Quy trình quản lý kho hàng quyết định đến lãi lỗ trong hoạt động mua hàng của mỗi doanh nghiệp. Việc quản lý kho bao gồm nhiều quy trình nhỏ hơn như lưu kho, quản lý hàng tồn kho, xử lý hàng tồn kho hết hạn và lập báo cáo quản lý kho hàng. Một quy trình quản lý kho hiệu quả có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại trong kinh doanh, giữa sự hài lòng và thất vọng của khách hàng, giữa lợi nhuận và thua lỗ.
Hãy cùng tìm hiểu các bước cốt lõi và cách giám sát và tối ưu hóa quá trình quản lý kho thông qua bài viết dưới đây.
Thông tin hàng tồn kho không chính xác có thể là một trong những thách thức đối với kho hàng. Nó gây ra vấn đề khi chọn hàng vì công nhân có thể đến địa điểm không có sản phẩm. Điều tương tự có thể xảy ra khi lưu trữ sản phẩm ở vị trí đã đầy.
Các quy trình cập nhật dữ liệu hàng tồn kho thủ công dẫn đến thông tin hàng tồn kho không chính xác, tích tụ hàng tồn kho lỗi thời và công nhân mất nhiều thời gian để kiểm tra thực tế và sửa lỗi. Những quy trình kém tối ưu này cuối cùng sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc, trở thành một trong những thách thức lớn nhất của việc lưu kho.
Kho được cấu hình kém có thể gây ra thách thức trong việc quản lý hàng tồn kho cho người quản lý. Hiệu suất sử dụng công suất kho trung bình chỉ đạt 68% chứng tỏ diện tích kho chưa được tận dụng hiệu quả. Với cách bố trí tối ưu, các nhà kho có thể tận dụng không gian sàn và chiều dọc tốt hơn để lưu trữ càng nhiều sản phẩm càng tốt, khiến việc tối ưu hóa bố cục trở thành biện pháp giải quyết hoàn hảo các thách thức về kho.
Lỗi thiết lập kho cũng có thể dẫn đến lãng phí thời gian không cần thiết trong việc tìm kiếm các mặt hàng có tần suất cao và chuyển động nhanh. Sự thiếu hiệu quả trong việc thiết lập có tác động trực tiếp đến lợi nhuận vì người lấy hàng càng dành nhiều thời gian để tìm kiếm sản phẩm thì họ càng có thể thực hiện ít đơn hàng hơn.
Chi phí lao động có thể chiếm gần 65% tổng ngân sách kho bãi. Người lao động là một phần không thể thiếu của kho và việc quản lý họ một cách hiệu quả có thể cải thiện năng suất chung của các quy trình kho khác nhau. Với đội ngũ nhân viên từ cộng sự đến quản lý và sự sẵn có của các thiết bị đắt tiền, việc quản lý một lực lượng lao động lớn có thể trở nên phức tạp, dẫn đến những thách thức lớn về quản lý kho hàng.
Người quản lý kho phải đưa ra các quyết định quan trọng để tận dụng tối đa lực lượng lao động sẵn có. Họ phải tìm những lĩnh vực mà hệ thống tự động có thể tham gia để giảm chi phí lao động và làm cho quá trình thực hiện đơn hàng hiệu quả hơn.
Trong khi việc số hóa kho hàng đang tăng tốc trong một số ngành, hầu hết các kho hàng vẫn tuân theo các quy trình dựa trên giấy tờ lỗi thời. Những thách thức trong quản lý kho hàng như nhập dữ liệu thủ công, xử lý quá nhiều sản phẩm và chuyển cùng một phiếu cho các công nhân khác nhau có thể tốn thời gian và chi phí.
Sử dụng các công nghệ kho bãi hiện đại như máy quét mã vạch giúp hợp lý hóa các quy trình kho hàng và giải quyết các vấn đề trong kho. Hệ thống kho bãi tự động di chuyển nhanh chóng, hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn và loại bỏ sự trùng lặp trong công việc.
