Theo entrepreneur doanh nghiệp có khả năng kinh doanh cao hơn gấp 2,5 nếu thiết kế được mẫu kế hoạch mua hàng kế hiệu quả.
Mẫu kế hoạch mua hàng cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng hợp tất cả thông tin cần để bắt đầu kinh doanh. Với mẫu kế hoạch mua hàng rõ ràng, sẽ giúp không chỉ nhân viên mà lãnh đạo sẽ biết mình cần phải làm gì.
Với phần mềm quản lý mua hàng, doanh nghiệp sẽ lập được mẫu kế hoạch mua hàng nhanh chóng với khả năng hiển thị theo thời gian thực, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi. Doanh nghiệp sẽ không còn phải đau đầu với những lỗi thủ công, hay phải làm lại nhiều lần do số liệu thay đổi,..biện pháp công nghệ này sẽ giảm thiểu các vấn đề đó. Hơn nữa, doanh nghiệp còn đảm bảo được chính sách mua hàng sẽ được thực hiện đúng mực, đảm bảo kế hoạch mua hàng được thực hiện đầy đủ, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quy trình mua hàng.
Theo một nghiên cứu do Tạp chí Kế toán thực hiện, tỷ lệ lỗi của con người khi nhập dữ liệu thủ công có thể dao động từ 1% đến 5%, tùy thuộc vào các yếu tố như độ phức tạp của dữ liệu và kinh nghiệm của nhân viên nhập dữ liệu.
Sự phức tạp tăng lên gấp bội khi dữ liệu phải lấy trên nhiều báo cáo để lập mẫu kế hoạch mua hàng cho chính xác. Một báo cáo của Tạp chí quốc tế về tương tác giữa người và máy tính cho thấy khả năng xảy ra lỗi tăng lên đáng kể khi cá nhân được giao nhiệm vụ thu thập dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau.
Hơn nữa, không chỉ ảnh hưởng đến quy trình mua hàng, sai sót dữ liệu trong mẫu kế hoạch mua hàng còn gây ra hậu quả nghiêm trọng, dẫn đến tổn thất tài chính và không tuân thủ quy định. Theo Gartner, chất lượng dữ liệu kém khiến các tổ chức thiệt hại trung bình 12,9 triệu đô la. Đây là con số không nhỏ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, ngân sách của doanh nghiệp trong một thời gian lâu dài và khiến doanh nghiệp sẽ phải tìm các giải pháp giải quyết.
Khuyến nghị:
Theo Interos, 75% công ty được khảo sát đồng ý rằng họ cần cải thiện việc chia sẻ thông tin và cộng tác với các đối tác nội bộ (78%) và các nhà cung cấp bên ngoài (81%) để đạt được kết quả tốt hơn. Trong đó việc lập mẫu kế hoạch cũng phụ thuộc vào yếu tố này.
Để thống nhất mẫu kế hoạch mua hàng nhanh chóng, giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt. Thiếu sự phối hợp và chia sẻ thông tin kịp thời giữa các phòng ban có thể dẫn đến sai lệch mục tiêu, nhầm lẫn trong phân công nhiệm vụ và khó khăn trong việc ra quyết định nhanh chóng.
Sự chậm trễ này không chỉ làm trì hoãn kế hoạch mà còn tăng nguy cơ sai sót, gây ảnh hưởng đến chi phí và hiệu quả của chuỗi cung ứng. Hơn nữa, khi giao tiếp không được khuyến khích, tinh thần làm việc nhóm suy giảm, các bộ phận dễ hoạt động riêng lẻ, làm giảm khả năng phát hiện và giải quyết vấn đề kịp thời.
Khuyến nghị:
Thiết lập mục tiêu chung cho toàn công ty: Xác định và truyền đạt rõ ràng các mục tiêu chung để mọi bộ phận hiểu vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu đó, tạo sự thống nhất trong quá trình lập mẫu kế hoạch mua hàng.
