Nhiều doanh nghiệp vẫn đang còn gặp khó khăn với quy trình làm việc kém hiệu quả, khó khăn trong việc xác định điểm nghẽn, dữ liệu chưa chính xác. Điều này thôi thúc các doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình doanh, cải thiện hiệu suất và nâng cao hoạt động của doanh nghiệp.
Bên cạnh những phương pháp tối ưu hoá quy trình, xu hướng ứng dụng các công cụ phần mềm công nghệ ngày càng được chú ý hơn bởi tính hiệu quả cao của nó.
Theo báo cáo của Forrester, thị trường tự động hóa quy trình kỹ thuật số và mã thấp (DPA), phần mềm quản lý quy trình kinh doanh đã đạt 13,2 tỷ đô la vào năm 2023 và dự kiến sẽ tăng trưởng 21% mỗi năm, chạm mốc 30 tỷ đô la vào năm 2028. Điều này cho thấy, ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng các công cụ mã thấp, phần mềm để tối ưu hóa quy trình và đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả hơn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu những nguyên tắc cốt lõi của quy trình kinh doanh tối ưu hóa và khám phá các bước thực tiễn giúp cải thiện quy trình làm việc, mang lại kết quả hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.
Tối ưu hóa quy trình là một công cụ mạnh mẽ để tăng hiệu quả hoạt động. Các quy trình được tối ưu hóa cho phép các nhóm làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn, bằng cách tập trung vào các hoạt động có giá trị cao và giảm thiểu lãng phí. Thông qua việc triển khai các nguyên tắc tinh gọn và phương pháp cải tiến liên tục, các tổ chức có thể tạo ra một nền văn hóa hiệu quả, nơi mọi thành viên trong nhóm đều được trao quyền để xác định và loại bỏ tình trạng kém hiệu quả.
Bằng cách tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp có thể đạt được thời gian xử lý nhanh hơn, rút ngắn thời gian xử lý công việc lên đến 50%.
Một trong những lý do khiến các doanh nghiệp chú trọng vào tối ưu hóa quy trình là tiềm năng giảm chi phí đáng kể. Bằng cách xác định và loại bỏ các chi phí không cần thiết, chẳng hạn như các bước thừa, lỗi thủ công hoặc sử dụng tài nguyên không hiệu quả, các doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí hoạt động của mình. Các quy trình được tối ưu hóa đòi hỏi ít tài nguyên hơn, ít thời gian hơn và ít phải làm lại, dẫn đến chi phí lao động thấp hơn và giảm lãng phí vật liệu.
Ngoài ra, bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tận dụng các giải pháp công nghệ, các tổ chức có thể giảm thiểu thêm chi phí liên quan đến lao động thủ công và lỗi của con người.một nghiên cứu của Deloitte cho thấy RPA có thể cắt giảm chi phí quy trình tới 80% và giảm thời gian xử lý tới 50-90% (Deloitte, 2020)
Bên cạnh đó, một quy trình kém tối ưu có thể gây ra tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp—từ gián đoạn hoạt động, giảm năng suất, đến thiệt hại tài chính khổng lồ. Khi quy trình không được kiểm soát chặt chẽ, hệ thống dễ gặp lỗi, kéo dài thời gian khắc phục và làm suy giảm hiệu suất làm việc. Điều này không chỉ gây lãng phí tài nguyên mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, làm mất uy tín thương hiệu và khiến doanh nghiệp đánh mất lợi thế cạnh tranh.
Một ví dụ điển hình là sự cố của Microsoft Azure, khi nền tảng này bị gián đoạn tới 4,46 tỷ giờ do không tuân thủ quy trình triển khai tiêu chuẩn. Hậu quả? Microsoft thiệt hại hàng tỷ đô la, hàng triệu khách hàng bị ảnh hưởng, và hệ thống bị gián đoạn nghiêm trọng. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc thiếu tối ưu hóa quy trình có thể dẫn đến hậu quả tồi tệ như thế nào—kể cả với những tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới.
