Phương pháp Benchmarking là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong thị trường đầy biến động. Thay vì chỉ tối ưu quy trình dựa trên kinh nghiệm nội bộ, benchmarking cho phép doanh nghiệp nhìn ra thế giới bên ngoài, so sánh hiệu suất, sản phẩm và cách vận hành của mình với những tổ chức dẫn đầu ngành. Thông qua sự đối chiếu này, doanh nghiệp không chỉ nhận diện rõ ràng các khoảng cách về hiệu suất mà còn hiểu sâu hơn những thực hành tốt nhất đang được áp dụng trên thị trường. Từ đó, họ có thể đưa ra quyết định cải tiến hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu nguồn lực và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Bài viết này đi sâu vào các phương pháp phổ biến nhất, giải thích cách mỗi phương pháp hoạt động và doanh nghiệp có thể vận dụng chúng như thế nào để củng cố năng lực nội tại, tối ưu hóa quy trình và gia tăng thị phần trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Các tổ chức hiện nay có nhiều lựa chọn về Phương pháp Benchmarking để đánh giá hiệu suất, tối ưu quy trình và cải thiện kết quả kinh doanh. Tùy thuộc vào mục tiêu, nguồn lực và lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể chọn một phương pháp duy nhất hoặc kết hợp nhiều phương pháp để đạt hiệu quả cao nhất.
Phương pháp Benchmarking công khai, hay PDB, là phương pháp trong đó dữ liệu được thu thập hoàn toàn từ các nguồn công khai để phục vụ phân tích, so sánh và lập báo cáo Nhờ sử dụng dữ liệu công khai, PDB cho phép các tổ chức hoặc cá nhân đánh giá hiệu suất một cách khách quan mà không cần tiếp cận trực tiếp các thông tin nội bộ nhạy cảm.
Khi tiến hành so sánh các dòng xe ô tô, các chỉ số thường được sử dụng bao gồm giá bán, nhận thức thương hiệu, các tính năng, xếp hạng an toàn và độ tin cậy. Các yếu tố nội bộ như mức độ hài lòng của nhân viên, năng suất sản xuất hay hiệu quả phân phối thường không được đưa vào phân tích. Những nguồn dữ liệu điển hình bao gồm các trang web đánh giá sản phẩm công khai, khảo sát khách hàng, hoặc các báo cáo hiệu suất của dịch vụ công như trường học, bệnh viện, giao thông công cộng hay dịch vụ cứu hỏa. Đây là những ví dụ phổ biến cho thấy cách PDB giúp hình thành những so sánh khách quan dựa trên dữ liệu đã được công khai.
Mẫu về phương pháp Benchmarking công khai giữa các hãng xe
Người tham gia
Trong phương pháp này, những người tham gia thường không biết dữ liệu của họ đang được sử dụng để Benchmarking. Việc lựa chọn các đối tượng được kiểm soát hoàn toàn bởi người thực hiện nghiên cứu, và quyền tham gia thường không bị ảnh hưởng bởi các đối tượng này. Điều này đảm bảo tính khách quan nhưng cũng đồng nghĩa với việc các bên tham gia không có khả năng điều chỉnh dữ liệu hoặc kết quả nghiên cứu.
Kiểm soát nghiên cứu
Toàn bộ quy trình của PDB được kiểm soát bởi người thực hiện nghiên cứu, từ việc thu thập dữ liệu, phân tích đến lập báo cáo. Trong một số trường hợp, người tham gia có thể được yêu cầu cung cấp sản phẩm để đánh giá trực tiếp, chẳng hạn như xe demo trong ngành ô tô. Tuy nhiên, việc từ chối cung cấp sản phẩm thường phản ánh niềm tin của họ rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình không đạt yêu cầu trong nghiên cứu, điều này ít khi ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể của báo cáo.
Rủi ro
Đối với tổ chức thực hiện PDB, rủi ro thường rất thấp và chủ yếu liên quan đến các vấn đề pháp lý nếu không chứng minh được tính chính xác của kết quả công bố. Đối với khách hàng sử dụng dữ liệu, rủi ro tiềm ẩn nằm ở khả năng phân tích không đầy đủ hoặc sai lệch, dẫn đến kết luận không chính xác hoặc hiểu nhầm về mức hiệu suất thực tế. Đối với các bên tham gia, rủi ro xuất hiện khi kết quả nghiên cứu công bố tiêu cực, có thể ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín hoặc thương hiệu của họ trên thị trường.
