Báo cáo cơ cấu chi phí là một loại báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp nhìn rõ tỷ trọng từng loại chi phí trong tổng chi phí vận hành – bao gồm chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí theo bộ phận, theo sản phẩm, theo dự án. Từ đó, chủ doanh nghiệp và nhà quản lý hiểu được cấu trúc chi phí vận hành để đưa ra chiến lược tối ưu phù hợp.
Khi xây dựng và phân tích báo cáo cơ cấu chi phí, việc tích hợp thêm dữ liệu từ báo cáo doanh thu, báo cáo sales và báo cáo chi phí tổng giúp nhà quản trị so sánh tỷ trọng chi phí với kết quả thu được song song với nhau. Nhờ tích hợp, nhà quản trị có cơ sở ra quyết định đúng và tối ưu hóa lợi nhuận trên từng đồng chi ra, thay vì chỉ phản ứng với con số.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không cải thiện, phần lớn là do chi phí phình to ở những nơi không được kiểm soát tốt. Báo cáo cơ cấu chi phí giúp bạn trả lời câu hỏi:
– Loại chi phí nào đang chiếm tỷ trọng lớn nhất?
– Có đang chi sai chỗ hoặc chi nhiều mà không tạo ra giá trị tương xứng?
– Nếu cần cắt giảm, thì nên bắt đầu từ đâu để không ảnh hưởng đến vận hành?
Đó là lý do báo cáo này không thể thiếu nếu bạn muốn tăng trưởng có kiểm soát. Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá:
Dù bạn là chủ doanh nghiệp cần cái nhìn chiến lược hay là người làm báo cáo đang tìm cách tiết kiệm thời gian tổng hợp và phân tích, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu và dùng đúng báo cáo cơ cấu chi phí để kiểm soát chi tốt hơn – tối ưu lợi nhuận thông minh hơn.
Hiểu được các loại cơ cấu chi phí khác nhau có thể giúp báo cáo cơ cấu chi phí bạn lập ra càng sâu sắc hơn, một số loại cấu trúc chi phí trong báo cáo như:
Chi phí cố định là chi phí định kỳ mà doanh nghiệp của bạn phải trả bất kể mức sản xuất, khối lượng bán hàng hay hoạt động kinh doanh. Những chi phí này tạo thành nghĩa vụ tài chính cơ bản của tổ chức bạn, vẫn ổn định cho dù bạn đang trải qua giai đoạn doanh số cao điểm hay đang trải qua giai đoạn chậm chạp. Chúng bao gồm các mục như:
Những chi phí này đại diện cho nghĩa vụ tài chính tối thiểu của bạn – số tiền bạn phải tạo ra doanh thu để duy trì hoạt động kinh doanh.
Chi phí cố định ảnh hưởng trực tiếp đến điểm hòa vốn của bạn, giúp bạn xác định chính xác số tiền bạn cần bán để trang trải các chi phí cơ bản này và bắt đầu tạo ra lợi nhuận thực tế.
Chỉ cần nhìn vào báo cáo cơ cấu chi phí, doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ ổn định của chi phí cố định – từ đó xác định liệu các khoản chi này có đủ cơ sở để lập ngân sách hiệu quả hay không. Báo cáo cũng giúp phản ánh rõ tính phù hợp của chi phí cố định với tình hình kinh doanh hiện tại. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, chi phí cố định có thể được phân bổ trên doanh số lớn hơn, làm giảm chi phí bình quân trên mỗi đơn vị.
Ngược lại, trong trường hợp thu hẹp hoạt động, cùng một mức chi phí cố định lại trở thành gánh nặng, dễ dàng nhận thấy trong tỷ trọng chi phí tăng lên đáng kể. Vì vậy, báo cáo cơ cấu chi phí không chỉ là công cụ theo dõi tài chính, mà còn là tấm gương phản chiếu mức độ linh hoạt tài chính và khả năng thích ứng của doanh nghiệp với từng giai đoạn tăng trưởng hoặc điều chỉnh quy mô.
