Lọc dữ liệu trong Excel chính là chìa khoá nếu bạn đang gặp rắc rối với những dòng dữ liệu trùng lặp, lộn xộn và khó kiểm soát. Trong quá trình làm việc, dù bạn đã nhập đầy đủ thông tin vào bảng tính, việc dữ liệu ngày càng phình to thường khiến thao tác tìm kiếm hay trích xuất thông tin trở nên chậm chạp và thiếu hiệu quả.
Đây là lúc tính năng lọc dữ liệu trong Excel phát huy sức mạnh: giúp loại bỏ và xử lý dữ liệu thừa, nhanh chóng khoanh vùng các giá trị cần phân tích và hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác hơn. Lọc dữ liệu không chỉ là thao tác cơ bản mà còn là kỹ năng bắt buộc đối với những ai làm báo cáo, thống kê hay xử lý dữ liệu lớn.
Dưới đây là những cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản, trực quan và thực tiễn nhất để bạn áp dụng ngay vào công việc hằng ngày.
Cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản cho doanh nghiệp
Lọc dữ liệu trong Excel là tính năng mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng thu hẹp phạm vi dữ liệu, chỉ giữ lại những dòng thông tin phù hợp với điều kiện bạn đang cần. Đây là thao tác cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích khi bạn phải xử lý bảng dữ liệu lớn: danh sách khách hàng, bảng lương, dữ liệu bán hàng, tồn kho,…
Dưới đây là cách lọc dữ liệu trong Excel mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện:
Bước 1: Click vào một ô bất kỳ trong bảng tính mà bạn muốn áp dụng bộ lọc.
Điều này giúp Excel xác định phạm vi dữ liệu để kích hoạt tính năng Filter đúng vị trí.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Data → Filter.
Ngay lập tức, Excel sẽ tự động hiển thị biểu tượng mũi tên lọc ở từng tiêu đề cột. Đây là công cụ giúp bạn điều khiển việc hiển thị dữ liệu theo ý muốn.
Gợi ý thực tiễn: Nếu bạn có nhiều cột dữ liệu, nhớ kiểm tra xem dòng tiêu đề đã được đặt đúng hay chưa. Tiêu đề sai hoặc để trống sẽ gây rối khi lọc.
Bước 3: Nhấn vào mũi tên ở tiêu đề cột mà bạn muốn lọc.
Bạn có thể:
Chọn từng giá trị cụ thể để thu hẹp dữ liệu.
Hoặc nhập điều kiện lọc (như tên, số, ký tự) vào ô tìm kiếm để tìm nhanh hơn.
Ngay sau khi chọn, Excel sẽ tự động lọc và chỉ hiển thị những dòng phù hợp với điều kiện.
Ví dụ thực tế:Nếu bạn đang xử lý danh sách khách hàng, chỉ cần lọc cột “Khu vực” để xem dữ liệu của riêng miền Bắc mà không cần cuộn qua hàng ngàn dòng.
Bước 4: Để tắt bộ lọc, quay lại tab Data → Filter lần nữa.
Lúc này, toàn bộ dữ liệu sẽ xuất hiện trở lại như ban đầu.
Cách lọc dữ liệu trong Excel theo phạm vi cho doanh nghiệp
1. Lọc dữ liệu trùng trong Excel
Trong quá trình làm việc với dữ liệu lớn — danh sách khách hàng, bảng đơn hàng, file sản phẩm — việc xuất hiện các dòng trùng lặp là điều rất phổ biến. Những dòng dữ liệu bị lặp không chỉ khiến bảng tính rối mắt mà còn có thể dẫn đến sai số trong phân tích. Vì vậy, tính năng Remove Duplicates trong Excel là công cụ cần thiết để làm sạch dữ liệu trước khi báo cáo.
Dưới đây là cách lọc dữ liệu trùng trong Excel một cách đơn giản và chính xác:
Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn kiểm tra trùng lặp. Sau đó vào Data → Remove Duplicates. Việc chọn đúng phạm vi giúp Excel hiểu chính xác bạn muốn xử lý cột nào và tránh bỏ sót dữ liệu.