Thời gian
Thời gian thực hiện PDB có thể thay đổi đáng kể, từ vài ngày nếu dữ liệu đã có sẵn và chỉ cần trích xuất, định dạng và phân tích, đến vài tháng trong trường hợp nghiên cứu cần thử nghiệm hoặc kiểm tra mở rộng.
Trường hợp sử dụng
Phương pháp này đặc biệt hữu ích để cung cấp thông tin khách quan cho công chúng cũng như các doanh nghiệp muốn đánh giá và so sánh hiệu suất của mình so với các đối thủ. Kết quả nghiên cứu có thể được sử dụng để cải thiện sản phẩm, dịch vụ, quy trình nội bộ hoặc đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu có cơ sở và minh bạch.
Quy trình OTOB thường bắt đầu bằng việc xác định một tổ chức mục tiêu nổi bật hoặc thuộc nhóm dẫn đầu trong lĩnh vực mà tổ chức khởi xướng muốn cải thiện. Sau đó, tổ chức khởi xướng tiến hành thăm trực tiếp tổ chức mục tiêu để quan sát, đánh giá mức độ hiệu quả cũng như các phương pháp và thực hành vận hành mà tổ chức đó áp dụng. Những thông tin thu thập được sau đó được nghiên cứu và điều chỉnh sao cho phù hợp với bối cảnh, nguồn lực và nhu cầu của tổ chức khởi xướng. Cuối cùng, các phương pháp cải tiến này được triển khai để nâng cao hiệu suất, quy trình hoặc dịch vụ trong chính tổ chức khởi xướng.
Người tham gia
Phương pháp OTOB có hai bên tham gia chính. Bên khởi xướng là tổ chức mong muốn cải thiện hiệu suất hoặc quy trình của mình thông qua việc học hỏi. Bên mục tiêu là tổ chức được đánh giá là có hiệu suất cao trong lĩnh vực cụ thể và trở thành nguồn tham khảo để học hỏi. Các bên tham gia thường hợp tác để đảm bảo quá trình nghiên cứu diễn ra suôn sẻ, đồng thời duy trì sự minh bạch và trách nhiệm trong việc chia sẻ thông tin.
Rủi ro
Mặc dù phương pháp OTOB mang lại nhiều lợi ích, phương pháp này cũng tiềm ẩn một số rủi ro. Thông tin thu thập có thể thiếu chính xác, mang tính chủ quan hoặc bị hạn chế, dẫn đến kết luận không toàn diện. Ngoài ra, nếu tổ chức khởi xướng áp dụng các thực hành học hỏi mà không cân nhắc kỹ lưỡng bối cảnh, nguồn lực và đặc thù hoạt động, những cải tiến này có thể gây tốn kém hoặc không đạt hiệu quả mong muốn.
Thời gian thực hiện
Các chuyến thăm nghiên cứu trong phương pháp OTOB thường diễn ra nhanh chóng, từ một ngày đến vài ngày, tùy thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của việc đánh giá. So với các phương pháp Benchmarking khác, OTOB thường hoàn thành nhanh hơn nhưng vẫn cung cấp thông tin chi tiết về các thực hành hiệu quả.
Trường hợp sử dụng
Phương pháp OTOB đặc biệt phù hợp với những tổ chức đã xác định rõ mục tiêu học hỏi và biết đối tượng mục tiêu mà họ muốn nghiên cứu. Phương pháp này thường được thực hiện như bước tiếp theo sau các nghiên cứu Benchmarking công khai, như Public Data Benchmarking (PDB), giúp tổ chức khởi xướng chuyển từ việc thu thập thông tin tổng quát sang học hỏi chi tiết từ những thực hành xuất sắc của các đối tượng cụ thể.
Phương pháp này không chỉ đo lường hiệu suất hiện tại mà còn phân tích sâu các thực hành vận hành, nhằm xác định nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt về hiệu suất giữa các bên. Mục tiêu chính của phương pháp Benchmarking so sánh bao gồm việc xác định mức độ hiệu quả của từng người tham gia, đo lường khoảng cách hiệu suất so với người có hiệu suất tốt nhất hoặc mức trung bình của nhóm, phân tích các thực hành mang lại hiệu quả vượt trội, đồng thời đề xuất các kế hoạch hành động để cải thiện hiệu suất của từng người tham gia hoặc toàn bộ tổ chức.
