Bí quyết kiểm soát hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

Kiểm soát hàng tồn kho, hay kiểm soát lưu trữ, là quá trình đảm bảo doanh nghiệp có đủ lượng cung ứng cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng và duy trì sự linh hoạt tài chính.

Thành công của hoạt động này phụ thuộc vào dữ liệu từ các khâu mua hàng, đặt hàng lại, vận chuyển, lưu trữ, nhận hàng, mức độ hài lòng của khách hàng, và ngăn ngừa thất thoát. Nếu thực hiện đúng cách, kiểm soát hàng tồn kho giúp báo cáo quản lý kho hàng nhanh chóng, xử lý hàng tốn kho hết hạn xử dụng đúng cách, tối ưu hóa lợi nhuận từ khoản đầu tư ít nhất vào hàng tồn kho, đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và tránh nhiều vấn đề phát sinh.

Vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình kiểm soát hàng tồn kho

Sự phức tạp của chuỗi cung ứng

Các yếu tố khác nhau trong chuỗi cung ứng được kết nối phức tạp và phụ thuộc vào nhau. Bất kỳ sự kiện hoặc thay đổi nào trong một yếu tố đều có thể tác động đến tất cả các yếu tố khác của chuỗi cung ứng. Chuỗi cung ứng phức tạp như vậy đòi hỏi sự quản lý cẩn thận và tầm nhìn rõ ràng. Một sự chậm trễ có thể gây ra hiệu ứng domino trong nhiều tháng sau đó. Việc này đòi hỏi cần có một giải pháp cung cấp khả năng kiểm soát hàng tồn kho và khả năng hiển thị chuỗi cung ứng trên toàn hệ thống.

Thay đổi trong nhu cầu

Các nhà sản xuất cố gắng dự đoán nhu cầu trong nhiều mùa để đảm bảo họ sản xuất đủ hàng hóa để vận chuyển. Thật không may, nhu cầu thay đổi có nghĩa là nhiều người sẽ chuyển đổi đột ngột sang các sản phẩm mới – điều này không dễ thực hiện khi máy móc cần được cấu hình lại và nguyên liệu thô mới cần được cung cấp. 

Nhu cầu thay đổi cũng gây áp lực lớn lên việc kiểm soát hàng tồn kho. Khi hàng bán nhanh, nhà quản lý kho sẽ phản ứng bằng cách đặt hàng nhiều hơn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu đó chỉ là sự gia tăng nhu cầu tạm thời? Điều gì sẽ xảy ra nếu sau đó nhu cầu lại giảm nhanh như khi nó tăng?

Thiếu nhân viên có kinh nghiệm 

Việc có người có kinh nghiệm lãnh đạo có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong tất cả các khía cạnh của quản lý kho và hàng tồn kho. Người quản lý hàng tồn kho có kinh nghiệm đảm bảo vận chuyển đơn hàng, biết tầm quan trọng của việc ngăn chặn việc sao lưu tại khu vực nhận hàng và đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời.Họ có thể cải thiện dịch vụ khách hàng và sự hài lòng, đồng thời tạo ra sự khác biệt lớn cho lợi nhuận của công ty bạn.

Lỗi của con người

Lỗi của con người là không thể tránh khỏi khi doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho ra vào liên tục. Ví dụ: nhà cung cấp cần gửi hóa đơn chính xác và chúng cần khớp với đơn đặt hàng và hàng tồn kho thực tế. Bất kỳ sự thiếu chính xác nào xảy ra ở giai đoạn này đều có thể ảnh hưởng đến việc kiểm soát hàng tồn kho của bạn.

Bạn có thể giảm thiểu lỗi của con người bằng cách tối ưu hóa hệ thống kiểm soát hàng tồn kho và tích hợp các giải pháp của mình. Điều này sẽ cho phép phần mềm cảnh báo bạn nếu có bất kỳ sự khác biệt nào giữa số tiền được nhập vào tài khoản phải trả và số lượng hàng tồn kho thực tế.

