Báo cáo an toàn lao động là công cụ quan trọng giúp ban lãnh đạo và bộ phận HSE (Sức khỏe – An toàn – Môi trường) theo dõi, đánh giá và kiểm soát các yếu tố rủi ro trong quá trình sản xuất và vận hành. Từ việc ghi nhận sự cố, hành vi mất an toàn đến việc phân tích xu hướng tai nạn, báo cáo giúp doanh nghiệp chủ động ngăn ngừa rủi ro, đảm bảo môi trường làm việc an toàn, tuân thủ pháp luật và nâng cao uy tín với khách hàng, nhà đầu tư.
Trong quá trình xây dựng báo cáo, doanh nghiệp có thể tích hợp dữ liệu từ các biểu mẫu định kỳ như báo cáo an toàn 6 tháng đầu năm, báo cáo công tác an toàn – vệ sinh lao động hàng năm, hay báo cáo định kỳ theo từng nhà máy, công trình. Việc kết hợp thông tin từ các cuộc kiểm tra, đào tạo, giám sát hiện trường và hệ thống giám sát số hóa (camera, cảm biến…) sẽ tạo nên một góc nhìn toàn diện về tình hình an toàn tại doanh nghiệp.
Báo cáo an toàn lao động có thể giúp bạn trả lời những câu hỏi then chốt như:
Khi được thiết lập đúng cách, báo cáo an toàn lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý mà trở thành một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất ổn định, nâng cao năng suất và bảo vệ nguồn lực quý giá nhất – con người.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy:
| Mục báo cáo | Thông tin chứa trong mục | Thông tin này giúp gì cho nhà quản trị |
| Thông tin doanh nghiệp | Tên, địa chỉ, loại hình, số điện thoại doanh nghiệp | Xác định tư cách pháp lý, quy mô, ngành nghề để đối chiếu chính sách lao động phù hợp |
| Lao động | Tổng số lao động, số lao động nữ, người làm trong môi trường độc hại, lao động đặc thù (chưa thành niên, khuyết tật, cao tuổi…) | Quản trị nhân sự theo nhóm đối tượng pháp lý, thiết kế chính sách phúc lợi & an toàn riêng biệt |
| Tai nạn lao động | Số vụ tai nạn, số người chết hoặc bị thương, chi phí y tế và bồi thường, số ngày công nghỉ, thiệt hại tài sản | Đo lường mức độ rủi ro, phân tích nguyên nhân tổn thất, từ đó cải tiến quy trình & giảm thiểu tai nạn |
| Bệnh nghề nghiệp | Số ca bệnh nghề nghiệp (cộng dồn và mắc mới), số người nghỉ việc, số ngày nghỉ, chi phí điều trị | Phân tích tác động lâu dài đến sức khỏe lao động, lên kế hoạch cải thiện điều kiện làm việc và giảm chi phí y tế |
| Phân loại sức khỏe người lao động | Phân loại sức khỏe theo mức I – IV | Hỗ trợ phân công công việc phù hợp, nhận diện nhóm lao động cần chăm sóc hoặc tái bố trí |
| Huấn luyện an toàn – vệ sinh lao động | Số người được huấn luyện, hình thức (nội bộ hay thuê ngoài), chi phí huấn luyện | Kiểm tra mức độ tuân thủ quy định, đánh giá hiệu quả đầu tư vào đào tạo và phòng ngừa tai nạn |
| Máy, thiết bị, vật tư yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn | Số lượng máy móc cần kiểm định, số đã kiểm định/khai báo | Quản lý an toàn thiết bị, đảm bảo hoạt động đúng quy định, phòng ngừa rủi ro do thiết bị lỗi |
| Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi | Số người làm thêm, tổng số giờ làm thêm, giờ làm thêm cao nhất trong tháng | Giám sát khối lượng lao động, đảm bảo không vi phạm quy định về thời giờ làm việc, tránh rủi ro pháp lý và kiệt sức lao động |
| Bồi dưỡng chống độc hại bằng hiện vật | Số người được bồi dưỡng, tổng chi phí chăm sóc sức khỏe | Đảm bảo quyền lợi lao động làm việc trong môi trường nguy hiểm, củng cố phúc lợi và giữ chân nhân sự |
| Quan trắc môi trường lao động | Số mẫu môi trường, số mẫu không đạt tiêu chuẩn | Đánh giá chất lượng môi trường làm việc (không khí, bụi, tiếng ồn…), lập kế hoạch cải thiện và đầu tư phòng hộ |
| Chi phí thực hiện kế hoạch an toàn – vệ sinh lao động | Tổng chi và chi tiết theo các hạng mục: kỹ thuật an toàn, vệ sinh, phương tiện bảo vệ cá nhân, tuyên truyền, huấn luyện… | Kiểm soát hiệu quả chi ngân sách an toàn, đo lường tỷ suất lợi ích từ đầu tư vào phòng ngừa rủi ro |