Người tham gia, kiểm soát và rủi ro
Trong nghiên cứu phương pháp Benchmarking so sánh, tất cả các bên tham gia thường cùng kiểm soát quá trình nghiên cứu, từ việc xác định phạm vi, thu thập dữ liệu, đến phân tích kết quả. Điều này đảm bảo sự minh bạch và khách quan trong đánh giá. Rủi ro của phương pháp này tương đối thấp vì người tham gia có quyền kiểm soát và đồng thuận với các khía cạnh của nghiên cứu. Tuy nhiên, chi phí và nguồn lực cần thiết có thể cao, đặc biệt khi yêu cầu thu thập dữ liệu chi tiết hoặc phân tích chuyên sâu về các hoạt động, quy trình hoặc công nghệ.
Thời gian thực hiện
Quá trình thực hiện phương pháp Benchmarking so sánh thường kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, tùy thuộc vào số lượng người tham gia, mức độ phức tạp của các hoạt động được so sánh, cũng như độ sâu của việc phân tích các thực hành và hiệu suất.
Trường hợp sử dụng
Phương pháp này phù hợp nhất với các nhóm nhỏ, nơi cần so sánh chi tiết các khía cạnh vận hành, kỹ thuật hoặc quản lý, đặc biệt khi những khác biệt nhỏ trong thực hành có thể dẫn đến sự thay đổi đáng kể về hiệu suất. Benchmarking so sánh thường được sử dụng khi các tổ chức muốn thực sự hiểu nguyên nhân gốc rễ của sự khác biệt hiệu suất, từ đó triển khai các cải tiến có tác động rõ rệt đến kết quả kinh doanh hoặc hoạt động sản xuất.
Phương pháp Benchmarking cơ sở dữ liệu cho phép đánh giá hiệu suất dựa trên các tiêu chuẩn đã được xác lập, đồng thời cung cấp khả năng so sánh rộng rãi giữa nhiều tổ chức, ngành nghề hoặc khu vực khác nhau. Điểm mạnh của phương pháp Benchmarking cơ sở dữ liệu là tính khách quan cao, nhờ dữ liệu được thu thập, chuẩn hóa và duy trì bởi các chuyên gia có uy tín.
Người tham gia, kiểm soát và rủi ro
Trong phương pháp Benchmarking cơ sở dữ liệu, tổ chức tư vấn hoặc chuyên gia sở hữu cơ sở dữ liệu kiểm soát toàn bộ quá trình nghiên cứu, từ việc xác định dữ liệu cần thu thập, phương pháp tính toán các chỉ số, đến việc phân tích và báo cáo kết quả. Các tổ chức tham gia thường có ít hoặc không có ảnh hưởng đến cách dữ liệu được định nghĩa, thu thập hay xử lý.
Thời gian thực hiện
Thời gian để hoàn thành một nghiên cứu Benchmarking cơ sở dữ liệu thường từ vài tuần, tùy thuộc vào quy trình nội bộ của chuyên gia tư vấn và mức độ phức tạp của dữ liệu. Một số công cụ trực tuyến hiện đại cho phép cung cấp kết quả ngay lập tức sau khi tổ chức cung cấp dữ liệu, giúp giảm đáng kể thời gian phân tích và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
Trường hợp sử dụng
Phương pháp Benchmarking cơ sở dữ liệu đặc biệt phù hợp khi một tổ chức muốn dựa vào dữ liệu uy tín từ các chuyên gia, với cơ sở dữ liệu chất lượng cao và đã được kiểm chứng. Nó cho phép các tổ chức so sánh hiệu suất với nhiều đối thủ khác nhau, phát hiện các xu hướng, chuẩn hóa các chỉ số hiệu suất, và hỗ trợ hoạch định chiến lược cải tiến hiệu quả một cách khách quan và đáng tin cậy.
Phương pháp Benchmarking thử nghiệm là phương pháp so sánh trong đó chính tổ chức khởi xướng trực tiếp thực hiện việc đánh giá, tương tự như Benchmarking công khai (PDB), nhưng có điểm khác biệt quan trọng: các bên tham gia bị so sánh không biết rằng họ đang là đối tượng nghiên cứu.
Người tham gia, kiểm soát và rủi ro
Trong phương pháp Benchmarking thử nghiệm, toàn bộ quá trình nghiên cứu được kiểm soát bởi tổ chức khởi xướng, bao gồm việc xác định sản phẩm hoặc dịch vụ cần đánh giá, cách thức thực hiện và phương pháp phân tích kết quả. Vì các bên bị so sánh thường không nhận biết mình đang bị đánh giá, nên kết quả phản ánh chân thực hiệu suất hoặc trải nghiệm thực tế. Rủi ro đối với tổ chức khởi xướng là rất thấp, chủ yếu liên quan đến việc đảm bảo quá trình thử nghiệm được thực hiện khách quan và hợp pháp.