Chi phí cố định cũng ảnh hưởng đến quy mô kinh tế. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và tạo ra nhiều doanh thu hơn, những chi phí cố định này có thể lan sang khối lượng bán hàng lớn hơn.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn bán càng nhiều thì chi phí cố định trên mỗi đơn vị sẽ càng rẻ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đang cân nhắc mở rộng, vì nó có thể cải thiện biên lợi nhuận trong khi vẫn cần cân đối cẩn thận với các cam kết tài chính gia tăng.
Chi phí biến đổi là chi phí thay đổi hoặc dao động dựa trên mức độ hoạt động kinh doanh của bạn. Chúng tăng khi sản lượng hoặc doanh số của bạn tăng và giảm khi chúng giảm. Những chi phí này có thể bao gồm:
Mối quan hệ giữa chi phí biến đổi và hoạt động kinh doanh tạo ra nhiều cơ hội tài chính. Ví dụ, giá theo từng bậc của vật tư và nguyên vật liệu có nghĩa là mua số lượng lớn thường dẫn đến chi phí cho mỗi đơn vị thấp hơn, điều này có thể tác động đáng kể đến lợi nhuận ròng của bạn. Thông qua báo cáo cơ cấu chi phí, các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược về việc mua hàng tồn kho và lập lịch sản xuất để tối đa hóa hiệu quả chi phí.
Thông qua báo cáo cơ cấu chi phí, nhà quản trị có thể quan sát chi phí biến đổi định kỳ. Vì những chi phí này thay đổi theo từng đơn vị sản xuất hoặc bán ra nên chúng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của từng lần bán hàng và hoạt động kinh doanh nói chung.
Theo dõi và quản lý chặt chẽ các chi phí biến đổi giúp doanh nghiệp xác định cơ hội đàm phán giá tốt hơn với nhà cung cấp, tối ưu hóa việc vận chuyển và cải thiện hiệu quả hoạt động trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Quản lý chi phí biến đổi đòi hỏi phải liên tục chú ý đến điều kiện thị trường, mối quan hệ với nhà cung cấp và hiệu quả hoạt động. Các doanh nghiệp phải liên tục phân tích cấu trúc chi phí biến đổi của mình để xác định khả năng tiết kiệm, đàm phán các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp và triển khai các quy trình hiệu quả hơn.
Nhiều doanh nghiệp có chi phí hỗn hợp, bao gồm cả thành phần cố định và biến đổi. Điều này có thể khiến chúng trở nên khó quản lý hơn một chút. Hãy xem xét hóa đơn tiện ích của bạn: bạn sẽ luôn có một khoản phí cơ bản hoặc chi phí cố định, nhưng mức sử dụng sẽ ảnh hưởng đến số tiền cuối cùng. Các ví dụ khác bao gồm:
Hiểu được những chi phí kết hợp này giúp bạn lập ngân sách chính xác hơn và lập kế hoạch cho những thay đổi theo mùa trong doanh nghiệp của mình. Ví dụ, chi phí phát sinh trong thời kỳ sản xuất cao điểm có thể bao gồm phí bảo trì thiết bị tiêu chuẩn và các khoản phí bổ sung dựa trên mức sử dụng, đòi hỏi phải chú ý cẩn thận đến các phần cố định và biến đổi khi dự báo chi phí.
Các doanh nghiệp cần xem xét các mô hình chi tiêu trong quá khứ và dự đoán nhu cầu trong tương lai để quản lý các chi phí hỗn hợp. Theo dõi các chi phí này theo thời gian có nghĩa là bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho các mùa bận rộn và các giai đoạn chậm hơn. Kiến thức này giúp bạn đưa ra quyết định chi tiêu thông minh hơn và giúp tránh các chi phí bất ngờ.