Dữ liệu không chính xác

Các hệ thống bị ngắt kết nối, lấy hàng thủ công và phần mềm lỗi thời đều có thể dẫn đến dữ liệu kho không chính xác cũng như kho được quản lý kém. Nếu việc trả lại hoặc nhận hàng không được xử lý kịp thời, dữ liệu kiểm soát hàng tồn kho có thể trở nên sai sót và có thể mang lại trải nghiệm không tốt cho khách hàng.

Khả năng hiển thị

Các công ty có lượng hàng tồn kho lớn, kho bãi phức tạp hoặc bán hàng trên nhiều kênh có thể có nhiều bộ phận chuyển động trong kho của họ. Điều này có thể tạo ra những thách thức với khả năng hiển thị. Các doanh nghiệp phải có một bức tranh hoàn chỉnh về hàng tồn kho của doanh nghiệp mình cho mục đích bổ sung, kế toán, dòng tiền và bán hàng. Việc mất dấu hàng tồn kho của bạn có thể dẫn đến sự suy giảm chất lượng hàng tồn kho và có thể dẫn đến tình trạng tồn kho kéo dài. 

Các báo cáo bạn có thể nhận được thông qua hệ thống phần mềm kiểm soát hàng tồn kho có thể giúp bạn cải thiện khả năng hiển thị. Ví dụ: bạn có thể nhận thông báo khi mức tồn kho thấp. Khả năng hiển thị cao về cách di chuyển hàng tồn kho sẽ hạn chế lượng hàng tồn kho quá hạn và giúp xác định lượng hàng nên giữ lại của mỗi sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

9 kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là một công việc phức tạp. Không có cách làm vạn năng cho tất cả doanh nghiệp và các kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho khác nhau sẽ phù hợp với các doanh nghiệp và tình huống khác nhau. Dưới đây là một số kỹ thuật và khía cạnh phổ biến của kiểm soát hàng tồn kho cần xem xét:

“Đúng lúc” JIT – Just in time

Kỹ thuật này, được công ty ô tô Toyota tiên phong vào những năm 1970, giúp các doanh nghiệp nắm giữ lượng hàng tồn kho ít nhất có thể. Thay vì mua trước và giữ sản phẩm trên kệ, bạn chỉ mua hàng tồn kho khi cần – và lô hàng sẽ đến “đúng lúc” để đáp ứng nhu cầu. Điều này cho phép doanh nghiệp vận hành các kho hàng nhỏ hơn (giảm chi phí chung và lương nhân viên), chi tiêu ít hơn cho hàng tồn kho và tránh các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho dư thừa.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có nguy cơ hết hàng nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào, vì họ sẽ không có bất kỳ hàng tồn kho an toàn nào để dự phòng.

FIFO và LIFO

LIFO và FIFO là các phương pháp xác định giá vốn hàng hóa. FIFO, hay nhập trước xuất trước, giả định hàng tồn kho cũ hơn được bán trước để giữ cho hàng tồn kho luôn mới. Phương pháp này phù hợp với tất cả các loại hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá dễ hư hỏng và lỗi thời.

LIFO, hay nhập sau xuất trước, giả định hàng tồn kho mới hơn thường được bán trước để ngăn hàng tồn kho bị hỏng. Phương pháp này cho phép bạn điều chỉnh giá thành sản phẩm để phù hợp với chi phí gần đây nhất. Tuy nhiên phương pháp này sẽ không phù hợp với hàng có hạn sử dụng ngắn, có thể gây nên tình trạng dồn ứ hàng cũ lên đến vài năm.

Kiểm soát hàng tồn kho tối thiểu – tối đa

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất và bán hàng không bị gián đoạn do thiếu hụt hoặc tồn đọng quá nhiều, doanh nghiệp cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi loại hàng hoá. Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng tồn kho ít nhất phải có trong kho để đáp ứng kịp thời trong sản xuất và tiêu thụ bên ngoài thị trường.