Nhu cầu thay đổi của khách hàng là điều mà các nhà kho không thể kiểm soát được nhưng lại là một trong những thách thức lớn của hoạt động kho bãi. Những thay đổi theo mùa, chu kỳ kinh tế, xu hướng sản phẩm và các yếu tố khác dẫn đến sự biến động trong nhu cầu của khách hàng. Chu kỳ nhu cầu của khách hàng đang thay đổi đặt ra một số thách thức nghiêm trọng trong kho về việc đáp ứng sản phẩm. Doanh số bán hàng có thể giảm trong một số tháng trong khi nhu cầu có thể vượt mức tồn kho trong những tháng khác.
Giữ sự cân bằng giữa cung và cầu là rất cần thiết cho quá trình thực hiện. Không nên có bất kỳ khoảng cách nào giữa nhà kho và các khía cạnh khác của chuỗi cung ứng, đặc biệt là thu mua và vận chuyển. Phần mềm quản lý kho hàng WMS giúp các nhà quản lý kho đáp ứng nhu cầu thay đổi hiệu quả hơn. Họ có thể thực hiện những thay đổi về vị trí sản phẩm, đặt hàng sớm các kho hàng theo yêu cầu, tối ưu hóa mô-đun lấy hàng và quản lý mạng lưới vận chuyển của mình một cách hợp lý.
Lấy hàng là một trong những bước quan trọng nhất trong bất kỳ nhà kho nào. Ngay sau khi đơn hàng được đặt, người lấy hàng sẽ được giao trách nhiệm hoàn thành đơn hàng đầy đủ. Nếu việc lấy hàng không được thực hiện một cách hiệu quả thì sẽ lãng phí rất nhiều thời gian cho việc hoàn thành một đơn hàng.
Cũng có thể có lỗi chọn hàng và các vấn đề về tồn kho làm trì hoãn quá trình hơn nữa. Điều này cản trở quá trình thực hiện của kho và khả năng thực hiện nhiều đơn hàng nhất có thể. 50% thời gian của người lấy hàng là dành cho việc di chuyển và không nhặt đồ. Việc lấy hàng phải được thực hiện theo cách tối ưu để giảm thiểu sự di chuyển và tiêu tốn thời gian. Hệ thống tự động hóa kho và bố trí hàng tồn kho nâng cao giúp giảm lỗi lấy hàng và tăng hiệu quả lấy hàng.
Quản lý kho hàng có thể tạo ra nhiều dữ liệu trong khi thực hiện các quy trình khác nhau. Mặc dù dữ liệu này có thể quá lớn để quản lý và phân tích thủ công nhưng nó chứa đựng những hiểu biết sâu sắc có giá trị để cải thiện năng suất kho và làm cho nó hiệu quả hơn.
Theo dõi quá trình di chuyển hàng hóa trong chuỗi cung ứng, quản lý hoạt động logistics và xử lý các sản phẩm bị trả lại hoặc hư hỏng có thể là một nhiệm vụ nặng nề đối với người quản lý kho. Đặc biệt là đối với các kho vừa và nhỏ không có nhiều ngân sách.
Với hàng trăm, hàng nghìn đơn hàng đến và đi mỗi ngày, việc kiểm soát chất lượng đôi khi trở nên khó khăn. Do áp lực phải hoàn thành đơn hàng nhanh chóng, công nhân đôi khi có thể bỏ qua những chi tiết quan trọng trong quá trình lấy hàng, đóng gói hoặc vận chuyển. Điều này có thể dẫn đến việc khách hàng nhận được sản phẩm được đóng gói kém, không chính xác hoặc bị hư hỏng và có trải nghiệm mua sắm không tốt.
Cùng với đó là chi phí kho bãi và lao động gia tăng đã đặt ra những thách thức nghiêm trọng đối với việc kiểm soát chất lượng khi các nhà kho đang cố gắng làm được nhiều hơn với nguồn lực ít hơn. Kiểm soát chất lượng phù hợp có thể loại bỏ rắc rối về việc trả lại hàng và dịch vụ khách hàng dưới mức trung bình.
Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho. Đây cũng là bước quan trọng nhất để quản lý hàng tồn kho một cách chính xác. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra xem bạn có nhận được đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm hay không.
Không thực hiện đúng quy trình này có thể dẫn đến tồn kho không chính xác, ảnh hưởng đến bước tiếp theo. Việc theo dõi cẩn thận bước này cũng sẽ giúp bạn lọc ra những sản phẩm hư hỏng, tránh rủi ro cho cửa hàng khi bán hàng sau này. Phần mềm quản lý kho có thể giúp duy trì mức tồn kho tối ưu dễ dàng hơn.
