Benchmarking là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ thế nào là “thành công” trong bối cảnh cạnh tranh hiện đại.
Trong khi khái niệm thành công thường mang tính trừu tượng và khác nhau giữa mỗi cá nhân hay mỗi tổ chức, việc định nghĩa và đo lường nó lại vô cùng cần thiết, đặc biệt khi bạn đang quản lý một đội nhóm, điều hành dự án hoặc phát triển doanh nghiệp. Nếu không có tiêu chuẩn rõ ràng, rất khó để xác định liệu doanh nghiệp đang đi đúng hướng hay đạt được kỳ vọng đặt ra.
Chính vì vậy, đây chính là phương pháp cốt lõi giúp tạo ra các tiêu chuẩn thành công mang tính hệ thống và đáng tin cậy. Thông qua phương pháp này, doanh nghiệp sử dụng dữ liệu từ đối thủ cạnh tranh, chuẩn ngành và cả những phân tích nội bộ để thiết lập các điểm tham chiếu rõ ràng. Những điểm tham chiếu này giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất một cách khách quan, nhận diện khoảng cách cần cải thiện và xây dựng chiến lược tối ưu hóa liên tục. Hãy cùng bài viết dưới đây tìm hiểu chi tiết hơn về phương pháp này.
Trong quản lý hiệu suất và cải tiến quy trình, có các loại Benchmarking phổ biến như nội bộ, cạnh tranh, chiến lược,… Loại phương pháp bạn lựa chọn sẽ phụ thuộc vào những gì bạn muốn đo lường và mục tiêu mà bạn muốn đạt được.
Danh sách các tiêu chí quan trọng khi xem xét Benchmarking nội bộ
Đối với những người mới bắt đầu, Benchmarking nội bộ là lựa chọn dễ tiếp cận nhất. Tương tự như các phương pháp quản lý dự án khác, loại phương pháp này tận dụng kiến thức và dữ liệu sẵn có trong tổ chức để trả lời các câu hỏi về hiệu quả và năng suất. Vì thông tin được thu thập từ bên trong công ty, bạn hoàn toàn kiểm soát quá trình này và có thể nhanh chóng áp dụng kết quả vào thực tiễn.
Để thực hiện loại phương pháp này, bạn có thể xem xét các chỉ số hiệu suất kinh doanh từ các phòng ban, nhóm khác hoặc các dự án trước đây. Mục tiêu là xác định những quy trình hiệu quả và phương pháp hay nhất mà bạn có thể áp dụng hoặc chuẩn hóa cho công việc hiện tại.
Một số cách thu thập thông tin nội bộ bao gồm:
Quá trình này cũng giúp bạn nhận ra khoảng cách hiệu suất, tức là sự chênh lệch giữa kết quả thực tế và kết quả mong muốn. Cuối cùng, bạn có thể chuẩn hóa các quy trình hiệu quả và xây dựng tiêu chuẩn nội bộ cho tổ chức.
So sánh tiêu chí trong Benchmarking cạnh tranh giữa doanh nghiệp và các đối thủ khác
Benchmarking cạnh tranh tập trung vào việc nhìn ra bên ngoài tổ chức để so sánh với các công ty khác trong cùng ngành. Loại phương pháp này phức tạp hơn do việc thu thập dữ liệu đáng tin cậy từ đối thủ hoặc các nguồn bên thứ ba có thể khó khăn. Tuy nhiên, kết quả thu được cực kỳ giá trị, giúp doanh nghiệp nhận diện các xu hướng ngành và mô hình hoạt động hiệu quả mà đối thủ đang áp dụng.
Ví dụ, nếu một đối thủ cạnh tranh có mức tương tác mạng xã hội cao hơn công ty bạn, bạn có thể lấy thông tin này để thiết lập mục tiêu tương tác cho doanh nghiệp mình. Kết quả là bạn định hướng được các chỉ số hiệu suất quan trọng cần đạt để duy trì khả năng cạnh tranh.
Đôi khi, bạn biết có vấn đề trong hiệu suất nhưng không thể xác định nguyên nhân. Trong những trường hợp này, đây là công cụ giúp mở rộng tầm nhìn ra ngoài kiến thức chuyên môn hiện tại. Loại phương pháp này tìm kiếm các phương pháp tối ưu từ những công ty, ngành nghề hoặc thậm chí nền văn hóa khác, nhằm xây dựng các chuẩn mực chiến lược mới cho tổ chức.
