Hiện nay, vẫn còn nhiều tổ chức vật lộn với các quy trình không nhất quán dẫn đến tình trạng kém hiệu quả, lãng phí tài nguyên. Việc không chuẩn hóa quy trình có thể gây ra vô số thách thức cho doanh nghiệp, từ chi phí hoạt động tăng và thời gian chu kỳ kéo dài đến chất lượng bị ảnh hưởng và sự không hài lòng của khách hàng. Theo một nghiên cứu của McKinsey, các doanh nghiệp có quy trình chuẩn hóa có thể giảm 20% chi phí hoạt động và giảm 50% lỗi so với các doanh nghiệp không có quy trình chuẩn hóa.
Chuẩn hóa quy trình với sự hỗ trợ của biện pháp công nghệ không chỉ giúp ghi lại quy trình mà còn đảm bảo quy trình được quản lý tuân thủ trên toàn tổ chức. Với sự trợ giúp của các công nghệ tiên tiến, phần mềm quản lý quy trình trao quyền cho các tổ chức xác định các giao thức rõ ràng, loại bỏ sự dư thừa và thích ứng nhanh chóng với các nhu cầu thay đổi.
Bài viết này sẽ đi sâu vào việc khi nào doanh nghiệp cần phải chuẩn hóa và chuyển hoá ra sao.
Chuẩn hóa quy trình ngày càng được doanh nghiệp chú trọng do:
Một trong những lợi ích chính của việc chuẩn hóa quy trình của bạn là tiết kiệm thời gian. Trong môi trường sản xuất, thường có nhiều quy trình phức tạp cần được giám sát cẩn thận. Nếu việc quản lý các quy trình này không được chuẩn hóa, tình trạng kém hiệu quả có thể phát sinh.
Khi một quy trình được số hóa, các tác vụ vận hành hàng ngày trước đây mất 15 phút giờ chỉ được thực hiện trong 2 phút. Việc tiết kiệm thời gian này sẽ chỉ tăng lên theo tuần, tháng, năm.
Trước khi chuẩn hóa quy trình và ứng dụng chuyển đổi số , công ty TenCate Grass đã phải đối mặt với nhiều thách thức. Quy trình sản xuất của họ rất phức tạp. Các sản phẩm được nhóm lại dưới một tên chung trong khi các thiết lập máy móc để chế tạo chúng có thể cụ thể hơn. Các chi tiết quan trọng như thiết lập cho từng dòng sản phẩm, từng loại polyme hoặc kết hợp màu sắc được lưu trong hộp bình luận. Và khi sản xuất hơn 200 sản phẩm, việc truy xuất các thiết lập đó, lọc qua các thiết lập đã lỗi thời hoặc yêu cầu chúng qua email đã làm giảm năng suất.
Nhân viên hậu cần phải đào sâu dữ liệu và kết nối các thiết lập phù hợp với đơn đặt hàng trước khi họ có thể bắt đầu sản xuất. Việc không sử dụng quy ước đặt tên giữa các phòng ban cũng khiến mọi thứ trở nên cồng kềnh hơn. Người vận hành sử dụng Excel để xác thực sản phẩm. Đi kèm với đó là gánh nặng công việc thủ công. Không chỉ mỗi dòng sản phẩm sử dụng một tài liệu Excel khác nhau mà việc làm việc và duy trì các tài liệu cũng rất dễ xảy ra lỗi . Việc điều chỉnh trong quá trình này rất tốn thời gian, trong khi việc đưa những người mới vào nhóm gần như là không thể vì thiếu thông tin cơ bản, ngoại lệ và do đó không rõ ràng.
Khi mỗi nhân viên thực hiện công việc theo cách riêng của họ mà không có hướng dẫn rõ ràng, doanh nghiệp sẽ đối mặt với sự không đồng bộ trong quy trình vận hành. Điều này đặc biệt nghiêm trọng trong ngành sản xuất, nơi việc sai lệch quy trình có thể dẫn đến sản phẩm bị lỗi.
Theo SixSigma.us, các doanh nghiệp có quy trình chuẩn hóa đạt hiệu suất cao hơn, tiết kiệm chi phí và tăng lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp không có tiêu chuẩn rõ ràng. Trong khi đó, thiếu quy trình chuẩn khiến tỷ lệ lỗi sản phẩm tăng lên, gây lãng phí và mất lòng tin từ khách hàng.
