Lập báo cáo quản lý kho hàng là bước quan trọng trong quy trình quản lý hàng tồn kho, cung cấp cho doanh nghiệp tình hình tổng quan về tình hình kho hàng, những điểm nghẽn trong khâu quản lý cần được cải thiện.
Với sự phát triển của công nghệ, việc lập báo cáo thủ công có thể được thay thế hoàn toàn bởi các phần mềm lưu kho tự động, giúp báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Cùng tìm hiểu cách lập báo cáo quản lý kho hàng chi tiết thông qua bài viết dưới đây!
Quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh, tác động đến mọi thứ, từ sự hài lòng của khách hàng đến tình hình tài chính của công ty. Theo truyền thống, nhiều doanh nghiệp bắt đầu theo dõi hàng tồn kho trong Excel do tính sẵn có và dễ sử dụng của nó. Theo một thống kê trên trang Zippia, 67,4% người quản lý chuỗi cung ứng sử dụng bảng tính Excel làm công cụ quản lý.
Mặc dù là một công cụ quen thuộc và miễn phí để quản lý sản xuất, Excel cũng có rất nhiều nhược điểm như:
Sản xuất phát triển, các hoạt động chuỗi cung ứng ngày càng mở rộng đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất cần có những công cụ hiện đại hơn để theo dõi và lập báo cáo quản lý kho hàng của mình. Tiếp theo hãy cùng tìm hiểu các công nghệ hiện đại giúp cải thiện việc quản lý kho bãi và lập báo cáo.
Ảnh minh hoạ
Báo cáo hàng tồn kho là một công cụ quan trọng đối với người quản lý kho vì nó cung cấp cái nhìn tổng quan về mức tồn kho và giúp theo dõi độ chính xác của hàng tồn kho. Báo cáo này bao gồm các thông tin như mã SKU (Stock Keeping Unit) số lượng có sẵn, điểm đặt hàng lại và chuyển động trong kho. Bằng cách phân tích báo cáo này, doanh nghiệp có thể xác định hàng tồn kho chậm hoặc dư thừa, dự báo nhu cầu một cách chính xác và tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức.
Báo cáo nhận và vận chuyển hàng theo dõi tình hình xuất nhập hàng hóa trong kho. Nó bao gồm thông tin chi tiết về các lô hàng đã nhận, chẳng hạn như tên nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng nhận được và kết quả kiểm tra.
Ảnh minh hoạ
Tương tự, phần vận chuyển ghi lại thông tin về các lô hàng gửi đi, bao gồm thông tin chi tiết về khách hàng, số đơn hàng và các thông tin khác dùng để theo dõi đơn hàng. Bằng cách xem xét báo cáo này thường xuyên, doanh nghiệp có thể đảm bảo giao hàng kịp thời, giảm sai sót và cải thiện quy trình thực hiện đơn hàng.
Báo cáo lấy hàng và đóng gói tập trung vào hiệu quả và độ chính xác của việc thực hiện đơn hàng. Nó cung cấp thông tin chi tiết về thời gian thực hiện để chọn mặt hàng, số lượng đơn đặt hàng được xử lý và bất kỳ lỗi hoặc sai lệch nào gặp phải trong quá trình đóng gói. Báo cáo này giúp xác định các điểm nghẽn, tối ưu hóa lộ trình lấy hàng và thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng để nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót.
Trả hàng là một phần không thể tránh khỏi trong hoạt động kho bãi. Báo cáo trả hàng thu thập dữ liệu liên quan đến các mặt hàng bị trả lại, lý do trả lại và tình trạng hàng trả lại. Bằng cách phân tích báo cáo này, doanh nghiệp có thể xác định quy trình trả lại, xác định chính xác các vấn đề về chất lượng và thực hiện các hành động cần thiết để cải thiện chất lượng sản phẩm, bao bì hoặc dịch vụ khách hàng.
Hơn nữa, hiểu được lý do đằng sau việc trả lại hàng có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải tiến quy trình nhằm giảm tỷ lệ trả lại hàng.
Báo cáo tài chính cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả tài chính của hoạt động kho bãi. Nó bao gồm thông tin về chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho, chi phí lưu kho, chi phí lao động và lợi nhuận tổng thể. Bằng cách phân tích báo cáo này, doanh nghiệp có thể xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí, đánh giá hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn tài chính để mang lại lợi nhuận tốt hơn.
Việc lập báo cáo quản lý kho hàng thường xuyên bằng Excel không còn phù hợp khi quy mô doanh nghiệp đủ lớn. Khi bạn bắt đầu làm việc với nhiều trang web bán lẻ và gửi đơn đặt hàng thông qua các đối tác logistics khác nhau, việc sử dụng bảng tính Excel có thể trở nên khó khăn và tốn rất nhiều thời gian. Ngoài ra, những sai sót xảy ra trong quá trình tính toán và viết báo cáo thủ công có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc quản lý và ra quyết định liên quan tới kho hàng.
Kể từ cuối những năm 2000, các doanh nghiệp đã chuyển sang ứng dụng di động và giải pháp phần mềm trên nền tảng đám mây. Việc sử dụng chúng trong quản lý và lập báo cáo kho hàng sẽ trở nên hiệu quả hơn và thúc đẩy mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng.