Thời gian thực hiện
Thời gian thực hiện phương pháp Benchmarking này phụ thuộc vào loại sản phẩm hoặc dịch vụ được đánh giá. Một số thử nghiệm có thể hoàn thành chỉ trong vài lần trải nghiệm, trong khi những sản phẩm hoặc dịch vụ cần đánh giá lâu dài, như độ bền, tính ổn định hay chất lượng liên tục, có thể kéo dài nhiều tuần hoặc thậm chí vài tháng.
Trường hợp sử dụng
Phương pháp Benchmarking này phù hợp khi tổ chức muốn theo dõi hiệu suất của đối thủ cạnh tranh trong thực tế, xác định các cơ hội cải tiến cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, hoặc chuẩn bị cho các nghiên cứu Benchmarking chi tiết hơn. Nó đặc biệt hữu ích trong các ngành mà trải nghiệm khách hàng, dịch vụ hoặc hiệu suất thực tế có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của khách hàng hoặc lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Phương pháp Benchmarking khảo sát là phương pháp thu thập thông tin thông qua khảo sát khách hàng nhằm hiểu rõ nhận thức và trải nghiệm của họ đối với sản phẩm hoặc dịch vụ. Phương pháp này đặc biệt phổ biến trong các thị trường tiêu dùng và dịch vụ, nơi mà sự hài lòng và cảm nhận của khách hàng đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức. Thông qua việc khảo sát, tổ chức có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội cải tiến nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Người tham gia, kiểm soát và rủi ro
Toàn bộ quá trình thực hiện phương pháp Benchmarking khảo sát được kiểm soát bởi tổ chức khởi xướng, từ thiết kế khảo sát, lựa chọn đối tượng khách hàng, thu thập dữ liệu đến phân tích và báo cáo kết quả. Rủi ro của phương pháp này tương đối thấp, nhưng thành công phụ thuộc lớn vào việc khảo sát phải được thiết kế khoa học, dễ hiểu và quản lý chặt chẽ để đảm bảo dữ liệu thu thập phản ánh đúng trải nghiệm và nhận thức thực tế của khách hàng. Nếu khảo sát không được thiết kế tốt, kết quả có thể bị lệch, dẫn đến những đánh giá hoặc quyết định sai lệch.
Thời gian thực hiện
Thời gian để hoàn thành một nghiên cứu Benchmarking khảo sát thường kéo dài vài tháng, bao gồm việc lập kế hoạch, thiết kế khảo sát, thu thập phản hồi và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, việc thu thập phản hồi từ khách hàng thường là một quá trình liên tục, đặc biệt với các công ty thương mại điện tử hoặc dịch vụ, nhằm theo dõi sự thay đổi trong nhận thức và trải nghiệm của khách hàng theo thời gian.
Ứng dụng
Phương pháp Benchmarking khảo sát được sử dụng để theo dõi nhận thức và sự hài lòng của khách hàng, xác định các lĩnh vực cần cải tiến trong sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời phát hiện các khách hàng tiềm năng hoặc đối tượng thích hợp cho các nghiên cứu Benchmarking chi tiết hơn. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp doanh nghiệp xây dựng lợi thế cạnh tranh bằng cách cải thiện trải nghiệm khách hàng dựa trên dữ liệu thực tế và minh bạch, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và sự gắn kết của khách hàng với thương hiệu.
Khi một tổ chức bắt đầu các dự án Benchmarking, sự rõ ràng về mục tiêu và phạm vi thường sẽ dần xuất hiện. Tuy nhiên, việc lựa chọn Phương pháp Benchmarking tối ưu không chỉ dựa trên sở thích mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng, bao gồm:
Mỗi yếu tố trên có thể được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu và hạn chế cụ thể của tổ chức. Việc phân tích cẩn thận các yếu tố này không chỉ giúp chọn Phương pháp Benchmarking hiệu quả mà còn đảm bảo kết quả nghiên cứu có giá trị thực tiễn, khả thi và bền vững.
Trong ngành sản xuất, Benchmarking thường được sử dụng để cải thiện hiệu suất vận hành, giảm lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Các doanh nghiệp sản xuất so sánh các chỉ số như năng suất lao động, tỷ lệ phế phẩm, thời gian chu kỳ sản xuất, chi phí nguyên vật liệu và hiệu quả logistics.