Ví dụ, Toyota áp dụng Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) để đảm bảo mọi xe ô tô xuất xưởng đều đạt chuẩn chất lượng cao nhất. Nếu không có quy trình này, họ sẽ không thể duy trì danh tiếng về độ bền và hiệu suất của sản phẩm.
Việc đào tạo nhân viên mới luôn là một thách thức đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi không có quy trình rõ ràng. Nếu không có hướng dẫn cụ thể, mỗi nhân viên mới sẽ phải tự tìm hiểu hoặc học hỏi từ những đồng nghiệp có kinh nghiệm. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn dẫn đến sự không nhất quán trong cách thực hiện công việc.
Khi không có quy trình chuẩn, nhân viên mới phải đoán mò hoặc thử nghiệm nhiều phương pháp khác nhau để hoàn thành công việc. Điều này dễ dẫn đến sai sót, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc và chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Một nghiên cứu từ Bridge Group cho thấy rằng, nhân viên mất trung bình 6-9 tháng để đạt được hiệu suất tối ưu nếu không có quy trình đào tạo bài bản.
Ví dụ, trong ngành sản xuất, nếu nhân viên mới không được hướng dẫn một cách rõ ràng về cách vận hành máy móc hoặc kiểm soát chất lượng, tỷ lệ lỗi sản phẩm sẽ gia tăng. Điều này không chỉ làm tăng chi phí sửa lỗi mà còn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.
Khi doanh nghiệp thiết kế các quy trình chuẩn hóa, việc hướng dẫn trở nên dễ dàng hơn nhiều vì người học việc chỉ cần tuân theo các quy trình công việc được ghi chép rõ ràng. Việc cấu trúc chuyển giao kiến thức theo cách này sẽ giúp cải thiện chất lượng vì nó giúp loại bỏ sự phỏng đoán khi làm chủ các quy trình và kỹ thuật mới, đây là nơi dễ xảy ra sai sót hơn.
Một lợi thế khác là thời gian hướng dẫn được rút ngắn. Thay vì dành nhiều ngày hoặc nhiều tuần để đào tạo nhân viên mới, sau đó quan sát họ chặt chẽ, nhân viên sẽ nhanh chóng tự tin hơn nhờ vào việc chuyển giao các hướng dẫn chuẩn được đơn giản hóa.
Khi doanh nghiệp mở rộng, việc duy trì tính nhất quán và chất lượng trở thành một thách thức lớn do sự gia tăng quy mô và mức độ phức tạp trong vận hành. Nếu không có quy trình chuẩn hóa, mỗi bộ phận hoặc chi nhánh có thể áp dụng phương thức làm việc riêng, dẫn đến sự chênh lệch trong chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng mà còn làm suy giảm uy tín thương hiệu.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp và thống nhất giúp nhân viên dễ dàng thích nghi với công việc, nâng cao hiệu suất và đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng đều trên toàn hệ thống.
Lotteria và KFC là hai chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh điển hình cho việc duy trì tính nhất quán và chất lượng khi mở rộng nhờ chuẩn hóa quy trình. Khi mở rộng hệ thống trên nhiều quốc gia và khu vực, nếu không có quy trình thống nhất, mỗi cửa hàng có thể vận hành khác nhau, dẫn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ không đồng đều. Để khắc phục điều này, cả Lotteria và KFC đều áp dụng các tiêu chuẩn rõ ràng từ công thức chế biến, cách phục vụ khách hàng đến quy trình thanh toán.
Chuẩn hóa thường xung đột với nhu cầu về tính linh hoạt trong các quy trình, tạo ra thách thức đáng kể cho các tổ chức. Trong khi các quy trình chuẩn hóa có thể cải thiện hiệu quả và tính nhất quán, chúng cũng có thể hạn chế khả năng điều chỉnh của tổ chức theo nhu cầu thị trường thay đổi nhanh chóng . Sự cứng nhắc này có thể cản trở sự sáng tạo và khả năng phản ứng, khiến các công ty khó có thể xoay trục để ứng phó với các cơ hội hoặc thách thức mới.
