Nếu bạn đã quen dùng ChatGPT để hỏi đáp, viết content hay tìm ý tưởng thì cách sử dụng AI Agent sẽ là một bước khác hẳn. Thay vì phải ngồi nhập từng câu lệnh và tự làm tiếp phần còn lại, bạn có thể giao cho AI một việc cụ thể và để nó tự xử lý nhiều bước giúp bạn.
Khi sử dụng AI Agent, AI không chỉ trả lời mà còn có thể tự tìm thông tin, dùng công cụ, xử lý dữ liệu và hoàn thành công việc theo mục tiêu bạn đưa ra. Nghe có vẻ phức tạp nhưng cách dùng thực tế lại khá dễ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ cách chọn AI Agent, thiết lập nhiệm vụ đến cách ứng dụng vào công việc hằng ngày.
Trước khi bắt đầu sử dụng, bạn chỉ cần hiểu một điểm quan trọng: AI Agent không đơn thuần là một AI Chatbot biết trả lời nhiều hơn. Điểm khác biệt nằm ở khả năng chủ động xử lý công việc dựa trên mục tiêu mà bạn giao.
Có thể phân biệt nhanh như sau:
Ví dụ, nếu bạn yêu cầu: “Tổng hợp 5 đối thủ đang chạy quảng cáo trong lĩnh vực mỹ phẩm và làm cho tôi một bảng phân tích”, một chatbot thông thường chủ yếu cung cấp thông tin hoặc hướng dẫn bạn cách làm. Trong khi đó, một AI Agent được kết nối đúng công cụ có thể tự tìm dữ liệu, đọc thông tin, chọn phần cần thiết, tổng hợp và tạo bảng kết quả cho bạn.
Để một Agent làm được việc, có thể hiểu nó cần vài “mảnh ghép” cơ bản: mục tiêu cần hoàn thành, hướng dẫn cách làm, dữ liệu để tham khảo và các công cụ được phép sử dụng. Từ những thứ đó, Agent mới có thể lựa chọn hành động phù hợp và tạo ra kết quả cuối cùng.
OpenAI cũng mô tả cấu trúc nền tảng của một Agent gồm ba thành phần chính là model, tools và instructions. Model chịu trách nhiệm suy luận và đưa ra quyết định, tools giúp Agent lấy dữ liệu hoặc thực hiện hành động, còn instructions quy định Agent nên làm gì và hoạt động trong phạm vi nào.
Microsoft mô tả theo cách khá tương tự: Agent có thể dựa trên instructions, knowledge và tools để xác định nguồn thông tin hoặc công cụ cần sử dụng cho từng yêu cầu. Nói đơn giản, bạn giao mục tiêu, còn Agent sẽ dựa vào những gì nó được cung cấp để quyết định bước tiếp theo.
Đây cũng là lý do khi học cách sử dụng AI Agent, điều quan trọng không chỉ là biết nhập prompt. Bạn còn cần biết cách giao mục tiêu đủ rõ, cung cấp đúng dữ liệu và chọn đúng công cụ để Agent có thể thực sự làm việc thay bạn.
Để AI Agent thực sự phát huy hiệu quả trong doanh nghiệp, nó cần kết nối được với những hệ thống và nguồn dữ liệu mà đội ngũ đang sử dụng hằng ngày. Nếu hoạt động tách biệt, AI Agent sẽ khó truy cập đúng thông tin, khó tham gia vào quy trình và cũng khó tạo ra giá trị rõ ràng.
Vì vậy, khả năng tích hợp với CRM, ERP, phần mềm nội bộ, cơ sở dữ liệu hay các công cụ làm việc khác là một trong những yếu tố quan trọng khi triển khai AI Agent. Kết nối càng tốt, Agent càng có thể xử lý công việc liền mạch và sát với quy trình thực tế của doanh nghiệp
Khi tìm hiểu cách sử dụng AI Agent trong doanh nghiệp, API là một trong những phương thức kết nối quan trọng nhất. Có thể hiểu đơn giản, API (Application Programming Interface) là “cầu nối” giúp AI Agent lấy dữ liệu và thực hiện thao tác trên những phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng.