Sau khi nhận hàng, bạn cần sắp xếp hàng hóa trong kho bằng một hệ thống đáng tin cậy. Điều này giúp bạn sắp xếp kho hàng nhanh hơn, tối đa hóa không gian kho, dễ dàng tìm và lấy hàng hơn khi bán hàng. Nhập kho là một khâu dễ bị bỏ qua trong quy trình quản lý kho nhưng lại là khâu giúp tăng hiệu quả quản lý kho.
Chọn hàng là hành động thu thập hàng tồn kho để thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho. Do đó, bằng cách tối ưu hóa quy trình lấy hàng, bạn có thể giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả của trung tâm xử lý đơn hàng. Điều này bao gồm việc hạn chế sự nhầm lẫn về hàng hóa và cuối cùng là giúp tăng trải nghiệm của khách hàng. Nếu thực hiện tốt bước nhập kho ở trên thì việc lấy hàng sẽ không gặp khó khăn gì.
Đóng gói là bước tiếp theo. Nó cho phép tập hợp sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi lấy hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách hàng. Bước này yêu cầu xử lý cẩn thận nhằm hạn chế những sai sót, sai sót dễ dẫn đến việc phải hoàn tiền. Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng phải đáp ứng được 2 mục tiêu quan trọng:
Mặc dù không có người bán nào mong muốn bước này xảy ra nhưng chắc chắn vẫn có một tỷ lệ đơn hàng bị trả lại nhất định. Trả lại hàng là một quy trình phức tạp, nhưng có một số nguyên tắc quản lý kho hàng giúp quá trình này diễn ra thuận lợi:
Kiểm kê hàng hóa là hoạt động cần được thực hiện thường xuyên chứ không phải thực hiện hàng năm hoặc khi có sự cố xảy ra. Điều bắt buộc là phải đảm bảo kho hàng luôn được sắp xếp gọn gàng và bạn có quy trình kiểm kê hợp lý. Những yếu tố này giúp đảm bảo cho việc kiểm kê sẽ diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Phần mềm quản lý kho cũng có thể giúp việc kiểm kê hàng hóa hiệu quả hơn rất nhiều.
Với máy quét mã vạch, bạn quét mã vạch trên từng sản phẩm để đếm số lượng thực tế còn trong kho. Sau khi hoàn tất việc kiểm kê, bạn có thể cân đối lượng hàng tồn để kho trên phần mềm được cập nhật theo số lượng sản phẩm thực tế.
Thống kê và báo cáo kho hàng, đặc biệt là những báo cáo theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể cung cấp cho bạn cái nhìn về hiệu quả của quy trình quản lý kho hàng của mình. Có nhiều loại báo cáo kho khác nhau mà bạn nên có để đánh giá hiệu quả hoạt động của mình cũng như lập kế hoạch nhập và dỡ hàng kịp thời và phù hợp. Ví dụ: báo cáo vượt/dưới hạn ngạch, cho phép bạn xem các mặt hàng trong kho cao hơn hoặc thấp hơn định mức, điều này một lần nữa cho phép bạn lập kế hoạch xuất/nhập khẩu phù hợp.
Đo lường và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể giúp xác định các vấn đề và nêu bật các cơ hội để cải thiện hiệu quả cũng như đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn. Ví dụ: bạn có thể đặt mục tiêu cải thiện độ chính xác khi lấy hàng và đóng gói, sau đó thực hiện các thay đổi đối với quy trình lấy hàng của mình và đo lường xem những thay đổi đó có hiệu quả trong việc giúp bạn đạt được mục tiêu của mình hay không.
Người quản lý kho thường theo dõi các KPI sau:
Năng suất tiếp nhận: Khối lượng hàng hóa nhận được của mỗi người vận hành kho trong một giờ. Điểm cao hơn cho thấy hiệu quả tiếp nhận cao hơn, trong khi điểm thấp hơn cho thấy có thể có vấn đề cần phải giải quyết trong quá trình vận hành kho.
