Phân bổ chi phí mua hàng đúng chuẩn đóng vai trò quan trọng trong việc giảm đáng kể giá mua hàng trung bình và kiểm soát tốt hơn sự chênh lệch giữa giá mua và giá bán. Tuy nhiên, quá trình phân bổ chi phí này thường gặp nhiều thách thức như xác định đúng các chi phí phát sinh, phân bổ công bằng giữa các bộ phận, và theo dõi chi phí kịp thời.
Để giải quyết các thách thức này, nhiều doanh nghiệp đã tận dụng các biện pháp và các công cụ công nghệ hiện đại. Với khả năng tự động hóa và cung cấp dữ liệu chính xác, các phương pháp kết hợp với biện pháp công nghệ giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí nhanh chóng, kế hoạch mua hàng hiệu quả hơn, quy trình mua hàng không bị gián đoạn, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Chi phí mua hàng là khi mua hàng có phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa từ lúc mua đến khi hàng về đến doanh nghiệp. Chi phí mua hàng bao gồm: bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển hàng mua, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh của quy trình mua hàng hóa và các chi phí khác liên quan đến việc chi phí mua hàng tồn kho
Phân bổ chi phí mua hàng là quá trình phân chia và gán các chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ cho các bộ phận, sản phẩm, hoặc dự án khác nhau trong doanh nghiệp. Việc phân bổ này giúp doanh nghiệp xác định được giá thành thực tế của từng sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và hiệu quả hơn.
Hiện nay, việc phân bổ chi phí mua hàng vẫn chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ truyền thống, ghi chép và luân chuyển thủ công giữa các bộ phận. Cách làm này có thể giúp các phòng ban nắm bắt tổng quan, nhưng lại thiếu tính linh hoạt và khó thích ứng với những biến động của thị trường. Khi giá nguyên vật liệu tăng đột ngột, nhà quản trị buộc phải tính toán lại từ đầu, gây mất thời gian và làm chậm quá trình ra quyết định. Đã mất 2-3 ngày để phân bổ, xong doanh nghiệp lại mất thêm thời gian 2-3 ngày nữa nếu có dự thay đổi từ yếu tố môi trường.
Không chỉ vậy, trong nhiều doanh nghiệp, mỗi bộ phận như mua hàng, kế toán, kho và vận chuyển thường sử dụng dữ liệu riêng lẻ, không được đồng bộ. Điều này dẫn đến sự chênh lệch số liệu, làm sai lệch báo cáo tài chính và gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí. Theo khảo sát của APQC, 56% doanh nghiệp gặp tình trạng dữ liệu không nhất quán giữa các bộ phận, khiến quá trình quản lý trở nên rườm rà, dễ sai sót và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành.
Phân bổ chi phí mua hàng bên cạnh việc phân bổ nhiều chi cho các nguyên liệu đầu vào, các vật phẩm cần thiết thì người quản lý sẽ phải suy tính về chi phí phức tạp. Bởi, chi phí phức tạp ẩn chứa trong nhiều khoản chi phí khác nhau mà doanh nghiệp có thể tìm thấy trong đơn mua hàng của mình ( chi phí hoa hồng, chi phí vận chuyển, chi phí hư hỏng…)
Thêm vào đó, biến động giá cả nguyên vật liệu và dịch vụ khiến việc dự đoán và phân bổ chi phí chính xác trở nên khó khăn. Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống quản lý hiện đại để theo dõi và phân bổ chi phí kịp thời, đồng thời đảm bảo tính công bằng và minh bạch giữa các bộ phận.
Quá trình này cũng đòi hỏi việc ghi nhận và báo cáo chi phí đúng thời điểm, đặc biệt đối với doanh nghiệp lớn có nhiều giao dịch, làm tăng thêm độ phức tạp trong quản lý tài chính.
Sự thiếu chính xác trong dữ liệu chi phí có thể dẫn đến những quyết định phân bổ chi phí mua hàng sai lầm. Tính chính xác của dữ liệu không thể đảm bảo bởi:
Nhập dữ liệu thủ công dù có trình kiểm tra chính tả và quy tắc xác thực dữ liệu có thể giảm thiểu số lỗi do con người gây ra khi nhập dữ liệu thủ công, nhưng không thể loại bỏ hoàn toàn các lỗi này. Lỗi nhập dữ liệu cũng xảy ra do quét OCR, nhập dữ liệu và định dạng không chính xác, vô tình xóa hoặc sao chép, và giá trị đo lường hoặc đơn vị không chính xác.