Các tổ chức ưu tiên chuẩn hóa có thể thấy mình bị hạn chế bởi các quy trình đã thiết lập không đáp ứng được các hoàn cảnh hoặc nhu cầu đặc biệt của khách hàng. Ví dụ, trong các ngành công nghiệp năng động, khả năng tùy chỉnh dịch vụ hoặc sản phẩm có thể rất quan trọng để duy trì lợi thế cạnh tranh . Chuẩn hóa nghiêm ngặt có thể kìm hãm sự sáng tạo và ngăn cản nhân viên đề xuất các giải pháp mới, vì ý kiến đóng góp của họ có thể bị coi là sai lệch so với các chuẩn mực đã thiết lập.
Hơn nữa, sự đánh đổi giữa chuẩn hóa và tính linh hoạt có thể tác động đến tinh thần của nhân viên . Khi nhân viên cảm thấy bị hạn chế bởi các quy trình cứng nhắc, sự hài lòng trong công việc có thể giảm, dẫn đến năng suất giảm và tỷ lệ luân chuyển cao hơn.
Việc cân bằng giữa các quy trình chuẩn hóa và tính linh hoạt thích ứng là điều cần thiết đối với các tổ chức muốn nuôi dưỡng văn hóa sáng tạo trong khi vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động. Cuối cùng, thách thức nằm ở việc tạo ra một khuôn khổ cho phép cả tính nhất quán và khả năng thích ứng.
Quá chú trọng vào chuẩn hóa thực sự có thể cản trở sự đổi mới và khả năng thích ứng, dẫn đến thất bại của sản phẩm. Một ví dụ đáng chú ý là bộ xử lý Itanium do Intel và Hewlett-Packard phát triển. Được giới thiệu vào năm 2001, Itanium được thiết kế là bộ xử lý 64 bit với kiến trúc tập lệnh mới, khác biệt với kiến trúc x86 phổ biến. Việc tuân thủ nghiêm ngặt một tiêu chuẩn duy nhất này dẫn đến sự không tương thích của phần mềm và hiệu suất chậm chạp, dẫn đến thất bại về mặt thương mại.
Chuẩn hóa quy trình là một nỗ lực chiến lược liên quan đến cách tiếp cận có hệ thống để lập bản đồ, thiết kế lại và triển khai quy trình làm việc trong một tổ chức. Việc tuân theo một loạt các giai đoạn có cấu trúc là điều cần thiết để đảm bảo chuẩn hóa thành công và cải tiến sau đó. Dưới đây là các bước chính để chuẩn hóa quy trình hiệu quả.
Xác định các quy trình chính để bắt đầu chuẩn hóa. Đây có thể là các quy trình kinh doanh cốt lõi, chẳng hạn như hoàn tất đơn hàng, tiếp nhận khách hàng hoặc mua sắm. Tốt nhất là thực hiện một vài quy trình cùng một lúc rồi tinh chỉnh chiến lược của bạn.
Một nơi phổ biến để bắt đầu chuẩn hóa quy trình kinh doanh là với các nhiệm vụ thường xuyên có thể dễ dàng tự động hóa. Gửi email biểu mẫu vào thời điểm có liên quan hoặc gửi bản cập nhật cho các bên liên quan khi một bước cụ thể của quy trình công việc hoàn tất là những ví dụ về các bước tốn thời gian không cần thiết cho nhân viên và gây ra rủi ro lỗi nếu không hoàn thành đúng thời điểm.
Tạo tài liệu chi tiết về các quy trình hiện có. Điều này bao gồm việc tạo ra một bản trình bày toàn diện và chi tiết về cách các nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể hiện đang được thực hiện trong một tổ chức.
Chọn một phương pháp phù hợp để lập bản đồ quy trình, chẳng hạn như sơ đồ luồng, sơ đồ làn bơi hoặc tường thuật quy trình. Sơ đồ luồng là biểu diễn trực quan sử dụng hình dạng và mũi tên để minh họa luồng hoạt động, quyết định và dữ liệu trong một quy trình. Sơ đồ làn bơi chỉ định các làn cụ thể cho các bên liên quan hoặc phòng ban khác nhau, cung cấp sự rõ ràng về trách nhiệm.
Đạt được mục tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh của bạn bằng cách tạo ra một khuôn khổ được cá nhân hóa cho tổ chức của bạn. Sử dụng các quy trình được ghi chép để tạo ra các Quy trình vận hành chuẩn (SOP) rõ ràng và chi tiết. SOP phải cung cấp hướng dẫn từng bước, vai trò và trách nhiệm, cũng như bất kỳ hướng dẫn hoặc tiêu chuẩn nào có liên quan.