Bước 2: Excel hiển thị hộp thoại để bạn chọn cột hoặc nhóm cột làm tiêu chí xác định trùng lặp. Bạn có thể chọn một cột hoặc chọn nhiều cột nếu muốn Excel so sánh trùng theo toàn bộ dòng dữ liệu. Đây là bước quan trọng để đảm bảo việc loại trùng chính xác, tránh xóa nhầm dữ liệu hợp lệ.
Bước 3: Nhấn OK để Excel tiến hành loại bỏ các dòng trùng. Một thông báo sẽ hiện ra cho biết bao nhiêu dòng trùng đã được xóa và bao nhiêu dòng dữ liệu duy nhất được giữ lại. Đây là cách nhanh nhất để rà soát dữ liệu trước khi phân tích, tránh sai lệch báo cáo.
2. Lọc dữ liệu trong Excel bằng Slicer
Slicer là công cụ lọc dữ liệu trực quan được sử dụng rất nhiều trong báo cáo, đặc biệt khi cần lọc nhanh theo từng danh mục như “khu vực”, “nhân viên”, “sản phẩm”, “trạng thái đơn hàng”… Thay vì phải thao tác vào từng cột hay mở menu Filter truyền thống, Slicer giúp bạn lọc dữ liệu chỉ bằng cách nhấn vào các nút bấm trực quan. Đây là công cụ cực kỳ hữu ích khi trình bày báo cáo cho quản lý hoặc khi làm dashboard bán hàng, tài chính, marketing.
Dưới đây là cách sử dụng Slicer đúng kỹ thuật và sát với thực tế công việc:
Bước 1: Chọn một ô trong bảng dữ liệu → vào Insert trên thanh công cụ. Việc chọn ô nằm trong nguồn dữ liệu đảm bảo Excel hiểu đúng phạm vi bạn muốn chuyển thành bảng (Table). Đây là điều kiện bắt buộc để kích hoạt Slicer, vì Slicer chỉ hoạt động với dữ liệu đã được định dạng bảng.
Bước 2: Chọn Table → Nhấn OK. Sau khi chuyển thành bảng, dữ liệu của bạn sẽ có cấu trúc rõ ràng hơn, dễ cập nhật và tự động mở rộng khi thêm dữ liệu mới. Đây cũng là lý do hầu hết các dashboard chuyên nghiệp đều dùng bảng thay vì dữ liệu rời.
Bước 3: Chuyển sang tab Design (xuất hiện khi bạn click vào bảng) → Chọn Insert Slicer. Excel sẽ hiển thị danh sách các cột để bạn quyết định xem bộ lọc nào nên được hiển thị dưới dạng Slicer. Trong thực tế, bạn nên chọn các cột mang tính phân loại (Category) như Tên sản phẩm, Khu vực, Nhân viên bán hàng… để việc lọc dữ liệu trở nên trực quan và nhanh chóng.
Bước 4: Sau khi nhấn OK, các Slicer sẽ xuất hiện dưới dạng hộp công cụ với nhiều nút bấm. Mỗi nút là một giá trị trong cột dữ liệu mà bạn đã chọn. Khi bạn nhấn vào một nút, toàn bộ bảng sẽ lọc ngay lập tức — rất hữu ích khi bạn cần chuyển đổi góc nhìn dữ liệu chỉ trong vài giây mà không phải tìm từng cột để lọc thủ công.
Bước 5: Để xóa bộ lọc, chỉ cần nhấn vào biểu tượng dấu X trên góc Slicer. Tất cả dữ liệu sẽ hiện lại đầy đủ. Với các báo cáo động hoặc khi trình bày cho lãnh đạo, thao tác này giúp bạn kiểm soát dữ liệu nhanh và tránh tình trạng quên tắt lọc — một lỗi phổ biến gây sai số báo cáo.
