Tạo báo cáo trong Excel có lẽ là công việc quen thuộc với rất nhiều người làm kế toán, tài chính hay vận hành. Nhưng đã bao giờ bạn mất hàng giờ đồng hồ vật lộn với dữ liệu, lọc bảng này sang bảng khác, để rồi cuối cùng chỉ cho ra một báo cáo tĩnh, khó đọc và không truyền tải được đầy đủ thông tin cần thiết? Nếu có, bạn không hề đơn độc.
Khi dữ liệu ngày càng nhiều, việc làm báo cáo thủ công trong Excel rất dễ khiến người làm báo cáo bị lạc giữa hàng và cột, mất thời gian kiểm tra lại số liệu và vô tình bỏ sót những chi tiết quan trọng.
Và rồi câu hỏi đặt ra là: liệu có cách nào để tạo báo cáo trong Excel rõ ràng hơn, trực quan hơn, nhưng lại tốn ít thời gian hơn? Hãy thử tưởng tượng việc xây dựng các báo cáo mạch lạc, dễ theo dõi và thực sự hỗ trợ ra quyết định – chỉ trong một phần nhỏ thời gian bạn vẫn phải bỏ ra trước đây.
Khi nhận được yêu cầu tạo báo cáo trong Excel, việc đầu tiên cần làm là xác định rõ báo cáo này phục vụ mục đích gì và người xem báo cáo cần nhìn thấy điều gì.
Trong thực tế, hầu hết các yêu cầu sẽ rơi vào hai dạng:
Một cách kiểm tra nhanh là tự hỏi: kết quả cần thể hiện trong báo cáo có thể trích trực tiếp từ bảng dữ liệu gốc hay không?
Việc xác định đúng loại báo cáo ngay từ đầu giúp bạn chọn đúng cách tạo báo cáo trong Excel, tránh tình trạng làm xong rồi mới phát hiện báo cáo “không đúng thứ người ta cần xem”, dẫn đến phải sửa lại từ đầu.
Sau khi đã xác định được loại báo cáo cần làm, bước tiếp theo là làm rõ cấu trúc của báo cáo trước khi đụng đến dữ liệu. Trong thực tế, một báo cáo chi tiết trong Excel luôn xoay quanh hai thành phần cốt lõi: lọc theo cái gì và hiển thị những gì.
Các thành phần khi tạo báo cáo trong Excel
Cụ thể, bạn cần tách báo cáo thành hai phần chính:
1. Phần điều kiện của báo cáo: Đây là phần dùng để lọc dữ liệu, tương ứng với các cột trong bảng dữ liệu gốc. Những điều kiện này giúp Excel xác định phạm vi dữ liệu cần lấy ra cho báo cáo, ví dụ: thời gian, chi nhánh, nhân viên, sản phẩm, khách hàng…
Nói cách khác, đây là câu trả lời cho câu hỏi: báo cáo này đang xem theo tiêu chí nào?
2. Phần tiêu chí (nội dung) của báo cáo: Đây là phần hiển thị dữ liệu chi tiết sau khi đã lọc theo điều kiện. Thông thường, các thông tin đã dùng làm điều kiện lọc sẽ không cần lặp lại trong phần này, để tránh báo cáo bị rối và dư cột.
Phần này trả lời cho câu hỏi: sau khi lọc xong, người xem cần nhìn thấy những thông tin gì?
Trong báo cáo chi tiết, phần điều kiện và dòng tiêu đề (tiêu chí) là hai thành phần quan trọng nhất. Nếu xác định sai hoặc chưa rõ hai phần này, việc làm báo cáo rất dễ rơi vào tình trạng: lọc một kiểu, hiển thị một kiểu, số liệu nhìn không logic.
Vì vậy, trước khi thêm công thức hay định dạng trong Excel, hãy xác định rõ điều kiện lọc và dòng tiêu đề cần hiển thị, sau đó mới xây dựng các phần còn lại theo đúng cấu trúc báo cáo.
Sau khi đã xác định rõ điều kiện lọc và cấu trúc báo cáo, vấn đề tiếp theo không còn là làm được hay không, mà là chọn phương thức trích lọc nào để báo cáo ổn định, dễ kiểm soát và ít phải làm lại. Khi tạo báo cáo trong Excel, mỗi cách trích lọc đều phản ánh một mức độ “trưởng thành” khác nhau trong cách làm báo cáo.