Tích hợp các giải pháp phần mềm hỗ trợ các quy trình chuẩn hóa. Điều này có thể bao gồm phần mềm tự động hóa quy trình làm việc , hệ thống quản lý tài liệu hoặc phần mềm khác giúp tăng cường hiệu quả và đảm bảo tính nhất quán.
Chọn các công cụ có chức năng bạn cần và dễ sử dụng đối với nhân viên trong toàn tổ chức của bạn. Sau đây là các yếu tố chính để so sánh khi bạn xem xét các nền tảng:
Đặc biệt, bằng cách cung cấp khả năng lập bản đồ, phân tích, cải thiện và tự động hóa các quy trình kinh doanh từ một nền tảng duy nhất, phần mềm quản lý quy trình trao quyền cho các tổ chức để tạo ra trải nghiệm khách hàng thống nhất và nhất quán. Giao diện thân thiện với người dùng của nó phục vụ cho cả chuyên gia quy trình và người dùng doanh nghiệp, đảm bảo khả năng truy cập ở mọi cấp độ của một tổ chức.
Các tính năng của phần mềm quản lý quy trình , chẳng hạn như phương pháp luận tích hợp để chuẩn hóa tài liệu, phân tích một cú nhấp chuột để tăng hiệu quả và khả năng phê duyệt quy trình, định vị nó như một giải pháp toàn diện để cải thiện toàn diện. Phần mềm không chỉ hợp lý hóa quy trình mà còn tối đa hóa đầu ra của toàn bộ hành trình quản lý quy trình kinh doanh. Các tổ chức có thể khai thác toàn bộ sức mạnh của chuẩn hóa quy trình, thúc đẩy hiệu quả, giảm lỗi và cuối cùng là nâng cao sự xuất sắc trong hoạt động chung.
Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft – chuẩn hóa quy trình kinh doanh với vài thao tác đơn giản. Là công cụ có giá trị giúp các tổ chức chuẩn hóa quy trình thông qua hướng dẫn trong ứng dụng và hỗ trợ tự trợ giúp. Bằng cách cung cấp luồng hướng dẫn và hỗ trợ tương tác, Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft giúp các tổ chức triển khai các quy trình chuẩn hóa, cuối cùng là giảm nỗ lực đào tạo và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục.
Phần mềm cũng cho phép các tổ chức phân tích các quy trình và luồng công việc này để xác định các điểm bất đồng, tạo lộ trình người dùng tối ưu và thu hút nhân viên bằng những trải nghiệm tốt hơn. Đặc biệt phần mềm còn có tính năng tùy chỉnh, khắc phục sự cứng nhắc của quy trình và cho phép nhân viên ý kiến dưới mỗi luồng quy trình đã định ra.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý quy trình TacaSoft
Việc chuẩn hóa quy trình có thể gây ra sự thay đổi lớn trong cách làm việc của nhân viên, vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng một chương trình đào tạo bài bản để hỗ trợ họ thích nghi. Chương trình đào tạo nên bao gồm hướng dẫn chi tiết về các quy trình mới, giải thích lý do và lợi ích của việc chuẩn hóa nhằm giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung.
Ngoài ra, việc cung cấp các buổi đào tạo thực hành, hội thảo và tài liệu hỗ trợ sẽ giúp nhân viên áp dụng quy trình một cách hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày.
Sau khi triển khai quy trình chuẩn hóa, việc theo dõi, đánh giá và cải thiện liên tục là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thực tế. Doanh nghiệp nên thu thập phản hồi từ các nhân viên trực tiếp áp dụng quy trình để xác định những khó khăn, bất cập có thể phát sinh. Điều này có thể được thực hiện thông qua khảo sát, phỏng vấn hoặc các buổi họp đánh giá định kỳ.
Dựa trên phản hồi thu thập được, doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu, xác định các điểm yếu trong quy trình và đề xuất những điều chỉnh phù hợp. Việc thực hiện các thử nghiệm nhỏ trước khi áp dụng rộng rãi sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính hiệu quả của cải tiến.
Việc triển khai và quản lý thành công các quy trình chuẩn hóa ngày càng dựa vào việc sử dụng hiệu quả các công cụ và phần mềm chuyên dụng. Những giải pháp công nghệ này không chỉ đơn giản hóa quá trình chuẩn hóa mà còn cung cấp cho các tổ chức những hiểu biết cần thiết, khả năng tự động hóa và cơ chế giám sát để đảm bảo thành công bền vững.
Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh (BPMS) là nền tảng phần mềm mạnh mẽ được thiết kế để hỗ trợ việc thiết kế, thực hiện và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Các hệ thống này tận dụng khả năng mô hình hóa và tự động hóa tiên tiến, cho phép các tổ chức trực quan hóa các quy trình của mình, xác định cơ hội cải tiến và triển khai quy trình làm việc hợp lý. Theo một số báo cáo, việc áp dụng BPMS đã giúp 64% doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc.
Theo Allied Market Research, 74% doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm quản lý quy trình kinh doanh. Đã có sự gia tăng đột biến về sự quan tâm đến Quản lý quy trình kinh doanh. Ít nhất 74% doanh nghiệp đã thể hiện sự quan tâm ngày càng tăng trong việc áp dụng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh . 70% doanh nghiệp được khảo sát sử dụng ít nhất một ứng dụng để quản lý quy trình. 63% doanh nghiệp sử dụng hai hoặc nhiều công cụ.
Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh bao gồm các biểu mẫu kỹ thuật số có thể điền đảm bảo việc thu thập dữ liệu. Lập tài liệu chuẩn hóa trên khắp các nhóm và phòng ban.
Phần mềm giúp các quy trình tuân theo một trình tự chuẩn hóa, đảm bảo tính nhất quán trong việc thực hiện nhiệm vụ và giảm thiểu sai sót. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì hiệu suất ổn định, đồng thời cải thiện khả năng quản lý và giám sát hoạt động một cách hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, với khả năng truy cập di động, phần mềm hỗ trợ chuẩn hóa quy trình trong nhiều môi trường làm việc khác nhau, bao gồm cả nhóm làm việc từ xa hoặc tại hiện trường. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt, đảm bảo các quy trình vẫn được thực hiện đúng chuẩn dù ở bất kỳ địa điểm nào.
Các giao thức bảo mật và tuân thủ đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp được xử lý theo đúng quy định của ngành.
Bằng cách tận dụng những tính năng này và các tính năng khác, phần mềm quản lý quy trình có thể giúp doanh nghiệp số hóa.
Tự động hóa và chuẩn hóa mọi quy trình kinh doanh của mình, giúp tăng hiệu quả, giảm lỗi và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Hiện nay, các công ty đã áp dụng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh đã thấy khối lượng công việc của họ giảm đi. Tự động hóa chuẩn hoá quy trình đã giúp họ giảm can thiệp thủ công và các lỗi phát sinh từ chúng. Nó cũng giúp họ cải thiện chất lượng công việc và đảm bảo duy trì tốt hơn. Ít nhất 40% các tổ chức được khảo sát cho biết họ thấy lỗi giảm và các quyết định chính xác hơn.
Công cụ lập bản đồ và tài liệu quy trình là thành phần thiết yếu của bất kỳ sáng kiến chuẩn hóa quy trình nào. Các công cụ này cho phép các tổ chức nắm bắt, trực quan hóa và ghi lại các quy trình của mình theo định dạng có cấu trúc và dễ hiểu. Bằng cách tạo sơ đồ quy trình, lưu đồ và biểu đồ chi tiết, các tổ chức có thể tăng cường tính minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và đảm bảo sự hiểu biết chung về quy trình giữa các bên liên quan.
Các quy trình chuẩn hóa mang lại phần thưởng đầy hứa hẹn nhưng việc lựa chọn quy trình nào để hợp lý hóa có thể rất khó khăn. Bước đầu tiên trong quá trình chuẩn hóa là lập bản đồ quy trình – trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với các quy trình hiện tại, cần hiểu rõ các hoạt động đang diễn ra và cần chẩn đoán kỹ lưỡng các điểm kém hiệu quả, nếu có.
Việc lựa chọn quy trình nào để chuẩn hóa cũng quan trọng như việc tự động hóa quy trình và tối ưu hóa quy trình thủ công để đạt hiệu quả.
Một nguyên tắc chung là nếu có điều gì đó lặp đi lặp lại và tốn thời gian cho nhân viên hoặc người tiêu dùng, thì tốt nhất là nên tìm kiếm các quy trình thay thế.