| Tổ chức cung cấp dịch vụ | Có thuê tổ chức bên ngoài về an toàn hoặc y tế hay không | Quản lý nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn, đảm bảo doanh nghiệp có đủ năng lực chuyên biệt nếu nội bộ không đáp ứng |
| Đánh giá định kỳ nguy cơ rủi ro | Thời điểm tổ chức đánh giá | Xác định doanh nghiệp có tuân thủ quy định pháp luật không, lên kế hoạch phòng ngừa rủi ro kịp thời |
| Đánh giá hiệu quả biện pháp phòng chống | Số lượng yếu tố nguy hiểm được nhận diện và đã cải thiện | Đo hiệu quả của các biện pháp đã triển khai, làm cơ sở cho việc tái đầu tư hoặc điều chỉnh chiến lược an toàn |
>>>Xem thêm: Báo cáo ban kiểm soát: Công cụ đánh giá minh bạch, kiểm soát nội bộ và tuân thủ doanh nghiệp
Đây là báo cáo tổng hợp toàn bộ hoạt động liên quan đến an toàn, vệ sinh lao động trong cả năm, bao gồm số liệu về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, công tác huấn luyện, kiểm định máy móc thiết bị, môi trường lao động và các biện pháp phòng ngừa rủi ro đã triển khai. Báo cáo này có những thông tin giúp:
>>>Xem thêm: Báo cáo tuân thủ là gì? Hướng dẫn đầy đủ và ứng dụng chiến lược trong doanh nghiệp hiện đại
Báo cáo này phản ánh tình hình thực hiện công tác an toàn lao động trong nửa đầu năm, từ tháng 1 đến tháng 6. Nội dung tương tự như báo cáo năm nhưng mang tính cập nhật giữa kỳ, thường được yêu cầu ở một số ngành có rủi ro cao hoặc theo yêu cầu địa phương.
Báo cáo này có tác dụng:
>>>Xem thêm: Báo cáo kiểm toán: Ý nghĩa, loại báo cáo và cách lập
Đây là khái niệm chung chỉ các báo cáo theo chu kỳ thời gian nhất định như hàng năm, 6 tháng, hoặc quý (trong một số ngành đặc thù). Các báo cáo định kỳ này được lập theo mẫu Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH. Báo cáo giúp:
Trước khi tiến hành lập báo cáo, doanh nghiệp cần thực hiện công tác chuẩn bị dữ liệu một cách kỹ lưỡng và có hệ thống:
Thu thập thông tin từ các bộ phận liên quan:
Đối chiếu và xác minh tính chính xác của số liệu:
Sử dụng đúng biểu mẫu báo cáo quy định:
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu và xác minh số liệu, doanh nghiệp tiến hành lập báo cáo theo đúng biểu mẫu quy định. Cụ thể, quá trình này gồm các bước sau:
Hoàn thiện đầy đủ các mục trong mẫu báo cáo:
Rà soát và kiểm tra lại toàn bộ số liệu:
Việc lập báo cáo không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá lại toàn diện hiệu quả công tác an toàn – vệ sinh lao động, từ đó chủ động điều chỉnh chính sách, nâng cao điều kiện làm việc và giảm thiểu rủi ro cho người lao động.
Sau khi hoàn thành việc lập báo cáo, doanh nghiệp cần gửi báo cáo đến cơ quan quản lý nhà nước đúng thời hạn và đúng hình thức theo quy định. Việc nộp báo cáo đúng quy trình không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn thể hiện sự nghiêm túc trong công tác đảm bảo an toàn, sức khỏe cho người lao động.
Thời hạn nộp báo cáo: Báo cáo định kỳ hàng năm về công tác an toàn – vệ sinh lao động phải được gửi trước ngày 10 tháng 01 của năm tiếp theo.
Ví dụ: Báo cáo tổng hợp số liệu năm 2023 phải được nộp trước ngày 10/01/2024.
Nộp chậm, không nộp hoặc nộp không đúng mẫu có thể bị xử phạt từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Hình thức nộp báo cáo: Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp sau, tùy theo điều kiện thực tế tại địa phương:
Nộp trực tiếp:
Đại diện doanh nghiệp mang báo cáo bản giấy (in từ mẫu Phụ lục II – Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH) đến nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Nên chuẩn bị thêm bản sao để xin xác nhận đã nhận nếu cần lưu hồ sơ nội bộ.
Nộp qua bưu điện:
Trường hợp không thuận tiện đi trực tiếp, doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và Sở Y tế.
Cần ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, và nội dung báo cáo bên ngoài phong bì để tránh thất lạc.