Theo Mc Kinsey, 55% nhân viên tham gia khảo sát cho biết mức độ tự động hóa thấp buộc họ phải xử lý nhiều công việc thủ công trên Excel. Việc phân bổ chi phí hàng tháng (hoặc hàng quý) và ghi chép từng khoản nợ, có bằng tay không chỉ tốn nhiều thời gian, dễ sai sót mà còn tạo thêm khối lượng công việc lớn cho bộ phận kiểm soát tài chính.
Thiếu chuẩn hóa dữ liệu: Nhiều nhóm trong một tổ chức có thể áp dụng các định dạng dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như một nhóm định dạng ngày tháng bằng định dạng 01-01-2024 và một nhóm khác nhập ngày tháng là “Ngày 1 tháng 1 năm 2024”. Đến khi tập hợp sẽ mất thời gian và tốn thêm công sức
Dữ liệu bị rải rác, không tập trung: Công ty không có hệ thống thông tin tập trung, khi các vị trí này được cập nhật không đồng bộ, nó sẽ khiến các vị trí khác không chính xác trong thời gian cần thiết để các giá trị dữ liệu được đối chiếu. Ngoài ra, một nhân viên có thể nhập một giá trị dữ liệu khác trong một hệ thống vì người đó không thể truy cập cùng một dữ liệu đã được nhập vào một trong các hệ thống nội bộ khác của công ty.
Việc theo dõi và giám sát chi phí không đầy đủ gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình phân bổ chi phí mua hàng. Khi thiếu hệ thống theo dõi hiệu quả, doanh nghiệp khó đánh giá được hiệu suất và độ chính xác của việc phân bổ, dẫn đến lỗi và sự không nhất quán trong dữ liệu.
Những sai sót này không chỉ làm sai lệch thông tin tài chính mà còn cản trở khả năng điều chỉnh nhanh và tối ưu hóa chi phí. Đồng thời, việc thiếu giám sát chặt chẽ cũng ảnh hưởng đến tính tin cậy của dữ liệu, khiến các báo cáo tài chính kém chính xác, từ đó tác động tiêu cực đến các quyết định quản lý và chiến lược của doanh nghiệp.
Theo Fortune Bussiness Insights Quy mô thị trường phần mềm quản lý chi phí toàn cầu được định giá ở mức 7,08 tỷ đô la Mỹ vào năm 2023. Thị trường dự kiến sẽ tăng trưởng từ 7,64 tỷ đô la Mỹ vào năm 2024 lên 16,48 tỷ đô la Mỹ vào năm 2032, với tốc độ CAGR là 10,1% trong giai đoạn dự báo.
Khu vực Châu Á – Thái Bình Dương dự kiến sẽ có CAGR cao nhất trong giai đoạn dự báo. Sự mở rộng này được thúc đẩy bởi sự chấp nhận rộng rãi các công nghệ phân tích dự đoán tiên tiến và sự ưa chuộng ngày càng tăng đối với số hóa trong lĩnh vực này. Phân tích dự đoán đang được các tổ chức sử dụng ngày càng nhiều để dự báo chi phí và nhận dạng các mô hình chi tiêu. Một chuyên gia trong ngành dự đoán rằng đến năm 2025, các công cụ phân tích chi phí sẽ được 80% các tổ chức sử dụng.
Qua các số liệu trên cho thấy bằng cách tận dụng các công cụ, phần mềm phân bổ chi phí mua hàng, các tổ chức có được sự rõ ràng về phân bổ chi phí, cho phép theo dõi dữ liệu tài chính chính xác hơn:
Trong số các giải pháp tiên tiến trên thị trường, phần mềm quản lý chi phí TacaSoft nổi bật như một công cụ mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí thông qua các tính năng thông minh và dễ sử dụng, bên cạnh những tính năng nói chung thì phần mềm TacaSoft còn những đặc điểm nổi bật như:
Phần mềm bảng tính: Phần mềm bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Excel, được sử dụng rộng rãi để mô phỏng phân bổ chi phí. Nó cho phép các doanh nghiệp tạo mô hình, nhập dữ liệu và thực hiện các phép tính để mô phỏng các tình huống khác nhau và phân tích kết quả tài chính .
Ví dụ: Một chuỗi bán lẻ có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để phân tích dữ liệu bán hàng , dữ liệu khách hàng và dữ liệu chi phí để mô phỏng các kịch bản khác nhau nhằm phân bổ chi phí chung cho từng cửa hàng. Phân tích này có thể giúp xác định các xu hướng và mô hình có thể tối ưu hóa chi phí và cải thiện lợi nhuận.