Sử dụng các công cụ giao tiếp hiệu quả: Áp dụng các nền tảng giao tiếp và lưu trữ tài liệu chung để đảm bảo mọi thành viên có thể truy cập thông tin cần thiết một cách dễ dàng, hỗ trợ quá trình lập mẫu kế hoạch mua hàng chính xác và kịp thời. Chẳng hạn như phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft.
Việc không dễ dàng tùy chỉnh mẫu kế hoạch mua hàng gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thị trường thay đổi liên tục. Mẫu kế hoạch cứng nhắc làm giảm khả năng linh hoạt, khiến doanh nghiệp khó điều chỉnh theo nhu cầu thực tế và biến động nguồn cung cấp. Điều này không chỉ làm mất thời gian do phải chỉnh sửa thủ công mà còn tăng nguy cơ sai sót, ảnh hưởng đến độ chính xác của kế hoạch.
Ngoài ra, mẫu kế hoạch mua hàng không tùy chỉnh được khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa chi phí mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và phối hợp giữa các bộ phận. Hạn chế này cũng cản trở việc đáp ứng kịp thời các chính sách mua hàng mới, làm giảm hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh.
Khuyến nghị:
Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng linh hoạt: Triển khai phần mềm quản lý mua hàng có tính năng tùy chỉnh linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh mẫu kế hoạch theo nhu cầu thay đổi. Phần mềm này giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu việc chỉnh sửa thủ công.
Xây dựng mẫu kế hoạch có cấu trúc mở: Thiết kế mẫu kế hoạch mua hàng với các phần có thể thay đổi dễ dàng, cho phép các bộ phận thêm, bớt hoặc điều chỉnh thông tin mà không gặp khó khăn. Cấu trúc mở này giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với các biến động nguồn cung và thay đổi từ thị trường.
Tích hợp với các hệ thống khác: Tích hợp phần mềm quản lý mua hàng với các hệ thống khác trong công ty (như quản lý kho, tài chính) để đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ giữa các bộ phận. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn giúp phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban.
Thiếu khả năng truy cập vào tài liệu liên quan khi lập mẫu kế hoạch mua hàng có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình phê duyệt, đặc biệt khi lãnh đạo cần xem xét các thông tin về giá cả và chuẩn mực hàng hóa. Việc lập kế hoạch thủ công buộc lãnh đạo phải rà soát nhiều giấy tờ rời rạc, dẫn đến mất thời gian và tăng khối lượng công việc cho các phòng ban phải chuẩn bị tài liệu.
Điều này không chỉ làm chậm trễ quá trình phê duyệt mà còn tăng nguy cơ sai sót do thông tin không được tổng hợp một cách hệ thống. Hơn nữa, việc kiểm tra và đối chiếu thông tin trở nên phức tạp, làm giảm hiệu quả ra quyết định. Áp lực này cũng gây ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc của các phòng ban và làm khó khăn cho việc theo dõi, lưu trữ các tài liệu đã duyệt, ảnh hưởng đến khả năng tham khảo trong tương lai.
Khuyến nghị:
Triển khai phần mềm quản lý mua hàng: Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để quản lý tài liệu về hoạt động mua sắm giúp lưu trữ và tổ chức thông tin một cách hệ thống, giúp các bộ phận dễ dàng truy cập các tài liệu liên quan như giá cả, chuẩn mực hàng hóa, hợp đồng, báo giá từ nhà cung cấp. Điều này giúp giảm thiểu việc phải rà soát nhiều giấy tờ rời rạc và tiết kiệm thời gian.
Phần mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng chọn mẫu kế hoạch mua hàng trong nhiều mẫu có sẵn, tăng cường quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Ngoài cung cấp nhiều tính năng để lập kế hoạch và thực hiện quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Từ quy trình công việc tự động và chức năng lập lịch đến trực quan hóa dữ liệu và các tính năng cộng tác xã hội, các mẫu trong phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả hơn so với mẫu truyền thống bởi:
Hiển thị rõ ràng: Dễ dàng theo dõi thời gian và xem bộ phận nào đang làm việc gì theo thời gian thực, đảm bảo ai cũng có trách nhiệm với nhiệm vụ mình được giao.
