Quản lý hàng tồn kho là một phần trong toàn bộ quy trình quản lý kho, là nền tảng cơ bản cho sự tồn tại lâu dài, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, cải thiện dòng tiền và tăng lợi nhuận. Khi hàng tồn kho của doanh nghiệp được sắp xếp hợp lý, phần còn lại của chuỗi cung ứng sẽ đi vào đúng vị trí. Nếu không có quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp của bạn có nguy cơ mắc phải một loạt sai sót như gửi nhầm hàng, thiếu hàng, hết hàng, hư hỏng (khi xử lý các mặt hàng dễ hỏng trong kho), tồn kho quá nhiều, chọn nhầm, v.v.
Tuy nhiên, có đến 43% doanh nghiệp vẫn mất kiểm soát hàng tồn kho của họ. Trung bình ở Mỹ, các nhà bán lẻ có độ chính xác về chuỗi cung ứng chỉ là 63% – điều đó có nghĩa là nhiều nhà bán lẻ không tận dụng được phần mềm quản lý hàng tồn kho có sẵn.
Việc theo dõi hàng tồn kho bằng các quy trình thủ công cơ bản có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý hàng hóa. Ngoài ra, quy trình lấy hàng, đóng gói và vận chuyển thủ công có thể làm chậm quá trình thực hiện đơn hàng, dẫn đến giao hàng chậm trễ và làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Điều này có thể được giải quyết bằng việc đầu tư vào các hệ thống quản lý kho hàng tự động. Khi được hướng dẫn, các phần mềm tự động hóa có thể dễ dàng được thực hiện thay cho việc đếm vật lý và các quy trình không hiệu quả khác. Giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng sự hiệu quả trong quá trình quản lý hàng tồn kho của mình.
Sự biến động ngày càng tăng của chuỗi cung ứng đã khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch trước. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự linh hoạt trong quá trình quản lý cho đến khi vấn đề về chuỗi cung ứng được giải quyết. Đặc biệt, các doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn nếu thiếu sự linh hoạt trong bối cảnh thiếu hụt và tình trạng bất ổn chung.
Doanh nghiệp cần xây dựng các kế hoạch dự phòng và thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với nhiều nhà cung cấp để giảm thiểu rủi ro này. Ngoài ra, việc phân tích dữ liệu nhanh chóng và dự báo nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra các nền tảng trung gian phù hợp, các dữ liệu thời gian thực được cung cấp bởi các phần mềm ERP sẽ giúp đưa ra các điều chỉnh nhanh chóng khi cần thiết.
Mặc dù quản lý hàng tồn kho bao gồm một quy trình rộng lớn bao gồm mọi thứ từ đặt hàng đến giao hàng, nhưng kho hàng là một trong những thành phần quan trọng nhất. Thật không may, đây cũng là nơi ẩn chứa nhiều sự kém hiệu quả nhất.
Quy trình quản lý kho hàng ngày phải được kiểm tra và cập nhật liên tục để đảm bảo năng suất cao nhất. Điều này bắt đầu với việc đánh giá thiết kế kho. Doanh nghiệp cần đặt ra những câu hỏi: Những điều chỉnh nhỏ có thể được thực hiện ở đâu để ngăn ngừa tắc nghẽn? Làm thế nào có thể sử dụng không gian hạn chế hiệu quả hơn để cắt giảm chi phí hoạt động?
Một lần nữa, việc theo dõi hàng tồn kho và khả năng hiển thị đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực cải thiện hoạt động kho bãi, vì không thể thực hiện các thay đổi cần thiết trừ khi những điểm kém hiệu quả được phát hiện và giải quyết sớm.