Ví dụ cho doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất về việc áp dụng phương pháp Benchmarking
Ví dụ minh họa:
Trong lĩnh vực bán lẻ, Benchmarking thường tập trung vào trải nghiệm khách hàng, quản lý kho hàng, tốc độ giao hàng và chiến lược giá cả. Các công ty so sánh chỉ số về mức độ hài lòng khách hàng, thời gian giao dịch, tỷ lệ hoàn trả hàng và khả năng cá nhân hóa dịch vụ.
Ví dụ cho doanh nghiệp hoạt động trong ngành bán lẻ về việc áp dụng phương pháp Benchmarking
Ví dụ minh họa:
Trong ngành ngân hàng và tài chính, Benchmarking giúp so sánh hiệu quả hoạt động, rủi ro tín dụng, dịch vụ khách hàng và mức độ công nghệ số. Các ngân hàng sử dụng phương pháp này để xác định các thực hành tốt nhất trong quản lý rủi ro, dịch vụ trực tuyến, và phát triển sản phẩm tài chính.
Ví dụ minh họa:
Trong y tế, Benchmarking giúp bệnh viện, phòng khám và các dịch vụ chăm sóc sức khỏe nâng cao chất lượng điều trị, tối ưu hóa quy trình và quản lý chi phí. Các chỉ số được so sánh gồm thời gian chờ khám, tỷ lệ thành công điều trị, sự hài lòng của bệnh nhân và chi phí điều trị.
Ví dụ minh họa:
Trong ngành hàng không và du lịch, Benchmarking tập trung vào trải nghiệm khách hàng, hiệu suất vận hành, an toàn và dịch vụ khách sạn hoặc chuyến bay. Các chỉ số so sánh gồm thời gian chuyến bay, dịch vụ trên máy bay, mức độ hài lòng khách hàng, tỷ lệ đúng giờ và chi phí vận hành.
Ví dụ minh họa:
Trong ngành công nghệ, Benchmarking giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình phát triển phần mềm, trải nghiệm người dùng và hiệu suất sản phẩm. Các chỉ số so sánh gồm tốc độ xử lý, tính năng sản phẩm, mức độ ổn định, bảo mật và trải nghiệm người dùng.
Ví dụ minh họa:
Các phương pháp benchmarking ở trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn vị trí của mình trên thị trường, đồng thời chuyển hóa những phân tích này thành các bước cải tiến thực tiễn nhằm củng cố năng lực vận hành và mở rộng thị phần.
Các nghiên cứu cho thấy doanh nghiệp thường xuyên áp dụng phương pháp benchmarking có khả năng cải thiện năng lực đổi mới lên tới 69% và tăng 45% cơ hội đạt mức tăng trưởng vượt trung bình ngành. Việc theo dõi các chỉ số quan trọng như tăng trưởng doanh thu, Điểm số khuyến nghị ròng (NPS), mức độ hài lòng khách hàng hay giá trị vòng đời khách hàng (CLV) đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá tiến độ, tối ưu hoá phân bổ nguồn lực và khẳng định lợi thế cạnh tranh. Những chỉ số này, vốn đã được đề cập trước đó, góp phần làm rõ và nâng cao đề xuất giá trị độc đáo của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và thị trường.
Đối với những doanh nghiệp mong muốn triển khai phương pháp benchmarking một cách bài bản và có hệ thống, phần mềm B-Canvas đóng vai trò như một nền tảng hỗ trợ toàn diện. B-Canvas giúp doanh nghiệp tích hợp liền mạch các phương pháp benchmarking vào quy trình quản trị, từ thu thập dữ liệu, so sánh hiệu suất đến trực quan hóa kết quả và theo dõi tiến độ cải thiện. Nhờ khả năng kết nối dữ liệu, phân tích tự động và trình bày thông tin khoa học, B-Canvas hỗ trợ doanh nghiệp rút ngắn thời gian phân tích, hạn chế sai lệch và đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng hơn. Nhờ những tính năng này, doanh nghiệp có thể liên tục cải tiến, tối ưu hiệu suất và xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trong dài hạn.
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI
Đăng ký trải nghiệm BCanvas ngay hôm nay dành riêng cho mô hình kinh doanh của bạn!
Nhận tư vấn toàn bộ tính năng phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn với sự tư vấn, đồng hành từ đội ngũ chuyên gia chuyên môn sâu.