Độ chính xác của việc chọn hàng: Số lượng đơn hàng được chọn chính xác chia cho tổng số đơn hàng đã chọn (bao gồm cả các đơn hàng sai hoặc thiếu). Độ chính xác càng gần 100% thì càng tốt.
Thời gian thực hiện đơn hàng: Thời gian trung bình cần thiết để một đơn hàng đến tay khách hàng sau khi đơn hàng được đặt. Để đạt được sự hài lòng cao nhất của khách hàng, thời gian thực hiện càng ngắn thì càng tốt.
Tỷ lệ hoàn trả sản phẩm: Tỷ lệ hàng bán ra được khách hàng trả lại, được tính bằng cách chia số lượng hàng trả lại cho số lượng hàng bán ra. Để hiểu đầy đủ về KPI này, điều quan trọng là phải xem xét lý do tại sao sản phẩm bị trả lại – có thể vấn đề đến từ việc giao hàng không chính xác hoặc hàng bị hư hỏng.
Vòng quay hàng tồn kho: Lượng hàng tồn kho được bán và thay thế trong một khoảng thời gian nhất định. Nó được tính bằng cách chia tổng giá vốn hàng bán trong kỳ cho giá vốn hàng tồn kho trung bình trong kỳ đó. KPI này phản ánh mức độ hiệu quả của uản lý hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu. Nhìn chung, vòng quay hàng tồn kho càng cao thì càng tốt.
Với cách kiểm kho hàng truyền thống, việc kiểm kho diễn ra thủ công và sai sót, nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi. Giải pháp sử dụng Phần mềm quản lý hàng hóa có kết hợp tính năng quản lý hàng tồn kho chính là lựa chọn tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế tối đa thất thoát trong quá trình kiểm kho. Một vài tính năng nổi bật của phần mềm giúp quy trình quản lý kho trở nên dễ dàng hơn:
Kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực: Phần mềm cung cấp dữ liệu hàng tồn kho cập nhật, ngăn ngừa tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức.
Tự động hóa: Phần mềm tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như lập hóa đơn, xử lý thanh toán và tạo báo cáo, giúp nhân viên tập trung cho các tác vụ quan trọng hơn.
Hợp lý hóa quy trình: Bằng cách số hóa quy trình làm việc, phần mềm giúp loại bỏ giấy tờ và giảm lỗi thủ công, dẫn đến các hoạt động nhanh hơn và chính xác hơn.
Tối ưu hóa việc sử dụng không gian: Phần mềm có thể phân tích việc sử dụng không gian lưu trữ, xác định các khu vực chưa được sử dụng đúng mức và đề xuất cách tối đa hóa dung lượng.
Lưu giữ hồ sơ chính xác: Hồ sơ chi tiết về các mặt hàng, địa điểm được duy trì, đảm bảo trách nhiệm giải trình và khả năng truy xuất nguồn gốc.
Giảm sai sót: Tự động hóa việc nhập và tính toán dữ liệu giúp giảm thiểu sai sót của con người, tăng độ chính xác trong báo cáo và quản lý tài chính.
Thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu: Phần mềm tạo báo cáo và phân tích cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hoạt động lưu trữ, cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Số liệu hiệu suất: Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể được theo dõi và phân tích để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình.
Phân tích dự đoán: Phần mềm nâng cao có thể dự báo nhu cầu, tối ưu hóa mức tồn kho và dự đoán nhu cầu bảo trì.
Giao tiếp được cải thiện: Phần mềm hỗ trợ giao tiếp hiệu quả với khách hàng thông qua các cổng trực tuyến, email và thông báo SMS.
Thời gian phản hồi nhanh hơn: Khách hàng có thể truy cập thông tin tài khoản và thanh toán trực tuyến, giảm thời gian chờ đợi và cải thiện sự hài lòng.
Tránh thất thoát hàng hóa, hư hỏng hàng do hết hạn: Để hạn chế thất thoát, phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn lưu trữ thông tin vị trí đặt hàng, quản lý theo lô date. Hỗ trợ cảnh báo hàng hết hạn sử dụng, hàng dưới hạn mức tồn để chủ shop có điều chỉnh bán kịp thời, tránh nhắm mắt hủy hàng một cách lãng phí.