Loại phương pháp này đã nhiều lần được sử dụng để thúc đẩy đổi mới. Ví dụ, khi ngành thang cuốn chuyển sang phục vụ trung tâm thương mại, các công ty đã học hỏi từ ngành khai thác mỏ để thiết kế thang cuốn vận hành hiệu quả. Khi thực hiện thành công, loại phương pháp này có thể tạo ra lợi thế vượt trội so với đối thủ cạnh tranh.
Benchmarking kỹ thuật liên quan đến việc so sánh các khía cạnh kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình với những công ty dẫn đầu trong ngành. Loại phương pháp này tập trung vào các công nghệ, công cụ và phương pháp cụ thể mà doanh nghiệp sử dụng, giúp xác định các lĩnh vực cần cải tiến để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Mẫu dashboard về Benchmarking hiệu suất cho doanh nghiệp
Benchmarking hiệu suất là quá trình đánh giá tổng thể năng lực hoạt động của công ty thông qua việc so sánh các chỉ số hiệu suất với tiêu chuẩn ngành hoặc đối thủ cạnh tranh. Các chỉ số quan trọng có thể bao gồm năng suất, hiệu quả và lợi nhuận.
Mục tiêu của phương pháp này là xác định khoảng cách hiệu quả, từ đó xây dựng chiến lược cải tiến liên tục để đảm bảo doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh và đạt hiệu quả tối ưu theo thời gian.
>> Đọc thêm: Phương pháp Benchmarking: Khung tiếp cận toàn diện giúp doanh nghiệp bứt phá hiệu suất
Việc xác định đối tượng để thực hiện quan trọng không kém cách thức triển khai. Ban điều hành và các quản lý cấp cao nên tham gia quyết định những quy trình hoặc chức năng nào là then chốt cho thành công của công ty. Hãy ưu tiên các quy trình dựa trên số liệu quan trọng nhất đối với tất cả các bên liên quan và tập trung vào những quy trình hoặc chức năng dễ đo lường. Sau khi ưu tiên, xác định các thước đo (metrics) bạn muốn thu thập để làm cơ sở cho quá trình.
Ở bước này, bạn cần quyết định đơn vị nào sẽ được so sánh: có thể là nội bộ công ty, đối thủ cạnh tranh trực tiếp hoặc các công ty ngoài ngành.
Thu thập dữ liệu từ đối thủ cạnh tranh trực tiếp có thể khó khăn vì vấn đề bảo mật. Do đó, nên chọn nhiều tổ chức khác nhau để nghiên cứu, từ đó có cái nhìn toàn diện và đủ dữ liệu phục vụ cho phân tích. Việc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn giúp bạn có được cái nhìn chi tiết nhất về các quy trình mà bạn đang hướng tới.
Trước khi so sánh với đối thủ hoặc các tổ chức khác, hãy lập sơ đồ các quy trình hiện tại của công ty bạn. Việc này giúp bạn dễ dàng nhận diện các lĩnh vực cần cải thiện, đồng thời làm cơ sở để so sánh với các chuẩn mực mà bạn thu thập được.
Đây là bước cốt lõi trong quy trình, nhưng cũng gặp nhiều thách thức, đặc biệt khi thu thập dữ liệu từ bên ngoài.
Các phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm:
Sau khi thu thập dữ liệu, hãy tập hợp các bên liên quan để phân tích, so sánh và rút ra các kết luận quan trọng.
Ở bước này, bạn cần so sánh hiệu suất hiện tại của công ty với dữ liệu đã thu thập. Có thể xếp chồng số liệu hiệu suất lên sơ đồ quy trình hoặc lập sơ đồ quy trình của đối thủ để dễ nhận diện các điểm yếu và khoảng cách hiệu suất.
Trong quá trình phân tích, xác định nguyên nhân gây ra các thiếu sót. Ví dụ: liệu nhân viên có đủ năng lực và được đào tạo đầy đủ để thực hiện nhiệm vụ? Có thể có những bước cần tự động hóa hoặc tối ưu hóa để nâng cao hiệu suất. Từ đó, đề xuất các phương án cải thiện hiệu quả và bền vững.
Dựa trên phân tích so sánh, lập kế hoạch triển khai thay đổi nhằm thu hẹp khoảng cách hiệu suất. Kế hoạch cần sự đồng thuận từ ban lãnh đạo và nên bao gồm mục tiêu rõ ràng, đồng thời phù hợp với văn hóa công ty để giảm thiểu sự phản kháng từ nhân viên
Triển khai các quy trình và giám sát sát sao hiệu suất của nhân viên. Nếu các quy trình mới chưa vận hành trơn tru, xác định các điểm cần điều chỉnh.