Trước khi tối ưu quy trình làm việc, doanh nghiệp cần nhận diện rõ những thách thức và vấn đề phát sinh thường gặp như:
Dữ liệu quy trình không chính xác
Tối ưu hóa quy trình đòi hỏi dữ liệu để xác định tình trạng kém hiệu quả, đo lường tiến độ và theo dõi thành công. Việc phụ thuộc vào dữ liệu không chính xác sẽ tác động tiêu cực đến các sáng kiến tối ưu hóa quy trình bằng cách khiến nhà sản xuất đưa ra kết luận không chính xác hoặc quyết định không tối ưu.
Nguyên nhân của tình trạng này xuất phát từ nhiều yếu tố, trong đó có thể kể đến việc nhập dữ liệu thủ công vốn tiềm ẩn nhiều sai sót, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu khổng lồ như trong các tổ chức lớn. Theo nghiên cứu của Gartner, hơn 80% các dự án lớn thất bại do chất lượng dữ liệu kém, minh chứng cho thấy tầm ảnh hưởng của việc nhập liệu sai lệch.
Bên cạnh đó, các hệ thống lỗi thời không được thiết kế để xử lý lượng dữ liệu lớn hoặc tích hợp với hệ thống mới, dẫn đến dữ liệu phân mảnh và thiếu nhất quán. IBM ước tính rằng các doanh nghiệp Mỹ mất khoảng 3 triệu đô la mỗi năm cho mỗi nhân viên do dữ liệu kém chất lượng, cho thấy hậu quả tài chính đáng kể của việc thiếu đầu tư vào công nghệ.
Thiếu hiển thị theo thời gian thực:
Một trong những thách thức lớn khi tối ưu hóa quy trình kinh doanh là khó xác định và đo lường chính xác hiệu suất của từng khâu trong thời gian ngắn. Nguyên nhân chính đến từ việc thiếu dữ liệu thời gian thực, hệ thống đánh giá không nhất quán. Các số liệu báo cáo thường sau 1-2 ngày mới cập nhật lên được hệ thống gây ra sự chậm trễ. Thiếu đi tính kịp thời.
Dữ liệu phân tán tại các máy tính ở mỗi phòng ban. Đặc biệt là các giấy tờ, tài liệu kinh doanh được để ở các phòng khác nhau càng làm trầm trọng thêm vấn đề, khiến việc thu thập và xử lý thông tin trở nên tốn kém và kém chính xác. Thay vì bắt đầu ngay vào tối ưu quy trình, doanh nghiệp sẽ mất 1-2 ngày để tìm kiếm và sắp xếp lại tài liệu.
Sau khi xác định được các thách thức, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu cho quy trình làm việc của mình. Mặc dù những mục tiêu này có thể không giải quyết triệt để mọi vấn đề tồn đọng, nhưng chúng cần được xây dựng một cách rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường. Hơn nữa, theo từng giai đoạn phát triển, các mục tiêu này cần được điều chỉnh và nâng cấp để phù hợp với tình hình thực tế.
Vì vậy, các nhà lãnh đạo không nhất thiết phải vội vàng xây dựng một mục tiêu hoàn chỉnh ngay từ đầu, mà nên tập trung vào sự linh hoạt và cải thiện liên tục.
Giai đoạn thiết kế lại đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các quy trình làm việc hiệu quả hơn. Thay vì duy trì những phương pháp cũ kém linh hoạt, doanh nghiệp cần tập trung vào việc tinh gọn, tự động hóa và tối ưu hóa từng bước trong quy trình để giảm thiểu lãng phí và cải thiện năng suất. Dưới đây là những phương pháp quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình trong giai đoạn này:
Loại bỏ các bước và phê duyệt không cần thiết: Nhiều quy trình hiện tại có thể bị cồng kềnh do chứa quá nhiều bước không mang lại giá trị hoặc yêu cầu phê duyệt không cần thiết như: kiểm tra đi kiểm tra lại các hoá đơn, Gửi tài liệu qua email hoặc in ấn, ký tay rồi chuyển tiếp….
