Chăm sóc khách hàng nha khoa đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng sự hài lòng và tin tưởng của bệnh nhân. Tuy nhiên, một trong những thách thức lớn nhất mà nhiều nhà quản lý phòng khám nha khoa gặp phải là việc quản lý lịch hẹn không hiệu quả. Theo một cuộc khảo sát của Vitals, 86,9% nha sĩ cố gắng duy trì thời gian chờ đợi cho bệnh nhân dưới 20 phút để tránh sự không hài lòng. Bởi lẽ, khi lịch trình không được quản lý tốt, bệnh nhân phải đối mặt với thời gian chờ đợi kéo dài, khiến họ cảm thấy khó chịu và giảm sút sự hài lòng.
Hơn nữa, một lịch trình không linh hoạt không chỉ làm tăng căng thẳng cho nhân viên mà còn dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể cho phòng khám. Do đó, việc thiết lập phần mềm quản lý nha khoa có tích hợp hệ thống đặt lịch hẹn dành cho bệnh nhân là vô cùng cần thiết. Điều này vừa giúp bệnh nhân dễ dàng tiếp cận dịch vụ chăm sóc nha khoa, vừa giúp nhân viên phòng khám tối ưu hóa thời gian và tài nguyên.
Cụ thể trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 8 mẹo đặt lịch hẹn thông minh để nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng nha khoa, giúp giảm thời gian chờ đợi và cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân.
Sau đây là những nguyên nhân làm cho bệnh nhân/ khách hàng không hài lòng về dịch vụ chăm sóc khách hàng nha khoa:
Ứng dụng công nghệ và các phần mềm quản lý nha khoa vào chăm sóc khách hàng nha khoa không chỉ giúp giảm thiểu gánh nặng công việc cho nhân viên lễ tân mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho bệnh nhân, giúp họ chủ động quản lý thời gian và lựa chọn dịch vụ một cách linh hoạt.
Tự đặt lịch hẹn trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cả cho bệnh nhân và phòng khám, bao gồm:
Để lên lịch hiệu quả cho bệnh nhân, bạn cần xem xét thời gian làm việc của phòng khám. Lên lịch hẹn khám cho bệnh nhân, nếu như bệnh nhân đến muộn thì ưu tiên bệnh nhân khác lên trước. Và nếu như có vấn đề phát sinh thì phải chăm sóc khách hàng nha khoa bằng việc nhờ nhân viên thông báo/ trấn an khách hàng.
Áp dụng quy tắc Eisenhower giúp phân loại công việc tại phòng khám dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên. Công việc được chia thành bốn nhóm: quan trọng và khẩn cấp (xử lý ngay, như chăm sóc bệnh nhân cấp cứu), quan trọng nhưng không khẩn cấp (lên kế hoạch dài hạn, như đào tạo nhân viên), khẩn cấp nhưng không quan trọng (giao phó cho nhân viên khác, như xử lý yêu cầu hành chính), và không quan trọng, không khẩn cấp (loại bỏ hoặc giảm thiểu).
Để giảm thiểu tỷ lệ trễ hẹn, bỏ khám, trong quá trình chăm sóc khách hàng nha khoa nhà quản lý cần thiết lập các chính sách hủy và không đến rõ ràng. Trước khi tiếp nhận bệnh nhân mới, việc phác thảo các quy tắc về hủy bỏ và không đến khám là điều cần thiết.
Chính sách này nên bao gồm các thông tin về thời gian tối thiểu mà bệnh nhân cần thông báo trước khi hủy hoặc lên lịch lại lịch khám. Việc này không chỉ khuyến khích bệnh nhân tuân thủ lịch hẹn mà còn giúp phòng khám có thể sắp xếp lịch trình hợp lý hơn, đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội chăm sóc cho các bệnh nhân khác.