Tham khảo công thức hàm lọc dữ liệu trong Excel
Hàm FILTER là một trong những công cụ mạnh nhất của Excel hiện đại, đặc biệt hữu ích khi bạn cần lọc dữ liệu động theo điều kiện mà không phải thao tác thủ công như Filter truyền thống. Điểm mạnh của hàm FILTER là khi dữ liệu nguồn thay đổi, kết quả lọc sẽ tự động cập nhật — rất phù hợp khi xây dựng báo cáo tự động, bảng tổng hợp bán hàng, lọc danh sách khách hàng theo tiêu chí…
Công thức chuẩn: =FILTER(array, include, [if_empty])
Giải thích từng tham số:
array: Vùng dữ liệu bạn muốn lọc (ví dụ: toàn bộ bảng sản phẩm, danh sách nhân viên, danh sách đơn hàng…). Đây là dữ liệu gốc mà kết quả lọc sẽ được lấy từ đó.
include: Điều kiện lọc. Đây có thể là một điều kiện đơn (ví dụ: cột “Khu vực = Miền Bắc”) hoặc điều kiện phức hợp (kết hợp nhiều điều kiện bằng toán tử * * hoặc +). Đây chính là phần quyết định dữ liệu nào được giữ lại.
if_empty (không bắt buộc): Giá trị trả về nếu không có dòng dữ liệu nào thỏa điều kiện lọc. Rất quan trọng khi làm báo cáo để tránh lỗi #CALC! hoặc bảng kết quả trống gây hiểu nhầm. Bạn có thể đặt thông báo như: "Không có dữ liệu".
Tại sao cần biết cách lọc dữ liệu trong Excel?
Biết cách lọc dữ liệu trong Excel là kỹ năng bắt buộc khi làm báo cáo, tổng hợp số liệu hay xử lý dữ liệu trong doanh nghiệp. Việc nắm vững các thao tác lọc không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn nâng cao độ chính xác của toàn bộ hệ thống dữ liệu.
– Tăng tốc độ xử lý công việc hằng ngày: Khi dữ liệu lên đến hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn dòng, việc tìm thủ công gần như không thể. Lọc dữ liệu giúp bạn truy xuất đúng thông tin chỉ trong vài giây: đơn hàng theo ngày, khách hàng theo khu vực, sản phẩm theo danh mục… Tốc độ làm việc tăng rõ rệt, đặc biệt với các vị trí kế toán, vận hành, sale admin hay marketing.
– Hỗ trợ phân tích dữ liệu chính xác hơn: Thay vì nhìn vào một bảng lớn dễ gây rối mắt, bạn chỉ lọc ra phần dữ liệu cần phân tích. Điều này giúp tập trung vào các nhóm thông tin quan trọng: doanh thu theo từng cửa hàng, tồn kho theo SKU, khách hàng có tỷ lệ chuyển đổi cao… Nhờ vậy, việc phân tích trở nên rõ ràng, dễ đưa ra quyết định hơn.
– Tạo báo cáo linh hoạt theo nhiều tiêu chí: Các bộ phận trong doanh nghiệp thường yêu cầu báo cáo theo cách khác nhau. Nhờ biết cách lọc dữ liệu, bạn có thể tùy chỉnh báo cáo trong vài phút: lọc theo sản phẩm, theo nhóm khách hàng, theo nhân viên, theo khu vực… giúp việc trình bày dữ liệu thuận lợi và thuyết phục hơn.
Hạn chế khi thực hiện lọc dữ liệu trong Excel
1. Dễ lọc sai khi dữ liệu không đồng nhất
Trong môi trường doanh nghiệp, dữ liệu thường do nhiều người nhập và khó tránh khỏi lỗi: khoảng trắng thừa, ký tự ẩn, khác định dạng ngày hoặc số. Khi dữ liệu không đồng nhất, kết quả lọc rất dễ bị lệch — thiếu dòng, sai điều kiện hoặc hiển thị không đúng. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến báo cáo doanh thu, tồn kho hoặc công nợ bị sai mà không ai biết lỗi xuất phát từ đâu.
2. Hiệu suất giảm mạnh khi dữ liệu lớn
Excel phù hợp với vài nghìn dòng, nhưng khi file lên tới 30.000 – 100.000 dòng, thao tác lọc sẽ bắt đầu chậm, thậm chí treo file. Trong các doanh nghiệp bán lẻ, F&B, thương mại điện tử – nơi dữ liệu giao dịch tăng liên tục từng ngày – đây là trở ngại khiến việc tổng hợp và phân tích chậm hơn nhiều so với nhu cầu thực tế.
