Ví dụ về Benchmarking cho thấy rõ cách các doanh nghiệp có thể bứt phá nhờ học hỏi từ những người dẫn đầu trong ngành.
Một ví dụ về Benchmarking tiêu biểu là câu chuyện của Toyota vào giữa thế kỷ 20. Khi đó, Toyota chỉ là một nhà sản xuất ô tô nhỏ tại Nhật Bản, phải cạnh tranh với hai “ông lớn” là Ford và General Motors. Để cải thiện năng lực sản xuất, họ đã bắt đầu thực hiện Benchmarking một cách bài bản và chiến lược. Toyota cử các kỹ sư sang Mỹ để nghiên cứu trực tiếp quy trình lắp ráp tại các nhà máy của Ford. Họ quan sát từng bước vận hành, ghi nhận cách Ford kiểm soát chất lượng, tối ưu dây chuyền và quản lý hiệu suất sản xuất. Tuy nhiên, Toyota không chỉ đơn thuần sao chép mô hình của Ford—họ tinh chỉnh, cải tiến và tích hợp những điểm mạnh này vào hệ thống của riêng mình, từ đó hình thành Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System), một chuẩn mực sản xuất nổi tiếng toàn cầu. Kết quả là Toyota không chỉ bắt kịp, mà còn vượt qua những doanh nghiệp từng là hình mẫu của họ.
Câu chuyện này thể hiện sức mạnh của Benchmarking: khi doanh nghiệp dám đặt mình vào vị thế học hỏi, đối chiếu với những chuẩn mực cao nhất và chủ động áp dụng phương pháp tiên tiến, họ mở ra con đường tăng trưởng bền vững và lâu dài.
Bài viết này sẽ tiếp tục phân tích nhiều ví dụ về Benchmarking khác, đồng thời chỉ ra cách bạn có thể vận dụng tư duy và phương pháp này để nâng cao hiệu suất, đổi mới quy trình và đưa tổ chức của mình tiến gần hơn đến nhóm dẫn đầu trong ngành. Khi bạn Benchmarking với những người giỏi nhất, khả năng thành công của bạn luôn được nhân lên nhiều lần.
Benchmarking bên ngoài xuất hiện trong hầu hết mọi ngành vì đây là cách trực tiếp nhất để đánh giá vị thế của doanh nghiệp so với thị trường. Các ví dụ về benchmarking thường cho thấy khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại của doanh nghiệp và hiệu suất của đối thủ, từ đó xác định rõ những lĩnh vực cần tối ưu.
Khi triển khai benchmarking bên ngoài, doanh nghiệp sẽ bắt đầu bằng việc xác định những mảng hoạt động có thể mang lại lợi ích lớn nhất nếu được cải tiến. Họ lựa chọn các chỉ số cốt lõi cần đo lường, xác định nhóm đối thủ để tiến hành đối chiếu, sau đó thu thập dữ liệu liên quan. Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp phân tích sự khác biệt, nhận diện cơ hội và tiến hành các chiến lược cải thiện phù hợp.
Các chỉ số được sử dụng để benchmarking rất đa dạng, trải rộng trên mọi phòng ban: nhân sự (HR), dịch vụ khách hàng, vận hành, tài chính… Mỗi bộ phận lại có cách tiếp cận benchmarking khác nhau. Chẳng hạn, HR thường dùng benchmarking để nâng cao năng lực cạnh tranh trong thu hút và giữ chân nhân tài. Trong khi đó, các bộ phận dịch vụ khách hàng hoặc tổng đài dùng benchmarking như một tiêu chuẩn bắt buộc để duy trì hiệu quả và đáp ứng kỳ vọng của thị trường.
Trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, outsourcing (thuê ngoài) là một thông lệ phổ biến. Ở đây, các ví dụ về benchmarking thường xoay quanh các chỉ số vận hành của tổng đài như:
– Thời lượng cuộc gọi trung bình
– Tốc độ trả lời
– Thời gian xử lý trung bình
– Tỷ lệ giải quyết trong cuộc gọi đầu tiên (FCR)
– Thời gian kết thúc cuộc gọi
– Tỷ lệ bỏ cuộc
– Thời gian chờ trung bình
– Mức độ hài lòng của khách hàng và tư vấn viên
Những chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá tính hiệu quả, chất lượng dịch vụ và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng theo chuẩn ngành.
Trong chăm sóc sức khỏe, các ví dụ về benchmarking tập trung nhiều vào thời gian chờ khám, nhưng tiêu chuẩn giữa các loại bệnh viện, phòng khám hay mô hình chăm sóc y tế có thể rất khác nhau. Mặc dù vậy, hầu hết các tổ chức y tế đều ứng dụng chu trình PDSA (Plan – Do – Study – Act) để cải tiến quy trình dựa trên kết quả benchmarking.
Trong lĩnh vực nhân sự, benchmarking giữ vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu suất và duy trì lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh chi phí nhân sự, các tổ chức còn benchmarking các yếu tố như:
– Cơ cấu lương thưởng
– Năng suất làm việc
– Tỷ lệ nghỉ việc và vắng mặt
– Chế độ đãi ngộ
– Nghỉ phép có lương
– Trình độ đội ngũ nhân sự
– Mức độ gắn kết của nhân viên
– Cơ cấu tổ chức
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, tăng hiệu quả quản lý và tối đa hóa ROI từ nguồn lực con người.
Các chỉ số được doanh nghiệp sử dụng để thực hiện benchmarking cạnh tranh thay đổi tùy theo đặc thù từng ngành. Một số hiệp hội ngành nghề có thể cung cấp dữ liệu hiệu suất cơ bản, nhưng trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần hợp tác với các công ty chuyên cung cấp dịch vụ benchmarking. Những đơn vị tư vấn này sở hữu kỹ năng nghiên cứu chuyên sâu, thu thập dữ liệu toàn diện và xây dựng báo cáo benchmarking chính xác dựa trên toàn bộ thông tin có sẵn.
Hệ thống chỉ số và KPI sử dụng cho các ví dụ về Benchmarking cạnh tranh thường bao phủ toàn bộ vòng đời phát triển của doanh nghiệp, từ giai đoạn cơ bản đến giai đoạn chuyển đổi. Dựa trên “phổ” này, doanh nghiệp có thể xác định vị thế hiện tại cũng như các chiến lược cải thiện phù hợp:
Cấp độ Cơ bản:
Các dữ liệu tại mức này thường phản ánh một chức năng kinh doanh mới hình thành hoặc một vấn đề đã được nhận diện rõ ràng. Đây là khu vực doanh nghiệp cần ưu tiên cải tiến đầu tiên.
Cấp độ Cạnh tranh:
Ở mức này, doanh nghiệp đã có năng lực hoạt động nhất định nhưng vẫn tồn tại khoảng trống để tối ưu. Benchmarking giúp xác định các điểm nghẽn và đề xuất thay đổi nhằm nâng cao hiệu suất cạnh tranh.
Cấp độ Tốt nhất trong Ngành:
Doanh nghiệp đạt mức này đã vượt qua hiệu suất trung bình ngành. Tuy nhiên, để đạt đến mức độ chuyển đổi, họ cần tiếp tục đầu tư vào cải tiến liên tục và duy trì sự tập trung chiến lược.
Cấp độ Chuyển đổi:
Đây là mức hiệu suất cao nhất, phản ánh doanh nghiệp đang vận hành xuất sắc. Mục tiêu quan trọng nhất lúc này là duy trì sự vượt trội ổn định và tiếp tục tối ưu hóa.