Đặt mức tồn kho tối thiểu hợp lý giúp doanh nghiệp đối mặt được với tình trạng nhu cầu tăng đột biến. Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng tồn kho nhiều nhất mà doanh nghiệp có thể lưu trữ, tránh được việc sản xuất hàng hoá nhiều hơn so với cầu thị trường.

Phân tích ABC

Phân tích ABC trong kiểm soát hàng tồn kho phân loại hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng, giá cả và khối lượng bán hàng của chúng. Những tiêu chí này xác định số lượng mặt hàng mà một công ty sẽ đưa ra thị trường:

Loại A: những mặt hàng cao cấp, đắt tiền với sự kiểm soát chặt chẽ và lượng hàng tồn kho nhỏ

Loại B: các mặt hàng có giá trung bình, mức độ ưu tiên trung bình với số lượng bán và tồn kho trung bình

Loại C: các mặt hàng có giá trị thấp, chi phí thấp với doanh thu cao và lượng hàng tồn kho lớn

Áp dụng phân tích ABC về kiểm soát hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận chuyển sản phẩm đồng thời tối đa hóa lợi nhuận hàng tồn kho.

Lô hàng số lượng lớn (Bulk shipments)

Mua và vận chuyển hàng hóa với số lượng lớn hầu như luôn rẻ hơn, cho dù bạn đặt hàng từ nhà cung cấp hay gửi hàng đến mạng lưới kho hàng, trung tâm phân phối hoặc cửa hàng của bạn. Khi mua sản phẩm với số lượng lớn, bạn cần phải chắc chắn rằng họ sẽ bán được hàng, nếu không bạn sẽ bị dư thừa hàng.

Phương pháp này phù hợp nhất với những mặt hàng có nhu cầu sử dụng ổn định và thời hạn sử dụng lâu dài. Điều đó có nghĩa là đầu tư nhiều tiền mặt hơn, vì vậy hãy kiểm tra xem khoản tiền này có được bù đắp bằng giá rẻ hơn hay không. Các lô hàng số lượng lớn cũng có thể tốn nhiều chi phí hơn về mặt không gian chứa hàng, nhưng bạn sẽ có ít lô hàng hơn để gửi đi.

Dropshipping

Dropshipping là một cách tiết kiệm tiền bằng cách loại bỏ các khâu trung gian. Thay vì nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất và lưu trữ chúng tại kho của bạn, bạn làm việc với một đối tác (người bán hàng trung gian), người này sẽ giao đơn đặt hàng trực tiếp cho khách hàng của bạn.

Doanh nghiệp của bạn chịu trách nhiệm xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và chuyển thông tin chi tiết cho người bán hàng trung gian, tuy nhiên bạn sẽ không phải xử lý các sản phẩm mình đang bán. Điều này giúp giảm chi phí nhưng có nghĩa là bạn không kiểm soát được chất lượng hoặc tốc độ giao hàng tới khách.

Ký gửi

Ký gửi là khi bạn đặt hàng với nhà cung cấp và họ giao hàng cho bạn, nhưng bạn không thực sự thanh toán cho họ cho đến khi hàng hóa được bán. Trong phương pháp này, nhà cung cấp được gọi là “người gửi hàng” và doanh nghiệp của bạn được gọi là “người nhận hàng”.

Nếu cuối cùng bạn không bán được hàng, bạn có thể gửi lại cho người gửi hàng mà không bị tính phí. Đó là một cách hay để thử nghiệm các dòng sản phẩm mới khi bạn không chắc chắn chúng sẽ bán chạy như thế nào mà không cần phải trả trước một khoản tiền mặt lớn. Người gửi hàng là người chịu nhiều rủi ro nhất.