Sau đây là một số quy trình có thể được chuẩn hóa:
Theo Hiệp hội Tiền lương Hoa Kỳ, việc chuẩn hóa quy trình tính lương bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình có thể giúp giảm 80% chi phí. Việc ghi chép cẩn thận các nhiệm vụ phức tạp liên quan đến quy trình tính lương chắc chắn giúp các doanh nghiệp dễ dàng tập trung vào sự phát triển của công ty hơn.
Hướng dẫn quy trình phê duyệt thanh toán hoặc chi phí .
Đây cũng là một ý tưởng hay để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và đảm bảo tính nhất quán trong việc chi trả trong khi vẫn lưu trữ hồ sơ ở nơi an toàn.
Một phần lớn trong việc điều hành một doanh nghiệp thành công là lắng nghe khách hàng và trả lời các câu hỏi của họ. Cuộc gọi điện thoại là điểm liên lạc duy nhất của nhiều doanh nghiệp và giọng nói ấm áp, dễ chịu có thể giúp tương tác trở thành trải nghiệm dễ chịu cho khách hàng.
Các nhà tiếp thị có lẽ đã quen với việc gọi điện thoại lạnh, tỷ lệ thành công có thể thấp là 2% nhưng nó cho bạn biết rất nhiều về hành vi của khách hàng và những gì mọi người đang mong đợi. Ngay cả khi bạn không nghĩ rằng việc gọi điện thoại lạnh cho những người ngẫu nhiên là có lợi nhuận, thì việc phản hồi khách hàng của bạn một cách nhiệt tình chắc chắn sẽ góp phần nâng cao danh tiếng cho thương hiệu của bạn.
Ngoài việc đảm bảo việc truy xuất và truy cập thông tin thuận tiện, doanh nghiệp cũng nên đảm bảo sao lưu dữ liệu để dữ liệu không bị mất. Ngoài việc chỉ hỏi họ, tài liệu phù hợp là một trong những bước quan trọng để tìm hiểu những gì khách hàng có thể đang gặp khó khăn.
Hồ sơ được tổ chức tốt có thể giúp đưa ra dự đoán về hành vi của khách hàng cũng như đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tự động hóa quy trình này có thể giúp phân tích dữ liệu cũng như giảm chi phí.
Các quy trình khác chắc chắn có thể được chuẩn hóa là quy trình phê duyệt. Đối với các tổ chức quốc tế, việc áp dụng cải tiến liên tục theo sau là thử nghiệm nghiêm ngặt thậm chí còn quan trọng hơn.
Các quy trình vận hành chuẩn có thể khó khăn và gây đau đớn cho nhân viên khi điều hướng. Việc triển khai một quy trình chuẩn để xin phê duyệt có thể giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách suôn sẻ và giảm thời gian lãng phí. Các quy trình phê duyệt hiệu quả cũng có thể giúp các nhóm đạt được thời hạn nhanh hơn và các nguồn lực có thể được sử dụng tối ưu để tập trung vào việc cải thiện sản phẩm.
Chuẩn hóa quy trình đề cập đến việc thiết lập và triển khai các phương pháp, thủ tục và thực hành thống nhất và nhất quán trong một tổ chức để đạt được hiệu quả, độ tin cậy và chất lượng cao hơn trong các hoạt động của mình. Mục tiêu là tạo ra một khuôn khổ chuẩn hóa hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm tính biến động và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện theo cách có hệ thống và có thể lặp lại.
Cách tiếp cận có hệ thống này đặc biệt quan trọng trong các ngành công nghiệp mà tính nhất quán và độ chính xác là tối quan trọng, chẳng hạn như sản xuất, chăm sóc sức khỏe và công nghệ thông tin.
Chuẩn hóa quy trình bao gồm việc ghi chép và truyền đạt các thông lệ tốt nhất, xác định các chỉ số hiệu suất chính và thúc đẩy văn hóa tuân thủ các giao thức đã thiết lập. Bằng cách chuẩn hóa quy trình, các tổ chức có thể nâng cao khả năng giám sát và kiểm soát nhiều hoạt động khác nhau, dẫn đến năng suất được cải thiện , giảm lỗi và hiệu suất chung tốt hơn. Chuẩn hóa cũng tạo điều kiện đào tạo nhân viên dễ dàng hơn vì họ có thể tuân theo các quy trình được xác định rõ ràng, tạo ra lực lượng lao động có kỹ năng và thích nghi hơn.