Ví dụ về Benchmarking Cạnh tranh trong Bán lẻ
Ví dụ về Benchmarking cạnh tranh trong bán lẻ mà doanh nghiệp có thể quan tâm
Ngành bán lẻ nổi tiếng với mức độ cạnh tranh gay gắt. Do đó, việc áp dụng benchmarking là yếu tố bắt buộc để đánh giá sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong các ví dụ về Benchmarking hay gặp, các nhà bán lẻ thường sử dụng các chỉ số như:
– Doanh số trên diện tích m2
– Biên lợi nhuận gộp
– Vòng quay hàng tồn kho
– Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng
– Chi phí marketing
– Chi phí kho bãi trên doanh thu
– Mức độ hài lòng của khách hàng
Trước khi thương mại điện tử phát triển mạnh, doanh số trên mỗi m2 từng là “chuẩn vàng” của ngành. Tuy nhiên, sự bùng nổ của bán hàng online khiến chi phí marketing trở thành chỉ số quan trọng hơn, bởi doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng chi quá nhiều để thu hút khách hàng dẫn đến lợi nhuận bị bào mòn.
Bên cạnh đó, các mô hình vận hành như hàng tồn kho đúng lúc (JIT) khiến chỉ số chi phí kho bãi trên doanh thu trở thành một công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động và so sánh với đối thủ cạnh tranh.
Ví dụ về Benchmarking Cạnh tranh trong Sản xuất
Ví dụ về Benchmarking cạnh tranh tiêu biểu trong ngành sản xuất
Ngành sản xuất phụ thuộc vào hàng loạt quy trình liên kết chặt chẽ trong chuỗi cung ứng. Khi xem các ví dụ về Benchmarking, các nhà sản xuất buộc phải quan tâm những chỉ số quan trọng như:
– Thời gian chu kỳ sản xuất
– Thời gian giao hàng
– Thời gian chu kỳ đặt hàng
– Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho
– Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng
– Tăng trưởng doanh thu
– Số ngày thu tiền (DSO)
– Thời gian đóng sổ
– Khả năng phản hồi dịch vụ khách hàng
Việc benchmarking các chỉ số này với thị trường giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình, đáp ứng tiêu chuẩn ngành và tăng khả năng giữ chân khách hàng, đặc biệt trong một môi trường cạnh tranh khắt khe như sản xuất.
Ví dụ về Benchmarking Cạnh tranh trong Phân phối Bán buôn
Một số chỉ tiêu cần quan tâm trong các ví dụ về Benchmarking cạnh tranh trong lĩnh vực phân phối bán buôn
Các nhà phân phối bán buôn thường đối mặt với quy trình phức tạp, dễ phát sinh lỗi và chịu sự cạnh tranh mạnh mẽ từ thị trường toàn cầu. Vì vậy, benchmarking đóng vai trò quan trọng trong việc giúp họ duy trì hiệu quả vận hành. Các chỉ số thường thấy trong các ví dụ về Benchmarking gồm:
– Thời gian phản hồi yêu cầu khách hàng
– Tăng trưởng doanh thu
– Biên lợi nhuận gộp
– Vòng quay hàng tồn kho
– Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng
– Thời gian đóng sổ
Dịch vụ khách hàng hiện trở thành yếu tố then chốt giúp các nhà phân phối tạo sự khác biệt. Khả năng phản hồi nhanh, quản lý tồn kho tối ưu và hoàn thành đơn hàng đúng hạn là các tiêu chuẩn giúp họ giữ chân khách hàng trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Các nhóm quản lý cấp cao thường sử dụng các chỉ số tài chính và vận hành như trong các ví dụ về benchmarking chiến lược để nhận diện điểm yếu, cơ hội và khoảng cách hiệu suất so với thị trường. Benchmarking chiến lược tập trung vào việc đối chiếu doanh nghiệp với những đối thủ dẫn đầu ngành – những “best-in-class”. Việc phân tích cách các doanh nghiệp hàng đầu đạt được thành công giúp nhà quản lý xác định rõ những điều chỉnh cần thực hiện trong chiến lược, mô hình vận hành hoặc cấu trúc chi phí nhằm đưa doanh nghiệp tiến gần hoặc vượt qua tiêu chuẩn của ngành.