RFID (Radio Frequency Identification) nổi lên như một trong những công nghệ giao tiếp không dây thành công nhất cho các ngành công nghiệp. Việc chuẩn bị bất kỳ báo cáo nào trên cơ sở nhập liệu thủ công là không khả thi vì hai lý do chính: Thứ nhất, điều này làm giảm tốc độ đếm trong khi thêm vào công việc nhập dữ liệu.
Nguyên nhân thứ hai là việc xử lý đơn hàng chậm hơn do thủ tục giấy tờ thủ công. Mã vạch trở nên tiện dụng như những lựa chọn thay thế hợp lý. Ngoài ra, công nghệ này còn hỗ trợ các hoạt động theo thời gian thực.
Khi toa xe đi qua nhà kho, vị trí của nó sẽ được xác định, và khi trở về, trạm đóng gói sẽ luôn sẵn sàng cho quá trình này. Công nghệ này tiện lợi cho việc duy trì hoạt động và phân tích liên tục đã khiến chúng trở thành tiêu chuẩn của ngành.
Điện thoại di động đã thay thế cả máy tính để bàn và máy tính xách tay trong mọi lĩnh vực của cuộc sống và nơi làm việc cũng không ngoại lệ. Các giải pháp phần mềm quản lý kho hiện đại cung cấp các ứng dụng di động để nhân viên của bạn có thể sử dụng khi đang di chuyển. Điều này làm giảm nhu cầu về bất kỳ thủ tục giấy tờ nào và tăng tốc độ hoạt động.
Chúng cũng đảm bảo rằng các báo cáo kho hàng được gửi là chính xác và dữ liệu được phản ánh trên toàn hệ thống. Việc tích hợp với các giải pháp SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ) sẽ bổ sung thêm rất nhiều tiện ích khác cho doanh nghiệp, giúp việc quản lý và lập báo cáo kho hàng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Internet of Things đang nhanh chóng chiếm được vị thế nhờ những lợi ích mang tính đột phá của nó. Các nhà bán lẻ trực tuyến lớn như Amazon và Walmart đã tích cực áp dụng IoT. Tự động hóa các quy trình với sự trợ giúp của robot và các thiết bị được kết nối có thể thay đổi hoàn toàn các điều kiện hoạt động. Số lượng công nhân cần thiết cũng giảm xuống mức tối thiểu vì việc đặt và lấy tất cả các sản phẩm đều hoàn toàn tự động.
Để khắc phục những nhược điểm của việc quản lý kho hàng và lập báo cáo thủ công, các phần mềm quản lý hiện đại đã được ra đời. Hệ thống quản lý kho nâng cao, còn được gọi là phần mềm quản lý kho (WMS – Warehouse Management System),
Nó phục vụ cho nhiều khía cạnh khác nhau của quản lý kho, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng, quản lý lao động, v.v. Chúng đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các nhà quản lý kho, hỗ trợ các doanh nghiệp tinh chỉnh quy trình và đạt được kết quả vượt trội.
Theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho
Việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho của WMS rất quan trọng để duy trì mức tồn kho chính xác, quản lý địa điểm và cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực. Ví dụ, chức năng tiếp nhận của WMS giúp giảm sai sót khi nhận hàng, đồng thời tích hợp với hệ thống ERP tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực và lập kế hoạch bố trí kho.
Bằng cách cung cấp dữ liệu thời gian thực về mức tồn kho, WMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của kho và nâng cao hiệu quả tổng thể. Điều này giúp cải thiện khả năng dự báo nhu cầu của khách hàng, bảo vệ khỏi thất thoát hàng tồn kho và năng suất kho tốt hơn.
Chọn đơn hàng và đóng gói
Tính năng chọn và đóng gói đơn hàng của WMS đẩy nhanh quá trình thực hiện đơn hàng của khách hàng, giảm sai sót và nâng cao năng suất. Những tính năng này cho phép nhân viên kho lấy hàng và đóng gói đơn hàng một cách hiệu quả bằng cách cung cấp danh sách lấy hàng trực tiếp trên thiết bị di động của họ, hướng dẫn họ đến vị trí của từng sản phẩm và chỉ định số lượng cần lấy.
WMS cũng hỗ trợ các phương pháp lấy hàng khác nhau, chẳng hạn như lấy hàng theo mặt hàng, theo nhóm hoặc theo khu vực, cho phép thực hiện đơn hàng hiệu quả phù hợp với nhu cầu cụ thể của kho và khách hàng. Hơn nữa, nó đảm bảo rằng việc đóng gói được thực hiện theo đúng thứ tự và theo yêu cầu của khách hàng.
Vận chuyển
Các tính năng vận chuyển của WMS giám sát quá trình gửi đơn hàng, đảm bảo việc giao hàng chính xác và nhanh chóng. Bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quy trình thực hiện đơn hàng, WMS giúp nâng cao độ chính xác và kịp thời trong vận chuyển, đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng và khách hàng nhận được sản phẩm kịp thời.