Cross-docking

Cross Docking là một kĩ thuật logistics nhằm loại bỏ chức năng lưu trữ và thu gom đơn hàng của một kho hàng, mà vẫn cho phép thực hiện các chức năng tiếp nhận và gửi hàng. Tại cơ sở cross-docking chuyên dụng, hàng hóa được chuyển đến từ nhà cung cấp và được kiểm tra, phân loại và chuẩn bị vận chuyển. Sau đó chúng được chất lên các phương tiện giao hàng và gửi đi ngay lập tức.

Trong mô hình truyền thống, các kho duy trì lượng hàng cho đến khi có đơn hàng của khách, sau đó các sản phẩm được chọn, đóng gói và chuyển đi. Khi các đơn hàng bổ sung đến kho, chúng được lưu trữ cho đến khi khách hàng được xác định. Trong mô hình Cross Docking, khách hàng được biết trước về sản phẩm đến kho và sản phẩm này không có nhu cầu để lưu trữ. Vì vậy, nét đặc trưng của Cross – Docking là thời gian hàng hóa chuyển đến kho và địa điểm xuất hàng được biết trước.

Cycle count

Cycle count là là cách thức kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho liên tục, thay vì chỉ thực hiện một hoặc hai lần mỗi năm như kiểm kê truyền thống. Thay vì kiểm tra toàn bộ kho cùng lúc, phương pháp này chỉ kiểm tra một phần nhỏ hàng hóa thường xuyên, ví dụ như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Bằng cách chỉ kiểm tra số ít sản phẩm tại một thời điểm, bạn có thể xác minh rằng lượng hàng tồn kho thực tế có khớp với số lượng được ghi trong phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn hay không. Nếu không khớp, bạn có thể tiến hành kiểm tra rộng hơn. Ưu điểm của phương pháp này là cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và giảm thiểu thời gian phải kiểm kê toàn bộ kho hàng.

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả: mẹo và lời khuyên đến từ chuyên gia

Việc tìm hiểu đầy đủ các thủ tục và lý thuyết kiểm soát hàng tồn kho có thể rất phức tạp đối với một số doanh nghiệp. Các mẹo bên dưới có thể giúp bạn xác định những gì bạn cần làm trước khi triển khai quy trình kiểm soát hàng tồn kho mới:

• Kế hoạch kiểm soát hàng tồn kho tốt cần có một số yếu tố cần thiết chính: Mua một hệ thống phần mềm giải quyết vấn đề tồn kho trong kho của bạn là chưa đủ. Kế hoạch kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ giải quyết các đơn đặt hàng của bạn từ sản xuất đến mua bán. Chương trình kiểm soát hàng tồn kho phải tính đến những việc như giảm không gian kho lãng phí, đặt hàng dựa trên dự báo về nhu cầu và thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp.
• Lập kế hoạch trước, sau mới thực hiện: Việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho luôn diễn ra liên tục và không chỉ dừng lại ở cấp độ quản lý kho bãi. Bạn nên liên tục cập nhật kế hoạch của mình, sau đó áp dụng nó vào thực tế. Bạn nên theo dõi các số liệu và cập nhật dự báo của mình cho các tháng trong tương lai và thực hiện các thay đổi đối với việc quản lý hàng tồn kho theo kế hoạch nếu cần.
• Đảm bảo bạn luôn có lượng hàng tồn kho quan trọng: Cho dù đó là bộ phận máy móc hay một mặt hàng là trụ cột của doanh số bán hàng, hãy xác định loại hàng hóa nào là quan trọng và đảm bảo những mặt hàng đó không bao giờ hết hàng. Để làm được điều này, bạn nên có sẵn quy trình kiểm soát hàng tồn kho được tiêu chuẩn hóa.
• Xem xét cẩn thận tất cả các lô hàng: Điểm quan trọng của việc mất hàng tồn kho xảy ra khi doanh nghiệp của bạn lần đầu nhận được một mặt hàng. Xem xét kỹ phiếu đóng gói và sản phẩm xem có hư hỏng gì không.
• Giao việc cho người phù hợp:  Việc tuyển dụng nhân viên là rất quan trọng, nhưng hãy đảm bảo rằng những người được giao phụ trách quy trình kiểm soát hàng tồn kho là những người phù hợp với công việc. Lý tưởng nhất là nhóm quản lý hàng tồn kho của bạn bao gồm những người liên quan đến từng giai đoạn của quy trình, từ người quản lý kho hàng đến chuyên gia thu mua cho đến người thu gom hàng trên sàn.
• Nhóm các mặt hàng giống nhau: Hãy nhóm các mặt hàng giống nhau trong cùng một khu vực. Hơn nữa, các sản phẩm độc đáo nên có một vị trí lưu trữ duy nhất để tiện cho việc theo dõi.
• Cân bằng giữa chi phí tồn kho và lợi ích của việc có sẵn hàng tồn kho: Việc phát triển một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thực sự hiệu quả phụ thuộc vào việc tìm ra sự cân bằng hợp lý giữa chi phí sản xuất và lưu trữ sản phẩm với lợi ích của việc có sẵn mặt hàng đó trong kho. 
• Chọn một hệ thống có thể mở rộng: Các doanh nghiệp nhỏ thường cố gắng mua các hệ thống phần mềm hạn chế, miễn phí hoặc có chi phí thấp. Xem xét sử dụng các hệ thống hiện đại dựa trên đám mây để  có thể phát triển cùng với doanh nghiệp và cung cấp các phân tích bạn cần để tiếp tục phát triển doanh nghiệp của mình.
• Có kế hoạch dự phòng: Cho dù phần mềm có công nghệ cao hay quy trình được tính toán kỹ lưỡng đến đâu, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có kế hoạch dự phòng trước những tình huống không lường trước. Điện toán đám mây luôn là lựa chọn tốt hơn so với máy chủ cục bộ.

Tự động hóa kiểm soát hàng tồn kho với phần mềm 

Phần mềm quản lý hàng tồn kho tự động cho phép các nhà bán lẻ và nhà bán buôn quản lý hàng tồn kho của họ theo thời gian thực, đơn giản hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian. Bằng cách tự động hóa việc bán lẻ của bạn với các điều kiện được tạo sẵn, nhân viên có thể tập trung thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu khác khi biết rằng hàng tồn kho đã được xử lý. Một vài lý do khác khiến doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tự động:

Tiết kiệm thời gian

Với tính năng tự động, tất cả số lượng hàng tồn kho của bạn sẽ được cập nhật tự động và chính xác trên tất cả các kênh, thay vì phải dành hàng giờ đồng hồ nhập liệu thủ công bằng bảng tính Excel. Mỗi khi một mặt hàng được nhận, được bán hoặc trả lại, công cụ tự động hóa của bạn sẽ đăng ký hành động và cập nhật hệ thống mà không cần hướng dẫn thủ công – giúp bạn có thời gian tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Hiển thị theo thời gian thực

Các hệ điều hành bán lẻ giúp bạn theo dõi mức tồn kho của mình theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho có sẵn trong các kho của mình, lượng hàng cần được chọn cho các đơn đặt hàng hiện tại và lượng hàng tồn kho theo đơn đặt hàng từ nhà cung cấp của bạn. Ngoài ra, với mức độ chính xác cao hơn này, doanh nghiệp sẽ không phải lo làm khách hàng thất vọng khi hết hàng hoặc đơn hàng chưa thực hiện nữa.

Cải thiện độ chính xác

Tính toán sai về lượng hàng tồn kho điều mọi nhà quản lý kho cần phải tránh. May mắn thay, giải pháp quản lý hàng tồn kho tự động giúp công việc này trở nên dễ dàng hơn nhiều. Phân tích hàng tồn kho giám sát dữ liệu khách hàng của bạn để dự báo mức tồn kho lý tưởng và thực hiện bổ sung hàng tồn kho khi cần thiết.