Trong thực tế, có 2 phương thức trích lọc được sử dụng nhiều nhất cho báo cáo chi tiết:
Đây là cách làm quen thuộc khi báo cáo phát sinh gấp, dữ liệu ít và không yêu cầu cập nhật lại. Cách thực hiện:
Rủi ro thực tế thường gặp:
>> Khuyến nghị: Chỉ nên dùng khi báo cáo mang tính một lần, phục vụ nhanh, không yêu cầu tái sử dụng.
Đây là cách tiếp cận mang tính hệ thống hơn, phù hợp với các báo cáo chi tiết cần cập nhật thường xuyên theo cùng một cấu trúc.
Cách triển khai thực tế:
Bước 1: Chọn một cột mốc trong báo cáo (thường là cột có dữ liệu đầy đủ nhất như mã đơn, ngày, số chứng từ).
Bước 2: Tại cột mốc, đặt công thức logic để kiểm tra điều kiện:
=IF(AND(Điều_kiện_1, Điều_kiện_2, ...), Ô_dữ_liệu, "")
Bước 3: Các cột còn lại trong báo cáo chỉ cần bám theo cột mốc:
=IF(Ô_cột_mốc="", "", Ô_dữ_liệu_tương_ứng)
Bước 4: Sao chép công thức từ dòng đầu tiên đến dòng cuối báo cáo.
Nguyên tắc: Số dòng báo cáo ≥ số dòng bảng dữ liệu gốc để không bỏ sót dữ liệu.
Bước 5: Dùng AutoFilter để lọc bỏ các dòng trống, chỉ giữ lại kết quả hợp lệ.
Advanced Filter là công cụ lọc nâng cao có sẵn trong Excel, cho phép lọc và trích xuất dữ liệu sang một vị trí khác chỉ trong một thao tác. Đây là phương pháp rất phù hợp khi cần tạo báo cáo trong Excel chi tiết nhanh, dữ liệu tương đối lớn, nhưng không muốn dùng quá nhiều công thức.
Khác với AutoFilter thông thường, Advanced Filter hoạt động dựa trên vùng điều kiện độc lập, vì vậy cách tổ chức điều kiện quyết định trực tiếp kết quả trích lọc.
Vùng điều kiện là nơi bạn “mô tả logic lọc dữ liệu” cho Excel. Điểm khác biệt lớn nhất so với cách lọc thông thường là cách sắp xếp điều kiện trên hàng và cột. Tổ chức điều kiện dạng AND (đồng thời thỏa mãn)
👉 Cách này dùng khi bạn cần lọc dữ liệu đồng thời thỏa nhiều tiêu chí, ví dụ: đơn hàng trong tháng 6 và thuộc chi nhánh Hà Nội.
Tổ chức điều kiện dạng AND (đồng thời thỏa mãn)
Cách này dùng khi bạn cần lọc dữ liệu thỏa một trong nhiều điều kiện, ví dụ: khách hàng A hoặc khách hàng B.
Tổ chức điều kiện dạng OR
Vùng kết quả chính là nơi Excel sẽ đổ dữ liệu ra báo cáo chi tiết. Khi dùng Advanced Filter, cần lưu ý: Tên tiêu đề của báo cáo phải trùng khớp hoàn toàn với tên tiêu đề trong bảng dữ liệu gốc.
Nếu tiêu đề báo cáo được đặt tên khác để dễ đọc, bạn có thể tạo một dòng tiêu đề phụ bên dưới, trùng với tiêu đề bảng dữ liệu và dùng dòng này làm vùng “Copy to”, còn dòng tiêu đề chính vẫn giữ cho mục đích trình bày.
Sau khi bấm OK, Excel sẽ tự động trích lọc dữ liệu đúng theo điều kiện và đổ kết quả ra báo cáo.
Thực tế cần lưu ý:
Lập kế hoạch bố cục báo cáo: Trước khi tạo báo cáo trong Excel tự động, cần phác thảo trước cấu trúc tổng thể của báo cáo như vị trí tiêu đề, bảng dữ liệu, khu vực tổng hợp và biểu đồ. Việc này giúp công thức được sắp xếp logic, hạn chế sửa lại khi báo cáo mở rộng.