Triển khai cách sử dụng AI Agent qua API, doanh nghiệp có thể kết nối Agent với nhiều hệ thống như:
Nhờ API, AI Agent không chỉ dừng ở việc đọc thông tin mà còn có thể cập nhật dữ liệu, tạo hồ sơ mới hoặc thực hiện hành động trực tiếp trên hệ thống, miễn là được cấp đúng quyền truy cập.
Ví dụ, với yêu cầu “Tạo báo giá cho khách A”, AI Agent có thể lấy thông tin khách hàng từ CRM, kiểm tra bảng giá trên ERP, tạo file báo giá, gửi qua Outlook và cập nhật lại lịch sử giao dịch để đội ngũ kinh doanh tiếp tục theo dõi.
Đây cũng là một trong những cách sử dụng AI Agent hiệu quả nhất với các quy trình có nhiều bước, nhiều hệ thống và thường xuyên lặp lại trong doanh nghiệp.
Một cách sử dụng AI Agent khá thực tế trong doanh nghiệp là tích hợp Agent trực tiếp vào những nền tảng mà nhân viên đã dùng hằng ngày. Nhờ vậy, người dùng không cần mở thêm một hệ thống riêng mà vẫn có thể giao việc, theo dõi tiến độ và nhận kết quả ngay trong môi trường quen thuộc.
Doanh nghiệp có thể triển khai AI Agent trên:
Ví dụ, trên Microsoft Teams, nhân viên chỉ cần nhập: “Tổng hợp đơn hàng từ ngày 1–15/9 tại khu vực miền Trung.”AI Agent có thể lấy dữ liệu từ hệ thống liên quan, xử lý thông tin và trả kết quả ngay trong cuộc trò chuyện hoặc gửi file báo cáo để tải xuống.
Cách triển khai này giúp cách sử dụng AI Agent trở nên gần với công việc hằng ngày hơn, thay vì biến Agent thành một công cụ riêng biệt mà nhân viên phải học lại từ đầu.
Một cách sử dụng AI Agent rất hữu ích trong doanh nghiệp là cho phép Agent truy cập vào những kho dữ liệu nội bộ đã có sẵn. Thay vì để nhân viên mất thời gian tìm tài liệu trong hàng loạt thư mục, AI Agent có thể hỗ trợ tìm đúng file, đúng nội dung và đúng nguồn nhanh hơn.
Doanh nghiệp thường lưu dữ liệu ở nhiều nơi như Google Drive, SharePoint, Dropbox hoặc hệ thống file nội bộ. Khi được cấp quyền phù hợp, AI Agent có thể tìm kiếm và khai thác những nguồn này để phục vụ công việc.
Ví dụ, khi nhân viên yêu cầu “Tìm hợp đồng ký với Công ty ABC năm 2022”, AI Agent có thể:
Nhờ đó, việc sử dụng AI Agent có thể giúp doanh nghiệp:
Đây cũng là điểm khiến cách sử dụng AI Agent khác với việc dùng AI chỉ để hỏi đáp. Khi được kết nối với dữ liệu và công cụ nội bộ, Agent có thể thực sự tham gia vào công việc hằng ngày, hỗ trợ nhân viên tìm thông tin và xử lý nhiệm vụ nhanh hơn.
Xem thêm:
Không phải công việc nào cũng cần đến AI Agent. Khi tìm hiểu cách sử dụng AI Agent, điều đầu tiên bạn nên xác định là công việc đó có thực sự cần AI tự xử lý nhiều bước hay chỉ cần ChatGPT hỗ trợ một lần là đủ.
Bạn nên sử dụng AI Agent khi công việc có một hoặc nhiều đặc điểm sau:
Ví dụ, mỗi thứ Sáu team bạn đều phải vào CRM lấy số liệu bán hàng, so sánh với tuần trước, tìm điểm tăng giảm, viết báo cáo rồi gửi cho trưởng phòng. Đây là kiểu công việc khá phù hợp để triển khai và hướng dẫn cách dụng AI Agent, vì Agent có thể được thiết lập để xử lý cả quy trình thay vì bạn phải làm lại từng bước mỗi tuần.