Tự động hóa các tác vụ thủ công khi có thể: Các công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, xử lý hóa đơn hay gửi email xác nhận có thể được tự động hóa bằng các công cụ phần mềm. Điều này giúp giảm thiểu lỗi do con người gây ra, tiết kiệm thời gian và cho phép nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Theo nghiên cứu của McKinsey, tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp tăng năng suất từ 20-30%, đồng thời giảm chi phí vận hành đáng kể.
Chuẩn hóa quy trình giữa các phòng ban: Bằng cách chuẩn hóa quy trình trên toàn tổ chức, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính nhất quán, cải thiện khả năng theo dõi hiệu suất và dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc hoạt động trên quy mô lớn.
Triển khai xử lý song song cho các tác vụ độc lập: Một sai lầm phổ biến trong quy trình làm việc là thực hiện các nhiệm vụ theo trình tự tuyến tính, ngay cả khi một số công việc có thể được thực hiện đồng thời. Việc triển khai xử lý song song cho các tác vụ độc lập sẽ giúp rút ngắn thời gian hoàn thành, nâng cao năng suất mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.
| Sáu Sigma | Độ nghiêng | Cải tiến | Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) | Tái thiết quy trình kinh doanh (BPR) | |
| Tập trung chính | Giảm thiểu lỗi và biến động để đạt được sự hoàn hảo (3,4 lỗi trên một triệu cơ hội). | Loại bỏ lãng phí để tối đa hóa giá trị cho khách hàng. | Những cải tiến nhỏ liên tục được thực hiện nhờ sự tham gia của nhân viên. | Nâng cao chất lượng toàn tổ chức và sự hài lòng của khách hàng. | Thiết kế lại toàn diện các quy trình kinh doanh để cải thiện đáng kể. |
| Công cụ chính | DMAIC, DMADV , Kiểm soát quy trình thống kê (SPC), Biểu đồ xương cá , Biểu đồ Pareto . | Lập bản đồ luồng giá trị , Kanban , 5S , Đúng lúc (JIT), Luồng liên tục. | PDCA (Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động), 5S, Gemba Walks , Hệ thống gợi ý. | Vòng tròn chất lượng, Tiêu chuẩn ISO , Đánh giá chuẩn, Biểu đồ kiểm soát . | Biểu đồ luồng quy trình , Mô hình hóa hỗ trợ CNTT, Phân tích quy trình làm việc, Công cụ mô phỏng. |
| Thời gian thực hiện | Trung hạn đến dài hạn (nhiều tháng đến nhiều năm, tùy thuộc vào phạm vi). | Trung hạn đến ngắn hạn (có thể tăng dần hoặc liên tục). | Đang diễn ra (tích hợp vào hoạt động hàng ngày). | Dài hạn (yêu cầu thay đổi văn hóa và tập trung lâu dài). | Ngắn hạn đến trung hạn (tùy thuộc vào quy mô thiết kế lại). |
| Yêu cầu về tài nguyên | Cao: Cần có nhân sự có tay nghề, đào tạo và công cụ thống kê tiên tiến | Trung bình: Đòi hỏi đào tạo và sự tham gia của nhóm nhưng ít công cụ tiên tiến hơn. | Thấp: Dựa vào sáng kiến của nhân viên và những điều chỉnh nhỏ. | Trung bình đến Cao: Cần có sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia của toàn tổ chức. | Cao: Đòi hỏi đầu tư đáng kể vào công nghệ và nguồn lực. |
| Kết quả điển hình | Giảm đáng kể số lượng khuyết tật, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. | Hoạt động hợp lý, giảm thời gian thực hiện và giảm chi phí. | Cải thiện dần dần về hiệu quả và tinh thần. | Nâng cao sự hài lòng của khách hàng, chất lượng ổn định và tinh thần làm việc nhóm tốt hơn. | Sự thay đổi đột phá về hiệu quả, giảm chi phí và khả năng cạnh tranh. |
