Phần mềm quản lý nha khoa chuyên nghiệp đang trở thành công cụ không thể thiếu đối với các phòng khám nha khoa hiện đại. Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các phòng khám đang nỗ lực tìm kiếm những giải pháp hiệu quả để nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự hài lòng về trải nghiệm chăm sóc khách hàng nha khoa.
Vậy, làm thế nào để chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu của phòng khám? Bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn 7 tips hữu ích để đưa ra quyết định đúng đắn.
Theo báo cáo mới nhất của Market.us Media, các phòng khám nha khoa hiện đang chiếm 49% thị phần toàn cầu của phần mềm quản lý phòng khám nha khoa, phản ánh nhu cầu mạnh mẽ về việc sử dụng phần mềm để quản lý hồ sơ bệnh án, lịch hẹn,và các hoạt động hàng ngày của phòng khám.
Tiếp theo đó, các bệnh viện và viện nghiên cứu lần lượt chiếm 30% và 21% thị phần, nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc áp dụng phần mềm trong các cơ sở y tế lớn và tổ chức nghiên cứu, giảng dạy. Những con số này không chỉ cho thấy sự phổ biến của phần mềm quản lý phòng khám nha khoa mà còn minh chứng cho tầm quan trọng của công nghệ trong việc tối ưu hóa hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.
Bởi vì nó giúp các phòng khám:
Mỗi phòng khám nha khoa đều có mục đích khi mua phần mềm quản lý nha khoa. Nhưng thật dễ quên lý do chính khi bạn thấy tất cả các công cụ phòng khám nha khoa cung cấp. Do đó, bạn nên viết ra những thách thức và mục tiêu nha khoa của mình trước khi mua phần mềm nha khoa.
Hãy xem xét những câu hỏi sau:
Dựa trên máy chủ có nghĩa là phải tải xuống và cài đặt phần mềm nha khoa trên máy chủ máy tính. Còn dựa trên đám mây có nghĩa là bạn truy cập phần mềm của mình qua internet chỉ bằng cách đăng nhập — không cần tải xuống.
Trong phần mềm quản lý nha khoa dựa trên đám mây, tất cả dữ liệu được lưu trữ trên đám mây và điều này làm cho nó tiết kiệm chi phí hơn và là lý do cho sự phổ biến của nó. Dữ liệu được sao lưu bởi các trung tâm bảo mật dữ liệu. Vì giải pháp không bị hạn chế bởi máy chủ vật lý nên có thể truy cập từ bất kỳ đâu.
Mặt khác, các giải pháp dựa trên máy chủ để quản lý hoạt động thực hành, Trong khi được lưu trữ trên mạng, máy chủ được đặt tại chỗ. Nói một cách đơn giản, bạn sẽ phải quản lý các máy chủ cho dữ liệu bệnh nhân của mình.
Khi bắt đầu nghiên cứu lựa chọn phần mềm quản lý nha khoa, hãy tập trung vào việc tìm phần mềm mang lại trải nghiệm tốt nhất có thể cho bệnh nhân của bạn. Hãy cân nhắc những tính năng bạn muốn thấy trong giải pháp phần mềm quản lý phòng khám nha khoa.
Một số yếu tố quan trọng cần xem xét bao gồm:
Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm quản lý nha khoa không hiển thị giá trực tuyến. Họ thường cung cấp một số mức đăng ký, bắt đầu từ hơn 100 đô la một tháng. Một số lại cung cấp chiết khấu cho khoản thanh toán trước hàng năm đến khách hàng.
Mặc dù bạn có thể mua các công cụ tự lưu trữ, chi phí trả trước thường cao hơn 1.000 đô la. Ngoài ra, có thể cần thêm phần cứng tại chỗ, tùy thuộc vào độ tuổi của máy tính và hệ thống lưu trữ hiện tại của bạn.