Việc mất mát hàng tồn kho là hoàn toàn không thể chấp nhận được, trong khi các hệ thống kỹ thuật số ngày nay có thể cung cấp mức độ giám sát cao. Thông thường, khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực bị hạn chế là nguyên nhân chính của vấn đề này. Các quy trình kỹ thuật số có thể cải thiện khả năng hiển thị nhưng chỉ khi chúng được tùy chỉnh và triển khai một cách có chiến lược. Các giải pháp theo dõi tích hợp và phần mềm quản lý hàng tồn kho thúc đẩy khả năng hiển thị từ đầu đến cuối, cho biết chính xác những gì còn trong kho và các vấn đề như hao hụt, hết hàng hoặc tồn kho quá mức có thể phát sinh
Trong môi trường bán lẻ đa kênh ngày nay, các doanh nghiệp thường bán sản phẩm của mình thông qua nhiều kênh bán hàng khác nhau, chẳng hạn như cửa hàng trực tuyến, cửa hàng thực tế và nền tảng truyền thông xã hội. Mỗi kênh này có thể có hệ thống theo dõi hàng tồn kho riêng, điều này có thể dẫn đến sự khác biệt và cập nhật không nhất quán trên các kênh khác nhau. Ví dụ: nếu một sản phẩm bán hết trên một nền tảng nhưng hàng tồn kho không được cập nhật trên nền tảng khác thì sẽ có nguy cơ bán quá mức, dẫn đến đơn đặt hàng bị hủy và khách hàng không hài lòng.
Một trong những giải pháp đó chính là triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho tập trung: Triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho tích hợp đồng bộ hóa mức tồn kho trên tất cả các kênh bán hàng trong thời gian thực. Điều này đảm bảo dữ liệu hàng tồn kho chính xác và cập nhật, giảm nguy cơ bán quá mức và giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiệu quả hơn.
Việc thiết lập vị trí tồn kho và đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, đảm bảo sẵn có của hàng hóa và giảm thiểu chi phí lưu trữ. Việc phân loại hàng tồn kho thành các nhóm ưu tiên có thể giúp bạn hiểu số lượng và tần suất đặt hàng lý tưởng của mình. Bạn cũng có thể xác định những mặt hàng nào cần thiết cho doanh nghiệp của mình nhưng có thể có giá cao hơn và di chuyển chậm hơn.
Ngoài ra, việc đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm cũng rất quan trọng, điều này giúp đảm bảo cho quá trình sản xuất và bán hàng không bị gián đoạn do thiếu hụt hoặc tồn đọng quá nhiều. Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng tồn kho ít nhất phải có trong kho để đáp ứng kịp thời trong sản xuất và tiêu thụ bên ngoài thị trường. Đặt mức tồn kho tối thiểu hợp lý giúp doanh nghiệp đối mặt được với tình trạng cầu tăng đột biến. Đây cũng là mức tồn kho lý tưởng nhất của mọi doanh nghiệp. Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng tồn kho nhiều nhất mà doanh nghiệp có thể lưu trữ, tránh được việc sản xuất “quá tay”, hàng hoá nhiều hơn so với cầu thị trường.
LIFO và FIFO là các phương pháp xác định giá vốn hàng hóa. FIFO, hoặc nhập trước xuất trước, giả định hàng tồn kho cũ hơn được bán trước để giữ cho hàng tồn kho luôn mới. Phương pháp này phù hợp với tất cả các loại hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá dễ hư hỏng và lỗi thời.
LIFO, hoặc nhập sau xuất trước, giả định hàng tồn kho mới hơn thường được bán trước để ngăn hàng tồn kho bị hỏng. Phương pháp này cho phép bạn điều chỉnh giá thành sản phẩm để phù hợp với chi phí gần đây nhất. Tuy nhiên phương pháp này sẽ không phù hợp với hàng có hạn sử dụng ngắn, có thể gây nên tình trạng dồn ứ hàng cũ lên đến vài năm.
Just-in-time hay JIT, là một phương pháp quản lý hàng tồn kho trong đó hàng hóa chỉ được nhận từ nhà cung cấp khi cần thiết. Mục tiêu chính của phương pháp này là giảm chi phí lưu giữ hàng tồn kho và tăng vòng quay hàng tồn kho.