| Phù hợp nhất cho | Các quy trình có dữ liệu có thể đo lường được và có chi phí cao cho các lỗi. | Các quy trình lặp đi lặp lại có chất thải dễ thấy (ví dụ: sản xuất, hậu cần). | Các tổ chức đang tìm kiếm những cải tiến nhỏ liên tục và sự tham gia về mặt văn hóa. | Các tổ chức đang tìm kiếm sự cải thiện về chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. | Các công ty cần có sự thay đổi lớn về hiệu suất hoặc lợi thế cạnh tranh. |
| Ví dụ thành công | Motorola, General Electric, AlliedSignal. | Hệ thống sản xuất Toyota, Nike, Intel. | Toyota, Nestlé và nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. | Xerox, Johnson & Johnson, Công ty ô tô Ford. | IBM, Ford (vào những năm 1990), Procter & Gamble. |
Các phương pháp luôn có giá trị nhất, nhưng chỉ khi kết hợp với phần mềm và công cụ công nghệ, doanh nghiệp mới có thể đạt được hiệu quả tối ưu, nâng cao năng suất và đạt được mức tối đa.
Sau khi xác định được quy trình cần tối ưu và thiết lập chiến lược cải tiến, bước tiếp theo là lựa chọn các công cụ phần mềm phù hợp. Phần mềm quản lý quy trình cho phép các tổ chức tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình phức tạp, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Phần mềm cung cấp khả năng lập bản đồ quy trình trực quan, tích hợp dữ liệu và tự động hóa, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng để hợp lý hóa các quy trình tài chính như đối chiếu, báo cáo và quản lý dữ liệu.
Phần mềm cũng sẽ tận dụng các thuật toán học máy để xác định tình trạng kém hiệu quả, tắc nghẽn và sai lệch của quy trình, cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động để cải tiến quy trình liên tục.
Tối ưu hoá quy trình kinh doanh hiệu quả như phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Với các tính năng vượt trội như:
Xác định các phương án quy trình hiệu quả – Sử dụng công nghệ phân tích quy trình và bản sao số, phần mềm tối ưu hóa quy trình sẽ đánh giá hiệu quả quy trình hiện tại và xác định các phương án hiệu quả hơn để giảm chi phí và tăng năng suất.
Nâng cao quản lý tài nguyên – Phần mềm quản lý quy trình này cho phép các công ty giám sát tốt hơn các nguồn lực của mình, bao gồm cả tài sản vật chất. Là một giải pháp quản lý tài sản , phần mềm quản lý quy trình có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách quản lý tài nguyên của mình theo cách hiệu quả về mặt chi phí để tăng lợi nhuận ròng.
Nâng cao chất lượng sản phẩm – Tối ưu hóa quy trình song hành với đảm bảo chất lượng. Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft sử dụng công nghệ kiểm soát quy trình tiên tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện độ ổn định của sản phẩm và tăng cường hiệu suất chung của nhà máy, có thể hỗ trợ tăng sự hài lòng của khách hàng và độ tin cậy của sản phẩm.
Xác định các cơ hội tự động hóa – Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft có thể giúp làm nổi bật các cơ hội tự động hóa, có thể thúc đẩy năng suất và hiệu quả của nhà máy. Bằng cách tự động hóa các quy trình thường lệ, các công ty có thể tăng tốc hiệu suất chung của mình trong khi phân bổ lại nguồn lực và nhân viên ở nơi khác để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.