Chi phí trực tiếp là chi phí kinh doanh liên quan đến việc sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Những chi phí này bao gồm:
Chi phí gián tiếp hoặc chi phí chung hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh chung nhưng không liên quan đến các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Chi phí gián tiếp phổ biến bao gồm:
Khi so sánh chi phí trực tiếp và gián tiếp, bạn có thể định giá sản phẩm tốt hơn, cải thiện việc phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch tài chính, cũng như thực hiện các biện pháp kiểm soát chi phí.
Để định giá chính xác sản phẩm của mình, bạn sẽ xác định chi phí trực tiếp, đây là cơ sở cho chiến lược định giá của bạn. Sau đó, bạn phải đưa vào một phần chi phí gián tiếp thích hợp trên tất cả các sản phẩm hoặc dịch vụ để đảm bảo giá của bạn bao gồm tất cả các chi phí kinh doanh trong khi vẫn duy trì tính cạnh tranh trên thị trường.
Ngoài ra, việc theo dõi chi phí trực tiếp cho phép bạn xác định sản phẩm hoặc dịch vụ nào đòi hỏi nhiều nguồn lực nhất và điều chỉnh cho phù hợp.
Việc phân tách rõ ràng giữa chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý và kiểm soát chi phí. Chi phí trực tiếp – như nguyên vật liệu hay nhân công sản xuất – thường có thể giảm thông qua đàm phán với nhà cung cấp hoặc cải tiến quy trình. Trong khi đó, chi phí gián tiếp – như chi phí hành chính, văn phòng – thường đòi hỏi cải tổ quy trình nội bộ hoặc nâng cao hiệu quả tổ chức.
Việc phân tích thường xuyên các nhóm chi phí này sẽ giúp bạn nhận ra đâu là khu vực có thể tinh gọn chi phí mà vẫn duy trì hiệu quả hoạt động, từ đó mang lại tác động tài chính rõ rệt. Đồng thời, phân loại chi phí chính xác cũng hỗ trợ việc lập ngân sách và dự báo tài chính thực tế hơn, đặc biệt khi đánh giá lợi nhuận của sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí theo từng phân khúc, đảm bảo mọi khoản chi đều được phân bổ hợp lý trong kế hoạch tài chính dài hạn.
Trước tiên, bạn cần xác định toàn bộ nơi phát sinh và ghi nhận chi phí trong doanh nghiệp. Một báo cáo cơ cấu chi phí chuẩn không thể chỉ dựa vào dữ liệu từ kế toán. Bạn nên thu thập từ:
Không phải cứ lấy đủ dữ liệu là đủ, điều quan trọng là cập nhật kịp thời và thống nhất:
>>>>Lời khuyên: Luôn có danh mục chi phí chuẩn (cost category list) để rà soát xem có khoản nào thường bị bỏ sót không. Hay sử dụng phần mềm báo cáo quản trị để giản lược bớt bước này. Phần mềm báo cáo quản trị như B Canvas cung cấp API tích hợp sẵn với các hệ thống phổ biến tại Việt Nam như kế toán, CRM, ERP,HRM,. Giúp tổng hợp dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng.
Chi phí nên được chia theo nhóm trực tiếp – gián tiếp, cố định – biến đổi, và theo phòng ban, sản phẩm hoặc hoạt động. Cách phân loại này giúp người đọc báo cáo hiểu được khoản chi nào đang tạo giá trị, khoản nào cần kiểm soát chặt hơn.
Tùy vào đặc thù từng doanh nghiệp, bạn nên chọn cách phân loại linh hoạt – ví dụ doanh nghiệp sản xuất nên bóc tách chi phí theo từng công đoạn; doanh nghiệp dịch vụ thì cần theo dõi chi phí theo từng dự án.
>>>Phần mềm báo cáo quản trị tốt sẽ cho phép bạn thiết lập nhiều chiều phân loại, tự động gắn thẻ (tag) từng khoản chi phí theo tiêu chí bạn chọn, từ đó linh hoạt phân tích theo góc nhìn khác nhau.
