Quản lý phòng khám không chỉ đơn thuần là sắp xếp lịch hẹn và quản lý hồ sơ bệnh án, mà còn là một quá trình đòi hỏi sự tinh tế, khoa học và không ngừng đổi mới. Trong bối cảnh số lượng phòng khám ngày càng tăng, việc làm thế nào để nổi bật và thu hút khách hàng trở thành một bài toán nan giải. Do đó, để thành công trong việc này, có một số điều bạn cần lưu ý như sau:
Quản lý phòng khám là một công việc đầy thách thức nhưng cũng rất bổ ích. Nó đòi hỏi bạn phải cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu công việc và cuộc sống của nhân viên, lập lịch trình phức tạp, và đảm bảo cơ sở có đủ người để chăm sóc bệnh nhân.
Với khối lượng công việc khổng lồ, bạn dễ bị cuốn vào các nhiệm vụ hành chính và lập lịch, khiến hiệu quả hoạt động giảm sút và chi phí tăng cao. Tuy nhiên, bạn có thể cải thiện việc quản lý phòng khám bằng cách tham khảo một số mẹo hữu ích trong bài viết sau.
Dưới đây là 6 gợi ý hữu ích giúp bạn quản lý phòng khám hiệu quả, tối ưu hoá quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho bệnh nhân, người quản lý cần thu thập phản hồi từ cả nhân viên và bệnh nhân. Hãy mạnh dạn thực hiện khảo sát ẩn danh. Thiết lập quy trình phản hồi ẩn danh khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến chân thật của mình mà không lo ngại.
Cleveland Clinic, thương hiệu chăm sóc sức khỏe uy tín hàng đầu thế giới, đã chứng minh sức mạnh to lớn của việc tiếp thu phản hồi ẩn danh từ bệnh nhân trong việc nâng cao hiệu quả quản lý phòng khám. Thương hiệu này đã triển khai một hệ thống phản hồi của bệnh nhân nghiêm ngặt, thu thập ý kiến của bệnh nhân theo thời gian thực.
Bằng cách phân tích chặt chẽ phản hồi này, Cleveland Clinic đã xác định được các lĩnh vực cụ thể cần cải thiện, chẳng hạn như thời gian chờ đợi và giao tiếp với nhân viên y tế. Kết quả là, họ đã có thể triển khai những thay đổi có mục tiêu cụ thể giúp cải thiện đáng kể trải nghiệm của bệnh nhân, dẫn đến điểm số hài lòng của bệnh nhân cao hơn và danh tiếng mạnh mẽ hơn về dịch vụ chăm sóc đặc biệt.
Bạn nên tìm kiếm các mô hình trong luồng công việc, chẳng hạn như tình trạng quá tải công việc vào ca làm việc muộn, trong khi ca làm việc buổi sáng lại thường xuyên thiếu người.
Dựa trên những phát hiện này, điều chỉnh lịch trình làm việc có thể là giải pháp hợp lý. Cân nhắc việc phân bổ lại một số thành viên trong đội ngũ từ ca sáng sang ca muộn để cân bằng khối lượng công việc. Phương pháp này không chỉ giúp giải quyết vấn đề về phân bổ nhân sự mà còn tiết kiệm chi phí, tránh được sự cần thiết phải tuyển dụng thêm nhân viên mới.
Một số cách thực hiện:
Theo ước tính, 2/3 số nhân viên toàn thời gian tại Mỹ đang gặp khó khăn trong việc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Việc cải thiện lịch trình trong quản lý phòng khám có thể tạo ra sự cân bằng tốt hơn cho nhân viên, từ đó không chỉ giữ chân được nhân sự hiện tại mà còn thu hút những ứng viên mới.
Nhiều cơ sở chăm sóc sức khỏe hiện đang áp dụng lịch trình luân phiên để tăng cường tính linh hoạt so với các phương án tiêu chuẩn. Cung cấp các chính sách hỗ trợ nhân viên khi có nhu cầu chăm sóc gia đình, như hỗ trợ chăm sóc con cái hoặc chăm sóc người thân, để nhân viên không phải lo lắng quá nhiều về trách nhiệm ngoài công việc.
Ví dụ, khi các thành viên trong nhóm làm việc theo khối 12 giờ có thể dễ dàng hoán đổi ca, họ có thể quản lý tốt các trách nhiệm cá nhân mà không cần phải bỏ lỡ các sự kiện quan trọng trong gia đình. Theo cách này, bạn có đủ nhân sự và họ không phải bỏ lỡ các sự kiện gia đình, mọi người đều có lợi.