Tăng cường tính tổ chức – Phần mềm tối quản lý quy trình thúc đẩy hiệu quả hơn nữa bằng cách sắp xếp và tập trung các nhiệm vụ, cho phép doanh nghiệp xem các quy trình kinh doanh một cách rõ ràng và dễ dàng từ một vị trí thuận tiện
Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn trên mọi phương diện. Kết hợp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu, phân tích quy trình và khả năng quản lý dự án, phần mềm tối ưu hóa quy trình đóng vai trò là giải pháp thông minh và mạnh mẽ cho các công ty muốn tối ưu hóa hoạt động để đạt được thành công lớn hơn.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý quy trình TacaSoft
Việc triển khai tối ưu hoá quy trình bằng cách tự động hoá bao gồm:
Phát triển và thử nghiệm quy trình làm việc tự động: Quy trình thử nghiệm cần được lập kế hoạch kỹ lưỡng, bao gồm thử nghiệm đơn vị, tích hợp, người dùng và hiệu suất, với các kịch bản và tiêu chí đánh giá rõ ràng, đồng thời thu thập và phân tích dữ liệu thử nghiệm để điều chỉnh quy trình.
Tích hợp tự động hóa, phần mềm với các hệ thống và quy trình hiện có: Bước đầu tiên là xác định các hệ thống và quy trình cần tích hợp. Sau đó lựa chọn phương pháp tích hợp phù hợp như API, ETL hoặc các công cụ tích hợp khác.
Cần lưu ý đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình tích hợp, đồng thời có kế hoạch dự phòng để xử lý các sự cố có thể xảy ra.
Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công cụ phần mềm: Đầu tiên, cần xác định nhu cầu đào tạo dựa trên kỹ năng và kiến thức cần thiết để nhân viên sử dụng các công cụ tự động hóa. Sau đó, thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và trình độ của nhân viên, và tổ chức đào tạo theo nhiều hình thức khác nhau như trực tuyến, trực tiếp hoặc theo nhóm.
Việc triển khai tự động hóa đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và quản lý thay đổi để đảm bảo quá trình chuyển đổi và áp dụng diễn ra suôn sẻ. Bằng cách tận dụng các công cụ tự động hóa như tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA), hệ thống quản lý quy trình làm việc hoặc nền tảng mã thấp, các tổ chức có thể giảm đáng kể thời gian xử lý, giảm thiểu lỗi và giải phóng tài nguyên cho các tác vụ có giá trị cao hơn.
Tối ưu hóa quy trình không phải là sự kiện một lần mà là hành trình cải tiến liên tục. Sau khi triển khai các quy trình được tối ưu hóa, điều cần thiết là phải theo dõi hiệu suất của chúng và liên tục xác định các lĩnh vực cần cải tiến thêm. Điều này bao gồm:
Bằng cách nhúng giám sát quy trình và cải tiến liên tục vào văn hóa tổ chức, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng quy trình của họ vẫn linh hoạt, hiệu quả và phù hợp với nhu cầu kinh doanh thay đổi. Tối ưu hóa quy trình thường xuyên giúp thúc đẩy thành công lâu dài và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
7-Eleven, công ty cửa hàng tiện lợi lớn nhất Philippines, đã phải đối mặt với những thách thức đáng kể với quy trình đối chiếu ví điện tử hàng ngày của họ . Quy trình thủ công, bao gồm việc đối chiếu dữ liệu từ báo cáo thanh toán, báo cáo bán hàng và tài khoản ngân hàng – cực kỳ tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.
Nhân viên đã dành nhiều giờ để phân tích các tập dữ liệu lớn chứa hơn 500.000 giao dịch hàng ngày cho mỗi nguồn dữ liệu. Việc khớp các giao dịch cho một đơn vị chấp nhận tiền điện tử duy nhất mất nửa ngày, trong khi việc tạo một báo cáo duy nhất có thể mất tới hai ngày. Quy trình thủ công cũng đưa ra rủi ro kiểm soát, vì việc đối chiếu không phải lúc nào cũng được hoàn tất trước khi chuyển tiền hàng ngày cho các nhà cung cấp tiền điện tử.