Sắp xếp và chuẩn hóa dữ liệu nguồn: Đảm bảo dữ liệu (từ sheet khác hoặc tệp bên ngoài) được tổ chức nhất quán, mỗi cột mang một ý nghĩa rõ ràng, tiêu đề cố định và dữ liệu được nhập đồng nhất. Đây là điều kiện bắt buộc để công thức hoạt động ổn định.
Sử dụng các công thức tích hợp sẵn của Excel: Excel cung cấp nhiều hàm hỗ trợ tự động hóa việc lấy và tổng hợp dữ liệu cho báo cáo, phổ biến nhất gồm:
SUM / SUMIFS: Tính tổng dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện.
VLOOKUP hoặc INDEX MATCH: Trích xuất dữ liệu từ bảng khác dựa trên tiêu chí khớp, thường dùng khi báo cáo lấy dữ liệu từ nhiều sheet.
Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting): Tự động làm nổi bật các giá trị bất thường, xu hướng tăng giảm hoặc các chỉ số vượt ngưỡng.
Kết nối dữ liệu bên ngoài (tùy chọn): Trong trường hợp dữ liệu đến từ nguồn khác như file Excel tổng, Google Sheets hoặc cơ sở dữ liệu, bạn có thể thiết lập kết nối để báo cáo tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi, giảm thao tác nhập liệu thủ công.
Kích hoạt tab Developer: Nếu tab Developer chưa hiển thị, vào File → Options → Customize Ribbon và tích chọn Developer. Sau đó chọn Record Macro, đặt tên macro rõ ràng theo mục đích báo cáo và nhấn OK để bắt đầu ghi.
Excel cũng cung cấp các tính năng macro để mang lại trải nghiệm thân thiện với người dùng
Thực hiện các thao tác tạo báo cáo như bình thường: Trong quá trình ghi macro, hãy thao tác thủ công toàn bộ các bước mà bạn thường lặp lại khi làm báo cáo, chẳng hạn như định dạng bảng, chèn biểu đồ, sắp xếp dữ liệu hoặc tính toán các chỉ tiêu tổng hợp.
Dừng ghi macro sau khi hoàn tất: Khi các bước tạo báo cáo đã xong, quay lại tab Developer và chọn Stop Recording. Excel sẽ lưu lại toàn bộ chuỗi thao tác bạn vừa thực hiện.
Chạy lại macro để tạo báo cáo tự động: Mỗi khi cần lập lại báo cáo với dữ liệu mới, bạn chỉ cần chạy macro đã lưu trong mục Macros của tab Developer. Excel sẽ tự động lặp lại toàn bộ các thao tác, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm sai sót do làm thủ công.
Xem thêm: Tạo Dashboard trong Excel đơn giản, phù hợp cho doanh nghiệp
Excel là công cụ quen thuộc và linh hoạt với hầu hết doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi khối lượng dữ liệu tăng lên và yêu cầu phân tích – báo cáo ngày càng phức tạp, các giới hạn của Excel bắt đầu bộc lộ khá rõ.
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI – được thiết kế để giải quyết những thách thức đặc thù của doanh nghiệp Việt trong việc thu thập, chuẩn hoá, khai thác và dự báo dữ liệu phục vụ ra quyết định chiến lược.
Điểm nổi bật là khả năng tạo báo cáo dashboard tự động. Hệ thống AI của BCanvas có thể:
Tự động kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn như phần mềm kế toán, CRM, hệ thống bán hàng, nền tảng quảng cáo trực tuyến… mà không cần viết code phức tạp.
Chuẩn hoá dữ liệu theo mô hình quản trị: loại bỏ trùng lặp, đồng bộ định dạng, tổ chức dữ liệu theo chuẩn nhất quán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Xây dựng dashboard tức thì với các KPI và biểu đồ gợi ý sẵn, giúp người dùng không cần tốn thời gian kéo thả thủ công.
Khác với các công cụ quốc tế như Power BI hay Qlik, BCanvas được thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp Việt, hỗ trợ tiếng Việt hoàn chỉnh và tương thích với môi trường dữ liệu trong nước. Ngoài ra, yếu tố chi phí cũng tạo nên sự khác biệt rõ rệt: so với các phần mềm quốc tế, BCanvas có chi phí giấy phép thấp hơn đáng kể, đặc biệt khi số lượng người dùng tăng lên, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai rộng rãi.