Lập kế hoạch chính xác: Quản lý tốt lịch sử hàng tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách nhanh chóng.
Bảo mật: Phần mềm có thể tăng cường bảo mật thông qua kiểm soát truy cập, tích hợp giám sát và hệ thống báo động.
Phần mềm quản lý kho của TacaSoft là một nền tảng trực quan cao mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý toàn bộ quy trình hoạt động kho hiệu quả. Bên cạnh việc sử dụng các mẫu liên quan đến kho sẵn sàng sử dụng từ Thư viện công cộng rộng lớn , phần mềm cũng có thể giúp chủ động xác định các vấn đề trong quy trình để giải quyết kịp thời.
Tận dụng tính năng gắn thẻ địa lý cho phép người dùng chỉ ra vị trí chính xác của các mặt hàng, sản phẩm hoặc tài sản để theo dõi kho hàng nhanh chóng và dễ dàng. Kết nối các cảm biến giúp tự động kiểm soát nhiệt độ của khu vực lưu trữ, đặc biệt là các mặt hàng nhạy cảm, bằng cách gửi thông báo ngay lập tức đến những người có liên quan.
Theo dõi xu hướng, dữ liệu lịch sử và tình hình thời gian thực với bảng điều khiển phân tích . Sử dụng tất cả thông tin này làm hướng dẫn cho việc ra quyết định về kho và hàng tồn kho trong tương lai.
Ngoài ra, phần mềm quản lý kho của TacaSoft có thể cải thiện hơn nữa cách thức mọi thứ hoạt động. Công nghệ dành cho người lao động đơn độc này giúp giảm thiểu rủi ro cho những nhân viên làm việc một mình hoặc không có sự giám sát trực tiếp từ cấp trên.
Trong bối cảnh quản lý kho hàng—người vận hành, tài xế và nhân viên kho hàng có thể thường xuyên tiến hành đánh giá rủi ro thường xuyên khi cần thiết cho các nhiệm vụ hàng ngày của họ. Giải pháp ưu tiên thiết bị di động này cũng đảm bảo rằng những người lao động đơn độc có thể dễ dàng xác định, đánh giá và báo cáo các mối nguy hiểm ngay khi chúng xảy ra.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý kho TacaSoft
Các công ty khổng lồ với ngân sách hàng triệu đô la cần phải có sự linh hoạt cao như các tổ chức nhỏ. Triển khai công nghệ kho bãi là một bước có thể mang lại lợi thế đó cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về công nghệ được sử dụng trong tự động hóa kho:
Walmart sở hữu 210 trung tâm phân phối và 2700 cửa hàng. Việc quản lý một doanh nghiệp như vậy sẽ không hiệu quả về mặt chi phí trừ khi áp dụng tự động hóa. Trong số các công nghệ mà Walmart triển khai có:
Việc tự động hóa các công việc thường ngày từ quy trình làm việc trong kho đã giúp Walmart cải thiện hiệu quả kinh doanh của mình. Nhu cầu mua sắm trực tuyến ngày càng cao và việc giao hàng trong ngày gần như trở thành điều bắt buộc nếu công ty muốn gia tăng khả năng cạnh tranh của mình. Do đó, tự động hóa là một công cụ được Walmart sử dụng để đáp ứng những mong đợi của khách hàng.
Quản lý kho đề cập đến quá trình thực hiện, giám sát và tối ưu hóa hoạt động của kho. Nói cách khác, quản lý kho bao gồm việc giám sát mọi hoạt động diễn ra trong kho của doanh nghiệp, bao gồm tiếp nhận và lưu trữ hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng và vận chuyển.
Hệ thống quản lý kho (WMS) là một giải pháp phần mềm nhằm đơn giản hóa sự phức tạp của việc quản lý kho. Thường được cung cấp như một phần của bộ ứng dụng kinh doanh tích hợp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), WMS có thể hỗ trợ và giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh của quản lý kho. Ví dụ WMS có thể:
Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý kho Smart Inventory
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm Smart Inventory của TacaSoft trong quản lý kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và tồn kho hàng hoá mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai, TacaSoft cam kết sẽ đồng hành và góp phần chuyển đổi đổi số thành công cho doanh nghiệp.
TacaSoft,
