Khi nói đến quản lý hàng tồn kho là nói đếnviệc biết chính xác số lượng đặt hàng đòi hỏi sự kết hợp giữa phân tích dữ liệu, kinh nghiệm kinh doanh và hiểu biết sâu sắc về khách hàng. Nhưng sẽ luôn có rủi ro khả năng đặt hàng hoặc sản xuất quá mức, khiến công ty có hàng tồn kho không thể bán được, và theo thời gian chúng trở thành những hàng tồn kho hết hạn sử dụng.
Hàng tồn kho chết tác động đến báo cáo quản lý kho hàng, chiếm không gian kho và thậm chí có thể đe dọa khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Dưới đây là cách giảm rủi ro tích lũy hàng tồn kho và những cách thông minh để quản lý hoặc tái sử dụng hàng tồn kho dư thừa đã có trong kho của bạn.
Việc xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng nếu không được thực hiện đúng cách có thể gây ra nhiều rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số rủi ro điển hình:
Rủi ro pháp lý: Mối đe dọa tiềm tàng
Vi phạm Luật An toàn thực phẩm: Đây là rủi ro lớn nhất và thường gặp nhất. Việc bán hàng hóa hết hạn không chỉ vi phạm luật pháp mà còn gây nguy hiểm trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Các hình phạt có thể bao gồm phạt tiền, đóng cửa cơ sở kinh doanh, thu hồi giấy phép, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.
Vi phạm Luật bảo vệ môi trường: Nhiều sản phẩm hết hạn có thể chứa các chất độc hại, nếu không được xử lý đúng cách sẽ gây ô nhiễm môi trường. Việc xả thải trái phép hoặc xử lý không đúng quy trình có thể dẫn đến các hình phạt hành chính và hình sự.
Vi phạm các quy định khác: Tùy thuộc vào loại hàng hóa và quy định của từng quốc gia, có thể có các quy định khác liên quan đến việc xử lý hàng hóa hết hạn, như quy định về nhãn mác, bao bì, vận chuyển, v.v. Việc vi phạm các quy định này cũng có thể dẫn đến các hình phạt pháp lý.
Rủi ro tài chính: tổn thất ngân sách
Rủi ro về an toàn: Nguy hiểm tiềm tàng
Rủi ro khác
Một số khuyến nghị khi xử lý hàng tồn kho:
Dự báo nhu cầu không chính xác
Việc dự báo nhu cầu không phải lúc nào cũng diễn ra hoàn hảo. Dữ liệu sai sót, kỳ vọng không thực tế hoặc các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty có thể gây ra dự báo không chính xác, khiến doanh nghiệp dự đoán sai nhu cầu và đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho.
Các công ty có thể sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để cải thiện độ chính xác của dự báo, bao gồm phân tích lịch sử đơn hàng để hiểu rõ hơn về nhu cầu, kết hợp dữ liệu về điều kiện kinh tế và theo dõi hoạt động của đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra việc sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho với khả năng phân tích dữ liệu cũng là một cách hiệu quả để cải thiện dự báo.
Quản lý kho không hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho kém là nguyên nhân đáng kể gây ra tình trạng tồn kho chết. Nếu bạn không hoàn toàn nắm rõ vị trí hàng hóa của mình và mức độ bán hàng của chúng, thì bạn rất dễ bị dự trữ quá nhiều hàng trong kho.
Để giải quyết thách thức này, quản lý hàng tồn kho trực tuyến cung cấp cho bạn dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực. Nó cung cấp cho bạn bức tranh hoàn chỉnh về những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn bằng cách ghi lại mọi giao dịch, theo dõi trực tiếp mức tồn kho của bạn để giúp ngăn ngừa tình trạng dư thừa hàng hóa và tránh hàng hóa bị hết hạn sử dụng.
Nhu cầu giảm
Hàng tồn kho chết do nhu cầu về sản phẩm giảm là một trong những nguyên nhân khó tránh nhất. Có nhiều lý do dẫn tới nhu cầu thấp. Đó có thể là do mức độ phổ biến ngày càng giảm, sản phẩm bị lỗi thời bởi các sản phẩm mới hơn hoặc khách hàng của bạn đơn giản là không thích sản phẩm đó.
Đối với hàng tồn kho có nhu cầu thấp, cách tốt nhất để giảm thiểu tổn thất là giảm giá và loại bỏ những hàng hóa không được ưa chuộng càng nhanh càng tốt để tránh hàng hóa đó trở thành hàng tồn kho.