Nộp trực tuyến:
Nếu địa phương đã triển khai hệ thống tiếp nhận báo cáo trực tuyến, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn
Doanh nghiệp cần có tài khoản đăng nhập, mã số thuế, và bản mềm của báo cáo (PDF hoặc Word).
Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ dàng tra cứu, lưu trữ.
Việc lựa chọn đúng phương thức nộp báo cáo và tuân thủ thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt, đồng thời góp phần thể hiện trách nhiệm với người lao động và cộng đồng.
Sau khi hoàn tất việc lập và nộp báo cáo, doanh nghiệp cần tiến hành lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan nhằm phục vụ cho công tác đối chiếu, kiểm tra, và thanh tra sau này từ các cơ quan chức năng. Việc lưu trữ hồ sơ không chỉ là một yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chủ động trong quản lý nội bộ.
Cụ thể, doanh nghiệp cần lưu giữ các loại tài liệu sau:
Tất cả hồ sơ nên được phân loại theo từng năm và từng nội dung, lưu giữ theo hình thức tài liệu giấy và/hoặc dữ liệu số hóa (file mềm), đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Thời gian lưu trữ tối thiểu thường từ 3 đến 5 năm, tùy theo quy định cụ thể của từng lĩnh vực.
Việc lưu trữ hồ sơ một cách khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn hỗ trợ quá trình đánh giá lại hiệu quả hoạt động, cải tiến quy trình và xây dựng nền tảng quản trị chuyên nghiệp, minh bạch trong dài hạn.
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm báo cáo quản trị để quản lý hồ sơ một cách hệ thống, bảo mật và dễ truy xuất. Các phần mềm này giúp tự động phân loại, tìm kiếm nhanh và phân quyền truy cập, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý. Đây là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho các đợt thanh tra và cải thiện năng lực quản trị nội bộ.
>>>Xem thêm: Xây dựng báo cáo doanh thu hiệu quả với 4 bước kết hợp kết hợp giải pháp công nghệ quản trị hiện đại
Báo cáo định kỳ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành bền vững và chuyên nghiệp. Việc thực hiện báo cáo đúng hạn giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật, từ đó tránh được các rủi ro như xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động hoặc mất uy tín trong mắt đối tác.
Ngoài ra, thông qua các số liệu được tổng hợp từ báo cáo, doanh nghiệp có thể tăng cường quản trị nội bộ, phát hiện sớm những bất cập trong công tác quản lý lao động, từ đó kịp thời điều chỉnh, xây dựng môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và minh bạch. Đặc biệt, báo cáo cũng là cách để doanh nghiệp thể hiện sự minh bạch, góp phần bảo vệ quyền lợi người lao động, củng cố lòng tin, giảm thiểu mâu thuẫn, từ đó duy trì nguồn nhân lực ổn định và có động lực.
Báo cáo từ doanh nghiệp đóng vai trò là nguồn dữ liệu quan trọng giúp các cơ quan chức năng giám sát việc tuân thủ pháp luật lao động, đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ với người lao động.
Đồng thời, từ hệ thống báo cáo toàn ngành, nhà nước có thể hoạch định hoặc điều chỉnh chính sách lao động, đảm bảo tính thời sự, phù hợp với tình hình thực tế, từ đó hài hòa lợi ích giữa các bên liên quan: doanh nghiệp, người lao động và xã hội. Nhờ đó, hoạt động thanh tra, kiểm tra cũng được thực hiện một cách khoa học, đúng trọng tâm và giảm thiểu phiền hà cho doanh nghiệp.
Mẫu báo cáo an toàn lao động là biểu mẫu chuẩn theo quy định của pháp luật, dùng để tổng hợp thông tin về tình hình tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, công tác huấn luyện, kiểm tra và các biện pháp đảm bảo an toàn tại nơi làm việc.
Mẫu báo cáo an toàn lao động
Tải về:Tại đây
>>>Xem thêm: Mẫu báo cáo chi phí mới nhất và cách lập báo cáo hiệu quả
Nhưng khi lập mẫu báo cáo an toàn lao động thủ công, người lập báo cáo thường gặp phải các hạn chế sau đây:
Vì vậy, để khắc phục nhược điểm này, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm báo cáo quản trị để:
Ảnh minh hoạ báo cáo an toàn lao động thông qua phần mềm báo cáo quản trị
Phần mềm B Canvas cung cấp một thư viện component phong phú cho phép người dùng dễ dàng tạo và chia sẻ các dashboard trực quan, tạo ra ngôn ngữ báo cáo thống nhất trong doanh nghiệp.Hệ thống có tính năng kéo & thả drag-and-drop builder. Các biểu đồ, bảng, heatmap và các thành phần khác có thể được thêm vào chỉ với vài cú click chuột, mang lại sự linh hoạt và sáng tạo cho người dùng.