Việc quản lý phòng khám trở nên hiệu quả khi tất cả các thành viên trong đội ngũ làm việc đều được kết nối. Thay vì gửi email, tin nhắn riêng lẻ, việc sử dụng phần mềm quản lý phòng khám thông minh với tính năng chat nhóm tích hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích.
Với ứng dụng này, mọi thông tin quan trọng đều được tập trung tại một nơi, đảm bảo không có bất kỳ thông tin nào bị bỏ lỡ. Các thông báo đẩy sẽ giúp nhân viên luôn cập nhật những thay đổi mới nhất, từ lịch hẹn của bệnh nhân đến các chỉ thị công việc.
Một nghiên cứu của Viện McKinsey đã chỉ ra rằng việc tăng cường giao tiếp chi tiết tại nơi làm việc có thể nâng cao năng suất lên đến gần 5 lần. Để đạt được kết quả này, việc thống nhất một nền tảng giao tiếp chung là vô cùng cần thiết.
Bằng cách tập trung hóa các cuộc trò chuyện, phân công công việc, thảo luận nhóm và báo cáo tiến độ lên một nền tảng duy nhất, các tổ chức có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo mọi thành viên luôn được cập nhật thông tin mới nhất. Hơn nữa, việc lưu trữ lịch sử chat giúp tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi quá trình quản lý phòng khám.
Quản lý phòng khám cũng bao gồm việc đảm bảo bệnh nhân của bạn được cập nhật thông tin đầy đủ và kịp thời. Điều này có nghĩa là phòng khám của bạn nên gửi lời nhắc nhở về cuộc hẹn đến cho bệnh nhân. Lý tưởng nhất là bạn nên nhắc nhở họ về các cuộc hẹn sắp tới khoảng trước một tuần và một ngày để sắp xếp lịch trình và giảm thiểu tình trạng hủy hẹn đột xuất.
Bên cạnh đó, việc gửi mẫu đơn tiếp nhận điện tử trước khi đến khám, hoàn thành các thủ tục hành chính ngay tại nhà, trong khi đó, nhân viên tiếp nhận sẽ có thêm thời gian để tập trung vào việc chăm sóc bệnh nhân. Nhờ đó, quy trình khám chữa bệnh diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý phòng khám sẽ giúp bạn tự động hóa và tích hợp hầu hết các nhiệm vụ cần thiết, từ theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, lập lịch khám chữa bệnh đến quản lý hồ sơ bệnh án. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót.
Nhưng để chọn được phần mềm được như mong muốn không phải là điều dễ dàng, bạn có thể tham khảo 1 số lưu ý sau để chọn được phần mềm phù hợp như:
Tính dễ sử dụng:
Khả năng tùy chỉnh và linh hoạt:
Tính bảo mật và tuân thủ quy định:
Khả năng tích hợp với các hệ thống khác:
Hỗ trợ khách hàng và đào tạo:
Chi phí và chính sách thanh toán:
Khi chọn phần mềm phòng khám nha khoa, hãy chú ý đến tính năng, bảo mật, dễ sử dụng và khả năng tích hợp. Phần mềm cần hỗ trợ quản lý bệnh nhân, lịch hẹn, tài chính và báo cáo hiệu quả. Đầu tư vào phần mềm phù hợp giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ phòng khám.
Phần mềm quản lý phòng khám thường được tích hợp nhiều tính năng hiện đại với độ chính xác cao, tối ưu hơn so với phương pháp quản lý thủ công:
Chỉ cần thiết lập thời gian làm việc của phòng khám và để bệnh nhân của bạn đặt một khoảng thời gian rảnh 24/7. Tính năng này mang lại sự tiện lợi cho cả bạn và bệnh nhân khi giúp bạn không phải mất thời gian trò chuyện điện thoại liên tục với bệnh nhân trong khi lên lịch hẹn.
Phần mềm quản lý phòng khám còn có thể cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để đặt lịch hẹn. Điều này mang lại lợi ích.
Phía phòng khám: Các bác sĩ lâm sàng có thể lên lịch hẹn hoặc xác định khung thời gian rảnh để bệnh nhân có thể đặt thời gian cụ thể phù hợp với cả hai bên.