Một điểm khác biệt mang tính chiến lược là tốc độ triển khai và ROI rõ rệt: thời gian lập báo cáo được rút ngắn từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút, cho phép ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời hơn đối thủ. Chỉ sau hai tuần vận hành, doanh nghiệp có thể nhìn thấy hiệu quả tức thì trong việc tiết kiệm nhân lực, giảm rủi ro sai sót và gia tăng tốc độ phản ứng với thị trường.
BCanvas giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian lập báo cáo từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút. Điều này không chỉ tiết kiệm nguồn lực mà còn tạo ra lợi thế rõ rệt: ban lãnh đạo có thể tiếp cận dữ liệu kịp thời, đưa ra quyết định nhanh hơn đối thủ. Nhờ tốc độ triển khai và hiệu quả tức thì, doanh nghiệp có thể nhìn thấy lợi tức đầu tư (ROI) rõ rệt chỉ sau hai tuần sử dụng – một con số hiếm có với các giải pháp quản trị dữ liệu
Với tính năng Data Rubik, BCanvas sở hữu đầy đủ sức mạnh xử lý bảng tính như Excel nhưng được nâng cấp bằng AI, cho phép audit dữ liệu, loại bỏ trùng lặp, làm sạch và chuẩn hoá thông tin trước khi phân tích. Điều này giúp doanh nghiệp tạo dựng một “nguồn dữ liệu sạch, chuẩn và thống nhất” – yếu tố cốt lõi để nâng cao độ tin cậy trong mọi báo cáo và dự báo.
BCanvas được tối ưu để kết nối linh hoạt với hầu hết nguồn dữ liệu phổ biến tại Việt Nam: phần mềm kế toán, hệ thống bán hàng POS, Excel, Google Sheets hay thậm chí dữ liệu marketing từ mạng xã hội. Tất cả được hợp nhất và hiển thị tức thì trên dashboard trực quan, giúp nhà quản trị nhìn rõ bức tranh toàn cảnh tài chính – vận hành – kinh doanh, thay vì phải nhập liệu thủ công rời rạc như trước đây.
Không chỉ dừng lại ở việc tổng hợp số liệu, BCanvas ứng dụng AI và Machine Learning để “đọc” và “hiểu” dữ liệu ở nhiều khía cạnh: từ lịch sử bán hàng, hiệu quả chiến dịch marketing, chu kỳ ra mắt sản phẩm mới, đến hành vi và chiến lược của đối thủ cạnh tranh. Trên nền tảng đó, hệ thống đưa ra dự báo kinh doanh chính xác về doanh thu, đơn hàng, số lượng khách hàng – những chỉ số cốt lõi để định hướng tăng trưởng.
Điểm mạnh của BCanvas nằm ở chỗ: dự báo không chỉ dừng lại ở mức “con số”, mà còn chuyển hóa thành giải pháp vận hành cụ thể. Các mô hình AI được huấn luyện để đưa ra khuyến nghị chi tiết cho từng kịch bản:
Hoạch định nhân sự trực tiếp: dự đoán nhu cầu lao động theo mùa, theo địa điểm hoặc theo biến động thị trường, giúp tối ưu hóa chi phí nhân công.
Tối ưu dòng tiền: dự báo luồng tiền vào – ra, từ đó cảnh báo các nguy cơ thiếu hụt thanh khoản hoặc đề xuất chiến lược phân bổ nguồn vốn hợp lý.
Kiểm soát tồn kho: ước tính nhu cầu sản phẩm dựa trên lịch sử và xu hướng tiêu dùng, hạn chế tồn kho dư thừa hay thiếu hụt nguyên liệu.
Điều chỉnh chính sách giá: phân tích dữ liệu cạnh tranh, hành vi khách hàng và sức mua để gợi ý mức giá tối ưu, tăng biên lợi nhuận mà không làm giảm nhu cầu.
Tham khảo tại đây:
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI
Đăng ký trải nghiệm BCanvas ngay hôm nay dành riêng cho mô hình kinh doanh của bạn!
Nhận tư vấn toàn bộ tính năng phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn với sự tư vấn, đồng hành từ đội ngũ chuyên gia chuyên môn sâu.
TacaSoft,