Vấn đề về chất lượng
Hàng tồn kho lâu ngày có thể dẫn tới chất lượng giảm sút. Cách khắc phục ở đây là cần theo dõi chặt chẽ ngày hết hạn của các sản phẩm và ưu tiên đặt những sản phẩm sắp hết hạn ở chỗ dễ lấy để có thể giao ngay khi có đơn.
Ngoài ra việc kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho cũng giúp cải thiện chất lượng sản phẩm. Nếu có bất kỳ lô hàng nào không đáp ứng về mặt chất lượng – hãy thay thế nó, đừng cố gắng bán sản phẩm xấu cho khách hàng.
Chi phí của hàng tồn kho
Công thức: Giá trị hàng tồn kho = Tổng đơn vị tồn kho x giá đơn vị
Ngoài giá trị hàng tồn kho là chi phí dễ nhận thấy thì còn chi phí chìm khi lưu trữ hàng tồn. Không có một công thức chung nào để tính chi phí chìm của hàng tồn kho vì các công ty khác nhau phải chịu các loại chi phí khác nhau khi mua hàng tồn kho.
Để tính chi phí chìm cho hàng tồn kho của bạn, hãy cộng tất cả các chi phí trực tiếp phát sinh để tạo ra hàng tồn kho chết, chẳng hạn như: nguyên liệu thô , chi phí nhân công, bất kỳ chi phí nào được phân bổ cho hàng tồn kho chết, chi phí vận chuyển để di chuyển sản phẩm, v.v.
Cuối cùng, hàng tồn kho còn có chi phí cơ hội. Đó là chi phí của lựa chọn tốt nhất mà bạn có thể làm với số tiền bỏ ra để nhập và duy trì hàng tồn kho đó. Chi phí cơ hội thường dễ bị bỏ qua nhưng lại có ý nghĩa to lớn trong việc thúc đẩy doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp xử lý hàng tồn.
Hàng tồn kho hết hạn sử dụng ảnh hưởng như thế nào tới công ty của bạn?
Bạn có thể loại bỏ hàng tồn kho bằng cách tặng nó khi khách hàng mua một mặt hàng khác. Mặc dù cách này không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhưng nó lại giúp giải phóng hàng tồn kho và truyền cảm hứng cho khách hàng, khuyến khích họ quay trở lại mua hàng nhiều hơn. Tuy nhiên, để giảm thiểu tổn thất, hãy cân nhắc chỉ tặng quà miễn phí khi khách hàng mua vượt mức tối thiểu nào đó.
Bạn có thể loại bỏ hàng tồn kho đã chết bằng cách đóng gói nó với một mặt hàng khác có liên quan và bán gói đó với mức giá thấp hơn mức giá mà khách hàng sẽ trả cho từng mặt hàng riêng lẻ. Để phục hồi nhiều doanh thu nhất có thể, tốt nhất bạn nên kết hợp hàng tồn kho với những mặt hàng rất phổ biến nhưng vẫn có khả năng bán được.
Tuy nhiên cần tránh kết hợp các sản phẩm không khớp nhau. Nếu khách hàng cảm thấy như bị buộc phải mua những mặt hàng họ không muốn, họ sẽ tìm thấy ít giá trị hơn trong gói hàng đó và cách này có thể phản tác dụng.
Chiến lược này rất đơn giản: bán hàng tồn kho với giá giảm mạnh để loại bỏ khỏi kho. Ngay cả khi bạn không nhận được tỷ suất lợi nhuận như mong đợi ban đầu, việc bán hàng tồn kho với giá chiết khấu có thể giúp bạn có được dòng tiền đồng thời giải phóng không gian. Cách này có thể đặc biệt hiệu quả nếu hàng tồn kho là những mặt hàng theo mùa.
Hãy liên hệ với nhà cung cấp để xem liệu bạn có thể trả lại bất kỳ hàng tồn kho nào đã hết hạn hay không. Họ có thể không hoàn lại toàn bộ số tiền cho bạn cho lô hàng, tuy nhiên họ có thể đồng ý mua lại một số hàng hóa với giá chiết khấu. Mặc dù đây không phải là một kịch bản lý tưởng nhưng ít nhất nó cũng cho phép bạn cắt lỗ ở một mức độ nào đó. Lưu ý rằng bạn có thể sẽ phải trả chi phí hoàn kho và chi phí vận chuyển.