Để vượt qua những thách thức này, 7-Eleven đã triển khai phần mềm quản lý quy trình, một công cụ tự động hóa, để thực hiện đối chiếu ba chiều cho tất cả hơn 3.400 địa điểm cửa hàng trên hai cổng thanh toán, hệ thống Điểm bán hàng (POS) và ngân hàng. Công cụ này áp dụng kết hợp các quy tắc khớp một-một và nhiều-một theo phương pháp thác nước, bắt đầu bằng các quy tắc có cấu trúc và tìm kiếm các kết quả khớp dựa trên các mẫu văn bản nhúng trong mô tả giao dịch.
Kết quả thật ấn tượng. Quy trình đối chiếu, trước đây mất nhiều ngày, giờ đã hoàn tất trong vài phút. Hiệu quả này cho phép nhóm DPC tập trung nhiều hơn vào việc phân tích và điều tra các trường hợp ngoại lệ. Các báo cáo ngoại lệ hàng ngày được tự động gửi đến từng cửa hàng, cho phép điều tra nhanh chóng các giao dịch hoặc tiền mặt bị mất, cuối cùng là giảm gian lận và tổn thất.
Bằng cách tận dụng tính năng tự động hóa của phần mềm quản lý quy trình, 7-Eleven không chỉ tối ưu hóa quy trình đối chiếu mà còn cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên DPC. Sự thành công của sáng kiến này đã khuyến khích công ty khám phá việc mở rộng việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình sang các lĩnh vực khác trong hoạt động của mình, chẳng hạn như đối chiếu chuyển động hàng tồn kho và bán hàng hóa.
Các tính năng chính cần tìm kiếm khi lựa chọn phần mềm tối ưu hóa quy trình, điều quan trọng là phải cân nhắc các công cụ cung cấp các tính năng chính sau:
Lập bản đồ và trực quan hóa quy trình: Khả năng tạo ra các biểu diễn trực quan về quy trình, chẳng hạn như sơ đồ luồng công việc hoặc bản đồ quy trình, để hiểu và phân tích quy trình công việc tốt hơn.
Tích hợp và phân tích dữ liệu: Tích hợp liền mạch với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và khả năng phân tích các tập dữ liệu lớn để xác định các điểm nghẽn và cơ hội cải tiến.
Khả năng tự động hóa: Các tính năng tự động hóa tích hợp hoặc tích hợp với các công cụ tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) để hợp lý hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và giảm bớt công sức thủ công.
Hợp tác và giao tiếp: Thúc đẩy làm việc nhóm và giao tiếp giữa các bên liên quan tham gia vào các sáng kiến tối ưu hóa quy trình.
Theo dõi và báo cáo hiệu suất: Theo dõi thời gian thực các số liệu về hiệu suất quy trình và tạo các báo cáo chuyên sâu để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Khả năng mở rộng và linh hoạt: Khả năng thích ứng với nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng và xử lý khối lượng dữ liệu và độ phức tạp ngày càng tăng của quy trình.
Giao diện thân thiện với người dùng: Giao diện trực quan và thân thiện với người dùng cho phép người dùng dễ dàng thiết kế, triển khai và quản lý các quy trình được tối ưu hóa.
Khi đánh giá các công cụ tối ưu hóa quy trình, hãy cân nhắc đến nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức bạn, cũng như tính dễ dàng triển khai và tích hợp với các hệ thống hiện có.
BPM mã thấp/không mã đã là một phần của hiện tại và sẽ còn quan trọng hơn nữa trong tương lai của quản lý quy trình kinh doanh. Gartner dự đoán rằng đến năm 2025, các công nghệ mã thấp sẽ chịu trách nhiệm cho hơn 70% các ứng dụng mới.