Just-in-time đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận cho toàn bộ chuỗi cung ứng và sử dụng phần mềm ưu việt để thực hiện toàn bộ quy trình cho đến khi giao hàng, điều này làm tăng hiệu quả và loại bỏ khả năng xảy ra lỗi khi mỗi quy trình được giám sát. Dưới đây là một số tác dụng quan trọng của hệ thống quản lý hàng tồn kho Just-in-time:
Mô hình này được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho bằng cách tính toán số lượng đơn vị mà công ty nên thêm vào hàng tồn kho của mình với mỗi đơn hàng theo lô để giảm tổng chi phí tồn kho trong khi giả định nhu cầu tiêu dùng không đổi. Chi phí tồn kho trong mô hình bao gồm chi phí lưu kho và chi phí thiết lập.
Mô hình EOQ tìm cách đảm bảo rằng lượng hàng tồn kho phù hợp được đặt hàng cho mỗi đợt để công ty không phải đặt hàng quá thường xuyên và không có quá nhiều hàng tồn kho trong kho. Nó giả định rằng có sự đánh đổi giữa chi phí lưu giữ hàng tồn kho và chi phí thiết lập hàng tồn kho, và tổng chi phí hàng tồn kho được giảm thiểu khi cả chi phí thiết lập và chi phí lưu giữ đều được giảm thiểu.
Dù có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho nhưng có thể có những vấn đề nảy sinh liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Do đó cần phải xác định và đưa ra những kế hoạch dự phòng hợp lý tránh tình trạng ùn ứ hàng tồn kho hoặc lượng hàng thiếu hụt quá nhiều. Ví dụ doanh số của một mặt hàng tăng đột biến và doanh nghiệp bán quá mức hàng hóa trong kho, trong những trường hợp đó, doanh nghiệp cần đưa ra những kế hoạch dự phòng chi tiết như kế hoạch nhập hàng hoá, phân bổ luồng hàng, chính sách ưu đãi để thúc đẩy doanh số của các mặt hàng khác nữa,…
Quy tắc hàng tồn kho 80/20 nói rằng 80% lợi nhuận đến từ 20% hàng tồn kho. Quy tắc này dựa trên Nguyên tắc Pareto, một nguyên tắc tư vấn quản lý cho thấy rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Phân tích hàng tồn kho Pareto có thể giúp bạn xác định những phần có lợi nhất trong hàng tồn kho (để luôn có thể giữ chúng trong kho) và xác định những phần có lợi nhuận thấp nhất trong hàng tồn kho để bạn có thể giữ số lượng của chúng ở mức tối thiểu.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp xác định 20% hàng tồn kho có lợi nhất. Bằng cách có một kho lưu trữ trực quan hoàn chỉnh với các thông tin cần thiết như chi phí, giá cả, số lượng, ngày đặt hàng, v.v., bạn có thể dễ dàng áp dụng phân tích hàng tồn kho Pareto và đánh giá các mặt hàng có lợi nhất.
Phân tích ABC là mô hình kiểm soát hàng tồn kho dựa trên quy tắc 80/20 (dựa trên nguyên tắc Pareto đối với hàng tồn kho). Nó có ba loại A, B và C để giúp bạn ưu tiên hơn nữa và phân loại chính xác.
Đối với bất kì công ty nào, kiểm kho định kì cũng là một bước quan trọng và vô cùng cần thiết. Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng và chất lượng . Có 3 hình thức kiểm kê là:
Kiểm kê thực tế: là hình thức kiểm tra toàn bộ hàng tồn kho cùng một lúc, được tiến hành mỗi năm một lần và sẽ rơi vào khoảng thời gian cuối năm, khi mà doanh nghiệp cần thống kê kế toán và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Ưu điểm của hình thức này là mang tính xác thực cao, tuy nhiên sẽ tốn khá nhiều công sức và thời gian vì số lượng hàng là rất nhiều.
Kiểm kê tại chỗ: là việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho bất kì thời gian nào mà doanh nghiệp cảm thấy cần thiết để biết được loại hàng hoá nào bán chạy để điều chỉnh kế hoạch sản xuất.
Kiểm kê chu kỳ: Kiểm kê chu kỳ là phương pháp kiểm kê một phần của kho hàng vào những thời điểm khác nhau thay vì kiểm kê toàn bộ kho hàng cùng một lúc. Mỗi phần của kho hàng sẽ được kiểm kê theo một lịch trình định trước. Phương pháp này giúp phát hiện và điều chỉnh sai sót kịp thời mà không cần phải dừng hoạt động kinh doanh. Đây là phương pháp linh hoạt và hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có kho hàng lớn.