Đầu tiên, bạn cần tính tỷ trọng (%) của từng nhóm chi phí so với tổng chi phí kỳ đó. Sau đó, Tiếp theo là so sánh tỷ trọng này giữa các kỳ: theo tháng, quý hoặc năm. Mục tiêu là phát hiện:
>>>Kinh nghiệm: Đừng chỉ nhìn số tiền tăng/giảm – hãy nhìn tỷ trọng trên tổng để thấy được sức nặng thật sự của từng khoản chi.
Không phải ai cũng có thời gian đọc bảng số liệu. Vì vậy, biểu đồ trực quan là trợ thủ đắc lực giúp bạn truyền đạt báo cáo:
>>>Lời khuyên: Dùng phần mềm báo cáo quản trị có tích hợp biểu đồ tự động sẽ tiết kiệm thời gian, và giúp người xem dễ “nắm ý” hơn chỉ trong vài giây. Như phần mềm báo cáo quản trị B Canvas cung cấp một thư viện component phong phú cho phép người dùng dễ dàng tạo và chia sẻ các dashboard trực quan, dễ dàng tuỳ chỉnh và kéo thả.
Sau khi phát hiện các khoản vượt ngân sách hoặc biến động lớn, bạn cần:
>>>Kinh nghiệm: Đừng chờ đến khi bị hỏi mới giải thích – hãy chủ động chèn ghi chú trong báo cáo những khoản chi khác biệt kèm lý do rõ ràng. Điều này giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp lãnh đạo dễ dàng ra quyết định hơn.
Phân tích cấu trúc chi phí là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu được chi phí của họ đến từ đâu và làm thế nào để giảm chi phí. Có một số bước chính để tiến hành phân tích báo cáo cơ cấu chi phí:
Có nhiều phương pháp khác nhau có thể được sử dụng để phân bổ chi phí vào các danh mục khác nhau. Một phương pháp phổ biến là sử dụng các trình điều khiển chi phí. Trình điều khiển chi phí là các yếu tố ảnh hưởng đến lượng tài nguyên cần thiết để sản xuất một hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ về trình điều khiển chi phí bao gồm số lượng đơn vị được sản xuất, lượng thời gian cần thiết để sản xuất mỗi đơn vị và mức độ lao động cần thiết.
Một phương pháp phổ biến khác để phân bổ chi phí là sử dụng một cơ sở, chẳng hạn như Cơ sở phân bổ, tức là phân bổ trên cơ sở khối lượng sản xuất, giá trị bán hàng, thời gian hoặc mức sử dụng vật liệu. Cơ sở phù hợp nhất sẽ phụ thuộc vào các trường hợp cụ thể và cần được xác định theo từng trường hợp cụ thể.
Sau khi cơ sở phân bổ đã được xác định, bước tiếp theo là phân bổ chi phí vào các danh mục khác nhau. Ví dụ, nếu sử dụng cơ sở khối lượng sản xuất, thì chi phí có thể được phân bổ vào các danh mục như vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Phương pháp cụ thể được sử dụng để phân bổ chi phí sẽ lại phụ thuộc vào các trường hợp cụ thể và sẽ cần được xác định theo từng trường hợp cụ thể.
Nhìn chung, điều quan trọng cần nhớ là mục tiêu là phân bổ chi phí theo cách phản ánh chính xác các nguồn lực đang được sử dụng. Phương pháp hoặc các phương pháp cụ thể được sử dụng sẽ cần phải được điều chỉnh cho phù hợp với tình huống cụ thể để đạt được mục tiêu này.
Ví dụ, yếu tố thúc đẩy chi phí vật liệu có thể là lượng nguyên liệu thô được sử dụng.
Có nhiều cách để tiếp cận việc phân bổ chi phí cho các trình điều khiển khác nhau. Một số phương pháp phổ biến hơn bao gồm:
Không có cách duy nhất đúng để phân bổ chi phí cho các trình điều khiển khác nhau. Cách tiếp cận được sử dụng sẽ phụ thuộc vào tình huống cụ thể và thông tin có sẵn. Mục tiêu là tạo ra sự phân bổ công bằng và chính xác có thể được sử dụng để đưa ra quyết định về việc sử dụng tài nguyên.