Mô phỏng Monte Carlo : Mô phỏng Monte Carlo là một kỹ thuật thống kê sử dụng các biến ngẫu nhiên để mô phỏng các kịch bản khác nhau và phân tích tác động của chúng đến kết quả tài chính. Nó thường được sử dụng trong mô phỏng phân bổ chi phí để đánh giá sự không chắc chắn và rủi ro liên quan đến các phương pháp phân bổ chi phí khác nhau.
Phần mềm quản lý chi phí : Phần mềm mô phỏng chuyên dụng, chẳng hạn như phần mềm mua hàng TacaSoft, có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và thực hiện các mô phỏng thị trường phức tạp. Các công cụ này cung cấp nhiều khả năng mô hình hóa, tính năng phân tích dữ liệu và tùy chọn trực quan hóa để hỗ trợ mô phỏng điều chỉnh chi phí .
Để vượt qua những thách thức trong việc phân bổ chi phí và tối đa hóa hiệu quả, các tổ chức nên áp dụng các bước thực hành tốt nhất sau đây:
1. Xác định tiêu chí phân bổ và phương pháp rõ ràng để duy trì tính nhất quán và minh bạch
Một số tiêu chí phân bổ mà các doanh nghiệp có thể xem xét:
Các phương pháp phân bổ chi phí mua hàng, bao gồm:
Phân bổ trực tiếp : Đây là phương pháp phân bổ chi phí đơn giản nhất, trực tiếp theo dõi chi phí mua hàng cho mỗi bộ phận cụ thể. Phương pháp này hiệu quả nhất khi chi phí phát sinh rõ ràng và liên kết trực tiếp với một phân khúc cụ thể.
Phân bổ theo từng bước: Khi nào cần mua nguyên liệu hay là mua các công cụ để thực hiện công việc của mình, người quản lý ngân sách sẽ phân bổ chi phí cho lần lượt đơn hàng như vậy. Và trong 1 chu kì sẽ chỉ được phân bổ 1 lần/ phòng ban.
Phân bổ qua lại: Dành cho các tình huống có dịch vụ liên phòng ban. Mỗi phòng ban phân bổ chi phí cho các phòng ban khác và nhận lại chi phí, khiến đây trở thành phương pháp toàn diện nhất.
Tính giá thành theo hoạt động (ABC): Phương pháp hiện đại này phân bổ chi phí dựa trên các hoạt động tiêu tốn tài nguyên. Xác định các tác nhân gây ra chi phí (hoạt động gây ra chi phí) cung cấp hình ảnh chính xác hơn về phân bổ chi phí.
Lưu ý khi chọn phương pháp phân bổ chi phí mua hàng:
Những sai lầm trong việc phân bổ chi phí có thể làm sai lệch nghiêm trọng thông tin tài chính, vì vậy cần tránh một số cạm bẫy. Khi chi phí được phân bổ quá rộng, các chi phí cụ thể của từng phòng ban hoặc sản phẩm có thể bị che khuất, dẫn đến đánh giá sai lệch. Ngoài ra, các chi phí vô hình như danh tiếng thương hiệu, dù khó định lượng, vẫn cần được xem xét để có cái nhìn đầy đủ hơn.
Cuối cùng, việc sử dụng phương pháp phân bổ tĩnh có thể không hiệu quả khi môi trường kinh doanh thay đổi; do đó, cần thường xuyên xem xét và cập nhật các phương pháp này để phù hợp với tình hình và nhu cầu hiện tại.
2. Theo dõi theo thời gian thực
Môi trường kinh doanh luôn biến động, bao gồm cả sự thay đổi về quy mô, cơ cấu tổ chức, và các hoạt động kinh doanh. Các thay đổi này có thể làm ảnh hưởng đến cách chi phí được phân bổ, ví dụ như khi một tổ chức mở rộng các phòng ban hoặc chuyển hướng hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thường xuyên xem xét quy trình phân bổ chi phí giúp tổ chức nhanh chóng thích nghi với những thay đổi này.