Ngoài ra việc loại bỏ hoàn toàn mọi nhu cầu nhập dữ liệu hàng tồn kho thủ công cũng giúp giảm thiểu những sai sót do con người. Khi bạn tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho của mình, phần mềm sẽ tự quản lý việc nhập dữ liệu bằng cách thêm, xóa, dự báo và bổ sung hàng tồn kho theo thời gian thực.

Mở rộng quy mô một cách dễ dàng

Cuối cùng, tự động hóa có thể mang lại khả năng mở rộng và cơ hội phát triển tuyệt vời. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tự động giúp tiết kiệm thời gian, chính xác hơn và có thể xử lý hàng nghìn giao dịch mỗi ngày mà không có nguy cơ xảy ra lỗi. Những công cụ với khả năng tự động hóa mạnh mẽ còn cho phép doanh nghiệp thêm nhiều kênh bán hàng hơn vào danh mục đầu tư của mình mà không phải lo lắng về việc liệu bạn có lực lượng lao động để triển khai và quản lý các hoạt động phụ trợ gia tăng hay không.

Cách chọn phần mềm kiểm soát hàng tồn kho phù hợp

Khi muốn chọn một phần mềm phù hợp, cần đảm bảo rằng bạn đang chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động tốt nhất cho quy trình kinh doanh của mình. Khi đánh giá các tùy chọn phần mềm khác nhau hiện có, hãy cẩn thận xem xét một số tính năng sau trước khi đưa ra quyết định cuối cùng:

Tự động sắp xếp đơn hàng: Sắp xếp lại đơn hàng là một trong những hoạt động phụ trợ quan trọng nhất đối với bất kỳ nhà bán lẻ đa kênh nào. Đây là điều đảm bảo rằng sản phẩm của bạn luôn có sẵn để khách hàng mua. Hãy tìm kiếm một công cụ quản lý có khả năng cung cấp thông báo và sắp xếp đơn hàng theo thời gian thực.

Khả năng chuyển kho tự động: Chuyển kho tự động là một tính năng hữu ích khác, đặc biệt là khi hàng tồn kho trải rộng trên nhiều địa điểm khác nhau. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng các nhà phân phối có thể tìm thấy hàng tồn kho của bạn ở đúng địa điểm để đáp ứng nhu cầu. Hãy tìm kiếm một hệ thống quản lý hàng tồn kho cung cấp khả năng kiểm soát chuyển hàng tự động để có được sự linh hoạt tối ưu.

Cảnh báo và thông báo về hàng tồn kho: Với rất nhiều hoạt động đang diễn ra, bạn sẽ muốn có một công cụ giúp bạn cập nhật từng bước trên nhiều kênh khác nhau. Công cụ quản lý hàng tồn kho của bạn phải cung cấp các cảnh báo hàng tồn kho toàn diện bao gồm các yếu tố như mức tồn kho thấp, tình trạng tồn kho quá mức và sự chậm trễ của nhà cung cấp/vận chuyển.

Tích hợp thương mại điện tử: Là một nhà bán lẻ đa kênh, một trong những tính năng quan trọng nhất cần chú ý là tích hợp thương mại điện tử. Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả là thống nhất quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn với dữ liệu phù hợp. Đảm bảo công cụ quản lý hàng tồn kho đã chọn của bạn hỗ trợ tích hợp với các công cụ quản lý thương mại điện tử khác như hệ thống POS hoặc CRM.