Cuối cùng, hỗ trợ và cập nhật cho các hệ thống tại chỗ rất khác nhau, trong khi phần mềm nha khoa trên nền tảng đám mây tự động cập nhật. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ các lựa chọn của bạn và quyết định hệ thống quản lý phòng khám nào phù hợp nhất với ngân sách và phương pháp tiếp cận dài hạn của bạn.
Khi xem xét phần mềm phòng khám nha khoa với tính dễ sử dụng và khả năng mở rộng, bạn có thể chú ý các tính năng như:
Tính dễ sử dụng (User-friendliness):
Khả năng mở rộng (Scalability):
Ngoài ra, hãy xem xét về triển vọng tăng trưởng của phòng khám nữa. Một số giải pháp phần mềm quản lý phòng khám nha khoa bao gồm trí tuệ kinh doanh, quản lý danh tiếng và các tính năng tiếp thị. Các tính năng này có thể giúp các phòng khám nha khoa đạt được mục tiêu tăng trưởng dài hạn.
Bất kể gói phần mềm quản lý phòng khám nha khoa dựa trên đám mây nào toàn diện đến đâu, có thể vẫn có những tính năng bạn cần thêm vào. Trước khi mua, bạn có thể xem xét phần mềm quản lý phòng khám nha khoa có khả năng tích hợp các chức năng sau:
Hỏi các nhà cung cấp xem các chương trình và phần cứng mới sẽ giao tiếp tốt như thế nào với sản phẩm phần mềm của họ. Bất kỳ chương trình nào bạn hiện đang sử dụng cũng cần có khả năng hoạt động với phần mềm quản lý nha khoa mà bạn chọn.
Sau khi thu hẹp danh sách của bạn xuống một số ít nhà cung cấp, đã đến lúc thử nghiệm các giải pháp phần mềm. Liên hệ để lên lịch trình demo và dùng thử miễn phí và lấy thông tin về giá.
Để có một buổi demo hiệu quả, bạn nên chuẩn bị trước và lưu ý những điều sau:
| Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa dựa trên máy chủ (offline) | Phần mềm quản lý nha khoa dựa trên đám mây (online) | |
| Chi phí sử dụng | Chi phí lớn do phải duy trì nhân sự IT, hệ thống mạng và backup tại phòng khám | 300.000 đ/tháng, một chi phí hết sức hợp lý khi bạn không cần bỏ ra chi phí dành cho đội ngũ IT hỗ trợ |
| Chi phí đầu tư | 5.000.000 đến 28.000.000 đối với 1 phòng khám răng hàm mặt nhỏ và vừa, có từ 1- 5 ghế | Đa số các phần mềm quản lý phòng khám răng Online được phân phối theo mô hình SaaS (phần mềm như là dịch vụ) đều có chi phí đầu tư ban đầu là bằng 0 |
| Tốc độ cập nhật phần mềm | Phần mềm thường được cập nhật hàng năm và có tính phí. Đôi khi Bs cảm thấy đây không phải là vấn đề vì phần mềm chỉ phục vụ công tác thanh toán, thu chi, công nợ. Tuy nhiên, khi nghĩ rộng ra, phần mềm là xương sống để chuẩn hóa hệ thống, để phục vụ công tác chăm sóc khách hàng nha khoa và nâng cao chất lượng dịch vụ mà chỉ cập nhật 1 năm 1 lần thì phòng khám đã tụt hậu như thế nào đối với các đối thủ cạnh tranh. Đặt trường hợp nếu bạn làm giám đốc Marketing cho phòng khám mà bạn chỉ được thay đổi chiến lược marketing 1 năm 1 lần, bạn sẽ làm gì? | Cập nhật hàng ngày theo xu hướng phát triển của ngành. Phần mềm được cập nhật tự động trên máy chủ mà không cần bất cứ sự can thiệp nào lên các máy tính tại phòng khám vì vậy đảm bảo được tính bảo mật cao nhất. |