Một kịch bản chăm sóc khách hàng nha khoa hiệu quả nên tích hợp các phương thức thanh toán trả trước. Điều này giúp đảm bảo rằng phòng khám vẫn nhận được thanh toán ngay cả khi bệnh nhân hủy lịch muộn, đồng thời tạo động lực cho bệnh nhân duy trì lịch hẹn.
Không phải tất cả các cuộc hẹn đều có cùng mức độ khẩn cấp, do đó, nhà quản lý cần thiết lập một hệ thống phân loại dựa trên các tiêu chí như: mức độ đau, tình trạng bệnh lý, yêu cầu điều trị, và lịch sử bệnh án. Ví dụ, một bệnh nhân đang gặp phải cơn đau răng cấp tính rõ ràng cần được ưu tiên hơn so với một bệnh nhân đến để kiểm tra định kỳ.
Để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong đội ngũ y tế đều hiểu rõ về tầm quan trọng của việc phân cấp ưu tiên, bạn cần xây dựng một kịch bản chăm sóc khách hàng nha khoa chi tiết.
Hơn nữa, việc ưu tiên các cuộc hẹn không chỉ là một yêu cầu về mặt chuyên môn mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng nha khoa. Khi bệnh nhân cảm thấy được ưu tiên và quan tâm, họ sẽ có cảm giác được tôn trọng và tin tưởng vào chất lượng chăm sóc khách hành nha khoa, dịch vụ phòng khám.
Thêm thời gian đệm giữa các cuộc hẹn có thể giúp nha sĩ thư giãn, ghi chép hoặc chuẩn bị cho bệnh nhân tiếp theo mà không gặp rắc rối. Nhân viên chăm sóc khách hàng nha khoa sẽ làm việc theo nhịp độ thoải mái của riêng mình và hiệu quả hơn.
Ảnh minh hoạ
Cách thức thực hiện việc đặt thời gian đệm giữa các cuộc hẹn:
Xác định thời gian đệm phù hợp:
Sử dụng phần mềm quản lý lịch hẹn:
Tích hợp thời gian đệm vào hệ thống đặt lịch bằng cách cài đặt tự động các khoảng trống sau mỗi cuộc hẹn.
Đánh giá và điều chỉnh định kỳ:
Việc triển khai lời nhắc tự động trong chăm sóc khách hàng nha khoa là một chiến lược hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng hủy lịch hẹn và nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng khám. Áp dụng công nghệ gửi lời nhắc tự động cho bệnh nhân và nhân viên y tế có thể giúp giải quyết những vấn đề tổn thất tài chính cho phòng khám vì thời gian trống và chi phí vận hành không được tối ưu
Theo một nghiên cứu tại một phòng khám nha khoa nhi, việc triển khai hệ thống lời nhắc tự động đã giảm 62% tỷ lệ các cuộc hẹn bị hủy không báo trước. Điều này chứng minh rằng, lời nhắc tự động không chỉ giúp bệnh nhân nhớ lịch hẹn mà còn giúp họ có thời gian chuẩn bị tốt hơn, từ đó giảm thiểu tình trạng không đến khám.
Hơn nữa, việc này cũng giúp nâng cao hiệu quả trong quy trình chăm sóc khách hàng nha khoa, khi các khoảng trống trong lịch hẹn được giảm thiểu và thời gian của các bác sĩ được sử dụng tối ưu hơn.
Ảnh minh hoạ
Để xây dựng một quy trình nhắc nhở tự động hiệu quả, phòng khám cần:
Kịch bản này sẽ bao gồm các thông tin cần truyền đạt, thời điểm gửi nhắc nhở và các hành động tiếp theo trong trường hợp bệnh nhân không phản hồi. Cuối cùng, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình nhắc nhở là cần thiết để có thể điều chỉnh và cải tiến.