Ngoài ra, chuẩn hóa quy trình cung cấp nền tảng cho các sáng kiến cải tiến liên tục , vì các tổ chức có thể xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa và tinh chỉnh. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn góp phần vào khả năng thích ứng của tổ chức với những thay đổi và thách thức trong môi trường kinh doanh năng động. Cuối cùng, chuẩn hóa quy trình là một công cụ chiến lược giúp các tổ chức cung cấp kết quả nhất quán, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và đạt được thành công lâu dài.
Nếu bạn đang băn khoăn không biết tổ chức của mình có nên áp dụng hệ thống chuẩn hóa quy trình hay không, hãy xem xét các triệu chứng dưới đây để làm rõ. Nhận ra các chỉ số này là rất quan trọng để đánh giá lại mô hình làm việc hiện tại của bạn và giải quyết các điểm kém hiệu quả tiềm ẩn.
Sự thay đổi trong sản phẩm hoặc dịch vụ Cuối cùng: Một triệu chứng nổi bật của việc thiếu chuẩn hóa quy trình là sự thay đổi nhất quán trong sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Nếu không có quy trình làm việc chuẩn hóa, các quy trình có thể đi chệch hướng, dẫn đến kết quả không nhất quán. Chuẩn hóa đảm bảo rằng mỗi bước được xác định rõ ràng, giảm sự thay đổi và nâng cao chất lượng và độ tin cậy chung của kết quả.
Thời hạn giao hàng không chuẩn hóa và sự chậm trễ: Trong trường hợp không có chuẩn hóa quy trình, thời hạn giao hàng thường không được chuẩn hóa, dẫn đến tình trạng chậm trễ thường xuyên. Các quy trình chuẩn hóa thiết lập mốc thời gian rõ ràng, cho phép lập kế hoạch và phối hợp tốt hơn. Nếu tổ chức của bạn gặp phải những thách thức trong việc tuân thủ thời hạn và gặp phải tình trạng chậm trễ liên tục, điều đó cho thấy nhu cầu chuẩn hóa quy trình.
Khó khăn trong việc xác định vị trí dữ liệu hệ thống: Việc thiếu chuẩn hóa quy trình có thể dẫn đến hệ thống dữ liệu hỗn loạn và mất tổ chức. Khi các quy trình không được chuẩn hóa, dữ liệu có thể bị phân tán, khiến việc định vị và sử dụng thông tin quan trọng trở nên khó khăn. Chuẩn hóa quy trình đảm bảo dữ liệu được tổ chức, có thể truy cập và góp phần đưa ra quyết định sáng suốt trong toàn bộ tổ chức.
Thiếu trách nhiệm được giao và thách thức trong việc phân công: Khi không có chuẩn hóa quy trình rõ ràng, nhân viên có thể thiếu trách nhiệm được chỉ định, dẫn đến nhầm lẫn và kém hiệu quả. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo có thể thấy khó khăn trong việc phân công nhiệm vụ hiệu quả. Chuẩn hóa quy trình chỉ định các vai trò và trách nhiệm cụ thể, thúc đẩy sự rõ ràng, trách nhiệm giải trình và tạo điều kiện cho các nhà lãnh đạo phân công nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Sự không hài lòng của khách hàng về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Một hậu quả đáng kể của việc thiếu chuẩn hóa quy trình thường được phản ánh trong sự không hài lòng của khách hàng. Các quy trình không nhất quán có thể dẫn đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau, tác động tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng. Chuẩn hóa quy trình đảm bảo kết quả nhất quán và chất lượng cao , đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng một cách nhất quán.
Kế hoạch phức tạp và đo lường kết quả: Nếu không có các quy trình chuẩn hóa, việc lập kế hoạch mục tiêu và đo lường kết quả sẽ trở thành nhiệm vụ phức tạp. Việc thiếu rõ ràng trong quy trình làm việc khiến việc đặt ra các mục tiêu thực tế và theo dõi tiến độ hiệu quả trở nên khó khăn. Chuẩn hóa cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc để thiết lập mục tiêu và đo lường kết quả, cho phép các tổ chức liên kết các mục tiêu với kết quả hiệu quả hơn.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý quy trình kinh doanh
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Bên cạnh giúp doanh nghiệp về các vấn đề quản lý quy trình thì chúng tôi cũng hỗ trợ các công ty giải quyết cả vấn đề tự động hoá, chuyển đổi số quy trình kinh doanh với các phần mềm được tích hợp công nghệ mới nhất hiện nay cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp, TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp.
TacaSoft,