Ví dụ về Benchmarking Chiến lược trong Ngành Thực phẩm và Đồ uống
Ví dụ về Benchmarking chiến lược với các chỉ số quan trọng trong ngành thực phẩm đồ uống
Trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống (F&B), các lãnh đạo doanh nghiệp thường theo dõi các chỉ số như chi phí phân phối, hiệu suất thương mại điện tử hay thời gian bán hàng. Benchmarking các chỉ số này với đối thủ giúp họ đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Những chỉ số phổ biến trong các ví dụ về benchmarking chiến lược của ngành F&B thường thấy bao gồm:
– Chi phí phân phối trên Doanh thu
– Thời gian chu kỳ sản xuất
– Thời gian ngừng hoạt động của máy móc
– Hiệu suất vận hành dây chuyền
Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc chi phí, mức độ sử dụng tài sản và mức độ hiệu quả của quy trình sản xuất so với tiêu chuẩn ngành. Từ đó, lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhằm tối ưu chi phí, cải thiện năng suất và tăng khả năng cạnh tranh.
Ví dụ về Benchmarking Chiến lược của Công ty Phần mềm
Công ty phần mềm và ví dụ về Benchmarking chiến lược của họ
Sự chuyển dịch từ mô hình phần mềm cài đặt tại chỗ sang Software-as-a-Service (SaaS) tạo ra áp lực lớn đối với các công ty công nghệ trong việc duy trì doanh thu định kỳ ổn định. Mặc dù dòng doanh thu SaaS mang tính dự đoán cao hơn nhờ hợp đồng định kỳ, doanh nghiệp vẫn cần benchmarking để đảm bảo hiệu suất vận hành phù hợp với tiêu chuẩn ngành.
Các chỉ số chiến lược quan trọng mà các công ty phần mềm thường thấy trong các ví dụ về benchmarking gồm có:
– Tốc độ tăng trưởng doanh thu
– Tỷ lệ gia hạn khách hàng (renewal rate)
– Số ngày thu tiền (DSO)
– Tỷ lệ sử dụng hóa đơn
– Thời gian hoàn tất một giao dịch bán hàng
– Hiệu quả quy trình thu hồi công nợ
Dòng tiền là yếu tố sống còn của các doanh nghiệp SaaS. Vì vậy, việc benchmarking các chỉ số tài chính – đặc biệt là công nợ và thu hồi nợ – giúp họ duy trì sức khỏe tài chính tốt, mở rộng đầu tư và tăng trưởng bền vững.
Ngoài ra, nhiều KPI quan trọng của ngành phần mềm còn hướng đến mục tiêu cải thiện trải nghiệm đăng ký, rút ngắn chu kỳ bán hàng và tăng tỷ lệ gia hạn, từ đó mở ra nhiều cơ hội mở rộng quy mô khách hàng.
Benchmarking nội bộ là phương pháp giúp doanh nghiệp so sánh hiệu suất giữa các bộ phận, chi nhánh hoặc nhóm vận hành trong cùng một tổ chức. Phương pháp này phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, nhưng đặc biệt mang lại giá trị lớn cho các tập đoàn lớn hoặc những công ty có nhiều đơn vị vận hành phân tán. Nhờ sự hỗ trợ của các hệ thống kinh doanh tích hợp, quá trình thu thập dữ liệu, phân tích và đối chiếu giữa các đơn vị trở nên đơn giản, nhất quán và minh bạch hơn.
