đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo kết quả thành công. Quản lý truyền thông bao gồm việc xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan, phát triển chiến lược truyền tải thông điệp phù hợp và truyền tải thông điệp một cách hiệu quả. Trong quá trình mua sắm, sẽ có nhiều bên tham gia, bao gồm nhà cung cấp, nhà cung cấp, nhóm nội bộ và các bên liên quan bên ngoài.
Do đó, quản lý truyền thông giúp doanh nghiệp bạn tạo ra sự minh bạch trong chuỗi cung ứng bằng cách cung cấp các kênh liên lạc rõ ràng cho phép cộng tác kịp thời giữa tất cả các bên liên quan.
Thông qua quản lý truyền thông hiệu quả trong các dự án mua sắm, bạn có thể hướng tới thành công vì mọi người trong ban sẽ có mục tiêu rõ ràng để hướng tới! Giao tiếp kém hoặc không hiệu quả có thể dẫn đến hiểu lầm dẫn đến sự chậm trễ của dự án, điều này có thể tác động tiêu cực đến ngân sách hoặc khiến mối quan hệ với nhà cung cấp bị tổn hại.
Để cải thiện quản lý truyền thông trong mua sắm, điều cần thiết là phải có một kế hoạch truyền thông rõ ràng trong đó nêu rõ các mục tiêu của dự án và xác định tất cả các bên liên quan có liên quan.
Bước đầu tiên hướng tới cải thiện quản lý truyền thông là đảm bảo rằng mọi người liên quan đều có quyền truy cập vào kế hoạch này và hiểu rõ vai trò của họ trong việc thực hiện kế hoạch đó. Các cuộc họp thường xuyên nên được lên lịch với tất cả các bên liên quan. Các cuộc họp này nên tập trung vào đối thoại cởi mở, cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ những hiểu biết sâu sắc và những thách thức mà họ gặp phải trong suốt vòng đời của dự án.
Điều quan trọng nữa là cân nhắc sử dụng các công cụ công nghệ như phần mềm cộng tác hoặc nền tảng tự động hóa tiếp thị qua email để hợp lý hóa hoạt động liên lạc giữa các phòng ban. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch trong suốt quá trình mua sắm đồng thời giảm thiểu những hiểu lầm hoặc trễ thời hạn.
Quản lý truyền thông hiệu quả là rất quan trọng trong việc quản lý mua hàng. Nó giúp hợp lý hóa quy trình mua sắm, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và các bên liên quan, giảm chi phí và tăng hiệu quả. Hơn nữa, nó đảm bảo rằng tất cả các bên đều có cùng quan điểm trong suốt dự án. Vì vậy, nếu bạn muốn quy trình mua sắm của mình diễn ra suôn sẻ trong khi vẫn thông báo cho tất cả những người liên quan về tiến độ ở mọi giai đoạn phát triển thì hãy đảm bảo không bỏ qua hoặc đánh giá thấp Quản lý Truyền thông phù hợp!
Công việc của người mua phức tạp hơn bao giờ hết vì toàn cầu hóa các cuộc khủng hoảng thương mại, tài chính, xã hội, các vấn đề địa chính trị, môi trường,… Các cuộc đàm phán gay gắt về giá cả ngày càng được thay thế bằng việc số hóa các thủ tục thương mại . Đó là lý do tại sao, để tiếp tục cuộc đua thành công, các doanh nghiệp cần trang bị cho mình những công cụ, phần mềm quản lý mua hàng để cải thiện quy trình và tạo ra các tác động bên ngoài tích cực.
Phần mềm quản lý mua hàng là một công cụ thiết yếu cho các công ty đang tìm cách tối ưu hóa quy trình mua hàng của mình. Nó cung cấp nhiều lợi thế có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai, cụ thể như:
Nhiệm vụ của người mua được chia thành hai khu vực khác nhau, bao gồm thủ tục vận hành (49%) và thủ tục chiến lược (51%). Phần lớn các nhiệm vụ này có thể được tự động hóa bằng phần mềm mua hàng, cho phép người mua của bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ . Người ta ước tính rằng 70% chi phí hoạt động có thể được tự động hóa và quản lý bằng phần mềm mua hàng tốt.