Lập báo cáo tự động: Lập báo cáo sẽ giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn trong toàn bộ quy trình quản lý chuỗi cung ứng của mình. Đảm bảo phần mềm bạn chọn đang tạo dữ liệu theo thời gian thực và cung cấp tính năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực. Cùng với đó thì phần mềm cũng cần có khả năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo tự động. Việc này giúp cung cấp bức tranh toàn cảnh về quản lý kho hàng, giúp bạn biết được những chỗ cần cải thiện và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Phần mềm quản lý kho hàng Smart Inventory của TacaSoft – giải pháp hoàn hảo kiểm soát hàng tồn kho cho mọi doanh nghiệp

Với phần mềm quản lý kho hiện đại, linh hoạt. Bạn có thể quản lý khối lượng hàng hóa lớn và vận hành các hoạt động bền vững, có khả năng chống chịu rủi ro với các quy trình kho hàng số hóa trên đám mây. Tích hợp trí tuệ nhân tạo và máy học cho phép phân tích nâng cao và theo thời gian thực lượng lớn dữ liệu kho và chuỗi cung ứng, tối ưu hóa mức tồn kho, dự đoán xu hướng và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Tự động hóa kỹ thuật số, phần mềm tích hợp tốt hơn các tính năng của hệ thống kiểm soát kho (WCS), giúp điều phối các hoạt động thời gian thực của thiết bị tự động để vận hành trơn tru hơn. Các hệ thống tiên tiến này kết hợp các khả năng WMS và WCS truyền thống để có cách quản lý kho hiệu quả và tích hợp hơn.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý kho Smart Inventory của TacaSoft

Câu hỏi thường gặp

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho (Inventory Control) là quá trình đảm bảo số lượng cung ứng phù hợp có sẵn trong một tổ chức. Với các biện pháp kiểm soát nội bộ và sản xuất thích hợp, hoạt động này đảm bảo công ty có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại sự co giãn về tài chính.

Kiểm soát hàng tồn kho là một phần quan trọng của hệ thống quản lý hàng tồn kho. Người quản lý kho và người lập kế hoạch sản xuất nên tuân thủ các hoạt động và quy trình sau trong việc kiểm soát hàng tồn kho của mình:

• Tiếp nhận, bảo quản và luân chuyển hàng hóa
• Đặt sản phẩm ở những vị trí chiến lược
• Theo dõi hàng tồn kho và vị trí của chúng trong kho
• Ghi lại chi tiết và lịch sử sản phẩm
• Theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho
• Thực hiện các đơn đặt hàng 
• Tích hợp máy quét mã vạch
• Lập báo cáo sắp xếp lại

Tại sao việc kiểm soát hàng tồn kho lại quan trọng?

Hàng tồn kho là một trong những chi phí lớn nhất của bất kỳ hoạt động kinh doanh dựa trên sản phẩm nào. Nếu bạn nhìn vào bảng cân đối kế toán của loại công ty này, bạn có thể thấy rằng hàng tồn kho chiếm một phần lớn tài sản lưu động và sử dụng rất nhiều vốn lưu động.

Kiểm soát hàng tồn kho giúp tránh được nhiều chi phí liên quan đến việc mua quá nhiều hàng tồn kho và rủi ro không có hàng tồn kho cần thiết. Trong khi một số công ty sử dụng phương thức JIT để có thể chứa lượng hàng tồn kho cực kỳ nhỏ thì gần như mọi doanh nghiệp đều yêu cầu khả năng kiểm soát hàng tồn kho tốt nhất thông qua các hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Việc thực hiện các quy trình kiểm soát hàng tồn kho phù hợp có thể giúp đảm bảo doanh nghiệp đang hoạt động ở mức tài chính tối ưu và sản phẩm đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng. 

Trên thực tế, nghiên cứu về các cửa hàng tiện lợi cho thấy việc hết hàng có thể khiến một cửa hàng mất đi 1 trong số 100 khách hàng ghé thăm cửa hàng của mình. Ngoài ra, 55% người mua hàng tại bất kỳ cửa hàng nào sẽ không mua mặt hàng thay thế khi sản phẩm thông thường của họ hết hàng.