Người tiêu dùng ngày càng quan tâm nhiều hơn đến trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp của một thương hiệu khi họ quyết định có nên mua hàng của thương hiệu đó hay không. Một báo cáo gần đây của Mintel tiết lộ rằng nỗ lực quyên góp từ thiện của một công ty ảnh hưởng đến 3/4 quyết định mua hàng của người Mỹ.
Các sáng kiến từ thiện mang lại cho mọi người cảm giác họ đang hỗ trợ cộng đồng của mình và cũng có tác dụng hỗ trợ hình ảnh thương hiệu. Ngoài việc mang lại cho mọi người ấn tượng tốt về thương hiệu của bạn, việc quyên góp hàng tồn kho có thể được sử dụng như một khoản khấu trừ thuế khi bạn lập báo cáo tài chính.
Xử lý hàng tồn hết hạn sử dụng bằng cách thử cung cấp hàng tồn kho của bạn trên một kênh khác hoặc tiếp thị nó cho đối tượng khác. Doanh nghiệp có thể cân nhắc việc bán sản phẩm trên các trang thương mại điện tử.
Ưu điểm của việc bán hàng trên các trang thương mại điện tử là các trang web thường có sẵn khách hàng, vì vậy đây là cơ hội để bạn tiếp cận những người chưa từng biết đến công ty và sản phẩm và tăng khả năng bán được hàng tồn.
Dự báo chính xác nhu cầu
Dự báo nhu cầu giúp dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai để bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về số lượng hàng tồn kho cần mua cũng như nhu cầu lưu kho trong tương lai. Điều này có nghĩa là thu thập dữ liệu bán hàng trong quá khứ và theo thời gian thực để cho biết sản phẩm nào phổ biến nhất và nghiên cứu xu hướng thị trường để dự báo điều quan trọng tiếp theo.
Một số câu hỏi cần đặt ra trong quá trình dự báo nhu cầu:
Lưu ý các yếu tố ảnh hưởng đến sự báo nhu cầu như:
Theo dõi vòng quay hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho thể hiện tỷ lệ giá trị hàng tồn kho trên giá trị doanh thu. Thông thường, để đảm bảo lợi nhuận, các doanh nghiệp hướng tới tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho cao. Điều này là do tốc độ quay vòng cao hơn có nghĩa là hàng hóa vào và ra khỏi kho thường xuyên hơn, giúp giảm chi phí lưu kho.
Bằng cách tính toán tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho trong một khoảng thời gian cụ thể, bạn sẽ hiểu rõ hơn về chiến lược mua hàng cần thiết. Ngoài ra, nó giúp xác định tỷ lệ nhập kho, được tính toán dựa trên chi phí lưu kho và doanh thu của bạn.
Áp dụng chiến lược Just-in-time (JIT)
Để giảm thiểu chi phí lưu trữ và tránh tồn kho không hoạt động, hãy cân nhắc áp dụng chiến lược Just-in-time (JIT). Cách tiếp cận này liên quan đến việc chỉ sản xuất hoặc đặt hàng khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Bằng cách loại bỏ mức tồn kho tối thiểu và tồn kho an toàn, JIT giảm nguy cơ tồn kho không hoạt động. Tuy nhiên, nó có nguy cơ hết hàng trong thời kỳ nhu cầu cao hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.
Nâng cấp phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho với chức năng đặt hàng và dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu có thể giúp giảm thiểu rủi ro tích tụ hàng tồn kho dư thừa. Phần mềm cũng giúp bạn tự động hóa quy trình bổ sung và cho phép bạn xác định số lượng đơn vị hàng cần đặt dựa trên dữ liệu bán hàng trước đó.
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công, đã đến lúc nâng cấp quy trình xử lý hàng tồn hết hạn xử dụng để bạn có thể đưa ra quyết định thông minh hơn. Với phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp, bạn có thể đặt mức cảnh báo khi hàng tồn kho sắp hết và bổ sung lượng hàng phù hợp với nhu cầu dự báo.
Việc sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho nâng cao cũng mang đến cho bạn khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình bao gồm xử lý hàng tồn hết hạn xử dụng, đặt hàng, mua hàng và lập hóa đơn. Điều này đặc biệt có giá trị khi bạn có nhiều kho hàng hoặc bán hàng trên nhiều kênh và việc quản lý đa nền tảng trở nên phức tạp.
Tóm tắt lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý kho để xử lý hàng tồn hết hạn xử dụng
Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý kho
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm của TacaSoft trong quản lý kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phối hàng hóa mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai tại doanh nghiệp, TacaSoft cam kết sẽ đồng hành và góp phần chuyển đổi số thành công.
TacaSoft,