Trình điều khiển chi phí là nguyên nhân gốc rễ của sự thay đổi về chi phí của một hàng hóa hoặc dịch vụ. Điều quan trọng là phải phân tích cơ sở của các trình điều khiển chi phí để hiểu được tác động của chúng đối với chi phí. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xem xét mối quan hệ giữa các trình điều khiển chi phí và các yếu tố chi phí.
Ví dụ, nếu khối lượng đầu ra tăng, thì điều này thường sẽ dẫn đến sự gia tăng chi phí vật liệu. Bằng cách hiểu các mối quan hệ này, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định tốt hơn về cách kiểm soát chi phí.
Có nhiều cách để phân tích cơ sở của các yếu tố chi phí. Một phương pháp phổ biến là xem xét mối quan hệ giữa các yếu tố chi phí và các yếu tố chi phí. Ví dụ, nếu khối lượng đầu ra tăng, thì điều này thường sẽ dẫn đến việc tăng chi phí vật liệu. Bằng cách hiểu các mối quan hệ này, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định tốt hơn về cách kiểm soát chi phí.
Một cách khác để phân tích các yếu tố chi phí là sử dụng các công cụ thống kê như phân tích hồi quy. Điều này có thể giúp xác định các yếu tố nào có tác động lớn nhất đến chi phí. Cuối cùng, ban quản lý cũng có thể sử dụng kinh nghiệm và trực giác của mình để hiểu cơ sở của các yếu tố chi phí. Bằng cách tính đến tất cả các yếu tố này, họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt về cách quản lý chi phí.
Có một số cách chính để giảm chi phí trong mỗi loại chi phí. Phân bổ nguồn lực là động lực chính của chi phí, do đó, việc giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực là rất quan trọng. Một cơ sở khác để giảm chi phí là thông qua việc sử dụng công nghệ và tự động hóa; bằng cách đầu tư vào các công cụ và quy trình hợp lý hóa quy trình làm việc, các tổ chức có thể loại bỏ các bước không cần thiết và tiết kiệm thời gian (và tiền bạc).
Cuối cùng, có thể tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô để giảm chi phí đơn vị bằng cách tăng khối lượng sản xuất. Bằng cách sản xuất nhiều đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ hơn, chi phí cố định được phân bổ cho nhiều đơn vị hơn, dẫn đến chi phí đơn vị thấp hơn. Đây chỉ là một vài ví dụ – còn nhiều cách khác để giảm chi phí tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của tổ chức và cấu trúc chi phí của tổ chức đó.
Chi phí nhân sự bao gồm tổng số tiền lương trả cho người lao động, các phúc lợi, chi phí tuyển dụng, đào tạo, và thuế lương do người sử dụng lao động chịu. Những chi phí này được phân loại thành chi phí trực tiếp và gián tiếp (chi phí chung).
Đối với chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý, một trong những trách nhiệm quan trọng là đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững, với doanh thu đủ lớn để không chỉ bù đắp chi phí nhân sự mà còn nhiều chi phí khác.
Mẫu báo cáo cơ cấu chi phí nhân sự
Trong báo cáo chi phí, chi phí marketing là các khoản chi tiêu trực tiếp liên quan đến việc bán sản phẩm, dịch vụ hoặc xây dựng thương hiệu. Những khoản chi này có thể bao gồm tài liệu quảng cáo in ấn, quảng cáo trên báo chí, lương của đội ngũ marketing và chi phí cho quảng cáo trên các nền tảng như Facebook…
Mẫu báo cáo chi phí marketing tính theo lợi thế quy mô
Mẫu báo cáo chi phí marketing
Trong báo cáo cơ cấu chi phí, bao gồm chi phí mặt bằng và chi phí khấu hao, đây là những khoản chi phí cố định, thường có xu hướng giảm theo từng đơn vị doanh thu khi quy mô kinh doanh mở rộng (hiệu quả theo quy mô).