Quản lý hàng tồn kho là việc biết bạn có hàng tồn kho nào trên kệ. Tuy nhiên, trừ khi hệ thống quản lý hàng tồn kho được tích hợp với phần còn lại của tổ chức, nếu không chỉ riêng hệ thống quản lý hàng tồn kho không thể tối ưu hóa hàng tồn kho của bạn một cách hiệu quả.
ERP tích hợp quản lý hàng tồn kho với phần còn lại của hoạt động, giúp việc theo dõi hàng tồn kho trong toàn tổ chức của bạn trở nên dễ dàng. Hệ thống ERP cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập tức thì vào cơ sở dữ liệu kiểm kê tập trung được cập nhật theo thời gian thực. Điều này cho phép doanh nghiệp biết chính xác những gì có thể hoặc không thể thực hiện, biết được những gì được ghi trong cơ sở dữ liệu có khớp với hàng tồn kho đang có trên kệ hay không. Từ đó không chỉ giúp cho việc sản xuất hiệu quả hơn mà việc báo cáo tài chính cũng trở nên dễ dàng hơn.
Hệ thống ERP có thể giúp công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách loại bỏ nhiệm vụ khó khăn trong việc xử lý quản lý hàng tồn kho theo cách thủ công. Với hệ thống quản lý ERP thông minh, doanh nghiệp sẽ không còn phải cập nhật bảng tính Excel một cách tỉ mỉ nữa, mà thay vào đó là cập nhật hàng tồn kho liên tục theo thời gian thực. Điều đó có nghĩa là nhân viên dành ít thời gian hơn để thực hiện công việc tốn thời gian nhập thủ công và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các phần khác trong hoạt động kinh doanh sản xuất của mình.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động giúp loại bỏ lỗi của con người và tránh các vấn đề tiềm ẩn đi kèm. Với hệ thống ERP, hầu hết mọi thứ đều được tự động hóa – ngay cả địa chỉ liên hệ của nhà cung cấp cũng được cập nhật, giúp bạn tự tin hơn và có nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
Quản lý hàng tồn kho chính xác có thể giúp tăng hiệu quả tổng thể của nhà sản xuất. Nhân viên có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ khác thay vì cố gắng tìm kiếm một mặt hàng cụ thể trong kho. Với hệ thống ERP, bạn có thể tự động theo dõi hàng tồn kho bạn sử dụng cho mỗi công việc, ví dụ: điều này sẽ cho phép bạn lập kế hoạch sản xuất phù hợp khi bạn biết chính xác lượng nguyên liệu thô bạn có trong tay và những gì bạn cần đặt để hoàn thành công việc.
Hệ thống ERP theo dõi doanh số bán hàng, mua hàng và logistics cho bạn để bạn có thể có mức tồn kho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Việc quản lý những mặt hàng mất nhiều thời gian để đặt và vận chuyển sẽ không còn là vấn đề nữa vì bạn sẽ biết những mặt hàng nào cần được bổ sung trước. Khi hàng tồn kho của bạn sắp hết, hệ thống ERP sẽ nhắc người quản lý mua hàng sắp xếp lại hoặc nó sẽ tự động sắp xếp lại các nguyên liệu cần thiết cho bạn. Khi hàng tồn kho của bạn được sắp xếp lại trong một khoảng thời gian hợp lý, bạn sẽ giảm nguy cơ phải đối mặt với chi phí vận chuyển lớn để xúc tiến các mặt hàng.
Mọi chủ doanh nghiệp đều biết rằng hiệu quả tương đương với việc tiết kiệm chi phí. Thay vì trả tiền cho các hệ thống riêng biệt để xử lý các phần khác nhau trong doanh nghiệp, việc sử dụng ERP để quản lý hàng tồn kho sẽ xử lý nhiều khía cạnh khác nhau trong chỉ trong một hệ thống. Các phần mềm ERP hiện đại đều được thiết kế để giảm lao động thủ công, bằng cách tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình. Đồng thời cũng cho phép bạn thu thập dữ liệu có chất lượng tốt hơn, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về doanh nghiệp của mình để giúp bạn theo dõi hiệu suất kinh doanh, tiết kiệm chi phí và lập kế hoạch phát triển.