Bảng thông tin có thể tùy chỉnh: Có được cái nhìn tổng quan hoàn chỉnh về công việc của nhóm bạn bằng cách chọn chế độ xem phù hợp nhất với mỗi người—có thể là bảng Kanban, bảng hoặc biểu đồ Gantt.
Cập nhật theo thời gian thực: Những thay đổi được đồng bộ ngay lập tức, do đó mọi người đều biết những gì đang diễn ra mà không có bất kỳ nhầm lẫn nào.
Dự báo: Dễ dàng phát hiện các khoảng trống hoặc điểm nghẽn tiềm ẩn về nguồn lực để giảm thiểu khối lượng công việc không cần thiết nhờ các thuật toán sẵn có.
Cộng tác dễ dàng: Chia sẻ dòng thời gian với các phòng ban trong công ty, cải thiện giao tiếp và nhận phản hồi theo thời gian thực. Các nhân viên không còn phải mất công nhắn tin riêng hay mất thời gian để chờ/ gửi email.
Chức năng kéo và thả: Điều chỉnh khối lượng công việc bằng giao diện kéo và thả trực quan. Bạn có thể dễ dàng chỉ định lại nhiệm vụ hoặc thay đổi mức độ ưu tiên chỉ bằng vài cú nhấp chuột, giúp việc điều chỉnh trở nên đơn giản.
Bên cạnh những tính năng vốn có của một phần mềm quản lý mua hàng, Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft đã trở nên nổi bật hơn vì giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 30% thời gian so với lập mẫu kế hoạch mua hàng theo cách thông thường với các tính năng sau:
Lên mẫu kế hoạch mua hàng cho các dự án dài hạn và ngắn hạn:
Biểu đồ trực tuyến giúp lập kế hoạch dự án dễ dàng, bất kể quy mô mua hàng của bạn. Danh sách hàng cần mua của bạn được sắp xếp theo dòng thời gian của dự án, do đó bạn có thể liên kết các nhiệm vụ phụ thuộc đó và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
Thêm nhiều cột tùy thích và tùy chỉnh để phù hợp với dự án của doanh nghiệp. Theo dõi nhiệm vụ và chi phí giúp dự án của bạn đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Phân công công việc rõ ràng trên mẫu
Gắn thẻ chúng theo từng đơn mua, người được giao và nhiều hơn nữa để dễ dàng tìm thấy chúng nhanh chóng. Sử dụng biểu đồ và danh sách nhiệm vụ để lập mẫu kế hoạch cho một dự án hoặc quản lý khối lượng hàng mua của riêng bạn và tăng hiệu quả. Phần mềm lập kế hoạch dự án của chúng tôi cung cấp dung lượng lưu trữ tệp không giới hạn, vì vậy bạn có thể đính kèm nhiều tài liệu vào nhiệm vụ mua hàng của mình tùy theo nhu cầu.
Xem tiến trình diễn ra
Theo dõi tiến độ, phương sai, nhiệm vụ và nhiều hơn nữa của quy trình mua hàng với các tính năng báo cáo dự án tự động. Xem dữ liệu bạn muốn bằng cách lọc báo cáo. Nếu bạn đang tìm kiếm góc nhìn tổng quan hơn về dự án, phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft sẽ theo dõi dữ liệu đó. TacaSoft sẽ xử lý dữ liệu của bạn thành các bảng thông tin dự án, biểu đồ và đồ thị đầy màu sắc, để bạn có thể theo dõi kế hoạch dự án của mình.
Với TacaSoft, mẫu lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan về tiến trình dự án, giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả, giảm thiểu sai sót và đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Để đạt được hiệu quả tối đa từ mẫu kế hoạch này, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước quan trọng để triển khai và sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Đảm bảo tất cả các bộ phận hiểu và biết cách sử dụng mẫu kế hoạch mua hàng
Để mẫu kế hoạch mua hàng được áp dụng hiệu quả, tất cả các bộ phận liên quan cần được đào tạo và thông báo rõ ràng về cách sử dụng mẫu. Điều này không chỉ bao gồm bộ phận mua hàng mà còn các phòng ban khác như tài chính, kho, và các nhà cung cấp. Các buổi đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm hoặc mẫu kế hoạch sẽ giúp nhân viên hiểu rõ cách điền thông tin, theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi yêu cầu được đáp ứng đầy đủ.
