Quản lý hồ sơ bệnh án hiệu quả đang là một trong những thách thức lớn mà các cơ sở y tế phải đối mặt. Với lượng bệnh nhân ngày càng tăng và yêu cầu về chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng ngày càng cao, việc quản lý hồ sơ bệnh án truyền thống bằng giấy tờ không chỉ tốn kém mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Hệ thống quản lý hồ sơ sức khỏe điện tử EHR đã ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp đơn giản hóa quá trình quản lý, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo an toàn thông tin cho bệnh nhân.
Một khảo sát gần đây của Market.us Media đã vẽ nên một bức tranh toàn cảnh về tình hình áp dụng EHR trên thế giới. Kết quả cho thấy Hoa Kỳ là một trong những quốc gia đi đầu, với hơn 95% bệnh viện đã triển khai hệ thống EHR. Tỷ lệ này lại rất khác biệt ở các quốc gia khác, từ mức cao trên 90% ở Hàn Quốc và Na Uy đến mức thấp chỉ 25% ở Ấn Độ. Số liệu thống kê cho thấy thị trường EHR toàn cầu đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ, với doanh thu dự kiến đạt 40,39 tỷ đô la vào năm 2027.
Tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng hiệu quả một hệ thống EHR đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng về công nghệ, phần mềm quản lý, con người và quy trình. Quản lý hồ sơ bệnh án điện tử không chỉ đơn thuần là chuyển đổi dữ liệu từ giấy sang dạng số mà còn liên quan đến việc xây dựng một hệ thống quản lý phòng khám toàn diện, đáp ứng các quy định quản lý hồ sơ bệnh án.
Do đó, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân bằng hệ thống EHR, cũng như cung cấp những thông tin chi tiết về cách triển khai một hệ thống EHR để đạt được thành công trong quá trình chuyển đổi số y tế hiện nay.
Việc chuyển đổi từ quản lý hồ sơ bệnh án truyền thống sang quản lý hồ sơ bệnh án điện tử (EHR) đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể về tài chính, chẳng hạn như:
Hơn nữa, để ngăn ngừa mất dữ liệu và duy trì bảo mật dữ liệu y tế, công nghệ EHR phải được cập nhật thường xuyên và thay thế trước khi hệ thống trở nên lỗi thời.
Theo một nghiên cứu về lợi ích và hạn chế của hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử của 14 phòng khám chăm sóc sức khỏe ban đầu đơn lẻ hoặc nhóm nhỏ, chi phí bảo trì EHR liên tục ước tính trung bình là 8.412 đô la cho mỗi nhà cung cấp mỗi năm. 91% trong số các chi phí này liên quan đến việc thay thế phần cứng, phí bảo trì và hỗ trợ phần mềm của nhà cung cấp và chi phí cho nhân viên hệ thống thông tin hoặc nhà thầu bên ngoài.
Không có hệ thống tự động hiện đại nào miễn nhiễm với các cuộc tấn công mạng. Hồ sơ bệnh nhân vẫn là mục tiêu hấp dẫn của tin tặc trực tuyến vì nó chứa dữ liệu nhạy cảm như số điện thoại, địa chỉ nhà, thông tin cá nhân,…. Các cuộc tấn công mạng nhắm vào hệ thống EHR không chỉ gây ra thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của cơ sở y tế và quyền riêng tư của bệnh nhân. Các tin tặc có thể lợi dụng dữ liệu đánh cắp để thực hiện các hoạt động phi pháp như lừa đảo, tống tiền, hoặc bán thông tin cho các tổ chức tội phạm.
Ví dụ, vào tháng 4 năm 2022, 22 vụ vi phạm dữ liệu chăm sóc sức khỏe đã xảy ra, ảnh hưởng đến 10.000 cá nhân trở lên. Vụ vi phạm dữ liệu tồi tệ nhất là một sự cố tấn công được Adaptive Health ghi nhận, trong đó hơn nửa triệu bệnh nhân bị ảnh hưởng. Một trường hợp khác là khi nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe ARcare của Arkansas gặp phải một cuộc tấn công phần mềm độc hại làm gián đoạn hệ thống của họ và cho phép tin tặc truy cập vào hồ sơ của 345.353 cá nhân.