Đảm bảo rằng tất cả nhân viên:
Phương pháp này là một quá trình cải tiến liên tục. Sau khi triển khai thành công một quy trình, hãy xem xét lại hiệu quả, xác định các lĩnh vực cần cải thiện thêm, và mở rộng đánh giá sang các quy trình hoặc dự án khác.
Khi tuân thủ quy trình liên tục, công ty sẽ không chỉ theo kịp đối thủ mà còn có khả năng vượt trội hơn trong ngành, nhờ vào việc liên tục cải tiến và tối ưu hóa hiệu suất.
>> Đọc thêm: Dẫn đầu ngành với phương pháp Benchmarking Analysis
Benchmarking và đặt mục tiêu khác nhau như thế nào?
Mặc dù cả Benchmarking và việc đặt mục tiêu đều có thể được sử dụng để đánh giá kết quả dự án, bản chất của chúng khác nhau. Mục tiêu là những gì bạn muốn đạt được, thường tập trung vào tăng trưởng hoặc cải thiện hiệu suất trong tương lai. Trong khi đó, Benchmarking so sánh hiệu suất thực tế của bạn với một điểm tham chiếu cụ thể để xác định mức độ hiệu quả và các khoảng cách cần cải thiện. Nói cách khác, mục tiêu là kỳ vọng của bạn, còn Benchmarking là công cụ đánh giá mức độ thực hiện so với chuẩn mực.
Ví dụ, nếu bạn đặt mục tiêu doanh thu là 500.000 đô la trong năm, đây là con số bạn mong muốn đạt được để tăng trưởng và mở rộng dòng tiền. Ngược lại, Benchmarking doanh thu sẽ so sánh kết quả của bạn với các tiêu chuẩn ngành, doanh thu của đối thủ hoặc kết quả năm trước. Dữ liệu này có thể giúp bạn xác định mục tiêu thực tế và khả thi. Ví dụ, nếu doanh thu năm trước là 200.000 đô la và công ty đang tăng trưởng nhanh, mục tiêu 500.000 đô la là một con số vừa thử thách vừa khả thi.
Benchmarking khác gì với phân tích đối thủ cạnh tranh?
Cả Benchmarking và phân tích đối thủ cạnh tranh đều dựa vào việc nghiên cứu các công ty khác để hiểu cách họ vận hành. Sự khác biệt chính nằm ở phạm vi và mục tiêu:
Ví dụ, trong Benchmarking, bạn có thể phân tích quy trình chăm sóc khách hàng của đối thủ để cải thiện hiệu suất nội bộ. Trong khi đó, phân tích đối thủ cạnh tranh sẽ xem xét chiến lược tổng thể, ví dụ như cách đối thủ tiếp cận thị trường mới, chiến lược giá hoặc chiến lược tiếp thị tổng thể.
Sẽ có nhiều hình thức và cách áp dụng khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đo lường. Dưới đây là một số ví dụ minh họa cách phương pháp này được triển khai trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau:
Thời gian phản hồi dịch vụ khách hàng
Một doanh nghiệp có thể sử dụng Benchmarking bên ngoài để so sánh thời gian phản hồi dịch vụ khách hàng của mình với các tiêu chuẩn ngành hoặc đối thủ cạnh tranh. Bằng cách phân tích các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI), chẳng hạn như thời gian phản hồi trung bình và tỷ lệ giải quyết yêu cầu trong lần đầu tiên, công ty có thể xác định những khoảng cách hiệu suất và xây dựng kế hoạch cải tiến. Việc áp dụng phương pháp này giúp nâng cao hiệu quả vận hành và cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.
So sánh chất lượng sản phẩm
Trong lĩnh vực sản xuất, doanh nghiệp có thể thực hiện Benchmarking sản phẩm bằng cách so sánh sản phẩm của mình với các sản phẩm dẫn đầu thị trường. Tập trung vào các yếu tố như độ bền, tỷ lệ lỗi hay hiệu suất sử dụng, phương pháp này giúp doanh nghiệp nhận diện các khía cạnh cần cải thiện trong quy trình sản xuất. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo công ty duy trì chất lượng cao đồng thời giữ vững khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tỷ lệ tương tác trên mạng xã hội
Một doanh nghiệp có thể tiến hành Benchmarking hiệu suất mạng xã hội bằng cách so sánh các chỉ số tương tác với mức trung bình trong ngành. Các KPI như lượt chia sẻ, bình luận, lượt thích hay tỷ lệ tương tác giúp công ty nhận biết điểm mạnh, điểm yếu và điều chỉnh chiến lược nội dung để cải thiện hiệu quả.