Khi có sự hủy bỏ, cách tốt nhất để tránh mất doanh thu là lấp đầy khoảng thời gian có sẵn trong lịch trình của bạn. Tuy nhiên, việc gọi điện cho những bệnh nhân khác để xem họ có đến sớm hơn không sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Với công nghệ, phòng khám có thể giảm bớt gánh nặng cho nhân viên chăm sóc nha khoa và tự động tạo danh sách chờ bệnh nhân. Khi bệnh nhân hủy cuộc hẹn, bạn chỉ cần nhấn nút và tin nhắn về vị trí trống sẽ tự động được gửi đến bệnh nhân tiếp theo trong danh sách chờ.
Bệnh nhân có thể nhanh chóng xác nhận ngày và giờ đến mới và bạn sẽ được đặt tất cả các suất khám có sẵn.
Hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) không chỉ đơn thuần là một kho lưu trữ thông tin bệnh nhân mà còn là nền tảng để xây dựng trải nghiệm chăm sóc khách hàng nha khoa cá nhân hóa. Bằng cách tích hợp EHR vào hệ thống đặt lịch, bạn có thể:
Bên cạnh đó, việc liên kết lịch hẹn với hệ thống thanh toán cũng góp phần tối ưu hóa quy trình thanh toán đi kèm với một vài lợi ích thiết thực như sau:
Điều này không chỉ giúp giảm thiểu lỗi sai mà còn tạo ra một trải nghiệm liền mạch và thuận tiện cho cả bệnh nhân và nhân viên, đóng góp quan trọng vào quy trình chăm sóc khách hàng nha khoa tổng thể.
Phần mềm TacaSoft có thể điều chỉnh theo nhu cầu lập lịch trình của phòng khám, bất kể quy mô của phòng khám hay số lượng dịch vụ khác nhau mà nhà quản lý muốn đặt trực tuyến.
Các tính năng nổi trội như:
Với tầm nhìn nâng cao trải nghiệm khách hàng, phòng khám của Dr. Smith đã tiên phong triển khai hệ thống đặt lịch trực tuyến, giúp giảm tới 30% lượng cuộc gọi điện thoại. Việc này không chỉ giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ hành chính mà còn tăng cường khả năng tập trung vào chăm sóc khách hàng nha khoa, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ tổng thể.
Ngoài ra, phòng khám còn mở rộng giờ làm việc vào thứ Bảy, đáp ứng nhu cầu của các chuyên gia bận rộn, những người thường gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian khám chữa bệnh trong tuần. Điều này thể hiện sự linh hoạt và nhạy bén của phòng khám trong việc thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Một yếu tố quan trọng khác trong việc tối ưu hóa quy trình là thời gian đệm trong lịch trình, cho phép phòng khám xử lý các trường hợp khẩn cấp mà không làm gián đoạn lịch trình chung, đảm bảo mọi tình huống đều được giải quyết kịp thời và chu đáo.
Kết quả của những cải tiến này là điểm số hài lòng của bệnh nhân tăng 15%. Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy việc ứng dụng công nghệ vào chăm sóc khách hàng nha khoa không chỉ cải thiện quy trình mà còn tạo ra sự khác biệt đáng kể trong quá trình chăm sóc khách hàng nha khoa.
Bằng cách cung cấp một quy trình đặt lịch hẹn tiện lợi và linh hoạt, phòng khám của Dr. Smith đã xây dựng được một mô hình chăm sóc khách hàng nha khoa hiệu quả và chuyên nghiệp.
Phần mềm đặt lịch hẹn khám bệnh là một bộ công cụ kỹ thuật số giúp các tổ chức chăm sóc sức khỏe lên lịch cho bệnh nhân nhanh hơn và đảm bảo lịch trình của nhà cung cấp luôn đầy đủ.
Tìm hiểu phần mềm quản lý phòng khám, bệnh viện tại đây
TacaSoft tự hào mang đến phần mềm quản lý phòng khám toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Với đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp, TacaSoft cam kết mang đến giải pháp công nghệ hiện đại, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và phát triển bền vững. Hãy trải nghiệm sản phẩm của TacaSoft để thấy được sự khác biệt mà chuyên môn và công nghệ có thể mang lại cho phòng khám nha khoa của bạn!
TacaSoft,