Sau khi hiểu rõ vai trò thiết yếu của báo cáo an toàn – vệ sinh lao động trong việc tuân thủ pháp luật và bảo vệ người lao động, bước tiếp theo là đảm bảo rằng các báo cáo được thực hiện một cách chính xác, đầy đủ và có giá trị thực tiễn. Dưới đây là những chiến lược thiết thực để nâng cao chất lượng báo cáo trong doanh nghiệp:
Tại bước này, các doanh nghiệp có thể ứng dụng báo cáo quản trị như phần mềm B Canvas với tính năng tích hợp được tất cả ứng dụng/ hệ thống/ phần mềm sẵn có trong doanh nghiệp để tập hợp thông tin nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian cho người làm báo cáo lên đến 30% ở quá trình này.
Không nên chỉ xem báo cáo như một thủ tục. Hãy lên lịch định kỳ (hàng quý hoặc hàng năm) để:
>>>Xem thêm: Báo cáo tài chính: Hướng dẫn đầy đủ cho chủ doanh nghiệp và nhà người lập báo cáo
B Canvas mang đến nền tảng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh cấu trúc báo cáo an toàn lao động theo từng lĩnh vực đặc thù – từ sản xuất, xây dựng đến logistics. Phần mềm tích hợp công nghệ AI giúp phân tích xu hướng tai nạn, bệnh nghề nghiệp, nguy cơ rủi ro, từ đó hỗ trợ nhà quản trị đưa ra giải pháp phòng ngừa sớm và chủ động điều chỉnh quy trình.
Hệ thống phân quyền thông minh của B Canvas đảm bảo dữ liệu an toàn lao động được cập nhật, chia sẻ đồng bộ giữa các phòng ban như nhân sự, y tế, kỹ thuật… nhưng vẫn duy trì kiểm soát chặt chẽ ở cấp quản lý. Việc này giúp mọi bộ phận cùng tham gia giám sát và cải tiến an toàn trong môi trường làm việc.
Phần mềm hỗ trợ xử lý cả dữ liệu có cấu trúc (số liệu thống kê tai nạn, giờ làm việc, thiết bị nguy hiểm…) và phi cấu trúc (ảnh hiện trường, biên bản kiểm tra, báo cáo từ cán bộ an toàn…) với khả năng lưu trữ linh hoạt. Cơ chế đồng bộ theo thời gian thực hoặc theo lịch tùy chỉnh giúp đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật chính xác và kịp thời.
Đặc biệt, hệ thống cảnh báo tự động sẽ phát hiện các sai lệch bất thường như số liệu không khớp, báo cáo thiếu nội dung bắt buộc hay gia tăng đột biến số ca tai nạn. Phần mềm sẽ gửi email cảnh báo, thậm chí đề xuất lịch họp khẩn cấp với các bên liên quan – giúp lãnh đạo phản ứng nhanh và kịp thời xử lý tình huống.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, mọi tổ chức, đơn vị có sử dụng lao động – không phân biệt quy mô, lĩnh vực hoạt động hay loại hình sở hữu – đều có nghĩa vụ thực hiện báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động định kỳ. Việc báo cáo này không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là cơ sở để cơ quan quản lý Nhà nước theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động trên toàn quốc.
Cụ thể, các đối tượng bắt buộc thực hiện báo cáo bao gồm:
Việc mở rộng phạm vi báo cáo tới tất cả các đơn vị có sử dụng lao động thể hiện tinh thần bao quát, không bỏ sót bất kỳ nhóm nào trong việc xây dựng môi trường lao động an toàn, lành mạnh và bền vững. Đồng thời, giúp các nhà quản lý cấp cao nhìn nhận rõ trách nhiệm pháp lý và chiến lược dài hạn trong việc đảm bảo phúc lợi người lao động và giảm thiểu rủi ro vận hành.
Các công ty cổ phần có nghĩa vụ lập và duy trì sổ thống kê các nội dung liên quan đến công tác an toàn, vệ sinh lao động. Những dữ liệu này cần được lưu trữ đầy đủ theo quy định pháp luật để phục vụ công tác theo dõi, phân tích và xây dựng chính sách, giải pháp cải thiện điều kiện lao động trong doanh nghiệp.
Hằng năm, công ty cổ phần phải thực hiện Báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động theo Mẫu Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH, và gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cùng Sở Y tế nơi đặt trụ sở chính. Báo cáo có thể được nộp trực tiếp, gửi qua fax, bưu điện hoặc thư điện tử.
Thời hạn nộp báo cáo là trước ngày 10 tháng 01 của năm kế tiếp.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoặc nộp báo cáo chậm so với thời gian quy định, có thể bị xử phạt hành chính với mức tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng, theo quy định hiện hành.
Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán và chuyển đổi số, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp TacaSoft cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
TacaSoft,