Tuy nhiên, khi doanh thu giảm, các khoản chi này sẽ ảnh hưởng sâu đến lợi nhuận, làm giảm khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
>>>Xem thêm: Báo cáo sales: Mẫu và các loại báo cáo giúp doanh nghiệp xác định điểm nghẽn, tăng tốc bán hàng
Xây dựng báo cáo doanh thu hiệu quả với 4 bước kết hợp kết hợp giải pháp công nghệ quản trị hiện đại
Mẫu báo cáo chi phí mới nhất và cách lập báo cáo hiệu quả
B-Canvas mang đến giải pháp báo cáo cơ cấu chi phí toàn diện từ thu thập dữ liệu thông minh, làm sạch và chuẩn hóa tự động, đến phân tích với BI và AI.
Hệ thống Dashboard tương tác với tính năng Drill-down cho phép khai thác chi tiết dữ liệu chi phí đến từng giao dịch, hỗ trợ quyết định nhanh chóng và chính xác. Cùng với phân quyền chi tiết, B-Canvas biến báo cáo chi phí thành công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tối đa hiệu quả dữ liệu báo cáo, tạo dữ liệu giá trị cho doanh nghiệp.
Cùng với nhiều tính năng ưu việt khác, tiết kiệm đến 90% thời gian cho các nhà làm báo cáo quản trị.
Sau một năm bán hàng phá kỷ lục, một công ty có trụ sở tại Tennessee chuyên về chế tạo kim loại giúp cải thiện hoạt động và quy trình của các nhà kho quy mô lớn, đã không thấy công sức bỏ ra của mình mang lại lợi nhuận đáng kể.
Mặc dù có một năm bán hàng phá kỷ lục, chi phí cố định và sở hữu tòa nhà của họ, khách hàng vẫn không có lãi. Sau khi xem xét kỹ lưỡng cấu trúc chi phí của khách hàng, nhóm Dịch vụ đảm bảo tài chính của công ty nhận thấy rằng mặc dù khách hàng đã tích hợp các khoản tăng giá trong chi phí vật liệu, thầu phụ và thiết bị cho thuê, nhưng họ không tăng giá chi phí lao động để đảm bảo biên lợi nhuận.
Do phần lớn doanh nghiệp của họ gắn liền với dịch vụ lao động của họ và không có mức tăng giá cố định nào đối với chi phí lao động, về cơ bản khách hàng đã hòa vốn. Khách hàng đã tính phí lao động ở mức giá bỏ qua một lượng lợi nhuận tiềm năng đáng kể.
Để tạo ra lợi nhuận hợp lý, khách hàng cần cân nhắc đến việc tăng đáng kể chi phí lao động theo giờ của họ. Các khoản tăng trước đây đối với chi phí lao động của khách hàng là rất nhỏ và chỉ bù đắp được chi phí của họ.
Dựa trên đánh giá kỹ lưỡng khi ứng dụng phần mềm báo cáo quản trị, nhóm đã quay lại bảng vẽ và phát triển một mô hình cấu trúc chi phí độc quyền mới chứa tất cả thông tin tài chính của khách hàng trong khi cho phép báo cáo bảng điều khiển tùy chỉnh và nhiều chế độ xem tài chính của họ.
Vì mô hình được thiết kế trực quan nên nó cho phép khách hàng có cơ hội cắm và chạy với các biến điểm dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như chi phí tăng và lợi nhuận mong muốn, sau đó xem các tính toán đã điều chỉnh này cho phù hợp và theo những cách có ý nghĩa hơn.
Công cụ độc quyền này cho phép nhóm tài chính của khách hàng hiểu rõ hơn về cách cấu trúc chi phí và các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp của họ ảnh hưởng đến doanh thu.