>>> Xem thêm: phần mềm quản lý kho ERP
Các công ty khổng lồ với ngân sách hàng triệu đô la cần phải có sự linh hoạt cao như các tổ chức nhỏ. Triển khai công nghệ kho bãi là một bước có thể mang lại lợi thế đó cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về công nghệ được sử dụng trong tự động hóa kho:
Một trong những ví dụ ấn tượng về việc ứng dụng công nghệ vào kho bãi thành công vào thực tiễn là Amazon. Công ty vận hành các trung tâm xử lý đơn hàng trên toàn cầu, với nhiều trung tâm phân phối, cơ sở hạ tầng logistics, v.v. Các trung tâm xử lý đơn hàng của Amazon xử lý hàng triệu đơn hàng mỗi ngày. Do đó, công ty phải đảm bảo rằng những thách thức toàn cầu sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động.
Amazon đã tận dụng hệ thống kho thông minh của mình, đặc biệt là Đám mây AWS và IoT, đồng thời quản lý để tối ưu hóa các tác vụ thường ngày. Ngoài ra, họ còn giới thiệu hệ thống bốc xếp bằng rô-bốt và các thuật toán học máy đã cải thiện việc quản lý dữ liệu cũng như nắm được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hoạt động của họ. Nói chung, việc tự động hóa kho hàng với Đám mây AWS đã cho phép họ đạt được những điều sau:
Hơn nữa, hệ thống tự động được Amazon mua lại đảm bảo khả năng phục hồi của họ và cho phép họ phản ứng nhanh chóng với những thách thức mới. Sẽ không cần thiết phải phát minh ra một mô hình kinh doanh mới mỗi khi cuộc khủng hoảng tiếp theo xảy đến. Hệ thống của họ linh hoạt, có thể điều chỉnh và quản lý dễ dàng bất kể vị trí nào.
Quản lý hàng tồn kho là quá trình theo dõi mức tồn kho và sự di chuyển của hàng hóa, cho dù đó là giao nguyên liệu thô cho nhà sản xuất hay thực hiện đơn đặt hàng cho thành phẩm. Quản lý hàng tồn kho là nền tảng cơ bản cho sự tồn tại lâu dài, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, cải thiện dòng tiền và tăng lợi nhuận.
Hàng tồn kho của công ty là một trong những tài sản có giá trị nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các lĩnh vực sử dụng nhiều hàng tồn kho khác, đầu vào của công ty (chẳng hạn như nguyên liệu thô) và thành phẩm là cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của công ty. Việc thiếu hàng tồn kho khi cần thiết có thể dẫn tới những bất lợi trong quá trình sản xuất
Đồng thời, hàng tồn kho có thể được coi là một khoản nợ phải trả. Lượng hàng tồn kho lớn có nguy cơ hư hỏng, trộm cắp, hoặc thay đổi nhu cầu. Hàng tồn kho phải được bảo hiểm và nếu không được sử dụng hết hoặc không được bán kịp thời thì nó có thể phải được xử lý theo giá thanh lý, hoặc là bị tiêu hủy.
Với những lý do trên, quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Biết khi nào nên bổ sung thêm hàng, mua hoặc sản xuất số lượng bao nhiêu, khi nào nên bán và ở mức giá nào có thể trở thành những quyết định phức tạp. Các doanh nghiệp nhỏ thường sẽ theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công, xác định điểm đặt hàng lại cũng như số lượng bằng cách sử dụng công thức bảng tính (Excel). Các doanh nghiệp lớn hơn có thể sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chuyên dụng. Các tập đoàn lớn nhất sử dụng phần mềm có tính tùy biến cao dưới dạng ứng dụng dịch vụ (SaaS). Các công ty cũng đang kêu gọi trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa các quy trình này.
TacaSoft,