3. Khó kiểm soát khi nhiều người cùng thao tác
Khi file được chia sẻ nội bộ, chỉ cần một người bật Filter rồi quên xoá, người khác mở lên sẽ thấy dữ liệu khác hoàn toàn. Việc “mỗi người nhìn một kiểu” khiến đối chiếu số liệu giữa các phòng ban trở nên khó khăn, đặc biệt với các báo cáo cần tính chính xác cao như tài chính, kế toán, bán hàng.
4. Rủi ro mất dữ liệu khi thao tác nhầm
Filter thực chất chỉ ẩn dòng, không bảo vệ dữ liệu. Nếu người dùng xóa hoặc chỉnh sửa trong lúc bảng đang được lọc, rất dễ làm mất các dòng dữ liệu ẩn mà không nhận ra. Với các file quan trọng như công nợ, lịch sử giao dịch, hóa đơn… lỗi này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng.
5. Không hỗ trợ tự động hóa báo cáo
Lọc dữ liệu thủ công khiến người dùng phải lặp lại thao tác mỗi lần cập nhật dữ liệu. Điều này làm cho Excel khó đáp ứng các nhu cầu như báo cáo doanh thu theo thời gian thực, dashboard KPI tự động hay tổng hợp dữ liệu đa nguồn. Do vậy, Excel Filter chỉ phù hợp cho tác vụ nhỏ lẻ, không tối ưu cho quy trình doanh nghiệp cần tính liên tục và chính xác.
Tham khảo phương pháp làm sạch dữ liệu chuyên sâu với phần mềm BCanvas
Điều mà các nhà quản trị thực sự quan tâm chính là: làm thế nào để làm sạch dữ liệu, chuẩn hoá và biến nó thành nền tảng tin cậy cho các quyết định chiến lược. Đây chính là khoảng trống mà phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI được thiết kế để lấp đầy.
Điểm đột phá nằm ở tính năng Data Rubik. Không chỉ dừng lại ở khả năng xử lý bảng tính như Excel, Data Rubik được tích hợp AI để audit dữ liệu một cách tự động: phát hiện và loại bỏ trùng lặp, sửa lỗi định dạng, chuẩn hoá đơn vị đo lường, thậm chí cảnh báo bất thường trong dữ liệu giao dịch. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng được một nguồn dữ liệu sạch, thống nhất và tin cậy.
BCanvas còn có khả năng tạo mới hoặc ghi đè dữ liệu lên Google Sheet một cách tự động – tính năng hiện không khả dụng trong Power Query của Power BI, giúp đội ngũ kế toán hoặc nhân sự có thể dễ dàng cập nhật báo cáo mà không cần thao tác thủ công.
Một điểm mạnh khác là chế độ Auto Run: khi dữ liệu nguồn thay đổi (ví dụ file Excel hoặc Google Sheet được cập nhật), hệ thống sẽ tự động đồng bộ và làm mới dữ liệu trên dashboard. Nhờ đó, người dùng luôn theo dõi được số liệu mới nhất mà không cần can thiệp kỹ thuật.
Ngoài ra, khả năng kết nối và hợp nhất dữ liệu của BCanvas được tối ưu để đồng bộ tức thì với các phần mềm phổ biến tại Việt Nam như phần mềm kế toán, hệ thống POS, Excel, Google Sheets hay dữ liệu marketing từ mạng xã hội.
Dữ liệu sau khi được xử lý – làm sạch – chuẩn hoá (từ nhiều nguồn, loại bỏ trùng lặp, sai định dạng và tự động đối chiếu) tại Data Rubik, Công cụ Phân tích kinh doanh sẽ nhặt các chỉ số cụ thể từ KPI Map để chuyển dữ liệu thành hệ thống KPI động, phản ánh trung thực sức khoẻ của doanh nghiệp qua từng cấp độ phân tích: chiến lược – vận hành – bộ phận.
Khác với các công cụ quốc tế như Power BI hay Qlik, BCanvas được thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp Việt, hỗ trợ tiếng Việt hoàn chỉnh và tương thích với môi trường dữ liệu trong nước. Ngoài ra, yếu tố chi phí cũng tạo nên sự khác biệt rõ rệt: so với các phần mềm quốc tế, BCanvas có chi phí giấy phép thấp hơn đáng kể, đặc biệt khi số lượng người dùng tăng lên, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai rộng rãi.