Các quy định và chuẩn mực kế toán cũng thay đổi theo thời gian. Việc cập nhật quy trình phân bổ chi phí giúp tổ chức tuân thủ các yêu cầu này, tránh những rủi ro pháp lý và tài chính. Nghiên cứu của MIT CISR: Các công ty hoạt động theo “thời gian thực” có mức tăng trưởng doanh thu cao hơn 62% và biên lợi nhuận cao hơn 97% so với các công ty hoạt động chậm hơn. Với việc theo dõi mọi thứ theo thời gian thực, các doanh nghiệp cũng sẽ tăng tốc được thời gian linh hoạt hơn trong quá trình triển khai phân bổ chi phí
3. Thu hút các bên liên quan từ các phòng ban có liên quan vào quá trình phân bổ để tăng cường tính chính xác và trách nhiệm giải trình.
Khi các phòng ban có liên quan tham gia, họ có thể cung cấp thông tin chi tiết và dữ liệu chính xác về chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động của họ, giúp quá trình phân bổ phản ánh đúng thực tế hơn. Điều này không chỉ giúp cải thiện độ chính xác của việc phân bổ chi phí mà còn tạo điều kiện cho các phòng ban hiểu rõ hơn về tác động tài chính của hoạt động của mình.
Độ chính xác và độ tin cậy : Phần mềm phân bổ chi phí phải có khả năng tính toán và phân bổ chi phí của bạn một cách chính xác và đáng tin cậy, không có bất kỳ lỗi hoặc sai lệch nào. Nó cũng phải có khả năng xử lý các tình huống phức tạp, chẳng hạn như nhiều trình điều khiển chi phí, nhóm chi phí chồng chéo hoặc các quy tắc phân bổ chi phí động
Tính linh hoạt và tùy chỉnh : Phần mềm phân bổ chi phí phải có khả năng thích ứng với nhu cầu và sở thích kinh doanh cụ thể của bạn. Nó phải cho phép bạn xác định các trình điều khiển chi phí, nhóm chi phí, phương pháp phân bổ chi phí và quy tắc phân bổ chi phí của riêng bạn. Nó cũng phải cho phép bạn tạo các kịch bản và mô hình khác nhau và so sánh kết quả của các chiến lược phân bổ chi phí khác nhau.
Tích hợp và khả năng tương thích : Phần mềm phân bổ chi phí phải có khả năng tích hợp và giao tiếp với các hệ thống và nguồn dữ liệu hiện có của bạn, chẳng hạn như phần mềm kế toán, hệ thống ERP, hệ thống CRM hoặc tệp bảng tính. Nó phải có khả năng nhập và xuất dữ liệu ở nhiều định dạng khác nhau và đảm bảo chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu. Nó cũng phải tương thích với hệ điều hành, phần cứng và yêu cầu mạng của bạn.
Dễ sử dụng và hỗ trợ : Phần mềm phân bổ chi phí phải dễ sử dụng và dễ hiểu, ngay cả đối với người dùng không chuyên. Phần mềm phải có giao diện thân thiện với người dùng , hướng dẫn rõ ràng và các tính năng hữu ích như trình hướng dẫn, mẫu, bảng điều khiển, báo cáo và biểu đồ. Phần mềm cũng phải cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn đầy đủ như hướng dẫn trực tuyến, câu hỏi thường gặp, sổ tay hướng dẫn, dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật.
Chi phí và giá trị : Phần mềm phân bổ chi phí phải có giá cả phải chăng và mang lại giá trị tốt cho số tiền bạn bỏ ra. Nó phải có mô hình định giá minh bạch và hợp lý, bao gồm tất cả các tính năng và chức năng mà bạn cần. Nó cũng phải có lợi tức đầu tư tích cực và giúp bạn đạt được các mục tiêu và mục đích phân bổ chi phí của mình .
Đây là một số tính năng và tiêu chí chính mà bạn nên tìm kiếm khi lựa chọn phần mềm phân bổ chi phí. Bằng cách xem xét các khía cạnh này, bạn có thể tìm thấy phần mềm phân bổ chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp của mình và sử dụng nó để đơn giản hóa và tự động hóa quy trình phân bổ chi phí của bạn.
Phương pháp Phân bổ trực tiếp đơn giản và tránh được sự phức tạp về mặt toán học, nhưng lại bỏ qua các dịch vụ liên phòng ban. Phương pháp Phân bổ theo bước phức tạp hơn và xem xét các dịch vụ giữa các phòng ban, nhưng lại phức tạp và bỏ qua các dịch vụ có đi có lại.
Khi được sử dụng hợp lý, phân bổ chi phí mua hàng có thể định hình nên bức tranh tài chính vững mạnh của một tổ chức. Một số lợi ích đã được chứng minh là:
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