Ảnh minh hoạ: phần mềm quản lý phòng khám giúp đặt lịch thông minh
Phía bệnh nhân: Bệnh nhân có thể sử dụng giao diện toàn diện để đặt lịch hẹn với bác sĩ lâm sàng có dịch vụ mà họ quan tâm.
Ảnh minh hoạ
Ngoài ra, đặt lịch trực tuyến cũng cho phép bệnh nhân lên lịch lại hoặc hủy cuộc hẹn mà không cần liên hệ với phòng khám trong giờ làm việc. Bằng cách tự động hóa quy trình đặt lịch, người quản lý phòng khám có thể đặt lịch đầy đủ với nỗ lực tối thiểu, giảm thiểu các cuộc hẹn trùng lặp và không đến, và dành nhiều thời gian hơn cho việc chăm sóc.
Sự hài lòng với tính năng phần mềm quản lý phòng khám
Nhắc nhở lịch hẹn tự động là một tính năng có giá trị khác của phần mềm quản lý phòng khám. Có thể có nhiều lý do khiến bệnh nhân bỏ lỡ lịch hẹn.
Một trong những lý do phổ biến nhất là vì họ chỉ đơn giản là quên mất lịch hẹn. Bệnh nhân không đến và hủy lịch hẹn vào phút chót có thể gây tổn hại đáng kể đến doanh nghiệp của bạn và gây ra tổn thất về tiền bạc.Theo cuộc khảo sát từ GetApp, 60% người tham gia khảo sát cho rằng họ ít có khả năng bỏ lỡ cuộc hẹn nếu nhận được lời nhắc.
Ảnh minh hoạ
Có những trường hợp bệnh nhân không cần gọi điện video với bác sĩ nhưng muốn giải quyết nhanh chóng một số vấn đề quan trọng. Đối với trường hợp này, nhắn tin là cần thiết. Sẽ thuận tiện hơn nhiều cho cả bệnh nhân và bác sĩ khi lưu toàn bộ lịch sử giao tiếp của họ ở một nơi dễ truy cập mà không cần phải chuyển đổi giữa các trình nhắn tin.
Với chức năng trò chuyện, chia sẻ thông tin và tệp quan trọng với bệnh nhân của mình theo thời gian thực từ bất kỳ thiết bị nào để giải quyết mối quan tâm của họ nhanh
Với thanh toán trực tuyến tích hợp, phòng khám/ bệnh viện có thể đơn giản hóa việc lập hóa đơn và đảm bảo bạn được thanh toán cho các dịch vụ của mình.
Ảnh minh hoạ
Là người quản lý phòng khám, bạn không chỉ cần quản lý bệnh nhân mà còn cần quản lý cả nhân viên của mình. Với tính năng quản lý nhân viên từ phàn mềm quản lý phòng khám, bạn có thể
Quy trình quản lý tác vụ cung cấp tiềm năng hợp lý hóa tác vụ, cải thiện năng suất và tạo điều kiện cho sự cộng tác. Thông qua việc sử dụng quy trình làm việc như vậy, người ta có thể hưởng lợi từ khả năng:
Bằng cách giới thiệu quy trình quản lý tác vụ, bạn có thể ưu tiên các tác vụ kinh doanh quan trọng nhất của mình và đảm bảo tiến độ của bạn được định hướng đúng hướng. Hơn nữa, cách tiếp cận này có thể giúp tăng cường độ chính xác của thời hạn.
Phần mềm quản lý phòng khám là giải pháp phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các phòng khám tối ưu hóa hoạt động và cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe vượt trội.
Phần mềm quản lý phòng khám cung cấp tùy chọn lập lịch toàn diện cho trang web bệnh viện của bạn, cho phép bệnh nhân dễ dàng đặt lịch hẹn. Sau khi đặt lịch hẹn, hệ thống sẽ khớp lịch hẹn của bác sĩ lâm sàng một cách hiệu quả và cung cấp dữ liệu của bệnh nhân cho bác sĩ lâm sàng theo tiêu chuẩn tuân thủ HIPAA.
Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý phòng khám, bệnh viện
TacaSoft tự hào mang đến phần mềm quản lý phòng khám toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Với đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp, TacaSoft cam kết mang đến giải pháp công nghệ hiện đại, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và phát triển bền vững. Hãy trải nghiệm sản phẩm của TacaSoft để thấy được sự khác biệt mà chuyên môn và công nghệ có thể mang lại cho phòng khám nha khoa của bạn!
Tacasoft,