>> Đọc thêm: Luôn dẫn đầu đối thủ cạnh tranh: Ví dụ về Benchmarking cho sự tăng trưởng kinh doanh
Công nghệ hiện đại đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình so sánh. Các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến cho phép doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các tập dữ liệu lớn, từ đó trích xuất những thông tin chi tiết có giá trị mà nếu chỉ dựa vào phương pháp thủ công có thể bị bỏ qua.
Một lợi thế nổi bật của công nghệ là phân tích dự đoán (predictive analytics). Phương pháp này giúp dự báo hiệu suất tương lai dựa trên các xu hướng và dữ liệu hiện tại. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động đưa ra quyết định, lập kế hoạch chiến lược và định hướng cải tiến quy trình một cách chính xác hơn.
Bên cạnh đó, tự động hóa tiếp tục tối ưu hóa quá trình thu thập và xử lý dữ liệu, giảm thiểu lỗi con người và tăng tốc độ phân tích.
Khi ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích quan trọng:
Việc tích hợp công nghệ và phân tích dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hiện tại mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững thông qua việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
>> Đọc thêm: Benchmarking trong quản lý chất lượng: Bí quyết nâng tầm hiệu suất doanh nghiệp
Các nền tảng như Gartner, APQC, CompanySights đóng vai trò là kho dữ liệu lớn, được thu thập và chuẩn hóa từ hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn cầu. Nhờ đó, người dùng có thể đăng ký hoặc mua dữ liệu theo từng nhu cầu cụ thể. Những nền tảng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia khi cần đối chiếu nhanh hiệu suất nội bộ với chuẩn ngành hoặc các doanh nghiệp dẫn đầu thị trường.
Các cơ sở dữ liệu như Bloomberg, Statista hoặc các kho dữ liệu chuyên ngành cung cấp số liệu thị trường, báo cáo thống kê và phân tích chuyên sâu. Đây là nguồn thông tin giá trị để phục vụ quy trình so sánh, giúp doanh nghiệp hiểu rõ vị thế của mình trong ngành, nắm bắt xu hướng và xác định các chỉ số cần cải thiện.
Công cụ BI như Tableau, Power BI, Alteryx cho phép doanh nghiệp tạo bảng điều khiển trực quan, báo cáo động và phân tích dữ liệu đa chiều. Với khả năng kết nối nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, BI giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất theo thời gian, nhận diện khoảng cách và đánh giá hiệu quả cải tiến
Các công cụ phân tích thống kê và mô hình hóa như R, Python, SAS mang lại sức mạnh xử lý dữ liệu lớn và phân tích nâng cao. Nhờ các thuật toán hiện đại, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình so sánh này ở mức độ sâu hơn, bao gồm kiểm định giả thuyết, phân tích xu hướng, mô hình dự đoán và nhận diện mẫu hành vi tiềm ẩn.
Để ứng dụng phương pháp này dựa trên trải nghiệm khách hàng hoặc mức độ hài lòng của nhân viên, các công cụ như SurveyMonkey, Qualtrics, Google Forms là lựa chọn lý tưởng. Những nền tảng này giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu định tính và định lượng từ các nhóm đối tượng liên quan, sau đó so sánh với chuẩn ngành để đánh giá mức độ hài lòng, mức độ gắn kết và chất lượng dịch vụ.
Benchmarking là một phương pháp quan trọng để đánh giá hiệu suất kinh doanh, giúp doanh nghiệp so sánh hiệu quả hoạt động với toàn ngành hoặc với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Tuy nhiên, quá trình này thường phức tạp, đòi hỏi thu thập và xử lý lượng lớn dữ liệu, phân tích các chỉ số định lượng và định tính, đồng thời đòi hỏi kinh nghiệm để diễn giải kết quả một cách chính xác.
Phần mềm B-Canvas được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quy trình so sánh một cách hiệu quả và tối ưu. Với B-Canvas, các công ty có thể:
Nhờ các tính năng này, B-Canvas không chỉ đơn thuần hỗ trợ ứng dụng phương pháp phổ biến này mà còn biến dữ liệu thành những thông tin chiến lược có giá trị, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, củng cố vị thế cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI
Đăng ký trải nghiệm BCanvas ngay hôm nay dành riêng cho mô hình kinh doanh của bạn!
Nhận tư vấn toàn bộ tính năng phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn với sự tư vấn, đồng hành từ đội ngũ chuyên gia chuyên môn sâu.