Phương pháp tiếp cận BPM ít mã/không mã giúp bạn thiết kế, xây dựng và triển khai các ứng dụng và quy trình làm việc tùy chỉnh cho doanh nghiệp của mình với ít hoặc không có kiến thức về mã hóa. Các nền tảng BPM này cung cấp giao diện kéo và thả cùng các công cụ thân thiện với người dùng khác giúp đẩy nhanh quá trình phát triển và nâng cao chất lượng của các ứng dụng.
Phát triển BPM ít mã/không mã có một số lợi ích. Nó tăng tốc phát triển ứng dụng và giúp bạn phản ứng nhanh với nhu cầu thị trường thay đổi. Nó cũng cho phép cập nhật ứng dụng dễ dàng mà không cần các thủ tục phức tạp.
Hệ thống mã thấp/không mã làm giảm nhu cầu về các nhóm lớn và các giải pháp phức tạp. Điều này giúp các nhóm CNTT giảm tải và giải phóng họ để tập trung vào các nhiệm vụ và sáng kiến mang tính chiến lược hơn.
Với hệ thống low-code/no-code, việc triển khai BPM đơn giản, dễ tiếp cận và hiệu quả cho mọi người tham gia. Ngoài ra, chúng thúc đẩy sự hợp tác, vì nhân viên ở các phòng ban khác nhau có thể đóng góp vào quá trình tự động hóa và tối ưu hóa.
Một số công cụ BPM đã tích hợp các tính năng mã thấp/không mã bao gồm phần mềm quản lý quy trình TacaSoft.
BPI đang được hỗ trợ bởi phần mềm mới. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là phần mềm có thể tự động hóa các khía cạnh của doanh nghiệp và công việc. Trong khi BPI là một quy trình, RPA là một công cụ hỗ trợ quy trình đó.
Điểm khác biệt của phần mềm này là khả năng mô phỏng các quy trình kỹ thuật số theo cách mà người dùng thực sự tương tác . Đối với các doanh nghiệp và đánh giá quy trình kinh doanh, RPA đòi hỏi hai nền tảng để trở thành khoản đầu tư xứng đáng.
RPA mang lại nhiều lợi ích to lớn cho quy trình kinh doanh. Ví dụ:
Tất cả những yếu tố này đều là một phần của quá trình cải tiến quy trình kinh doanh.
Với khối lượng đủ lớn, việc sử dụng RPA để tự động hóa các quy trình kinh doanh có thể mang lại ROI lên tới 200% trong năm đầu tiên.
Ngoài ra, các quy trình phải có tính lặp lại với khả năng dự đoán cao để có thể tự động hóa. RPA mở ra cánh cửa cho siêu tự động hóa, trong đó một tổ chức có thể sử dụng cả hai công cụ RPA kết hợp với nền tảng áp dụng kỹ thuật số (DAP) để tối ưu hóa các quy trình từ đầu đến cuối. Sau quy trình BPI, nếu siêu tự động hóa được coi là một lợi ích có thể đạt được, thì việc tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của nó sẽ là một lợi thế khi thực hiện các chuyển đổi mới.
Các công cụ BPM tích hợp công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (ML), đang thúc đẩy những cải tiến đáng kể về hiệu quả, độ chính xác và khả năng ra quyết định trong các quy trình kinh doanh.
Các công cụ tiên tiến này có thể thực hiện các quy trình với độ chính xác cao hơn, giảm thiểu lỗi và cải thiện chất lượng kết quả. Chúng có thể phân tích các tập dữ liệu lớn để khám phá các mô hình và xu hướng thúc đẩy quá trình tối ưu hóa.
Một ứng dụng quan trọng của AI và ML là trong phân tích dự đoán. Thuật toán AI và ML có thể xác định xu hướng, dự báo kết quả trong tương lai và cung cấp thông tin chi tiết để đưa ra quyết định tốt hơn. Điều này giúp bạn giải quyết các nút thắt tiềm ẩn, tối ưu hóa phân bổ tài nguyên và cải thiện hiệu quả quy trình.