Trong thực tế với một số ví dụ về Benchmarking nội bộ, một nhà sản xuất quy mô lớn có thể sử dụng hệ thống phần mềm tích hợp để thực hiện benchmarking toàn diện trên tất cả kho hàng hoặc dây chuyền sản xuất. Chẳng hạn, ví dụ về benchmarking nội bộ điển hình là Baylis & Harding. Họ đã tận dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp đám mây NetSuite để cung cấp cho các cấp quản lý quyền truy cập trực tiếp vào dữ liệu nội bộ theo thời gian thực. Nhờ hệ thống này, các nhà lãnh đạo dễ dàng đánh giá hiệu suất từng bộ phận, xác định khu vực cần cải thiện và thiết lập KPI nội bộ rõ ràng. Các kết quả benchmarking cũng được chia sẻ với các bên liên quan để đảm bảo các mục tiêu cải tiến được thực hiện đồng bộ.
Tương tự, với một ví dụ về benchmarking phổ biến khác là chuỗi nhà hàng Chipotle – với hơn 2.400 địa điểm trên toàn cầu – sử dụng dữ liệu thu thập từ toàn bộ hệ thống để triển khai benchmarking nội bộ. Việc hội tụ toàn bộ dữ liệu quan trọng vào một bảng điều khiển duy nhất giúp lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá chính xác mức độ hiệu quả vận hành của từng chi nhánh. Từ đó, họ dễ dàng xây dựng các tiêu chuẩn nội bộ, xác định phương pháp tối ưu và áp dụng những mô hình hoạt động hiệu quả nhất trên toàn hệ thống, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và cải thiện biên lợi nhuận.
Xerox: Bước ngoặt làm nên nền tảng của Benchmarking hiện đại
Việc áp dụng benchmarking tại Xerox thường được xem như một trong những ví dụ về Benchmarking kinh điển, đặt nền móng cho cách tiếp cận benchmarking hiện đại. Vào thập niên 1970, Xerox thống trị thị trường máy photocopy toàn cầu. Tuy nhiên, sự trỗi dậy mạnh mẽ của các nhà sản xuất Nhật Bản đã làm thay đổi cục diện: họ cung cấp sản phẩm chất lượng cao hơn, giá rẻ hơn và mang lại lợi nhuận lớn hơn, khiến Xerox rơi vào thế bị đe dọa nghiêm trọng.
Nhận thức được nguy cơ mất vị thế, Xerox bắt đầu triển khai một chương trình benchmarking toàn diện với mục tiêu trọng tâm: giảm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất. Qua quá trình nghiên cứu đối thủ, Xerox phát hiện hàng loạt điểm yếu của mình: thời gian phát triển sản phẩm dài gấp đôi, nguồn nhân lực sử dụng cho cùng một khối lượng công việc nhiều gấp 5 lần, thời gian thay đổi thiết kế chậm gấp 4 lần và chi phí thiết kế cao gấp 3 lần đối thủ Nhật Bản.
Để khắc phục, Xerox đã xây dựng một quy trình benchmarking chuyên sâu gồm 12 bước, trải qua 5 giai đoạn, hướng đến việc học tập các “điểm chuẩn tốt nhất” từ nhiều doanh nghiệp hàng đầu ở từng lĩnh vực. Một ví dụ nổi bật là việc Xerox học hỏi hệ thống vận hành và quản lý tồn kho của LL.Bean – nhà bán lẻ đồ thể thao nổi tiếng với mô hình quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả bậc nhất thời điểm đó.
Nhờ quá trình benchmarking bài bản, xuyên suốt và mang tính cải tiến liên tục này, Xerox đã không chỉ bắt kịp đối thủ mà còn thiết lập lại chuẩn mực mới trong ngành. Thành công được ghi nhận bằng Giải thưởng Chất lượng Malcolm Baldrige, minh chứng cho sự chuyển mình ngoạn mục của công ty và là một ví dụ về benchmarking điển hình với nhiều nhà phân tích và doanh nghiệp
Short: Ví dụ về Benchmarking chiến lược trong quá trình tư hữu hóa
Năm 1989, Short là ví dụ về Benchmarking điển hình khi đã sử dụng phương pháp so sánh này như công cụ trọng yếu để dẫn dắt quá trình tư hữu hóa của doanh nghiệp. Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định tái cấu trúc lớn nào, Short tiến hành nghiên cứu các trường hợp tư hữu hóa thành công trên thị trường, phân tích ưu – nhược điểm của từng chiến lược, từ đó xác định hướng đi tối ưu cho mô hình hoạt động của công ty.