Sử dụng mẫu kế hoạch mua hàng như một hướng dẫn, không phải là quy tắc cứng nhắc
Mẫu kế hoạch mua hàng cần được sử dụng như một công cụ hỗ trợ, không phải một quy tắc cố định. Doanh nghiệp cần linh hoạt thay đổi kế hoạch khi có sự thay đổi về nhu cầu, nguồn cung cấp hoặc ngân sách. Điều quan trọng là thường xuyên cập nhật mẫu kế hoạch để phản ánh tình hình thực tế, từ đó đảm bảo mọi quyết định mua sắm đều chính xác và kịp thời.
Áp dụng công cụ phần mềm để tối ưu hóa quy trình
Để tối ưu hóa việc sử dụng mẫu kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ phần mềm quản lý mua hàng chuyên biệt. Những phần mềm này giúp tạo, theo dõi và điều chỉnh mẫu kế hoạch dễ dàng, đồng thời cung cấp các tính năng hỗ trợ giao tiếp giữa các bộ phận, theo dõi tiến độ và chi phí dự án. Phần mềm còn giúp lưu trữ và chia sẻ tài liệu liên quan, từ đó giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả làm việc.
Sử dụng danh sách kiểm tra để theo dõi tiến độ mẫu kế hoạch mua hàng
Danh sách kiểm tra là công cụ hữu ích để đảm bảo rằng mẫu kế hoạch mua hàng của bạn được triển khai đúng tiến độ và tất cả các nhiệm vụ đều hoàn thành đúng hạn. Bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra, bạn có thể theo dõi các bước quan trọng trong quy trình mua sắm, từ việc xác nhận yêu cầu mua hàng đến việc phê duyệt nhà cung cấp.
Danh sách kiểm tra cũng giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn trong kế hoạch và có thể giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn, giúp đảm bảo mọi quy trình mua hàng diễn ra trơn tru và hiệu quả.
Thường xuyên xem xét lại mẫu kế hoạch mua hàng
Mẫu kế hoạch mua hàng không nên là một tài liệu cố định mà cần được xem xét và điều chỉnh định kỳ. Khi doanh nghiệp đối mặt với các thay đổi về nhu cầu, ngân sách hay nguồn cung cấp, việc cập nhật mẫu kế hoạch là vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng các thông tin luôn chính xác và phản ánh tình hình thực tế.
Việc thường xuyên sửa đổi mẫu kế hoạch giúp bạn nhận diện kịp thời các thay đổi cần thiết trong lịch trình mua hàng, đảm bảo việc lập kế hoạch luôn linh hoạt và đáp ứng được các yêu cầu mới của thị trường và doanh nghiệp.
Mẫu đóng vai trò là công cụ hữu ích trong việc soạn thảo kế hoạch mua hàng, đảm bảo tất cả các yếu tố quan trọng nhất đều được đề cập.
Thông tin chung cần đưa vào mẫu bao gồm các yêu cầu của dự án, tiêu chí lựa chọn, loại hợp đồng, sản phẩm bàn giao và các cân nhắc về chuỗi cung ứng. Mẫu không chỉ hỗ trợ lập kế hoạch dự án mà còn đảm bảo các hoạt động mua sắm phù hợp với quy trình kinh doanh và mục tiêu của dự án.
Mẫu kế hoạch mua hàng đóng vai trò là điểm khởi đầu, một khuôn khổ xương sống mà các tổ chức có thể sửa đổi để phù hợp với các yêu cầu cụ thể của họ. Cho dù đó là điều chỉnh mẫu để tính đến quy mô hoạt động mua sắm, kết hợp các quy định cụ thể của ngành hay điều chỉnh mẫu cho phù hợp với các mục tiêu mua sắm chiến lược của công ty, thì việc tùy chỉnh là không thể thiếu.