Quản lý lao động
Các tính năng quản lý lao động của WMS tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát và tối ưu hóa hiệu suất, lập kế hoạch và an toàn của lực lượng lao động. Bằng cách cung cấp khả năng hiển thị và quyền truy cập vào kết quả hoạt động, phần mềm cho phép các nhà quản lý theo dõi KPI, khen thưởng những nhân viên cố gắng và lên kế hoạch đào tạo nhân lực bổ sung.
Quét mã vạch và tích hợp RFID
Việc tích hợp quét mã vạch và RFID trong WMS cho phép theo dõi hàng tồn kho chính xác và hiệu quả trên toàn kho. Bằng việc cải thiện khả năng hiển thị, quét nhanh hơn và thu thập dữ liệu chính xác hơn, phần mềm giúp đảm bảo quản lý và theo dõi hàng tồn kho chính xác.
Tối ưu hóa không gian
Các tính năng tối ưu hóa không gian của WMS góp phần tối đa hóa dung lượng lưu trữ và nâng cao cách bố trí kho. Bằng cách tối ưu hóa luồng kho và đánh giá việc sử dụng không gian sàn hiệu quả nhất theo đặc điểm nhiệm vụ và vật liệu, WMS có thể giúp tránh tình trạng bán quá mức và hết hàng, cuối cùng là tối ưu hóa hoạt động của kho và tăng năng suất.
Tự động báo cáo và phân tích
Các tính năng phân tích và báo cáo của WMS cung cấp thông tin chuyên sâu về hiệu suất kho hàng, xác định các khu vực cần cải thiện và tạo điều kiện thuận lợi cho các quyết định dựa trên dữ liệu. Bằng cách tạo ra các báo cáo dữ liệu hoạt động khác nhau như:
WMS cho phép người quản lý kho giám sát hiệu suất, xác định các điểm nghẽn và khoảng trống về hiệu suất, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết để tối ưu hóa. Điều này cuối cùng dẫn đến nâng cao hiệu quả kho và quản lý tổng thể tốt hơn.
Các công ty khổng lồ với ngân sách hàng triệu đô la cần phải có sự linh hoạt cao như các tổ chức nhỏ. Triển khai công nghệ kho bãi là một bước có thể mang lại lợi thế đó cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về công nghệ được sử dụng trong tự động hóa kho:
Một trong những ví dụ ấn tượng về việc ứng dụng công nghệ vào kho bãi thành công vào thực tiễn là Amazon. Công ty vận hành các trung tâm xử lý đơn hàng trên toàn cầu, với nhiều trung tâm phân phối, cơ sở hạ tầng logistics, v.v. Các trung tâm xử lý đơn hàng của Amazon xử lý hàng triệu đơn hàng mỗi ngày. Do đó, công ty phải đảm bảo rằng những thách thức toàn cầu sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động.
Amazon đã tận dụng hệ thống kho thông minh của mình, đặc biệt là Đám mây AWS và IoT, đồng thời quản lý để tối ưu hóa các tác vụ thường ngày. Ngoài ra, họ còn giới thiệu hệ thống bốc xếp bằng rô-bốt và các thuật toán học máy đã cải thiện việc quản lý dữ liệu cũng như nắm được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hoạt động của họ. Nói chung, việc tự động hóa kho hàng với Đám mây AWS đã cho phép họ đạt được những điều sau:
Hơn nữa, hệ thống tự động được Amazon mua lại đảm bảo khả năng phục hồi của họ và cho phép họ phản ứng nhanh chóng với những thách thức mới. Sẽ không cần thiết phải phát minh ra một mô hình kinh doanh mới mỗi khi cuộc khủng hoảng tiếp theo xảy đến. Hệ thống của họ linh hoạt, có thể điều chỉnh và quản lý dễ dàng bất kể vị trí nào.
Quản lý kho hàng là việc quản lý hiệu quả hàng hóa vật chất sẽ được bán cho người tiêu dùng cuối cùng trong chuỗi cung ứng. Đây là tập hợp các quy trình quản lý việc lưu trữ hàng hóa vật chất, cũng như việc di chuyển chúng trong kho để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng.
Ở cấp độ cao, điều này bao gồm việc lấy và đóng gói, theo dõi hàng tồn kho, dự đoán xu hướng nhu cầu, tối ưu hóa việc lưu trữ, nâng cao tính bảo mật và cải thiện hiệu quả tổng thể của chuỗi cung ứng. Mục tiêu chính của quản lý kho hàng là đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày trong kho hàng đang diễn ra hiệu quả và tối ưu hóa các quy trình bất cứ khi nào có thể.
Báo cáo quản lý kho hàng cung cấp thông tin chi tiết về các số liệu chính, cho phép doanh nghiệp xác định xu hướng, phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Bằng cách tận dụng các báo cáo này, các công ty có thể hợp lý hóa hoạt động của mình, giảm chi phí, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa mức tồn kho.
Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý kho
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm của TacaSoft trong quản lý kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phối hàng hóa mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai tại doanh nghiệp, TacaSoft cam kết sẽ đồng hành và góp phần chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp.
TacaSoft,