Việc triển khai rộng rãi hệ thống quản lý hồ sơ bệnh án điện tử đã mở ra một chương mới trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, đồng thời đặt ra những thách thức mới về mặt pháp lý. Một trong những rủi ro đáng kể nhất là tăng nguy cơ xảy ra các vụ kiện liên quan đến trách nhiệm hành nghề y. Các bác sĩ không được đào tạo đầy đủ về công nghệ EHR có nguy cơ mắc lỗi, chẳng hạn như nhập dữ liệu không chính xác vào hồ sơ bệnh án điện tử của bệnh nhân, điều này có thể gây hại cho sức khỏe của bệnh nhân bằng cách đưa ra đơn thuốc hoặc chẩn đoán không chính xác.
Một báo cáo của The Doctors Company năm 2017 cho thấy số lượng các vụ kiện liên quan đến EHR đã tăng đáng kể. Công ty đã tiết lộ rằng số lượng khiếu nại sơ suất y khoa liên quan đến EHR theo một cách nào đó trong số khoảng 80.000 thành viên tham gia chương trình của họ đã tăng lên cùng với việc áp dụng EHR. Các khiếu nại về trách nhiệm y tế cũng có thể đến từ công nghệ. Mặc dù bác sĩ có thể được đào tạo bài bản và sử dụng phần mềm đúng cách, nhưng vi-rút hoặc chương trình độc hại có thể xâm nhập vào hệ thống nếu hệ thống không an toàn hoặc không được cập nhật.
Việc áp dụng hệ thống EHR đòi hỏi thời gian và công sức, do đó bệnh viện hoặc phòng khám nên chuẩn bị cho tình trạng năng suất giảm và doanh thu giảm trong khi nhân viên học cách sử dụng hệ thống.
Nghiên cứu về lợi ích và hạn chế của hệ thống quản lý hồ sơ bệnh án điện tử liên quan đến một số phòng khám ước tính năng suất giảm 20% trong tháng đầu tiên, 10% trong tháng thứ hai và 5% trong tháng thứ ba sau khi triển khai hệ thống EHR.
Trong khi một số thông tin y tế thường xuyên thay đổi, một số dữ liệu khác vẫn giữ nguyên trong suốt thời gian bệnh nhân hợp tác với phòng khám của bạn. Vì lý do này, trước tiên bạn cần xác định thông tin của mình và phân loại chúng thành hai nhóm riêng biệt dựa trên tần suất bạn phải cập nhật thông tin.
Thông tin thường được chia thành 2 loại chính, mỗi loại có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau:
Bằng cách xác định và phân loại thông tin này, bạn có thể tiết kiệm thời gian. Hãy sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ bệnh án điện tử để tự động nhập thông tin tĩnh, giúp bạn tránh nhập lại thông tin thủ công. Tuy nhiên, khi làm việc với thông tin động, hãy nhập thủ công để đảm bảo tính chính xác và tránh lỗi. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và lưu trữ tài liệu.
Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm EHR còn hỗ trợ quá trình chuyển đổi và chia sẻ dữ liệu. Phần mềm này cho phép tự động chuyển đổi các định dạng tệp khác nhau, giúp dễ dàng chia sẻ thông tin với các cơ sở y tế khác hoặc tạo các báo cáo. Ví dụ, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi một file PDF thành file PowerPoint để trình bày trong các cuộc họp.
Nếu bạn muốn quản lý hồ sơ bệnh án điện tử một cách dễ dàng, bạn sẽ cần thiết lập tính năng nhập dữ liệu thông minh. Điều này sẽ tối đa hóa lượng dữ liệu tự động, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Sau đây là một số công cụ bạn có thể sử dụng để thiết lập nhập dữ liệu thông minh và tạo ra các tài liệu tuyệt vời mỗi lần nhập:
Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm EHR là tận dụng các mẫu tiết kiệm thời gian. Tương tự như các công cụ nhập dữ liệu thông minh, các mẫu có sẵn giúp bạn tự động hóa việc nhập dữ liệu bằng cách sử dụng các dạng thông tin lặp lại.
Bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn để:
Việc quản lý hồ sơ bệnh án bằng phần mềm EHR cho phép bạn dễ dàng tích hợp các nguồn thông tin khác vào hệ thống trực tuyến.
Ví dụ, bạn có thể liên kết phần mềm EHR của mình với các hệ thống khác được phòng thí nghiệm hoặc các phòng ban liên quan khác mà bạn làm việc cùng sử dụng.
Vì vậy, thay vì phải chờ bản sao vật lý của ảnh chụp X-quang chẳng hạn, bạn có thể truy cập trực tiếp từ phần mềm EHR ngay khi bác sĩ khác thực hiện quét. Như vậy, tích hợp cho phép bạn trao đổi thông tin với đồng nghiệp nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều.
Mỗi phòng khám hoạt động khác nhau. Vì vậy, để tận dụng tối đa việc quản lý hồ sơ bệnh án điện tử, bạn cần tùy chỉnh phần mềm EHR theo nhu cầu của mình.
Để tăng hiệu quả quản lý phòng khám của bạn, trước tiên, điều quan trọng là bạn phải xác định các yêu cầu và nhu cầu của mình. Từ đó, bạn có thể biết cách điều chỉnh phần mềm EHR của mình sao cho phù hợp với hoạt động y tế của phòng khám.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập phần mềm EHR của mình để cung cấp cho bạn các gợi ý tự động điền khi bạn nhập các triệu chứng của bệnh nhân. Theo cách này, bạn có thể giảm thời gian nhập dữ liệu và tập trung vào bệnh nhân của mình. Do đó, việc tùy chỉnh phần mềm EHR của bạn cũng có thể cải thiện sự hài lòng của bệnh nhân.
Sau khi đã tạo và quản hồ sơ bệnh án toàn diện, nhập dữ liệu tự động và tùy chỉnh phần mềm EHR cho phòng khám của mình, bạn cần thực hiện thêm một bước nữa để sắp xếp hồ sơ sức khỏe điện tử – đó là liên tục cập nhật hồ sơ bệnh án.
Để đảm bảo hồ sơ bệnh án của bệnh nhân của bạn luôn được cập nhật, tốt nhất là nhập dữ liệu bệnh nhân trong quá trình tham vấn. Bằng cách này, bạn sẽ không quên thêm bất kỳ thông tin quan trọng nào, có thể giúp bạn sắp xếp hồ sơ sức khỏe điện tử của mình mọi lúc.
Tuy nhiên, nếu bạn dành phần lớn thời gian tư vấn để nhìn vào màn hình máy tính và gõ phím, bệnh nhân của bạn có thể sẽ không cảm thấy thoải mái.
Vì vậy, đây là những gì bạn cần làm để nhập dữ liệu bệnh nhân trong quá trình tư vấn:
Hồ sơ bệnh án của bệnh nhân được tham khảo trước khi bất kỳ chẩn đoán hoặc phương pháp điều trị nào được kê đơn khi họ đến khám bác sĩ. Bằng cách có sẵn thông tin cần thiết về tình trạng bệnh lý hoặc dị ứng hiện tại, có thể tránh được việc tìm kiếm thông tin chi tiết có liên quan, giúp tiết kiệm thời gian quý báu trong suốt cuộc hẹn.
Hồ sơ bệnh án được sắp xếp cung cấp thông tin về tiền sử sức khỏe của bệnh nhân, rất quan trọng để chẩn đoán đúng. Hồ sơ này cung cấp thông tin chi tiết về các tình trạng có thể đã được chẩn đoán trước đó và giúp bác sĩ xác định phương án hành động tốt nhất khi tiếp cận bất kỳ vấn đề sức khỏe mới nào. Hơn nữa, hồ sơ bệnh án cũng có thể giúp bác sĩ hiểu rõ hơn về cách một số bệnh tật hoặc chấn thương nhất định có thể liên quan đến các chẩn đoán trước đó.
Việc lưu giữ hồ sơ bệnh án rất quan trọng vì nó giúp xác định khả năng mắc các bệnh lối sống như tiểu đường và đau tim. Tất cả mọi người cần có hồ sơ bệnh án riêng có chứa thông tin về bất kỳ bệnh tật hoặc phương pháp điều trị nào trước đây mà họ đã trải qua, cũng như tiền sử bệnh án của gia đình họ. Điều này giúp bác sĩ nhận ra các mô hình và xu hướng có thể giúp họ đánh giá tốt hơn nguy cơ mắc một số bệnh mãn tính của bệnh nhân.