Ngược lại, nếu bạn chỉ cần viết một email, brainstorm vài ý tưởng, hỏi một câu hỏi hoặc tóm tắt một tài liệu, ChatGPT thông thường đã đủ dùng. Xây dựng AI Agent cho những việc này đôi khi còn khiến quy trình phức tạp hơn mức cần thiết.
OpenAI cũng khuyến nghị Agent phù hợp hơn với những công việc lặp lại, có cấu trúc, chạy theo lịch hoặc cần làm việc với các công cụ khác. Với những nhiệm vụ chỉ làm một lần như viết nội dung, brainstorm hay đặt câu hỏi mở, chat thông thường thường là lựa chọn đơn giản hơn.
Vì vậy, khi học cách sử dụng AI Agent, đừng bắt đầu bằng câu hỏi “AI Agent nào tốt nhất?”. Hãy nhìn vào chính công việc bạn đang làm: nếu một việc cứ lặp lại, phải qua nhiều bước và tốn thời gian thao tác thủ công, đó mới là lúc AI Agent thực sự đáng dùng.
Khi đã hiểu cách sử dụng AI Agent và xác định được những quy trình phù hợp để tự động hóa, bài toán tiếp theo của doanh nghiệp thường không còn nằm ở việc chọn ChatGPT, Gemini hay Claude. Quan trọng hơn là AI có thể kết nối với dữ liệu, biểu mẫu và quy trình đang vận hành thực tế hay không.
Đây cũng là hướng mà BCanvas AI App tập trung. Thay vì dùng một công cụ AI chung cho mọi nhu cầu, doanh nghiệp có thể xây dựng AI App theo từng bài toán cụ thể và đưa AI trực tiếp vào workflow của từng phòng ban.
BCanvas có thể được triển khai cho các nhu cầu như:
Điểm khác biệt nằm ở việc AI không hoạt động như một công cụ riêng mà nhân viên chỉ mở lên khi cần. Khi được tích hợp đúng cách, AI có thể tham gia trực tiếp vào quá trình lấy dữ liệu, xử lý thông tin, tạo báo cáo và hỗ trợ đội ngũ ra quyết định trong công việc hằng ngày.
Nếu doanh nghiệp đã thử nhiều công cụ AI nhưng vẫn phải copy dữ liệu thủ công, chuyển qua lại giữa nhiều phần mềm hoặc chưa đưa AI vào được quy trình thực tế, BCanvas AI App là một hướng đáng tham khảo để tiến thêm một bước từ “dùng AI” sang đưa AI vào vận hành.
Đăng ký demo BCanvas AI App dành riêng cho mô hình kinh doanh của bạn!
Nhận tư vấn toàn bộ tính năng phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn với sự tư vấn, đồng hành từ đội ngũ chuyên gia chuyên môn sâu.
Biết cách sử dụng AI Agent chưa đủ, vì chỉ cần thiết lập sai từ đầu, Agent có thể làm việc kém hiệu quả hoặc khiến quy trình trở nên phức tạp hơn. Dưới đây là những lỗi khá phổ biến khi bắt đầu triển khai.
OpenAI khuyến nghị khi tìm hiểu cách sử dụng AI Agent, nên bắt đầu với một Agent đơn, bổ sung tools dần và chỉ chuyển sang multi-agent khi quy trình thực sự đủ phức tạp để cần tách nhỏ.
Khi tìm hiểu cách sử dụng AI Agent trong doanh nghiệp, yếu tố an toàn nên được đặt ngay từ đầu thay vì xử lý sau khi hệ thống đã vận hành.
OpenAI cũng khuyến nghị phân loại mức độ rủi ro của từng tool và yêu cầu con người can thiệp với các hành động có tác động lớn hoặc khó hoàn tác. Vì vậy, sử dụng AI Agent an toàn không có nghĩa là cho AI quyền làm mọi thứ, mà là tăng dần mức tự động hóa theo mức độ tin cậy của hệ thống.
TacaSoft,