| Khả năng kết nối với các hệ thống và phần mềm khác | Đây là điểm rất hạn chế của các phần mềm Offline, hoặc có thể kết nối nhưng chi phí rất cao | Dễ dàng kết nối và hệ thống Automation Marketing thông qua SMS và Email hoặc Facebook, Zalo .. |
| Mức độ sẵn sàng | Chỉ sẵn sàng trên máy tính của phòng khám | Sử dụng mọi lúc mọi nơi, Bs có thể theo dõi, quản lý được mọi hoạt động của phòng khám răng dù ở bất kỳ đâu. |
| Mức độ thân thiện và dễ sử dụng | Được thiết kế riêng biệt cho từng phòng khám nên hầu như phải cần có tài liệu training hoặc đội ngũ hướng dẫn | Giao diện thân thiện trên nền Web & App có phân quyền rõ ràng, người dùng có thể làm quen và sử dụng được ngay sau 30 phút |
| Mức độ hiệu quả | Chỉ dùng được cho tiếp tân và thủ quỹ phòng khám | Dữ liệu được chia sẻ và phần quyền cho Bác sĩ, phụ tá, tiếp tân, nhân viên chăm sóc khách hàng, telesale và kế toán phòng khám răng giúp chuẩn hóa quy trình và cách vận hành của cả hệ thống chuỗi phòng khám |
| Mức độ mở rộng thành chuỗi | Thường là rất khó hoặc chi phí phát sinh lớn | Mở rộng hệ thống chỉ bằng 1 vài bước cấu hình hệ thống trong phần mềm là đã có thể thêm 1 trung tâm hay chi nhánh |
| Sử dụng Offline | Có | Không thể sử dụng offline, tuy nhiên với mức chi phí cho Sim Internet 4G là 60 -120 ngàn/tháng thì đây không còn là rào cản đối với phòng khám nha khoa ở bất cứ quy mô hay vị trí địa lý nào |
| Tính bảo mật | Bảo mật tùy vào trình độ của đội ngũ IT của phòng khám và ít khi được quan tâm hoặc không có chi phí cho hoạt động này | Bảo mật được đảm bảo bởi nhà cung cấp dịch vụ cloud hàng đầu trên thế giới |
| Độ an toàn dữ liệu | Dữ liệu nằm tại Local và không có cơ chế Backup | Dữ liệu tuyệt đối an toàn vì được lưu trên mây và lưu trữ ở nhiều nơi trên thế giới |
| Hệ thống báo cáo | Đầy đủ hệ thống báo cáo do được phát triển từ nhiều năm trước như: doanh thu phòng khám, doanh thu theo bác sĩ và phụ tá, thanh toán, thu chi, công nợ, labo, tiền lương, quản lý kho, quản lý thuốc… | Đa dạng và thống kê phòng khám ở nhiều góc độ khác nhau. Do mới phát triển trong thời gian gần đây nên các sản phẩm phần mềm quản lý phòng răng Online không có số lượng báo cáo nhiều như Offline tuy nhiên lại trực quan và sinh động hơn rất nhiều. Việc bổ sung 1 chức năng, báo cáo mới theo yêu cầu hoặc tư vấn của Bs là hết sức đơn giản |
Tacasoft giúp loại bỏ căng thẳng khỏi công việc phòng khám hàng ngày trong ba lĩnh vực chính: quản lý phòng khám, quản lý bệnh nhân và lâm sàng. Sau đây là cách chúng tôi có thể cải thiện phòng khám nha khoa của bạn.
Quản trị phòng khám:
Lâm sàng:
Quản lý bệnh nhân
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý phòng khám/ bệnh viện
TacaSoft tự hào mang đến phần mềm quản lý phòng khám toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Với đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp, TacaSoft cam kết mang đến giải pháp công nghệ hiện đại, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và phát triển bền vững. Hãy trải nghiệm sản phẩm của TacaSoft để thấy được sự khác biệt mà chuyên môn và công nghệ có thể mang lại cho phòng khám nha khoa của bạn!
Tacasoft,