Công nghệ AI và ML có thể nâng cao trải nghiệm và sự tương tác của khách hàng trong các quy trình kinh doanh. Các chatbot và trợ lý ảo hỗ trợ AI có thể xử lý các yêu cầu của khách hàng, đưa ra các khuyến nghị được cá nhân hóa và hỗ trợ giải quyết vấn đề.
Tối ưu hóa quy trình là điều cần thiết để doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh, giảm chi phí và cải thiện chất lượng sản phẩm. Bằng cách bắt kịp các xu hướng công nghệ, các doanh nghiệp có thể chủ động trang bị cho cơ sở của mình để thành công lâu dài và chuẩn bị cho nhu cầu thay đổi của khách hàng.
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh bao gồm việc lập kế hoạch và triển khai vòng đời của một dự án theo cách nâng cao nhất. Nó bao gồm việc phác thảo từng bước của quy trình, giảm thiểu lãng phí thời gian, công sức và tài nguyên.
Tối ưu hóa quy trình trong kinh doanh giúp giảm chi phí, giảm rủi ro và đơn giản hóa quy trình làm việc hàng ngày. Nó cho phép lập bản đồ và giám sát dự án đồng thời củng cố các quy trình và hoạt động kinh doanh.
Việc tối ưu hóa liên tục các quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền và duy trì sự nhanh nhẹn và sẵn sàng để vượt trội trên thị trường cạnh tranh. Sau đây là một số lợi thế quan trọng nhất:
Nâng cao hiệu quả
Có lẽ lợi ích trực tiếp nhất của việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh là hiệu quả mà nó mang lại cho các tổ chức. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh cải thiện đầu ra của quy trình và làm cho chúng hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các nút thắt cổ chai và sự dư thừa của quy trình làm việc. Hiệu quả này giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên và tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp trên mọi phương diện.
Giảm chi phí
Các quy trình hợp lý hóa, tối ưu hóa giúp giảm thiểu lãng phí về thời gian và nguồn lực, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hoạt động trên mọi lĩnh vực kinh doanh. Về lâu dài, điều này giải phóng nguồn vốn để tái đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng mới, có thể cải thiện hơn nữa kết quả kinh doanh.
Tăng cường sự nhanh nhẹn
Việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh không chỉ giúp chúng tinh gọn hơn mà còn linh hoạt hơn, giúp ra quyết định nhanh hơn và tăng khả năng mở rộng. Tính linh hoạt này cho phép các tổ chức điều chỉnh và thích ứng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và thị trường đang thay đổi.
Tuân thủ tốt hơn
Tối ưu hóa các quy trình quản lý rủi ro và tuân thủ đảm bảo rằng các nỗ lực tuân thủ có thể được giám sát hiệu quả, các thay đổi về quy định có thể được cập nhật và rủi ro được giảm thiểu. Khi áp dụng vào việc tuân thủ, tối ưu hóa quy trình kinh doanh bảo vệ người tiêu dùng, giúp các công ty đáp ứng các yêu cầu và tránh các chi phí liên quan đến việc không tuân thủ.
Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu
Các giải pháp tạo điều kiện cho quá trình tự động hóa thường bao gồm phân tích chi tiết với thông tin chi tiết dự đoán để cải thiện việc ra quyết định. Các công cụ này giúp các nhóm dễ dàng dự báo các vấn đề, xác định các lĩnh vực cần cải thiện quy trình và điều chỉnh khi cần thiết.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý quy trình kinh doanh
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Bên cạnh giúp doanh nghiệp về các vấn đề quản lý quy trình thì chúng tôi cũng hỗ trợ các công ty giải quyết cả vấn đề tự động hoá, chuyển đổi số quy trình kinh doanh với các phần mềm được tích hợp công nghệ mới nhất hiện nay cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp, TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp.
TacaSoft,