Sau khi triển khai mô hình cơ sở chi phí mới phát triển và đề xuất, họ đã có thể tăng chi phí lao động ít nhất 20% mỗi giờ và chuyển từ mức hòa vốn trên báo cáo thu nhập sang mức dự kiến thu nhập ròng trên 1 triệu đô la.
Việc công ty phát triển một cơ cấu chi phí mới dựa trên phần mềm báo cáo quản trị đã tạo nên bước ngoặt hoàn toàn giúp khách hàng dự báo tốt hơn, tăng lợi nhuận và tái đầu tư vào công ty và nhân viên của họ.
Trong vai trò người lập và phân tích báo cáo quản trị, tôi nhận thấy báo cáo cơ cấu chi phí không đơn thuần là bản liệt kê chi phí – nó là bản đồ chỉ đường giúp doanh nghiệp tối ưu hoá lợi nhuận trong dài hạn. Cốt lõi ở đây là hiểu rõ cấu trúc chi phí: tỷ trọng giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi, từ đó đưa ra quyết định chính xác về đầu tư, định giá và kiểm soát vận hành.
Một doanh nghiệp không thể cắt giảm chi phí bằng mọi giá, nhưng có thể phân tích cơ cấu chi phí để loại bỏ những khoản không tạo giá trị – đặc biệt là chi phí không gắn với hoạt động cốt lõi. Việc theo dõi xu hướng chi phí qua các kỳ, thông qua báo cáo cơ cấu chi phí, giúp chúng ta nhận diện sớm các dấu hiệu “phình to” không kiểm soát – điều rất thường thấy ở các doanh nghiệp đang tăng trưởng nóng.
Bên cạnh đó, phân bổ chi phí chính xác cũng là yếu tố sống còn. Nếu chi phí bị gán sai đối tượng – chẳng hạn, chi phí marketing chung bị dồn hết vào một dòng sản phẩm – thì các quyết định sau đó như định giá, đầu tư, hay thậm chí loại bỏ sản phẩm có thể dẫn đến sai lầm. Báo cáo cơ cấu chi phí chất lượng luôn đi kèm với hệ thống phân bổ hợp lý, được thiết kế rõ ràng theo trung tâm chi phí, đơn vị kinh doanh, hoặc theo mức độ tiêu hao tài nguyên.
Nhờ vào việc tính toán đúng chi phí theo đơn vị, chúng ta không chỉ biết được dòng sản phẩm nào đang “gồng gánh” toàn bộ lợi nhuận, mà còn phát hiện ra đâu là “khoản lỗ ẩn” mà doanh nghiệp vô tình duy trì suốt thời gian dài. Đây chính là nền tảng để ra quyết định chiến lược như tinh gọn danh mục sản phẩm, tái phân bổ nguồn lực, hay tái cấu trúc mô hình vận hành.
Nhà sản xuất (Đòn bẩy hoạt động cao): Nhà sản xuất có cơ cấu chi phí chủ yếu bao gồm chi phí cố định sẽ chịu ảnh hưởng từ thu nhập không ổn định và có thể cần phải vay vốn từ các ngân hàng và tổ chức cho vay bên ngoài để vượt qua giai đoạn suy thoái.
Công ty tư vấn (Đòn bẩy hoạt động thấp) : Vì cấu trúc chi phí chủ yếu bao gồm chi phí biến đổi gắn liền với sản lượng, nên rủi ro từ khối lượng sản xuất giảm có thể được giảm thiểu bằng cách chịu ít chi phí hơn để giảm bớt áp lực cho công ty. Tóm lại, công ty tư vấn có nhiều “đòn bẩy” hơn để hỗ trợ biên lợi nhuận và duy trì hoạt động, trái ngược với nhà sản xuất.
Nói cách khác, báo cáo cơ cấu chi phí không chỉ là dữ liệu kế toán – đó là công cụ chiến lược, là hệ thống radar để nhà quản trị nhìn thấy và can thiệp sớm vào điểm nghẽn lợi nhuận.
Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán và chuyển đổi số, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp TacaSoft cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
TacaSoft,