Nhờ mua phần mềm quản lý mua hàng, bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và tìm thấy hóa đơn của nhà cung cấp cũng như hồ sơ mua hàng của họ trong thời gian ngắn. Theo McKinsey, nhân viên dành 1,8 giờ mỗi ngày – trung bình 9,3 giờ mỗi tuần để tìm kiếm và thu thập thông tin. Khi ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng, nhân viên của bạn sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm thông tin để tập trung vào những công việc khác.
Phần mềm quản lý mua hàng thúc đẩy sự hợp tác tốt hơn giữa các nhóm mua sắm, phòng ban và nhà cung cấp tiềm năng bằng cách cải thiện khả năng giao tiếp và phối hợp. Công nghệ này là một trung tâm tập trung nơi các nhóm có thể chia sẻ thông tin một cách hiệu quả, đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm. Phần mềm hợp lý hóa các kênh liên lạc, giúp nhân viên trong doanh nghiệp bạn thu mua dễ dàng tương tác với đồng nghiệp từ các bộ phận khác nhau và cộng tác liền mạch với các nhà cung cấp tiềm năng.
Phần mềm quản lý mua hàng là công cụ giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Công nghệ này giúp tăng cường chiến lược quản lý rủi ro tổng thể bằng cách xác định và giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn như gian lận của nhà cung cấp hoặc lo ngại về chất lượng sản phẩm.
Phần mềm sử dụng các tính năng nâng cao cho phép doanh nghiệp bạn giám sát chặt chẽ hoạt động của nhà cung cấp, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định. Đây chính là một biện pháp bảo vệ chủ động, giảm thiểu khả năng gặp phải các vấn đề có thể ảnh hưởng xấu đến quá trình mua sắm.
Vậy làm thế nào để chọn đúng phần mềm thu mua và mua sắm nhà cung cấp? Giống như bất kỳ dự án triển khai phần mềm nào, bước đầu tiên là bạn cần xác định nhu cầu của bạn. Khi tích hợp, người dùng trong tương lai phải chọn phần mềm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của mình. Có nhiều gói phần mềm tồn tại và cung cấp các chức năng khác nhau, những gói phần mềm quản lý mua hàng tốt sẽ cho phép bạn:
Các giải pháp quản lý mua hàng hiệu suất cao sẽ cho phép bạn tự động hóa quy trình mua hàng của mình, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Điều quan trọng nữa là phải suy nghĩ về thiết kế của phần mềm bạn chọn. Giao diện được đề xuất phải trực quan, cho phép người dùng dễ dàng điều hướng và tương tác với nó.
Tính dễ sử dụng sẽ đảm bảo việc áp dụng công cụ nhanh chóng, đẩy nhanh quá trình sẵn sàng hoạt động của nhóm của bạn. Một điểm khác cần xem xét là sự hỗ trợ và nguồn lực sẵn có cho phần mềm quản lý mua hàng mà bạn chọn. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng phần mềm cung cấp các hướng dẫn và tài liệu trực tuyến để đào tạo khách hàng.
Tìm hiểu thêm về phần mềm bán hàng, quản lý mua hàng
TacaSoft – trợ thủ đắc lực giúp các nhà quản lý tự động hóa quy trình quản lý mua hàng chuyên nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực và tăng cường lợi nhuận với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai.
Đồng hành cùng các doanh nghiệp tận dụng lợi thế của công nghệ tiên tiến, các phần mềm, ứng dụng quản trị mua hàng cũng như ứng dụng công nghệ mới để tối ưu quy trình quản lý, lập kế hoạch mua hàng chính xác và hiệu quả hơn với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