Short bắt đầu bằng việc đánh giá nội bộ thông qua các công cụ quản lý đơn giản nhưng hiệu quả như lưu đồ quy trình, phân tích vận hành và rà soát quy trình hiện hữu. Việc này giúp toàn bộ tổ chức hiểu rõ những điểm nghẽn trong hệ thống, xác định rõ đâu là khu vực cần cải tiến.
Sau khi hoàn thiện bước đánh giá nội bộ, Short chuyển sang benchmarking bên ngoài, chọn học hỏi từ các doanh nghiệp đạt thành tích xuất sắc trong những lĩnh vực mà họ muốn cải thiện. Điểm đặc biệt trong cách tiếp cận của Short là họ không sử dụng benchmarking đối thủ cạnh tranh, bởi theo nhận định của họ, 95% thực tiễn tốt nhất có thể học hỏi đến từ các ngành nghề khác, giúp công ty có góc nhìn rộng mở và giảm bớt sự bị động trước đối thủ trực diện.
Short cũng áp dụng quy trình tương tự như ví dụ về benchmarking của Xerox, nhưng tập trung mạnh hơn vào giai đoạn lập kế hoạch và phân tích chiến lược, đảm bảo mọi thay đổi đều mang tính khả thi và có tác động trực tiếp đến kết quả tái cấu trúc.
Thành công của Short đến từ sự kết hợp giữa đào tạo nội bộ, tư duy phân tích hệ thống và cam kết cải tiến liên tục. Nhờ đó, benchmarking đã trở thành một công cụ chiến lược cốt lõi giúp công ty chuyển đổi mô hình hoạt động và kiến tạo nền tảng phát triển bền vững.
Các phương pháp Benchmarking luôn dựa trên hệ thống dữ liệu, chỉ số đo lường và các mô hình phân tích cụ thể. Khi thực hiện thủ công, quá trình này không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót, gây ảnh hưởng đến độ chính xác của kết quả. Đây chính là lý do doanh nghiệp cần đến một nền tảng hỗ trợ mạnh mẽ như B-Canvas để tự động hóa và tối ưu toàn bộ quy trình như các ví dụ về benchmarking ở trên.
B-Canvas cung cấp một hệ sinh thái gồm mẫu KPI, mục tiêu (OKRs) và bảng điều khiển dữ liệu trực quan, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, so sánh và đánh giá hiệu suất giữa các bộ phận, quy trình hoặc giai đoạn hoạt động. Nền tảng cho phép bạn thiết lập các tiêu chuẩn nội bộ, đối chiếu với dữ liệu tham chiếu và triển khai Benchmarking một cách nhất quán, chính xác.
Không chỉ dừng lại ở việc thu thập số liệu, B-Canvas còn giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình Benchmarking, từ tổng hợp dữ liệu, phân tích xu hướng cho đến xuất báo cáo. Tính năng Chat View tích hợp giúp bạn chia sẻ kết quả nhanh chóng cho nhóm, lãnh đạo và các bên liên quan, đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin kịp thời và có cơ sở ra quyết định.
Với B-Canvas, doanh nghiệp có thể triển khai Benchmarking hiệu quả, liên tục cải tiến mô hình vận hành và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Bắt đầu sử dụng B-Canvas ngay hôm nay để tối ưu hiệu suất và hỗ trợ chiến lược tăng trưởng dài hạn của bạn.
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI
Đăng ký trải nghiệm BCanvas ngay hôm nay dành riêng cho mô hình kinh doanh của bạn!
Nhận tư vấn toàn bộ tính năng phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn với sự tư vấn, đồng hành từ đội ngũ chuyên gia chuyên môn sâu.