Tầm quan trọng của hồ sơ bệnh án không thể bị đánh giá thấp khi nói đến việc giảm thiểu sai sót. Bằng cách có thông tin cập nhật về tiền sử bệnh án, thuốc men và kết quả xét nghiệm của bệnh nhân, bác sĩ có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc chăm sóc bệnh nhân.
Bằng cách lưu giữ tiền sử bệnh nhân toàn diện, bác sĩ có thể xác định khả năng thành công của bất kỳ phương pháp điều trị hoặc phẫu thuật nào và các tình trạng và xu hướng hiện tại trong dữ liệu trước đây mà nếu không có thể không được chú ý. Điều này giúp đảm bảo rằng bệnh nhân nhận được dịch vụ chăm sóc phù hợp dựa trên nhu cầu cá nhân của họ đồng thời giảm thiểu nguy cơ biến chứng trong hoặc sau phẫu thuật.
EHR được thiết kế để hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe trong việc quản lý hồ sơ bệnh án của họ. Đơn giản nhất, EHR là phiên bản số hóa của biểu đồ y tế của bệnh nhân. Tuy nhiên, EHR được thiết kế để vượt ra ngoài phạm vi lưu trữ thông tin bệnh nhân. Chúng sử dụng công nghệ cho phép người dùng được ủy quyền truy cập và truyền dữ liệu bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ đâu.
Các hệ thống được cập nhật theo thời gian thực, tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả hơn giữa các nhà cung cấp và đảm bảo bệnh nhân nhận được chất lượng chăm sóc cao nhất có thể. Mặc dù mục đích chính của EHR là lưu trữ và sắp xếp hồ sơ sức khỏe, nhưng nó có vai trò rộng hơn trong việc nâng cao quy trình làm việc của phòng khám và cải thiện cả chất lượng chăm sóc và kết quả lâm sàng cho bệnh nhân.
Với EHR, các bác sĩ có thể bỏ lại nhiệm vụ khó khăn là viết tay hồ sơ bệnh án và lục tung tủ hồ sơ. EHR hợp lý hóa quy trình ghi chép lâm sàng, giúp việc truy cập, chuyển giao và chia sẻ hồ sơ với những người chăm sóc khác dễ dàng hơn đáng kể. EHR đã trở nên cực kỳ phổ biến và việc hiểu được vai trò của chúng trong ngành chăm sóc sức khỏe là rất quan trọng để đạt được hiệu quả quản lý hồ sơ sức khỏe.
Các nguyên tắc cơ bản của quản lý hồ sơ bệnh án là: mục đích, xác minh, phân loại, chi phí hợp lý, tính đàn hồi, lưu giữ và khả dụng. Về bản chất, các nguyên tắc này quyết định hệ thống quản lý hồ sơ ‘tốt’ là gì và đại diện cho một cấu trúc cần được tìm kiếm.
Bước đầu tiên để xác định hệ thống nào phù hợp với tổ chức của bạn là đánh giá nhu cầu của tổ chức. Bạn cũng phải tính đến nhu cầu của tổ chức về khả năng mở rộng, khả năng tương tác, tuân thủ HIPAA / HITECH , v.v. Mạng lưới các nhà cung cấp dịch vụ quản lý hồ sơ bệnh án của Record Nations có thể giúp bạn giải quyết vấn đề đánh giá này và đảm bảo bạn chọn đúng hệ thống cho tổ chức của mình.
Tìm hiểu phần mềm quản lý phòng khám, bệnh viện tại đây
TacaSoft tự hào mang đến phần mềm quản lý phòng khám toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Với đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp, TacaSoft cam kết mang đến giải pháp công nghệ hiện đại, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và phát triển bền vững. Hãy trải nghiệm sản phẩm của TacaSoft để thấy được sự khác biệt mà chuyên môn và công nghệ có thể mang lại cho phòng khám nha khoa của bạn!
TacaSoft,