Mặc dù cần phải tùy chỉnh, một số yếu tố cốt lõi nhất định vẫn giống nhau trong hầu hết các kế hoạch quản lý mua sắm.
Các thành phần này đóng vai trò là cơ quan quan trọng của kế hoạch, đảm bảo tính chức năng và tính toàn diện của kế hoạch:
Tên dự án : Tên rõ ràng, mô tả đầy đủ bản chất của dự án mua sắm.
Quản lý dự án : Cá nhân chịu trách nhiệm giám sát dự án mua sắm, đóng vai trò là đầu mối phối hợp và kiểm soát.
Ngày bắt đầu : Khi các hoạt động mua sắm được chuẩn bị bắt đầu, đánh dấu sự khởi động chính thức của dự án.
Lý do kinh doanh: Cơ sở lý luận cơ bản cho dự án mua sắm, nêu rõ lý do tại sao dự án này cần thiết và mục đích của dự án là gì.
Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Bản mô tả chi tiết về các mặt hàng hoặc dịch vụ cần mua sắm, cung cấp sự rõ ràng và cụ thể để hướng dẫn quá trình mua sắm.
Ngày yêu cầu: Ngày yêu cầu mua sắm được thực hiện, bắt đầu quá trình mua sắm chính thức.
Thông tin người yêu cầu: Chi tiết về cá nhân hoặc phòng ban đưa ra yêu cầu mua hàng, đảm bảo trách nhiệm giải trình và khả năng truy xuất nguồn gốc.
Ngày phát hành: Khi tài liệu mua sắm (ví dụ: Yêu cầu đề xuất, Lệnh mua hàng) được phát hành chính thức.
Ngày giao hàng: Ngày dự kiến giao hàng hóa hoặc dịch vụ, rất quan trọng cho việc lập kế hoạch và lên lịch trình dự án.
Trạng thái: Giai đoạn hiện tại của quy trình mua sắm, cung cấp thông tin tóm tắt về tiến độ và tạo điều kiện theo dõi.
Thông tin bổ sung: Bất kỳ thông tin chi tiết bổ sung nào có thể cung cấp bối cảnh hoặc hỗ trợ cho quá trình mua sắm, chẳng hạn như yêu cầu cụ thể của nhà cung cấp, cân nhắc về chiến lược mua sắm hoặc phương pháp quản lý rủi ro.
Thiết lập tài liệu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong việc tạo mẫu kế hoạch mua hàng là thiết lập tài liệu. Mẫu kế hoạch mua hàng cần chứa thông tin chi tiết về các đơn hàng, giúp chuẩn hóa các tiêu đề và phần nội dung cần thiết. Nhà quản lý có thể tạo tài liệu này trong Google Docs, MS Word, hoặc sử dụng một công cụ chuyên biệt như Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft để tối ưu hóa quy trình.
Bố trí các phần của doanh nghiệp
Sau khi thiết lập xong tài liệu, đã đến lúc trình bày các phần. Mẫu của bạn phải bao gồm các phần cho:
Thay đổi mẫu cho các dự án khác nhau
Tùy thuộc vào loại dự án bạn đang thực hiện, bạn sẽ cần thực hiện các thay đổi khác nhau cho mẫu của mình. Ví dụ, một dự án xây dựng sẽ có các nguyên liệu đặc thù của ngành xây dựng hay dự án về giáo dục sẽ cần mua các trang thiết bị phục vụ cho học tập.
Đảm bảo quyền truy cập
Sau khi tạo mẫu, hãy đảm bảo rằng tất cả thành viên có liến quan đều có thể truy cập mẫu. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và có thể truy cập thông tin mới nhất. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chia sẻ tài liệu thông qua hệ thống lưu trữ đám mây hoặc gửi email cho các thành viên trong nhóm.
Sử dụng công cụ quản lý
Để tạo và sử dụng hiệu quả các mẫu kế hoạch dự án, bạn cần có các công cụ phù hợp. Bao gồm phần mềm có thể giúp bạn tạo và theo dõi lịch trình dự án, ngân sách và các dữ liệu quan trọng khác như theo dõi thời gian.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
